02 B Participatiekader 2023

Participatiekader 2023 Sittard-Geleen Gemeente Sittard-Geleen December 2023

Inhoudsopgave 1

Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Het Participatiekader

2 3 3

2

Definities vooraf 2.1 De samenleving 2.2 Participatie 2.3 Inspraak

5 6 6 6

3

Participatie is ons uitgangspunt 3.1 Gelijkwaardig 3.2 Samenwerken 3.3 Beslissen 3.4 Invloed

7 8 8 8 9

4

Afspraken over participatie 4.1 Participatie is het uitgangspunt 4.2 Participatie kent heldere organisatie en transparante keuzes 4.3 Iedereen doet mee en met gemak 4.4 Participatie is gedeelde verantwoordelijkheid 4.5 Participatie is opgavegericht 4.6 Participatie is ook duidelijk zijn wanneer niet

10 11 11 11 11 12 12

5

Ruimte voor participatie 5.1 Raad geeft richting aan de participatie 5.2 Participatieruimte 5.3 Participatieruimte in de Omgevingswet

13 14 14 16

6

Proces voor participatie 6.1 Stap 1: Bepalen haalbaarheid participatie 6.2 Stap 2: Aangeven participatieruimte 6.3 Stap 3: Inrichten participatieaanpak 6.4 Stap 4: Uitwerken participatiemiddelen 6.5 Stap 5: Na de participatie

17 18 19 20 22 22

7

Voorbeelden van methoden

24

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

1

1 Inleiding

1

Inleiding

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

2

1.1

Aanleiding

Sittard-Geleen is van de samenleving. Sittard-Geleen maken we daarom samen. Participatie gaat over deze samenwerking met inwoners, organisaties, bedrijven en overheden. Over hoe we zaken net wat anders aanpakken, waardoor samenwerken echt samen werken wordt. In buurten, wijken, kernen, de gemeente en de regio. Zo besturen we onze gemeente met elkaar; minder vanuit het gemeentehuis en meer vanuit de gehele samenleving. Voor de gemeente Sittard-Geleen is het deelnemen van de samenleving uitgangspunt. We willen gelijkwaardig samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. De richting van SittardGeleen is daarom ook door de samenleving zelf geformuleerd (Toekomstvisie 2030) en wij maken deze doelen momenteel samen met de samenleving concreet in initiatieven en projecten. Met onze open houding voor participatie zien we dat (eigen) initiatief in de samenleving ontstaat. Inwoners, organisaties en bedrijven doen mee met plannen van de gemeente. Ook kan de gemeente deelnemen in plannen van de samenleving zelf. De initiatiefnemer is degene met het idee of het plan; de initiatiefnemer start in beginsel de participatie. Als gemeente faciliteren we de samenwerking. 1.2

Het Participatiekader

De leidraad ‘Doorontwikkeling participatie’ geeft de positie en visie aan van participatie voor Sittard-Geleen. Voorliggend ‘Participatiekader 2023’ geeft hierbij nadere uitgangspunten; het kader biedt een startpunt voor de participatie bij (maatschappelijke) opgaven in Sittard-Geleen. De leidraad en het kader gelden ‘organisatie breed’, of anders gezegd zijn het overkoepelende afspraken zoals we die in Sittard-Geleen met elkaar maken. Het Participatiekader draagt eraan bij dat de meningen en belangen vanuit de samenleving helder worden, en meegewogen worden bij de opgaven in Sittard-Geleen. Die meningen en belangen kunnen gedeeld zijn, maar mogelijk ook tegenover elkaar staan. Bij projecten vanuit de gemeente volgen we het kader. Bij participatie van derden stimuleren en faciliteren we dit, maar nemen wij het proces niet over1. Het kader geeft voor de participatie houvast aan de rollen, de invloed en de verwachtingen.

1

Alleen bij aangewezen buitenplanse omgevingsplanactiviteiten conform Omgevingswet stelt de gemeente participatie verplicht. Ter beoordeling van deze participatie van derden-initiatiefnemers, zullen aanvullende beleidsregels worden opgesteld; met voorliggend Participatiekader als basis.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

3

Iedereen moet mee kunnen doen. Het is daarom belangrijk dat het Participatiekader iedereen motiveert om deel te nemen, te participeren. Het is belangrijk dat het kader ook mogelijke belemmeringen wegneemt. In Sittard-Geleen blijven we in gesprek over onze samenwerking en de mogelijke verbeteringen daarvan. Het kader en de toepassing hiervan wordt eenmaal per twee jaar geëvalueerd. Hiermee is het Participatiekader een dynamisch document.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

4

2 Definities vooraf

2

Definities vooraf

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

5

2.1

De samenleving

Dit zijn de inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente, veelal vertegenwoordigd in gremia. Met inwoners worden de mensen bedoeld die in onze gemeente wonen, maar ook de bezoekers (zoals bijvoorbeeld de leerlingen op onze scholen, de werknemers in onze bedrijven en toeristen). Organisaties zijn instellingen met veelal een maatschappelijke rol in SittardGeleen (bijvoorbeeld de onderwijsinstellingen, politie, zorg- en welzijnsinstellingen, andere overheden). Bedrijven is de verzamelnaam voor ondernemingen, fabrieken, retail- en horecabedrijven in onze gemeente. De gemeente betreft de raad, college en ambtelijke organisatie. 2.2

