Bijlage 1 SAMEN 1 Handleiding werken met de regeling grote projecten provincie Limburg.pdf
Tekst van het document
Werken met de Regeling
GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
Vastgesteld Controlecommissie d.d. 30 oktober 2020
www.limburg.nl Subtitel Versie/datum
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 2 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 3 van 40
INHOUDSOPGAVE 1
Werken met de Regeling Grote Projecten
5
1.1
Inleiding
5
1.2
Reguliere beleidscyclus en planning- &controlcyclus
5
1.3
Aanwijzing van een project tot ‘Groot Project’
5
1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Inhoudelijke controle op voortgang van ‘Grote Projecten’ Analyse van RGP-rapportages Procesoverzicht
8 8 8 9
2
Inhoud van de RGP-rapportages
11
2.1
Basisrapportage
11
2.2
Voortgangsrapportage
11
2.3
Eindevaluatie
11
3
Procedurebeschrijvingen
12
3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4
Procedure aanwijzing als ‘Groot Project’ Initiatief Gedeputeerde Staten (er ligt een Statenstuk van GS) Initiatief Statenlid/Statencommissie (er ligt een Statenstuk van GS) Initiatief Griffie Initiatief Provinciale Staten (er ligt al dan niet een Statenstuk van GS)
12 12 13 13 13
3.2
Procedure (herziene) basisrapportage
13
3.3
Procedure (herziene) voortgangsrapportage
14
3.4 3.4.1 3.4.2
Procedure Eindevaluatie en beëindiging status van ‘Groot Project’ Verzoek van GS om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen Initiatief Statencommissie om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen
16 16 16
4
Begrippenlijst
19
5
Bijlage: Inhoud van de rapportages in het kader van de RGP
21
6
Bijlage: Financiële overzichtstabel
27
7
Bijlage: Risico-checklist
29
8
Bijlage: Voorbereid format initiatiefvoorstel PS
33
9
Bijlage: Proces voortgangsrapportages Regeling Grote Projecten
39
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 4 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
1
WERKEN MET DE REGELING GROTE PROJECTEN
1.1
Inleiding
pagina 5 van 40
De Regeling Grote Projecten (RGP) is in 2020 geactualiseerd. Voor collega’s die te maken hebben met Grote Projecten is voorliggend document opgesteld. Dit document is in de plaats gekomen van de Nadere Uitwerking van de Regeling Grote Projecten uit 2017. Daar waar in voorliggende tekst wordt verwezen naar documenten of formats (dit kan bijvoorbeeld een Statenstuk of een RGP-document), zijn deze op deze wijze gemarkeerd.
1.2
Reguliere beleidscyclus en planning- &controlcyclus
Om een juiste invulling te kunnen geven aan hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol hebben Provinciale Staten (PS) en Gedeputeerde Staten (GS) afspraken gemaakt over de wijze waarop GS verantwoording afleggen en informatie verstrekken in het kader van de beleidscyclus en de planning- & controlcyclus (p&c-cyclus). Er worden daarbij 2 parallelle sporen onderscheiden: 1) de verantwoording van GS over een bepaald project of activiteit, middels het geven van sturingsinformatie, verloopt via de reguliere p&c-cyclus en, indien noodzakelijk, tussendoor (bijvoorbeeld via een mededeling portefeuillehouder of een informerend stuk). De formats Statenstukken bevatten een paragraaf waarin GS kunnen aangeven op welke wijze zij verantwoording afleggen over de voortgang van het betreffende project. 2) in elk Statenstuk worden de risico’s die onderscheiden worden bij een bepaald project of activiteit beschreven. Hiervoor zijn de formats Statenstukken voorzien van een risicoparagraaf. Voor de meeste projecten/activiteiten voldoet dit instrumentarium voor het afleggen van verantwoording en het verschaffen van de juiste informatie van GS aan PS. Een Statencommissie kan GS vragen om aanvullende (sturings)informatie aan te leveren.
1.3
Aanwijzing van een project tot ‘Groot Project’
Als PS vinden dat de reguliere planning & control cyclus onvoldoende waarborg biedt voor de controlerende taak van PS, kunnen zij besluiten tot aanwijzing van een project tot ‘Groot Project’, als: er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn 1. GS op eigen initiatief een project als zodanig behandelen. Daarbij wordt het eerste Statenvoorstel waarin PS worden gevraagd financiële middelen voor dit project te reserveren zodanig door GS opgesteld dat het voorstel tevens als basisrapportage2 kan fungeren (zie schema 1.3.1); de Statencommissie waar een project inhoudelijk onder valt (al dan niet op voorstel van één Statenlid, meerdere Statenleden of de Griffie) hiertoe een Statenvoorstel voorlegt aan Provinciale Staten met haar advies om het project als Groot Project aan te wijzen (zie schema 1.3.1); ; op eigen initiatief van Provinciale Staten (zie schema 1.3.2). 1
2
Het risico hiervan kan namelijk zijn dat PS op enig moment kunnen worden geconfronteerd met voorstellen om extra financiële middelen en/of kredieten beschikbaar te stellen. Vanaf hier: BR genoemd.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 6 van 40
Start: Statenstuk van GS (waar onder de Voorjaarsnota) met risicoparagraaf en sturingsinformatie GS behandelen op eigen initiatief een project als Groot Project in een Statenstuk
Statenlid beoordeelt de informatie in Statenstuk en kan vragen om agendering in de betreffende Statencommissie om in gesprek te komen over het al dan niet aanwijzen als ‘Groot Project’
Griffie beoordeelt de informatie in Statenstuk en stelt een sonderend stuk op voor de betreffende Statencommissie om gesprek te voeren over het al dan niet aanwijzen als ‘Groot Project’
Evaluatie p&c-cyclus
De Griffie analyseert het Statenstuk en stelt een sonderend stuk op voor de betreffende Statencommissie. De Statencommissie oordeelt dat het risicoprofiel en voorstel over sturingsinformatie voldoende waarborg biedt voor sturing door PS en verantwoording via de reguliere p&ccyclus zal plaatsvinden.
