Document · PDF

05 Boardletter

Raad 13 juli 2021, gemeente Sittard-GeleenBij agendapunt: Jaarstukken 2020 (Buhler) (65)6.331 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Boardletter 2020

9 november 2020

Gemeente Sittard-Geleen

Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /1

Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9901 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen Postbus 18 6130 AA SITTARD

Onderwerp

Boardletter 2020

Behandeld door

C.C.J. Honings 088 288 1312

Geacht college, Wij hebben, conform de opdracht van de gemeenteraad, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle uitgevoerd bij de gemeente Sittard-Geleen. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving. Daarnaast hebben wij de ontwikkelingen met betrekking tot de aankomende rechtmatigheidsverantwoording in kaart gebracht. In deze boardletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze boardletter als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 onder uw aandacht te brengen. Wij merken hierbij op dat de boardletter een afgeleide is van de managementletter, reeds gedeeld met de gemeente. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Datum

9 november 2020

Ons kenmerk

201146DCA5/MVO

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel van uw organisatie, maar hebben slechts betrekking op díe delen ervan die ten grondslag liggen aan financiële mutaties in uw organisatie. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college van burgemeester en wethouders, als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Een boardletter is van nature constructief en kritisch van aard. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

N.R. Fritz RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Managementsamenvatting

Managementsamenvatting 4

Jaarrekeningcontrole Opdracht en controleaanpak

Early warnings

Interne beheersing en interne controle Interne beheersing 2020 Follow-up bevindingen 2019 Toekomstige (interne) ontwikkelingen

6 7 9

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /3

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Managementsamenvatting Hierbij ontvangt u onze boardletter, die wij uitbrengen als controlerend accountant van de gemeente Sittard-Geleen. Wij kijken met een goed gevoel terug op de prettige samenwerking met de ambtelijke organisatie. Ook dit jaar hebben wij gezamenlijk weer stappen gezet in de communicatie en is een verdere focus aangebracht op de relevante (risico)gebieden. Met duidelijke afspraken en heldere communicatielijnen trachten wij elkaar steeds beter te vinden en elkaar in ieders rol te versterken. Wij merken op dat wij bij de start van de interim-controle (wederom) geconfronteerd werden met de gevolgen van COVID-19, wat invloed had op de manier van werken en samenwerken. Dit betekent dat wij gedurende de interim-controle weer zijn overgegaan op het volledig digitaal en op afstand werken, met dagelijkse digitale teammeetings en met het digitaal aanleveren en uitwisselen van controle- informatie. Wij complimenteren de gemeente voor de snelle en adequate overgang van een fysieke controle op locatie naar een volledige digitale controle. Het betekent dat wij ruimschoots de vruchten plukken van de investeringen die wij in de afgelopen jaren beiden hebben gedaan in het digitale werken. De gevolgen van COVID-19 raken uw gemeente direct. De snelle verspreiding van COVID-19 heeft de lokale overheden uitgedaagd om snel en adequaat te handelen.

Wij onderkennen in feite 3 fasen gedurende deze COVID-19-crisis, namelijk: reageren, herstellen en verbeteren. In de fase van het reageren heeft u als gemeente Sittard-Geleen direct moeten optreden en snel moeten reageren op de situatie in uw gemeente, waarbij u hebt afgezien van het volgen van lange en/of formele procedures. U bent tevens gestart met het in kaart brengen van de (financiële) risico’s en gevolgen voor uw gemeente. Aan de batenkant worden alle gemeenten geconfronteerd met gemiste opbrengsten, zoals toeristenbelasting en parkeerbelasting. Wat betreft de lastenkant is sprake van: extra lasten in bijvoorbeeld het sociale domein, hulp voor gemeentelijke ondernemers en bijdragen aan culturele instellingen en verbonden partijen. Het zijn ontwikkelingen die u als gemeente raken, op zowel de korte als de lange termijn, en waarvan op dit moment nog steeds niet exact duidelijk is in welke mate er compensatie plaatsvindt door de rijksoverheid. Wij zien op dit moment de overgang van de fase van reageren naar die van herstellen. Ook in deze periode wordt de overheid gevraagd om snel te handelen en daadkrachtig op te treden. Uiteraard volgen wij in de komende periode samen met u de effecten voor uw risicoanalyse en financiële positie.

De verbeterfase is erop gericht om verbeteringen voor de lange termijn door te voeren, om beter dan voorheen te kunnen reageren op toekomstige risico’s, en om een impuls te geven aan het nieuwe werken. Uit onze interim-controle komt naar voren dat de administratieve organisatie en interne beheersing in opzet en bestaan, voor zover wij dit hebben kunnen beoordelen, voldoen aan de hieraan vanuit de jaarrekeningcontrole te stellen minimale eisen. Daarnaast hebben wij de opvolging van onze adviezen uit de boardletter 2019 en eerdere rapportages inzichtelijk gemaakt. De genoemde adviezen dienen gelezen te worden in het kader van het verder verbeteren van de interne beheersing en betreffen geen onvervangbare leemtes in de interne beheersing van de gemeente Sittard-Geleen. Verder zien wij een ontwikkeling waar het de voornemens ten aanzien van de interne controle van de gemeente Sittard-Geleen betreft, mede met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording in 2021. De uitdaging, na het formuleren van de visie, is om de visie in de praktijk tot leven te brengen, zodat sprake is van een robuust werkend interne-controlesysteem. Ons belangrijkste adviespunt in dit verband is dat de gemeente een centrale aanpak aanhoudt voor de te hanteren (controle)methodologie, materialiteitsbepaling, steekproefmethode en rapportering richting de raad.

