13.a - Concept Kadernota BHIC 2024

Kadernota BHIC 2024 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestel en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. Normaliter is er alleen sprake van indexering van de bijdragen voor loon-en prijsontwikkeling. Als gevolg van de kredietcrisis werd de bijdrage in de periode 2009-2014 niet verhoogd, pas vanaf 2015 werd de bijdrage weer geïndexeerd. In de periode daarna volgde nog een bezuiniging en werd de bijdragen in 2017 structureel met 9% gekort. In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de e-depotvoorziening, nodig voor het uitvoeren van deze nieuwe wettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de onderdelen Budgetontwikkeling 2024 en Meerjarenraming 2025-2027.

Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: Naam De heer drs. P.L.B.A. van Geel De heer prof. dr. H.C. Bunt Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C.M. Pommer Mevrouw drs. M.A.H. Moorman De heer mr. V.E.C. Lokin Vacature

Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

1

Het Rijk (de Minister van OCW) heeft te kennen gegeven uit te willen treden per 1-1-2025. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden geïndexeerd. Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners. Dit betekent ook dat per 1-1-2025 de samenstelling van het bestuur zal wijzigen en de gemeenschappelijke regeling zal wijzigen. Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In het nieuwe beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg.

Bij de positionering van het BHIC tonen zich de twee gezichten: enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. Binnen de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. Het BHIC heeft de volgende ambities: - Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant - Wij zijn het foto- en filmgeheugen van Brabant - Wij schrijven Brabantse Geschiedenis - Wij verwelkomen een breder publiek - Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot Werkplan 2024 Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2024 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit digitale duurzame depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd.

Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het edepot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

2

Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. -

-

-

-

Voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogisch centrum van Brabant. Een andere belangrijke invulling van de maatschappelijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto’s en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. De verwachting is dat veel particulieren, organisaties en instellingen zich zullen melden met beeldmateriaal. Voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels ruim 10.000 verhalen Brabant in beeld. Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a.

websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2024 zal deze reeks worden voortgezet. Ook werden de afgelopen periode de oorlogsdagboeken van De Quay gepresenteerd. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet. Naast de andere verhalen willen we onze digitale dienstverlening en vindbaarheid optimaliseren.

Budgetontwikkeling 2024 Bekostiging e-depotvoorziening Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met € 0,25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorziening zullen gedekt worden uit een transitievergoeding e-depot van het Rijk en de inzet van de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Indexering voor loon-en prijsontwikkeling Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage wordt in de komende begroting (2024) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar (2022). Deze systematiek werkt goed en is herkenbaar, omdat aansluiting wordt gezocht met het indexeringssysteem van gemeenten. Voor deze kadernota is dat de septembercirculaire gemeentefonds 2022. In deze circulaire worden gemeenten gefaciliteerd bij het omgaan met loon- en prijsontwikkelingen.

Daartoe is een tabel van het CPB opgenomen. De tabel bevat een aantal loon- en prijsindicatoren die het CPB onderscheidt voor de overheidssector. De cijfers zijn ontleend aan de meest recente publicaties van het CPB.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

3

Dit betekent voor de begroting 2024 een indexeringspercentage van 6,1%.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

4

Voor de loonontwikkeling houden we rekening met de percentages die genoemd worden bij “Loonvoet sector overheid”. Voor de prijsontwikkeling hanteren we de percentages die bij “Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)” genoemd worden. Vervolgens wordt de laatst vastgestelde begroting (2023) aangehouden voor de verhouding “Loonontwikkeling – Prijsontwikkeling”. Nooit eerder was de correctie zo hoog, wat te wijten is aan de stijgende loonkosten en prijzen de afgelopen periode. Gezien de onzekere en onvoorspelbare situatie (zie hierna over de energieprijzen) maken we op dit moment een voorbehoud met betrekking tot de indexering voor loon-en prijsontwikkeling. Bij het opstellen van de ontwerpbegroting 2024 zal hier (hopelijk) meer over te zeggen zijn. Hoe dan ook hechten we eraan zo dicht mogelijk bij afspraken te blijven die voor gemeenten zelf gelden. Stijging loonkosten In de nieuwe CAO (Provinciale sector) zijn er meerdere loonsverhogingen afgesproken, die maar deels gedekt worden door de indexpercentages opgenomen in de vastgestelde begrotingen van 2022 en 2023. Behalve een verhoging van het schaalbedrag met € 75,-, zijn er structurele loonsverhogingen afgesproken van 3% per 1 juli 2022 en 4% per 1 januari 2023. De indexeringen in begrotingen van 2022 en 2023 bedroegen 1,5% en 2%, op het moment van opstelling van deze begrotingen realistische percentages.

