03 Huishoudelijk reglement 2022

Huishoudelijk reglement SHPV Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel 27 van de statuten van de Coöperatie Servicehuis Parkeeren Verblijfsrechten U.A., verleden op 22 juni 2010. In dit reglement worden, voor zover nodig, alle zaken geregeld die niet in de statuten zijn geregeld, alsmede andere onderwerpen waarvan de Algemene Ledenvergadering (ALV) dat wenselijk acht.

ALGEMEEN 1. Het bestuur is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren als goede bestuurders. Het bestuur draagt zorg voor een evenwichtige samenstelling van het bestuur, passend bij het doel van de Coöperatie. Omdat SHPV een Coöperatie is waarbij alle gemeenten in Nederland kunnen aansluiten, wordt ernaar gestreefd bestuurders te benoemen, vanuit gemeenten, verdeeld over het land. Er worden zowel bestuurlijke als ambtelijke vertegenwoordigers, met professionele affiniteit met mobiliteit/parkeren, benoemd. 2. Het aantal bestuurders bedraagt minimaal 3. De voorzitter is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het bestuur en is primair aanspreekpunt voor de leden van het bestuur naast de directeur van SHPV. Binnen het bestuur vindt een taakverdeling plaats. 3. Het bestuur benoemt een voorzitter en een penningmeester. De directeur SHPV treedt op als secretaris doch maakt geen onderdeel uit van het bestuur. 4. Bij vacatures is het bestuur verantwoordelijk voor de werving van aspirant-bestuursleden, mede op voordracht van de ALV; benoeming geschiedt door de ALV. 5. De bestuurders worden niet bezoldigd; gemaakte reis- en verblijfskosten kunnen worden gedeclareerd waarbij de regels die voor ambtenaren gebruikelijk zijn worden gehanteerd. 6. Ten behoeve van de bestuursleden is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 7.

Ieder lid van het bestuur meldt relevante nevenfuncties of relevante conflicterende omstandigheden aan het bestuur. Een (neven)functie of conflicterende omstandigheid is relevant als deze kan leiden tot een tegenstrijdig belang of belangenverstrengeling met de Coöperatie. 8. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang worden, in overeenstemming met de WTBR, in ieder geval aangemerkt: • het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de Coöperatie enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds; • het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder; • een eventueel bijzonder belang van de Gemeente waar de bestuurder uit voortkomt. 9. Het bestuurslid met het potentieel tegenstrijdig belang zal niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming aangaande het onderwerp waar het (potentieel) tegenstrijdig belang op ziet. 10. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de ALV. Pag. 1

11. Het bestuur geeft de directeur en de manager bedrijfsvoering mandaat zoals voorzien in artikel 21 en 22 van dit reglement.

WERKWIJZE 12. Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar. Minimaal 2 keer per jaar wordt een ALV uitgeschreven voor de vaststelling van het jaarplan, de begroting en de jaarrekening. 13. Het bestuur is belast met het besturen van de Coöperatie. Ten minste eenmaal per jaar overlegt het bestuur over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. 14. Het bestuur vraagt goedkeuring voor het te voeren beleid en de begroting en legt verantwoording af aan de ALV. Het bestuur bereidt daartoe de besluitvorming door de ALV voor over het jaarplan, de begroting en de jaarrekening waarbinnen de tarifering voor de aangesloten gemeenten en providers, alsmede de hoogte van de betalingskorting voor providers. 15. Het bestuur richt zich bij vervulling van zijn taak op het belang van de Coöperatie en weegt daarbij ook de belangen af van de bij de Coöperatie betrokkenen, in het bijzonder die van de providers die zijn aangesloten op het Nationaal Parkeer Register. 16. Derden kunnen slechts op uitnodiging van het bestuur of de voorzitter geheel of gedeeltelijk een bestuursvergadering bijwonen. 17. Het bestuur kan besluiten tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met medewerkers binnen de door de ALV vastgestelde begroting. 18.

Het bestuur draagt er zorg voor dat de medewerkers die voor de Coöperatie werkzaam zijn zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard bij het bestuur of aan de Coöperatie verbonden rechtspersonen/betrokkenen. 19. Het bestuur draagt zorgt voor een jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de directeur. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

MANDATERING 20. Elke bestuurder is bevoegd tot het verstrekken van opdrachten na goedkeuring door het bestuur. 21. Het bestuur mandateert de directeur en de manager bedrijfsvoering om, als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Coöperatie, ieder afzonderlijk: a. De dagelijkse werkzaamheden binnen het bureau te managen, waaronder aansturing van de medewerkers die voor het bureau werken (medewerkers in dienst van SHPV, gedetacheerde medewerkers en ingehuurde krachten waaronder diverse adviseurs- en projectleiders) en beslissingen ter zake te nemen; b. Zelfstandig uitgaven te doen tot €10.000, passend binnen de begroting; c. Alle facturen goed te keuren (na controle opdracht) dan wel onderbouwd te betwisten;

Pag. 2

d. Bestuursbesluiten vanuit de rol van secretaris van het bestuur voor te bereiden en uit te voeren; e. Zelfstandig verplichtingen voor de Coöperatie aan te gaan tot €10.000, passend binnen het vastgestelde beleid; f. Gezamenlijk verplichtingen voor de Coöperatie aan te gaan vanaf een waarde van €10.000 tot een waarde van €250.000. Deze bevoegdheden van de directeur en manager bedrijfsvoering tot het rechtsgeldig vertegenwoordigen van de Coöperatie wordt door het bestuur vastgelegd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. g. Als contractmanager op te treden naar diverse contractpartijen (o.a. RDW, administratiekantoor, gemeenten, providers); h. De betalingen betreffende de maandelijkse parkeeromzet van providers aan gemeenten, die door het administratiekantoor door toepassing van vier-ogenprincipe worden voorbereid goed te keuren. Tevens erop toe te zien dat controle plaatsvindt dat de bankrekeningnummers waarop het geld wordt overgemaakt, correct zijn; i. Als voorzitter de overleggen met gebruikers van het NPR te voeren (gemeenten en providers), waarbij de mogelijkheid bestaat om werkgroepen samen te stellen voor diverse onderwerpen. 22. Het bestuur mandateert de directeur om namens het bestuur arbeidsovereenkomsten aan te gaan met medewerkers binnen de vastgestelde begroting. Aanstelling van de directeur gebeurt door het bestuur. 23.

De voorzitter van het bestuur bespreekt periodiek met de directeur de voortgang van de werkzaamheden. Met individuele bestuursleden is contact waar nodig.

VERTROUWELIJKHEID 24. Tenzij het reglement, de Statuten of toepasselijke wet of regelgeving anders voorschrijft, verbindt het bestuur zich ertoe alle informatie en documenten die hij in de uitoefening van zijn functie verkrijgt, als strikt vertrouwelijk te behandelen. De inhoud van deze bepaling blijft van toepassing ook indien het bestuur ophoudt bestuur te zijn.

INWERKINGTREDING EN LOOPTIJD 25. Dit reglement is opnieuw vastgesteld door het bestuur op 16 november 2022 en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 15 december 2022 en treedt – voor onbepaalde tijd – in werking met terugwerkende kracht vanaf 16 november 2022. 26. In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het huishoudelijk reglement beslist het bestuur.

Pag. 3