Participatie

Het actief deelnemen van de samenleving in de opgaven in Sittard-Geleen noemen we ‘participatie’. In Sittard-Geleen willen we samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. De samenleving wordt betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de opgaven. De kwaliteit van oplossingen wordt vergroot omdat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit worden toegevoegd. Ook kan participatie zorgen voor meer begrip en draagvlak. Inwoners, organisaties en bedrijven doen mee met opgaven van de gemeente die initiatiefnemer is (regulier wordt dit ‘burgerparticipatie’ genoemd). Ook kan de gemeente deelnemen in plannen van de samenleving zelf (regulier wordt dit ‘overheidsparticipatie’ genoemd). De initiatiefnemer is degene met het idee of het plan. De initiatiefnemer start in beginsel de participatie. Inwoners, organisaties en bedrijven in Sittard-Geleen kunnen ook een verzoek doen bij de gemeente om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en goedkoper te kunnen uitvoeren. Deze vorm van samenwerking noemen we ‘uitdaagrecht’ (right to challenge). 2.3

Inspraak

Inspraak is de wettelijke regeling die invulling geeft aan het betrekken van inwoners, organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden bij de besluitvorming om zo een beter afgewogen besluit te nemen. Sommige vormen van inspraak zijn verplicht, zoals de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen in reactie op een bestemmingsplan. Inspraak vindt plaats in de latere, afrondende fase van een opgave. Hoewel de doelstellingen van inspraak en participatie elkaar kunnen overlappen, is het niet zo dat participatie de (wettelijke) inspraak vervangt.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

6

3

Participatie is ons uitgangspunt

3 Participatie is ons uitgangspunt

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

7

Participatie is ons uitgangspunt in Sittard-Geleen. We willen gelijkwaardig samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. Invloed op de opgave is bij participatie voorwaardelijk. 3.1

Gelijkwaardig

Vroegtijdig worden inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente bij de opgaven betrokken. We zorgen dat iedereen die mee wil doen, dat ook kan. We spannen ons in voor diversiteit en inclusiviteit. We dragen zorg dat de verschillende perspectieven zuiver naar voren komen en gehoord worden. We luisteren naar elkaar. Dit borgt gelijkwaardig samenwerken tussen de verschillende gesprekspartners; alle mensen, alle meningen worden serieus genomen. 3.2

Samenwerken

Bij samenwerken staan we open om meningen, ervaringen, ideeën en eventueel uitvoeringskracht van anderen in te brengen. De inbreng hoeft niet overgenomen te worden. Wel wordt in een samenwerkingsrelatie verwacht dat het uitlegbaar is waarom dit mogelijk niet gebeurt. Samenwerken kan heel vrijblijvend: mensen worden uitgenodigd om mee te denken over mogelijke ideeën of richtingen. In een brainstorm bijvoorbeeld. Het kan ook zijn dat al één of meer richtingen worden ingebracht en mensen gevraagd worden om mee te denken over afwegingen en keuzes daarin. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de initiatiefnemer. Samenwerken kan ook met meer verantwoording: mensen hebben de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor (een deel van) de opgave te dragen. Het gesprek gaat dan ook over wie welke rol oppakt en wie welke verantwoordelijkheid heeft in de organisatie van een opgave. Bij samenwerking wordt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering gedeeld en gaat men met elkaar om als (meer) gelijkwaardige partners. 3.3

Beslissen

Beslissen gaat over de mogelijkheid om bij te dragen aan het besluit. Hiermee wordt (een deel van) het besluit uit handen gegeven. Ten behoeve van verwachtingen, moeten de kaders waarbinnen beslissingen genomen kunnen worden, vooraf eenduidig zijn. Inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente hebben samen de doelen voor Sittard-Geleen bepaald. Alles wat we doen gebeurt in de richting van deze zogenoemde Toekomstvisie 2030 (‘de doelen van de samenleving’). In vier gebiedsgerichte Ontwikkelpaden geven we nu samen vorm aan beleid en voeren we uit. In deze vorm van samenwerking, beslist de samenleving mee in de doelen van Sittard-Geleen en het feitelijk toepassen hiervan in de directe woon- en leefomgeving. Het faciliteren van maatschappelijke initiatieven is een voorbeeld van meebeslissen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

8

Hierbij wordt vanuit de samenleving een voorstel gedaan om een bepaald probleem in de omgeving op te lossen en wordt er met ambtelijke ondersteuning en/of financieel invulling gegeven aan het voorstel. De gemeentelijke domeinregisseurs en stadsdeelmanagers spelen hier een verbindende rol. Het uitdaagrecht is ook een voorbeeld van meebeslissen. Het uitdaagrecht houdt in dat inwoners of maatschappelijke partijen de gemeente verzoeken om de feitelijke uitvoering van een taak van de gemeente over te nemen, al dan niet met bijhorend budget. De uitdagers denken dat zij deze taken beter en goedkoper (meer maatschappelijke meerwaarde, duurzamer of efficiënter) kunnen uitvoeren. In het verzoek dienen zij dit ook aan te tonen. Het uitdaagrecht maakt onderdeel uit van de Participatieverordening 2, waar ook de begrenzing (wat wel, wat niet) en afspraken (binnen welke regels) zijn aangegeven. Bij overname van een taak. blijft de verantwoordelijkheid in juridische zin bij de gemeente. 3.4

