VII-17 Bijlage 2 Afspraken warme overdracht Regio Parkstad Limburg bijlage 3.pdf

CONCEPT 19/03/18

Toelichting werkwijze overgang voorschoolse voorziening naar basisschool Parkstad Limburg Inleiding Voor een kind is de overgang van een voorschoolse voorziening naar de basisschool een belangrijke stap. Een goede samenwerking tussen de voorschoolse voorziening, basisschool en ouders draagt ertoe bij dat deze overgang van het kind soepel verloopt. Een goede overdracht vormt de kern van deze samenwerking. Het versterkt een ononderbroken ontwikkelingslijn van het kind. De basisschool kan direct aansluiten op waar een kind al goed in is of waarvoor extra aandacht nodig is en kan zodoende verder werken aan de ontwikkeling. Hierdoor wordt de continuïteit in de ontwikkeling van kinderen gewaarborgd. Het organiseren van een kindvriendelijke overgang heeft dus positieve effecten op kinderen, gezinnen (ouders) en personeel. Kinderen voelen zich snel thuis in de nieuwe klas, ouders bouwen een vertrouwensrelatie op met de nieuwe leerkracht en professionals van voorschoolse voorzieningen en basisscholen zijn samen in staat om continuïteit in de ontwikkeling van kinderen te garanderen. Voor een kindvriendelijke overgang zijn van belang:  Een goede samenwerking en doorgaande lijn tussen voorschoolse voorzieningen en scholen.  Ouders en kinderen worden meegenomen in het overgangsproces.  De informatieoverdracht tussen voorschoolse voorzieningen en scholen is geregeld.

De Parkstadgemeenten hebben besloten om de overgang van een kind van de voorschoolse voorziening naar basisonderwijs te verbeteren en te uniformeren. Hiertoe hebben zij samen met de betrokken partners (voorschoolse voorzieningen, jeugdgezondheidszorg en basisscholen) een werkwijze opgesteld. Deze werkwijze geldt zowel voor de overgang van de voorschoolse voorziening naar een reguliere basisschool als naar het speciaal (basis) onderwijs. De kern van de overgangsafspraken zijn:  Een voorschoolse voorziening informeert de basisschool van aanmelding over de ontwikkeling van het kind;  Ouders zijn betrokken bij deze overdracht;  Ouders kunnen het eigen beeld van hun kind toe voegen aan de overdracht;  Er worden geen rapportages van extern deskundigen overgedragen. Deze rapportages van (medisch) specialisten over het kind kunnen ouders zelf aan de basisschool geven, tenzij ouders dit aan pedagogische medewerkers vragen; Begrippen Wanneer in deze toelichting gesproken wordt over ouders, worden de wettelijke vertegenwoordigers van het kind bedoeld. Onder de voorschoolse voorzieningen verstaan we de peuteropvang en kinderdagverblijven. Inwerkingtreding Met ingang van 1 augustus 2018 hanteren alle peutersopvanglocaties en alle kinderdagverblijven in de Parkstadgemeenten met een aanbod voorschoolse educatie deze werkwijze en maken zij gebruik van het uniforme overdrachtsformulier.

Voor de kinderopvang zonder voorschoolse educatie is deze werkwijze niet verplicht, maar wel aanbevolen.

Samenwerking tussen voorschoolse voorzieningen en basisscholen 1

CONCEPT 19/03/18

De gekoppelde voorschoolse voorzieningen en basisscholen voeren ten minste vier keer per jaar overleg. Gesprekthema’s zijn: doorgaande leer- en zorglijnen, gezamenlijk curriculum voor het jonge kind, pedagogische kwaliteit en handelen, ouderomgang, afstemming educatief programma en kindvolgsysteem, activiteiten voor ouder en kind, samen scholen, bij elkaar kijken in de groep en de (warme) overdracht. Ouders en kinderen meenemen in het overgangsproces 1. De voorschoolse voorzieningen nemen de werkwijze op in hun overeenkomst of aanmeldings-/ intakeformulier bij de start op de voorschoolse voorziening. 2. De voorschoolse voorzieningen en de jgz 0-4 jaar wijzen de ouders tijdig op het aanmelden van hun kind op een basisschool. Zij verstrekken hiervoor de folder “aanmelden op de basisschool”. 3. De voorschoolse voorzieningen informeren de ouders over de werkwijze en het doel van de overdracht van kindgegevens naar de basisschool. Zij verstrekken hiervoor de folder “uw kind gaat naar de basisschool”. 4. Gekoppelde voorschoolse voorzieningen en basisscholen stemmen af hoe zij ouders (gezamenlijk) kunnen informeren. 5.

