04 Boardletter 2022

Sittard-Geleen 1 December 2022 Ivo Wetters Claudia Honings

Uitkomsten interim-controle Gemeente Sittard-Geleen

De interim-controle staat in het teken van: - Inzicht verkrijgen in de mate waarin de internebeheersingsomgeving van Sittard-Geleen bijdraagt aan een betrouwbare registratie van financiële transacties die relevant zijn voor het opstellen de jaarrekening 2022. - Het identificeren van risicogebieden vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole. - De gemeente voorzien van aanbevelingen in het kader van onze natuurlijke adviesfunctie.

Samenvatting Interim-controle

Uit onze interim-controle komen de volgende punten naar voren: - Het aantal bevindingen in de interne beheersing bij SittardGeleen is beperkt, maar zijn er wel enkele adviezen en aandachtspunten. Wij constateren dat de interne beheersmaatregelen in de financieel meest relevante processen personeel, inkopen, aanbestedingen, betalingsverkeer, grondexploitaties, voorzieningen, subsidies, WMO, Jeugd, Participatiewet, verhuuropbrengsten, parkeeropbrengsten en het financiële rapportage proces in opzet en bestaan van voldoende niveau zijn. - Er is door de gemeente opvolging gegeven aan de bevindingen uit eerdere controles. - Wij zien een positieve ontwikkeling in de interne controle van de gemeente Sittard-Geleen. Zo worden bevindingen uit voorgaande jaren opgevolgd (bijv. de opvolging workflow memorialen), alsmede stappen voorwaarts gezet in de verbijzonderde interne controle ter voorbereiding op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording in 2023. - Tevens hebben wij specifieke risicogebieden en aandachtspunten voor de jaarrekening geïdentificeerd. Deze wijken niet af ten opzichte van de eerder gecommuniceerde risicogebieden zoals opgenomen in het auditplan.

1

Adviezen vanuit onze natuurlijke adviesfunctie Advies Rechtmatigheidsverantwoording Het college van burgemeester en wethouders is met ingang van boekjaar 2023 verantwoordelijk om een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. De gemeente heeft in dit kader in 2022 stappen gezet met het opstellen van de “beleidsnota Rechtmatigheid” en “Interne controle kader”. De gemeente heeft geïnvesteerd in software voor de vastlegging van de interne beheersing en de interne controle, zijnde Key2Control. Ook is de ambtelijke organisatie bezig om de processen in de software Engage Process vast te leggen. Aansluitend zal de gemeente het uitvoeringsplan voor de interne controle opstellen. In dit plan worden onder andere de risicoanalyse, de omvang en selectiewijze van de steekproeven en de wijze van de uitvoering en het rapportering van de controlewerkzaamheden uitgewerkt. Wij adviseren deze af te stemmen met de gemeenteraad. De risicoanalyse wordt per afdeling opgesteld, waardoor organisatie-brede risico’s herhaald worden. Om herhaling te voorkomen adviseren wij om de risicoanalyse procesmatig per financiële geldstroom in te steken. Een belangrijk taak van de gemeenteraad is het vaststellen van het controleprotocol inclusief de te hanteren materialiteit.

Deze zal begin 2023 door de gemeenteraad vastgesteld worden zodat de uitgangspunten, zoals de materialiteit, bekend zijn bij start van het nieuwe boekjaar. Zoals eerder aangegeven willen wij de raad hierin ondersteunen door het geven van een workshop Rechtmatigheid in samenwerking met de gemeente. Deze workshop zal plaatsvinden op 9 februari 2023. Daarnaast is er een workshop voor het lezen van de gemeentelijke financiële stukken voor de gemeenteraad, welke op 20 april gegeven zal worden. Voorziening Spaarverlof Met ingang van 1 januari 2022 is de nieuwe CAO Gemeenten van kracht. Vanuit de nieuwe CAO hebben de ambtenaren de mogelijkheid om bovenwettelijk verlof om te zetten in spaarverlof. De commissie BBV heeft geoordeeld dat het saldo van het spaarverlof als voorziening op de balans gepresenteerd wordt. Dit leidt er toe dat de gemeente eenmalig een hogere last heeft in boekjaar 2022. De gemeente inventariseert op het moment de omvang van de te vormen voorziening en rapporteert hierover in de vierde rapportage. De Commissie BBV zal naar verwachting voor het eind van het jaar aanvullende informatie verstrekken voor de verwerking van de voorziening. In de vierde rapportage die 15 december wordt besproken zal hier over gerapporteerd worden. 2

