06.c - Bijlage 3 - Controleprotocol BOX-SMG-MGD 2023-2026

CONTROLEPROTOCOL Voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2023 tot en met 2026 (met een optie tot één keer twee jaar en één keer één jaar verlenging) van De gemeente BOXTEL, De gemeente SINT-MICHIELSGESTEL EN De gemeenschappelijke regeling MIJNGEMEENTEDICHTBIJ (MGD)

1. Inleiding Accountant De gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel en de GR MijnGemeenteDichtbij hebben de controle van de jaarrekening 2022 tot en met 2026 gegund aan Crowe Foederer. Daarbij is overeengekomen dat de opdracht voor de accountantscontrole van deze 3 partijen met één keer twee jaar verlengd kan worden tot en met 2028 en daarna nog een keer met één jaar tot 2029. Aanleiding wijziging: In 2023 is de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers ingevoerd. Een onderdeel van dit wetsvoorstel is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de jaarrekening vanaf het boekjaar 2023. Vanwege deze wetswijziging is een actualisatie van de financiele – en controleverordening en het controleprotocol noodzakelijk. De raad stelt vanuit haar kader stellende rol vooraf in de nieuwe financiele verordening de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid vast en geeft aan wat over de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen wordt. De raad voegt vanuit haar controlerende rol aan de controle verordening toe dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college getoetst wordt door de accountant en dat daarbij zo veel mogelijk gebruik gemaakt wordt van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functie. Het controleprotocol is geactualiseerd op deze wetswijziging.

Verordening In de Controleverordeningen van de beide gemeenten en de GR zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole vastgelegd. De controleverordeningen zijn vastgesteld door de raden en het algemeen bestuur. Controleprotocol Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen 2023 tot met 2026, eventueel tot en met 2029, van de beide gemeenten en GR. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken;

• •

het in overeenstemming zijn van de door het college/DB opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.”

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vastgesteld door de beide gemeenteraden en het Algemeen Bestuur. Voor de goedkeuringstoleranties volgt de gemeenteraad de volgende wettelijke minimumeisen: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten voor resultaatbestemming) Onzekerheden in de controle (in % lasten voor resultaatbestemming)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding n.v.t.

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

n.v.t.

Rapportagetolerantie: Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan het bestuur rapporteert in het accountantsverslag. Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf gesteld dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert. Daarnaast kan de accountant rapporteren over fouten en onzekerheden lager dan € 100.000, met name wanneer deze posten bestuurlijk relevant zijn.

4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: a) De naleving van wettelijke kaders, zoals die in het normenkader van Boxtel, Sint-Michielsgestel resp. MijnGemeenteDichtbij zijn opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. b) De naleving van de volgende kaders: • de begrotingen van Boxtel, Sint-Michielsgestel en MijnGemeenteDichtbij; • financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; • controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; en • de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet; c) De naleving van externe regelgeving (rijksoverheid en andere instanties).

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad/Algemeen Bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college/Dagelijks Bestuur naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen buiten de rechtmatigheidscontrole.

5. Rapportages Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. Het college rapporteert over rechtmatigheid in de jaarrekening en gedurende het jaar, indien nodig, in de 2e bestuursrapportage. De opvolging van bevindingen van interne- en externe is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. 5.1. College: Rechtmatigheid Vanaf 2023 rapporteert het college over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Gedurende het jaar worden de controle bevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een rapportage met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. Daarnaast wordt de raad, indien van toepassing, door het college gedurende het jaar geïnformeerd over bevindingen boven de vastgestelde goedkeurings- en rapportagegrens rechtmatigheid in de 2e bestuursrapportage. 5.2 Managementletter interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht. Een managementletter wordt verstrekt aan het college van elke gemeente en aan het dagelijks bestuur van de GR.

5.3 Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van elke jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan de raad/AB en in afschrift aan het College/DB. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen. In Sint-Michielsgestel wordt het accountantsverslag met de auditcommissie besproken. 5.4 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad/AB, zodat deze de door het college /DB opgestelde jaarrekening kan vaststellen en het college/DB décharge kan verlenen.

6. Actualisering jaarlijks normenkader Het controleprotocol wordt door de raden/Algemeen Bestuur vastgesteld voor de periode van het contract met de accountant. Het bijbehorende normenkader dient jaarlijks te worden bezien en geactualiseerd. Jaarlijkse actualisering van het normenkader is nodig vanwege gewijzigde regelgeving, tekstuele aanpassingen e.d. Het normenkader bevat de door de raden/AB vastgestelde regelingen met financiële beheershandelingen op basis waarvan de accountant zijn rechtmatigheidscontrole uitoefent. De jaarlijkse actualisering van het normenkader is een bevoegdheid van de raad. Door elk jaar de wijzigingen van het normenkader ten opzichte van het vorige jaar op te nemen in de bestuursrapportages van het najaar stellen de raden/algemeen bestuur feitelijk het normenkader voor het lopende jaar vast.