10 Gespreksverslag ambtelijk overleg 2021-03-12

Overleg accommodatie het Klaverblad Einighausen, 12 maart 2021 (incl. mailwisseling n.a.v. bezettingsoverzicht en laatste bouwplannen De Leeuwerik) Aanwezig Stichtingsbestuur Klaverblad: de heren Van Montfoort (voorzitter), Jetten (secretaris) en Storms (penningmeester) Gemeente Sittard-Geleen: Ronald Suykerbuyk en Annemie Loozen Mevrouw Loozen geeft aan dat, na het gesprek van 12 februari jl. met wethouder Geilen, vervolggesprekken met BS De Leeuwerik hebben plaatsgevonden. Dit heeft geleid tot een wijziging van de bouwplannen. De heer Suykerbuyk licht toe dat de huidige opslagruimtes voor instrumenten en meubilair in het nieuwe bouwplan worden omgebouwd tot één klaslokaal. Daarnaast wordt de huidige bestuurskamer uitgebreid, opgesplitst en omgebouwd tot een tweede klaslokaal en een opslagruimte voor het Klaverblad. De bestuurskamer verdwijnt daarmee. Voor deze planaanpassing is gekozen omdat de gemeente niet wil bouwen voor toekomstige leegstand en probeert de uitbreiding daarom zo beperkt mogelijk te houden, ook uit kostenoogpunt. Het bestuur van het Klaverblad geeft aan dat het niet wenselijk is om leerlingen door de grote zaal van het gemeenschapshuis te laten lopen naar het achtergelegen klaslokaal. Dat stoort de activiteiten in de grote zaal.

Het stichtingsbestuur vreest dat daarmee de activiteiten uiteindelijk in het gedrang zullen komen dan wel geheel zullen worden gestaakt. Gevraagd naar hun voorkeursvariant voor het inpandig onderbrengen van de twee benodigde klaslokalen, geeft het stichtingsbestuur aan dat zij voorstander zijn van de plannen die in eerste instantie op tafel gelegen hebben. Daarin werden de beide klaslokalen op het dak van de gymzaal gesitueerd. De klaslokalen waren bereikbaar via de barruimte. De activiteiten in zowel grote zaal als bestuurskamer werden daardoor minimaal gestoord. Bovendien bleef de ruimte voor het gemeenschapshuis behouden. De heer Suykerbuyk gaat nader in op de gewenste uitbreiding van de basisschool. De behoefte daaraan is ontstaan door toename van leerlingen, vooral vanuit Maastrichterbaan. De behoefte aan twee extra klaslokalen is semipermanent, reden om in eerste instantie na te gaan of daarin middels tijdelijke huisvesting kon worden voorzien. Dat vindt het schoolbestuur ongewenst. De mogelijkheden om in nabijgelegen kernen klaslokalen te benutten, is er momenteel niet. Ook basisschool De Lemborgh in Limbricht kampt met ruimtegebrek, ontstaan door een grotere toestroom van leerlingen uit Hoogveld. De speelruimte van de gemeente biedt te weinig ruimte voor plaatsing van noodlokalen.

Mevrouw Loozen benadrukt dat multifunctioneel gebruik van ruimtes bij het uitoefenen van activiteiten belangrijke aspecten van het accommodatiebeleid blijven. Het stichtingsbestuur geeft uitdrukkelijk aan in het verleden steeds de nodige flexibiliteit te hebben betracht om tot gezamenlijk ruimtegebruik te komen. Zij zijn unaniem van mening dat de door de gemeente geschetste meest recente nieuwbouwplannen de activiteiten in Het Klaverblad eigenlijk onmogelijk maken en daarmee de essentie van het gemeenschapshuis wordt aangetast. Het feit dat het schoolbestuur semipermanente uitbreiding ongewenst vindt, komt erop neer dat het gemeenschapshuis ruimte moet inleveren. Mevrouw Loozen meldt dat uit het bezettingsoverzicht blijkt dat er weinig gelijktijdig gebruik gemaakt wordt van de grote zaal en de bestuurskamer. Het stichtingsbestuur heeft het verslag van het overleg op 12 februari en het bezettingsoverzicht niet ontvangen. Mevrouw Loozen zal dit zo snel mogelijk alsnog toesturen.

Mail Jos Jetten (secretaris Het Klaverblad), 2021-03-16, reactie op verslag 2021-03-12

Aan het gebruik van de vergaderzaal moet toegevoegd worden dat deze ook gelijktijdig wordt gebruikt bij tal van activiteiten door de gebruiker van de grote zaal . - Fanfare, wekelijks bij de repetitie van de fanfare - Grotere activiteiten van Vrouwenbond en KBO Deze worden niet afzonderlijk geadministreerd. Alleen als de ruimte apart verhuurd wordt aan een andere gebruiker dan de gelijktijdige gebruiker van de grote ruimte wordt dit gebruik geregistreerd. Voor wat betreft de gelijktijdige bezetting zou ik er ook aan toe willen voegen dat het gebruik van de vergaderzaal niet mogelijk is op het moment dat er muziekactiviteiten plaatsvinden in de grote zaal. Mail Karel Storms (penningmeester Het Klaverblad), 2021-03-17, reactie op mailwisseling met toezending van gewijzigde bouwplannen BS De Leeuwerik