Invloed

Het deelnemen van de samenleving in opgaven heeft nut indien ook ruimte is om samen te werken en te beslissen. Soms is die ruimte van invloed er niet of onvoldoende; bijvoorbeeld bij wettelijke taken waar de gemeente ook geen keuze heeft. Dan leggen we uit waarom daar (nu) geen ruimte voor is. In alle gevallen, met of zonder participatie, hebben belanghebbenden tot aan het besluit inspraakmogelijkheden om hun mening te geven. Participatie is immers geen vervanging voor de rechtsbescherming. De mogelijkheid om bezwaar en beroep aan te tekenen blijft bestaan. In een aantal situaties is participatie bij wet ook verplicht, zoals bij het opstellen van een Omgevingsvisie. Of bij bepaalde omgevingsvergunningen, voor activiteiten die niet binnen het bestemmingsplan (en straks Omgevingsplan) passen: de buitenplanse activiteiten 3.

2

In het wetsvoorstel ‘Versterking participatie op decentraal niveau’ is voorgesteld om de inspraakverordening te verbreden naar een participatieverordening, waarin naast de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, ook bij de uitvoering en evaluatie van beleid wordt geregeld. De Participatieverordening Sittard-Geleen is integraal onderdeel van de leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’.

3

Participatie is verplicht bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (conform Omgevingswet); activiteiten die niet voldoen aan de regels van het Omgevingsplan en niet vergunningsvrij zijn. De gemeenteraad stelt de lijst met buitenplanse omgevingsplanactiviteiten apart vast.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

9

4 Afspraken over participatie

4

Afspraken over participatie

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

10

Samenleving, raad, college en ambtelijke organisatie hebben de volgende afspraken: 4.1

Participatie is het uitgangspunt

We hebben een uitnodigende basishouding om inwoners, organisaties, bedrijven en de gemeente te betrekken bij de opgaven in Sittard-Geleen. We spreken samen uit dat we ervan overtuigd zijn dat participatie ons helpt om betere processen te doorlopen en om kwaliteitsvolle plannen te maken. Daarmee spreken we ook uit dat participatie ons helpt bij het bouwen aan vertrouwen tussen inwoners, organisaties, bedrijven en de gemeente. 4.2

Participatie kent heldere organisatie en transparante keuzes

Participatieprocessen zijn vooraf transparant gecommuniceerd zodat helder is wie, wat, waar, wanneer en hoe participatie vormgegeven wordt. Zo weten inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente vooraf wat ze kunnen verwachten van de participatie in de opgave. We communiceren duidelijk over wat er gaat gebeuren en wie op welke manier betrokken wordt. Ook achteraf zijn we duidelijk over wat we hebben opgehaald en wat we hiermee gedaan hebben of gaan doen. 4.3

Iedereen doet mee en met gemak

In de communicatie, de organisatie en in de werkvormen van participatie streven we inclusiviteit na. Iedereen in de samenleving die mee wil doen, moet mee kunnen doen. Participatie organiseren we bij voorkeur dicht nabij de opgave, in de wijk of in de kern, aansluitend bij reeds bestaande structuren. Waar mogelijk en nodig, sluit de manier waarop we participatie inrichten daarop aan. Dit bepalen we samen en we spreken elkaar aan op wat en wie we nog missen in de opgave. We blijven nadenken over hoe we veranderingen in de maatschappij kunnen omarmen, en hierop participatie kunnen innoveren. 4.4

Participatie is gedeelde verantwoordelijkheid

Verwachtingsmanagement is de belangrijkste voorwaarde voor een goed participatietraject. Daarbij kan een traject procesmatig goed zijn (doorlopen), maar tegelijkertijd is er geen overeenstemming of zijn partners niet tevreden. Indien uitgangspunten wijzigen, hebben alle betrokkenen een gezamenlijke verantwoordelijkheid om hierover in gesprek te blijven. Dat geldt voor raad, voor college, voor initiatiefnemers en voor deelnemers. Bijsturing van het proces kan dan samen plaatsvinden.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

11

4.5

Participatie is opgavegericht4

Vertrek vanuit de opgave, de vraag in de samenleving. Niet vanuit systemen die er zijn om dergelijke opgaven op te lossen. Schakel zodoende vanuit situaties en kom in samenspraak tot creatieve oplossingen. Zorg daarbij voor empathie en handel vanuit een voedingsbodem van vertrouwen. De gemeente is zichtbaar, aanspreekbaar en laat meer los. 4.6

Participatie is ook duidelijk zijn wanneer niet

Niet alle opgaven lenen zich voor participatie. Een gedeelde samenwerking is niet zinvol als op voorhand niet tegemoet kan worden gekomen aan de belangen van betrokkenen. Of bij situaties waar de gemeente transparant haar rol moet pakken op het gebied van handhaving & toezicht of wanneer afweging plaatsvindt tegen het algemeen belang. Ook kan bij sommige opgaven op voorhand weinig behoefte zijn om als samenleving te participeren; de impact van het onderwerp is beperkt, of de opgave wordt op voorhand al geaccepteerd. De behoefte aan participatie bij opgaven wordt zodoende afgewogen. Participatie is dus ook duidelijk zijn over wanneer niet.

