Bijlage 1 Controleprotocol 2022

PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE JAARREKENING 2022 VAN DE GEMEENTE SITTARD-GELEEN

1

INHOUDSOPGAVE

1

INLEIDING....................................................................................................3

2

KADER JAARREKENINGCONTROLE .......................................................4

3

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING................................................5

4

NORMENKADER EN VERANTWOORDINGSLIJST SISA .........................6

5

GRENZEN EN TOLERANTIES ....................................................................7

6

INKADERING BEGRIP FINANCIËLE RECHTMATIGHEID ........................9

7

RAPPORTAGE ACCOUNTANT ................................................................10

2

1

Inleiding

Opdracht

De opdracht voor de accountantscontrole over de jaren 2019 t/m 2022 is uitbesteed aan Deloitte Accountants B.V. De grondslag voor deze opdracht is gebaseerd op artikel 213 Gemeentewet (Gemw) en artikel 393 Burgerlijk Wetboek (BW). Voor de periode 2023 – 2026 wordt een nieuwe aanbesteding gedaan.

Object van controle

Het object van de jaarlijkse controle is de jaarrekening en het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college. De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van baten, lasten, activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties; - overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Verantwoordelijkheden

Gemeentes zijn verplicht een jaarrekening op te stellen volgens artikel 193 Gemw. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de uitvoering van de werkzaamheden met toepassing van de geldende wet- en regelgeving ligt bij het college B&W. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor de vaststelling van het controleprotocol. De externe accountant is verantwoordelijk voor de uiteindelijke controle van de jaarrekening.

Doel

Het doel van het controleprotocol is nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole, de daarvoor geldende normstellingen, de goedkeuringstolerantie en verantwoordings- en rapportagegrens.

3

2

Kader jaarrekeningcontrole

BBV

De gemeentewet schrijft voor dat de gemeente een jaarrekening moet maken (artikel 197 Gemw) en geeft enkele vereisten waaraan de jaarrekening moet voldoen. Artikel 186 Gemw bepaalt dat de jaarrekening moet voldoen aan de algemene maatregel van bestuur te geven regels. Vanaf begrotingsjaar 2004 geldt hiervoor het BBV.

Bado

Door middel van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) is voor de gemeenten de uitbreiding van de controleverklaring met een rechtmatigheidsoordeel gerealiseerd (artikel 213 Gemw). Dit besluit geeft de minimumvereisten voor de accountantscontrole. Onder financiële rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen’.

Reikwijdte

Het controleprotocol treedt niet in plaats van de bestaande wet- en regelgeving en leidt evenmin tot aanvullende regels. De werkwijze is de vaktechnische verantwoordelijkheid van de accountant zelf. Het controleprotocol kan wel op wet- en regelgeving gebaseerde toetsingspunten aangeven of vermelden welke aspecten minimaal in de controle moeten worden meegenomen, maar het is geen controleplan of werkprogramma.

Inrichting controle

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht de wijze waarop de jaarrekeningcontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Ook bepaalt hij binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

4

3

Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeenten moeten voor het verslagjaar 2023 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) (college) neemt dan een verantwoording op in de jaarrekening over de rechtmatigheid van het (financiële) beleid van de gemeente. Dit houdt in dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen volgens relevante wet- en regelgeving. De accountant toetst de getrouwheid van de weergave van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de werkwijze in onze organisatie en de inrichting van de interne controlefunctie. Het proces om de interne beheersing te verbeteren om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen is ingezet in 2020 en is voorgezet in 2022 om de organisatie voldoende voor te bereiden om over boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen leggen.

Aangezien dit controle protocol over de controle boekjaar 2022 gaat en de vernieuwde rechtmatigheidsverantwoording pas wordt ingevoerd vanaf boekjaar 2023, zullen bovenstaande en andere criteria uitgebreid terugkomen in het controle protocol 2023 e.v.. De accountantscontrole voor de getrouwheid van de jaarrekening 2022 blijft ongewijzigd. Buiten het vaststellen van de goedkeuringsen rapporteringstolerantie zijn hier geen verdere afspraken voor nodig. (zie hoofdstuk 5)

5

4

Normenkader en verantwoordingslijst Sisa

Normenkader

De accountant moet voor de jaarrekeningcontrole beschikken over toetsbare criteria. Daarvoor stelt de raad jaarlijks vast een normenkader met de relevante wet- en regelgeving. Voor de externe wetgeving en interne regelgeving van toepassing voor Sittard-Geleen verwijzen wij naar bijlage 2 Normenkader 2022.

