2. Bijlage Was wordt lijst regeling grote projecten

Was – wordt lijst, Regeling Grote projecten De wijzigingen zijn in blauw weergegeven. Bestaande regeling Artikel 1. Begripsbepaling • In deze regeling wordt verstaan onder: • project: een samenhangend geheel van activiteiten, uitgevoerd door een (tijdelijke) projectorganisatie, gericht op het bereiken van een vooraf gedefinieerd resultaat; • projectorganisatie: een groep mensen uit een organisatie van verschillende vakgebieden die tijdelijk samenwerken om een bepaald doel te bereiken; • risico: een ongewenste gebeurtenis die zich al dan niet kan voordoen en die kan leiden tot extra kosten en/of vertraging (c.q. een negatieve invloed heeft op de organisatie). De grootte c.q. de mate van het risico hangt af van de kans van optreden van de ongewenste gebeurtenis, de impact hiervan op de organisatie en de mogelijkheden om dit te beïnvloeden; • analyse: feitelijke uitleg over een situatie of vraagstuk; • rapportage: document dat het College opstelt om de raad nadere informatie te verstrekken over een Groot Project, conform de voorliggende regeling. Dit moet zijn: een startdocument, een voortgangsrapportage of een eindevaluatie; • Groot Project: een door de raad aangewezen project waarop de Regeling Grote Projecten van toepassing is verklaard. Grote projecten zijn doorgaans complexe projecten die zich kenmerken door een meerjarige looptijd en meervoudige risico’s.

Doorslaggevend in de aanwijzing van een groot project is niet zozeer het financieel belang of de betrokkenheid van vastgoed, maar de politieke relevantie, de soorten risico’s en de complexiteit daarvan.

Nieuwe regeling Artikel 1. Begripsbepaling In deze regeling wordt verstaan onder: • project: is het realiseren van een uniek eindresultaat binnen een afgebakende tijdsperiode, afgebakende middelen en een afzonderlijke organisatiestructuur met opdrachtgever en projectleider. Is er sprake van een werkvorm waarbij niet aan al deze drie de kenmerken wordt voldaan dan is er géén sprake van een project. • projectorganisatie: een groep mensen uit een organisatie van verschillende vakgebieden die tijdelijk samenwerken om een bepaald resultaat te bereiken; • risico: een ongewenste gebeurtenis die zich al dan niet kan voordoen en die kan leiden tot extra kosten en/of vertraging (c.q. een negatieve invloed heeft op de organisatie). De grootte c.q. de mate van het risico hangt af van de kans van optreden van de ongewenste gebeurtenis, de impact hiervan op de organisatie en de mogelijkheden om dit te beïnvloeden; • analyse: feitelijke uitleg over een situatie of vraagstuk; • rapportage: document dat het College opstelt om de raad nadere informatie te verstrekken over een Groot Project, conform de voorliggende regeling. Dit moet zijn: een startdocument, een voortgangsrapportage of een eindevaluatie; • Groot Project: een door de raad aangewezen project waarop de Regeling Grote Projecten van toepassing is verklaard.

Grote projecten zijn doorgaans complexe projecten die zich kenmerken door een meerjarige looptijd en meervoudige risico’s. Doorslaggevend in de aanwijzing van een groot project is niet zozeer het financieel belang of de betrokkenheid van vastgoed, maar de soorten risico’s, de complexiteit en maatschappelijk impact van het project; • initiatieffase: in deze fase wordt een idee voor een project nader onderzocht en uitgewerkt; • definitiefase: in deze fase wordt zo goed mogelijk bepaald de eisen en wensen waaraan het project moet gaan voldoen; • ontwerpfase: in deze fase wordt uitgewerkt hoe het projectresultaat er moet uit zien; • voorbereidingsfase: in deze fase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project; • realisatiefase: in deze fase wordt het project uitgevoerd en gerealiseerd; • nazorgfase: in de nazorgfase wordt alles geregeld om het projectresultaat daadwerkelijk te doen landen. Het gaat dan om het gebruik, beheer, onderhoud van het projectresultaat. Deze kosten worden verantwoord in de reguliere begroting en jaarstukken (exploitatie).