4 De opgave wordt door de initiatiefnemer(s) gedefinieerd. De opgave wordt vooraan de participatie

geverifieerd met betrokkenen. Voor de definitie-aanpak wordt verwezen naar de ‘Strategische Verkenning van de Opgave’ (SVO).

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

12

5 Ruimte voor participatie

5

Ruimte voor participatie

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

13

5.1

Raad geeft richting aan de participatie

Met de leidraad ‘Doorontwikkeling participatie’ en voorliggend Participatiekader geeft de gemeenteraad algemene richtlijnen voor participatie in Sittard-Geleen. Zo doen we dat in Sittard-Geleen! Hierdoor hoeft niet alles gezien te worden door de raad. Bij grotere projecten (zoals de Omgevingsvisie) kan de raad richting geven. De raad richt zich vooral op het ‘wat’ en ‘waarom’ van participatie. Het ‘hoe’ (de uitvoering) is aan het college en de organisatie. De raad beantwoordt daarbij de volgende vragen: Wat is het doel van participatie? Wanneer beschouwt de raad participatie als goed uitgevoerd? Wat wordt met de resultaten gedaan? Zijn er belanghebbenden die de raad in ieder geval bij de participatie wil betrekken? Welke aanvullende randvoorwaarden geeft de raad mee?

• • • •

Voor projecten die vallen onder overkoepelend vastgesteld beleid leggen we de manier van participeren voor aan het college. De raad wordt tussentijds geïnformeerd over participatie in uitvoering; op basis hiervan controleert zij (ziet toe of participatieprocessen voldoen aan gestelde richtlijnen), oordeelt zij (kijkt mee of input uit participatie juist wordt getrechterd), verbindt zij (legt uit aan de samenleving over participatie) en besluit. 5.2

Participatieruimte

Bij elk participatietraject is vooraf helder welke ruimte er is om samen te werken en mee te beslissen. De gemeente Sittard-Geleen heeft natuurlijk ook haar wettelijke taken. Dat levert mogelijk spanning op tussen de representatieve en participatieve overheid. Binnen het perspectief op participatie blijft de gemeente het algemeen belang afwegen. Dat betekent dat ook duidelijk moet zijn welke ruimte er niet is. In hoofdlijn: Participatie wordt altijd toegepast als de wet daartoe verplicht. Geen participatie: • Indien participatie bij wet is uitgesloten. • Indien sprake is van uitvoering van regelingen van hogere overheden waarbij de gemeente geen ruimte heeft om eigen afwegingen te maken. • Als het beleidsvoornemen dermate spoedeisend is dat de uitkomst van de participatie niet kan worden afgewacht. Denk aan de crisisopvang van mensen uit oorlogsgebieden.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

14

•

•

Als het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving. Indien het gaat over de begroting, de tarieven voor gemeentelijke dienstverlening en belastingen bedoeld in hoofdstuk XV van de Gemeentewet.

Participatie geeft invloed op de dienstverlening: • Hoe we de dingen doen; vooral processen, houding en gedrag. • Omgeving is klant, ingezetene, gebruiker en/of partner. • Omgeving wordt betrokken bij / staat centraal bij de inrichting processen, houding en gedrag. Participatie bepaalt mee / beslist mee: • Wat we doen; vooral doelen, beleid, plannen, projecten. • Omgeving is partner. • Omgeving participeert gelijkwaardig. Participatie bepaalt / beslist: • Inwoners, organisaties en/of bedrijven zijn eigenaar van opgave. • Omgeving is co-creator. Gemeente is partner en ondersteunt (indien gewenst). • Zelfsturing vanuit gemeenschap. Wanneer we als gemeente een effectieve bijdrage willen leveren, is het belangrijk dat we als overheid de rol kiezen die binnen een bepaalde context het meest passend is. Het helpt hierbij om goed te kijken naar het eigenaarschap van een activiteit. Het onderstaande schema is hierbij ons hulpmiddel:

Als gemeente begeven we ons in netwerken en ondersteunen waar nodig. Wanneer we ons in (meer richting) ‘groene activiteiten’ begeven, laten wij onze regels meer in huis en sluiten we aan bij de vorm van de ander.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

15

Hoe meer participatieruimte is aangedragen in de opgave, hoe meer omgegaan moet worden met de onzekerheid over het resultaat. De initiatiefnemer zal niet altijd met deze onzekerheid overweg kunnen, waardoor het risico ontstaat dat gaandeweg sturing plaatsvindt naar gewenst resultaat. Betrokkenen krijgen dan de indruk dat het een schijnproces is; hun inbreng wordt stilaan minder. Het vergt aan de voorkant van het proces daarom inzet om bewust ruimte te creëren voor het gedachtegoed van betrokkenen. Veranker daarbij de ruimte voor participatie. 5.3

Participatieruimte in de Omgevingswet

Participatie is ook opgenomen in de Omgevingswet. De Omgevingswet versterkt de participatie in het ruimtelijk domein. Over participatie stelt de Omgevingswet het volgende: •