Tevens is het van belang dat de gemeente een uniforme werkwijze uitrolt binnen de organisatie, zodat de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden ‘in de grip’ zijn. Als laatste vragen wij, in aanloop naar de eindejaarscontrole 2020, uw specifieke aandacht voor de early warnings met betrekking tot enkele specifieke onderwerpen die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2020. Deze early warnings hebben betrekking op jaarrekeningposten en onderwerpen waaraan schattingen, specifieke waarderingsgrondslagen, rechtmatigheidsaspecten of gemeente-specifieke risico’s ten grondslag liggen. Het gaat dan om de volgende onderwerpen: vastgoed, Europese aanbestedingen, Vixia/ Participatiebedrijf, waardering grondexploitatie, Mijn Streekwarmte, Jeugd en Wmo, voorzieningen groot onderhoud, geschillen en claims, Tozo-regeling, subsidies, vordering inzake Leyenbroekerweg, het proces van (fraude)risicoanalyse en journal-entry testing en management override of controls.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /4

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Interne beheersing en interne controle: interne beheersing 2020 In 2020 hebben er organisatorische wijzigingen binnen de gemeente Sittard-Geleen plaatsgevonden. Dit is voortgekomen uit de wens om de P&C-producten (begroting, rapportages, jaarrekening, etc.) van meer toegevoegde waarde te voorzien voor zowel de raad, het college als organisatie zelf. Daarnaast is de wens geuit van een wederkerige versterking tussen Concern Control en Team Financiën. Met de nieuwe situatie is er een duidelijke splitsing gekomen tussen concern control(ler), business control(ler) en het team financiën. De nieuwe structuur dient ertoe te leiden dat de communicatie met en begeleiding van de overige organisatiedelen verbetert. Doel is om de beleidsmatige besluiten op een efficiënte en effectieve wijze te toetsen op de financiële vertaling en de financiële haalbaarheid, meer sturing op de beleidsmatig gebied en advisering te geven aan de verschillende teams. Deze laatste ontwikkelingen passen in het beeld dat wij hebben van de gemeente en waarover wij ook in de vorige boardletter hebben gerapporteerd en past ook bij onze primaire doelstelling van de interim-controle.

Deze doelstelling is het verkrijgen van inzicht in de mate waarin de interne-beheersingsomgeving van de gemeente Sittard-Geleen bijdraagt aan een betrouwbaar gegevensverwerkend proces en aan een effectieve interne controle, voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole van de gemeente. Hier komen, zover wij dat kunnen beoordelen, geen bevindingen uit voort die erop duiden dat de beheersingsmaatregelen in de genoemde processen in opzet en bestaan niet voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen randvoorwaarden. De werking van de interne beheersmaatregelen hebben wij in het huidig controlejaar niet getoetst, omdat wij een geheel gegevensgerichte controle-aanpak hanteren voor de jaarrekeningcontrole. Om over te gaan naar een systeemgerichte controle-aanpak, waarbij wij steunen op de interne beheersmaatregelen, dient de interne documentatie binnen de gemeente Sittard-Geleen verder uitgediept en aangescherpt te worden. Hoewel de opzet en bestaan van de interne beheersmaatregelen voldoet aan de vereisten voor de jaarrekening controle hebben wij enkele observaties ten aanzien van de procesbeheersing binnen de gemeente Sittard-Geleen. Deze bevindingen zijn naar hun aard in eerste instantie van belang voor de interne beheersing en de bedrijfsvoering van uw gemeente, en zijn minder relevant voor de accountantscontrole.

In zijn algemeenheid zien wij dat de gemeente Sittard-Geleen de bevindingen oppakt die wij naar aanleiding van onze controles rapporteren, en dat hieraan opvolging wordt gegeven. Ten tijde van de interim-controle hebben wij de volgende processen beoordeeld: aanbestedingen, inkoop en betalingsverkeer, salarissen, jeugd, Wmo, uitkeringen sociale zaken, subsidieverstrekkingen, boekingen en financiële administratie, parkeeropbrengsten en voorzieningen. Vanuit onze werkzaamheden hebben wij geen nieuwe bevindingen die wij niet reeds eerder hebben gemeld. De opvolging van deze bevindingen is opgenomen op pagina 7 en 8. Daarnaast hebben wij hierna een opsomming gemaakt op de volgende pagina ten aanzien van belangrijke wijzigingen, nieuwe regelgeving en bevindingen die wij ter attentie willen brengen.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /5

Managementsamenvatting

Interne beheersing en interne controle: follow-up bevindingen 2019 De belangrijkste ontwikkelingen en constateringen uit de interim-controle 2020 hebben wij hier onder in tabelvorm kort samengevat. Nr.

Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Inkoop aanbestedingen

De Rekenkamer heeft in september 2019 een rapport uitgebracht met als onderwerp het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Tijdens de interim-controle 2019 was enerzijds dit onderzoek nog niet afgerond en konden wij anderzijds niet vaststellen wat de status was van het opvolgen van de aanbevelingen hieruit. Vanuit het rapport van de rekenkamer zijn er elf aanbevelingen gedaan die de gemeente SittardGeleen integraal van een reactie heeft voorzien en waar nodig actief opvolging aan heeft gegeven. Met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording onderstrepen wij vooral de aanbevelingen met betrekking tot: het opnieuw opstellen van het inkoop- aanbestedingsbeleid, het uitdiepen van de mogelijkheden van het contractenregister en, conform de boardletter 2019, het verdiepen van het proces van interne controle naar interne beheersing.

Projectbeheersing

In het verleden zijn er projecten opgestart waarbij gedurende de rit de centrale grip op de financiële consequenties en ontwikkelingen wat afzwakte (bijvoorbeeld door het wijzigen van de verantwoordelijke functionaris). In dit kader noemen wij Het Groene Net/Mijn Streekwarmte. In het verleden heeft dit geleid tot (relatief late) financiële aanpassingen in de begroting en de jaarrekening. Wij zien dat de gemeente SittardGeleen in dit kader reeds verbeterstappen heeft gezet. In 2019 is bijvoorbeeld een aanpassing gemaakt in de verordening 212, waarbij het onderscheid is gemaakt tussen concern thema’s en grote projecten. Conform de verordening dient de regeling “grote projecten”, zoals vastgesteld op 30 januari 2020, gehanteerd te worden. Als gevolg van deze wijziging hebben wij geconstateerd dat in de 2de rapportage de laatste status van concern thema’s nader is toegelicht. Wij adviseren de gemeente om deze verbeteringen door te trekken. Tevens adviseren wij de gemeente om op het juiste niveau intern te laten toetsen of de eventuele beleidsbesluiten rondom projecten, tussenrekeningen (overlopende passiva) en vastgoed financieel zijn verantwoord in de begroting en de jaarrekening, conform de spelregels van het BBV.

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo-regeling)

Vanwege COVID-19 en de bijbehorende maatregelen is er financiële druk ontstaan op zelfstandigen. In dit kader heeft de regering de Tozo-regeling in het leven geroepen. De gemeente Sittard-Geleen heeft dit uitbesteed aan de gemeente Maastricht en ontvangt hier maandelijks rapportages over. Het gaat daarbij om het uitnutten van de voorschotten van het rijk en het totale aantal verwerkte aanvragen. Uit de interim-controle is gebleken dat de gemeente Maastricht achterloopt met het verwerken van de aanvragen. Hierdoor heeft de gemeente Sittard-Geleen te maken met een beperkte informatievoorziening en kan zij niet goed bijsturen wanneer dat noodzakelijk is. Wij adviseren u om met de gemeente Maastricht strikte werkafspraken op te stellen, zodat de gemeente Sittard-Geleen tijdig sturingsinformatie ontvangt en hier actie op kan ondernemen.

IT-omgeving

Vanuit onze controle hebben wij bevindingen gehad ten aanzien van de controls in de IT-omgeving. Wij hebben vastgesteld dat er geen periodieke review plaatsvindt op user acces. Wel vindt er een review plaats op inactieve accountants, maar dit ondervangt niet het gebruiken van accounts van medewerkers die uit dienst zijn of medewerkers die van functie zijn gewijzigd. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat bij het change management weliswaar consequent testwerkzaamheden worden uitgevoerd conform het vastgestelde beleid, maar dat hiervan geen uniforme vastlegging wordt gemaakt. Wij adviseren u ervoor te zorgen dat de werkzaamheden uniform worden vastgelegd voor iedere change. Naar aanleiding van de cyberhack bij de Universiteit Maastricht (UM) heeft de gemeente op basis van de aanbevelingen van de UM en een externe ICT beveiligingsspecialist verbeteringen doorgevoerd. Belangrijkste verbeteringen in het kader van cybersecurity betreffen een 24 uurs monitoring systeem, een upgrade van de firewalls met de meeste geavanceerde nieuwe technieken en tot slot worden nieuwe gereedschappen gehanteerd om de beveiligingen van mobiele apparaten te verbeteren. Vanuit onze werkzaamheden uit voorgaande jaren hebben wij vastgesteld dat de gemeente al jaren intensief bezig is met cybersecurity en de beveiliging van haar IT-omgeving.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /6

Managementsamenvatting Interne beheersing

Interne beheersing en interne controle: follow-up bevindingen 2019 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de follow-up van de relevante aanbevelingen in onze boardletter en in de accountantsverslagen met betrekking tot 2019 en eerder. Bevinding

Follow-up

Onvolkomen beheersingsmaatregel volledigheid aanbestedingen Wij adviseren u een totaalanalyse van de bestedingen uit te voeren, om de rechtmatigheid van de aanbestedingen te kunnen controleren.

