Bijlage 1 bij beantwoording college op vragen (PIT) inzake rekenkameronderzoek subsidiebeleid

Reactie Rekenkamer Subsidiebeleid Algemene opmerkingen - In de gehele tekst daar waar gesproken wordt over de Evenementen gemeente Sittard-Geleen 2019 wordt bedoeld de Subsidieregeling evenementen gemeente Sittard-Geleen 2022. De in de tekst genoemde regeling uit 2019 bestaat niet. In de gehele tekst wordt ‘Evenementen gemeente Sittard-Geleen 2019’ veranderd naar ‘Subsidieregeling evenementen gemeente Sittard-Geleen 2022’. - Er wordt door het hele document over afdelingen Green Deal, Sport, Cultuur, etc gesproken. De gemeente Sittard-Geleen heeft geen afdelingen maar teams. En Green Deal is niet eens een team maar een inhoudelijke ontwikkeling. De teksten geven aan geen gevoel te hebben met de structuur van de gemeente, en waar juist de ‘afdelingen leidend zijn in teksten in plaats van het verhaal om de regelingen heen te bouwen. Hetgeen het geheel erg verwarrend maakt. Zeker omdat de meeste teams onderdeel uitmaken van hetzelfde cluster en allen gebruik maken van dezelfde vrijwilligersregeling en regeling voor professionele instellingen. De tekst leest alsof de interviews als stand-alone worden neergezet, waar het ontbreekt aan doorvragen op basis van dwarsverbanden. Door daar de tijd niet voor te hebben genomen, ontbreekt het aan duidelijke samenhang en voelt het als grote stappen, snel thuis.

De organisatie en haar werkwijze zijn goed te doorgronden (ook al verschilt dat), maar vanuit deze tekstopbouw is het niet te begrijpen. Wat opvalt is dat antwoorden van ambtenaren van het team MO verschillen over (eigenlijk) dezelfde manier van werken. Is dit omdat de ambtenaren hun antwoorden anders formuleren of dat de onderzoeker deze antwoorden op een bepaalde manier interpreteert? In de gehele tekst wordt ‘afdelingen’ vervangen door ‘teams’. - Er wordt veel gerefereerd aan andere gemeenten en provincies, zonder de toets te doen of deze representatief zijn voor de omvang en context van Sittard-Geleen. Voorbeelden van subsidiebureaus bij provincies en grote gemeenten worden bijvoorbeeld aangehaald, maar Sittard-Geleen heeft een kleinere capaciteit. Ook bij andere vergelijkingen moet kritisch worden gekeken of dat wel een relevante vergelijking is. Er is bewust gekozen om in voorkomende gevallen voorbeelden te benoemen om e.e.a. tastbaar te maken. Of aspecten daarvan toepasbaar zijn in Sittard-Geleen is een afweging van Raad en College. Het advies van de rekenkamer wordt verwoord in de aanbevelingen.

Parag Pagi Passage waarop uw opmerking raa n betrekking heeft f a 11.1 5 Een van de instrumenten.

1.2.a 5

Helder kader en beleidsdoel.

2

Eenduidigheid bevoegdheid- en verantwoordelijkheid.

2.b. 5

31.5

9

42.2

12

Uw opmerking

Onderbouwing van uw opmerking1

Verwerking door de rekenkamercommissie

Is de keuze voor al dan niet subsidiëren niet des college?

Raad is kaderstellend. College is voor de uitvoering.

Passage spreekt over instrumenten van de gemeente. De opmerking is niet ter zake doend.

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Uitgangspunt is het beleidsdoel en Volgorde lijkt niet Opmerking veronderstelt een daarna het kader. belangrijk, maar is dat rangorde die er niet is. natuurlijk wel. Opmerking is niet ter zake Beleidsdoelen worden doend. ook gerealiseerd buiten het Opmerking leidt niet tot subsidiekader. aanpassing. Het zou ook goed zijn om deze te Zie vorige opmerkingen. Wordt verderop reeds toegelicht duiden tussen raad en college irt (deelvraag 3)..Opmerking is subsidiebeleid. overbodig.

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Dit werd ambtelijk bevestigd. Hebben alle 15 geïnterviewde Dit lijkt niet te kloppen. In het merendeel van de ambtenaren dit bevestigd? interviews is dit besproken en door de betreffende ambtenaren bevestigd. Opmerking leidt niet tot aanpassing. In de openbare programmabegroting is Waarom wordt specifiek Vraagstelling volgen. Opmerking lijkt de constatering te niet per programma gespecificeerd gerefereerd aan de begroting? De NB Programmabegroting onderschrijven. Onduidelijk wat hoeveel subsidie beschikbaar is. Ook vraag ‘Is voor een jaarschijf (voor verantwoord bedragen per de feitelijke constatering is. bevatten de programmabegroting en dit onderzoek 2022, 2023 en 2024) programma, niet in welke de jaarrekening geen specificaties objectief en transparant vast te vorm deze zijn verstrekt. Opmerking leidt niet tot van beoogde dan wel verstrekte stellen wat aard en omvang van het Inderdaad geen aanpassing. subsidies. totaal aan verstrekte subsidies c.q. specificatie. Raad subsidiemogelijkheden is', niet of heeft een budgetrecht.

het inzichtelijk is in de programmabegroting of de jaarrekening, maar óf het inzichtelijk is. Het antwoord suggereert dat nu de programmabegroting niet compleet is, terwijl dat niet het doel van de beantwoording van de vraag is. Op volgende pagina's komt dit eveneens terug. Het antwoord is soms groter dan de vraag.

