3. Bijlage Stroomschema regeling grote projecten
Tekst van het document
Idee voor een groot project? Ja Nee
Voldoet het project aan de criteria voor een groot project: • grootschalig • activiteiten zijn niet routinematig, maar begrensd in tijd • groot effect voor de samenleving • grote financiële risico's • complexe structuren en organisatie
Is er geen andere wijze waarin de raad via de actieve informatieplicht in de informatiebehoefte wordt voorzien?
Ja
Nee
De raad kan het project bijzonder noemen en aanwijzen als een groot project.
De actieve informatieplicht van het college gaat via de reguliere P&C cyclus
Ja
Toewijzing status groot project. De raad besluit het projecten aan te wijzen tot een groot project. Optie besluit: •
via reguliere P&C cyclus
•
opdracht aan het college in een raadsbehandeling
•
verzoek van het college via raadsvoorstel
De toewijzing van een groot project is in alle projectfases mogelijk. Voorkeur is een toewijzing voordat het project start met de definitiefase.
Heeft de raad eerder al besloten om een investeringskrediet vast te stellen voor het totale grote project? Nee
Ja
College vraagt 3 keer aan de Raad krediet beschikbaar te stellen. 1. voorbereidingskrediet voor de definitiefase. 2. voorbereidingskrediet voor de ontwerpfase. 3. Investeringskrediet voor de realisatie van het project. Bij stap 3 ontvangt de raad ook het startdocument. Het college licht haar kredietverzoek toe in een raadsvoorstel.
Na toewijzing groot project wordt het startdocument na 8 weken geagendeerd voor bespreking in de ronde. Deze termijn is gebaseerd op de wettelijk aanlevertermijn van 5 weken bij de raad, 1 week aanlevertermijn voor het college en 2 weken voorbereiding door de ambtelijke organisatie.
Monitoring voortgang tijdens de looptijd van het project: - 2 keer per jaar een voortgangsrapportage via de P&C cyclus. - Significante afwijkingen gaan via een separaat raadsvoorstel (significant betekent dat de afwijking hoger is dan 3% van de investering met een minimum van € 100.000). De raad kan aan het college vragen stellen volgens het kader van de passieve informatieplicht.
Het project is gereed. De raad ontvangt van het college een evaluatierapport. Na behandeling van dit rapport in de raad wordt het grote project gereed gemeld. De regeling grote projecten is voor dit project niet meer van toepassing.