03_RKC_rapportBsGW_brief raadsleden_DS

Aan de Gemeenteraad van de gemeente Sittard-Geleen Postbus 18 6130 AA Sittard-Geleen Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Behandeld door Debbie Steens Telefoon 06-34171539 Onderwerp Rapport BsGW begeleidend schrijven

Geleen, 15 juli 2021

Geachte raadsleden, Hierbij bieden wij u het rekenkameronderzoek naar de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) aan. Het rapport is het resultaat van een bijzonder onderzoeksproject van 11 Limburgse rekenkamer(commissie)s naar de effectiviteit en kosten-efficiëntie van de taakuitvoering van BsGW. Het is voor het eerst dat de huidige Rekenkamercommissie participeert in een groot regionaal rekenkameronderzoek. Het doel van het onderzoek is tweeledig: (1) inzicht geven in de kostenontwikkeling en de ontwikkeling van de kwaliteit van de taakuitvoering en dienstverlening door BsGW. (2) inzicht te geven in de mate waarin de gemeenten (college en raad) daar grip op hebben. Het onderzoek is daarmee vooral gericht op leren. De bevindingen uit het onderzoek leiden tot 14 conclusies en 7 aanbevelingen. In deze aanbiedingsbrief sommen we deze voor u op. De duiding van de conclusies en aanbevelingen kunt u vinden in het onderzoeksrapport.

Conclusies 1. In de ontwikkeling van BsGW zijn op hoofdlijnen drie fasen te onderscheiden. 2. Bestuurlijk en ambtelijk wordt de meerwaarde van BsGW als gezamenlijke uitvoeringsorganisatie erkend. Het beeld over de meerwaarde van BsGW bij raadsleden is minder eenduidig. 3. De ontwikkeling van de kwaliteit van dienstverlening door BsGW valt niet objectief vast te stellen door het ontbreken van een kwalitatieve nulmeting, gefragmenteerde informatie en ontoereikende indicatoren. Het is daardoor eveneens niet mogelijk om vast te stellen of BsGW het strategische doel van ‘minimaal gelijkblijvende kwaliteit van dienstverlening’ heeft gerealiseerd. 4. De analyse van het aantal ingediende WOZ-bezwaren, het aantal gehonoreerde WOZ-bezwaren en de score van de Waarderingskamer op de kwaliteit van het Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen

WOZ-proces geeft geen eenduidig beeld over de oorzaak van het relatief hoge aantal WOZ-bezwaren bij BsGW 4a. Het aantal WOZ-bezwaren als percentage van het aantal WOZ-objecten ligt bij BsGW 50%-60% hoger dan bij de in dit onderzoek onderzochte benchmarkorganisatie. 4b. Het gemiddelde percentage gehonoreerde WOZ-bezwaren ligt bij BsGW met 43% ongeveer 10% lager dan bij de benchmarkorganisaties. 4c. BsGW scoort met een score 3 (voldoende) op de kwaliteit van het WOZproces lager dan de benchmarkorganisatie (score 4; goed) en ook lager dan de gemiddelde landelijke score (score 3,2). 5. BsGW heeft de financiële taakstelling van 10% kostenreductie gerealiseerd. 6. BsGW heeft zicht en grip op de algemene ontwikkeling van de kosten van de uitvoering van de primaire producten van dienstverlening, met uitzondering van de proceskosten. 7. Ondanks diverse maatregelen heeft BsGW vrijwel geen grip op de ontwikkeling van de WOZ-proceskosten. De stijging van de proceskosten belast de samenwerking tussen BsGW en de deelnemers en ondermijnt het draagvlak voor BsGW onder de deelnemers. 8. Het is aannemelijk dat de besparing die gemeenten hebben gerealiseerd door samenwerking in BsGW aanzienlijk is. De exacte omvang van de door gemeenten gerealiseerde besparingen is in het onderzoek niet vastgesteld. 9.

