Advies commissie B&V Kaderstelling voor en informatievoorziening naar de gemeenteraad bij grote projecten

Aan: Van: Onderwerp:

De leden van de gemeenteraad Commissie Begroting & Verantwoording

Datum:

07-07-2023

Rapport RKC Kaderstelling door en informatievoorziening naar de gemeenteraad bij grote projecten

Inleiding In de conclusies van het rapport van de Rekenkamer “Kaderstelling door en informatievoorziening naar de gemeenteraad bij grote projecten” staat een aantal aanbevelingen opgenomen. Sommige van deze aanbevelingen hebben betrekking op de raad, andere op het college. Met betrekking tot de aanbevelingen aan de raad heeft de Commissie Begroting & Verantwoording (Commissie B&V) een rol of zou deze kunnen hebben. In deze memo wordt de visie van de Commissie B&V verwoord op de gedane aanbevelingen waarin zij deze rol heeft of zou kunnen hebben.

Aanbevelingen Over de aanbevelingen aan het college adviseert de Commissie B&V deze over te nemen, met inachtneming van de bestuurlijke reactie. De Commissie B&V adviseert verder aan de Rekenkamercommissie om in hun aanbevelingen aan te geven wat met de inbreng van het college, zoals gegeven in de bestuurlijke reactie, wordt gedaan. Daarbij adviseert de Commissie B&V ook om die terugkoppeling niet alleen schriftelijk te geven, maar, indien nodig, hierover met elkaar het gesprek aan te gaan. Aanbevelingen aan de raad: 1. Aanbeveling: Schep duidelijkheid aan de voorkant (verwachtingsmanagement). Raad: Maak aan de voorkant van een project afspraken over de gewenste informatie en wees hier concreet in. Veranker deze concretisering in de regeling grote projecten. 2. Aanbeveling: maak gezamenlijk duidelijke afspraken over de monitoring van grote projecten en evalueer deze tussentijds en stuur indien noodzakelijk bij. Raad: Agendeer één keer per kwartaal de grote projecten tijdens de Commissie B&V en bespreek de voortgang en ga het gesprek aan over de benodigde informatie die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn kader stellende en controlerende rol. Pas indien nodig de aan de voorkant gemaakte afspraken over de informatievoorziening aan.

3. Aanbeveling: Geef als college en raad verdere invulling aan wat de actieve informatieplicht inhoudt. Raad en College: Voer het gesprek als raad en college over de behoeften en verwachtingen hierbij. Door hier openheid over te hebben, voorkomt dit verschillende verwachtingen (en uiteindelijk invulling die eraan wordt gegeven). Maak gezamenlijk verdere afspraken over de invulling van de actieve informatieplicht en leg dit vast. 4. Aanbeveling: Bevorder de onderlinge verbinding. Raad/college: Blijf met elkaar in overleg over de concrete invulling van de kaders en de actieve en de passieve informatieplicht hieromtrent van projecten die onder de regeling Grote projecten vallen, met respect voor ieders rol. Aanbeveling 1 houdt concreet in dat er vooraf afspraken gemaakt worden over de gewenste informatie tijdens de looptijd van een groot project. Dit zou nader moeten worden vastgelegd in de Regeling grote projecten. De Commissie B&V stelt voor om, zo lang deze aanbeveling nog niet in de Regeling grote projecten is verwerkt, de te maken afspraken per groot project op te nemen in een startdocument en deze te bespreken in de commissie B&V. Met betrekking tot aanbeveling 2 over de informatievoorziening gedurende de looptijd van een groot project wordt voorgesteld om de voortgang van grote projecten eenmaal per kwartaal te agenderen in de Commissie B&V.

De Commissie B&V geeft aan wel te zoeken naar de dynamiek van adaptieve informatie. Als daar aanleiding toe is, moet de raad en de Commissie B&V direct geïnformeerd worden. De Commissie B&V geeft verder aan zoekende te zijn naar de kaders van haar taak bij de beoordeling van de voortgang en de benodigde informatie bij grote projecten. Daarbij verneemt de Commissie B&V graag van de raad wat er concreet van haar verwacht wordt op dit punt, waarbij in ogenschouw dient te worden genomen dat de Commissie B&V een “technische” commissie is en geen politieke. Met betrekking tot aanbeveling 3 en 4 merkt de commissie B&V op dat de actieve en passieve informatieplicht in het kader van de grote projecten nader moet worden uitgewerkt in de Regeling grote Projecten. Daar waar het gaat om de algemene uitgangspunten om inhoud te geven aan de actieve- en passieve informatieplicht in de relatie tussen raad en college kan dat worden vastgelegd in een aparte notitie van de griffie.

Voorstel: 1. Het college opdragen om de Regeling grote projecten op het punt van informatievoorziening aan de raad te concretiseren. De aangepaste regeling in het najaar 2023 voor te leggen ter bespreking aan de commissie B&V. 2. Het college opdragen om in de Regeling grote projecten in ieder geval op te nemen dat één keer per kwartaal de grote projecten geagendeerd worden in de commissie B&V om de voortgang en de financiële aspecten daarvan te bespreken.

3. Het college opdragen tevens in de regeling grote projecten te specificeren welke informatie aan de commissie B&V zal worden voorgelegd om de commissie voldoende in staat te stellen om de voortgang en de financiële kaders van grote projecten te bewaken. 4. Het college op te dragen een voorstel te doen om nadere invulling geven aan de taak van de commissie B&V in het kader van de Regeling grote projecten. Daarna zal de commissie B&V zich hierover uitspreken en, indien noodzakelijk, artikel 4 van het reglement van orde aanpassen op deze specifieke taak van de Commissie B&V.