Bijlage 1 Controleprotocol 2025

PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE JAARREKENING 2025 GEMEENTE SITTARD-GELEEN

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................3

2.

Kaders, normen en uitsluitingen voor jaarrekeningcontrole..............................................3

3.

Rechtmatigheidsverantwoording ......................................................................................3

4.

Toleranties en grenzen .....................................................................................................3 Goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant .............3 Rapportagegrens voor rechtmatigheidsverantwoording van het college .............................4 Verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college ................4

5.

Rapportering .....................................................................................................................4 Rapportagevorm ...................................................................................................................4 Verslag voor college .............................................................................................................4 Verslag voor gemeenteraad .................................................................................................4 Accountantsverslag ..............................................................................................................4 Commissie Begroting en Verantwoording ............................................................................4

Controleprotocol 2025

Pagina 2

1. Inleiding Het college stelt jaarlijks een jaarrekening en jaarverslag op om verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Om de bepalen of deze financiële stukken een getrouw zijn, stelt de gemeenteraad een externe accountant aan om deze te controleren. De accountant controleert de jaarrekening om een oordeel te geven over: a) of de cijfers in de jaarrekening een juist en volledig beeld geven van baten, lasten, vermogen en de rechtmatigheidsverantwoording; b) of de jaarrekening voldoet aan de wettelijke regels; c) of het financieel beheer en de financiële organisatie zo zijn ingericht dat het college juist en rechtmatig kan verantwoorden; d) of het jaarverslag goed aansluit bij de jaarrekening. De gemeenteraad stelt een controleprotocol op voor de externe accountant. In het controleprotocol staan de regels, normen, goedkeuringstoleranties en grenzen voor rechtmatigheidsverantwoording en rapportage.

2. Kaders, normen en uitsluitingen voor jaarrekeningcontrole De jaarrekening moet voldoen aan landelijke regels. De belangrijkste zijn: a) BBV (Besluit Begroting en Verantwoording): hierin staan de basisregels voor de jaarrekening van provincies en gemeenten. b) BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden): hierin staan de minimumregels voor de accountantscontrole. De reikwijdte van de controle wordt bepaald door de wet- en regelgeving. Het controleprotocol van de gemeente is geen vervanging of uitbreiding van die regels, maar geeft alleen aan waar de accountant speciaal op moet letten. De accountant maakt daarnaast een auditplan waarin staat welke onderwerpen worden gecontroleerd. Dit plan wordt besproken met de commissie Begroting en Verantwoording (B&V). De accountant bepaalt zelf, binnen de opdracht, hoe de controle wordt uitgevoerd, hoe vaak en in welke omvang. Uitsluiting van de jaarrekeningcontrole Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld door de raad en hoort dus bij het normenkader. Hierin staat dat de gemeente de gids proportionaliteit en de nationale en Europese regels volgt. Daarnaast is er een handboek inkoop, dat door het college is vastgesteld. Dit bevat interne regels. Het voorstel is om deze interne regels uit te sluiten van de accountantscontrole, omdat dit veel detailcontroles vraagt die weinig invloed hebben op de controleverklaring.

De interne aanbestedingsregels worden wel meegenomen in de interne controles van de gemeente. De uitkomsten van deze interne controles worden gedeeld met de accountant.

3. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is de uitleg van het college over hoe baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen volgens de geldende regels (financiële rechtmatigheid). Deze verantwoording staat in de jaarrekening en wordt verder toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Twee belangrijke grenzen spelen hierbij een rol. Die worden verder toegelicht in het volgende hoofdstuk.

4. Toleranties en grenzen De accountant controleert de jaarrekening niet tot in elk detail, maar stelt de betrouwbaarheid vast met een bepaald zekerheidsniveau. Na de controle geeft de accountant een controleverklaring af met een oordeel. Tot welk oordeel de accountant komt is afhankelijk van de goedkeuringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant De goedkeuringstolerantie is de som van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle. De gemeenteraad stelt deze vast, maar binnen de minimumeisen van het BADO. In de praktijk wordt meestal gekozen voor de minimale eisen. De tolerantie wordt berekend als percentage van de totale lasten. Controleprotocol 2025

Pagina 3

In de controleverordening Sittard-Geleen, 2023 is deze goedkeuringstolerantie gelijk aan de minimumeisen van het BADO en is als volgt: Goedkeurende verklaring Som fouten in de jaarrekening ≤ 2% en onzekerheden in de controle (% van de totale lasten)

Verklaring met Verklaring van beperking oordeelonthouding/Af keurende verklaring > 2% - ≤ 4%

> 4%

Rapportagegrens voor rechtmatigheidsverantwoording van het college De rapportagegrens bepaalt vanaf welk bedrag rechtmatigheidsafwijkingen worden gemeld. Er zijn twee soorten, rechtmatigheidsfout en -onzekerheid, en deze worden apart gerapporteerd en niet bij elkaar opgeteld. Alle afwijkingen boven de rapportagegrens worden gerapporteerd. De rapportagegrens bedraagt € 200.000.

Verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college De verantwoordingsgrens bepaalt vanaf wanneer een afwijking wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording of in de paragraaf bedrijfsvoering. De verantwoordingsgrens geldt voor de som van rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden. Deze ligt tussen 0% en 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Dit is afwijkend van de financiële verordening gemeente SittardGeleen, 2025. De nieuwste kadernota rechtmatigheid was nog niet gepubliceerd tijdens de actualisatie van de financiële verordening in 2025. De verantwoordingsgrens in Sittard-Geleen is vastgesteld op 2%.

5. Rapportering De accountant rapporteert tijdens en na de controle volgens artikel 8 van de Controleverordening (2023).

Rapportagevorm Onrechtmatigheden worden gespecificeerd naar soort criterium (begroting, voorwaarden, misbruik of oneigenlijk gebruik). De accountant rapporteert ook over de betrouwbaarheid en continuïteit van de automatisering.

Verslag voor college Tijdens de interimcontrole (oktober) brengt de accountant verslag uit aan het management en het college via de managementletter. Hierin staan bevindingen en verbeterpunten.

Verslag voor gemeenteraad Na de interimcontrole volgt een boardletter aan de raad, nadat het college heeft gereageerd op de managementletter. Na de jaarrekeningcontrole (juni van het volgende jaar) volgt een controleverklaring met het oordeel van de accountant over de jaarrekening.

Accountantsverslag Het accountantsverslag is een wettelijk voorgeschreven rapport waarin de uitkomst van de jaarrekeningcontrole staat. Hierin zit ook de controleverklaring. Deze is bedoeld voor de raad, zodat de raad de jaarrekening kan vaststellen.

Commissie Begroting en Verantwoording De accountant licht het verslag en de controleverklaring toe in de commissie Begroting en Verantwoording. Deze commissie geeft daarna advies aan de gemeenteraad, dat wordt meegenomen bij de behandeling van de jaarstukken.

Controleprotocol 2025

Pagina 4