Bijlage 1 Voorstel cie B&V inzake werkwijze en budget rekenkamercommissie

Aan: Van: Datum: Betreft:

Commissie B&V Griffie 29 augustus 2023 Voorstel invulling Rekenkamercommissie en Verordening

Inleiding Met ingang van 1 januari 2023 is voor gemeenten en provincies de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet heeft tot doel het creëren van een sluitend, wettelijk stelsel voor gedegen, onafhankelijk rekenkameronderzoek, ter ondersteuning van de controlerende rol van gemeenteraden. De huidige verordening op de Rekenkamercommissie behoudt nog tot 1 januari 2024 haar rechtskracht. Per 1 januari 2024 moet iedere gemeente een onafhankelijke rekenkamer ingesteld hebben en tevens dienen leden dan (opnieuw) benoemd te worden voor zes jaar. De zittingstermijn van de huidige leden eindigt van rechtswege per 1 januari 2024 omdat met de inwerkingtreding van de nieuwe wet de leden opnieuw benoemd moeten worden voor deze datum. Dit houdt in dat er ook, door gewijzigde inzichten, nieuwe leden benoemd kunnen worden. Tevens dient een nieuwe verordening te worden voorgelegd. Het is om die reden nu het moment om kritisch te kijken naar de werkwijze en samenstelling en het budget van de nieuw te benoemen Rekenkamercommissie. Onderstaand wordt kort ingegaan op de volgende punten: 1. Wet Versterking decentrale rekenkamers 2. Huidige Rekenkamercommissie, samenstelling en werkwijze 3. Budget Rekenkamercommissie 4. Mening van het fractievoorzittersoverleg inzake budget en werkwijze Rekenkamercommissie 5. Taak commissie Begroting en Verantwoording 6. Samenvatting 7.

Voorstel 1. Wet versterking decentrale rekenkamers Het is volgens de wetgever van groot belang dat bij alle decentrale overheden gedegen, onafhankelijk rekenkameronderzoek plaatsvindt naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Daartoe worden ook de bevoegdheden van rekenkamers uitgebreid. In de Gemeentewet wordt de wettekst gewijzigd van onderzoek naar ‘het gevoerde bestuur’ naar ‘het gevoerde beleid’. Met deze wijziging wordt verduidelijkt dat de onderzoeksbevoegdheid van decentrale rekenkamers ruim moet worden opgevat: beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling, -uitvoering en -effecten vallen hieronder, maar ook het functioneren van de ambtelijke organisatie, die het bestuur bij zijn taakvervulling ten dienste staat, en de politieke organisatie (algemeen en dagelijks bestuur) van de gemeente. Taken van gemeenten, en daarmee ook de uitgaven, zijn door de decentralisaties in het sociale domein toegenomen. Onafhankelijke controle door een lokale rekenkamer is daarbij van groot belang. Ook met de komst van de Omgevingswet worden de taken en middelen van gemeenten uitgebreid. Onderzoek kan bijvoorbeeld ook gedaan worden naar contracten met privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee bijvoorbeeld zorg of maatschappelijke

Pagina 1 van 8

ondersteuning in het sociale domein wordt ingekocht. Ook de mogelijkheden om onderzoek te doen naar subsidies, garanties en leningen worden verruimd. 2. Huidige Rekenkamercommissie, samenstelling en werkwijze Op 24 mei 2018 heeft de benoeming van de huidige Rekenkamercommissie plaatsgevonden na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018. (voorzitter Rademacher, leden Rooskens en Maussen) Op 25 maart 2021 is mevrouw Heesakkers benoemd tot voorzitter van de Rekenkamercommissie. Mevrouw Rooskens heeft onlangs aangegeven niet herbenoemd te willen worden, mevrouw Heesakkers en de heer Maussen willen wel voor herbenoeming in aanmerking komen. De huidige Rekenkamercommissie voert niet zelf de onderzoeken uit, maar begeleidt deze. De keuze van het presidium op voorstel van de Auditcommissie (Presidiumbesluit 4 december 2017) om te opteren voor een Rekenkamercommissie met leden die niet zelf onderzoek verrichten werd als volgt gemotiveerd: - De Rekenkamercommissieleden stelden eerst een onderzoeksplan op en gingen dit vervolgens zelf uitvoeren.

