Bijlage 1 Inkoopstrategie Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025-2030

Inkoopstrategie voor meervoudig onderhandse t/m Europese procedures Omschrijving Naam van het project Het betreft een L/D/W Zaaknummer Join Algemene gegevens Aanvrager / projectleider, functie, team Budgethouder(s), functie, team

Contractmanager, functie, team Geraamde waarde excl. BTW Hoe is de raming tot stand gekomen?

Begrotingspost (CODA). Is er voldoende budget?

Inkooppakkettenlijst Pianoo CPV-code

Accountantsdiensten boekjaren 2025 - 2030 Dienst Z24590242 , Concernadviseur Controlling, Concern control Gemeente SG: Servé Roberts, Hoofd Concern control. Vidar BV’s: Inge Stassen, Directeur Vidar. GR Vidar: Judith Bühler - Voorzitter algemeen bestuur GR Vidar Wsw. , Concernadviseur Controlling, Concern control Raming jaarlijkse opdrachtwaarde Vidar Vidar BV € 15.000 Vidar Loont BV € 7.500 Vidar Aan de Slag BV € 7.500 GR Vidar WSW € 30.000 Totaal (sub) € 60.000 Gemeente S-G Jaarrekening incl. SiSa verantwoording € 140.000 Deelverantwoording Stein / Beek Fractievergoedingen Totaal (sub) € 140.000 Totaal per jaar € 200.000 Totaal max. periode (6 jaar) € 1.200.000 Vidar BV’s: 54701202 Deelverantwoording Beek: 54702001 Deelverantwoording Stein: 54702002 Jaarrekeningcontrole: 65500702 Subsidieverklaringen: diverse R3, 5, 6 en 7 nummers. Er is voldoende budget beschikbaar. 5-Advies en onderzoek / 505-Accountancy diensten Hoofdopdracht: 79200000-6 Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten Bijkomende opdrachten: 79210000-9 Boekhoudkundige en auditdiensten 79211200-8 Opstellen van financiële verslagen 79212100-4 Uitvoeren van financiële audit 79212300-6 Uitvoeren van wettelijk verplichte controle

Projectgegevens Korte omschrijving onderwerp

Is er sprake van een vervolgopdracht op een reeds

Meerjarige overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten voor zowel de gemeente SittardGeleen, de Vidar BV’s, de GR Vidar en diensten t.b.v. de regiogemeenten Beek en Stein. Ja, deze opdracht heeft een repeterend karakter gezien de wettelijke controleplicht voor gemeenten en de

Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 1 van 7

eerder verstrekte opdracht? Doelstelling van het inkoopproject Hoe zijn de kosten opgebouwd? Kapitaalintensief, looncomponent < 30%? Heeft de organisatie reeds een (raam)overeenkomst voor deze inkopen? Is er sprake van een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten (regiogemeenten)? Marktgegevens Omschrijving van de markt

wettelijke plicht voor de BV’s en de GR om een jaarrekening op te stellen. Rechtmatig inkopen van accountantsdiensten. Nee, de looncomponent voert hier de boventoon. Deze overeenkomst volgt de oude overeenkomsten op zodat de continuïteit van de dienstverlening geborgd is. Nee, de mogelijkheden voor een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten is verkend maar de gemeente Maastricht en Heerlen hebben besloten om niet gezamenlijk aan te besteden gezien de diversiteit in de gewenste dienstverlening. Het marktaandeel van de grote gevestigde kantoren (‘Big Five’) loopt al jaren terug. De landelijke trend is dat de kleinere regionale kantoren het werk overnemen. Het controleren van een gemeente is een vak apart waardoor veel kantoren zich blijven focussen op het MKB. Dit beeld werd bevestigd bij de laatste aanbesteding in 2019 waarbij alleen Deloitte Accountants interesse had in de volledige opdracht en PWC alleen in het perceel gemeente Maastricht. Voorafgaande gesprekken met BDO en RSM waren veelbelovend echter partijen hebben toch niet ingeschreven.

Heeft een marktconsultatie toegevoegde waarde? Samenvoegen en percelen Is de opdracht samengevoegd? Is deze samenvoeging proportioneel?

Indien de opdracht is

Het speelveld is dus klein maar uit landelijke onderzoek blijkt dat de kleinere kantoren langzaam marktaandeel opeisen. Het valt te bezien of dit tot meer interesse leidt voor deze aanbesteding. Vooralsnog is de verwachting dat Deloitte Accountants gaat inschrijven en dat de interesse vanuit de kleinere kantoren beperkt zal zijn. Nee een marktconsultatie heeft voor deze aanbesteding geen toegevoegde waarde. Ja de opdracht bestaat uit gelijksoortige diensten die in één opdracht worden ondergebracht. Deze samenvoeging is proportioneel omdat eventuele organisatorische gevolgen en risico’s door de samenvoeging gemitigeerd worden. Daarnaast is er een grote mate van samenhang tussen de verschillende diensten. Het samenvoegen ervan heeft voor de gemeente en Vidar verschillende voordelen: één aanspreekpunt en door de samenhang vergen de controles minder uren. Door het samenvoegen wordt de opdracht voor MKB-bedrijven wellicht te groot. Echter de voordelen voor het MKB bij niet samenvoegen wegen niet op tegen de efficiency voordelen voor de gemeente van het wel samenvoegen. De aanbestedende diensten zijn dan ook van mening dat er géén sprake is van onnodig samenvoegen en de opdracht in deze vorm proportioneel is. Zie toelichting hierboven.

Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 2 van 7

samengevoegd:  Op welke wijze wordt er rekening gehouden met de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor bedrijven uit het middenen kleinbedrijf?  Wat zijn de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van opdrachten voor de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer?  Wat is de mate van samenhang tussen de verschillende opdrachten? Wordt de opdracht in percelen opgedeeld?

Geclusterde opdrachten moeten in principe in percelen verdeeld worden. Echter hiervoor wordt niet gekozen omdat juist het clusteren van de opdracht efficiency voordelen heeft voor de gemeente. Het opdelen in percelen zou deze voordelen tenietdoen. Niet van toepassing.

Indien van toepassing: omschrijving van de percelen Keuze type opdracht of overeenkomst Wat voor een overeenkomst wordt Eén overeenkomst met één opdrachtnemer voor de duur er gesloten? Met hoeveel van primair vier (4) jaar, met de mogelijkheid om twee opdrachtnemers wordt de keer te verlengen met een jaar. De totale maximale duur overeenkomst gesloten? is zes (6) jaar. Wat is de looptijd van de Start controle boekjaar 2025 tot en met controle boekjaar overeenkomst en zijn er opties tot 2028 en als de opties gebruikt worden tot en met de verlenging? controle van 2030. Precieze data zijn afhankelijk van wanneer de laatste controle is afgerond. Bij een raamovereenkomst: Niet van toepassing. Hoeveel sub opdrachten worden er gedurende de looptijd van de overeenkomst vergeven? Indien er meerdere contractanten / Niet van toepassing. opdrachtnemers zijn, hoe worden de opdrachten verdeeld? Keuze inkoopprocedure Hoe verhouden de inschrijfkosten Proportioneel. We vragen geen extreme uitwerkingen. zicht tot de opdrachtwaarde? De inspanningen die inschrijvende partijen moeten doen zijn reguliere inspanningen voor een aanbesteding als deze.

Is er nagedacht over het Ja, de handreiking is toegepast en we volgen de lijn dat vergoeden van (een deel) de een vergoeding bij een reguliere aanbesteding waarbij inschrijfkosten? Er is De geen sprake is van een extreme inspanning, niet Handreiking noodzakelijk is. Tenderkostenvergoeding. Deze handreiking is ontstaan uit het traject “Beter Aanbesteden”. Voor welke Er wordt gekozen voor een openbare Europese aanbestedingsprocedure wordt er aanbesteding via TenderNed. gekozen? Toelichten waarom deze De geraamde opdrachtwaarde overschrijdt de Europese procedure gekozen wordt. drempelwaarde. Een niet-openbare procedure is niet Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 3 van 7

Welk wettelijk kader is van toepassing? Gunningsmethodiek Welk gunningscriterium wordt gehanteerd? Indien van toepassing: waarom wordt er niet gegund op basis van BPKV? Bij BPKV: welke prijs- en kwaliteitscriteria worden gehanteerd? Wat is de wegingsfactor per criterium.

nodig aangezien het in de lijn der verwachtingen ligt dat er niet meer dan vijf (5) partijen gaan inschrijven. Aanbestedingswet H1 en H2, Aanbestedingsbesluit, Uniform Europees Aanbestedingsdocument, de GidsProportionaliteit en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van beste prijs-kwaliteit verhouding (BPKV). Niet van toepassing.  

Prijs – weging 45 %: Kwaliteit – weging 55%: - Plan van aanpak 40% - Natuurlijke adviesfunctie 10% - Meerwerk 5% Maatschappelijk verantwoord inkopen – Duurzaamheid Op welke wijze maakt De MVI-criteriatool van het ministerie van duurzaamheid onderdeel uit van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het het inkoopproject? ministerie van IenW op www.pianoo.nl wordt geraadpleegd. Er worden duurzame producten, fabricaten en werkwijzen voorgeschreven. Duurzaamheid maakt geen onderdeel uit van het inkoopproject. Toelichting keuze Er zijn geen duurzaamheidsdoelstellingen direct te koppelen aan de uitvoering van de opdracht. We zullen de inschrijvende partijen vragen om aandacht te hebben voor verduurzaming van hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Pianoo heeft voor het ja, er worden uitvoeringseisen opgenomen uit de MVIverduurzamen van criteriatool. overheidsinkopen landelijke ja, er worden geschiktheidseisen opgenomen uit de criteria voor MVI gebundeld in MVI-criteriatool. verschillende productgroepen. ja, er worden gunningscriteria opgenomen uit de MVIDeze MVI-criteria bieden criteriatool. voorbeelden van eventueel nee, er worden géén uitvoeringseisen, toepasbare uitvoeringseisen, geschiktheidseisen of gunningscriteria overgenomen uit geschiktheidseisen en de MVI-criteriatool. gunningscriteria.