Reden Het begrip project is concreter gemaakt. Zodat duidelijk is wanneer er sprake is van een daadwerkelijk project. Het advies van de rekenkamer is aan voorkant duidelijke afspraken te maken over de invulling van de kaders. Ons voorstel is de sturing en besluitvorming te koppelen aan de zes projectfasen. Onze projecten kennen zes fasen. In de begrippenlijst zijn de fases toegevoegd. Iedere fase bestaat uit specifieke taken voor het behalen van de projectresultaten.

Bestaande regeling Artikel 2. Aanwijzing Groot Project 1. De raad kan, gehoord het college van burgemeester en wethouders, besluiten een activiteit aan te wijzen tot Groot Project, indien hij van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is. 2. Deze aanwijzing vindt plaats op grond van een of meer van de volgende overwegingen: a) er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; b) het project is politiek zeer relevant; c) er is sprake van aanmerkelijke risico’s; d) er zijn substantiële financiële gevolgen aan verbonden; e) er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en/of uitvoeringsproces. 3. Voor de beoordeling van een Groot Project wordt de bijlage ‘Checklist Grote Projecten voor aanwijzing door de Raad’ gehanteerd.

Nieuw

Nieuwe regeling Artikel 2. Aanwijzing Groot Project 1. De raad kan, gehoord het college van burgemeester en wethouders, besluiten een project aan te wijzen tot Groot Project, indien de raad van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is. 2. Deze aanwijzing vindt plaats op grond van een of meer van de volgende overwegingen: a) er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; b) het effect van het projectresultaat is belangrijk voor de samenleving van Sittard-Geleen; c) er is sprake van aanmerkelijke risico’s; d) er zijn substantiële financiële gevolgen aan verbonden; e) er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en/of uitvoeringsproces. f) de gemeente Sittard-Geleen draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; 3. De raad kan afwijken van bovengenoemde criteria en een bijzonder proces benoemen tot een groot project. Dit voor zover de reguliere planning & control niet voorziet in de informatiebehoefte van de raad. Artikel 3. Informatieplicht. 1. Uitgangspunt voor de informatieplicht is dat raad, college en organisatie in een vroeg stadium geïnformeerd worden over afwijkingen in de uitvoering van het project en in positie komen om bij te sturen.

In de informatieplicht worden twee manieren onderscheiden, de actieve en de passieve informatieplicht.

Reden Op verzoek van de commissie B&V is de mogelijkheid geboden om een proces of project toch aan te wijzen als een groot project. Ook al voldoet deze niet aan de criteria genoemd in artikel 2 lid 2. Randvoorwaarde bij een bijzonder proces is dat de reguliere P&C cyclus niet voorziet in de informatiebehoefte van de raad.

Het advies van de rekenkamer is dat vooraf wordt aangeven wat onder actieve en passieve informatieplicht wordt verstaan.

In dit artikel is uitgewerkt onder welke voorwaarden het college haar actieve informatieplicht uitoefent: - een concrete definitie van een significante afwijking; - documenten die vallen onder de actieve informatieplicht; 2. In de verordening 212 is genormeerd wanneer sprake is van actieve - duidelijkheid verschaffen over de status van de informatie en informatieplicht. Dit is het geval als een significante afwijking zich hoe deze gedeeld wordt. met een grote mate van waarschijnlijkheid gaat voordoen. 3. Een afwijking is significant als het verschil groter is dan 3% van de Voor de passieve informatieplicht wordt verwezen naar de begroting met een minimum van € 100.000. Er is sprake van een gemeentewet en reglement van orde. Passieve informatieplicht gaat afwijking als : over de informatieverzoeken van de raad. a) De lasten van een programma de begrote lasten zullen overschrijden; b) De investeringsuitgaven van het door de raad vastgestelde investeringskrediet zal overschrijden; c) De baten van een programma de begrote baten zullen onderschrijden. 4. In geval van een significante afwijking zoals genoemd in lid 3 is een afzonderlijk raadsvoorstel vereist met een begrotingswijziging om de afwijking op te vangen. 5. Er wordt steeds duidelijk aangegeven of informatie openbaar of geheim is en hoe en met wie geheime informatie wordt gedeeld en hoe de communicatie er uit ziet. 6.