52.2

13

Niet inzichtelijk wordt gemaakt hoe de verstrekte subsidies zich verhouden tot het beschikbare en begrote bedrag….

62.2

13 Gemeente Maastricht en Den Helder.

72.2

13

Tabel met bedragen subsidies.

Uitvoering hiervan is aan het college. Via de begroting worden budgetten op programmaniveau (vanaf 2025 subprogrammaniveau) geaccordeerd en zijn daar op dat niveau inzichtelijk. Een onderdeel van deze budgetten zijn de budgetten op activiteit subsidie (4075...) Met het subsidieregister wil het Hetgeen op pagina 13 Opmerking lijkt de constatering te college een overzicht geven van wordt geschreven is niet onderschrijven. Onduidelijk wat de subsidieontvangers, hoogte het doel van het de feitelijke constatering is. subsidiebedrag, publiceren van het beoordelingskader en of de subsidieregister. Opmerking leidt niet tot subsidie structureel of aanpassing. incidenteel is. Vergelijking met andere Er zijn veel gemeenten Onduidelijk wat doel van gemeenten maakt geen waar geen aparte opmerking is. De rekenkamer is onderdeel uit van het paragraaf over subsidies van mening dat het noemen van onderzoek. wordt gepubliceerd. Ook voorbeelden verhelderend kan zijn er veel gemeenten die zijn voor raadsleden. geen subsidieregister op hun website hebben Opmerking leidt niet tot staan. aanpassing.

Het totaalbedrag structurele subsidies welzijn en zorg kan niet kloppen. Dat ligt veel hoger. Gaat dit alleen over de vrijwilligerssubsidies misschien?

Deze tabel bevat de subsidies die aan ons zijn verstrekt via het register en via de aangeleverde documenten voor het jaar 2023. Dat deze niet volledig waren is

ook een van de conclusies van het onderzoek. Deze ambtelijke opmerking onderschrijft deze constatering.

82.2

92.2

13

Waarna mogelijk ook een besluit van de De zin laat twijfel zien. Komt er een Indien nodig volgt een raad nodig is. besluit van de raad of niet? Extra besluit van de raad. toelichting of met andere zinsopbouw de interpretatie van twijfel uit de zin halen. 13 Subsidies domijnen en sportstichting Deze zijn verstrekt en kunnen nog Kunnen nog worden worden nagezonden. nagezonden.

Opmerking leidt niet tot aanpassing. De voorgestelde aanpassing wordt overgenomen: “Indien nodig volgt een besluit van de raad”. In de aangehaalde passage staat duidelijk vermeld dat de betreffende stukken op het moment van schrijven nog niet ontvangen zijn. Opmerking leidt niet tot aanpassing.

12.2 0

13 Tabel

Jeugd en jongerenwerk; is hierin ook de subsidie MIK&PIW opgenomen?

Ik kan het bedrag niet herleiden. Wat is hier opgeteld?

Tabel bevatte telfout’. Gehele tabel is gecorrigeerd en aangepast. Zie onderstaande voor aantallen en bedragen die worden toegevoegd. Totaal aantal subsidies Jeugd en Jongerenwerk zijn op basis van het register 2023: Structureel: 29 ( € 155.544,00) Incidenteel: 13 ( € 771.414,15) Totaal aantal subsidies Zorg & Welzijn, hier valt MIK&PIW onder. Structureel: 146 (€ 8.630.452,75)

Incidenteel: 13 (€ 727.139,75) De tabel is opnieuw volledig gecontroleerd. Sport, incidentele subsidies en cultuur worden aangepast: Totaal aantal subsidies Sport Structureel: 66 (€ 458.380,00) Incidenteel: 12 (€ 268.070,00) Totaal aantal subsidies Cultuur Structureel: 146 (€ 761.842,00) Incidenteel: 12 (€ 268.070,00)

12.2 1

14

12.2 2

14

12.2 3

14

12.2 4

14

Tabel

Zo wordt het registratiesysteem….

Totaal aantal incidentele subsidies Incidenteel: 7 (€ 562.642,32) Bij accommodatiebeleid staan niet Bij de structurele Tabel bevatte telfout’. Zie de juiste cijfers. subsidies dient 27 te onderstaande voor aantallen en staan en bij incidentele bedragen die worden subsidies dient 2 te staan. toegevoegd.

Er is geen registratiesysteem voor Hiermee wordt het enkel en alleen subsidies. zaaksysteem Join bedoeld. … de begroting en voor regelingen geldt Niet alle subsidieregelingen Niet alle dat het subsidieplafond zorgt … hebben een subsidieregelingen subsidieplafond. hebben een subsidieplafond. Voor de afdeling Sport geldt dat zij door Klopt, maar dat geldt voor Op basis van de afdeling financiën worden het hele team MO, niet gespreksverslag bijgestaan om budgetuitputting in de alleen voor de unit Sport.