Gekoppelde voorschoolse voorzieningen en basisscholen stemmen af hoe zij kinderen kunnen laten wennen op de basisschool, bijvoorbeeld door het gezamenlijk activiteiten uit te voeren, wendagen te organiseren en/of de leerkracht al een keer in de peutergroep te laten kennismaken met de kinderen. Afspraken informatieoverdracht 1. De voorschoolse voorziening informeert de ouders mondeling bij de start over de werkwijze overgang, waaronder de informatieoverdracht. Deze werkwijze wordt ook opgenomen in de overeenkomst/intakeformulier. 2. De voorschoolse voorziening zorgt er voor dat ouders gedurende de verblijfsperiode op de voorschoolse voorziening regelmatig geïnformeerd worden over de ontwikkeling van hun kind. Signalen met betrekking tot ontwikkelingsproblemen worden vroegtijdig besproken met de ouders en hulp wordt tijdig ingeschakeld via het knooppunt voorschoolse voorzieningen en werkwijze 1Gezin1Plan. 3. De pedagogische medewerker vult het overdrachtsformulier in, zie bijlage 4. Het formulier bestaat uit een voorblad en bijlagen. De bijlagen bij het formulier worden alleen meegestuurd als dit op verzoek van de leerkracht is of als het een kind met een zorg-/ondersteuningsbehoefte betreft. 4. Als een peuter twee verschillende voorschoolse voorzieningen bezoekt, dan dragen beiden de gegevens van het kind over.

Dit tenzij de voorschoolse voorzieningen onder één organisatie vallen, dan wordt er vanuit één voorziening overgedragen. 5. Bij de overdracht verstrekt de pedagogisch medewerker ontwikkelingsgegevens over het kind aan de basisschool. Ook worden zorgen over de ontwikkeling van een kind doorgegeven en wat de voorschoolse voorziening heeft gedaan om de ontwikkeling te stimuleren. Wanneer externe deskundigen zijn ingeschakeld wordt alleen gemeld naar welke organisatie doorverwezen is. 6. Informatie van derden, bijvoorbeeld onderzoek door een arts of een psycholoog, mag niet worden overgedragen. Ouders kunnen deze informatie zelf overdragen aan de basisschool. 7. Ouders hebben recht op informatie over wat overgedragen wordt aan school. De pedagogisch medewerker of andere medewerker van de voorschoolse voorziening bespreekt het overdrachtsformulier daarom met de ouders alvorens deze te bespreken met andere betrokkenen. Hierdoor heeft de ouder de mogelijkheid om hun zienswijze toe te voegen op het overdrachtsformulier. De ouders wordt nogmaals geïnformeerd over de werkwijze van overdracht, onder andere door middel van de folder “uw kind gaat naar de basisschool”. 8. De overdracht van een kind bij een gekoppelde voorschoolse voorziening en basisschool vindt in een gesprek samen met de ouders plaats als hierover lokale afspraken zijn gemaakt.

De school organiseert het overdrachtsgesprek. De voorschoolse voorziening stuurt de gegevens daarna beveiligd per mail aan de school. De ouders ontvangen een kopie. Als dit niet mogelijk is, overhandigt de voorschoolse voorziening de gegevens aan de basisschool. 2

CONCEPT 19/03/18

9.

Als het kind een ondersteunings- en/of zorgbehoefte heeft, dan organiseert de IB-er een overleg met de pedagogisch medewerker of andere medewerker van de voorschoolse voorziening, de ouders en andere betrokken partners uit het knooppunt. De IB-er betrekt ook de trajectbegeleider Passend Onderwijs als er een TLV (toelaatbaarheidsverklaring) voor het speciaal onderwijs nodig is. De IB-er vult tijdens het gesprek het formulier “Duiden en doen” in. 10. Als een kind naar een niet gekoppelde basisschool gaat, het kind geen extra ondersteunings-/zorgbehoefte heeft en er geen andere lokale afspraken zijn, dan worden de gegevens beveiligd per mail opgestuurd aan de toekomstige basisschool. De voorschoolse voorziening kan het gegevens ook per post sturen of overhandigen aan de ouders of basisschool. Ook kan de pedagogisch medewerker telefonisch contact opnemen met de basisschool. 11. Wanneer ouders bezwaar maken tegen de overdracht van gegevens, ondanks dat ze zelf hun zienswijze kunnen toevoegen, dan moeten deze bezwaren serieus genomen worden. Als het belang voor het kind groot is, mag de voorschoolse voorziening de gegevens toch overdragen. Zie “ouders hebben bezwaar Zie de uitleg hieronder “ouders hebben bezwaar”. 12.