WNT

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) en de daarop gebaseerde regelgeving stellen maxima aan bezoldiging van topfunctionarissen in dienstverband en bij ontslag. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor de bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Hiervoor geldt specifieke wet- en regelgeving: • de wet normering topinkomens; • het uitvoeringsbesluit WNT; • de uitvoeringsregeling WNT; • het controleprotocol WNT; • de beleidsregels toepassing WNT. De beleidsregels zijn voorschriften over het opnemen van verantwoordingsinformatie in de jaarrekening. Het controleprotocol WNT geeft nadere aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de jaarrekeningcontrole op de naleving van de bepalingen van en op grond van de WNT. Zo moet de accountant bij de controle van de WNT-verantwoording specifieke goedkeurings- en rapporteringstoleranties hanteren.

Verantwoordingslijst

SiSa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de SiSa-systematiek. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige jaarrekeningcontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken (SiSa-bijlage). Het ministerie van BZK publiceert jaarlijks het overzicht welke verantwoordingen onder de SiSa vallen. De accountant controleert de SiSa-bijlage op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het accountantsverslag.

6

5

Grenzen en toleranties

De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld. De accountant hanteert bij de controle een betrouwbaarheidspercentage van 95% over het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties en de beheersmaatregelen en handelingen. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. Jaarrekening

In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De raad kan voor enig jaar de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn weergegeven in de volgende tabel. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft. Dit is het maximum wat mag voorkomen in de jaarrekening zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming van de gebruiker wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de controleverklaring. Toepassing van bovengenoemde goedkeuringstoleranties voor 2022 betekent op basis van de begroting 2022 dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 3,79 mln. en een totaalbedrag aan onzekerheden van circa € 11,36 mln. de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

Rapporteringstoleranties

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen maar kan ook leiden tot aanvullende controlewerkzaamheden. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van de goedkeuringstolerantie of op een absoluut bedrag. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

7

Voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het verslag, zal de accountant een rapporteringtolerantie hanteren van 25% van de goedkeuringstoleranties met een minimum van € 50.000 op programmaniveau. Voor kredieten geldt een ondergrens van € 100.000. Door deze ondergrens te kiezen krijgt de raad een goed inzicht in fouten en onzekerheden. Daarnaast rapporteert de accountant over bevindingen die in het kader van de professionele oordeelsvorming relevant geacht worden. SiSa

De accountant controleert de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen met in achtneming van de Nota verwachtingen jaarrekeningcontrole 2022 (verschijnt in januari 2023). Geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 12.500 indien de omvang ≤ aan € 125.000 is; • 10% indien de omvang > dan € 125.000 en ≤ € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvang > € 1.000.000 is. Voor de goedkeuringstoleranties zijn geen voorschriften. Aangezien de verantwoording van de specifieke uitkeringen een onderdeel zijn van de jaarrekening gelden voor wat betreft de getrouwheid en de rechtmatigheid dezelfde goedkeuringstoleranties die ook voor de overige onderdelen van de jaarrekening gelden.

8

6

Inkadering begrip financiële rechtmatigheid

De controle op rechtmatigheid voor het jaar 2022 is limitatief gericht op: • De naleving van wettelijke kaders zoals die in de kolom ‘Wetgeving extern’ van het normenkader (zie bijlage) zijn opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. • De naleving van de volgende kaders: o de programmabegroting; o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; o de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; o de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet. • En de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Regelgeving intern” van het normenkader (zie bijlage). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Dit volgens de paragraaf 3.1.2. Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV.

9

7

Rapportage accountant

Controleverordening

Tijdens en na afronding van de accountantcontrole rapporteert de accountant conform artikel 7 van de controleverordening: • als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college; • In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen, brengt de accountant verslag uit over de uitgevoerde (deel)controles en over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het financieel beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd en het management van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is; • In kader van de procedure hoor en wederhoor worden de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren; • De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarrekening het verslag van bevindingen met de commissie Begroting & Verantwoording.

Verslag voor College

Op basis van de interimcontrole (november 2022) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening via de managementletter.

Verslag voor Raad

Na de eindejaarscontrole (medio juni 2023) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole in een controleverklaring. Hierin staat het controleoordeel van de accountant over de jaarrekening. De bevindingen uit de interimcontrole rapporteert de accountant aan de raad via een boardletter.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotings-, voorwaarden-, misbruik en oneigenlijk criterium). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole gerapporteerd. Hierin staat het oordeel van de accountant over de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarstukken. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Commissie begroting en verantwoording

De accountant zal de controleverklaring presenteren en uitleg geven over de uitgevoerde jaarrekeningcontrole in een vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording, voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening in een gemeenteraadsvergadering. Op basis van deze presentatie en uitleg zal de commissie Begroting & Verantwoording een advies uitbrengen voor de gemeenteraad. Dit advies wordt meegenomen tijdens de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad.

10