Ik heb nog even contact gehad met Jos Jetten en Frans van Montfoort. Wij hebben bij de laatste vergadering waar je samen met Ronald Suyckerbuyck aanwezig was uitgebreid gesproken over deze problematiek. Wij als stichtingsbestuur van ‘t Klaverblad zijn van mening dat verkleining van het Klaverblad en de positionering van de klaslokalen zoals door de gemeente voorgesteld waarbij de leerlingen iedere dag dwars door de gemeenschapsruimte moeten lopen om in hun klas te komen, niet wenselijk en daarom onaanvaardbaar. Wegvallen kleine vergaderruimte: Deze ruimte wordt vaker gebruikt dan uit de subsidie aanvrage blijkt. Geregistreerd wordt alleen de verhuur indien de kleine ruimte tegelijk wordt verhuurd met de grote ruimte waar andere vereniging(en) dan actief zijn. Tijdens het gebruik van ’t Klaverblad bij activiteiten van de Fanfare, Vrouwenbond en KBO worden steeds dan wel heel vaak ook de kleine ruimte gebruikt. Bij de KBO wordt ieder woensdag beide ruimten gebruikt omdat kienen en kaarten nu een maal niet tegelijkertijd in dezelfde ruimte kan gebeuren. Ook bij grotere bijeenkomsten van de vrouwenbond wordt de kleine ruimte gebruikt. Bij de fanfare wordt bij de repetitie beide ruimten gebruikt omdat in de grote ruimte tijdens de repetities geen plaats is om alle instrumentenkoffers neer te zetten. Zeker nu in de coronatijd waar we ook nog eens 1½ meter afstand moeten bewaren.

De muzieklessen worden nu op twee plekken tegelijkertijd gegeven, zowel in de klein vergaderruimte als aan de andere kant van de grote ruimte naast het opbergruimte van het slagwerk. Ook dit zal dan niet meer kunnen en moeten lessen verplaats gaan worden naar andere tijdstippen mogelijk tijdens de lesuren voor kinderen die de lagere school al hebben verlaten en dan al vrij zijn. Opslagruimte: De opslag ruimte zoals nu op de tekening staat is kleiner dan de huidige opslagruimte in gebruik bij de fanfare en de opslagruimte voor stoelen en tafels, huidige opslagruimte 53,4

M2 tegenover 50,7 m2 in de nieuwe voorgestelde variant. Bovendien is de indeling niet optimaal om daar twee verschillende opbergruimtes te creëren. Ook heeft het Klaverblad hierdoor ook geen vluchtroute meer. Er is wel een deur naar buiten getekend als vluchtroute ingetekend in de opslagruimte die in feite niet gebruikt kan worden als vluchtroute omdat de toegangsdeur naar de opslagruimte op slot zit bij gebruik van overige verenigingen dan de fanfare. Zal toch niet waar zijn dat de gebruikers door de opslagruimte van de fanfare heen moeten om de vluchtroute te gebruiken. Wij denken dat de brandweer daar ook geen goedkeuring aan zal geven. Bovendien zou de inrichting van opslagruimte ernstig worden belemmerd zo niet onmogelijk worden. De Sambaband gebruikt de ruimte achter de keuken als opslagruimte voor hun instrumenten. Maar deze ruimte is dan alleen bereikbaar via de opslagruimte van de fanfare. Dit is niet wenselijk en belemmerd ook weer de optimale inrichting van de opslagruimte van de fanfare.. Waarom zit er nog een deur van de opslagruimte naar de keuken toe ingetekend? Ook dit belemmerd de optimale inrichting van de opslagruimte. De fanfare heeft bij de ingebruikname van het klaverblad de huidige opslagwerkruimte op eigen kosten en met eigen mankracht ingericht.

Positionering klaslokalen: Door de door de gemeente voorgestelde positionering van de klaslokalen zou betekenen dat de schoolgaande kinderen iedere dag dwars door het verenigingsgedeelte moeten lopen om in de klas te komen. Hierdoor kunnen activiteiten die in het verenigingsgebouw plaatsvinden gestoord dan wel ernstig belemmerd worden. Zeker als door de verkleining van het verenigingsgebouw bepaalde activiteiten niet tegelijkertijd meer kunnen plaatsvinden en mogelijk activiteiten noodgedwongen naar andere daguren verplaatst moeten gaan worden. Ook voorbereidende werkzaamheden door de dag heen om ’s middags of ’s avonds een bijeenkomst te kunnen houden worden hierdoor belemmerd of onmogelijk gemaakt. Het onderhoud zoals poetsen dweilen en zuigen gebeurt meestal in de ochtenduren omdat ’s middags en ’s avonds het verenigingsgebouw bezet is. Hoe kun je nu gaan dweilen en zuigen als er ook nog kinderen regelmatig door moeten lopen om naar het klaslokaal te gaan. Het houden van koffietafels bij begrafenissen wordt ernstig belemmerd en het is niet wenselijk als er dan kinderen door de ruimte moeten om naar het klaslokalen te gaan. Wij zijn en blijven als bestuur van ’t Klaverblad dan ook van mening dat de door voorgestelde variant onwenselijk en onwerkbaar is.

Wij willen u dan ook dringend verzoeken dit te heroverwegen en kiezen voor de variant waar wij met de school (Triade) al in overeenstemming waren en waarbij wij als stichtingsbestuur al vergaande concessies richting de school hadden gedaan.