Totaal aantal subsidies op basis van het register 2023: Structureel 25: (€ 428.442,71) Incidenteel 4: ( € 115.611,00) Tekst wordt aangepast naar: “het zaaksysteem Join” Tekst wordt aangepast naar: “En voor een aantal regelingen waarvoor geldt dat het subsidieplafond zorgt” Tekst wordt aangepast naar: “Voor het team sport geldt dat zij door het team financiën worden

12.2 5

14

12.2 6

14

gaten te houden en het register up-to- Daarnaast is niet gezegd date te houden. dat team financiën zorgt voor het up-to-date houden van het register. (zie opmerking hieronder bij Cultuur over de onderbezetting). Bij Cultuur is sprake van onderbezetting In het toegestuurde Op basis van waardoor het register niet volledig is gespreksverslag nav het interview gespreksverslag bijgewerkt. met medewerkers van cultuur en evenementen staat het volgende: “We hebben elk kwartaal een overzicht van alle uitgaven, daar zorgt financiën voor. Het subsidieregister voor 2023 is niet geheel compleet, dat heeft vermoedelijk te maken met personele bezetting.” In het rapport wordt gesuggereerd dat cultuur onderbezetting heeft, maar dat wordt verkeerd geïnterpreteerd. Zie ook de algemene opmerking dat er weinig notie is van de gemeentelijke structuur/organogram. Cultuur maakt onderdeel uit van de team Maatschappelijke Ontwikkeling. Verder staat in het gespreksverslag dat dit vermoedelijk het geval is. Dat laat ruimte voor twijfel, waar het rapport dat stellig neerzet. De sturing op de benutting van de Zie algemene opmerkingen over Dit gebeurt volgens de subsidies verschilt per afdeling. Zo structuur gemeente. Daarnaast werkwijze van het team. wordt bij Jeugd bijvoorbeeld suggereert deze zin dat alleen maandelijks in het team een overleg Jeugd dit op deze manier aanpakt.

gehouden om de verstrekte subsidies Waar de verstrekte subsidies voor te bespreken. in ieder geval het hele team

bijgestaan om budgetuitputting in de gaten te houden. Dit geldt voor het hele team Maatschappelijke Ondersteuning.”

Tekst wordt aangepast naar: “Bij Cultuur is volgens respondenten vermoedelijk sprake van onderbezetting waardoor het register niet volledig is bijgewerkt.”

De aangehaalde passage baseert zich op de interviews met ambtenaren waarvan de gespreksverslagen teruggelegd zijn. Als de gesprekken ambtelijk als stand alone benaderd zijn, is

12.2 7

14

Kwaliteitsmodel

12.2 8

14

Het is daarmee geen specifiek model waarmee gestuurd wordt op subsidiemogelijkheden en subsidiebedragen.

12.2 9

15

“de deksel op de neus”.

Maatschappelijke Ontwikkeling maandelijks besproken worden binnen de teams met financiën. Mogelijk is dit bij het interview van Jeugd ter sprake gekomen, en niet bij andere interviews. Het ontbreekt aan vervolgvragen en dwarsverbanden na een eerste interview. Het kwaliteitsmodel geldt voor de drie beleidsteams MO, EDO een RO. Waarom wordt dit genoemd in het rapport? Zeker omdat zelf al wordt aangegeven dat het verder niets te maken heeft met sturing op subsidie. Het is louter context uit één van de interviews. Is dit citaat representatief voor de hele raad? Zo niet, dan is het een stevig citaat van één raadslid waar de tekst de suggestie wekt dat dit de algemene gedachte is.

22.2 0

15

Zij willen jaarlijks een meer volledige, gedetailleerde verantwoording ontvangen over het subsidiebeleid.

Is dit representatief voor de hele raad? De raad heeft eerder wel eens aangegeven een beknopter overzicht te willen.

22.2

15

Andere gemeenten houden

Hiernaar is niet gevraagd.

dit een gegeven. De constatering dat er verschillende (belevingen) van de gehanteerde werkwijze zijn, lijkt nog steeds gerechtvaardigd. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Opmerking leidt niet tot aanpassing Betreft zoals gezegd inderdaad context. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Zoals duidelijk vermeld komt deze uitspraak uit het interview met raadsleden, representativiteit voor de gehele raad wordt onzes inziens dan ook niet gesuggereerd. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Wij begroten en Zoals duidelijk vermeld komt rapporteren steeds deze uitspraak uit het interview meer op afwijkingen, met raadsleden, representativiteit bijzonderheden en voor de gehele raad wordt onzes nieuwe ontwikkelingen inziens dan ook niet in begroting en gesuggereerd. rapportages Opmerking leidt niet tot aanpassing. Ook SG houdt Onduidelijk is wat de feitelijke

1

themabijeenkomsten.

22,2 2

15

Afdeling jeugd en jongeren.

22.2 3

16

In de ASV is het gehele proces van subsidieverstrekking tot vaststelling vastgelegd door de gemeenteraad.

22.2 4

16

Met grote subsidiepartners heeft het college periodiek gesprekken.

22.2 5

17

themabijeenkomsten voor constatering is i.r.t. de passage. raadsleden bijvoorbeeld De aangehaalde passage luidt: MIK&PIWgroep, VIDAR, “Voor grote subsidieontvangende GGD, toekomst organisaties hebben raden in accommodatiebeleid etc andere gemeenten goede ervaringen met themabijeenkomsten waarin deze organisaties toelichten wat zij doen en hoe dat bijdraagt aan de doelen”. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Dit is jeugd en onderwijs. Komt Het organogram van Tekst wordt aangepast naar: herhaaldelijk voor in de tekst. Sittard-Geleen kent geen “medewerkers van het team” afdelingen. De ASV is niet alleen het proces Tekst wordt aangepast naar: “In maar is ook het kader waarin het de ASV is het kader en het proces is vormgegeven. gehele proces van subsidieverstrekking” Het college voert geen gesprekken Opmerking is contrair aan met subsidiepartners; dit doen de hetgeen is opgehaald. Letterlijk is (strategisch) beleidadviseurs. er gezegd dat er regelmatig bestuurlijke gesprekken plaatsvinden met grote subsidiepartners. Dit is ook bevestigd in de gesprekken met grote subsidiepartners.