• •

•

•

De aanvrager van een omgevingsvergunning is verplicht om bij de aanvraag aan te geven: Of de aanvrager aan participatie heeft gedaan; en zo ja, hoe de aanvrager aan participatie heeft gedaan, en wat de resultaten zijn. Het is primair de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om adequate participatie te organiseren. De gemeente stimuleert dit. De gemeente betrekt de informatie over de participatie(uitkomst) bij de afweging voor vergunningverlening, maar het ontbreken van adequate participatie is geen grond voor het buiten behandeling laten of weigeren van de aanvraag. Voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (activiteiten die volgens het Omgevingsplan niet rechtstreeks zijn toegestaan) kan de raad gevallen aanwijzen waarbij participatie verplicht is. In Sittard-Geleen wordt hiervoor een lijst opgesteld van situaties waarbij participatie verplicht wordt gesteld. Wanneer de aanvrager bij een aangewezen geval niet of onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college de aanvraag buiten behandeling laten. Wel moet het college de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen. Bij de beoordeling kan het bevoegd gezag gebruikmaken van vooraf opgestelde beleidsregels. Voor de gemeente geldt een kennisgevingsplicht bij het Omgevingsplan en de projectprocedure. Een motiveringsplicht geldt bij de Omgevingsvisie en -programma’s en het Omgevingsplan.

Hiermee is participatie in de Omgevingswet geborgd. Het regelt het wat en niet het hoe. In Sittard-Geleen biedt het voorliggend Participatiekader de basis om aanvullende beleidsregels op te stellen voor (verplichte) participatie van derden-initiatiefnemers in het ruimtelijke domein.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

16

6 Proces voor participatie

6

Proces voor participatie

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

17

Participatie is maatwerk en krijgt per opgave vorm. Het is daarmee altijd voor interpretaties vatbaar. Om maatwerk mogelijk te maken wordt participatie bij voorkeur gebiedsgericht benaderd, in de stadsdelen waar de opgave speelt. In deze stadsdelen is het mogelijk om meer integraal te kijken naar wat het gebied nodig heeft, en daarmee ook gerichte lokale kennis toe te passen. In beginsel is de initiatiefnemer van de opgave verantwoordelijk voor (de inrichting van) het participatieproces. Indien een inwoner, organisatie of bedrijf initiatiefnemer is, dan is de rol van de gemeente primair ondersteunend. De gemeente is verantwoordelijk bij ieder proces waar zij initiatiefnemer is, of wanneer er algemene belangen spelen. Voor de initiatiefnemer van de participatie (en ook voor de betrokkenen) gelden de volgende uitgangspunten vooraf: Wees transparant. Vooraf, tijdens en achteraf. Communiceer op ooghoogte. Gemakkelijk te vinden, begrijpelijk, beeldend. Werk gelijkwaardig. Neem ieders inbreng serieus, luister naar elkaar. We werken naar consensus. Iedere deelnemer houdt zich aan de gemaakte afspraken. Participatie is niet vrijblijvend. Gezamenlijke verantwoordelijkheid bij (deelnemende) inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente.

• • • • •

Het is belangrijk om vooraf aan de participatie de opgave te definiëren en een doorkijk te maken van het proces. Onderstaande stappen helpen bij de inrichting van de participatie. De ontstane organisatie en vorm van de participatie wordt in een open en gelijkwaardig gesprek samen met de betrokkenen uitgewerkt. 6.1

Stap 1: Bepalen haalbaarheid participatie

Participatie is het uitgangspunt, indien ook waardevol. Vooraf vindt daarom een check plaats op: is er behoefte aan participatie, moet het, kan het? De opgave moet voldoen aan onderstaande ‘voorwaarden voor participatie’: a) Het onderwerp is geschikt. Bij de samenleving moet voldoende behoefte zijn voor participatie. Participatie is passend als: de opgave een aanzienlijk effect heeft (impact groot) én het onderwerp leeft bij inwoners, organisaties en bedrijven (acceptatie laag). De opgave doet ertoe. Is de impact of het effect van het project klein en is het onderwerp geaccepteerd, dan is het inrichten van een participatietraject (meestal) niet noodzakelijk. Participatie wordt altijd toegepast als de wet daartoe verplicht.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

18

b) Invloed is voldoende aanwezig. Binnen de opgave moet beïnvloeding mogelijk zijn. Ruimte voor vorming van de opgave of voor opties en alternatieven. De participanten moeten tenminste nog keuzes kunnen maken. Als hier op voorhand geen mogelijkheden voor zijn, is participatie bij dit onderwerp onwenselijk. c) Tijd is voldoende beschikbaar. Voor juiste participatie is voldoende tijd nodig. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast (bijvoorbeeld door wettelijke termijnen) dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten? N.b. Participatie is planbaar; het niet tijdig starten of niet goed plannen van een opgave is geen reden voor afwijzing van participatie. ‘Tijd’ als reden voor het ontbreken van participatie moet gemotiveerd zijn. Bij het ontbreken van bovenstaande voorwaarden, is de meerwaarde van participatie beperkt. Het advies kan dan zijn om geen participatie te doen. Het blijft in alle gevallen belangrijk om inwoners, organisaties en bedrijven (individueel of collectief) te informeren over opgaven in Sittard-Geleen. 6.2