Er wordt steeds duidelijk aangegeven wat de status van de informatie is : informatiebijeenkomst / themasessie / raadswerkgroep / voorstel raad.

Bestaande regeling

Nieuwe regeling 7. De normering genoemd onder 2 en 3 geldt alleen voor kredieten die door de raad zijn gevoteerd. Indicaties zoals omschreven in artikel 4 lid 2 sub c vervallen zodra het investeringskrediet door de raad is gevoteerd.

Reden

8. Het Startdocument genoemd in artikel 5, Voortgangsrapportage genoemd in artikel 6 en Evaluatierapport genoemd in artikel 7 maken onderdeel uit van de actieve informatieplicht van het college bij grote projecten. 9. De passieve informatieplicht gaat zoals beschreven in de Gemeentewet in de artikelen 155, 169 leden 3 en 4 en 180 lid 3. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad zijn de bepalingen over de passieve informatieplicht uitgewerkt in artikel 43, 44 en 45. Nieuw

Artikel 4. Procedure van een groot project 1. Bij een groot project kunnen de volgende fasen van toepassing zijn: a) initiatieffase; b) definitiefase; c) ontwerpfase; d) realisatiefase; e) nazorgfase.

De rekenkamer adviseert aan de voorkant duidelijkheid verschaffen van het proces. Dit artikel is gericht op het besluitvormingsproces. Daarnaast heeft de Rekenkamer geadviseerd het krediet voor het project te splitsten in een voorbereidingskrediet en een investeringskrediet. In de beginfase van het project is het moeilijk in te schatten hoe hoog de totale investering zal gaan bedragen.

2. Het beschikbaar stellen van het investeringskrediet gaat in 3 Iedere fase brengt meer duidelijkheid over de benodigde middelen en het stappen. Deze stappen zijn alleen van toepassing voor projecten die verloop van het project. Op verzoek van de commissie B&V is de door de Raad zijn aangewezen als een groot project. procedure van het voorbereidingskrediet gefaseerd. Zodat de raad de 3. Stap 1, het college vraagt via een raadsvoorstel aan de raad een voortgang van het project beter kan volgen. En meer duidelijkheid komt voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor de uitvoering van in het benodigde investeringskrediet als alle wensen zijn meegenomen de definitiefase. Voor de aanvraag van het voorbereidingskrediet in het definitieve ontwerp. geldt de volgende criteria: a) In het voorbereidingskrediet is aangegeven welke kosten hieruit De raad ontvangt het startdocument bij de aanvraag van het betaald mogen worden. investeringskrediet (stap 3). Door beide onderwerpen samen te b) In het raadsvoorstel wordt een eerste indicatie van de behandelen in één raadsvoorstel komen alle belangrijke aspecten aan projectkosten op hoofdlijnen gegeven. bod, namelijk resultaat, financiën, risico’s, sturing, en communicatie. c) Aan het raadsvoorstel is de begrotingswijziging bijgevoegd voor Deze procedure is verder uitgewerkt in het stroomschema. het beschikbaar stellen van het krediet. 4.