De gemeente Sittard-Geleen heeft over heel 2019 een spendanalyse uitgevoerd, die door ons is betrokken in de jaarrekeningcontrole 2019. Ten tijde van de interim-controle waren deze spendanalyse en de daarop uit te voeren interne controle voor boekjaar 2020 nog niet afgerond. Gezien de fouten uit voorgaande jaren adviseren wij u ervoor te zorgen dat de interne-controlewerkzaamheden tijdig doch diepgaand zijn afgerond voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole.

Toetsing schattingen Wij raden u aan een procedure op te stellen waarbij in de lijn een adviseur op basis van een checklist de belangrijkste afwegingen bij de gehanteerde assumpties en schattingen zichtbaar uitdraagt, ook indien deze zijn opgesteld door een (externe) specialist.

Wij hebben tijdens de interim-controle vernomen dat de gemeente het opstellen van een checklist ten aanzien van de voorzieningen onderhanden heeft. Deze checklist was ten tijde van de interim-controle nog niet gereed.

Headcount personeel Wij adviseren u periodiek (iedere 2 à 3 jaar) een headcount uit te voeren. Hierbij controleert u op basis van de uitbetaalde salarissen de fysieke aanwezigheid van de personeelsleden.

Tijdens de jaarrekeningcontrole van 2019 hebben wij vastgesteld dat er een headcount is uitgevoerd en dat aan de bevindingen een follow-up is gegeven. Wij adviseren u om de werkzaamheden periodiek uit te voeren (om de 2 tot 3 jaar) en dit op te nemen in het werkproces.

Vaststellen juistheid en volledigheid indexatie huurprijzen Wij adviseren u ook om middels een periodevergelijking (tussen de periode voor en de periode na het doorvoeren van de indexatie) de juistheid en de volledigheid van de indexatie te controleren, om op deze wijze de juistheid en volledigheid van de facturatie en de hiermee samenhangende opbrengstenverantwoording te waarborgen.

Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing van de verhuren niet kunnen beoordelen, vanwege het ontbreken/niet opleveren van de onderbouwende documenten. Derhalve kunnen wij hier geen uitspraak over doen. Wij zullen de werkzaamheden op een later tijdstip uitvoeren en onze bevindingen meenemen in het accountantsverslag 2020.

Controle volledigheid Axxerion Wij adviseren u om deze controle zo spoedig mogelijk uit te voeren, en deze zichtbaar vast te leggen, om een volledige opbrengstenverantwoording te waarborgen. Daarnaast adviseren wij u om van deze gelegenheid gebruik te maken voor het maken en zichtbaar vastleggen van een aansluiting met het Kadaster, de activa-administratie en het contractenregister.

Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing van de verhuren niet kunnen beoordelen vanwege de ontbrekende oplevering van de onderbouwende documenten. Derhalve kunnen wij hier geen uitspraak over doen. Wij zullen de werkzaamheden op een later tijdstip uitvoeren en onze bevindingen meenemen in het accountantsverslag 2020.

Jaarrekeningcontrole

Legenda:

Status 2020

Nr.

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /7

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Interne beheersing en interne controle: follow-up bevindingen 2019 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de follow-up van de relevant aanbevelingen in onze boardletter en in de accountantsverslagen met betrekking tot 2019 en eerder. Bevinding

Follow-up

Frauderisicoanalyse Wij adviseren de gemeente Sittard-Geleen om op korte termijn de organisatiebrede frauderisicoanalyse af te ronden(inclusief de afwegingen betreffende de impact van COVID-19 en deze conform voorgaande jaren, bij gereedkoming, te delen met de commissie begroten en verantwoorden.

De gemeente is binnen de organisatie actief bezig met het updaten van de (fraude)risico’s, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de hieraan gekoppelde beheersingsmaatregelen. De gemeente is voornemens om de (fraude)risicoanalyse af te ronden voor de start van de jaarrekeningcontrole 2020. Graag ontvangen wij deze voor aanvang van de jaarrekeningcontrole, zodat wij de analyse kunnen meenemen in onze risicoanalyse voor de jaarrekeningcontrole.

Legenda:

Status 2020

Nr.

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /8

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Interne beheersing en interne controle: toekomstige (interne) ontwikkelingen Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt het betreffende wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarrekening moet worden opgenomen, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. In de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie waarin wordt aangegeven wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat verder in de toelichting kan worden opgenomen. De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt: De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst, waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’ moeten worden opgesomd. De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwoord in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ in het jaarverslag. Het college heeft hierbij meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten. De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0 en 3% vast.