De Statencommissie vraagt aanvullende sturingsinformatie aan GS De Griffie analyseert het Statenstuk en stelt een sonderend stuk op voor de betreffende Statencommissie
De Statencommissie oordeelt dat het risicoprofiel en voorstel over sturingsinformatie onvoldoende waarborg biedt voor sturing door PS en dat verantwoording niet (alleen) via reguliere p&c-cyclus kan plaatsvinden
De Statencommissie geeft aan dat met aanvullende sturingsinformatie verdere verantwoording kan plaatsvinden via de p&ccyclus
Verantwoording via de p&c-cyclus
PS besluiten het project niet aan te wijzen als ‘Groot Project
De Statencommissie is van mening dat dat de RGP van toepassing zou moeten zijn en Griffie stelt Statenvoorstel op. PS behandeling
PS besluiten het project aan te wijzen als ‘Groot Project’ en geven termijn aan voor BR. Schema 1.3.1 Aanwijzing van een Groot Project door PS
Verantwoording van project door aanmerking als ‘Groot Project’ met bijbehorende rapportageverplichtingen
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 7 van 40
Evaluatie p&c-cyclus
Start: Statenlid/Statenleden is/zijn van mening dat het risicoprofiel en de beschikbare (sturings)informatie van een bepaald project onvoldoende waarborg biedt voor optimale sturing door PS en dat het aanwijzen van dit project als Groot Project een betere waarborg hiervoor biedt dan (alleen) het volgen van de p&c-cyclus. Statenlid/Statenleden stellen initiatiefvoorstel op en vragen om agendering op de (eerstvolgende) PSagenda
Statenlid vraagt tijdens de PS vergadering om schorsing van de vergadering om het initiatiefvoorstel op te stellen of af te ronden.
Presidium adviseert PS over agendering van initiatiefvoorstel op agenda PS.
Vergadering wordt geschorst en PS stemmen over de toelating van het agendapunt (initiatiefvoorstel) op de agenda van PS
Initiatiefvoorstel wordt niet geagendeerd en besproken
Initiatiefvoorstel wordt geagendeerd en besproken in de PS vergadering
PS vragen aanvullende sturingsinformatie aan GS
Verantwoording via de p&c-cyclus
Schema 1.3.2 Aanwijzing van een Groot Project door PS (op eigen initiatief PS)
PS zijn van mening dat het risicoprofiel en de beschikbare (sturings)informatie van een bepaald project onvoldoende waarborg biedt voor optimale sturing door PS en dat het aanwijzen van dit project als Groot Project een betere waarborg hiervoor biedt dan (alleen) het volgen van de p&ccyclus. PS besluiten het project aan te wijzen als ‘Groot Project’ en geven termijn aan voor BR. Verantwoording van project door aanmerking als ‘Groot Project’ met bijbehorende rapportageverplichtingen
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 8 van 40
Het is vervolgens aan PS om te besluiten welk vervolg hieraan gekoppeld gaat worden: 1. PS kunnen besluiten dat de risico’s voldoende beheersbaar worden geacht via de reguliere p&c-cyclus; 2. PS kunnen besluiten dat, met eventueel door de Statencommissie aan GS gevraagde (en via GS verkregen) aanvullende informatie, de risico’s voldoende beheersbaar worden geacht via de reguliere p&c-cyclus; 3. PS kunnen besluiten dat de risico’s dermate groot zijn dat zij afzonderlijk over de voortgang van het project geïnformeerd willen worden. Zij merken het betreffende project dan als ‘Groot Project’ aan. Overwegingen die bij de aanwijzing als ‘Groot Project’ een rol kunnen spelen zijn: a. er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit met een langere doorlooptijd; b. de (financiële) risico’s van het project worden (voor het merendeel) gedragen door de Provincie Limburg; c. er is sprake van complexe financieringsconstructies; d. er is sprake van een complexe organisatiestructuur.
1.4
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Om de RGP goed te kunnen laten werken is het van belang dat GS in een vroegtijdig stadium alertheid betrachten ten aanzien van de RGP en een proactieve houding richting de Statencommissies en PS innemen over het melden van potentiële grote projecten en beoogde sturingsinformatie, sonderend bespreken van scope, informatievoorziening en dergelijke.
1.4.1
Inhoudelijke controle op voortgang van ‘Grote Projecten’
De (inhoudelijke) controle op een ‘Groot Project’ is belegd bij de vakinhoudelijke Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt. Deze commissie ziet daarbij toe op de juiste toepassing van de RGP en vormt zich een oordeel over de voortgang per ‘Groot Project’ aan de hand van basis-, voortgangs- en eindevaluatierapportages.
