VII-20 Raadsvoorstel BsGW begroting 2023.pdf

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Datum advies Afdeling Afdelingsmanager Opsteller Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965122050/123316 Openbaar 26 april 2022 Financiën & Controlling G.H.J. Hollands W.J.M. Huppertz D.J.W. (Dion) Schneider Voor het jaar 2023 vloeit uit de begroting van de BsGW een bijdrage voor de gemeente Simpelveld voort van 195.732.

ONDERWERP

BsGW begroting 2023

BESLISPUNT 1. Kennis genomen van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 en de kadernota 2023 van de BsGW; 2. Een positieve zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur van de BsGW ten aanzien van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 met dien verstande dat het dagelijks bestuur: 1. wordt verzocht het interne begrotingsproces te evalueren en te verbeteren; 2. wordt verzocht te streven naar maximaal mogelijke activering van de kosten van de aanbesteding hosting en applicaties: 3. wordt verzocht de verbetering van het archiefbeheer in gang te zetten. 3. In te stemmen met de voorgestelde bijdrage aan de BsGW ad 195.732 plus 707 ter aanvulling van het weerstandsvermogen en hiermee rekening te houden in de begroting en meerjarenraming.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) BsGW en, informeel, met collega-contactpersonen BsGW (in het kader van Samen Grip op Verbonden Partijen).

SAMENVATTING De BsGW heeft de begroting en de kadernota 2023 aangeboden om de raad de mogelijkheid te bieden hierover een zienswijze te geven. Het totaal van de begroting stijgt met bijna 4 miljoen euro. Grootste veroorzakers hiervan zijn de aanbesteding hosting en applicaties, de loonkosten, de indexering van inkopen en kosten en de proceskosten.

D0965122050/123316

Pagina 1 van 8

INLEIDING De gemeente Simpelveld is per 1 januari 2014 toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling BsGW. Een gemeenschappelijke regeling dient in het voorafgaande jaar een (ontwerp)begroting op te stellen en deze aan de raden van de deelnemende gemeenten voorleggen. Elke raad wordt zo in de gelegenheid gesteld een zienswijze aangaande deze begroting te geven. De voorliggende ontwerpbegroting 2023 en ontwerp meerjarenbegroting 2023-2027 zal in de vergadering van het algemeen bestuur op 30 juni a.s. worden vastgesteld. Normaliter wordt bij het raadsvoorstel omtrent de begroting voor het nieuwe jaar ook het bestuursverslag meegezonden. Op het moment van afronding van dit voorstel was dit verslag echter nog niet ontvangen. Om het voorstel tijdig in de raadsvergadering te kunnen agenderen kon het voorstel hier niet op wachten. Omdat de raad hierover ook geen zienswijze hoeft af te geven zal het bestuursverslag de raad middels een raadsinformatiebrief worden toegezonden.

WET- EN REGELGEVING Gemeentewet en Wet gemeenschappelijke regelingen

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA In de strategische visie 2013-2023 zijn drie kernwaarden benoemd, te weten: klantgericht, kwaliteit/focus en samenwerken. Tevens worden drie trends genoemd: schaalvergroting, decentralisatie en bezuinigingen. Deelname aan de BsGW past in dit kader. Dit voorstel heeft betrekking op de volgende beleidsprogramma's: programma 0 Bestuur en ondersteuning, programma 6 Sociaal domein en programma 7 Volksgezondheid en milieu.

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN n.v.t.

OVERWEGINGEN Kadernota 2023 In de kadernota 2023 (van december 2021) wordt onderscheid gemaakt tussen zekere en mogelijke ontwikkelingen. Zekere ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld loonkostenstijgingen die in een cao zijn overeengekomen. Mogelijke ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld het al dan niet van kracht worden van de fiscale vereenvoudigingswet, de gevolgen van de invoering van de Omgevingswet, de mogelijke verruiming van het gemeentelijke belastinggebied en de uniforme (samenhangende) objectenregistratie. Inmiddels heeft de BsGW in samenwerking met Het Gegevenshuis de omslag bij het waarderen voor de woz voor Simpelveld afgerond. De onlangs verzonden aanslagen en beschikkingen zijn nu voor het tweede jaar gebaseerd op het nieuwe systeem van waarderen naar oppervlakte. Ter overbrugging naar de (door het Rijk) in te voeren Samenhangende ObjectenRegistratie (SOR) zou een regieportaal worden ingericht om de geactualiseerde gegevens ook actueel te houden. Oorspronkelijk was invoering van de SOR beoogd voor 1 januari 2025. Het regieportaal zou dan tot die datum fungeren als tijdelijk loket ter overbrugging van de periode 2022-2024. Nu de invoering van de SOR, om budgettaire redenen, vertraagd is zal het regieportaal langere tijd 'in de lucht gehouden' moeten worden. In de meerjarenbegroting is derhalve voor de jaren 2025-2027 rekening gehouden met 250.000 per jaar.