Dit is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake de rechtmatigheid. De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals die nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruiken oneigenlijk gebruik-criterium).

De rechtmatigheidsverantwoording vereist het verankeren van een breed scala aan activiteiten binnen uw organisatie, hetgeen vraagt om een actieve ondersteuning vanuit het topmanagement. De rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoording van het college aan de raad. Het is echter nog wel een onderdeel van de werkzaamheden van de accountant in het kader van de getrouwheid van het jaarverslag. De accountant stelt het ‘getrouwe’ beeld van de rechtmatigheidsverantwoording vast. Het belangrijkste middel dat de accountant hierbij hanteert, is het beoordelen van de kwaliteit van de interne controle en de uitgevoerde werkzaamheden. De grondslag van de kwaliteit van een interne controle is onderhevig aan een aantal randvoorwaarden.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /9

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Interne beheersing en interne controle: Toekomstige (interne) ontwikkelingen De interne controle wordt momenteel decentraal uitgevoerd en op dit moment ligt er (nog) geen gedegen plan klaar. Wij hebben vastgesteld dat er nog geen sprake is van een centrale monitoring op de kwaliteit van de interne controle. Deze wordt volgens een eigen invulling van de verschillende teams uitgevoerd, zodat er sprake is van kwaliteitsverschillen. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat een overkoepelend overzicht, waarin het verband wordt gelegd tussen de uitgevoerde interne controles en relevante regelgeving en geldstromen binnen de gemeente, ontbreekt. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat niet alle relevante toetsingspunten en geldstromen worden afgedekt door middel van interne controle. Een adequaat risicomanagement en een adequate risicoanalyse kunnen de inrichting van de interne controle verbeteren. Om te komen tot een effectieve interne controle op de rechtmatigheid en de getrouwheid adviseren wij de gemeente om in de toekomst een overzicht op te stellen waarin het verband wordt gelegd tussen de aanwezige geldstromen en de uitgevoerde interne controle. Hierbij dient de gemeente per geldstroom het toetsingskader te bepalen op basis van de volledige en actuele externe en interne regelgeving, waarbij de actualiteit van dit overzicht dient te worden bewaakt.

Wij adviseren u om centraal toezicht te houden op minimaal de volgende onderdelen van de decentraal uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles: •

Het toetsingskader.

•

De risicoanalyse.

•

De omvang en selectiewijze van de steekproeven.

•

De uniforme wijze van het werken en rapporteren.

•

De kwaliteit van de uitgevoerde interne-controlewerkzaamheden.

•

De bevindingen en opvolging hiervan naar aanleiding van de interne-controlewerkzaamheden.

Momenteel wordt de visie rondom de rechtmatigheidsverantwoording en interne controle vertaald en vastgelegd in een officieel beleid die ter goedkeuring ingebracht zal worden bij het college en de gemeenteraad. Als onderdeel hiervan is de gemeente Sittard-Geleen actief bezig met het opstellen van een nieuw interne-controleplan, hetgeen past binnen de herziene regelgeving. Dit plan zal dan centraal zijn belegd. Tot slot wordt de huidige interne controle in een brede vorm uitgevoerd (zowel getrouwheidsaspecten als rechtmatigheidsaspecten). Wij onderstrepen deze methode en adviseren u zeer sterk om deze te blijven hanteren bij het uitvoeren van de interne controle. Een smalle controle (zuiver de rechtmatigheidsaspecten) zal namelijk onvoldoende zekerheid verschaffen over de kwaliteit van de werkzaamheden in de lijn. Graag willen wij met de gemeente in gesprek gaan over de mogelijkheden tot ondersteuning en advisering van het interne-controleplan en bij het positioneren van de centrale aansturing binnen de gemeente Sittard-Geleen. Wij hebben van de gemeente Sittard-Geleen begrepen dat vanuit onafhankelijkheidsoverwegingen de advisering rondom dit onderwerp het liefst niet bij de huisaccountant wordt neergelegd. Hier hebben wij uiteraard begrip voor. Wij adviseren echter wel om Deloitte in dit traject te betrekken om de aansluiting tussen de interne en externe controle te behouden.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /10

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Jaarrekeningcontrole: opdracht en controleaanpak Opdracht De opdracht aan Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van de jaarrekening 2020 van de gemeente Sittard-Geleen is vastgelegd in de door de gemeenteraad vastgestelde gunning van 21 augustus 2019, met kenmerk SR.101712/2444165. Deze controle heeft tot doel te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Sittard-Geleen het door de wet vereiste inzicht geeft, in overeenstemming met de van toepassing zijnde verslaggevingsvoorschriften zoals opgenomen in het BBV. Tevens zullen wij nagaan of het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en of het met de jaarrekening verenigbaar is. De uitkomsten van ons onderzoek zullen wij kenbaar maken door middel van een controleverklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Materialiteit Bepalend voor onze oordeelsvorming in de controleverklaring is de materialiteit. Dit is de grens die wij hanteren voor het evalueren van de geconstateerde afwijkingen in de jaarrekening naar de strekking van de af te geven controleverklaring. De materialiteit voor de accountantscontrole over het boekjaar 2020 van de gemeente Sittard-Geleen is ten tijde van de interim-controle bepaald op basis van 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan reserves over de definitieve cijfers 2019.

