Beantwoording rekenkamer op vragen (PIT) inzake rekenkameronderzoek subsidiebeleid

Aan: Betreft: Bijlage:

Fractie PIT Beantwoording schriftelijk gestelde vragen 20 maart Schriftelijke vragen gesteld door fractie PIT

Geleen, 1 april 2025

Geacht raadslid Talpe, In uw mail d.d. 20 maart vraagt u van ons een reflectie op de gang van zaken na oplevering van ons rapport inzake subsidiebeleid (bestuurlijk wederhoor en nawoord). Voorafgaand aan de gevraagde reflectie lichten wij kort even de reguliere procesgang toe. De afgesproken werkwijze is dat na oplevering van een rekenkamerrapport er in een periode van twee weken een ambtelijke check plaatsvindt op feitelijke onjuistheden in het conceptrapport (versie zonder conclusies en aanbevelingen). Deze check leidt (indien feitelijk) tot aanpassingen in het rapport, waarna de aangescherpte versie onder toevoeging van de conclusies en aanbevelingen naar het college gestuurd wordt. Het college heeft vervolgens vier weken de tijd om haar reactie op het rapport te formuleren. Deze bestuurlijke reactie wordt vervolgens aan het rapport toegevoegd. De rekenkamer geeft in haar nawoord aan hoe zij tegen de bestuurlijke reactie aankijkt, ook dit nawoord wordt onderdeel van het definitieve rapport. Met deze beide stukken als onderdeel van het definitieve rapport wordt de raad in positie gebracht als besluitvormend orgaan. Deze manier van werken borgt ook de transparantie van dit proces. Het kan zomaar zijn dat de aanbevelingen van de rekenkamer naar de mening van het college niet 1-op-1 overgenomen moeten worden of dat het college een specifieke wijze van uitvoer voor ogen heeft.

Dit is op zichzelf niks bijzonders. Het bestuurlijk wederhoor dient juist mede om dit (onderbouwd) onder de aandacht van de raad te brengen. De uiteindelijke beoordeling van de aanbevelingen en de wenselijkheid van de (door college voorgestane manier van) uitvoering daarvan is aan de raad, gehoord hebbende het college en gehoord hebbende de rekenkamer. Het staat het college uiteraard volledig vrij om in haar bestuurlijke reactie in meer of minder gedetailleerde mate te reageren. Een gedetailleerde reactie leidt echter ook weer tot een gedetailleerder nawoord met zoals we reeds aangaven een hoger ‘wij vinden-zij vinden’ gehalte. Dit is wat gebeurd is in het geval van het onderzoek naar subsidiebeleid. Kijkend naar onze eigen rol, hechten wij er vooral aan dat onze dialoog met het college over het rapport op een voor de raad duidelijke en transparante manier gebeurt. Hetzij schriftelijk, hetzij tijdens de raadsronde. Wij zijn immers een instrument van de raad. Naar onze mening helpt uitputtendheid in details en nuanceringen in de schriftelijke fase de raad niet bij de besluitvorming en zouden deze, indien relevant voor de raad, beter op hun plek zijn in de ronde-vergadering. De mate van detaillering van het bestuurlijke wederhoor (en daarmee het

nawoord) is overigens iets dat wij ook met de gemeentesecretaris besproken hebben in een door hem geïnitieerd gesprek. Wij hebben ook het college uitgenodigd om binnenkort met ons (o.a.) hierover het gesprek aan te gaan. Ten slotte gaan wij in op de specifiek door u benoemde onderwerpen; termijn van aanlevering/reactie en volledigheid van de aangeleverde informatie. Aangaande de (tijdigheid/snelheid van) aanlevering van stukken gedurende onze onderzoeken en ook het onderzoek inzake subsidiebeleid willen wij duidelijk stellen dat wij zeer tevreden zijn. Gevraagde en/of toegezegde informatie wordt snel aangeleverd. Ook de tijdigheid/snelheid van het ambtelijk wederhoor voldoet gewoon aan de gemaakte afspraken. Inzake de inhoud van het ambtelijk wederhoor, zijn wij van mening dat dit bij het onderzoek naar subsidiebeleid, meer dan voorheen, zich niet beperkte tot een feitelijke reactie. Kijkend naar onze eigen rol gaan wij bij volgende onderzoeken bij de aanbieding voor ambtelijk wederhoor nog nadrukkelijker duiden wat de functie van ambtelijk wederhoor is en wat niet. Ook zullen wij de ambtelijke organisatie aanbieden voorlichting te verzorgen over het wettelijk kader in deze.

