1 Controleprotocol 2023

PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE JAARREKENING 2023 GEMEENTE SITTARD-GELEEN

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................3

2.

Kaders en normen voor jaarrekeningcontrole...................................................................3

3.

Rechtmatigheidsverantwoording ......................................................................................3 Het begrotingscriterium: .......................................................................................................5 Het voorwaardecriterium: .....................................................................................................5 Het misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium ..........................................................5

4.

Toleranties en grenzen .....................................................................................................6 Goedkeuringstolerantie ........................................................................................................6 Rapportagegrens ..................................................................................................................6 Verantwoordingsgrens .........................................................................................................7

5.

Rapportering .....................................................................................................................7 Rapportagevorm ...................................................................................................................7 Verslag voor College ............................................................................................................7 Verslag voor gemeenteraad .................................................................................................7 Controleverklaring ................................................................Error! Bookmark not defined. Commissie begroting en verantwoording .............................................................................7

Controleprotocol 2023

Pagina 2

1. Inleiding Het object van de jaarlijkse controle is de jaarrekening en het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over: a) het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen inclusief rechtmatigheidsverantwoording; b) het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) vastgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels; c) de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording door het college mogelijk maken; d) de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. In overeenstemming met de financiële- en controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 is het college verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarrekening en jaarverslag. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over het in dat jaar uitgevoerde bestuur en beleid aan de gemeenteraad. Om de getrouwheid van deze financiële stukken te toetsen, stelt de gemeenteraad een externe accountant aan.

Om de accountant nadere instructies te geven voor de jaarrekeningcontrole, stelt de gemeenteraad een controleprotocol op. Hierin wordt de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen, de goedkeuringstolerantie en verantwoordings- en rapportagegrens beschreven. De opdracht voor de accountantscontrole is uitbesteed aan Deloitte Accountants B.V. In 2023 is ervoor gekozen om de optie in de overeenkomst te lichten waardoor de opdracht met twee jaar wordt verlengd. Hierdoor is Deloitte Accountants B.V. verantwoordelijk voor de jaarrekeningcontrole van 2023 en 2024. De grondslag voor deze opdracht is gebaseerd op artikel 213 Gemeentewet (Gemw) en artikel 393 Burgerlijk Wetboek (BW).

2. Kaders en normen voor jaarrekeningcontrole De jaarrekening moet voldoen aan een aantal kaders en normen. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten omschrijft de basis van de kaders en normen voor de jaarrekening controle. De minimumvereisten voor de accountantscontrole zijn terug te vinden in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). De reikwijdte van de jaarrekeningcontrole wordt bepaald door de wet- en regelgeving. Het controleprotocol van de gemeente Sittard-Geleen is hiervoor geen vervangend document noch een aanvulling op de bestaande regels. Het controleprotocol geeft aan wat de toetsingspunten zijn die in de controle mee moeten worden genomen op basis van de interne en externe wet- en regelgeving. Daarnaast stelt de accountant een auditplan op waarin de te toetsen onderwerpen staan. Het auditplan wordt besproken met de commissie B&V. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht de wijze waarop de jaarrekeningcontrole wordt ingericht. Daarnaast bepaalt de accountant de aard en omvang van de daar bijhorende werkzaamheden. Dit houdt ook in de frequentie van de uit te voeren werkzaamheden.

3. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf verslagjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Vanaf dit jaar gaat het college een uitgebreidere verantwoording afleggen over de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met relevante interne en externe wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Hierover wordt gerapporteerd in de jaarrekening (paragraaf rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) Vóór deze wijziging was de accountant verantwoordelijk voor de controle en toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening en het jaarverslag. Voortaan toetst de accountant enkel de getrouwheid van de jaarrekening en het jaarverslag. De accountant zal wel een oordeel geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, waardoor er alsnog indirect een oordeel wordt gegeven over de rechtmatigheid.

Controleprotocol 2023

Pagina 3

Verdere toelichting over de relatie tussen de accountantscontrole en de gemeentelijke rechtmatigheid is terug te vinden in het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (bado), Notitie rechtmatigheidsverantwoording (bado) en de Kadernota Rechtmatigheid 2023.