Stap 2, het college vraagt via een raadsvoorstel een Het toewijzen van een groot project is in alle fases mogelijk. Komt de voorbereidingskrediet voor de uitvoering van de ontwerpfase. Voor toewijzing nadat het investeringskrediet is vastgesteld. Dan zal het startdocument apart geagendeerd worden voor de Ronde. In het aanvraag van het voorbereidingskrediet geldt: a) In het voorbereidingskrediet is aangegeven welke kosten hieruit startdocument staan geen voorstellen waarover de gemeenteraad een besluit moet nemen. betaald mogen worden. b) In het raadsvoorstel wordt een tweede indicatie van de projectkosten op hoofdlijnen gegeven. c) Een toelichting van de uitkomst van de definitiefase. d) Aan het raadsvoorstel is de begrotingswijziging bijgevoegd voor het beschikbaar stellen van het krediet.

5. Stap 3 na afronding van de ontwerpfase, vraagt het college via een raadsvoorstel het beschikbaar stellen van het investeringskrediet voor voorbereiding en realisatie van het project. Voor het raadsvoorstel geldt de volgende criteria:

Bestaande regeling

Nieuwe regeling a) Een toelichting van de uitkomst uit de ontwerpfase. b) Een globale financiële toelichting over de inzet van het krediet. c) Naast het investeringskrediet zijn ook de financiële gevolgen van de nazorgfase meegenomen. d) Verplichte bijlagen van het raadsvoorstel zijn: 1. de begrotingswijziging voor het beschikbaar stellen van het krediet. 2. het startdocument bijgevoegd, volgens de voorwaarden genoemd in artikel 5. Startdocument. 6. Als de toewijzing van een groot project door de raad plaatsvindt nadat het investeringskrediet is beschikbaar gesteld. Dan wordt het startdocument 8 weken na de toewijzing geagendeerd voor de bespreking in de Ronde.

Reden

Artikel 3. Startdocument Artikel 5. Startdocument Dit document en de voortgangrapportages vallen onder de actieve 1. De raad besluit, bij de vaststelling van de begroting danwel n.a.v. 1. Het startdocument is een verplicht bijlage van het raadsvoorstel over informatieplicht. een specifiek raadsvoorstel, welke projecten als Groot Project het beschikbare stellen van het investeringskrediet. 2. In het startdocument komt de volgende informatie in elk geval aan worden aangemerkt. Uiterlijk bij de start van het Groot Project verstrekt het college via de ronde aan de raad een startdocument bod: a) de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt; met daarin tenminste: a) de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt; b) De resultaten van het project met een afbakening wat wel en wat niet tot het project behoort; b) de specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden geformuleerde doelstelling(en) van het project; c) De prestaties die geleverd worden om de projectresultaten te c) een weergave van de geldende beleidskaders en de bereiken; beleidsruimte; d) een weergave van de geldende beleidskaders en de d) de rol van de gemeente bij dit project; betrokkenheid van andere beleidsruimte; publieke of private partijen; e) de rol van de gemeente bij dit project; betrokkenheid van andere e) een kostenraming, de wijze van financiering, de inpassing publieke of private

partijen en daarbij van toepassing zijnde inclusief dekking van de exploitatielasten in de begroting en afspraken en/of voorwaarden; meerjarenraming; f) een kostenraming op hoofdlijnen, de wijze van financiering, de inpassing inclusief dekking van de exploitatielasten in de f) een risicoanalyse en de maatregelen die zijn genomen om de begroting en meerjarenraming; risico’s te beheersen; g) de voorziene planning van de te nemen beslissingen en de rol g) een risicoanalyse en de maatregelen die zijn genomen om de van de raad daarin; risico’s en kansen te inventariseren, analyseren, beheersen en hierover te adviseren en rapporteren. Op tenminste op volgende h) de hoofdlijnen van de organisatie van het project alsmede de risico’s wordt gestuurd : maatschappelijke doelen, continuïteit aansturing en de beheersing daarvan; i) de hoofdlijnen van de communicatie- en participatieaanpak; van de dienstverlening en van de bedrijfsvoering, financiën, j) duurzaamheidsparagraaf. bestuurlijk en imago. h) de voorziene planning, projectfasering van de te nemen 2. Bij majeure afwijkingen van het startdocument wordt de raad te beslissingen, go – no go momenten en de rol van de raad daarin; allen tijde geïnformeerd middels een aangepast startdocument i) de hoofdlijnen van de organisatie van het project alsmede de danwel voortgangsrapportage (actieve informatieplicht).