De indexcijfers van het CPB (zie hierboven) voor deze jaren zijn ruim tweemaal zo hoog. Stijging energiekosten Maar vooral maken wij ons zorgen over de energiekosten. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%). De klimaatinstallaties worden voor een belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De energiekosten worden centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf. Dit contract heeft variabele tarieven. In september van dit jaar zijn er richtprijzen voor 2023 afgegeven door het Rijksvastgoedbedrijf. De groothandelsprijs voor gas wordt 3,7 keer zo hoog als in 2021 en elektra 6,2 keer zo hoog als in 2021. Het Rijk is gevraagd om (gedeeltelijke) compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan. Verduurzaming Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. Verduurzaming van het gebouw is niet eenvoudig, enerzijds vanwege de monumentale status en anderzijds vanwege het feit dat wij huurder zijn. Dat wil niet zeggen, dat wij hieraan geen aandacht besteden.

Integendeel, waar mogelijk doen wij aanpassingen en maken wij gebruik van de kennis en expertise van bijvoorbeeld het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. Dit jaar hebben we een onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) op te laten stellen. De doelstelling hiervan is te onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruik verder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingen gedaan en globaal doorgerekend. De volgende stap is deze uit te werken, waarbij we ons bij de prioritering richten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelen zijn genoemd: bijstellen stooklijnen, LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

5

Bijdrage deelnemers 2024 De bijdragen 2024 zijn (nog steeds) gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2024 € 4,46. De bewonersaantallen zijn nog nooit geactualiseerd, omdat de regeling daarin niet voorziet. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. Begroting Deelnemer REGIO

2023

2024 E-depot € 0,25

Bijdrage 2024

Mutaties

Index 6,1%

BCF 2024

7.000 2.300 7.900 400

€ € €

7.200 2.300 8.200

€ € € €

128.500 41.800 146.200 7.200

€ 5.700 € 1.800 € 6.400

€ 6.700-

€ € € €

Bernheze Boekel Boxtel Haaren*

€ € € €

114.300 37.200 130.100 13.500

Land van Cuijk Maashorst Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught

€ € € € € €

354.200 218.000 305.400 345.300 111.700 119.400

€ € € € € €

21.600 13.300 18.600 21.100 6.800 7.300

€ € € € € €

22.300 13.700 19.200 21.800 7.000 7.500

€ € € € € €

398.100 245.000 343.200 388.200 125.500 134.200

€ 17.600 € 10.800 € 15.100 € 17.100 € 5.500 € 5.900

WS Aa en Maas WS De Dommel

€ €

121.100 121.600

€ €

7.400 7.400

€ €

7.700 7.700

€ €

136.200 136.700

€ €

€ 121.100

€

124.600

€ 1.991.800

€ 6.700-

€ 2.230.800

-

€ 85.900

* Uittredingsbijdrage Biezenmortel en Haaren 2024 Deelnemer RIJK Min. van OC&W-lumpsum Min. van OC&Wkenniscomponent**

Bijdrage 2024

2023

Mutaties

Index 3,4%

€ 2.883.500

€ 71.300

€ 100.500

€

0

€ 3.055.300

€

€

€

0

€

0

€

€ 100.500

€

0

€ 3.105.300

50.000

€ 2.933.500

0

€ 71.300

E-depot

50.000

** Tijdelijke bijdrage i.v.m. uittreding Rijk

De index over de bijdrage van het Rijk is voor de begroting 2024 zonder correctie van 2022, omdat het Rijk dit al in het jaar 2022 corrigeert.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

