04 Boardletter 2023

Boardletter 2023 Gemeente Sittard-Geleen, 17 november 2023

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

4

Speerpunten

6

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

9

Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze boardletter:

Ivo Wetters Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 20 78 99 84 iwetters@deloitte.nl

Jeroen Geurts Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 83 33 01 79 jgeurts@deloitte.nl

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Raúl Erkens Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 82 01 25 35 rerkens@deloitte.nl

Boardletter 2023

2

Boardsamenvatting

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardletter 2023

3

Boardsamenvatting Wij hebben onze interim-controle uitgevoerd in de weken 41 tot en met 43. Onderdeel van onze werkzaamheden is het beoordelen van de zogenaamde ‘key controls’ in de processen en transactiestromen die ten grondslag liggen aan de materiële posten in de jaarrekening. Wij hebben de interne-beheersingsmaatregelen in de financieel meest relevante processen beoordeeld, waaronder: personeel, inkoop, aanbestedingen, betalingsverkeer, grondexploitaties, voorzieningen, subsidies, Wmo, Jeugd, Participatiewet, verhuuropbrengsten, parkeeropbrengsten en het financiële rapportageproces. Als onderdeel hiervan hebben wij tevens de general IT controls (GITC’s) rondom de voor de jaarrekening relevante IT-applicaties in beschouwing genomen, aangezien deze randvoorwaardelijk zijn voor een betrouwbare werking van de geautomatiseerde informatiesystemen. Uit onze controlewerkzaamheden komen geen bevindingen voort die erop duiden dat de beheersingsmaatregelen in de hiervoor genoemde processen in opzet en bestaan niet voldoen aan de daaraan vanuit de accountantscontrole van de jaarrekening te stellen randvoorwaarden. Dit laat onverlet dat er sprake is van bevindingen die van belang zijn voor het verder door ontwikkelen van de interne beheersing van de bedrijfsvoering van de gemeente Sittard-Geleen en die wij vanuit onze natuurlijke adviesfunctie onder uw aandacht willen brengen.

Deze hebben wij opgenomen in het hoofdstuk detailbevindingen en adviezen. Daarnaast onderscheiden wij drie belangrijke focusgebieden voor de interim-controle: de rechtmatigheidsverantwoording, duurzaamheid en de regeling voor grote projecten. Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeente Sittard-Geleen de belangrijkste richtlijnen vastgesteld. Voor uitvoering van de interne controle over 2023 ervoor gekozen om nog gebruik te maken van het interne controlekader 2018, daarnaast worden de controlewerkzaamheden nog door verschillende (externe en interne) partijen uitgevoerd. Ook de rapportering over de bevindingen zal over 2023 nog gefragmenteerd plaatsvinden. Wij adviseren gemeente Sittard-Geleen om dit proces in 2024 verder te structureren door een duidelijk intern controleplan op te stellen, de rapportage van de interne controlewerkzaamheden te consolideren en de rapportering hierover aan het college tweemaal per jaar plaats te laten vinden. Wat duurzaamheid betreft, hebben wij de gemeente een workshop aangeboden, met als doel het bieden van ondersteuning bij het beter identificeren van haar eigen wensen en mogelijkheden. Wij hebben, net als vorig jaar, de regeling grote projecten beoordeeld. Op dit moment hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot de naleving van de regels.

Wel adviseren wij de gemeente om verrassingen in de omvang van de uiteindelijke investeringskosten, zoals het geval was bij het project Glanerbrook, te voorkomen bij nieuwe grote projecten eerst een krediet aan te vragen voor het verrichten van onderzoek. Daarnaast adviseren wij u om bij een artikel 4-rapportering te starten met een korte samenvatting van de inhoud van het project en daarna alleen een update te geven over de ontwikkelingen ten opzichte van de vorige rapportage. Hiermee is het voor de lezer duidelijk wat de echte ontwikkelingen zijn in de afgelopen periode. Om de aandacht voor fraude binnen de gemeente te vergroten hebben wij samen met uw gemeente en de andere grote gemeenten in uw regio een workshop fraude georganiseerd. Tenslotte bevestigen wij dat wij de uitvoering van onze werkzaamheden de onafhankelijkheidsregels hebben nageleefd.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Boardletter 2023

4

Speerpunten controle 2023 Verslag speerpunten auditplan

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardletter 2023

5

Speerpunten Onderwerp

Boodschap

Rechtmatigheids- De verplichting voor het opstellen en in de jaarrekening opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. Deze verplichting benadrukt de verantwoording verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor het rechtmatig handelen, doordat het college zich hierover vanaf de jaarrekening 2023 moet verantwoorden in een rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant nagaat of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave bevat van de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. Actualisatie verordeningen Aangezien het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid, en daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit onderdeel is ook verwerkt in de geactualiseerde Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet), die met terugwerkende kracht is vastgesteld door de gemeenteraad per1 januari 2023.