Een en aansturing en de beheersing daarvan; ander afhankelijk van de fase van het project. j) de hoofdlijnen van de communicatie- en participatieaanpak voor 3. De raad kan desgewenst aanvullende eisen stellen aan de te alle betrokken stakeholders; verstrekken informatie. k) duurzaamheidsparagraaf. 2. Bij afwijkingen van het startdocument wordt de raad te allen tijde geïnformeerd door een aangepast startdocument dan wel voortgangsrapportage. Een en ander afhankelijk van de fase van het project. 3. De raad kan desgewenst aanvullende eisen stellen aan de te verstrekken informatie.

Bestaande regeling Artikel 4. Voortgangsrapportages Verantwoording en rapportering over een Groot Project geschiedt via de reguliere p&c-cyclus tenzij specifieke omstandigheden een afzonderlijke rapportage vereisen. Deze rapportage behelst minimaal:

Nieuwe regeling

Artikel 6. Voortgangsrapportages 1. Verantwoording en rapportering over een Groot Project geschiedt via de reguliere p&c-cyclus tenzij specifieke omstandigheden een afzonderlijke rapportage vereisen, zoals omschreven in artikel 3 lid 2 en 3. a) de voortgang en de resultaten van de doelstellingen ten opzichte 2. Elke rapportage bestaat uit drie onderdelen: een algemeen deel, een van de startnotitie; financieel deel en een inhoudelijk deel. De rapportage heeft een b) de politieke keuzevraagstukken, mede gelet op wat er leeft in de voortschrijdend karakter, dat wil zeggen dat alleen de wijzigingen ten samenleving, inclusief de rol van de gemeenteraad daarin; opzichte van de voorafgaande rapportage worden toegelicht. c) de eventuele wijzigingen in de reikwijdte van het project; 3. Het algemeen deel van de rapportage bevat een korte samenvatting d) de ontwikkeling van de planning van het project; van de inhoud van het project. Daarbij worden ook de specifieke e) de ontwikkeling van de financiën van het project waarbij inzicht besluiten vermeld, evenals de verwachte financiële gevolgen voor de gegeven wordt in: exploitatie op het moment dat het project is afgerond. Hiermee zijn 1. de kostenontwikkeling in de loop van de tijd; één oogopslag de belangrijkste uitgangspunten van het project 2. de exacte financiering van het project, waar onder de wijze van inzichtelijk.

financiering van de investerings- en uitvoeringskosten. Indien 4. Met een kleurstelling wordt de voorgestelde besluitvorming van toepassing wordt ook aandacht besteed aan publiek-private geïllustreerd. Hiermee zijn in één oogopslag de beslispunten van het samenwerking, de wijze van contractering en het eventueel project inzichtelijk. aangaan van een deelneming na consultering van de raad; a) Rood betekent dat benodigde bijsturing door de raad omdat het 3. de budgettaire inpassing van het Groot Project in de begroting resultaat van het project niet wordt gehaald binnen de en meerjarenraming van de gemeente, de voorziene budgettaire vastgestelde kaders; dekking en maatregelen over de dekking van eventuele b) Oranje betekent dat het realiseren van het project kan met overschrijdingen. De lasten, verplichtingen en ontvangsten die bijsturing door het college binnen de kaders van de raad met het Groot Project gemoeid zijn, worden in beginsel gerealiseerd worden; afzonderlijk en herkenbaar in de begroting opgenomen; c) Groen betekent dat geen aanvullende besluitvorming nodig is en 4. de hardheid van externe financieringsbronnen. binnen de kaders het project uitgevoerd kan worden. f) de ontwikkelingen met betrekking tot de aan het project verbonden 5.

