Beantwoording technische vragen controleprotocol

Technische vragen controleprotocol jaarrekeningcontrole 2022: Naar aanleiding van het raadsvoorstel heeft onze fractie de volgende vragen: 1. Kunt u in een overzicht aangeven wat de verschillen zijn (was – wordt) tussen het nu voorliggende controleprotocol en dat van vorig jaar (t.b.v. jaarrekening 2021)? Antwoord: de verschillen tussen het controleprotocol 2021 en 2022 zijn hieronder beschreven. Er kunnen nog tekstuele verschillen voorkomen tussen beide protocollen maar deze hebben geen invloed op het controleprotocol. Onderstaande pagina’s zijn gebaseerd op het controleprotocol 2022, zolang niet anders aangegeven. Pagina 4 – Bado 2021: Bado

Door middel van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) is voor de gemeenten de uitbreiding van de controleverklaring met een rechtmatig-heidsoordeel gerealiseerd (artikel 213 Gemw). Dit besluit geeft de minimum-vereisten voor de accountantscontrole. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen’. Het gaat hier dus om financiële rechtmatigheid en niet om het juridisch begrip rechtmatigheid (= het voldoen aan wet- en regelgeving).

2022: Bado

Door middel van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) is voor de gemeenten de uitbreiding van de controleverklaring met een rechtmatig-heidsoordeel gerealiseerd (artikel 213 Gemw). Dit besluit geeft de minimum-vereisten voor de accountantscontrole. Onder financiële rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen’.

Pagina 4 (controleprotocol 2021) – rechtmatigheidsverantwoording 2021: Rechtmatigheidsverantwoording

Naar verwachting moeten gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een verantwoording in de jaarrekening over de rechtmatigheid (exclusief getrouwheid) van de relevante financiële beheershandelingen. Het controlejaar 2021 zullen we als een proefjaar gebruiken en op die manier ervaringen op te doen.

2022: Verwijderd, rechtmatigheid en de verantwoording wordt beschreven op pagina 5 Pagina 5 – rechtmatigheidsverantwoording 2021: Naar verwachting moeten gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.

Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) (college) neemt dan een verantwoording op in de jaarrekening over de rechtmatigheid (exclusief getrouwheid) van de relevante financiële beheershandelingen. De accountant gaat toetsen of de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw is. Voorheen gaf de accountant een oordeel over de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidsverantwoording komt voort uit de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport 'Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten'. Het college is namelijk verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het is daarom ook aan het college om hier verantwoording over af te leggen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de werkwijze in onze organisatie en de inrichting van de interne controlefunctie. Wij willen daarom controlejaar 2021 gebruiken als een proefjaar en op die manier ervaringen op te doen. Voor de rechtmatigheidscontrole dient de raad het volgende vast te stellen: de te hanteren verantwoordingsgrens; de rapporteringstolerantie; het voor de rechtmatigheidscontrole toe te passen (lokale) normenkader. In hoofdstuk 6 wordt de verantwoordingsgresn en de rapportagetolerantie verder toegelicht. Het geactualiseerde normenkader is opgenomen in bijlage 2. De accountantscontrole voor de getrouwheid blijft hetzelfde.

Buiten het vaststellen van de goedkeurings- en rapporteringstolerantie zijn hier geen verdere afspraken voor nodig. (zie hoofdstuk 5) 2022: Gemeenten moeten voor het verslagjaar 2023 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) (college) neemt dan een verantwoording op in de jaarrekening over de rechtmatigheid van het (financiële) beleid van de gemeente. Dit houdt in dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen volgens relevante wet- en regelgeving. De accountant toetst de getrouwheid van de weergave van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de werkwijze in onze organisatie en de inrichting van de interne controlefunctie. Het proces om de interne beheersing te verbeteren om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen is ingezet in 2020 en is voorgezet in 2022 om de organisatie voldoende voor te bereiden om over boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen leggen. Aangezien dit controle protocol over de controle boekjaar 2022 gaat en de vernieuwde rechtmatigheidsverantwoording pas wordt ingevoerd vanaf boekjaar 2023, zullen bovenstaande en andere criteria uitgebreid terugkomen in het controle protocol 2023 e.v..

De accountantscontrole voor de getrouwheid van de jaarrekening 2022 blijft ongewijzigd. Buiten het vaststellen van de goedkeurings- en rapporteringstolerantie zijn hier geen verdere afspraken voor nodig. (zie hoofdstuk 5) Pagina 10 & 11 (uit controleprotocol 2021) – Rechtmatigheidscriteria 2021: beschrijving van begrotings-, M&O- en voorwaardencriterium, verantwoordingsgrens en rapportagegrens 2022: Gehele beschrijving verwijderd omdat het onrelevant is voor de jaarrekeningcontrole 2022. Enkel het begrotingscriterium speelt een belangrijke rol en komt terug in de bijlage. Zoals beschreven in de voorlaatste paragraaf op pagina 5 worden de veranderingen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd vanaf boekjaar 2023. Daardoor komen deze en mogelijk andere zaken uitgebreid terug in het controleprotocol 2023.

