Beantwoording technische vragen (PIT) inzake regeling grote projecten

Oplegmemo beantwoording technische vragen Aan: Van: Datum: Betreft:

De gemeenteraad van Sittard-Geleen Wethouder Bühler 02-09-2024 Schriftelijke vragen regeling grote projecten

Vragen fractie PIT Naar aanleiding van dit raadsvoorstel heeft onze fractie de volgende vragen: 1. Moet bij het voorgestelde besluit de oude regeling niet worden ingetrokken? Zo nee, waarom niet? 2. In het raadsvoorstel wordt gesproken over de notitie actieve en passieve informatieplicht. Daarbij wordt aangegeven dat de concept notitie in het najaar in de Commissie B&V wordt besproken en daarna door het college wordt vastgesteld. Wordt deze notitie ook nog ter vaststelling aan de raad voorgelegd? Zo nee, waarom niet? 3. In het raadsvoorstel wordt aangegeven dat de raad een proces kan benoemen tot een groot project, “met de voorwaarde dat de reguliere P&C-cyclus niet kan voorzien in de informatiebehoefte.” Wat wordt hiermee concreet bedoeld? Kunt u hiervan een voorbeeld geven ter verduidelijking? 4. In de regeling staat bij artikel 4, lid 3 onder c, en bij artikel 4, lid 4 onder d, het volgende: “Aan het raadsvoorstel is de begrotingswijziging bijgevoegd voor het beschikbaar stellen van het krediet”. Wij gaan ervan uit dat met dit krediet het voorbereidingskrediet wordt bedoeld. Is dat correct? 5. In het raadsvoorstel en de regeling wordt gesproken over de stoplichtmethodiek. In onze optiek betekent dit concreet dat enkel bij rood aanvullende besluitvorming cq.

bijsturing nodig is door de raad en dat de raad bij oranje wordt geïnformeerd over de bijsturing die het college (binnen de kaders van de raad) gedaan heeft, danwel nog gaat doen. Is die veronderstelling correct? 6. In de regeling staat bij artikel 4 aangegeven dat twee keer een indicatie van de projectkosten op hoofdlijnen wordt gegeven. Eén keer bij aanvang van de definitiefase en één keer bij aanvang van de ontwerpfase. Kunt u in beide gevallen aangeven op basis van welke informatie die indicatie van de projectkosten wordt gegeven? Het lijkt er namelijk op dat de tweede indicatie (bij aanvang van de ontwerpfase) erg dicht op de eerste indicatie ligt en daarmee grotendeels op dezelfde informatie is gebaseerd. Kunt u aangeven waarom er niet voor is gekozen om de tweede indicatie aan het einde van de ontwerpfase te geven, als er een voorlopig ontwerp beschikbaar is?

Antwoorden: 1. De oude regeling moet inderdaad worden ingetrokken. Dit doen we pas als de nieuwe regeling op 1 januari 2025 ingaat. We zullen na de behandeling in de ronde het raadsvoorstel en -besluit aanpassen. 2. Het betreft hier de actieve en passieve informatieplicht van het college en de burgemeester richting de gemeenteraad. Daarmee is het college het orgaan om deze notitie vast te stellen. Zoals aangegeven wordt de commissie B en V vooraf geraadpleegd. De notitie wordt na vaststelling door het college naar de raad gestuurd ter informatie. 3. In de tussentijdse rapportages is bijvoorbeeld een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen waarin gerapporteerd wordt over de voortgang van een aantal door de raad aangegeven grote dossiers. 4. Er is met name op verzoek van de commissie B en V onderscheid gemaakt in een voorbereidingskrediet voor de definitiefase (artikel 4 lid 3) en de ontwerpfase (artikel 4 lid 4). 5. In artikel 6 staan de criteria van de stoplichtenrapportage. De rekenkamer adviseert voor een concretere omschrijving van de kleuren. De advies hebben we opgevolgd door de kleuren te koppelen aan de rollen van de gemeenteraad en het college: - Rood: risico dat de kaders worden overschreden, bijsturing van de raad nodig. - Oranje: bijsturing nodig van het college maar de uitvoering van het project blijft binnen de kaders.

- Groen: geen bijsturing nodig, het project loopt volgens plan. 6. Kredieten worden telkens aan de voorkant van een fase door de raad beschikbaar gesteld. Dit in overeenstemming met het budgetrecht van de raad. We hebben bijvoorbeeld bij Glanerbrook gezien dat er tussen de verschillende fases voldoende nieuwe inzichten ontstaan die ook financiële bijstellingen noodzaken. Op grond van de adviezen van de Rekenkamer en de wensen van de commissie B en V is daarom gekozen voor een drietal stappen in de krediettoekenning. Het begin van de definitiefase, het begin van de ontwerpfase en het eind van de ontwerpfase. Voor nu is de inschatting dat we daarmee de dynamiek in het project voldoende in beeld krijgen. In het raadsvoorstel is aangegeven dat in de 2e helft van 2024 met de nieuwe regeling geoefend gaat worden. De effectiviteit van de nieuwe regeling en daarmee ook van de manier van de beschikbaarstelling van de kredieten kan dan getoetst worden.