Ook als een incidentele subsidie omgezet Dit klopt niet. wordt naar een structurele subsidie gaat dit via de gemeenteraad.

Indien een incidentele subsidie wordt omgezet naar een structurele subsidie gaat dat via het college van

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Letterlijk is gezegd: “Bij overgang van incidentele naar structurele subsidie: daar wordt in ieder geval de raad over geïnformeerd omdat de regeling dan aangepast wordt.”

22.2 6

17

Op takenniveau ….en strategisch medewerker.

Hier wordt alleen sport en accommodatiebeleid genoemd.

22.2 7

17

Bij de afdeling Cultuur … aan professionele instellingen zelf.

Hier wordt alleen cultuur genoemd.

22.2 8

17

per drie jaar bij structurele subsidies.

Hier wordt alleen cultuur genoemd.

22.2 9

17

Ook verschilt de manier van Er is een Subsidieregeling subsidieverstrekking op professionele Instellingen. uitvraagniveau. Bij de afdeling Cultuur De daarin genoemde worden bijvoorbeeld subsidies professionele instellingen verstrekt op basis van uitvraag aan krijgen van de professionele instellingen zelf, per beleidsmedewerker cultuur drie jaar bij structurele subsidies of een reminder voor de met aanvraagtermijnen voor naderende deadline. Het is incidentele subsidies. dus niet zozeer een uitvraagniveau, maar een reminder, op basis van de

burgemeester en Letterlijke passage wordt wethouders. toegevoegd. Dit gebeurt niet alleen bij In de aangehaalde passage staat sport en letterlijk ‘bijvoorbeeld’. Dat het accommodatiebeleid maar navolgende geen complete ook bij jeugd- en opsomming is, lijkt daarmee onderwijs, cultuur, welzijn evident. en zorg, oranjeviering en dodenherdenking. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Dit gebeurt ook bij sport, In de aangehaalde passage staat welzijn en zorg, jeugd- en letterlijk ‘bijvoorbeeld’. Dat het onderwijs, natuur, navolgende geen complete participatie. opsomming is, lijkt daarmee evident. Opmerking leidt niet tot aanpassing. De structurele In de aangehaalde passage staat vrijwilligerssubsidies letterlijk ‘bijvoorbeeld’. Dat het genoemd in de navolgende geen complete hoofdstukken Cultuur (hfst opsomming is, lijkt daarmee 5) en Welzijn en Zorg evident. (hfst. 6) worden driejarig verstrekt. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Subsidieregeling Semantische opmerking. professionele instellingen Opmerking leidt niet tot aanpassing.

32.2 0 32.2 1

17

32.2 2

18

32.3 3

32.3 4

18

Of met aanvraagtermijnen voor incidentele subsidies. in de modelverordening van de ASV.

Over het behalen van doelen lijkt nauwelijks gecommuniceerd.

20 Nationaal Programma Onderwijs

21

instellingen genoemd in de regeling. Deze zin past niet bij de voorgaande tekst. Hier wordt de VNG bedoeld en niet de ASV.

Deze zin is hier niet van Dit zinsdeel wordt verwijderd. toepassing. De VNG houdt de Tekst wordt aangepast naar: “de modelverordening van de VNG modelverordening van de ASV bij. ASV” De wijze van rapporteren over het behalen van doelen rechtvaardig onzes inziens de term ‘nauwelijks’.

Zoals in het conceptrapport zelf wordt geconstateerd, wordt over het behalen van doelen gecommuniceerd via o.a. de p en c –cyclus. Hier wordt op basis van afwijkingen gecommuniceerd. Gelet op de noodzaak tot het Dit is wel een grondslag. inhalen van NPO is een landelijke onderwijsachterstanden, sociaal- regeling. emotionele en motorische ontwikkeling van jeugdigen gedurende en na de coronacrisis en de mogelijkheden die het gemeentebestuur daartoe heeft door het verstrekken van subsidies die aan het herstel kunnen bijdragen;

Gelet op titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht en op artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Sittard-Geleen 2020. Bij de afdeling Sport bijvoorbeeld is er Dit is onjuist geïnterpreteerd. In het Op basis van ambtelijk behoefte aan een gespreksverslag is aangegeven gespreksverslag. afwegingskader om tot een dat het afwegingskader van de herverdeling van subsidieverstrekking evenementen subsidieregeling te komen. De huidige kaders geven mogelijk wat subjectiever van

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Dit is beide keren geformuleerd als “Gelet op” en is daarmee niet omschreven als een helder kader voor de regeling. Opmerking leidt niet tot aanpassing.

Tekst wordt aangepast naar: “Dit geeft echter wel ruimte voor maatwerk.”

niet altijd voldoende houvast om te bepalen wanneer wel en wanneer niet een subsidie wordt verleend, waardoor budgetten overschreden kunnen worden.

32.3 5

32.3 6

22 Multi-interpretabel

22 Objectief vaststellen

aard is. Dat betekent niet dat er meer behoefte is aan een afwegingskader, maar dat er ruimte is voor maatwerk. Daarnaast wordt geconcludeerd dat hierdoor budgetten overschreden kunnen worden. Dat is een onjuiste conclusie die ook niet in het gespreksverslag is benoemd. Immers, een subsidie wordt in dit geval alleen beschikt als het subsidieplafond nog niet is bereikt. Leg eens uit. Niet mee eens

Opmerking leidt niet tot aanpassing. In dit kader wordt gesproken over objectief vaststellen op basis van de regeling waarvoor altijd al de ASV geldt.