Pagina 10 – Rapportage accountant 2021: Controleverordeni ng

Tijdens en na afronding van de accountantcontrole rapporteert de accountant conform artikel 7 van de controleverordening: • Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

Verslag voor College

Op basis van de interimcontrole (oktober jaar t) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening (managementletter).

Verslag voor Raad

Na de eindejaarscontrole (medio jaar t+1) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole van de jaarrekening (accountantsverslag). Bij de interimcontrole rapporteert de accountant aan de raad via een boardletter.

2022: Controleverordeni ng

Tijdens en na afronding van de accountantcontrole rapporteert de accountant conform artikel 7 van de controleverordening: • als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

Verslag voor College

Op basis van de interimcontrole (november 2022) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening via de managementletter.

Verslag voor Raad

Na de eindejaarscontrole (medio juni 2023) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole in een controleverklaring. Hierin staat het controleoordeel van de accountant over de jaarrekening. De bevindingen uit de interimcontrole rapporteert de accountant aan de raad via een boardletter.

Toevoeging: Commissie begroting en verantwoording

De accountant zal de controleverklaring presenteren en uitleg geven over de uitgevoerde jaarrekeningcontrole in een vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording, voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening in een gemeenteraadsvergadering. Op basis van deze presentatie en uitleg zal de commissie Begroting & Verantwoording een advies uitbrengen voor de gemeenteraad. Dit advies wordt meegenomen tijdens de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad.

2. Kunt u in een overzicht aangeven wat de verschillen zijn (was – wordt) tussen het nu voorliggende normenkader en dat van vorig jaar (t.b.v. jaarrekening 2021)? Antwoord: de verschillen in de interne- of externe wet- en regelgeving opgenomen in het normenkader worden aangegeven in de powerpoint presentatie die is gegeven in de vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording d.d. 1 december 2022. De presentatie is terug te vinden op ibabs.

3. Kunt u in een overzicht aangeven wat de verschillen zijn (was – wordt) tussen het nu voorliggende begrotingscriterium en dat van vorig jaar (t.b.v. jaarrekening 2021)? Antwoord: in de bijlage begrotingscriterium 2022 staan geen verschillen ten opzichte van het begrotingscriterium van vorig jaar. 4. Op pagina 4 van het controleprotocol staat dat het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) de minimumvereisten geeft voor de accountantscontrole. Worden deze minimumvereisten gehanteerd in het nu voorliggende raadsvoorstel of worden er op onderdelen strengere eisen gehanteerd? Zo ja op welke onderdelen? Antwoord: de jaarrekeningcontrole wordt door de accountant zelf ingericht binnen het kader van de opdracht. De opdracht wordt middels het controleprotocol vastgesteld door de gemeenteraad. De accountant is verplicht om de wet- en regelgeving uit bado te volgen waardoor de gestelde minimumvereisten worden opgevolgd. Het betreft met name de goedkeuringstoleratie (controleprotocol pagina 7) en deze is gelijk aan het minimum vereiste uit Bado. Het controleprotocol en de opgenomen vereisten worden opgesteld in overleg met de accountant om ervoor te zorgen dat aan de gestelde normen wordt voldaan. 5.

Op pagina 1 van het begrotingscriterium staat in de tabel over de “soorten” onrechtmatige begrotingsoverschrijvingen de volgende tekst; “Dit betekent tevens dat kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die niet eerder konden worden gesignaleerd niet meetellen voor het accountantsoordeel.” Wie bepaalt of kostenoverschrijdingen niet eerder konden worden gesignaleerd? Antwoord: de signalisering van een kostenoverschrijding wordt gedaan door de ambtelijke organisatie. Dit gebeurt binnen de kaders van de p en c cyclus en de daarin opgenomen peilmomenten, de begrotingskaders (raad 2019), de budgetregeling en de daartoe ingerichte checks and balances. Het gaat bij om niet eerder gesignaleerde afwijkingen die zich na de 4e rapportage hebben voorgedaan. Deze zijn namelijk niet altijd te voorkomen, denk aan de decembercirculaire van het rijk of de belastingopbrengsten. De accountant toetst de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening en daarmee ook de bepaling en signalisering van de kostenoverschrijdingen.