D0965122050/123316

Pagina 2 van 8

Begroting 2023 De BsGW begint haar begroting met een opsomming van de voordelen van deelname aan de BsGW voor de deelnemers. In de jaren 2012-2017 heeft de organisatie een structurele kostenreductie gerealiseerd van zo'n 1,5 miljoen per jaar. Daarnaast heeft ze binnen haar eigen begroting ruimte gevonden voor de zogenaamde Stimuleringsregeling die (incidenteel) 672.000 heeft gekost en heeft ze tevens haar reorganisatie onder de noemer Ondernemings- en Ontwikkel Plan (OOP) gerealiseerd hetgeen moet leiden tot een efficiencyvoordeel van zo'n 4 miljoen vanaf 2028. Echter, zo stelt de BsGW, zijn nu de grenzen van bezuinigingen bereikt, wil er sprake blijven van een verantwoorde bedrijfsvoering. Tevens wordt een voorbehoud gemaakt ten aanzien van mogelijke prijsstijgingen als gevolg van de ontwikkelingen in en rond de Oekraïne. Na gereedkomen van de kadernota zijn alle kostenposten nog eens kritisch geanalyseerd. Ten opzichte van de begroting 2022 worden de navolgende aanpassingen noodzakelijk geacht: 1. Indexering lonen en salarissen

€

336.000

2. Correctie sociale lasten

€

973.000

3. Indexering goederen en diensten

€

191.000

4. Afschrijvingen

€

96.000

5. Overige GDI-voorzieningen

€

-300.000

6. Uitvoeringskosten extra woz-bezwaren en -beroepen

€

418.000

7. Implementatiekosten aanbesteding hosting en applicaties

€

2.275.000

Totaal

€

3.989.000

Nadere toelichting per onderdeel: Ad. 1 De bruto loonkosten zijn gebaseerd op een bezetting van 161,8 fte en worden met 2,5% geïndexeerd. Ad. 2 BsGW heeft de loonkosten in haar begroting steeds uitgesplitst naar bruto lonen en sociale lasten. Door een steeds verder groeiende discrepantie in de verhouding tussen bruto lonen en sociale lasten is gebleken dat de sociale lasten kennelijk al enige tijd te laag werden begroot. Met dit bedrag wordt de verhouding bruto lonen – sociale lasten gecorrigeerd. Dat dit verschil in verhouding niet eerder is opgevallen is te verklaren uit het feit dat de loonkosten de laatste jaren voortdurend lager uitvielen dan begroot. In het kader van het OOP heeft de BsGW er voor gekozen niet elke vrijgekomen vacature zonder meer in te vullen, maar eerst te kijken of deze vacature op langere termijn zou blijven bestaan en zo niet, aan welke soort kennis en kunde dan wél behoefte zou zijn. Daardoor bleven de loonkosten de laatste jaren steeds ruim onder de begrote loonkosten. Daarnaast zijn de sociale lasten de afgelopen jaren ook verhoudingsgewijs gestegen. Doordat dit alles zich zo ontwikkelde verspreid over een aantal jaren werd dit bij interne analyses ook niet direct opgemerkt. Naar aanleiding hiervan wordt het dagelijks bestuur verzocht het begrotingsproces nog eens kritisch te evalueren en te verbeteren. Ad.

3 De indexering op inkopen is gebaseerd op een percentage van 1,9%, de indexering van ictkosten bedraagt 2,7%. Ad. 4 De afschrijvingen zijn gebaseerd op het meerjaren investeringsprogramma. Daarin wordt rekening gehouden met grotere ict-investeringen en aanschaf van inventaris. Het meerjaren investeringsprogramma geeft een stabiel niveau van jaarlijkse investeringen. Dan is te verwachten dat ook de afschrijvingen op een stabiel niveau blijven. Derhalve is ook deze post aanleiding om het bestuur te verzoeken het begrotingsproces nog eens kritisch te analyseren.

