Afsprakenkader Overhead 2025

Afsprakenkader Overhead 2025 t/m 2028 Inleiding In december 2023 heeft de commissie BBV een nieuwe kadernota overhead gepresenteerd. Hierin geeft de commissie BBV duiding aan de onderwerpen die in directe relatie met de overhead staan. Dit heeft aanleiding gegeven voor de ambtelijke organisatie om haar eigen berekening van het overhead tarief te herzien. Op basis van deze kadernota is dit afsprakenkader opgesteld om duiding te geven hoe het overheadtarief van gemeente SittardGeleen tot stand is gekomen. Wat is overhead? Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Stellige uitspraken commissie BBV De berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening -

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.

Concrete afspraken/definities Formatie/bezetting Uitgangspunt is de goedgekeurde formatie per 01-01-2025, niet werkelijke bezetting 1 FTE: 36-urige werkweek Verhuurde FTE’s aan andere overheidsinstantie worden verminderd op het totaal Apparaatskosten: alle apparaatskosten 1 in verhouding tot het aantal inwoners Een functie is gekoppeld aan maximaal 4 taakvelden (25% per taakveld) Overige personele kosten Thuiswerkvergoeding is een onderdeel van overhead

1 Apparaatskosten zijn alle personele en materiële lasten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur.

Pagina 1 van 4

Afspraken Overhead wordt voor 4 jaar “vastgeklikt” en daarmee iedere 4 jaar herzien en opnieuw vastgesteld door de gemeenteraad. Uitzondering: grote reorganisaties, wetswijzigingen of autonome ontwikkelingen kunnen leiden tot een tussentijdse herziening van de verdeling van de overhead. Overhead wordt intra-comptabel 2 bepaald. Hierop geldt een tweetal uitzonderingen: 1. Tarieven/lokale heffingen: Overhead wordt extra-comptabel 3 toegerekend aan de tarieven (conform de financiële verordening gemeente Sittard-Geleen, 2023) 2.

Grondexploitaties en te activeren investeringen: Omdat het niet toerekenen van overhead aan dergelijke investeringen anders kan leiden tot een begrotingstekort. Hierdoor worden de overheadlasten verdeeld over meerdere jaarschijven, in plaats van dat het in één jaar moet worden genomen.

Schematische uitwerking van overhead: 1. loonlasten van de sturende en ondersteunende functies in het PIOFACH 4 domein; 2. de directe ICT-lasten van de PIOFACH-systemen; 3. de directe huisvestingslasten; 4. de uitbestedingslasten PIOFACH-taken; 5. naar rato de rentelasten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces. Basisvoorwaarde 1 Alle taken die direct gekoppeld kunnen worden aan een taakveld/primaire proces, maken geen onderdeel uit van de overhead Commissie BBV: alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak binnen een taakveld maken geen onderdeel uit van de overhead Basisvoorwaarde 2 Alle taken die direct kunnen worden gekoppeld aan een ondersteunende functie maken deel uit van de overhead. De ondersteunende functies kunnen worden geschaard onder PIOFACH Dit betreft ondersteunende functies die geen rechtstreekse bijdrage leveren aan producten die door de gemeente aan de inwoners worden geleverd. Basisvoorwaarde 3 De totale overhead wordt verdeeld over alle Fte’s van de gemeente om tot het overheadtarief per FTE te komen.

2 Intracomptabel is een manier van administreren waarbij de financiële gegevens in de boekhouding (het grootboek) worden verwerkt. 3 Extracomptabel is het verwerken van financiële gegevens buiten de boekhouding (het grootboek) om. De (extracomptabele) verwerking van gegevens worden dus niet in boekhouding, maar op een andere manier verwerkt. 4 de afkorting voor Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting, een verzamelterm voor activiteiten die een organisatie moet verrichten die niet het primaire proces zijn

Pagina 2 van 4

Toelichting over specifieke functies/teams/units/onderdelen VIDAR Alle functies die betrekking hebben op Vidar zijn geen overhead Deze functies maken onderdeel uit van Vidar en zijn daardoor per definitie bezig met Vidar, dus per definitie primair Concerncontrol Concerncontrol is volledig overhead, deze is per definitie onderdeel van het ondersteunend proces en niet het primair proces KCC KCC is verdeeld in 75% medewerker telefonie en 25% medewerker balie. Telefonie is overhead Telefonie is ondersteunend voor de organisatie wegens doorgeven van berichten en doorverbinden naar medewerkers Balie is geen overhead Balie is direct verbonden aan dienstverlening (denk aan uitgifte reis- en rijbewijzen) Projecten De doorbelasting van de projectleiders wordt in mindering gebracht op de overhead. Directie De directie wordt gezien als een ondersteunend orgaan binnen de organisatie. Op basis daarvan worden deze functies gezien als overhead. Teammanagers en managementassistenten Teammanager, en in het verlengde hiervan de managementassistent, is in beginsel bezig met people management. Daardoor maken deze functies deel uit van de overhead. Coördinatoren en opdrachtgevers Deze functies worden niet als sturend gezien maar er wordt verondersteld dat ze met name bezig zijn met de inhoud, vandaar dat zij geen overhead zijn.

Uitzondering: alle coördinatoren en opdrachtgevers van ondersteunende processen zijn overhead conform basisvoorwaarde 2. Adviseurs: juridisch, communicatie, financieel en inkoop Dit zijn ondersteunende functies en daarbij geldt basisvoorwaarde 2 en deze zijn dus overhead. Uitzondering: voor de juristen geldt dat de juristen uit de 2 e lijn (juridische adviseurs) wel onderdeel uitmaken van de overhead en juristen uit de 1 e lijn (juristen bij handhaving, vergunningen, ruimtelijke ontwikkeling, etc…) niet Adviseur treasury Functie adviseur treasury wordt toegerekend aan taakveld 7 en daardoor geen overhead. Business-, Team-, project- en financial controllers Dit zijn ondersteunende functies en daarbij geldt basisvoorwaarde 2 en deze zijn dus overhead.

Pagina 3 van 4

@

Functioneel beheer en Unit Data Dit zijn ondersteunende functies en overhead.

Steller

E-mail

2 en deze

zijn dus

(team Financiën) (geanonimiseerd) (Concerncontrol) en (geanonimiseerd) |

:

(geanonimiseerd) @sittard-geleen.nl

:

Concerncontrol

Telefoon Team

daarbij geldt basisvoorwaarde

Pagina

4 van

4