Beantwoording technische vraag (gob) inzake Stadsmarketing n.a.v. Ronde 15 mei 2025

Aan: Van: Datum: Betreft:

De gemeenteraad van Sittard-Geleen Andries Houtakkers 19-05-2025 Raadsvoorstel Stadsmarketing fractie GOB

Tijdens de Ronde van 15 mei 2025 is het agendapunt Stadsmarketing behandeld. De fractie GOB stelde daar technische vragen die onderstaand schriftelijk worden beantwoord. Vraag 1 Ondersteunende functies zoals financiën lijken buiten de begroting te vallen. Hoe zijn deze meegenomen in de structuur? Antwoord In de begroting van de stichting zijn de ondersteunende functies wel meegenomen. Binnen de formatieopbouw is structureel ruimte voorzien voor een officemanager/ondersteuning management, die onder meer coördinerende taken vervult op het gebied van planning, HRprocessen en administratieve ondersteuning. Voor de financiële administratie en controle zal gekozen worden voor externe ondersteuning via een administratiekantoor/accountant, passend bij de schaalgrootte van de organisatie en met het oog op kostenefficiëntie en flexibiliteit. Ook deze zijn in de begroting geland onder accountant/notaris/jurist c.a. Er is bewust gekozen voor een lichte en slagvaardige structuur, waarbij de ondersteunende processen professioneel worden geborgd zonder overbodige overhead te creëren. Vraag 2 Binnen het quasi-inbestedingsmodel moet 80% van de activiteiten voortkomen uit gemeentelijke opdracht. Hoe worden de overige 20% ingevuld? Antwoord Het quasi-inbestedingsmodel stelt dat ten minste 80% van de activiteiten van de stichting afkomstig moet zijn uit opdrachten van de gemeente Sittard-Geleen.

Dit criterium is juridisch geborgd en noodzakelijk binnen dit model. De resterende 20% kan (hoeft niet) worden ingevuld met activiteiten die buiten de rechtstreekse gemeentelijke opdracht vallen, mits deze verenigbaar zijn met de statutaire doelstellingen van de stichting. Op dit moment is geen invulling voorzien voor die overige 20%. Belangrijk is dat de stichting geen commercieel winststreven heeft en altijd binnen de grenzen van de publieke taak blijft. Dit wordt geborgd via het statutaire kader en de jaarlijkse opdrachtverlening. Vraag 3 Er is onduidelijkheid over de rechten en garanties van personeel dat overgaat van het gemeentelijk evenementenbureau naar de stichting. Kan het college daar op reageren? Antwoord Het betreft 2 vaste fte aan personeel dat overgaat van de gemeente naar de stichting. De rechten van deze medewerkers zijn zorgvuldig meegenomen in de voorbereidingen. Voor het vaste personeel geldt het uitgangspunt van ‘mens volgt werk’, met behoud van financiële rechten. In de begroting zijn dezelfde werkgeverslasten, inclusief uitloop, opgenomen waar deze medewerkers momenteel recht op hebben.

Pagina 1 van 3

Daarnaast is al regelmatig met HR gesproken over de overgang en de noodzakelijke stappen, begeleiding en besluitvorming die daarbij komt kijken. Tijdelijk personeel valt buiten deze overgang. De betrokken medewerkers zijn actief en tijdig meegenomen in het proces en hebben positief bijgedragen aan de inrichting van de toekomstige organisatie. Vraag 4 Hoe is gegarandeerd dat de raad haar controlerende functie goed kan uitvoeren? Op papier kloppen de controlemomenten en tools maar wij willen voorkomen dat de raad te laat en achteraf geïnformeerd wordt. Antwoord De Stichting Sittard-Geleen Marketing (SSGM) is juridisch vormgegeven binnen het quasiinbestedingsmodel. In de praktijk functioneert de stichting hiermee als een verlengde arm van de gemeente, met voldoende zelfstandigheid om slagvaardig te opereren, maar met behoud van publieke sturing en verantwoording. De gemeentelijke invloed wordt op drie niveaus geborgd: 1. Strategisch toezicht De Raad van Toezicht van de stichting wordt benoemd door het college op bindende voordracht. En het college heeft tevens de mogelijkheid om de Raad van Toezicht te ontslaan indien deze niet functioneert. Dit is niet het geval bij een reguliere subsidierelatie. 2. Opdracht en verantwoording Minstens 80% van de activiteiten van de stichting wordt uitgevoerd in opdracht van de gemeente.