Gebeurt veelal op basis van de ASV en wordt vermeld in de beschikking.

32.3 7

22

Bij Bevindingen op hoofdlijnen staat 2 x “Voor ongeveer de helft van de regelingen….”

Veel meer dan de helft.

Zeker 75%.

32.3 8

24

Nationaal Programma Onderwijs

Niet duidelijk omschreven.

Voor de scholen was dit wel duidelijk.

32.3 9

24

Perspectief voor jongeren

De regeling is niet meer actief en daarom niet vindbaar in 2024 op de website (was dit in 2022 en 2023 wel). De regeling is vervallen en daarom niet meer vindbaar in 2024 (was dit

Geen feitelijke constatering.

Opmerking leidt niet tot aanpassing Nageteld voor 9 van de 16. Dit is iets meer dan de helft. Tekst wordt aangepast naar: “ongeveer” door “iets meer dan”. Toegevoegd wordt: “De regeling is niet meer actief en daarom niet vindbaar in 2024 op de website (was dit in 2022 en 2023 wel).” De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. Toegevoegd wordt: “De regeling is vervallen en daarom niet meer

wel).

42.3 0

24

Laatste kolom bij “Professionele instellingen 2023”

42.3 1

25

Vrijwilligersorganisaties 2023

42.3 2

26

Hierdoor wordt de hardheidsclausule regelmatig toegepast.

Hier staat dat er een aanvraagformulier op de gemeentelijke website staat. Hier staat dat bij Cultuur enkel de bijbehorende bedragen per activiteit worden beschreven en niet de voorwaarden en verplichtingen.

De hardheidsclausule is hier niet van toepassing

vindbaar in 2024 (was dit wel daarvoor). De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. Voor professionele Verwijderd wordt: “het instellingen is er geen aanvraagformulier” aanvraagformulier. Ook bij Cultuur staan Onder vrijwilligersorganisaties bij verplichtingen. Bij toekenning (pagina 23) staat harmonieën en fanfares vermeld “Enkel voor Cultuur zijn staat dat zij minimaal 4 deze in detail uitgewerkt, voor de uitvoeringen in de andere onderdelen niet.” gemeente moeten verzorgen. Bij schutterijen Op pagina 26 is het vaststellen staat dat zij minimaal 2 beschreven en daar hebben we publieke optredens dit niet aangetroffen. moeten verzorgen, een majorettegroep moet Opmerking leidt niet tot minimaal 2 publieke aanpassing. optredens verzorgen, een revue gezelschap moet eens in de zoveel jaar uitvoeringen verrichten, zangverenigingen moeten minimaal 2 uitvoeringen geven, een accordeonorkest moet minimaal 2 uitvoeringen geven, en zo staan er ook bij andere onderdelen voorwaarden. De hardheidsclausule Verwijderd wordt: “Hierdoor wordt wordt niet gebruikt indien de hardheidsclausule regelmatig het budget niet voldoende toegepast..” is. De hardheidsclausule wordt gebruikt indien de

42.3 3

42.3 4

26

27

Perspectief voor jongeren en verantwoorden

Incidentele subsidies vrijwilligerswerk 2015

indieningstermijn niet is gehaald. Artikel 11 Wijze van verantwoorden Dit staat letterlijk in de Binnen een maand na de gehouden regeling activiteit legt de aanvrager een inhoudelijk verslag voor dat het volgende bevat: a. Een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten, waaruit blijkt in hoeverre: - De activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht. - Aan de verplichtingen is voldaan. - De beoogde doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd. b. Foto- of videomateriaal van de gesubsidieerde activiteiten. c. Steekproefsgewijs kan een financieel verslag en zo nodig een toelichting op de gerealiseerde verschillen ten opzichte van de verleningsbeschikking worden gevraagd; facturen en bonnetjes dienen daarom te worden bewaard.

De wijze van verantwoording is wel beschreven maar de wijze van vaststelling niet. De tekst wordt aangepast naar: “Nee. In de regeling is niet beschreven op basis van welke criteria wordt vastgesteld, en hoe het eindbedrag wordt vastgesteld. Wel wordt beschreven wat de aanvrager als verantwoording moet aanleveren.” De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje.

De laatste kolom is rood en er staat Dit dient groen te zijn. De Aangepast wordt dat informatie dat de regeling niet vindbaar is regeling staat gewoon op over de regeling vindbaar is op op de gemeentelijke website. onze gemeentelijke de website van de gemeente. Dit website. is onder een andere naam, namelijk ‘incidentele subsidie vrijwilligersorganisatie’. De regeling zelf is niet terug te vinden op de website.

42.3 5

27

Evenementenregeling

Beide kolommen.

De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. In de beschikkingen wordt De wijze van verantwoording is aangegeven wat en wel beschreven maar de wijze wanneer er iets moet van vaststelling niet. worden aangeleverd voor De tekst wordt aangepast naar: de vaststelling. Verder “Nee. In de regeling is niet staat op de website van beschreven op basis van welke de gemeente een link criteria wordt vastgesteld, en hoe naar de regeling: het eindbedrag wordt Subsidieregeling vastgesteld. Wel wordt evenementen - Gemeente beschreven wat de aanvrager als Sittard-Geleen verantwoording moet aanleveren.” De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje.

42.3 6

42.3 7

42.3 8

27

27

28

NPO

Perspectief voor jongeren.

Sportakkoord 2023

De subsidieregeling is vervallen en daarom niet vindbaar.

Over vaststelling zie boven. De regeling is niet vindbaar

De tekst wordt aangepast naar: “subsidieregeling is vervallen en is daarom niet vindbaar.”