Naast de Controleverordening kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De geactualiseerde Financiële verordening is in oktober 2023 door de gemeenteraad vastgesteld, en ook deze verordening is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 januari 2023. Wij merken wel op dat de gemeente het beleid inzake misbruik & oneigenlijk nog moet opstellen en vaststellen, zoals ook is opgenomen in de eigen verordening 212 en zoals de diverse specifieke regelingen dat vereisen. Controleprotocol Op basis van de controles over de boekjaren tot en met 2022 bent u gewend met een controleprotocol te werken. In dit controleprotocol werden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid vastgelegd. Vanaf 2023 geldt deze materialiteit voor de accountant alleen nog voor het getrouwheidsoordeel. Voor het college wordt een separate ‘materialiteit’ bepaald inzake de rechtmatigheid (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). Uw gemeente heeft de verantwoordings- en de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en de door ons als accountant te hanteren goedkeuringstolerantie vastgelegd in het door de gemeenteraad nog vast te stellen Controleprotocol 2023. De gemeente hanteert als verantwoordingsgrens 3% van de lasten. De rapportagegrens bedraagt € 100.000.

Dit zijn gangbare verantwoordings- en rapportagegrenzen bij vergelijkbare gemeenten. Stand van zaken ten tijde van de interim-controle In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium inzake misbruik & oneigenlijk gebruik. De basis voor het toetsen van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording ligt vast in het interne controlekader uit 2018, dat naar verwachting in 2024 wordt geactualiseerd. Voor 2023 heeft de gemeente dus gebruikgemaakt van het aanwezige kader en van werkzaamheden die deels in de applicatie Key2Control worden vastgelegd. Op dit moment worden de interne controles uitgevoerd, door verschillende (externe en interne) partijen. Daarnaast is uit meerdere gesprekken gebleken dat het niet mogelijk is eenduidige rapportages uit Key2Control te genereren. Ons advies is om de uitkomsten van alle werkzaamheden te verzamelen en hier geconsolideerd over te rapporteren richting het college. Deze rapportage, waarin de werkzaamheden en bevindingen zijn opgenomen, dient dan als primaire onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college aan de raad afgeeft.

Daarnaast adviseren wij u deze overall rapportage onderdeel te maken van uw P&C-cyclus, en vanaf 2024 minimaal twee keer per jaar te rapporteren over de rechtmatigheid richting het college. Hiermee spreidt u de werkdruk en kunnen eventuele bevindingen tussentijds worden opgevolgd.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Boardletter 2023

6

Speerpunten Onderwerp

Boodschap

Duurzaamheid

Een wereldwijd actueel thema is ‘duurzaamheid’, met daarbij de duurzaamheidsverslaggeving over de doelen en resultaten van organisaties op dit terrein. Dit thema sluit aan op een speerpunt van de gemeenteraad. In 2015 hebben de Verenigde Naties in dit kader de Sustainable Development Goals (SDG’s) vastgesteld, bestaande uit zeventien wereldwijde doelstellingen die erop zijn gericht om de meest urgente wereldwijde uitdagingen aan te pakken. Voorbeelden van doelen zijn: gezondheidszorg voor iedereen, het verminderen van ongelijkheid en de aanpak van klimaatverandering. Onze maatschappij verlangt hierdoor steeds vaker van organisaties dat zij, los van hun financiële resultaten, oog hebben voor en zich verantwoorden over het effect dat zij hebben op sociale belangen, het klimaat en het milieu. Dit noemen we ook wel ‘brede welvaart’; wereldwijd bekend als de drie pijlers Environmental, Social & Governance (ESG). Door de toenemende maatschappelijke aandacht hiervoor is ESG niet meer weg te denken als integraal onderdeel van de (langetermijn)strategie van iedere organisatie, en dus ook van de gemeente Sittard-Geleen. Bedrijven worden in de komende jaren fasegewijs, afhankelijk van hun omvang, verplicht om zich in hun jaarrekening te verantwoorden over ESG. Deze verplichting is er voor publieke organisaties, zoals gemeenten, (nog) niet.