Adviezen vanuit onze natuurlijke adviesfunctie Advies Interne controle De verbijzonderde interne controle op de verhuuropbrengsten, aanbestedingen en grondexploitaties was ten tijde van de interim-controle nog niet uitgevoerd. De gemeente loopt hierbij het risico dat eventuele rechtmatigheids- en getrouwheidsfouten niet tijdig worden geïdentificeerd, waardoor dus ook pas in een later stadium mitigerende maatregelen kunnen worden getroffen. Het college is zich hiervan bewust. Verwachting is dat alles tijdig voor de jaarrekeningcontrole in 2023 is afgerond. Wij zullen hierover rapporteren in ons accountantsverslag. Bestaan beheersmaatregelen parkeeropbrengsten, Jeugd, WMO en subsidies EO & RO De gemeente heeft vanwege krapte in de bezetting en grote werkdruk de lijncontroles voor de processen omtrent parkeren en Jeugd, WMO en subsidies EO & RO niet of niet volledig aangeleverd. Wij kunnen derhalve geen conclusie trekken ten aanzien van het bestaan van de in het genoemde proces opgenomen beheersmaatregelen. De verwachting is dat de documentatie voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole in 2023 zal worden aangeleverd. Wij zullen hierover rapporteren in ons accountantsverslag. Begroting In de primaire begroting wordt rekening gehouden met structurele begrote baten voor verhuuropbrengsten van panden die momenteel niet verhuurd worden.

Hierdoor worden baten verantwoord die niet gerealiseerd worden. Het tekort dat hierdoor in het resultaat ontstaat wordt jaarlijks gedekt met incidentele baten. Wij adviseren om alleen baten te begroten indien deze onderbouwd zijn met een huurovereenkomst zodat deze opbrengsten ook dat daadwerkelijk gerealiseerd worden. Financiële positie We adviseren het college om tezamen met de commissie B&V kaders rondom de financiële positie te actualiseren . Denk hierbij aan het vaststellen van streefwaarden of bandbreedtes voor de conclusie van het gehele pakket aan kengetallen ten aanzien van de totale financiële positie. Hierbij dienen streefwaarde niet afzonderlijk beoordeeld te worden maar als één geheel en in relatie tot elkaar. Deze streefwaardes of bandbreedtes zijn dan specifiek toegespitst op het beleid binnen de gemeente Sittard-Geleen en hierop kan dan toezicht worden gehouden. Daarnaast is er een workshop voor het lezen van de gemeentelijke financiële stukken voor de gemeenteraad, welke op 20 april gegeven zal worden. 3

Bevindingen en adviespunten in de interne (proces)beheersing Bevindingen Projectsubsidies en - beheersing Naar aanleiding van recente subsidiecontroles (o.a. centrumontwikkeling, dit betreft overigens een oudere subsidie die van 2016 tot en met 2019 liep) adviseren wij het college om voor subsidieprojecten een eenduidige projectadministratie aan te houden om het inzicht in en overzicht te behouden over de besteding van de betreffende subsidies. Om een lange doorlooptijd van de subsidiecontrole en ‘hogere’ accountantskosten te voorkomen adviseren wij om een draaiboek op te stellen met standaardwerkzaamheden die noodzakelijk zijn voor administratieve werkzaamheden en afspraken die op voorhand dienen te worden ingeregeld. Proces personele lasten De jaarlijkse ‘headcount’ is op dit moment in uitvoering, waardoor de juistheid van de betalingen aan medewerkers nog niet door ons is getoetst en vastgesteld. Wij nemen graag kennis van de uitkomsten hiervan zodra deze, naar verwachting in december, is uitgevoerd. Regeling ‘grote projecten’ Bij het beoordelen van het huidige proces van begeleiding en rapportering van de projecten die zijn aangemerkt als ‘grote projecten’ conform artikel 3 ‘regeling grote projecten’ is vastgesteld dat het startdocument niet uniform is en niet consequent wordt gehanteerd, behalve bij Het Groene Net en Glanerbrook.

Wij adviseren om het start document conform de regeling voor alle onder de regeling vallende projecten te hanteren. Bij Het Groene en Net is overigens in afstemming met de commissie B en V voor een andere opzet gekozen omdat de gemeente niet uitvoerder is van dit project. Grote projecten In de eerste en derde rapportage wordt over de aangemerkte projecten gerapporteerd conform artikel 4 van de regeling ‘grote projecten’. Wij constateren dat aandachtspunten die genoemd worden in artikel 4 niet compleet worden toegelicht in de rapportages. Wij adviseren om een volledige afwikkeling op te nemen in de rapportage en de raad volledig te informeren over de status van het project.