1.4.2
Analyse van RGP-rapportages
Conform de RGP analyseert de Griffie de rapportages van GS in controletechnische zin: a. getoetst wordt of de informatie toegankelijk en logisch gepresenteerd is (leesbaarheid), de stoplichtenmethodiek (Toezegging 2246) is toegepast, eerdere teksten uit een voorgaande rapportage zichtbaar zijn gemaakt middels doorhalen, en de gepresenteerde informatie van een voldoende informatief niveau is; b. nagegaan wordt of de informatie-elementen zoals genoemd in artikel 5 van de RGP3 zijn opgenomen in de rapportage;
3
De informatie-elementen zijn: projectdoelstelling(en), reikwijdte van het project, besluitvormingsmomenten en betrokkenheid Provinciale Staten, planning, financiën, risico’s en risicobeheersing, projectbeheer en projectbeheersing, overige informatie die het project raakt en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van Provinciale Staten.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 9 van 40
c. er wordt een analyse gemaakt van relevante moties en toezeggingen, indein van toepassing, in relatie tot de rapportage; d. de informatie in de rapportage wordt in inhoudelijk opzicht geanalyseerd. Zo wordt bezien of er ‘significante’ afwijkingen zijn of opvallende (actuele) zaken bijvoorbeeld risico’s die cumulatief zwaarder wegen dan individueel, voorziene geldtekorten, uniformiteit in de informatievoorziening etc e. tot slot worden actuele ontwikkelingen, indien aan de orde, belicht. Dit alles met als doel om de betreffende Statencommissie te ondersteunen bij het verkrijgen van inzicht in (de voortgang van) een ‘Groot Project’. 1.4.3
Procesoverzicht
Om de Statencommissie, die door Provinciale Staten is belast met de coördinatie van de Regeling Grote Projecten, in staat te stellen deze taak adequaat uit te kunnen voeren, stelt de Griffie halfjaarlijks een overzicht over de Grote Projecten op met procesinformatie omtrent de rapportages van de Grote Projecten. Deze wordt middels een informerend stuk aangeboden aan PS.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 10 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
2
versie 30 oktober 2020
pagina 11 van 40
INHOUD VAN DE RGP-RAPPORTAGES
De RGP maakt onderscheid in drie verschillende soorten RGP-rapportages (BR: basisrapportage, VGR: voortgangsrapportage, EV: eindevaluatie). Elke rapportage geeft een compacte, zelfstandig leesbare, beschrijving op hoofdlijnen (maximaal enkele A4) en wordt in ieder geval opgebouwd met de informatieonderdelen die opgenomen zijn in Bijlage 5: inhoud van de rapportages in het kader van de RGP. Dit is een samenvattende tabel met kernpunten die in de rapportage kan worden opgenomen (kernpunten beschrijven in kolom 1 en 2, details/verdiepende/toelichtende informatie in kolom 3). Waar nodig wordt (wijzigings)informatie aangevuld met reeds bekende informatie. Meer gedetailleerde informatie, bijvoorbeeld bij lopende projecten de historische informatie (niet zijnde de vastgestelde kaders) of uitvoeringsinformatie, kan voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de kaderstellende en controlerende rol van PS, in bijlagen opgenomen worden. Hierbij wordt vermeld welke bijlagen eventueel ter inzage liggen (titel, datum, etc.) en/of meegezonden (titel, datum, etc.) worden. Aangegeven wordt in de hoofdtekst van de rapportage waarom de bijlagen belangrijk zijn en er wordt verwezen naar eventuele conclusies in deze bijlagen.
2.1
Basisrapportage
De BR beschrijft de situatie bij ongewijzigd beleid (nulmeting), op een zodanige wijze dat effectmeting na verwezenlijking van het project mogelijk is. Kaderstellende informatie hoort thuis in de BR.Er wordt hierbij gezorgd voor een zelfstandig leesbaar stuk.
2.2
Voortgangsrapportage
In de VGR wordt VOORAL melding gemaakt van aanzienlijke wijzigingen en afwijkingen ten opzichte van de informatie die opgenomen is in de (herziene) BR of eerdere VGR aangevuld met informatie die mogelijk aanvullend door PS is gevraagd.Er wordt hierbij gezorgd voor een zelfstandig leesbaar stuk. Overigens laat dit de actieve informatieplicht van GS aan PS onverlet! Ontwikkelingen binnen een project die (dreigen) af (te) wijken van de door PS gestelde kaders vragen namelijk per definitie direct om actieve informatie van GS en eventueel een nieuw PS-besluit.
2.3
Eindevaluatie
In de EV wordt teruggeblikt op het verloop van het project waarbij eventuele leerpunten die hier uit kunnen worden getrokken voor de toekomst worden gedeeld met PS: - in welke mate zijn de oorspronkelijke doelstelling(en) van het project gerealiseerd? - hoeveel bedragen de uiteindelijke (totale) kosten van het project? - in hoeverre is de oorspronkelijke- en de laatst gewijzigde projectraming en projectplanning - gerealiseerd? - een beschrijving van de (financiële) gevolgen van risico’s die zich hebben gemanifesteerd; - actuele informatie over de wijze waarop het project is beheerst en beheerd en informatie over hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd. Er wordt hierbij gezorgd voor een zelfstandig leesbaar stuk.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
3
PROCEDUREBESCHRIJVINGEN
3.1
Procedure aanwijzing als ‘Groot Project’
versie 30 oktober 2020
pagina 12 van 40
De procedure is onderstaand beschreven en samengevat in het schema bij onderdeel 1.3. 3.1.1
Initiatief Gedeputeerde Staten (er ligt een Statenstuk van GS)
Gedeputeerde Staten behandelen op eigen initiatief een project als Groot Project en stellen het eerste Statenvoorstel waarin Provinciale Staten wordt gevraagd om financiële middelen voor een project te reserveren zodanig op dat dit voorstel tevens als basisrapportage kan fungeren conform artikel 6 van de RGP. 3.1.1.1
Sondering aanwijzing als Groot Project
Om de Statencommissie te ondersteunen bij het bepalen van haar advies ten aanzien van het al dan niet aanwijzen als ‘Groot Project’, stelt de Griffie een analyse op in de vorm van een sonderend stuk aangaande het voorstel van GS om een project de status ‘Groot Project’ te geven. In de regel is deze analyse tijdig beschikbaar voor de eerstvolgende Statencommissievergadering. Bij de analyse worden 3 opties betrokken: 1) risico’s worden voldoende beheersbaar geacht via de reguliere p&c-cyclus; 2) met eventueel door de Statencommissie aan GS gevraagde aanvullende informatie, worden de risico’s voldoende beheersbaar geacht via de reguliere p&c-cyclus; 3) de risico’s zijn dermate groot dat aanmerken als ‘Groot Project’ aan de orde kan zijn. 3.1.1.2
Statencommissie vindt aanwijzing als Groot Project niet nodig
Geen vervolgactie aan de orde. Via het verslag van de Statencommissie is nadere informatie terug te lezen. 3.1.1.3
Statencommissie vraagt aanvullende sturingsinformatie aan GS
De betreffende Statencommissie vraagt GS om aanvullende sturingsinformatie te verstrekken binnen een door de Statencommissie nader aan te geven termijn. Na ontvangst van de aanvullende informatie van GS bepaalt de Statencommissie opnieuw haar advies aan de hand van een nieuwe analyse in de vorm van een sonderend stuk van de Griffie. 3.1.1.4
Statencommissie acht aanwijzing als Groot Project aan de orde
Na bespreking in de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt, stelt de Griffie in opdracht van de betreffende Statencommissie een Statenvoorstel op dat gebaseerd is op het advies van de Statencommissie (de risico’s zijn dermate groot dat aanmerken als ‘Groot Project’ nodig wordt geacht). In het Statenvoorstel wordt aangegeven binnen welke termijn een BR moet worden overgelegd4. Een redelijke termijn voor het aanleveren van de BR is binnen 7 weken. Het Statenvoorstel wordt aangeboden aan PS ter besluitvorming.