Wij verwachten echter in de komende jaren wel in toenemende mate de behoefte van publieke organisaties, én de vraag van hun belanghebbenden, om zich te verantwoorden over de mate waarin de gestelde duurzaamheidsambities door hen zijn gerealiseerd. Om die reden beschouwen wij de aandacht voor duurzaamheid als een belangrijk onderdeel van ons natuurlijke advies aan uw gemeente in de komende jaren. Wij gaan graag met de gemeente in gesprek om, na de geplande workshop, hier opvolging aan te geven en dit samen op te pakken. Het doel hiervan is een (toekomst)beeld te geven van de realisatie van uw ambities op dit gebied.

Regeling grote projecten

Tijdens de interim-controle hebben wij ook gesprekken gevoerd over de grote projecten die onder de regeling grote projecten vallen. Wij merken op dat de ambtenaren deze regeling secuur hanteren en dat alle informatie in de rapportages gedeeld wordt conform artikel 4 van de regeling. Hiermee is ook invulling gegeven aan ons advies om de inhoud in deze rapportages te verdiepen. Daarnaast hebben wij het onderzoek en de bijbehorende opmerkingen van de rekenkamercommissie bij onze gesprekken betrokken. Uit de conclusies van het onderzoek blijkt , in combinatie met de gesprekken over de diverse projecten, dat nog gezocht wordt naar een ideale manier van rapporteren. Dit blijkt ook uit het feit dat voor een aantal grote projecten nog geen startdocument is vastgesteld, omdat de ambtenaren willen rapporten op een uniforme manier, waarbij de informatie wordt verschaft die de raad verlangt. Begin 2024 zal in ieder geval voor de vier projecten inzake ‘huisvesting’ een startdocument vastgesteld worden. Wij hebben hieronder enkele adviezen opgenomen die kunnen bijdragen aan deze zoektocht richting het doel van het zo juist en volledig mogelijk informeren van de raad.

• Om verrassingen in de omvang van de uiteindelijke investeringskosten, zoals het geval was bij het project Glanerbrook, te voorkomen adviseren wij u om bij nieuwe grote projecten eerst een krediet aan te vragen voor het verrichten van onderzoek. Met dit krediet kan een technisch ontwerp voor een investering definitief worden gemaakt, voordat door het college een krediet wordt aangevraagd voor de daadwerkelijke investering. • Ons tweede advies is om bij een artikel 4-rapportering te starten met een korte samenvatting van de inhoud van het project. Daarbij zouden ook de specifieke besluiten moeten worden vermeld, evenals de verwachte financiële gevolgen voor de exploitatie op het moment dat het project is afgerond. Hiermee zijn één oogopslag de belangrijkste uitgangspunten van het project inzichtelijk, voordat de lezer de wijzigingen gaat beoordelen ten opzichte van de voorgaande rapportage. In de eerste en de tweede rapportage kwamen wij veel doublures tegen in de artikel 4-rapportering, wat het lastig maakt om de doorgevoerde wijzigingen te identificeren. Overigens hebben wij naar aanleiding van onze werkzaamheden en de gevoerde gesprekken geen indicaties die erop wijzen dat de regeling grote projecten niet op de juiste wijze wordt nageleefd.

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Boardletter 2023

7

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardletter 2023

8

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Sittard-Geleen zijn de onderstaande relevante aandachtsgebieden onderkend. Wij hebben geen aanvullende aandachtsgebieden geïdentificeerd in relatie tot het auditplan. 1. Management override of controls 2. Waardering van de grondexploitaties 3. Overlopende posten (risico op budgetoverheveling) 4. Waardering voorzieningen 5. Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het Sociaal Domein 6. Waardering vastgoed 7. Specifieke uitkeringen (SiSa-regelingen) 8. Geschillen en claims 9. Financiële positie en sluitende begroting (inclusief beoordeling structurele/incidentelr baten en lasten) 10. Rechtmatigheidsverantwoording 11. Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen boardletter 2023 en accountantsverslag 2022

© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Boardsamenvatting

Speerpunten

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023

Boardletter 2023

9

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 415,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023. For information, contact Deloitte Netherlands.