Er zijn verdere kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen te realiseren door harmonisatie van de taakuitvoering BsGW. 10. De informatievoorziening over kwaliteitsontwikkeling door BsGW naar de deelnemende gemeenten is gefragmenteerd en ontoereikend voor de deelnemers om een goed beeld te vormen van de ontwikkeling van de kwaliteit van dienstverlening BsGW. 11. De informatie die door BsGW aan de deelnemers wordt verstrekt over de kostenontwikkeling is te gedetailleerd en geeft onvoldoende inzicht en overzicht om de kostenontwikkeling bij BsGW goed te kunnen monitoren. 12. De kaders voor de sturings- en verantwoordingsrelatie tussen BsGW en de deelnemende gemeenten zijn in opzet toereikend en passend bij een GR. 13. Gemeenten maken in de relatie met BsGW weinig gebruik van de gemeentelijke sturings- en verantwoordingsrelatie (tussen college en raad) om het functioneren van BsGW en de gemeentelijke inbreng in het AB van BsGW aan de orde te stellen. 14. De mogelijkheden van individuele deelnemers om invloed uit te oefenen op de (inhoudelijke en financiële) koers van BsGW is in de praktijk zeer beperkt. De nieuwe GR BsGW brengt daar geen verandering in.

Aanbevelingen 1. Vraag aan het bestuur van BsGW om op korte termijn enkele kernindicatoren voor de kwaliteit van taakuitvoering en dienstverlening te ontwikkelen en voor te leggen aan het AB BsGW. De vervolgstap is om deze binnen een jaar uit te bouwen tot een volledige en samenhangende set indicatoren die relevant en adequaat zijn om als deelnemende gemeente de kwaliteitsontwikkeling te kunnen monitoren. Maak in het AB afspraken over de wijze waarop BsGW de deelnemers aan de hand van die indicatoren op overzichtelijke wijze periodiek informeert. 2. Vraag het bestuur van BsGW om binnen een jaar een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie te ontwikkelen en betrek de gemeenteraden op een nader te bepalen wijze bij dat proces. Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen

3. Vraag het bestuur van BsGW om actiever en gerichter te communiceren met de gemeenteraden van de deelnemers, en evalueer dit (bijvoorbeeld in een gesprek) met elk van de gemeenteraden eind 2022. 4. Stel vóór het eind van het jaar in het AB een gezamenlijke strategische aanpak (van gemeenten en BsGW) vast om de proceskosten terug te dringen, inclusief een realistische kwantitatieve doelstelling. Evalueer deze aanpak in het AB een half jaar later. 5. Vraag het bestuur van BsGW om in 2022 een besluitvormingsproces in het AB te organiseren om keuzes te maken voor verdere harmonisatie van taken. 6. Maak als gemeenteraad waar nodig aanvullende afspraken met het college over versterking van de gemeentelijke sturings- en verantwoordingslijn. 7. Agendeer op korte termijn in het AB een bespreking van de samenwerking tussen DB en AB, met als doel om te komen tot afspraken ter verbetering van het samenspel. Rapporteer hierover aan de gemeenteraden.

Bestuurlijke reactie De bestuurlijke reacties van de colleges aan de 11 rekenkamer(commissie)s en de bestuurlijke reactie van het DB BsGW, zijn toegevoegd aan het rapport. In het nawoord namens alle rekenkamer(commissie)s wordt hier bondig op ingegaan.

Tot slot De Rekenkamercommissie ziet uit naar behandeling van het rapport 'Rekenkameronderzoek BsGW' in de gemeenteraad. Als eerste vindt een toelichting van het rapport plaats tijdens de commissie B&V op 23 september a.s.. Deze toelichting wordt verzorgd door onderzoeker Clemens Sengers van het Lysias advies. De agendering van het rapport in de ronde is gepland op 14 oktober en besluitvorming is geagendeerd voor de raad van november. De Rekenkamercommissie wil iedereen bedanken die heeft meegewerkt aan dit onderzoek. Namens de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen, Met vriendelijke groet, mr. D. Heesakkers voorzitter Rkc

mr. D. Steens secretaris Rkc

Postadres: Postbus 18, 6130 AA Sittard-Geleen