4
Of dat het Statenvoorstel waarin GS op eigen initiatief een project als Groot Project hebben behandeld door PS als BR wordt aangemerkt. In dit geval geven PS aan op welke ijkmomenten een VGR opgesteld moet worden door GS.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
3.1.2
versie 30 oktober 2020
pagina 13 van 40
Initiatief Statenlid/Statencommissie (er ligt een Statenstuk van GS)
GS stellen een Statenstuk op en geven aan welke sturingsinformatie zij via de reguliere p&c-cyclus aanbieden aan PS. GS vullen ook de risicoparagraaf in met de op dat moment bekende informatie. Elk Statenlid houdt zelf zicht op alle Statenstukken met name voor wat betreft de risicoparagraaf en sturingsinformatie en kan, als hij of zij van mening is dat een bepaald project mogelijk in aanmerking komt om als ‘Groot Project’ aangewezen te kunnen worden door PS, vragen om het Statenstuk van GS te agenderen voor een Statencommissievergadering. Voor de vervolgstappen: zie de beschrijving onder 3.1.1.1 tot en met 3.1.1.4. 3.1.3
Initiatief Griffie
De Griffie kan op eigen initiatief Statenstukken toetsen aan de criteria uit de RGP zoals opgenomen in artikel 3, vierde lid. Voor de vervolgstappen: zie de beschrijving onder 3.1.1.1 tot en met 3.1.1.4. 3.1.4
Initiatief Provinciale Staten (er ligt al dan niet een Statenstuk van GS)
PS kunnen ook zonder een actueel onderliggend Statenstuk, op eigen initiatief besluiten om een bepaald project als ‘Groot Project’ aan te wijzen. In dit geval kan het proces van een initiatiefvoorstel worden gevolgd. Een (voorbereid) format voor een initiatiefvoorstel is te vinden in bijlage 8. Het proces is beschreven in schema 1.3.2. Als het agendapunt ‘initiatiefvoorstel’ wordt toegelaten kan het initiatiefvoorstel worden behandeld in PS met eventueel een PS-besluit om het betreffende project aan te wijzen als Groot Project. Aan dit eventuele PS-besluit wordt ook een termijn gekoppeld waarbinnen GS gevraagd worden om een BR aan te leveren. Een redelijke termijn voor het aanleveren van de BR is binnen 7 weken.
3.2
Procedure (herziene) basisrapportage5
a. Op het moment dat PS hebben besloten om een project of activiteit de status van ‘Groot Project’ toe te kennen, bestaat voor GS de verplichting om een BR op te stellen, tenzij PS besloten hebben om het Statenstuk van GS als zodanig aan te merken. PS geven bij de toekenning van de status ‘Groot Project’ een termijn aan waarbinnen de BR moet worden opgesteld. In de regel wordt hiervoor een termijn van 7 weken aangehouden (inclusief vaststelling door GS); b. GS bieden een BR aan met een informerend stuk; c. Zodra een BR van GS beschikbaar is voor PS, wordt deze door de Griffie geanalyseerd. Deze analyse wordt als sonderend stuk van de Griffie geagendeerd voor de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt. De BR zelf wordt als bespreekstuk in dezelfde Statencommissie geagendeerd; d. In het sonderend stuk wordt een aantal ijkmomenten voorgesteld waarop een VGR aan de orde is; e. Het is mogelijk dat de Statencommissie GS vraagt om de BR aan te vullen met bepaalde informatie. De procedure van de (herziene) BR begint dan opnieuw;
5
Daar waar gesproken wordt over een Basisrapportage wordt ook een eventuele herziene versie hiervan bedoeld.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 14 van 40
f. Na bespreking in de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt, stelt de Griffie in opdracht van de betreffende Statencommissie een Statenvoorstel op dat gebaseerd is op het advies van de Statencommissie. Na bespreking hiervan in de betreffende Statencommissie wordt het Statenvoorstel doorgeleid voor agendering in PS. De BR, een herziene BR en/of een aanvulling op de BR worden hierbij ter vaststelling aangeboden.