Worden deze toegepast? Indien van toepassing waarom Er zijn géén criteria voorgeschreven voor deze tak van wordt de MVI-criteriatool niet dienstverlening. Er zijn géén concrete MVI-doelstellingen toegepast? direct te koppelen aan de uitvoering van de opdracht. Maatschappelijk verantwoord inkopen – Social return Is de geraamde opdrachtwaarde > Ja, SROI maakt onderdeel uit van de opdracht €100.000? Dan SROI toepassen. aangezien de opdrachtwaarde boven de € 100.000 ligt. Welke percentage SROI wordt 2% van de opdrachtwaarde aangezien er sprake is van toegepast? dienstverlening. Maatschappelijk verantwoord inkopen – Aandacht voor de lokale en regionale economie, MKB en sociale ondernemingen Op welke wijze wordt er rekening Bij een onderhandse aanbesteding worden er lokale gehouden met lokale, regionale en/of regionale (sociale)ondernemers uitgenodigd (hierbij (sociale)ondernemers? wordt de lijst lokale ondernemers geraadpleegd). Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 4 van 7

De eisen die worden gesteld zijn niet zo hoog dat de lokale / regionale ondernemers niet kunnen voldoen. Er zijn geen (geschikte) lokale / regionale (sociale)ondernemers. Anders, namelijk: het betreft een openbare aanbesteding waaraan lokale en regionale ondernemers kunnen deelnemen. Maatschappelijk verantwoord inkopen – Inclusie Maakt inclusie onderdeel uit van ja op de volgende wijze: de opdracht? nee omdat: er geen inclusie doelstellingen direct gekoppeld kunnen worden aan de uitvoering van de opdracht. Inkoopvoorwaarden Welke set inkoopvoorwaarden Op deze opdracht zijn de algemene inkoopvoorwaarden worden van toepassing van de gemeente Sittard-Geleen van toepassing. Dit verklaard? geldt voor alle onderdelen van de opdracht. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Worden er persoonsgegevens Ja. De opdrachtnemer heeft toegang tot verstrekt als onderdeel van de persoonsgegevens. opdracht? Er moet worden vastgesteld of de accountant een verwerker of een verwerkersverantwoordelijke is. De regel is dat de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking vaststelt. In het geval van een accountscontrole bepaalt de accountant het doel en de middelen en daarmee wordt zij automatisch verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkersovereenkomst is in dit geval niet nodig. Wel worden er afspraken gemaakt over het zorgvuldige omgaan met persoonsgegevens.

Risico analyse / (bedrijfs)aansprakelijkheidsverzekering Treden bij de uitvoering van de Nee, aanvullende verzekeringen zijn niet nodig. De opdracht risico’s op welke reguliere verzekeringen voor bedrijfs- en ondervangen moeten worden beroepsaansprakelijkheid zijn voldoende: mits de door bijvoorbeeld een additionele dekking overeenkomt met de gestelde eisen in de (bedrijfs)aansprakelijkheids- of algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Sittardberoepsverzekering? Geleen. Organisatorische aspecten – teamsamenstelling Functie Naam Beoordelaar Projectleider: Ja Contractmanager: Ja Inhoudsdeskundige(n): Ja Ja Ja Adviseur inkoop: Nee Organisatorische aspecten – Concept planning Activiteit Datum Publicatie Medio januari 2025. Sluiting mogelijkheid tot stellen vragen Nota van inlichtingen Sluitingsdatum voor ontvangst inschrijvingen Nog nader te bepalen. Beoordeling inschrijvingen Consensusoverleg Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 5 van 7

Voornemen tot gunning Bezwaartermijn Definitieve gunning De stand-still periode duurt bij (niet)openbare EU-aanbestedingen minimaal 20 dagen. Wordt deze termijn ingekort? Wanneer deze termijn wordt ingekort. Tot hoeveel dagen en waarom? Mandaat penvoerder

Medio juni 2025. Nee, is de wettelijke minimumtermijn. Niet van toepassing. De Gemeente Sittard-Geleen treedt bij deze aanbesteding op als penvoerder. Dat betekent dat de gemeente SittardGeleen het mandaat heeft om namens de Vidar BV's en de GR de aanbesteding uit te voeren tot aan de voorlopige gunning. Dit mandaat wordt verkregen door het ondertekenen van deze inkoopstrategie.

Ondertekening Projectleider: Willem Kerkhof

Verantwoordelijk management/ budgethouder:

Adviseur inkoop:

Datum:

Handtekeningen:

Datum: 22-10-2024

Handtekening:

Vidar Bv's Inge Stassen – Directeur Vidar

Handtekening:

Gemeente Sittard-Geleen Servé Roberts – Hoofd Concerncontrol

Gemeenschappelijke Regeling Vidar Wsw Judith Bühler - Voorzitter algemeen bestuur GR Vidar Wsw

Inkoopstrategie Accountancydiensten 2025-20230, zaaknummer Z24590242.

Pagina 6 van 7