Dit kan de schijn van belangenverstrengeling oproepen omdat zij, naast de presentiegelden als lid van de Rekenkamercommissie, ook nog een uurvergoeding ontvangen voor het doen van het onderzoek; - De Rekenkamercommissieleden kunnen meer tijd besteden aan andere aspecten van de taken van de Rekenkamercommissie als zij niet zelf de onderzoeken uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het opstellen van tussentijdse rapportages. De raad heeft het advies overgenomen en de Verordening op de Rekenkamercommissie is vervolgens aangepast in de raadsvergadering van 28 maart 2019 op het punt van het zelf uitvoeren van de onderzoeken door de leden van de Rekenkamercommissie. (art. 8 eerste lid, sub b Verordening) Tekst artikel 8 lid 1, sub b: Artikel 8 Vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de Rekenkamercommissie. 1. De leden van de Rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden: a. De voorzitter en de leden van de Rekenkamercommissie ontvangen een presentiegeld van 138 euro per vergadering. b. De uurvergoeding aan de leden van de Rekenkamercommissie voor het begeleiden van onderzoek bedraagt 77 euro. c. Etc.

Door de NVRR (Nederlandse Vereniging Van Rekenkamers en Rekenkamer-commissies) werd geadviseerd geen verbod op te nemen in de Verordening over het zelf verrichten van onderzoek. De reden daarvoor was dat het aan de Rekenkamercommissie zelf is om te bepalen op welke manier zij haar onderzoeken wenst uit te voeren. In het profiel van de huidige Rekenkamercommissie (vastgesteld in de auditcommissie van 22 februari 2018, bijlage 2) is aangegeven dat zij onderzoeken begeleiden die door anderen worden uitgevoerd. Op basis van dit profiel zijn de huidige leden van de Rekenkamercommissie geselecteerd.

Pagina 2 van 8

3. Budget rekenkamercommissie Sinds 2016 is het budget voor de rekenkamercommissie € 0,85 per inwoner. Dat betekent dat de gemeenteraad sinds 2016 € 77.812,94 beschikbaar stelt ten behoeve van de rekenkamercommissie. In 2020 heeft een eenmalige indexering van €2000 plaatsgevonden naar het huidige bedrag van €79.812. In 2020 is er in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies en de Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers onderzoek gedaan naar het minimale budget voor de rekenkamerfunctie. Dit rapport “Inspiratiekaders effectieve invulling lokale rekenkamer”, verkent welke elementen nodig zijn voor een goede invulling van de rekenkamer. Een adequaat budget is een van deze elementen. Bij gemeenten tot ca. 90.000 inwoners blijkt uit het onderzoek dat minimaal 3 onderzoeken gewenst zijn (ook op te delen naar bijv. twee onderzoeken en twee kleinere activiteiten). De directe kosten per onderzoek nemen toe in de trend van minimaal € 24.000 tot € 28.000; kleinere onderzoeksactiviteiten bedragen weer ongeveer de helft: €12.000 tot € 14.000. De overheadkosten bedragen minimaal 32%. Deze indicaties resulteren in minimaal: € 72.000 tot € 84.000 directe onderzoekskosten en € 34.000 tot € 39.500 overhead kosten.

Derhalve een minimaal noodzakelijk budget van € 106.000 tot € 123.500 per jaar bij gemeenten tot 90.000 inwoners. Bij gemeenten tot ca. 130.000 inwoners is aangegeven dat minimaal 3 onderzoeken gewenst zijn en een kleinere activiteit (ook op te delen naar bijv. twee onderzoeken en drie kleinere activiteiten) De directe kosten per onderzoek nemen toe in de trend van minimaal € 32.000 tot € 36.000; kleinere onderzoeksactiviteiten bedragen ongeveer de helft: € 16.000 tot € 18.000. De overheadkosten bedragen minimaal 28%. Deze indicaties resulteren in minimaal: € 112.000 tot € 126.000 directe onderzoekskosten en € 43.500 tot € 49.000 overhead kosten. Derhalve een minimaal noodzakelijk budget van € 155.500 tot € 175.000 per jaar. Tevens wordt geadviseerd om het budget jaarlijks te indexeren. Een goede maatstaf is bijvoorbeeld de reguliere CBS-prijsindex, index personele kosten, of de prijsindex zakelijke dienstverlening. Ook de kosten voor bijvoorbeeld de accountant worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de CBS-prijsindex. Het bedrag van €0,85 per inwoner dat in Sittard-Geleen ter beschikking wordt gesteld ten behoeve van de Rekenkamercommissie is derhalve ver beneden de uit 2004 stammende norm van € 1,-- per inwoner die geïndexeerd nu zo’n € 1,30 zou bedragen.