Start: - (herziene) basisrapportage opgesteld door GS (Informerend stuk) óf - Statenvoorstel opgesteld door GS waarvan PS aangeven dat dit als basisrapportage kan worden aangemerkt De Griffie analyseert de BR en stelt een sonderend stuk op voor de betreffende Statencommissie waarin voorstel voor ijkmomenten is opgenomen
De Statencommissie vraagt aanvullende sturingsinformatie aan GS
De Statencommissie formuleert haar advies aangaande het sonderend stuk en de BR De Griffie stelt een Statenvoorstel op voor de betreffende Statencommissie waarin een voorstel voor ijkmomenten is opgenomen De Statencommissie formuleert haar advies aangaande het Statenvoorstel en de BR Provinciale Staten nemen een besluit ter vaststelling van de BR en het aantal ijkmomenten waarop een VGR aan de orde is. Schema 3.2 Schematische weergave procedure (herziene) basisrapportage
3.3
Procedure (herziene) voortgangsrapportage6
a. Bij elk ‘Groot Project’ zijn GS op grond van de RGP verplicht om op de door PS aangegeven ijkmomenten een VGR op te stellen, tenzij er aanzienlijke7 tussentijdse afwijkingen ten opzichte van de BR of door PS gestelde kaders (inhoudelijk/financieel/planning) aan de orde zijn. Hiervan worden PS door GS schriftelijk direct in kennis gesteld; b. GS bieden een VGR aan met een informerend stuk, waarbij het proces uit bijlage 9 wordt gevolgd; c. Een VGR van GS wordt geagendeerd voor de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt, met als behandelvoorstel: bespreken. In de Statencommissie kunnen Statenleden zaken aan de orde stellen die te maken hebben met eventuele wijzigingen/afwijkingen in de voortgang; d. De Griffie analyseert de VGR en legt de analyse vast in een informerend stuk; e. De analyse van de Griffie wordt gepubliceerd als ingekomen stuk voor de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt en kan als ‘te betrekken bij stuk’ worden betrokken bij de bespreking van de geagendeerde VGR van GS;
6 7
Daar waar gesproken wordt over een Voortgangsrapportage wordt ook een eventuele herziene versie hiervan bedoeld. Aanzienlijk wordt hierbij geïnterpreteerd als zijnde: relevant qua grootte of risico voor de controlerende, kaderstellende en besluitvormende taak van Provinciale Staten.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 15 van 40
f. Indien mogelijk wordt de controletechnische analyse van de Griffie en de VGR van GS zoveel mogelijk in relatie met elkaar besproken, maar als dat planningstechnisch niet mogelijk blijkt, hebben Statenleden het recht om stukken los van elkaar te agenderen/bespreken. g. Het is mogelijk dat de Statencommissie aan GS vraagt om de VGR aan te vullen met bepaalde informatie. De procedure van de (herziene) VGR begint dan weer opnieuw; h. Let op: Indien GS bij de VGR hebben verzocht om de status van ‘Groot Project’ te beëindigen, wordt het proces eindevaluatie en beëindiging status ‘Groot Project’ gevolgd, zie hiervoor onderdeel 3.4.
Start: -
VGR opgesteld door GS (Informerend stuk)
De Griffie agendeert de VGR voor de Statencommissie (als bespreekstuk) met behandelvoorstel: vka De Griffie maakt een analyse van de VGR en legt deze vast in een informerend stuk (kan als ‘te betrekken bij stuk’ worden betrokken bij bespreking in de Statencommissie Statenlid kan vragen om bespreking VGR en analyse Griffie (informerend stuk) bij het agendapunt in de Statencommissie.
De Statencommissie vraagt aanvullende sturingsinformatie aan GS
Bespreking in de Statencommissie Schema 3.3 Schematische weergave procedure (herziene) voortgangsrapportage
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
3.4
Procedure Eindevaluatie8 en beëindiging status van ‘Groot Project’
3.4.1
Verzoek van GS om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen
pagina 16 van 40
a. GS kunnen bij een VGR gemotiveerd verzoeken om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen b. Zodra de VGR met het verzoek van GS om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen beschikbaar is voor PS, wordt deze door de Griffie geanalyseerd. Deze analyse wordt als sonderend stuk van de Griffie geagendeerd voor de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt. De VGR met het verzoek van GS om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen wordt als bespreekstuk in dezelfde Statencommissie geagendeerd. c. Bij de behandeling van het sonderend stuk in de Statencommissie zijn 2 opties mogelijk: i. Het adviesvan de Statencommissie is om niet in te stemmen met de beëindiging van de status ‘Groot Project’. Na bespreking in de Statencommissie, stelt de Griffie in opdracht van de Statencommissie een informerend stuk op voor PS dat gebaseerd is op het advies van de Statencommissie. ii. Het advies van de Statencommissie is om in te stemmen met verzoek tot beëindiging van de status ‘Groot Project’. De Statencommissie kan hierbij aan GS vragen om een EV op te stellen of de Statencommissie kan besluiten om de laatste VGR als EV aan te merken.
Na bespreking in de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt, stelt de Griffie in opdracht van de betreffende Statencommissie een Statenvoorstel op dat gebaseerd is op het advies van de Statencommissie. Na bespreking hiervan in de betreffende Statencommissie wordt het Statenvoorstel doorgeleid voor agendering in PS. d. De procedure voor een EV9 is identiek aan de procedure voor een BR. 3.4.2
Initiatief Statencommissie om de status ‘Groot Project’ van een project te beëindigen
a. De Statencommissie waar een ‘Groot Project’ inhoudelijk onder valt, monitort de duur van de status van ‘Groot Project’ en als zij van mening is dat de status van een ‘Groot Project’ mogelijk kan komen te vervallen, kan de Statencommissie de Griffie vragen om een analyse hieromtrent op te stellen. Deze analyse wordt als sonderend stuk van de Griffie geagendeerd voor de betreffende Statencommissie waar het ‘Groot Project’ inhoudelijk gezien onder valt;
8
Daar waar gesproken wordt over een EV wordt ook een eventuele herziene versie hiervan bedoeld.