Bij de jaarrekeningcontrole baseren wij de voorgeschreven materialiteit op de conceptjaarrekening 2020. De tolerantie die wij bij het uitvoeren van de controlewerkzaamheden in acht nemen, bedraagt tijdens de interim-controle afgerond € 3,6 miljoen. Dit betekent dat wij bij steekproeven en cijferanalyses uitgaan van een foutfractie van dit bedrag. Overigens geldt volgens de Beleidsregels toepassing WNT een lagere materialiteit voor de controle op de naleving van de WNT. Verantwoordelijkheden Als college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sittard-Geleen bent u verantwoordelijk voor het realiseren van een zodanige interne beheersing als nodig is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen ligt bij de gemeenteraad. Het is onze verantwoordelijkheid een onafhankelijke controleverklaring bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Sittard-Geleen te verstrekken.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /11

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Jaarrekeningcontrole: opdracht en controleaanpak Controleaanpak Wij zullen onze controlewerkzaamheden uitvoeren in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol WNT 2020 en het door de gemeenteraad vast te stellen controleprotocol. Onze controleaanpak is gebaseerd op onze risico-inschatting, waarbij wij onze werkzaamheden zodanig inrichten dat hiermee de geïdentificeerde risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening in voldoende mate worden afgedekt. In ons auditplan hebben wij de specifieke aandachtsgebieden voor de jaarrekening gedefinieerd. Hieronder geven wij de aandachtsgebieden weer waar wij een significant of hoger risico onderkennen, alsook het moment waarop wij deze in onze controle adresseren. Aandachtsgebied

Risico-inschatting

Interim-controle

Eindejaarscontrole

Management override (controle op handmatige boekingen). Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein, waaronder de financiële tegemoetkoming zorgverleners en prestatielevering in de zorg. Weerstandsvermogen en financiële risico’s. Naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen. Verwerking en waardering vastgoedmutaties (waaronder recentelijk de aankoop van het V&D-pand) en groot onderhoud. Waardering leningen u/g en verbonden partijen (waaronder Mijn Streekwarmte). Waardering van de voorzieningen Waardering van de grondexploitatie (waaronder de effecten van PAS/PFAS). Tozo-regeling. Impact van COVID-19. Verwerking van de gewijzigde financiële stromen met betrekking tot het Participatiebedrijf en Vixia B.V. Controle op het correcte gebruik van tussenrekeningen (overlopende activa en overlopende passiva) in verband met mogelijke budgetoverheveling.

Hoger risico

Significant risico

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /12

Managementsamenvatting Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Jaarrekeningcontrole: early warnings In deze paragraaf vestigen wij uw aandacht op enkele specifieke onderwerpen die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2020. Deze hebben betrekking op jaarrekeningposten en op onderwerpen waaraan schattingen, specifieke waarderingsgrondslagen, rechtmatigheidsaspecten of gemeentespecifieke risico’s ten grondslag liggen. Onderwerp

Aandachtspunten

Vastgoed.

Wij hebben op basis van de tussentijdse rapportages (eerste en tweede rapportages) en de notulen van de besprekingen van de raad en het college vastgesteld dat er diverse mutaties zijn doorgevoerd in de vastgoedportefeuille van de gemeente Sittard-Geleen. Deze mutaties hebben betrekking op zowel verkoop, inkoop, als sloop. Wij zullen de transacties en de waardering van het vastgoed controleren op basis van de eigen gemaakte analyses van de gemeente Sittard-Geleen.

Europese aanbestedingen.

In het kader van de jaarrekeningcontrole controleren wij u op het voldoen aan de Europese wet- en regelgeving met betrekking tot aanbestedingen. Gezien de fouten uit voorgaande jaren adviseren wij u om de interne-controlewerkzaamheden diepgaand uit te voeren en tijdig af te ronden voor de jaarrekeningcontrole.

Vixia B.V./GR Participatiebedrijf WSW/ Centrumregeling Westelijke Mijnstreek.

Per 1 januari 2020 zijn de activiteiten en de financiële stromen met betrekking tot de Participatiewet (met name de uitvoering van de ‘oude’ WSW-regeling) binnen de gemeente Sittard-Geleen aanzienlijk veranderd. De gemeente heeft per deze datum onder andere alle aandelen verworven van Vixia B.V., waarmee 100% zeggenschap is verkregen over deze entiteit. In het verlengde hiervan is in 2020 besloten tot het liquideren van de gemeenschappelijke regeling Vixia. Als gevolg van dit besluit is de huidige WSW-populatie geplaatst in de Gemeenschappelijke regeling Participatiebedrijf WSW, die ook onderdeel is van het participatiebedrijf van de gemeente Sittard-Geleen. Tussen de centrumregeling, de gemeenschappelijke regeling Participatiebedrijif WSW, Vixia B.V. en de deelnemende gemeente zijn in 2020 diverse overeenkomsten gesloten ten behoeve van de uitvoering en de financiële afspraken. Tijdens de interim-controle hebben wij inzicht verkregen in de financiële stromen en de nieuwe organisatiestructuur en zullen dit verder beoordelen bij de jaarrekeningcontrole dat afrekeningen conform contractuele afspraken verlopen.