Pagina 3 van 8

In de omliggende gemeenten wordt het volgende per inwoner aan de Rekenkamercommissie afgedragen: Sittard-Geleen Gulpen-Wittem Eijsden-Margraten Maastricht Meerssen Simpelveld Voerendaal Beekdaelen Heerlen Brunssum Kerkrade Landgraaf Vaals

Budget per inwoner € 0,85 € 1,00 € 0,80 € 1,29 € 1,26 (basisbudget + eventueel meerkosten) € 1,25 € 1,00 € 0,42 € 0,75 € 1,13 (+ jaarlijkse indexering) € 1,00 € 0,55 € 1,00

De rekenkamercommissie van Sittard-Geleen heeft de ambitie om jaarlijks twee grote onderzoeken en één doorwerkonderzoek te doen. Onderzoeken blijken aanzienlijk duurder te zijn geworden, de Rekenkamercommissie geeft aan dat door inflatie de kosten van onderzoek fors zijn gestegen. Vaak wordt niet ingeschreven door onderzoeksbureaus als het onderzoeksbudget beneden de € 25.000 ligt. De kosten van de grote onderzoeken bedragen nu gemiddeld € 25.000 een doorwerkonderzoek kost € 10.000. Door het duurder worden van de onderzoeken wordt het benodigde budget hoger. Twee grote onderzoeken Eén doorwerkonderzoek Presentiegelden, lidmaatschappen en overig Kosten secretaris rekenkamercommissie

TOTAAL

€ 50.000 € 10.000 € 15.000 € 37.000 (indien volledig in salarisschaal uitgegroeid, op dit moment bedraagt het salaris € 30.000) € 112.000/ € 1,22 per inwoner

Met dit budget past de Rekenkamercommissie binnen de kaders van het noodzakelijke budget bij gemeenten tot 90.000 inwoners, zoals hierboven is aangegeven. Er zijn verschillende opties: Optie 1: Huidige budget handhaven Het huidige budget van € 79.812 blijft gehandhaafd voor de rekenkamerfunctie. Consequentie van deze optie is dat de kwantiteit en/of kwaliteit van de te verrichten onderzoeken in de knel kan komen. Concreet betekent dit dat de Rekenkamercommissie 1 groot onderzoek en 1 doorwerkonderzoek kan doen. Daarnaast wordt met deze optie niet voldaan aan de landelijke richtlijn van de VNG en het ministerie van BZK.

Pagina 4 van 8

Optie 2: Het trapsgewijs jaarlijks verhogen van het budget van de rekenkamercommissie Voor 2024 is een budget van omstreeks € 103.000 voldoende om de voorgenomen onderzoeken en de overheadkosten te betalen. Dat heeft er mee te maken dat het salaris van de secretaris van de Rekenkamercommissie nog niet maximaal is en daardoor de overheadkosten beperkter zijn. Er kan dan in drie jaar worden toegegroeid naar een budget van € 112.000 door het toepassen van een indexering van ongeveer 4%. Tussentijds kan door de Rekenkamercommissie geëvalueerd worden of het budget nog voldoende is. Totaal budget 2024 2025 2026

€ 104.000 € 108.000 € 112.000

Bedrag per inwoner (uitgaande van 92.000 inwoners) € 1,13 € 1,17 € 1,22

4. Mening van de fractievoorzitters over toekomstig budget en samenstelling Rekenkamercommissie Tijdens het fractievoorzittersoverleg van 25 mei jl. is gesproken over een verhoging van het budget voor de Rekenkamercommissie. Tijdens dit overleg bleek dat een aantal fracties opteerden voor een Rekenkamercommissie met leden die zelf onderzoeken uitvoeren. Anderen waren voor een Rekenkamercommissie met leden die niet zelf onderzoek doen. Het CDA heeft aangegeven een combinatie van beiden voor te staan. Daarnaast werd door een aantal fracties aangegeven een verhoging van het budget met een kleine stap naar €1,13 acceptabel te vinden. In het fractievoorzittersoverleg is afgesproken om dit onderwerp nog eens opnieuw te agenderen. Aangezien echter weinig fractievoorzitters aanwezig waren bij het fractievoorzittersoverleg van 15 juni jl. zijn de fractievoorzitters via email gepolst over de invulling van de toekomstige Rekenkamercommissie vanaf 1 januari 2024, waarbij 4 mogelijke opties aan de orde zijn: 1. Er wordt gekozen voor voortzetting van een Rekenkamercommissie waarbij de leden niet zelf onderzoek doen. Dit is de werkwijze van de huidige Rekenkamercommissie. In het verleden is nadrukkelijk gekozen door de raad om een Rekenkamercommissie te benoemen waarbij de leden onderzoek begeleiden en niet zelf uitvoeren.