Tabel 1. Overzicht verandering door invoering rechtmatigheidsverantwoording

De algemene definitie van financiële rechtmatigheid die wordt gehanteerd door het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) is: “De in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen”. Dit wordt toegelicht in onder andere de rechtmatigheidsverantwoording, de toelichting in de jaarrekening waarin het college aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De volledige rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid wordt afgedekt door 9 criteria:

Tabel 2. Overzicht rechtmatigheidscriteria

Criteria 1 t/m 6 (in het overzicht het calculatie- t/m leveringscriterium) hebben betrekking op de rechtmatigheid en de getrouwheid. Deze 6 criteria worden afgedekt door het opstellen van de balans en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Criteria 7 t/m 9 (in het overzicht het begrotingt/m misbruik en oneigenlijk gebruik criterium) hebben enkel betrekking op de rechtmatigheid en moeten apart worden vastgelegd in de paragraaf rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.

Controleprotocol 2023

Pagina 4

Het begrotingscriterium: De commissie BBV heeft in de kadernota rechtmatigheid 2023 dit criterium als volgt uitgelegd: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, en ook het begrotingsjaar van belang zijn.” Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting inclusief begrotingswijzigingen in het boekjaar. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting.

Het voorwaardecriterium: De commissie BBV heeft in het kadernota rechtmatigheid 2023 dit criterium als volgt uitgelegd: “De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.” Dit criterium richt zich op de eisen die worden gesteld aan financiële beheershehandelingen binnen de gemeente. Deze zijn afkomstig uit ons eigen normenkader, gebaseerd op interne- en externe wet- en regelgeving. Om ervoor te zorgen dat het duidelijk is aan welke voorwaarden de controle moet voldoen, is een normenkader opgesteld, bijlage 1 Normenkader 2023. Op basis van dit normenkader, stelt het college een toetsingskader op. In het toetsingskader beschrijft het college welke artikelen relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Hierin zijn een aantal zaken van belang: - het betreft alleen financiële beheershandelingen (aangezien de rechtmatigheidsverantwoording enkel de financiële rechtmatigheid betreft); - eigen verordeningen zijn verplicht onderdeel; - uitsluiten onderdelen van verordeningen voor rechtmatigheidsverantwoording is toegestaan indien deze onderdelen niet voortvloeien uit hogere regelgeving (bijvoorbeeld Europese aanbestedingsregels) - collegebesluit zijn geen verplicht onderdeel, behalve als het besluit voortvloeit uit hogere wet- en regelgeving. Wanneer achteraf blijkt dat het vastgestelde normenkader niet toereikend was tijdens de controle, vermeld het college B&W de specifieke regels en waar deze regels invloed op hebben in de paragraaf bedrijfsvoering.

Het misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium Dit criterium bestaat uit twee onderdelen en worden ook afzonderlijk beschreven door de commissie BBV. Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.” Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.”

Controleprotocol 2023

Pagina 5

4. Toleranties en grenzen De controle op de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant en de accountant bepaalt de uit te voeren werkzaamheden en de aard en de omvang van deze werkzaamheden. De accountant zal tijdens de controle niet elk document of elke transactie controleren maar zal de getrouwheid van de jaarrekening vaststelling met een bepaald niveau van zekerheid of betrouwbaarheid. De accountant zal na de controlewerkzaamheden een controleverklaring afleggen met een controleoordeel. De allesbepalende grens voor dit oordeel is de goedkeuringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant De goedkeuringstolerantie wordt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden als volgt beschreven: “De goedkeuringstoleranties is ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten en ten aanzien van de onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De gemeenteraad moet deze goedkeuringstolerantie vaststellen maar deze moet wel voldoen aan de minimumeisen als vermeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden. In praktijk wordt er niet van deze minimumeis afgeweken. De goedkeuringstolerantie is een percentage van de totale lasten afzonderlijk voor fouten en voor onzekerheden. In het onderstaande tabel staan de goedkeuringstoleranties die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in voorgaande controleprotocollen en al jaren worden gehanteerd door de accountant. Deze goedkeuringstolerantie is afwijkend van de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023. Tijdens de herziening van de controleverordening in 2023 is rekening gehouden met de toekomstige wijziging van de goedkeuringstolerantie. Omdat deze wijziging landelijk nog niet is vastgesteld, is in overleg met de accountant ervoor gekozen om de goedkeuringstolerantie ongewijzigd te laten.

Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Rapportagegrens voor rechtmatigheidsverantwoording van het college De rapportagegrens is het uitgangspunt voor het rapporteren van rechtmatigheidsafwijkingen. Rechtmatigheidsafwijkingen zijn verdeeld in rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden. Een rechtmatigheidsfout betreft financiële beheershandelingen waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Een rechtmatigheidsonduidelijkheid betreft financiële beheershandelingen waarbij het college niet kan aangeven (en er onduidelijkheid is) of er sprake is van de rechtmatigheidsfout. Deze worden los van elkaar gerapporteerd en mogen niet bij elkaar op worden geteld. De rapportagegrens is voor beide afwijkingen gelijk. Alle rechtmatigheidsafwijkingen die de rapportagegrens te boven gaan, worden gerapporteerd in het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering). De rapportagegrens is een absoluut getal. Het is mogelijk om de rapporteringsgrens lager vast te stellen dan de verantwoordingsgrens (zie volgende alinea). Bij het vaststellen van de rapportagegrens moet rekening worden gehouden met de administratieve werkzaamheden die nodig zijn om afwijkingen te rapporteren. Hoe lager de rapportage grens des te groter worden de administratieve werkzaamheden alsmede de controlewerkzaamheden van de externe accountant. De rapportagegrens is vastgesteld op € 100.000.

Dit is overeenkomstig met het voorstel uit de presentatie gegeven aan de commissie Begroting & Verantwoording op 29 juni 2023.

Controleprotocol 2023

Pagina 6

Verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college De verantwoordingsgrens bepaalt wanneer een rechtmatigheidsafwijking wordt vermeld in de jaarrekening (paragraaf rechtmatigheidsverantwoording). De rechtmatigheidsafwijkingen die deze grens niet overschrijden, worden beschreven in de paragraaf bedrijfsvoering, zolang deze de rapportagegrens (zie vorige alinea) te boven gaan. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar worden opgesteld. De verantwoordingsgrens moet binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves vallen. De verantwoordingsgrens wordt vastgelegd op 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Dit is overeenkomstig met het voorstel uit de presentatie gegeven aan de commissie Begroting & Verantwoording op 29 juni 2023. Dit ligt in lijn met andere gemeenten en wordt geadviseerd door externe accountant Deloitte.

1. Rapportering Tijdens en na afronding van de accountantscontrole (interim- en jaarrekeningcontrole) rapporteert de accountant conform artikel 8 van de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023.

Rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotings-, voorwaarden-, misbruik en oneigenlijk criterium). De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Verslag voor College Op basis van de interimcontrole (oktober controlejaar) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering, interne beheersing en processen via de managementletter.

Verslag voor gemeenteraad Na de interimcontrole rapporteert de accountant haar bevindingen aan de gemeenteraad, nadat het college bestuurlijk heeft gereageerd op de management letter, via de boardletter. Na de eindejaarscontrole (medio juni opvolgende jaar) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole in een controleverklaring. Hierin staat het controleoordeel van de accountant over de jaarrekening.

Accountantsverslag In het accountantsverslag wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole gerapporteerd. Een onderdeel hiervan is de controleverklaring. Hierin staat het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de jaarstukken. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Commissie begroting en verantwoording De accountant zal het accountantsverslag en de controleverklaring en de uitgevoerde werkzaamheden voor de interim- en jaarrekeningcontrole in een vergadering van de commissie begroting en verantwoording toelichten, voorafgaande aan de behandeling in de gemeenteraad. Op basis van deze presentatie en uitleg alsmede het accountantsverslag geeft de commissie begroting en verantwoording advies aan de gemeenteraad. Dit advies wordt geagendeerd tijdens de behandeling van de jaarstukken in de gemeenteraad.

Controleprotocol 2023

Pagina 7