9
In de EV wordt teruggeblikt op het verloop van het project waarbij eventuele leerpunten die hier uit kunnen worden getrokken voor de toekomst worden gedeeld met Provinciale Staten: - in welke mate zijn de oorspronkelijke doelstelling(en) van het project gerealiseerd? - hoeveel bedragen de uiteindelijke (totale) kosten van het project? - in hoeverre is de oorspronkelijke en de laatst gewijzigde projectraming en projectplanning gerealiseerd? - een beschrijving van de (financiële) gevolgen van risico’s die zich gedurende het project hebben gemanifesteerd; - actuele informatie over de wijze waarop het project is beheerst en beheerd en informatie over hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 17 van 40
b. Bij de behandeling van het sonderend stuk in de Statencommissie zijn 2 opties mogelijk: i. Het advies van de Statencommissie is om niet over te gaan tot beëindiging van de status ‘Groot Project’ (zie verder paragraaf 3.4.1, onderdeel i.); ii. Het advies van de Statencommissie is om over te gaan tot beëindiging van de status ‘Groot Project’ (zie verder paragraaf 3.4.1., onderdeel ii). c. De procedure voor een EV is identiek aan de procedure voor een BR.
Start: Voorstel om status Groot Project te laten vervallen GS geven gemotiveerd aan bij VGR om status Groot Project te laten vervallen
Statencommissie is van mening dat de status van een Groot Project mogelijk kan komen te vervallen.
De Griffie analyseert de VGR en stelt een sonderend stuk op voor de betreffende Statencommissie.
De Statencommissie vraagt de Griffie om een analyse (sonderend stuk) te maken omtrent het mogelijk laten vervallen van de status Groot Project
Behandeling sonderend stuk in de Statencommissie De Statencommissie stemt niet in met het laten vervallen van de status Groot Project
De Statencommissie staat positief ten aanzien van het laten vervallen van de status Groot Project
De Griffie stelt een informerend stuk op gebaseerd op het advies van de Statencommissie
De Statencommissie vraagt aan GS om een EV uit te voeren
De Statencommissie beschouwt de laatste VGR als EV
(herziene) EV opgesteld door GS (Informerend stuk)
Statenvoorstel opgesteld door de Griffie om VGR als EV aan te merken
Procedure is verder identiek aan de procedure voor een (herziene) Basisrapportage (onderdeel 3.2) met als resultaat dat PS besluiten om de status van Groot Project al dan niet te laten vervallen Schema 3.4 Vervallen van de status Groot Project
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 18 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
4
versie 30 oktober 2020
pagina 19 van 40
BEGRIPPENLIJST
In de Regeling Grote Projecten Provincie Limburg, is een aantal begrippen toegelicht. Een aantal (aanvullende) begrippen die gebruikt zijn in voorliggend document, worden onderstaand toegelicht. Audit
BR EV GS p&c-cyclus PS RGP VGR
alle vormen van onderzoek door of namens GS, die betrekking hebben op een ‘Groot Project’ en die relevant worden geacht voor een adequate sturing of beheersing van het project door GS, of de besluitvorming over, dan wel de controle op het ‘Groot Project’ door Provinciale Staten; basisrapportage conform RGP; Eindevaluatie conform RGP; Gedeputeerde Staten; planning en control cyclus Provinciale Staten; Regeling Grote Projecten; voortgangsrapportage conform RGP.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 20 van 40
5
BIJLAGE: INHOUD VAN DE RAPPORTAGES IN HET KADER VAN DE RGP
Te beschrijven informatieonderdelen A. Doelstelling(en) project
Kern van de actuele situatie per (peildatum of rapportageperiode) xx
B. Reikwijdte project
xx
Informatie op hoofdlijnen (verdiepend ten aanzien van de kern van de actuele situatie). Indien beknopt dan kort beschrijven; indien veel detailinformatie dan in bijlage opnemen. Doelstellingen van het project worden Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (SMART) geformuleerd. Verder wordt ingegaan op: a. de toetsbaarheid van de doelstellingen van het project en bijbehorende kritische prestatie-indicatoren (KPI’s), bijvoorbeeld maatschappelijk rendement, arbeidsplaatsen, werkgelegenheid, onderwijsniveau’s, onderwijsbranche; b. de gekozen middelen om de projectdoelstelling(en) te realiseren; a. de motivering voor de gekozen oplossing in het project; b. de uitgangspunten en vooronderstellingen voor verwezenlijking van het project; c. eventuele overlap of raakpunten met andere activiteiten. a. welke probleemanalyse ligt aan het project ten grondslag? b. beschrijving van de bij de projectvoorbereiding onderzochte alternatieven, met inbegrip van een financiële onderbouwing en risicoanalyses van deze alternatieven. De motivering waarom deze alternatieven zijn afgevallen hoort hier ook toe. c. ingewonnen adviezen van externe deskundigen d.