Stap 2: Aangeven participatieruimte

De participatie is bepaald (in stap 1). De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces invloed hebben, geeft het niveau van de participatieruimte aan. Het scherp krijgen van dit niveau helpt om de verwachtingen duidelijk te maken: a) De uitkomsten worden gedeeld en/of worden meegewogen In deze participatievorm worden betrokkenen geraadpleegd om meningen, ervaringen en ideeën naar voren te brengen. De initiatiefnemer bepaalt de agenda en ziet betrokkenen als gesprekspartners, maar verbindt zich niet op voorhand aan de uitkomsten van de participatie. Opgaven / plannen worden voorbereid voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. Wanneer betrokkenen geen inbreng hebben en enkel toehoorder zijn, is sprake van zeer beperkte participatie, van informeren. Participatieniveau: raadplegen en informeren. b) De uitkomsten worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking Bij deze participatievorm worden betrokkenen -binnen gestelde kaders en uitgangspunten- in de gelegenheid gesteld antwoord te geven op een vraag. De initiatiefnemer bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen ideeën, problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van de opgave. De initiatiefnemer kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan afwijken. De betrokkenen zijn samen adviseur.

Participatieniveau: advies vragen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

19

c) De uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking. Bij deze participatievorm wordt intensief samengewerkt. De betrokkenen ontwikkelen samen een plan of zoeken samen naar oplossingen, met inachtneming van vooraf meegegeven kaders vanuit de initiatiefnemer. De initiatiefnemer verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. Betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. Participatieniveau: samenwerken. d) De consensus uitkomst bepaalt welk besluit wordt genomen. Deze participatievorm is gelijk aan samenwerken, waarbij betrokkenen expliciet (mee) beslissen. De keuze van een oplossing wordt overgelaten aan de betrokkenen. Ook hier kunnen door de initiatiefnemer kaders vastgesteld zijn waarbinnen de beslissing genomen moet worden. Participatieniveau: samenwerken en (mee)beslissen.

6.3

Stap 3: Inrichten participatieaanpak

Indien participatie voor de opgave waardevol is en ruimte voor participatie is aangegeven, wordt door de initiatiefnemer de startpositie vastgesteld in een Plan van Aanpak voor participatie (PvA participatie). Dit gebeurt bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen. Het scherp krijgen van de aanpak helpt om de verwachtingen richting betrokkenen duidelijk te maken.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

20

In het PvA participatie is tenminste opgenomen: 1. 2. 3. 4. 5.

Doel van de participatie. Ruimte voor invloed. Kaders (afwijkend van generieke kaders vooraf). Invulling samenwerken (wijze participatie; kwaliteit, tijdvak, investering). Invulling beslissen (hoe uitkomst participatie doorwerkt in besluitvorming).

Vanuit de positie dat ‘het deelnemen van de samenleving ons uitgangspunt is’, wordt een positief antwoord verwacht op onderstaande vragen. Wanneer dat niet of beperkt kan, dan vraagt dat om duidelijke motivering.

Doel van de participatie

• • •

Wat beogen we met de participatie? Wie moeten betrokken worden?5 Wat zijn de belangen en afhankelijkheden van betrokkenen?

Ruimte voor invloed

• • •

Wat is de participatieruimte en motivatie? Motiveer de beperkingen van invloed. Wat zijn verantwoordelijkheden deelnemers in participatie?

Kaders

• • • •

Wat zijn de wettelijke of beleidskaders? Hoe, wanneer, wat wordt geïnformeerd en gecommuniceerd? 6 Spelregels in houding en gedrag participatie? (Tussentijdse) evaluatie participatie?

Invulling samenwerken

• • • • •

Wat is (de doorkijk van) het participatieniveau (kan mogelijk gedurende het proces veranderen)? Wat is de mogelijke organisatievorm? Wat zijn bijhorende (inclusieve) werkvormen en instrumenten voor participatie? Hoeveel budget, middelen en tijd zijn beschikbaar? Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces?

Invulling beslissen

•

Wat zijn afspraken over (invloed op) beslissen?

5 Wie voelen zich betrokken bij het onderwerp (intern, extern)? Representativiteit van de deelnemers? 6 Niet iedereen hoeft mee te doen. Informeer / betrek wel breed over de ontwikkelingen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

21

Wees open over de (samen) gekozen aanpak van participatie, zodat betrokkenen de juiste verwachtingen hebben. De participatie wordt in planning vooruitgezien en inzicht wordt verschaft hoe de participatie wordt gefaciliteerd. Lopen tijdens de participatie belangen erg uiteen of lopen gesprekken vast? Dan wordt gezocht naar een passende vorm om dit te doorbreken. Hanteer het plan van aanpak flexibel. 6.4

Stap 4: Uitwerken participatiemiddelen

Het PvA participatie maakt helder waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt. Op basis hiervan wordt, bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen, de wijze van participatie verder uitgewerkt; participatiemiddelen, werkvormen en communicatie-instrumenten. De keuzes hierin zijn afhankelijk van welk doel je hebt met de participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin je je bevindt. Maar ook de schaal van de opgave, de tijdspanne en kosten bepalen de inzet van methoden. In deze stap denken de gemeentelijke regisseur participatie en adviseurs van afdeling communicatie mee in de verdere opbouw. In hoofdstuk 7 zijn enkele reguliere methoden samengebracht. 6.5