Als de ouders niet akkoord gaan en er zijn geen zwaarwegende redenen om de informatie over te dragen, dan vraagt de voorschoolse voorziening aan de ouder om het formulier zelf over te geven aan de basisschool.”. 13. De voorschoolse voorziening bewaart de overdrachtsgegevens in de een afsluitbare kast/computer. De pedagogisch medewerker mag de gegevens raadplegen, corrigeren of verwijderen. Na overhandiging aan de basisschool bewaart de voorschoolse voorziening de gegevens ten minste tot twee jaar na de vierde verjaardag van de peuter. Daarna vernietigt de voorschoolse voorziening de gegevens. 14. De basisschool is niet bevoegd om een wijziging aan te brengen in het overdrachtsformulier. De basisschool neemt de overdrachtsgegevens in haar eigen leerlingvolgsysteem op. Voor de vernietiging van de gegevens gelden dezelfde regels als die voor de overige registratie van leerlinggegevens op de basisschool. 15. De basisschool organiseert een zorgvuldige intake waarbij ook het domein gezinssituatie en (geboden) zorg voor de leerling aan de orde komt. De gegevens uit het overdrachtsformulier worden van te voren ingevuld, zodat ouders één keer gegevens hoeven door te geven. 16. Bij het bereiken van de leeftijd van 4 jaar en 3 maanden vindt vanuit de basisschool een terugkoppeling plaats naar de voorschoolse voorziening (wat gaat goed, wat kan beter).

Ouders hebben bezwaar Als ouders bezwaar hebben tegen het delen van gegevens weegt de professional deze af tegen de argumenten om de gegevens wel te delen. Een pedagogisch medewerker kan er ook voor kiezen om ouders te laten weten deze mededeling eerst intern te willen bespreken om er later op terug te komen. Het volgend gesprek kan dan ook door een andere professional uit de eigen organisatie gevoerd worden. Het is van groot belang dat ouders zich gehoord voelen. Het betekent echter niet – met het oog op het belang van het kind – dat hun bezwaren zullen worden gehonoreerd. Bij de afweging kunnen de volgende vragen gesteld worden:  Subsidiariteit = kunnen de bezwaren van ouders (deels) gehonoreerd worden?  Proportionaliteit = is het voornemen om de bezwaren van de ouders terzijde te schuiven in verhouding, in proportie?  Doelmatigheid = is het delen van deze informatie ook daadwerkelijk het meest geschikt om het doel te bereiken? De motivatie en documenten worden vastgelegd in een dossier. Als er een vermoeden bestaat dat er sprake is van een dringend gezondheidsbelang of vrees voor ernstig nadeel voor het kind, dan kan de voorschoolse voorziening het overdrachtsformulier zonder toestemming van de ouders overdragen aan de basisschool.

3

CONCEPT 19/03/18

Dit op grond van …… (AVG tekst wordt nog toegevoegd). De voorschoolse voorziening moet de ouders hier wel over informeren (informatie en doel), uiterlijk op het moment van verstrekking. De voorschoolse voorziening moet de naleving van de informatieplicht vastleggen in het dossier, bv door een kopie van een brief aan de ouders, een verslag van het gesprek met de ouders en/of andere relevante stukken. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Op dat moment geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). Belangrijke thema’s hierin zijn:  Verzamelen;  Zorgvuldigheid;  Technisch en organisatorisch;  Rechten van betrokkenen.  In eenvoudige taal moet precies en volledig uitgelegd worden (in een privacyverklaring) wat er gebeurd met persoonlijke gegevens. Ook moeten ouders gewezen worden op hun rechten, zoals het recht op aanpassen, inzien of laten vernietigen van gegevens. Ook moeten ouders gewezen worden op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.  Een organisatie maakt in een verwerkersovereenkomst specifieke afspraken over de omgang met persoonlijke gegevens.  Verder moet informatie veilig weggegooid worden als deze niet meer relevant is. In beleid wordt uitgewerkt wanneer iets of wel niet relevant is.

 Twee van de eisen die de AVG stelt aan ‘toestemming’ zijn dat deze ‘geïnformeerd’ en ‘specifiek’ gegeven is. Om geldige toestemming aan te tonen is het dan ook essentieel dat u kunt laten zien op basis van welke informatie de betrokken personen de toestemming hebben gegeven. Het is dus onvoldoende om alleen de toestemming zelf vast te leggen Evaluatie en doorontwikkeling Elk half jaar zal deze werkwijze geëvalueerd door een werkgroep overgang voorschoolse voorziening naar de basisschool Parkstad. Hierin neemt een vertegenwoordiging van voorschoolse voorzieningen, jeugdgezondheidszorg 0-4 jaar, jeugdgezondheidszorg 4-12 jaar, basisscholen en gemeenten deel. Deze werkgroep bekijkt ook of en wat er nodig is om de overgang te verbeteren. Dit onder andere op basis van terugkoppeling van de voorschoolse voorzieningen en basisscholen. Hiervoor zal een checklist ontwikkeld worden. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over ontwikkelingen binnen het werkveld en het passend onderwijs, het samen scholen, deskundigheidsbevordering bijvoorbeeld op het gebied van gespreksvoering. Afstemming en samenwerking vindt plaats met de werkgroep knooppunt voorschoolse voorzieningen/PO Parkstad.

4