Waardering grondexploitatie).

De waardering van de grondexploitaties betreft een expliciet aandachtspunt in onze jaarrekeningcontrole. Graag willen wij voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole separate afspraken met u maken over het opstellen van een diepgaande risicoanalyse, met als doel de jaarrekeningcontrole te stroomlijnen.

Jeugd/Wmo.

Het rijk heeft op 25 maart jl. in afstemming met de VNG een zeer dringend beroep gedaan op gemeenten om hun aanbieders financiële zekerheid en ruimte te bieden. Aan de gemeenten is verzocht de omzet onverminderd (100%) door te betalen, ook in het geval van vraaguitval. Het doel hiervan was het voorkomen van acute liquiditeitsproblemen bij de aanbieders en het behouden van de werkgelegenheid in de zorg en de ondersteuning. Hiervoor is geen extra geld van het rijk naar de gemeenten gegaan. Dit leidt tot aanvullende risico’s voor de gemeente wat betreft het vaststellen van de hoogte van de omzetderving en de betrouwbaarheid bij het vaststellen van de prestatielevering. Graag ontvangen wij bij de jaarrekeningcontrole een uitsplitsing van de gemaakte kosten in het kader van de reguliere uitvoering en de meerkosten in het kader van de COVID-19 maatregelen. Graag willen wij deze ontvangen voor de stromen Jeugd en Wmo.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /13

Managementsamenvatting

Jaarrekeningcontrole: early warnings Onderwerpen

‘Mijn Streekwarmte’ is een verbonden partij waarvan de gemeente op dit moment nog volledig eigenaar is. Het doel van de BV is het - door middel van joint ventures - promoten van groene energie in de gemeente Sittard-Geleen.

Interne beheersing Jaarrekeningcontrole

Aandachtspunten

Mijn Streekwarmte.

Gedurende 2020 heeft er besluitvorming plaatsgevonden, naar aanleiding waarvan de aandelen van Het Groene Net B.V. zijn volgestort. Daarnaast heeft er een verwatering van de aandelen plaatsgevonden. Dit heeft gevolgen voor de zeggenschap in Het Groene Net B.V. Deze is namelijk gedaald naar 35%, doordat En natuurlijk via de verwatering verhoudingsgewijs meer aandelen heeft verworven. In 2020 is tevens door een externe specialist een 213a-onderzoek uitgevoerd naar Het Groene Net. In dit kader hebben wij contact gehad met deze externe specialist. Wij concluderen dat in het (concept)rapport, in de paragrafen 1.5, 2.3 en 5.4, geen materiële verschillen tussen onze controle en de uitkomsten van het verdiepingsonderzoek zijn opgenomen. Hierbij zijn geen aanvullende financiële consequenties geconstateerd die in de jaarrekening 2019 verwerkt hadden moeten worden. Wij adviseren u om de waardering van de deelneming en de inbaarheid van de vorderingen nauwlettend in de gaten te houden, en hierbij vast te stellen of deze niet te hoog zijn opgenomen, op basis van de huidige stand van zaken. Deze analyses ontvangen wij graag in de vorm van een position paper voor aanvang van de balanscontrole.

Groot onderhoud.

In 2020 is een besluit genomen over de voormalige voorzieningen onderhoud ambtelijke huisvesting. Conform het raadsbesluit zullen deze in 2020 worden opgenomen in een bestemmingsreserve. Deze verwerking voldoet aan de voorwaarden zoals die onder andere zijn gesteld in de notitie “Materiële vaste activa 2020” van de commissie BBV. Wij adviseren u om bij het opstellen van de nieuwe kadernota reserves en voorzieningen een artikel op te nemen ter goedkeuring van de verplichte jaarlijkse vaststelling van de ruimte van het onderhoud door de gemeenteraad. Graag ontvangen wij bij de jaarrekeningcontrole ook een duidelijke aansluiting van de onderhoudsplannen met de verloopstaten van de overgebleven onderhoudsvoorzieningen, zodat de controle van de voorzieningen voortvarend kan starten.

Geschillen en claims.

Ten tijde van de interim-controle hebben wij nog geen actueel inzicht verkregen in de lopende geschillen en claims. Graag ontvangen wij voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole de juridische monitor.

Tozo-regeling.

