1 Bijlage Controleprotocol 2024

PROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE JAARREKENING 2024 GEMEENTE SITTARD-GELEEN

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................................3

2.

Kaders, normen en uitsluitingen voor jaarrekeningcontrole..............................................3

3.

Rechtmatigheidsverantwoording ......................................................................................4

4.

Toleranties en grenzen .....................................................................................................4 Goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant .............4 Rapportagegrens voor rechtmatigheidsverantwoording van het college .............................4 Verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college ................5

1.

Rapportering .....................................................................................................................5 Rapportagevorm ...................................................................................................................5 Verslag voor College ............................................................................................................5 Verslag voor gemeenteraad .................................................................................................5 Accountantsverslag ..............................................................................................................5 Commissie begroting en verantwoording .............................................................................6

Controleprotocol 2024

Pagina 2

1. Inleiding Het object van de jaarlijkse controle is de jaarrekening en het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over: a) het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen inclusief de rechtmatigheidsverantwoording; b) het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) vastgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels; c) de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording door het college mogelijk maken; d) de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. In overeenstemming met de financiële- en controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 is het college verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarrekening en jaarverslag. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over het in dat jaar uitgevoerde bestuur en beleid aan de gemeenteraad. Om de getrouwheid van deze financiële stukken te toetsen, stelt de gemeenteraad een externe accountant aan.

Om de accountant nadere instructies te geven voor de jaarrekeningcontrole, stelt de gemeenteraad een controleprotocol op. Hierin wordt de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen, de goedkeuringstolerantie en verantwoordings- en rapportagegrens beschreven. De opdracht voor de accountantscontrole is uitbesteed aan Deloitte Accountants B.V. In 2023 is ervoor gekozen om de optie in de overeenkomst te lichten waardoor de opdracht met twee jaar wordt verlengd. Hierdoor is Deloitte Accountants B.V. verantwoordelijk voor de jaarrekeningcontrole van 2023 en 2024. De grondslag voor deze opdracht is gebaseerd op artikel 213 Gemeentewet (Gemw) en artikel 393 Burgerlijk Wetboek (BW).

2. Kaders, normen en uitsluitingen voor jaarrekeningcontrole De jaarrekening moet voldoen aan een aantal kaders en normen. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten omschrijft de basis van de kaders en normen voor de jaarrekeningcontrole. De minimumvereisten voor de accountantscontrole zijn terug te vinden in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). De reikwijdte van de jaarrekeningcontrole wordt bepaald door de wet- en regelgeving. Het controleprotocol van de gemeente Sittard-Geleen is hiervoor geen vervangend document noch een aanvulling op de bestaande regels. Het controleprotocol geeft aan wat de toetsingspunten zijn die in de controle mee moeten worden genomen op basis van de interne en externe wet- en regelgeving. Daarnaast stelt de accountant een auditplan op waarin de te toetsen onderwerpen staan. Het auditplan wordt besproken met de commissie B&V. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht de wijze waarop de jaarrekeningcontrole wordt ingericht. Daarnaast bepaalt de accountant de aard en omvang van de controlewerkzaamheden. Dit houdt ook in de frequentie van de uit te voeren werkzaamheden. Uitsluiting van de jaarrekeningcontrole Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in het verleden aan de raad voorgelegd ter vaststelling en is daarmee onderdeel van het normenkader.

Hierin staat beschreven dat de gemeente zich houdt aan de gids proportionaliteit en nationale- en Europese wet- en regelgeving. Daarnaast is het handboek inkoop opgesteld. Dit zijn interne inkoop- en aanbestedingsregels en dit is vastgesteld door het college. Het voorstel is om deze interne regels uit te sluiten voor de accountantscontrole omdat dit een omvangrijke hoeveelheid detailcontroles betreft met geen of beperkte invloed op de strekking van de controleverklaring. In plaats van externe controle door Deloitte uit hoofde van de jaarrekening is gekozen voor interne controles uit hoofde van versterking van de interne beheersing.

Controleprotocol 2024

Pagina 3

3. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is de uitgebreidere verantwoording van het college over de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met relevante interne en externe wet- en regelgeving (financiële rechtmatigheid). Deze uitgebreidere verantwoording staat in de jaarrekening (paragraaf rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering). Hierin spelen twee grenzen een belangrijke rol en deze worden toegelicht in de volgende paragraaf. Vóór de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording was de accountant verantwoordelijk voor de controle en toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening en het jaarverslag. Voortaan toetst de accountant enkel de getrouwheid van de jaarrekening en het jaarverslag. De accountant zal wel een oordeel geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, waardoor er alsnog indirect een oordeel wordt gegeven over de rechtmatigheid. De accountant geeft wel een rechtmatigheidsoordeel over de SiSa-regelingen en subsidieverstrekkingen. Verdere toelichting over de relatie tussen de accountantscontrole en de gemeentelijke rechtmatigheid is terug te vinden in het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (bado), Notitie rechtmatigheidsverantwoording (bado) en de meest recente Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV.