Voor 1 januari 2024 zal dan een nieuwe verordening worden voorgelegd waarin dit weer is verankerd en worden wederom externe leden benoemd. Dit zouden de huidige leden van de Rekenkamercommissie kunnen zijn, met uitzondering van mevrouw Rooskens omdat zij heeft aangegeven niet voor herbenoeming in aanmerking te komen. 2. Er wordt gekozen voor een Rekenkamercommissie waarbij de leden wel zelf onderzoek doen. Dit is in afwijking van het eerder gegeven advies van de toenmalige Auditcommissie en het besluit van de raad. Er moet dan geworven worden voor nieuwe leden voor de Rekenkamercommissie die onderzoek kunnen doen. 3. Er wordt gezocht naar andere mogelijkheden om de Rekenkamercommissie in te richten, zoals bijvoorbeeld de aansluiting bij een regionale rekenkamer.

Pagina 5 van 8

Op dit moment wordt, op initiatief van een aantal kleine gemeenten in Zuid-Limburg, de samenwerking gezocht in een regionale Rekenkamercommissie. Het betreft tot nu de gemeenten Beek, Beekdaelen, Meerssen, Simpelveld, Stein, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal, onder de naam RKC Limburg Centraal. Aangegeven is dat de gemeente Sittard-Geleen van harte welkom is om aan te sluiten bij deze regionale Rekenkamercommissie. Op dit moment bevinden zij zich in de fase van het opstellen van de gezamenlijke verordening. 4. Nu mevrouw Rooskens eind juli 2023 heeft laten weten niet voor herbenoeming in aanmerking te willen komen is nog een nieuwe mogelijkheid ontstaan, namelijk de ontstane vacature invullen door een rekenkamercommissielid dat wél zelf onderzoek doet, naast de huidige rekenkamercommissieleden die niet zelf onderzoek doen. Daarmee ontstaat een commissie die deels zelf onderzoek doet. Het is evident is dat dat de uitwerking van optie 2 en 3 aanzienlijk meer tijd zal vragen dan optie 1, waarbij in feite de huidige inrichting en werkwijze van de Rekenkamercommissie in stand zal blijven en ook dezelfde leden benoemd zouden kunnen worden, m.u.v. mevrouw Rooskens. Optie 4 geeft een verbreding in die zin dat één lid van de Rekenkamercommissie naast het begeleiden van onderzoeken ook zelf onderzoek kan doen.

Bij optie 2 en 3 is er sprake van een geheel nieuw concept voor wat betreft de werkwijze en de inrichting van de Rekenkamercommissie. De fracties hebben onderstaand hun keuze aangegeven: Fractie

Keuze

Reden/voorwaarden:

Gob

Optie 1

Complexiteit onderzoeken. Schakelfunctie RKC van belang tussen onderzoekers en raad. Kosten en onzekerheden of geschikte mensen gevonden kunnen worden.

CDA

Optie 2 onder voorwaarden

Alsnog externe expertise inhuren als complexiteit van het onderzoek dat vraagt. Rekening houden in functieprofielen met diverse achtergronden zodat ook daadwerkelijk een goede mix ontstaat tussen de diverse leden van de rkc qua inhoudelijke expertise\.

GroenLinks/

Optie 1

Zonder verdere toelichting.

Stadspartij

Niet gereageerd

In mail is aangegeven dat bij fracties die niet reageren ervan uitgegaan wordt dat zij opteren voor optie 1.

PVV

Optie 2

Zonder verdere toelichting.

D66

Optie 1

Zonder verdere toelichting.

SPA

Niet gereageerd

In mail is aangegeven dat bij fracties die niet reageren ervan uitgegaan wordt dat zij opteren voor optie 1.

PvdA

Pagina 6 van 8

Lokaal SGB

Niet gereageerd

In mail is aangegeven dat bij fracties die niet reageren ervan uitgegaan wordt dat zij opteren voor optie 1.