Stap 5: Na de participatie

De participatie is goed voorbereid en uitgevoerd. Meningen en reacties zijn gehoord. Ordening van de conclusies wordt – indien mogelijk - met de betrokkenen gedaan. Zicht ontstaat voor betrokkenen wat wel en eventueel niet kan, waarom die keuzes zijn gemaakt en de mate van begrip. De vorm van ordening kan per project of proces verschillen. Een participatieproces leidt niet altijd tot tevredenheid bij iedereen. De uitkomsten van de besluitvorming sluiten niet altijd (helemaal) aan bij de wensen en ideeën die deelnemers geuit hebben. Ook zal afweging plaatsvinden tegen het algemeen belang.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

22

Na afloop van het participatieproces wordt een beknopt participatieverslag opgesteld. Geef daarin antwoord op vragen als: Wie hebben er geparticipeerd? Wie is daarmee vertegenwoordigd? Welke standpunten zijn naar voren gebracht? Wat is de reactie op de standpunten? Welke afspraken zijn gemaakt op basis van de participatie? Tevredenheid over het gevolgde proces? De opgehaalde evaluaties krijgen een belangrijke functie bij de (continue) ontwikkeling van participatie. De uitkomsten van het participatieproces worden ook gedeeld, aangevuld en geverifieerd met de deelnemers (inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente). Dit kan bijvoorbeeld in een afrondende bijeenkomst. Ook wordt met de deelnemers het perspectief geschetst van de mogelijke vervolgstappen. Uiteraard leren we per opgave. De regisseur participatie zal adviseren in verschillende projecten. We bekijken samen tussendoor, en ook aan het einde van projecten wat beter kan. En als het lukt, passen we het meteen aan. Zo leren we allemaal. Sittard-Geleen beschikt al over verschillende werkwijzen voor participatie, zoals inwonersplatforms, adviesraden, branchegremia etc. We bekijken continu wat hiervan passend is en wat niet, en stellen waar nodig bij. Altijd in samenspraak met de samenleving. Iedere twee jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd met de raad om zo de geleerde lessen te bespreken en voorbeelden te bekijken.

Dit in overeenkomst met de Omgevingswet waar ook evaluatie in is opgenomen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

23

7

Voorbeelden van methoden

7

Voorbeelden van methoden

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

24

Enkele methoden voor participatie zijn op een rij gezet. Omdat geen enkele situatie hetzelfde is, is participatie altijd maatwerk. Informeren Informeren is geen participeren. Betreft het initiatief een eenvoudige activiteit of plan, dan kan informeren vaak prima volstaan. Bevestig altijd wat besproken is en vermeld daarbij de aanpak (duur plan, verwachte overlast, etc.) en het eindresultaat. Informeren kan ook plaatsvinden over (de stand van zaken) van de participatie zoals die via onderstaande methoden plaatsvindt. Het gesprek Bij kleinere initiatieven zijn gesprekken op locatie (huis-, straat- of pleinniveau) een toegankelijke vorm van participatie. Waar nodig gebeurt dat samen met partners. Als blijkt dat betrokkenen behoefte hebben aan een gezamenlijk overleg om oplossingen te bedenken, dan kan daar alsnog op worden ingespeeld. De gesprekken zijn waardevol, omdat direct betrokkenen zich erkend voelen en op deze manier meer betekenis kunnen geven aan hun eigen omgeving en leefwereld. Door de persoonlijke contacten ontstaat relatie en bovendien begrip en commitment van beide kanten. Zowel direct betrokkenen als de initiatiefnemer krijgen meer context. Dialoogsessies In kleinere groepen mensen worden (in korte rondes) antwoorden geformuleerd op vragen of stellingen. Door de korte tijd ontstaat vaak een energieke en creatieve sfeer.

De input uit de rondes wordt door de gespreksleiders centraal ingebracht, waarna een verdere dialoog kan worden aangewakkerd. Een dialoogsessie werkt voor het maken van verbindingen en het komen tot innovatieve ideeën en oplossingen. Online overleg Gesprekken of dialoogsessies kunnen heel goed digitaal georganiseerd worden. Zoom of Ms Teams zijn de meest laagdrempelige tools voor betrokkenen. Online overleg kan ook gecombineerd worden met break-out rooms. Andere werkwijzen kunnen gekoppeld worden, bijvoorbeeld het miroboard waarop mensen ideeën op geeltjes zetten en deze bespreekbaar maken. Ook kan bijvoorbeeld een poll (korte vragenlijst) onderdeel zijn van het overleg. Digitalisering kan ondersteunen om participatieprocessen te verbreden of om deze voor (bepaalde doelgroepen) laagdrempeliger te maken, kan. Bijvoorbeeld via digitale tools zoals een online discussieforums, digitale ideeënbussen of digitale feedbackopties. Dergelijke digitale participatie kan mogelijk aangesloten worden op het bestaande digitale platform voor Sittard-Geleen; MetSittardGeleen.nl. Dit Platform wordt momenteel vooral gebruikt om te informeren en te communiceren over (aanstaande) participatieprocessen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