De regeling is vervallen.

De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. De tekst wordt aangepast naar: “subsidieregeling is vervallen en is daarom niet vindbaar.”

De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. De laatste kolom is rood en er staat Dit dient groen te zijn. De De tekst wordt aangepast naar: dat de regeling niet vindbaar is regeling staat gewoon “Een link met informatie over de op de gemeentelijke website. op onze gemeentelijke regeling vindbaar is op de website. website van de gemeente. In de regeling wordt niets over het proces van vaststellen beschreven.”

42.3 9

28

Vrijwilligersorganisaties 2023

Datgene dat aanvragers moeten aanleveren staat op het aanvraagformulier. Hoe het eindbedrag wordt vastgesteld, staat in de subsidieregeling

52.4 0

30

In de kolom “toetsing” staat bij 1 “Voldoet Dit zou betekenen dat voor beperkt”. een klein deel (<=50%) wordt voldaan aan de norm.

52.4 1

30

In de kolom “toetsing” staat bij 2 “Voldoet Dit zou betekenen dat voor beperkt”. een klein deel (<=50%) wordt voldaan aan de norm.

De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. De regeling staat gewoon Het bedrag van vaststellen is onder zijn eigen naam op beschreven maar niet op basis de gemeentelijke website. van welke criteria wordt vastgesteld. Tekst wordt aangepast naar: “Nee. In de regeling is niet beschreven op basis van welke criteria wordt vastgesteld. Wel is beschreven wat de aanvrager hiervoor moet aanleveren en welk eindbedrag wordt vastgesteld.” De kleur in de tabel wordt aangepast naar oranje. Dat klopt niet. Er staat nog een vervolgzin Dat blijkt ook uit de tekst achter: “…echter is tijdens het die na “voldoet beperkt” onderzoek gebleken dat het staat, namelijk “Het subsidieregister incompleet was grootste deel van de voor meerdere regelingen.” verstrekte subsidies is Daarom oordelen wij dat het opgenomen in het slechts beperkt voldoen als het subsidieregister”. gaat om compleetheid. Als het grootste deel in het subsidieregister staat, Opmerking leidt niet tot zou er “voldoet aanpassing. grotendeels” moeten staan. Ook hier dient “voldoet Hier is het oordeel voldoet grotendeels” te staan. beperkt omdat het gaat om Daarnaast is via de compleetheid. financiële administratie een totaaloverzicht te Opmerking leidt niet tot krijgen op activiteitcode aanpassing.

subsidie 4075... 52.4 2

31

53.2 3

33

53.2 4

39

53.2 5

39

Meer belanghebbenden

Wat suggereert dit?

Hoort niet thuis in een objectief onderzoek

Geen feitelijke constatering.

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Waarbij we als norm hanteren Werken met de norm Dit is niet de norm in Norm is inderdaad, zoals het maatschappelijke effecten, SMART Sittard-Geleen, ook niet hoort bij een doelen en KPI’s met streefwaarden. afgesproken tussen Raad rekenkameronderzoek, bepaald en College. Na het vorig door rekenkamer zelf. Je zou moeten onderzoeken of SG onderzoek naar subsidies voldoet aan haar regels. Je lijkt door de vorige Opmerking leidt niet tot hiermee nieuwe criteria voor rekenkamercommissie is aanpassing. beleid als rekenkamer te hiervan afgestapt omdat introduceren en gaat daarmee de meerwaarde ervan niet op de stoel van de Raad zitten. werd gezien. Bij het Sportakkoord is het wel duidelijk Eens, maar in de subsidieregeling Subsidieregeling is in dit Ook de doelen in het sport aan welke doelen moet worden wordt verwezen naar het geval uitvoering van akkoord zijn overwegend weinig bijgedragen, maar de doelen zijn niet Sportakkoord zelf. Daarin staan beleid, waarin een en concreet beschreven en niet heel concreet geformuleerd. deze doelen geformuleerd. ander staat geformuleerd. vertaald in SMART-doelen met KPI’s . Opmerking leidt niet tot aanpassing. In praktijk lijken, naast het (vermoeden Dit voorbeeld past niet bij de Lijken? Dit impliceert dat De term ‘lijken’ is bewust van) bijdragen aan gemeentelijke doelen, toelichting.

In het voorbeeld is de het niet op feiten is gebruikt, betreft inderdaad vooral ook budgettaire ruimte en gebruik aanvraag van de organisatie gebaseerd. interpretatie die de rekenkamer belangrijke criteria voor toekenning van inhoudelijk en financieel getoetst en Dit is een suggestieve en maakt en meegeeft aan de raad. subsidie. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het geconstateerd dat de ruimte van de onjuiste bewering. volgende citaat uit een voorstel voor aanvrager voldoet aan onze Bedragen zijn genoemd Opmerking leidt niet tot toekenning: "Zowel het subsidiebedrag financiële ruimte. In de om een subsidieplafond aanpassing. ten behoeve van bemiddeling, Subsidieregeling professionele aan te geven. makelaarsfunctie (€ 136.100) als de Instellingen staat beschreven dat bijdrage ten behoeve de lesgeldsubsidie deze organisatie gesubsidieerd (€ 80.000) passen binnen het budget wordt voor haar makelaarsfunctie voor muziekonderwijs in 2023 ad € muziekonderwijs en het in 2023 314.000. Er wordt voorgesteld het budget vastgesteld cultureel kader staat vooralsnog niet af te ramen maar met de dat er inzet wordt gepleegd op

ruimte te proberen een impuls te geven aan de leerlingaantallen. "