aIs de reikwijdte van het ‘Grote Project’ ten behoeve van de verantwoording aan PS kleiner is dan de reikwijdte van het totale project (bijvoorbeeld doordat het Provinciale aandeel slechts een klein deel van een landelijk project betreft) dan dient tevens een korte beschrijving van de context van het gehele project gegeven te worden. Let op: de reikwijdte van het Grote Project wordt bepaald door de kaderstelling van PS over het betreffende project (dus op basis van de informatie die reeds eerder aan PS is gestuurd en die heeft geleid tot kaderstelling voor het betreffende project). Het betreft de kaderstelling vanaf het begin van het project, ook al was het project toen nog niet aangewezen als ‘Groot Project’. Indien op verschillende momenten kaderstelling door PS over het betreffende project heeft plaatsgevonden dient deze op een heldere consistente wijze weergegeven te worden. Het kan zijn dat in de vastgestelde kaders voor lopende projecten niet alle informatie voor de hier genoemde
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
C. Overzicht van de besluitvormingsmomenten en de betrokkenheid van PS
xx
D. Planning van het project
xx
versie 30 oktober 2020
pagina 22 van 40
onderdelen zijn terug te vinden. Dan wordt er bij het betreffende onderdeel aangegeven dat hierover geen kaderstelling door PS heeft plaatsgevonden. Bij lopende projecten gaat het om een overzicht van historische (bij voorkeur in een aparte bijlage op te nemen) en toekomstige besluitvormingsmomenten van PS, waarbij wordt aangegeven of het informerende, sonderende, controlerende of kaderstellende besluitvormingsmomenten richting PS betreft. De financiële en inhoudelijke besluitvormingsmomenten worden zo veel mogelijk apart in de tijd benoemd. Tot dit onderdeel behoort ook het invulling geven aan de rapportageverplichting uit de RGP, dus het uitwerken van de procedure inclusief het moment voor de (eerstvolgende) VGR(s) en het verrichten van eventuele tussentijdse evaluatie(s) over de voortgang van het project. Als dit aan de orde is, dan wordt aangegeven of er veranderingen zijn opgetreden in de invulling die in voorgaande rapportages is gegeven aan de rapportageverplichting uit de RGP en in eventuele tussentijdse evaluatie(s) over de voortgang van het project. Bij dit onderdeel wordt ook het moment voor de (eerstvolgende) VGR(s) aangegeven. Bij dit onderdeel wordt aangegeven hoe de verschillende aspecten van het project georganiseerd zijn in de tijd. Hiermee wordt, op hoofdlijnen, zicht geboden op wat er moet gebeuren om het project tot een goed einde te kunnen brengen.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
E. Financiën van het project
xx
versie 30 oktober 2020
pagina 23 van 40
Bij dit onderdeel wordt (bij voorkeur in tabelvorm, zie als voorbeeld Bijlage 6) inzicht gegeven in: a. de kostenopbouw van het project, waarbij wordt ingegaan op de kostenraming van het project en de wijze waarop de geraamde bedragen tot stand gekomen zijn; b. de kostenontwikkeling in de loop van de tijd; c. de exacte financiering van het project. Hierbij wordt inzicht verschaft in de wijze van financiering van de investerings- en uitvoeringskosten. Indien van toepassing wordt daarbij ook aandacht besteed aan publiek-private samenwerking, de wijze van contractering en het eventueel aangaan van een deelneming; d. de budgettaire inpassing van het ‘Groot Project’ in de Provinciale begroting, de voorziene budgettaire dekking en afspraken over compensatie van eventuele overschrijdingen. De uitgaven, verplichtingen en ontvangsten die met het ‘Groot Project’ gemoeid zijn, worden in beginsel op één afzonderlijk begrotingsartikel of artikelonderdeel geboekt en herkenbaar in de programma begroting opgenomen; e. de hardheid van externe financieringsbronnen. Indien er een post “onvoorzien” in de (project)begroting is opgenomen, wordt inzicht gegeven of, en zo ja waarvoor, deze is aangesproken en in hoeverre de post onvoorzien nog toereikend wordt geacht gegeven de op dat moment geldende inzichten.
Majeure mutaties (>10% dan de omvang van de post in de voorgaande rapportage) in deze post worden apart benoemd en nader toegelicht. Op basis van de verstrekte informatie dient voor PS steeds inzicht te bestaan in de daadwerkelijke besteding van de toegezegde provinciale middelen (wat is besteed en wat is nog beschikbaar?). Bij de Eindevaluatie wordt inzicht verschaft in de uiteindelijke investerings- en uitvoeringskosten. Indien van toepassing wordt daarbij ook aandacht besteed aan het verloop van de publiek-private samenwerking, de private co-financiering, de exploitatie en de gehanteerde contracteringsstrategie en het eventueel aangegaan zijn van een deelneming.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
F. Risico’s en risicobeheersing
xx
versie 30 oktober 2020
pagina 24 van 40
Bij een ‘Groot Project’ wordt altijd een risicoanalyse opgesteld, waarin duidelijk wordt gemaakt welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn (inclusief de nu te voorziene risico’s die mogelijk pas op termijn aan de orde kunnen zijn), hoe groot de risico’s zijn (omvang), welke impact de risico’s kunnen hebben en wat de (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s kunnen zijn en hoe risico’s en onzekerheden beheerst zullen worden en door wie (aannemer, Provincie Limburg als opdrachtgever, Provincie Limburg als bevoegd gezag, andere overheden). Waar mogelijk wordt de kans maal omvang van elk risico in beeld gebracht. Alle aanzienlijke risico’s worden vermeld. Ook het risico dat er een ‘showstopper’ optreedt (bv. het niet doorgaan van toestemming of het staken van de medewerking van cruciale partners). Naast mogelijke tegenvallers (meerwerkkosten) worden ook mogelijke meevallers , waar mogelijk, in beeld gebracht en gekwantificeerd. (Een eerste aanzet voor) een risicoanalyse en de risicobeheersing wordt door GS opgenomen in het Statenstuk op basis waarvan een project aangewezen wordt als ‘Groot Project’. Hierbij wordt het project beschouwd vanuit verschillende invalshoeken, zodat een integraal beeld wordt verkregen. Hierbij kan 7. Bijlage: Risico-checklist, hoewel vooral bedoeld voor infrastructurele projecten behulpzaam zijn.