25

Ontwerp- of synergiesessies In verschillende fasen en met behulp van experts brengen deze sessies (doelgroepgericht) direct betrokkenen bij elkaar om binnen een vooraf vastgesteld budget en kaders initiatieven voor te leggen, samen te bespreken en te komen tot een gemeenschappelijke oplossing of invulling. Ideaal om te komen tot oplossingen voor kleinere gekaderde vraagstukken binnen bijvoorbeeld wijken of voor bepaalde doelgroepen. Het bevordert het gemeenschapsgevoel en vergroot het vertrouwen in projecten. Stadsgesprekken / festivals / expo Op locatie pop up een stand opzetten en mensen actief benaderen om het gesprek aan te gaan, vragen te beantwoorden en signalen op te vangen. Het is een laagdrempelige manier om inbreng, ervaringen en adviezen op te halen. Een dergelijke actie kan breder worden getrokken door ook andere partners hiervoor uit te nodigen en samen op te trekken. Het is een zichtbare manier om kennis te maken, verbindingen te leggen en het initiatief kenbaar te maken. Doelgericht overleg Bij al uitgewerkte initiatieven kan doelgroepgericht worden overlegd. Dit kunnen aparte overleggen zijn met de verschillende gremia, of een integraal overleg (zoals bijvoorbeeld in de Ontwikkelpaden wordt georganiseerd). Zorg voor de mix van inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente.

Sluit daarbij ook aan bij bestaande adviesorganen die in SittardGeleen werkzaam zijn, zoals: Dorps- en Wijkplatforms, buurtverenigingen, Centrummanagement, JONGK, Adviescommissies Maatschappelijke Ondersteuning, Inclusiviteit, Senioren, Monumenten, Ondernemers, Horeca, CNME, Milieu etc. Het overleg draagt bij aan het bereiken van de relevante doelgroepen en dus het breed ophalen van perspectieven en belangen. Schouw of omgevingswandeling Een op locatie al wandelend overleg met een kleine groep kan heel goed werken om contextrijk tot inzicht en oplossingen te komen. Het is een goede manier om praktisch een gebied of situatie goed te bekijken, te bespreken waar knelpunten zitten en om ideeën op te doen. Door samen te wandelen en te beschouwen wordt gelijkheid bevorderd, ontstaat vaak een open en vertrouwelijke sfeer en ontstaan relaties. Jongerenparticipatie Jongeren zijn wel degelijk bereid om mee te denken over verschillende thema’s. Jongeren kunnen via jongerenwerkers, jongeren- of studentenorganisaties of scholen worden benaderd. Ze zijn ontvankelijk om via social media, brainstormsessies op scholen of bijvoorbeeld pizzaparty’s mee te denken. Ook kan verbinding worden gezocht met het programma van de scholen.

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

26

Uit onderzoek blijkt overigens dat onderwerpen niet alleen over aan jongeren gerelateerde zaken hoeven te gaan. Ook zwaardere onderwerpen kunnen door jongeren worden belicht. Houd rekening met op ooghoogte van jongeren te communiceren. Onderzoek Via online media (social media of website) kunnen flitspeilingen worden uitgezet, met stellingen of vragen. Uiteraard kunnen ook per mail of per post vragenlijsten worden uitgezet om meningen te peilen. Houd er rekening mee dat niet iedereen even handig is met online-communicatie. Uitkomsten van peilingen worden bij voorkeur bespreekbaar gemaakt, bijvoorbeeld via dialoogsessies. Beraad of belanghebbendenraad Bij een veelomvattend thema of een complex plan kan ook gedacht worden om mensen in een beraad ‘te loten’. Deelnemers worden gevraagd om gedurende een afgebakende tijd met anderen in dit beraad deel te nemen. Met alle details voorhanden, wordt onderling gediscussieerd over het plan. Het beraad wordt vervolgens gevraagd te komen tot een gewogen advies of aanbeveling. Na het afgeven van het advies wordt het beraad ontbonden. Door de representativiteit kan een grotere diversiteit aan ideeën worden ingebracht. Dergelijk beraad vergt nauwkeurige voorbereiding en uitvoering. Ervaring in de teams Participatie zit al goed in de genen bij verschillende gemeentelijke teams.

De organisatie neemt ook voorsprong in bijvoorbeeld eigen praktische tools. Zo heeft IPOR een eigen Handboek Projectmatig Werken ontwikkeld en hanteert Communicatie een eigen participatiechecklist. Deze tools zijn voor eenieder beschikbaar op intranet en onze medewerkers vertellen graag meer over de toegepaste werkwijzen en de mogelijke lessons learned.

Voor meer inspiratie over mogelijke tools (praktische werkvormen) voor participatie, wordt verwezen naar onderstaande openbare platforms: THiNK! Tools: www.vpng.nl/think/ ProDemos / DiA (Democratie in Actie): www.participatiewijzer.nl

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

27

Zo doen we dat!

Participatiekader 2023 I Sittard-Geleen

28

Gemeente Sittard-Geleen 14 046 – 046 477 77 77 j.vernaus@sittard-geleen.nl