53.2 6 53.2 7

39

53.2 8

40

53.2 9

41

39

(blaas)muziek en cultuureducatie. Tevens staat in dat cultureel kader "Ombuigingen binnen de cultuurbudgetten vragen tijd en komen voor het grootste gedeelte uit het herdefiniëren van het museum en anders inrichten van beleidsregels". Het aframen van het budget is vanuit beleid daarmee niet aan de orde. Wellicht wat ongelukkig geformuleerd, maar het verband dat hier wordt gelegd door de rekenkamer is wat fors en gebaseerd op beleid. Veelal verantwoording input, throughput Is dit niet smart en kpi? Verschil uitleggen Opmerking leidt niet tot en output aanpassing. Zo zijn er gemeentelijke regelingen die Dit voorbeeld is een vreemd Is dit niet het Eens dat maatschappelijk effect zich richten op hele concrete voorbeeld in deze alinea. Dit maatschappelijk bij ‘software’ lastiger te definiëren maatschappelijke effecten zoals het voorbeeld gaat namelijk over effect? Dit is wat we is, maar dit maakt het niet minder reduceren van de dakoppervlakte met hardware en niet over software. willen bereiken. wenselijk en relevant. asbest bij bedrijfsgebouwen Op hardware is altijd makkelijker Duurzaamheid. En dit concreet maatschappelijk te is een voorbeeld van Opmerking leidt niet tot sturen. Op software is dat een doel? aanpassing. lastiger. Daarmee is dit een eenzijdig voorbeeld. Bij Cultuur wordt de subsidie verstrekt Dat is een beperkte weergave.

Er In de aangehaalde passage staat mede op basis van het aantal leden, dat zijn meerdere subsidieregelingen daarom ook bewust de term is een praktische indicator voor waar cultuur onderdeel van mede. cultuurdeelname. uitmaakt. Niet overal wordt gestuurd op aantal leden. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Bij aanvragen tot € 50.000 is de Dat is niet het geval. Vanuit de beschikkingen Hier is gekeken naar de toekenning ook gelijk de vaststelling van aan de professionele aanvragen die onder het de subsidie. instellingen van minimaal casusonderzoek bekeken zijn. cultuur wordt ook onder de 50k een inhoudelijk en Opmerking leidt niet tot financieel verslag aanpassing.

gevraagd op basis waarvan vastgesteld zal worden Alleen subsidies tot € 15.000 worden direct vastgesteld. 63.2 0

41

Daarmee wordt bepaald of de subsidieverstrekking heeft bijgedragen aan doelen van de gemeente.

63.2 1

41

Perspectief subsidie ontvanger... niet duidelijk welke gemeentelijke doelen... KPI's...

64.2 2

45

Zeker bij de grote groep structurele vrijwilligerssubsidies gaat het niet (direct) om de bijdrage aan de gemeentelijke doelen. Het betreft hier meer een waardering voor de activiteiten van deze vrijwilligersorganisaties. Hoe erg is dit dat de subsidieontvanger dit niet weet? Het gaat in deze meer om een waardering.

Toegevoegd wordt: “Zeker bij de grote groep structurele vrijwilligerssubsidies gaat het niet (direct) om de bijdrage aan de gemeentelijke doelen. Het betreft hier meer een waardering voor de activiteiten van deze vrijwilligersorganisaties.” Geen feitelijke constatering. Opmerking leidt niet tot aanpassing.

Hoe erg zijn de meeste bevindingen? Wat is de meerwaarde als dit allemaal perfect geregeld en ingericht is. De inhoudelijke verantwoording op de Logisch. De onderzochte Toegevoegd wordt: “De subsidie is slechts in enkele gevallen professionele onderzochte professionele aanwezig... subsidies zijn de subsidies zijn de subsidies die subsidies die zijn zijn verstrekt voor het verstrekt voor het kalenderjaar 2023. Volgens de kalenderjaar 2023. subsidieregeling en beschikking Volgens de dienen professionele instellingen subsidieregeling en uiterlijk 1 mei van het jaar erop beschikking dienen volgend (hier dus 1 mei 2024) professionele hun verzoek tot instellingen uiterlijk 1 subsidievaststelling in te dienen. mei van het jaar erop Deze verzoeken tot volgend (hier dus 1 subsidievaststelling worden mei 2024) hun verzoek gedurende de maanden

64.2 3

46

Ambtelijk geïnterviewden geven aan dat voor de subsidies in de categorieën € 015.000 en €15.000-50.000 de gemeente niet expliciet stuurt op doelmatigheid. Hierin worden subsidies verstrekt en wordt erop vertrouwd dat de kosten in verhouding staan tot de prestaties en de

Dat klopt niet. Bij bijvoorbeeld evenementen moeten ze een verantwoording afleggen. Wat betreft 0-15.000 klopt dit in principe, maar voor 15.000-50.000 geldt ook op grond van art 16 van

tot subsidievaststelling mei/juni/juli/augustus ambtelijk in te dienen. Deze beoordeeld en richting het verzoeken tot college c.q. teammanager geleid subsidievaststelling ter besluitvorming. De worden gedurende de verantwoordingen zijn wel maanden ontvangen maar nog niet mei/juni/juli/augustus allemaal middels een ambtelijk beoordeeld vaststellingsbeschikking en richting het college afgedaan.” c.q. teammanager geleid ter besluitvorming. De verantwoordingen zijn wel ontvangen maar nog niet allemaal middels een vaststellingsbeschikkin g afgedaan. Vandaar dat de verantwoordingen niet konden worden aangeleverd. Indien het subsidiejaar 2022 was onderzocht, waren alle verantwoordingen inclusief de besluitvorming en beschikkingen aanwezig. Beschikkingen regionale Voor 15.000 tot 50.000 is er een evenementen beperktere verantwoording nodig. bijvoorbeeld. Echter ambtelijke respondenten geven aan dat zij niet expliciet op doelmatigheid sturen. Opmerking leidt niet tot