In de rapportage wordt aangegeven in welke fase het project zich risico’s, zowel eerder genoemde als nieuwe risico’s, waarbij wordt bevindt. Hoe verder in het proces hoe nauwkeuriger de informatie aangegeven: wordt. 1. welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn); 6. Het financieel deel van de rapportage bestaat uit de investering om 2. hoe groot de risico’s zijn (omvang); het project te realiseren, de exploitatie om het opgeleverde project 3. welke impact de risico’s kunnen hebben; te exploiteren, de financiering van het project : 4. wat de (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s a) Voor de investering wordt gerapporteerd over het krediet, de kunnen zijn en hoe risico’s en onzekerheden beheerst zullen realisatie, de aangegane verplichtingen, de restant beschikbare worden en door wie (aannemer, gemeente als opdrachtgever, middelen, de prognose over de nog benodigde middelen, een gemeente als bevoegd gezag, andere overheden); toelichting en de voorgestelde besluitvorming. 5. de (veranderingen in de) risicobeheersing; b) Als er exploitatiemiddelen zijn toegekend wordt gerapporteerd 6. wat de kans maal omvang van elk risico is. Alle aanzienlijke over de begrote kosten voor de exploitatie, de realisatie, de risico’s worden beschreven, zowel tegenvallers als meevallers aangegane verplichtingen, de restant beschikbare middelen, de gekwantificeerd.

prognose over de nog benodigde middelen, een toelichting en de g) de wijze waarop het project wordt aangestuurd en beheerst; voorgestelde besluitvorming. h) de voorgenomen acties; c) Indien bij een groot project sprake is van aanbestedingen, in de i) alle door de raad daarnaast gevraagde informatie; voortgangsrapportages vermeld over de wijze en uitkomst van de j) alle overige informatie betreffende het project waarvan aanbestedingsresultaten is. redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie d) Voor de financiering wordt gerapporteerd over aangetrokken noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van leningen (bij projectfinanciering), subsidies, externe de raad. financieringsbronnen en privaat-publieke samenwerking. e) Indien van toepassing het verwachte financiële effect op de exploitatie uit de nazorgfase.

Reden Dit artikel volgt het advies op over de wijze van monitoring. De voortgangsrapportage komt in Lias, met mogelijkheid om door te klikken naar voorgaande rapportages en besluiten. Monitoring via de voortgangsrapportage bestaat uit drie delen: - Algemeen - Financieel - Inhoudelijk In dit artikel staan ook de criteria van de stoplichtenrapportage. De rekenkamer adviseert voor een concretere omschrijving van de kleuren. De advies hebben we opgevolgd door de kleuren te koppelen aan de rollen van de gemeenteraad en het college: - Rood: risico dat de kaders worden overschreden, bijsturing van de raad nodig. - Oranje: bijsturing nodig van het college maar de uitvoering van het project blijft binnen de kaders. - Groen: geen bijsturing nodig, het project loopt volgens plan.

Bestaande regeling

Nieuwe regeling Het detailniveau van de financiële rapportage is gelijk aan het niveau waarop de begrotingswijziging is vastgesteld. 7. Het inhoudelijk deel van de rapportage betreft de voortgang en de resultaten ten opzichte van de startnotitie; a) de eventuele wijzigingen in de resultaat van het project; b) de voortgang van het project; c) de ontwikkelingen van de projectrisico’s, zowel eerder genoemde als nieuwe risico’s aangevuld met; • de eventuele (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s; • de wijze waarop risico’s en onzekerheden beheerst worden • wie verantwoordelijk is voor de risico’s (aannemer, gemeente als opdrachtgever, gemeente als bevoegd gezag, andere overheden); d) de wijze waarop het project wordt aangestuurd en beheerst; 8. Daarnaast kan op verzoek van de raad aanvullende informatie worden toegevoegd; 9. Alle overige informatie betreffende het project waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van de raad. Artikel 7. Eindevaluatie en beëindiging van het project 1. Als het college van mening is dat de status van een Groot Project beëindigd kan worden dan stelt het college hiertoe een analyse op. 2. Het college zendt ter afronding van het Groot Project een evaluatienotitie aan de raad.