D0965122050/123316

Pagina 3 van 8

Ad. 5 Een van de twee begrote GDI-posten in de begroting is geschrapt omdat met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid hiervoor geen kosten meer in rekening worden gebracht door het Rijk. Ad. 6 Het gaat hier om extra inzet van mensen van het klantcontactcentrum, extra inzet taxateurs, ict'ers en juridische medewerkers. De extra verhoging van de post wordt ingegeven door de massale en intensieve reclamecampagne door diverse ncnp-bureau's in het voorjaar 2022. De impact van deze acties is nog niet helemaal te overzien, maar gevreesd wordt dat de eigen campagne hierdoor overstemd werd. Ad. 7 De implementatiekosten zijn, op basis van de actuele stand van de aanbesteding, geschat op bijna 2,3 miljoen voor het boekjaar 2023. Voor het jaar 2022 wordt een additioneel bedrag gevraagd van de deelnemers van 500.000. In het boekjaar 2021 is overigens reeds een bedrag van 420.000 uitgegeven voor deze belangrijke aanbesteding. Dit bedrag is verwerkt onder de overige diensten door derden. In de voorliggende begroting wordt er van uitgegaan dat alle hierop betrekking hebbende kosten in het jaar 2022 en 2023 genomen dienen te worden. Mogelijk komt hooguit een bedrag van 1 tot 1,5 miljoen in aanmerking voor activering.

Activering heeft tot gevolg dat dit bedrag gefaseerd in een aantal jaren (2-4) ten laste van het begrotingsjaar gebracht kan worden waardoor de lasten voor 2023 dus getemperd zouden kunnen worden. Daarom stelt de BsGW voor de kosten voor 2022 en 2023 te verwerken via een bestemmingsreserve waarmee boekhoudkundig een mogelijkheid tot activering open wordt gehouden. De BsGW is bezig met de aanbesteding van haar accountantsdiensten. Daardoor kan/wil de huidige accountant vooralsnog geen uitspraken doen over de mogelijkheden tot activeren van deze kosten. Men wil namelijk geen uitspraken doen die van invloed zouden kunnen zijn op het functioneren van een eventuele opvolger. Harmonisatie belastingverordeningen Om haar organisatie efficiënter te maken en de bedrijfsvoering beheersbaarder te maken is de BsGW op zoek naar een zekere mate van harmonisatie van belastingverordeningen. Ook het in 2021 uitgebrachte rekenkamerrapport adviseert te komen tot een zekere mate van harmonisatie. Uiteraard behouden raden hun eigen autonomie in deze. Uitvoering van minder varianten aan belastingverordeningen (dan nu) maakt de kans op fouten kleiner, de inrichting van de automatisering eenvoudiger en de juridische houdbaarheid groter. Daarom wordt gezocht naar mogelijkheden om in alle redelijkheid te komen tot een beperkte range aan mogelijkheden die wel recht doet aan de wensen van de raad.

In het voorjaar van dit jaar is een ambtelijke werkgroep gestart met de voorbereidingen. In het verlengde van dit proces zal ook de kostenverdeelmethodiek waarmee de bijdragen van de deelnemers wordt berekend, opnieuw tegen het licht worden gehouden. Proceskosten Punt van zorg voor de BsGW blijven de proceskosten. De BsGW heeft een uitgebreid actieplan opgesteld om deze kostenpost zo veel mogelijk te beperken. Daarbij wordt recentelijk ook steeds meer de samenwerking gezocht met andere belastingsamenwerkingen. Ook worden de diverse media nadrukkelijk ingezet om mensen weg te houden bij zogenaamde ncnp-bureau's en te wijzen op het gemak van zelf bezwaar in te dienen wanneer daar aanleiding toe bestaat. Gedurende de periode van aanslagoplegging dit jaar hebben de ncnp-bureau’s intensiever dan ooit hun diensten aangeboden. Zodanig dat de campagne van de BsGW welhaast is ondergesneeuwd. Daarom wil de BsGW de proceskosten voor 2023 nog eens met bijna 60.000 ophogen t.o.v. het begrotingsjaar 2022 (van 3 miljoen naar 3,057 miljoen). Tezamen met de daarbij behorende uitvoeringskosten zoals inhuur extra taxateurs e.d. komen de extra kosten voor 2023 zoals hierboven vermeld in totaliteit uit op 418.000. In de bestuursrapportage over het 4 e kwartaal 2021 meldt de BsGW dat de proceskostenvergoedingen voor het jaar 2021 naar verwachting uit zullen komen op 2,5 miljoen.

Voor 2022 blijft de schatting vooralsnog op 3 miljoen en voor 2023 wordt deze laatste schatting dus nog iets omhoog bijgesteld.