4. Toleranties en grenzen De controle op de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant en de accountant bepaalt de uit te voeren werkzaamheden en de aard en de omvang van deze werkzaamheden. De accountant zal tijdens de controle niet elk document of elke transactie controleren maar zal de getrouwheid van de jaarrekening vaststellen met een bepaald niveau van zekerheid of betrouwbaarheid. De accountant zal na de controlewerkzaamheden een controleverklaring afleggen met een controleoordeel. De allesbepalende grens voor dit oordeel is de goedkeuringstolerantie.

Goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant De goedkeuringstolerantie wordt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden als volgt beschreven: “De goedkeuringstoleranties zijn ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten en ten aanzien van de onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De gemeenteraad moet deze goedkeuringstolerantie vaststellen maar deze moet wel voldoen aan de minimumeisen als vermeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden. In de praktijk wordt er niet van deze minimumeis afgeweken. De goedkeuringstolerantie is een percentage van de totale lasten afzonderlijk voor fouten en voor onzekerheden. In de onderstaande tabel staan de goedkeuringstoleranties die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in voorgaande controleprotocollen en al jaren worden gehanteerd door de accountant. Deze goedkeuringstolerantie is afwijkend van de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023. Tijdens de herziening van de controleverordening in 2023 is rekening gehouden met de toekomstige wijziging van de goedkeuringstolerantie.

Omdat deze wijziging landelijk nog niet is vastgesteld, is in overleg met de accountant ervoor gekozen om de goedkeuringstolerantie ongewijzigd te laten. Goedkeuringstolerantie

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring: GoedBeperking Oordeelontkeurend houding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% -

Rapportagegrens voor rechtmatigheidsverantwoording van het college De rapportagegrens is het uitgangspunt voor het rapporteren van rechtmatigheidsafwijkingen. Rechtmatigheidsafwijkingen zijn verdeeld in rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden. Controleprotocol 2024

Pagina 4

Een rechtmatigheidsfout betreft financiële beheershandelingen waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Een rechtmatigheidsonduidelijkheid betreft financiële beheershandelingen waarbij het college niet kan aangeven (en er onduidelijkheid is) of er sprake is van de rechtmatigheidsfout. Deze worden los van elkaar gerapporteerd en mogen niet bij elkaar op worden geteld. De rapportagegrens is voor beide afwijkingen gelijk. Alle rechtmatigheidsafwijkingen die de rapportagegrens te boven gaan, worden gerapporteerd in het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering). De rapportagegrens is een absoluut getal. Het is mogelijk om de rapporteringsgrens lager vast te stellen dan de verantwoordingsgrens (zie volgende alinea). Bij het vaststellen van de rapportagegrens moet rekening worden gehouden met de administratieve werkzaamheden die nodig zijn om afwijkingen te rapporteren. Hoe lager de rapportage grens des te groter worden de administratieve werkzaamheden alsmede de controlewerkzaamheden van de externe accountant. De rapportagegrens is vastgesteld op € 200.000.

Verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college De verantwoordingsgrens bepaalt wanneer een rechtmatigheidsafwijking wordt vermeld in de jaarrekening (paragraaf rechtmatigheidsverantwoording). De rechtmatigheidsafwijkingen die deze grens niet overschrijden, worden beschreven in de paragraaf bedrijfsvoering, zolang deze de rapportagegrens (zie vorige alinea) te boven gaan. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar worden opgesteld. De verantwoordingsgrens moet binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves vallen. De verantwoordingsgrens wordt vastgelegd op 2% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves.

1. Rapportering Tijdens en na afronding van de accountantscontrole (interim- en jaarrekeningcontrole) rapporteert de accountant conform artikel 8 van de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023.

Rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotings-, voorwaarden-, misbruik en oneigenlijk criterium). De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Verslag voor College Op basis van de interimcontrole (oktober controlejaar) rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering, interne beheersing en processen via de managementletter.

Verslag voor gemeenteraad Na de interimcontrole rapporteert de accountant haar bevindingen aan de gemeenteraad, nadat het college bestuurlijk heeft gereageerd op de management letter, via de boardletter. Na de eindejaarscontrole (medio juni opvolgende jaar) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole in een controleverklaring. Hierin staat het controleoordeel van de accountant over de jaarrekening.

Accountantsverslag In het accountantsverslag wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole gerapporteerd. Een onderdeel hiervan is de controleverklaring. Hierin staat het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de jaarstukken. Deze

Controleprotocol 2024

Pagina 5

controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Commissie begroting en verantwoording De accountant zal het accountantsverslag en de controleverklaring en de uitgevoerde werkzaamheden voor de interim- en jaarrekeningcontrole in een vergadering van de commissie begroting en verantwoording toelichten, voorafgaand aan de behandeling in de gemeenteraad. Op basis van deze presentatie en uitleg alsmede het accountantsverslag geeft de commissie begroting en verantwoording advies aan de gemeenteraad. Dit advies wordt geagendeerd tijdens de behandeling van de jaarstukken in de gemeenteraad.

Controleprotocol 2024

Pagina 6