Daarin wordt tenminste aandacht besteed aan de volgende elementen: a) informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke resultaten van het project zijn verwezenlijkt; b) informatie over de uiteindelijke totale kosten van het project alsmede de afwijkingen ten opzichte van de laatste ramingen; c) informatie over de wijze waarop de risico’s zijn onderkend en beheerst; d) informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst; e) informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd.

Reden

Artikel 8. Werking, toepassing en uitleg van de regeling 1. De commissie Begroting & Verantwoording: a) adviseert de gemeenteraad over de opzet, werking en toepassing van deze regeling.

De rekenkamer adviseert meer duidelijkheid geven in de rollen. In dit artikel is een duidelijk onderscheid gemaakt in de adviesrol over de techniek en over de inhoud. De commissie B&V gaat over de opzet en werking.

f)

Artikel 5. Eindevaluatie en beëindiging van het project 1. Als het college van mening is dat de status van een Groot Project beëindigd kan worden dan stelt het college hiertoe een analyse op. 2. Het college zendt ter afronding van het Groot Project een evaluatienotitie aan de raad. Daarin wordt tenminste aandacht besteed aan de volgende elementen: a) informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project zijn verwezenlijkt; b) informatie over de uiteindelijke totale kosten van het project alsmede de afwijkingen ten opzichte van de laatste ramingen; c) informatie over de wijze waarop de risico’s zijn onderkend en beheerst; d) informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst; e) Informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd. Artikel 6. Werking, toepassing en uitleg van de regeling De commissie Begroting & Verantwoording: a) is belast met de opzet van de regeling; b) brengt als zij dit nodig acht, verslag uit aan de Raad over de werking en toepassing van deze regeling in de voorafgaande kalenderjaren (evaluatie van de regeling). Daartoe biedt de commissie een analyse van de werking en toepassing van de regeling ter sondering aan.

b) En agendeert hiertoe 4 keer per jaar de regeling grote projecten. c) Er worden telkens afspraken gemaakt over het omgaan met geheime informatie 2. Het inhoudelijk deel van het grote project gaat: a. informerend via een afzonderlijke raadswerkgroep of projectcommissie b. informeren via themasessie (voor zover van toepassing) c. adviserend bij de ronde

Naast advisering over de werking, adviseert deze commissie ook over de opzet van de adviesrol over de inhoud. Dit kan zijn in de vorm van een projectcommissie of een raadswerkgroep. De status van een projectcommissie is sterker, omdat de adviesrol is geregeld in het reglement van orde. Dit is niet het geval bij de raadswerkgroep. Het voorstel over de toewijzing van een projectcommissie is op verzoek van de commissie B&V toegevoegd.

Bestaande regeling

Artikel 7. Slotbepaling Deze regeling wordt aangehaald als Regeling grote projecten gemeente Sittard-Geleen.

Nieuwe regeling d. besluitvormend bij de gemeenteraad. 3. De commissie B&V adviseert op basis van het startdocument welke adviesorgaan wordt ingesteld; raadswerkgroep of projectcommissie. 4. De verantwoordelijke portefeuillehouder en projectmanager zijn voor de raadswerkgroep en projectcommissie beschikbaar voor een technische toelichting op de inhoud van de rapportage. Artikel 9. Slotbepaling Deze regeling wordt aangehaald als Regeling grote projecten gemeente Sittard-Geleen.

Reden