De nieuwe Tozo-regeling als gevolg van COVID-19 zal in 2020 via de Sisa-methode verantwoord dienen te worden. De uitvoering van deze regeling is door de gemeente Sittard-Geleen belegd bij de gemeente Maastricht. Wij adviseren u om specifieke afspraken te maken met de gemeente Maastricht ten behoeve van het verantwoorden van deze middelen, zodat de gemeente Sittard-Geleen kan voldoen aan haar rapporteringsverplichtingen. Wij zullen als controlerend accountant van uw gemeente hiervoor ook in contact treden met de (accountant van de) gemeente Maastricht en auditinstructies versturen, met als doel het ontvangen van voldoende controlebewijs in het kader van het controleren van de rechtmatige besteding van deze middelen.

Subsidies.

Een speerpunt in de controle 2019 was een aanvullende beoordeling van de uitgegeven subsidies voor evenementen. Uit deze controle is gebleken dat aanvragen niet altijd tijdig werden afgehandeld. Dit heeft echter niet tot een financiële onrechtmatigheid geleid voor de jaarrekeningcontrole. Een directe tekortkoming in de AO/IC hebben wij in dit kader dan ook niet vastgesteld. Wel ontvangen wij nog graag de lijncontrole ter afronding van onze interim-controle wat betreft het proces omtrent de subsidieverstrekkingen.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /14

Managementsamenvatting Interne beheersing

Jaarrekeningcontrole: early warnings Onderwerpen

Vordering inzake Leyenbroekerweg.

Jaarrekeningcontrole

In de loop van 2019 is de vordering inzake de afwikkeling Leyenbroekerweg opgenomen onder de uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar. Dit heeft plaatsgevonden conform het raadsbesluit bij de jaarrekening 2018. Het betreft een nominale vordering van € 4,9 miljoen op de projectontwikkelaar, die voor € 2,5 miljoen tot stand is gekomen door de verkoop van gronden, en voor € 2,4 miljoen door de oprenting van de vordering conform contractuele afspraken. De vordering staat reeds geruime tijd open en de gemeente loopt het risico dat deze wellicht oninbaar is. De vordering is ultimo boekjaar 2019 voor € 1,8 miljoen gewaardeerd, waarbij een voorziening is genomen van € 3,1 miljoen. Tijdens de interim-controle hebben wij geen verdere update ontvangen, zodat wij de positie nog niet hebben beoordeeld voor boekjaar 2020. Graag ontvangen wij voorafgaand aan de balanscontrole een position paper over de inbaarheid van deze vordering, waarbij tevens de input van de (externe) jurist en de planeconoom wordt betrokken.

Journal-entry testing en management override.

Proces van (fraude)risicoanalyse.

Aandachtspunten

Het (fraude)risico ten aanzien van management override is een verplicht verondersteld risico voor de accountant en geldt dus niet alleen voor de gemeente Sittard-Geleen, maar voor alle controles die een accountant uitvoert. Het uitgangspunt van het veronderstelde risico is dat het management zich in een unieke positie bevindt om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne-beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Om dit risico te mitigeren, zullen wij tijdens de balanscontrole data-analyses uitvoeren en zullen wij specifieke aandacht besteden aan manuele boekingen en budgetoverheveling. Wij hebben overigens tijdens onze interim-controle geen signalen geconstateerd die erop duiden dat het risico van management override zich bij de gemeente Sittard-Geleen heeft voorgedaan. Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor het naleven van wet- en regelgeving.

Wij stellen vast dat het maken en periodiek actualiseren van een gerichte (fraude)risicoanalyse een zichtbaar onderdeel is van de interne-beheersingsomgeving, en dat de administratie (notulen, interne-controlewerkzaamheden, zichtbare frauderisicoanalyse, etc.) het belang illustreert dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude- en compliance-risico’s. Het onderdeel ‘fraude’ en de hierbij behorende risicoanalyse heeft gedurende het jaar de aandacht van de gemeente als onderdeel van de P&C cyclus. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij vooralsnog geen aanpassingen aangebracht in onze initiële aanpak, noch hebben wij indicaties verkregen die erop duiden dat er sprake is geweest van (voorgenomen) fraude.

Gemeente Sittard-Geleen| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /15

De naam ‘Deloitte’ verwijst naar één of meer van de volgende rechtspersonen: Deloitte Touche Tohmatsu Limited, een in Groot-Brittannië gevestigde ‘private company limited by guarantee’, en ieder van de memberfirms die deel uitmaken van haar netwerk. Elk van deze rechtspersonen vormt een juridisch afzonderlijke en onafhankelijke entiteit. Zie www.deloitte.com/about voor een gedetailleerde beschrijving van de rechtsvorm van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en haar memberfirms. Deloitte is met ongeveer 5.000 medewerkers en kantoren in heel Nederland de grootste organisatie op het gebied van accountancy, belastingadvies, consultancy en financiële advisering. Deloitte Nederland is een onafhankelijke memberfirm van Deloitte Touche Tohmatsu, met 225.000 medewerkers en vestigingen in meer dan 150 landen. © 2020 Deloitte The Netherlands

Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie| Managementletter 2020

201146DCA5/MVO /16

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=SittardGeleen&id=0d3dc7ff-b52c-446a-9cb7-343c04b6fbda