D0965122050/123316

Pagina 4 van 8

Archiefbeheer Uit een archiefinspectie is gebleken dat een aantal zaken verbeterd dient te worden. Er wordt een businesscase en plan van aanpak opgesteld. De financiële consequenties hiervan zijn nog niet inzichtelijk en derhalve is hier ook geen rekening mee gehouden in de voorliggende begroting. Voorgesteld wordt om in de af te geven zienswijze de BsGW aan te sporen werk te maken van de verbetering van het archiefbeheer.

OPTIES n.v.t.

PERSONELE ASPECTEN n.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN De bijdrage voor de gemeente Simpelveld zal met 32.733 stijgen van 162.999 naar 195.732. Voor een heel groot deel wordt dit bedrag beïnvloed door de (incidentele) kosten van aanbesteding van hosting en applicaties. De kosten daarvan worden grotendeels doorberekend in de bijdragen van de deelnemers over het jaar 2023. In de begroting 2023 van de gemeente Simpelveld zal meerjarig rekening worden gehouden met deze verhoogde bijdrage. Voor het jaar 2022 zal voor ditzelfde traject nog eens (eveneens incidenteel) 500.000 extra benodigd zijn. Schematisch kan de verwachte ontwikkeling van de bijdrage als volgt worden weergegeven: 2020

2021

2022

2023

2024

2025

140.000

162.999

195.732

186.000

182.000

Voorstel BsGW Reguliere bijdrage

136.791

Begrotingswijziging 2021

-389

Aanvulling weerstandsvermogen

1.074

707

Totaal

136.791

139.611

164.073

196.439

186.000

182.000

Begroting Simpelveld

136.791

141.000

164.070

167.060

171.050

176.560

0

1.389

-3

-29.379

-14.950

-5.440

Tekort (-)/overschot

AANBESTEDING n.v.t.

COMMUNICATIE n.v.t.

EVALUATIE n.v.t.

VERVOLG / PLANNING Commissievergadering 19 mei 2022 Raadsvergadering 2 juni 2022

D0965122050/123316

Pagina 5 van 8

Versturen zienswijze 3 juni 2022 Vaststellen begroting 2023 door algemeen bestuur BsGW 30 juni 2022

BIJLAGEN 1. 2. 3. 4. 5.

123312 Aanbiedingsbrief BsGW begroting 2023; 123313 Begroting BsGW 2023; 123314 Aanbiedingsbrief BsGW kadernota 2023; 123315 Kadernota BsGW 2023; 123172 Zienswijze begroting 2023 BsGW.

D0965122050/123316

Pagina 6 van 8

BESLISPUNT 1. Kennis genomen van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 en de kadernota 2023 van de BsGW; 2. Een positieve zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur van de BsGW ten aanzien van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 met dien verstande dat het dagelijks bestuur: 1. wordt verzocht het interne begrotingsproces te evalueren en te verbeteren; 2. wordt verzocht te streven naar maximaal mogelijke activering van de kosten van de aanbesteding hosting en applicaties; 3. wordt verzocht de verbetering van het archiefbeheer in gang te zetten. 3. In te stemmen met de voorgestelde bijdrage aan de BsGW ad 195.732 plus 707 ter aanvulling van het weerstandsvermogen en hiermee rekening te houden in de begroting en meerjarenraming. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris,

De waarnemend burgemeester,

mw. mr. M. Liu

dhr. D.W.J. Schneider

D0965122050/123316

Pagina 7 van 8

AANBIEDING AAN DE GEMEENTERAAD Aan de raad wordt voorgesteld om: 1. Kennis genomen van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 en de kadernota 2023 van de BsGW; 2. Een positieve zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur van de BsGW ten aanzien van de begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2027 met dien verstande dat het dagelijks bestuur: 1. wordt verzocht het interne begrotingsproces te evalueren en te verbeteren; 2. wordt verzocht te streven naar maximaal mogelijke activering van de kosten van de aanbesteding hosting en applicaties; 3. wordt verzocht de verbetering van het archiefbeheer in gang te zetten. 3. In te stemmen met de voorgestelde bijdrage aan de BsGW ad 195.732 plus 707 ter aanvulling van het weerstandsvermogen en hiermee rekening te houden in de begroting en meerjarenraming.

Simpelveld, 2 juni 2022 De griffier,

De voorzitter,

dhr. bc. F.G. Simons

dhr. D.W.J. Schneider

D0965122050/123316

Pagina 8 van 8