Aangaande het bestuurlijk wederhoor is de tijdigheid van de reactie zoals in het geval van het onderzoek naar subsidies (net als bij het onderzoek naar parkeerbeleid) wat ons betreft simpelweg niet aan de maat. In goed overleg met de toenmalige gemeentesecretaris hebben wij de wettelijke minimumtermijn verdubbeld van 2 naar 4 weken, waarbij expliciet is afgesproken dat hierbinnen vallende recessen (niet zijnde het zomerreces) geen reden voor verlenging zijn. Reden voor deze termijnen is om de toch al lange doorlooptijd niet onnodig nog verder op te rekken. Deze periode voor bestuurlijke reactie is relatief lang, leert navraag bij collega rekenkamers. Tot aan het onderzoek naar parkeerbeleid, werd deze afspraak overigens ook gestand gedaan. In ons gesprek met de gemeentesecretaris is hierover gesproken, o.a. over de gedetailleerdheid van de bestuurlijke reactie, dit kost natuurlijk ook tijd. Diezelfde detaillering maakt dat ook het nawoord meer details gaat omvatten, omdat dit immers de reflectie van de rekenkamer op het wederhoor omvat en beiden integraal onderdeel van het rapport worden. Zoals hiervoor reeds aangegeven gaat onze voorkeur uit naar een bestuurlijke reactie en nawoord op hoofdlijnen. De volledigheid van de aangeleverde informatie is wat ons betreft een zwaarder punt. Tijdens een onderzoek vragen wij alle relevante informatie op.

Vaak specifiek, bijvoorbeeld vanuit de voorafgaande deskresearch. Soms ook meer generiek waarbij het aan de ambtelijke beoordeling is om de relevantie van stukken te bepalen. Om tot een gedegen onderzoek te komen, is het van wezenlijk belang dat wij erop kunnen vertrouwen dat relevante informatie actief gedeeld wordt en er geen nieuwe informatie op tafel komt in de fase van ambtelijk of bestuurlijk wederhoor. Specifiek in het onderzoek naar subsidies is meerdere malen specifiek gevraagd naar (schriftelijke) evaluaties. Hierbij is meermaals aangegeven dat deze er niet waren (op één vermelde evaluatie na). Dat er vervolgens na ambtelijk wederhoor, in het bestuurlijk wederhoor alsnog evaluaties naar voren worden gebracht, is een gemiste kans. Wij hebben immers de volledigheid en kwaliteit hiervan niet kunnen beoordelen en dus ook hieromtrent geen oordeel en advies richting raad kunnen brengen. Kijkende naar onze eigen rol in deze, benadrukken wij, mogelijk tot vervelens toe, tijdens alle gesprekken ‘alle’ relevante informatie te willen, vaak specifiek, soms generiek. De volledigheid van de opgehaalde informatie is immers voor alle betrokkenen van belang.

Ten slotte: wij zijn zoals gezegd een instrument van de gemeenteraad, maar ook voor college en ambtenaren. Wij maken ons sterk om de besluitvorming van de raad nog beter te maken waarbij we ook handvatten meegeven aan ambtenaren en college. We hechten grote waarde aan een open en voor iedereen transparante dialoog met alle betrokkenen. Een duidelijke en zakelijke manier van communiceren hoort hierbij. Relevante details, nuanceringen en interpretaties kunnen in de raadsronde gedeeld worden. Deze kunnen ook een plek krijgen in de rapportage over opvolging van aanbevelingen. Debbie Heesakkers voorzitter Rekenkamer Sittard-Geleen

Geachte griffie, geachte secretaris, De PIT-fractie heeft kennisgenomen van het rekenkameronderzoek inzake subsidiebeleid. Onze fractie vindt zowel de bestuurlijke reactie van het college als het nawoord van de rekenkamer nogal zorgwekkend. Het lijkt erop dat de onderlinge verstandhouding tussen beide verstoord is. Dit is buitengewoon kwalijk omdat e.e.a. niet ten goede komt aan zowel de kwaliteit van een rekenkameronderzoek als het aan de slag gaan met de aanbevelingen. Graag zou de PIT-fractie van zowel de rekenkamer als het college een inhoudelijke schriftelijke reactie ontvangen over de gang van zaken. Daarbij zou het wat ons betreft in elk geval moeten gaan over de volgende zaken: De termijn van aanlevering van stukken en reactie. De volledigheid van de aangeleverde informatie. Wij vragen hierbij zowel een reactie over de eigen werkwijze (wat ging goed, waar zijn verbeterpunten) als de werkwijze van de ander (wat ging goed, waar zijn verbeterpunten). Deze reacties zou onze fractie graag schriftelijk voor de rondebehandeling van 3 april aanstaande ontvangen. Verzoek is om deze mail door te geleiden. Met vriendelijke groet, Erwin Talpe Fractie PIT