Jaarlijks wordt hiervoor een jaarplan met bijbehorende begroting opgesteld, dat vooraf wordt afgestemd met het college. 3. Toepassing gemeentelijk beleid via statuten De stichting is gehouden aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Voor grotere of strategische opdrachten geldt dat deze in afstemming met het college worden voorbereid en besluitvorming van college nodig is. Daarmee wordt voorkomen dat de stichting zelfstandig keuzes maakt die strijdig zijn met gemeentelijk beleid of publieke belangen en toezicht is op uitgaven van minimaal de grote uitgaven. 4. Reglement Raad van Toezicht In het concept reglement Raad van Toezicht is vastgelegd dat de Raad van Toezicht twee keer per jaar overlegt met ten minste de portefeuillehouder van het college. Hier worden begroting, voortgang, jaarrekening en strategische lijnen besproken. Dit biedt structurele gelegenheid tot vroegtijdige signalering. Naast deze formele borging is het minstens zo belangrijk dat er een open en constructieve werkrelatie ontstaat, zoals Eric Boselie vanuit ervaring deelde tijdens de rondebespreking 15 mei jl. De stichting werkt namens de gemeente aan het versterken van de merkidentiteit van Sittard-Geleen. Dat vraagt, naast formele controle-instrumenten, ook om regelmatige afstemming, wederzijds vertrouwen en het tijdig bespreken van ontwikkelingen.

In de praktijk betekent dit dat er structureel ruimte zal zijn voor informeel contact, signalering en bijsturing. Het vraagt dus ook om een houding waarin college, raad en stichting met elkaar in gesprek blijven over het gezamenlijke doel: een krachtige, herkenbare en gedragen positionering van Sittard-Geleen. Vraag 5 Waar zijn de financiële prognoses op gebaseerd? Is er rekening gehouden met risico’s zoals slecht weer? En waar is de plus van €50.000 bij Rosa op enig moment op gebaseerd? Antwoord

Pagina 2 van 3

De financiële prognoses zijn gebaseerd op een integrale inventarisatie van huidige budgetten, structurele taken, noodzakelijke ontwikkellijnen en referentiebegrotingen van de voorbije jaren. Tevens wordt verwacht dat een evenementenorganisatie buiten een gemeentelijke structuur beter in staat is om meer eigen inkomsten te werven. Zo is het op dit moment niet mogelijk om subsidies van andere overheden aan te vragen. Wat betreft risico’s zoals slecht weer (m.n. bij evenementen) is dat een ondernemersrisico dat de stichting financieel goed moet sturen en waarin ruimte is voor risico-opvang binnen de totale begroting. Hiermee trekken wij dezelfde lijn als bij andere evenementen die een gemeentelijke bijdrage ontvangen. Tot slot de vraag over het Rosa Festival. Er is géén sprake van een structurele verhoging van €50.000 in de gemeentelijke bijdrage aan dit evenement. In de begroting vanaf 2027 is wel een stijging van €50.000 aan externe inkomsten opgenomen ten opzichte van 2026. Dit betekent dat het verwachte projecttekort kleiner wordt voor dit deelproject. Deze hogere inkomsten zijn gebaseerd op de verwachting dat de stichting, anders dan de gemeente, in aanmerking komt voor subsidies van bijvoorbeeld provincie of cultuurfondsen, en bovendien eenvoudiger private bijdragen kan verwerven. Vanaf 2027 worden daarvan de eerste resultaten voorzien.

Steller Telefoon E-mail Team

: : : @sittard-geleen.nl : Maatschappelijk Ontwikkeling

Pagina 3 van 3