VVD

Optie 2

Zonder verdere toelichting.

Forum

Optie 1

Onpartijdigheid van de rekenkamercommissie is beter te borgen.

PIT

Optie 1

Minder expertise. Hogere declaratiekosten.

Conclusie: Acht fracties (vertegenwoordigen 26 raadsleden) geven aan te opteren voor voortzetting van een Rekenkamercommissie waarbij de leden niet zelf onderzoek doen, aldus een Rekenkamercommissie in de huidige opzet. Drie fracties (vertegenwoordigen 11 raadsleden) geven aan te opteren voor een Rekenkamercommissie waarbij de leden wel zelf onderzoek doen. Gezien het bovenstaande is een meerderheid van de fracties ervoor om de huidige Rekenkamercommissie het werk te laten voortzetten op dezelfde manier als de afgelopen jaren heeft plaats gevonden. In dat geval is de keuze voor het opnieuw benoemen van twee van de leden van de huidige Rekenkamercommissie, en het werven van één nieuw lid het meest voor de hand liggend. Uitdrukkelijk dient wel te worden vermeld dat de opties 3 en 4 niet zijn voorgelegd aan de fractievoorzitters vanwege het feit dat deze ontwikkelingen zich pas recentelijk hebben voorgedaan. U wordt wel verzocht deze opties in uw overwegingen mee te nemen. 5. Taak commissie Begroting en Verantwoording Ingevolge het Reglement van orde heeft de commissie Begroting en Verantwoording een taak in de werving en selectie van de leden van de Rekenkamercommissie. (art. 5 lid 2 RvO). Er zal in ieder geval een wervingsprocedure moeten worden opgestart voor de benoeming van een nieuw lid.

Aan de fractievoorzitters is uitdrukkelijk gemeld het voorstel voor inrichting, werkwijze en samenstelling aan u ter advisering voor te leggen. 6. Samenvatting Met ingang van 1 januari 2023 is voor gemeenten en provincies de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Per 1 januari 2024 moet iedere gemeente een onafhankelijke rekenkamer ingesteld hebben en tevens dienen leden dan (opnieuw) benoemd te worden voor zes jaar. Het is om die reden nu het moment om kritisch te kijken naar de werkwijze en samenstelling en het budget van de nieuw te benoemen Rekenkamercommissie. In de verordening Rekenkamercommissie, vastgesteld door de raad op 28 maart 2019 is vastgelegd in artikel 8 lid 1 b, dat de leden van de Rekenkamercommissie niet zelf onderzoek doen. Dit is vastgelegd op basis van een advies van de Auditcommissie naar aanleiding van minder goede ervaringen met het zelf uitvoeren van onderzoeken door de Rekenkamercommissie. De huidige leden van de Rekenkamercommissie zijn derhalve geworven op basis van een functieprofiel waarin is opgenomen dat het uitsluitend om de begeleiding van Rekenkamercommissie onderzoeken gaat, níet om het zelf uitvoeren van onderzoeken. In het fractievoorzittersoverleg is twee keer gesproken over budget en

Pagina 7 van 8

werkwijze van de Rekenkamercommissie. De fractievoorzitters hebben aangegeven in meerderheid voor een Rekenkamercommissie te kiezen die onderzoek begeleid en niet zelf uitvoert. Ten aanzien van het budget van de Rekenkamercommissie hebben enkele fractievoorzitters aangegeven een kleine verhoging naar €1,13 nu reëel te vinden. 7. Voorstel De gemeenteraad te adviseren: a. de werkwijze van de huidige Rekenkamercommissie in stand laten, waarbij de leden niet zelf onderzoek doen; b. de huidige leden van de Rekenkamercommissie, de heer Mausen en de voorzitter mevrouw Heesakkers, opnieuw te laten benoemen en een wervingsprocedure op te starten voor een derde lid van de Rekenkamercommissie; c. het budget van de Rekenkamercommissie te verhogen naar €1,13 voor 2024; d. op basis van uw advies een nieuwe verordening Rekenkamer Sittard-Geleen 2024 op te stellen.

Steller Telefoon E-mail Team

: : : :

Nicolle Bisschoff/Angelique Lamers 06-34112637/06-14999959 nicolle.bisschoff@sittard-geleen.nl/angelique.lamers@sittard-geleen.nl Raadsgriffie

Pagina 8 van 8