6

Overige bijdragen 2024 Met de provincie Noord-Brabant is een (nieuwe) dienstverleningsovereenkomst afgesloten per 1 januari 2022 voor een periode van 10 jaar (6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). Afschrijvingsbeleid 2024 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2022 Bij de exploitatie over 2022 worden we al geconfronteerd met extra lasten, met name door de gestegen energiekosten en loonkosten. Getracht wordt in het 4e kwartaal de kosten te beperken, zodat de exploitatierekening over 2022 niet met een negatief resultaat wordt afgesloten. De conceptjaarrekening 2022 zal in februari 2023 beschikbaar zijn. Vermogenspositie 2022 De algemene reserve bedraagt eind 2022 naar verwachting € 418.000. Dit is 8,5% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%. Op basis van de richtprijzen voor energie 2023, afgegeven door het Rijksvastgoedbedrijf, moet rekening gehouden worden met het mogelijk moeten inzetten van (een deel) van de algemene reserve in 2023. Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door.

Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per 1 januari 2024 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. De jaren 2022 en 2023 gelden als overgangsjaren. Deze periode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. In het najaar van 2021 zijn OCW en RVB gestart met de vormgeving van het definitieve stelsel. Meerjarenraming 2025-2027 De meerjarenbegroting zal worden opgesteld in de lijn van de begroting 2024. Uitgangspunt blijft dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd, tenzij dit een nieuwe wettelijke taak is. Voor de meerjarenbegroting zijn op dit moment 2 aspecten van belang: - jaarlijks wordt de bijdrage verhoogd vanwege de bekostiging van de e-depotvoorziening; - actualisering van de inwoneraantallen, vermoedelijk per 1-1-2025, bij uittreding van het Rijk.

Verhoging vanwege de bekostiging van de e-depotvoorziening Volgens het afgesproken groeimodel stijgt de bijdrage in de jaren 2025 t/m 2027 jaarlijks met € 0,20 per inwoner. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en loopt vanaf dan mee in de jaarlijkse indexering.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

7

Actualisering van de inwoneraantallen per 1-1-2025 De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum uit 2005. De bewonersaantallen zijn nooit geactualiseerd, omdat de regeling daarin niet voorziet. Door de uittreding van het Rijk zal de gemeenschappelijke regeling worden aangepast. Voorgesteld zal worden om vanaf dan, vermoedelijk 1-1-2025, steeds van recente inwoneraantallen uit te gaan, zoals dat gebruikelijk is bij gemeenschappelijke regelingen. Ter indicatie is een vergelijking gemaakt tussen de gehanteerde inwoneraantallen en de huidige in 2022.

Deelnemer REGIO Bernheze Boekel Boxtel Land van Cuijk Maashorst Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught Nuland en Vinkel (uittreding Gem. Maasdonk) Haaren (uittreding Gem. Haaren) Waterschap Aa en Maas Waterschap De Dommel

Aantal Aantal inwoners inwoners volgens GR in 2022 Mutatie 28.857 31.715 2.858 9.364 11.030 1.666 32.900 33.129 229 89.321 90.707 1.386 54.814 58.362 3.548 76.901 82.613 5.712 87.082 93.307 6.225 27.969 29.731 1.762 30.094 31.783 1.689 6.792 0 -6.792 7.231 0 -7.231 30.627 31.377 750 30.643 31.393 750 512.595 525.147 12.552

Bij de waterschappen is er bij de oprichting van het BHIC gerekend met hectare en vervolgens is er een fictief aantal inwoners bepaald. De mutatie bij de waterschappen is gebaseerd op de gemiddelde groei van alle gemeenten tezamen. De overstap naar het actuele inwoneraantal zelf, zal voor de exploitatie van het BHIC geen financiële consequenties hebben. De totale bijdrage blijft bij de overstap/ wijziging van de gemeenschappelijke regeling hetzelfde en zal worden omgeslagen over de nieuwe inwoneraantallen. Onderling zullen er tussen de deelnemers wel verschillen ontstaan, omdat de ene gemeente harder is gegroeid dan de andere. In het laatste PH-overleg is afgesproken, dat een rekenmodel zal worden opgesteld. Hierin zullen dan de onderlinge verschillen zichtbaar worden gemaakt en een voorstel tot harmonisatie/ verevening worden gedaan. Dit voorstel zal worden besproken in het overleg van 31 maart 2023.

Concept Kadernota BHIC 2024 – 4 november 2022

8