64.2 4

46

64.2 5

46

64.2 6

46

64.2 7

47

prestaties conform aanvraag worden de ASV dat (beperktere) geleverd. Voor subsidies tot € 15.000,- is verantwoording dient te worden geen verantwoording nodig en is er vaak afgelegd mbt de gesubsidieerde ook geen contact over de uitvoering en is activiteit. Die categorie (15-50) de aanvraag met de beschikking meestal wordt benoemd, maar vervolgens een administratief contact. wordt niet meer onderbouwd dat daar geen sturing op doelmatigheid plaatsvindt. Tot € 15.000 betreft het waarderingssubsidies. Respondenten van de gemeente geven Klopt niet. Instellingen moeten, voor subsidies vanaf € 50.000 aan dat naast de gesprekken, ook sturing op doelmatigheid niet zozeer via inhoudelijk en financieel verslag de verantwoordding gaat maar via de verantwoorden. Het is en/en. gesprekken met de subsidieontvangende Waarbij de verantwoording organisatie en de samenwerking die men formeel noodzakelijk is. heeft met ketenpartners.

aanpassing.

De aangehaalde passage ziet, zoals vermeld, enkel op de sturing op doelmatigheid. Dat er inhoudelijk en financieel verantwoord wordt, doet niets af aan hetgeen de ambtelijk geïnterviewden hebben aangegeven.

Opmerking leidt niet tot aanpassing. Voor middelgrote subsidiebedragen (tot € Klopt niet, een Artikelen 16 en 17 ASV Tekst wordt aangepast naar: 50.000) is een accountantsverklaring accountstantsverklaring is pas “Grote subsidieaanvragers geven vereist. vereist vanaf bedragen boven de € aan dat voor extra aanvragen 50.000,-. voor middelgrote subsidiebedragen (tot € 50.000) een accountantsverklaring vereist is.” Perspectief subsidie-ontvangers. Dit is voor de subsidie-ontvanger Het betreft in deze Geen feitelijke constatering. Hierdoor weten zij niet of de door hen ook niet relevant. Deze heeft waarderingssubsidies. Opmerking leidt niet tot gemaakte kosten in verhouding staan slechts het doel subsidie te aanpassing. met het doelbereik. ontvangen om zijn activiteit te kunnen uitvoeren. Het is daarmee niet aantoonbaar of een Dus daarmee ook niet aantoonbaar Geen feitelijke constatering. andere verdeling doelmatiger is. dat de huidige verdeling niet goed is Opmerking leidt niet tot aanpassing.

64.2 8

47

64.2 9

48

74.3 0

48

Evaluatie van de Domijnen en plan van aanpak.

De evaluatie is nog niet gereed en Evaluatie kan dus nog niet Constatering daarom ook nog niet aan het worden aangeleverd. college aangeboden. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Afwegingskader subsidie of inkoop. Op intranet staat het handboek Zie handboek inkoop par. Toegevoegd wordt: “Wel is er in inkoop. Op de pagina's 37, 38 en 4.17 bldz 37, 38 en 39. het handboek inkoop beschreven 39 is te lezen wat het onderscheid dat er onderscheid is tussen is tussen subsidie en inkoop. Ook subsidie en inkoop.” staat daar beschreven hoe er dient te worden gehandeld. Collega’s die willen checken of er sprake is van inkoop danwel subsidie raadplegen, bij twijfel, intranet of de teamsjurist. De individuele subsidieregelingen worden Voldoet beperkt. Hoeveel precies wel en Onduidelijk wat de feitelijke periodiek geëvalueerd. niet? Heb de indruk dat dit constatering is. Tijdens merendeels gebeurt. onderzoek zijn nagenoeg geen evaluaties aangetroffen cq overlegd. Opmerking leidt niet tot aanpassing. Wordt toegevoegd.

7Bijlage 53 1 1 7Bijlage 53 2 1

7Selecti 54 3 e ca su so nd

Besluit tijdelijke loonkostensubsidie gemeente Sittard-Geleen 2018.

Het subsidieregister 2024 wordt niet Dit is wel aangeleverd. genoemd De Subsidieverordening Van beide moet er een Eén wordt verwijderd. inzameling oud papier en weg. de Verordening materiele en financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Sittard-Geleen worden 2 x genoemd. Stukken zijn aangeleverd Zie mail van 11 juni 2024 Wordt toegevoegd. om 11.03 uur van de heer M. Leenders aan de rekenkamer.

erz oe k 7 4

55

7Respo 57 5 nd ent en 7Respo 57 6 nd ent en 7 57 7 Re sp on de nte n 7 8

Getoetste dossiers in kader van Subsidieregeling incidentele subsidies vrijwilligerswerk 2015. Jeugd- en jongen

Dit zijn geen incidentele subsidies maar structurele subsidies. Dient Jeugd- en Onderwijs te zijn.

15 beleidsambtenaren

Tekst wordt vervangen.

Tekst wordt vervangen.

Hier dient nog MKB Green Wordt toegevoegd. Deal aan te worden toegevoegd. MIK&PIWgroep is ook geïnterviewd

Ontbreekt in de lijst

Wordt toegevoegd.