4

Bevindingen en adviespunten in de interne (proces) beheersing – Opvolging bevindingen eerdere controles Nr

Bevinding

Follow-up

01

Schattingen: Toetsing schattingen grondexploitaties en voorzieningen Wij raden u aan een procedure op te stellen waarbij in de lijn een adviseur op basis van een checklist de belangrijkste afwegingen bij de gehanteerde assumpties en schattingen bij de grondexploitaties en voorzieningen zichtbaar uitdraagt, ook indien deze zijn opgesteld door een (externe) specialist.

De checklist is voor de controle 2020 gedeeld. Deze is geüpdate bij de jaarrekeningcontrole 2021. Waarbij de gemeente de schattingen toetst en herziet bij het opstellen van de jaarrekening. Hiermee is de bevinding opgevolgd door de gemeente.

02

Uniforme verwerking memorialen De autorisatie van memorialen die niet via de workflow gaan worden zonder controle geboekt. Hierop heeft de interne controle nog niet volledig op plaats gevonden. Vanuit de eerste bevindingen is gebleken dat voor deze memorialen niet altijd de werkafspraken worden nageleefd. De gemeente loopt hierbij het risico dat memoriaalboekingen plaats vinden zonder inhoudelijke controle. Wij adviseren de gemeente om alle processen van de diverse memorialen via een workflow te boeken zodat een eenduidig en gecontroleerd proces aanwezig is voor alle verschillende memorialen.

De gemeente heeft in 2022 het proces aangepast waardoor alle handmatige boekingen via een workflow lopen. Hiermee is de bevinding opgevolgd door de gemeente.

03

Frauderisicoanalyse: Wij adviseren de gemeente Sittard-Geleen om op korte termijn de organisatiebrede frauderisicoanalyse af te ronden, en deze, conform voorgaande jaren, te delen met de Commissie begroten en verantwoorden.

De gemeente is binnen de organisatie actief bezig met het updaten van de (fraude)risico’s, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de hieraan gekoppelde beheersingsmaatregelen. De gemeente heeft de (fraude)risicoanalyse afgerond en zal voorgelegd worden aan de commissie B&V op 1 december 2022. Graag ontvangen wij deze voor aanvang van de jaarrekeningcontrole, zodat wij de analyse kunnen meenemen in onze risicoanalyse in het kader van de jaarrekening-controle.

04

Controle volledigheid verhuuropbrengsten Wij adviseren u om deze controle zo spoedig mogelijk uit te voeren, en deze zichtbaar vast te leggen, om een volledige opbrengstenverantwoording te waarborgen. Daarnaast adviseren wij u om van deze gelegenheid gebruik te maken voor het maken en zichtbaar vastleggen van een aansluiting met het Kadaster, de activaadministratie en het contractenregister.

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente in de afrondende fase zit van de implementatie van Axxerion. Eén van de afsluitende werkzaamheden is de aansluiting met het kadaster om de volledigheid van verhuuropbrengsten en het vastgoed vast te kunnen stellen.

Legenda:

Niet opgelost

Opgelost

Gedeeltelijk opgelost

Nog te beoordelen

Status 2022

5

Voor de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Sittard-Geleen zijn de onderstaande relevante aandachtsgebieden onderkend. Wij hebben geen aanvullende aandachtsgebieden geïdentificeerd in verhouding tot het auditplan. 1. Management override of control 2. Waardering van de grondexploitaties 3. Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein 4. Rechtmatigheid Europese aanbestedingen

Geïdentificeerde aandachtsgebieden

5. Waardering voorzieningen 6. Waardering Mijn Streekwarmte 7. Waardering vastgoed 8. Geschillen en claims 9. IT maturity check 10. Status inzake rechtmatigheidsverantwoording 11. Overlopende posten (risico op budgetoverheveling) 12. Financiële positie en sluitende begroting (incl. beoordeling structureel / incidenteel baten en lasten) 13. Verbonden partijen (centrumregeling Vidar) 14. Proces rondom fractievergoedingen 15. Interne beheersing | Verlofsparen (wel of geen voorziening te vormen) 16. Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen boardletter 2022 en accountantsverslag 2021 17. Opvolging regeling grote projecten 6