Voor de risicobeschrijving kan gebruik worden gemaakt van de bestaande beschrijvingen in bijvoorbeeld businesscase, projectplan, eventuele uitkomsten van de toetsing aan het Uitvoeringskader ‘Sturen in Samenwerking’. Risicobeheersmaatregelen worden periodiek geëvalueerd. Dit gebeurt als zich grote veranderingen in de omgeving voordoen en bij de start van elke nieuwe projectfase. Er wordt dan bekeken welke risico’s niet meer actueel zijn (door genomen maatregelen of door het verstrijken van de tijd) en welke mogelijke nieuwe risico’s zich (kunnen) voordoen. Ook wordt bezien of met te treffen/getroffen maatregelen de kans van optreden van het risico kan worden verkleind of het effect (het gevolg) van het risico kan worden verkleind. De (veranderingen in de) risicobeheersing vormt onderdeel van elke rapportage.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
G. Projectbeheer en projectbeheersing
xx
H. Alle overige informatie die het project raakt en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van PS.
xx
versie 30 oktober 2020
pagina 25 van 40
Bij dit onderdeel volgt een uiteenzetting op hoofdlijnen van hoe het project georganiseerd is en hoe het beheerst en beheerd zal worden, waarbij aandacht besteed wordt aan de projectinhoud; a. welke rol heeft de Provincie Limburg ten aanzien van het project? b. opzet van de (bestuurlijke) informatievoorziening; c. opzet van de administratieve organisatie en projectbedrijfsvoering (projectorganisatie?); d. opzet van het systeem van interne controle (bijvoorbeeld middels audits)? e. vormgeving van de projectorganisatie, inclusief de mate van externe inhuur; f. uitkomsten van in dit kader relevante audits. Hierbij valt te denken aan afwijkingen van reeds vastgestelde kaders (inhoudelijk en/of financieel) en informatie die relevant is in de afweging van PS om te komen tot nieuwe/herziene kaders. Dit laat onverlet de (tussentijdse) actieve informatieplicht van GS naar PS betreffende informatie die PS voor de uitoefening van hun taak nodig hebben.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 26 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
6
pagina 27 van 40
versie 30 oktober 2020
BIJLAGE: FINANCIËLE OVERZICHTSTABEL Provincie Limburg
Derden (andere partijen)
Kosten-
Toegezegde financiering,
Beoogde
raming
dekking en fasering
financiering (intentie)
xx mln PS besluit d.d. xx
xx mln
xx mln
Deelproject xx
xx mln PS besluit d.d. xx
xx mln
xx mln
Deelproject xx
xx mln PS besluit d.d. xx
xx mln
xx mln
Deelproject xx
xx mln PS besluit d.d. xx
xx mln
xx mln
Bedragen in Euro Peildatum: xx Deelproject xx
Reeds besteed
Toegezegde financiering
xx mln besluit/overeenkomst d.d. xx xx mln besluit/overeenkomst d.d. xx xx mln besluit/overeenkomst d.d. xx xx mln besluit/overeenkomst d.d. xx
Bijzonderheden
Beoogde
Reeds
financiering
besteed
xx mln
xx mln
xx mln
xx mln
xx mln
xx mln
xx mln
xx mln
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
7
versie 30 oktober 2020
pagina 29 van 40
BIJLAGE: RISICO-CHECKLIST
Juridisch geen/ onvoldoende inzicht in alle wettelijke vereisten en mogelijke wijzigingen hierin op het gebied van: veiligheid milieu (MER-richtlijnen/ evaluatie van MER)/ planologische inpassing (verplichting om een eventueel verlies aan natuurgebieden te compenseren) geluid grondverwerving en onteigeningen aanbesteding ontheffingen en vergunningen procedures inzake bestemmingsplannen en streekplannen mogelijkheid van claims: claims aannemer a.g.v. uitvoeringsfouten die onvoldoende door de contractstukken zijn gedekt claims gemeente a.g.v. niet nakomen afspraken of schade aan omgeving claims omwonenden a.g.v. schade aan woningen of bedrijfspanden claims van andere belanghebbenden fouten aannemer m.b.t. regelgeving voorbereiding fouten aannemer m.b.t. regelgeving uitvoering Organisatorisch wijzigen Programma van Eisen (PvE), bijvoorbeeld: onduidelijkheid omtrent uitgangspunten wijzigen projectdefinitie ontbreken projectprocedures wijzigingsprocedure PvE, planning, raming opleverings/ -acceptatieprocedures AO-procedures aanbestedingsplan/ -procedure gunningsprocedure onduidelijkheid omtrent eisen opdrachtgever, beheerder, gemeenten, andere provincies e.d.
niet (tijdig) kortsluiten van afspraken met betrokken partijen ontbreken goede communicatie (intern/extern); communicatieplan ontbreken kwaliteitsplan onduidelijkheid over projectgrenzen geen/ onvoldoende afstemming tussen deelprojecten (intern) geen/ onvoldoende rekening houden met projecten in de omgeving gebrek aan benodigde mankracht op enig tijdstip: problemen bij opzetten en inrichten projectorganisatie wegvallen sleutelpersonen wijzigen projectbemanning niet tijdig bestellen van materialen onjuistheid en onvolledigheid van de raming onvolledigheid of onzorgvuldigheid bij het opstellen van contract-stukken.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 30 van 40
Technisch verkeerde inschatting van technieken, bouwmethoden of faseringen en hulpmiddelen wijziging in aannames bij ontwerp en (constructie-)berekeningen extra of meer werk bij aansluiting van nieuw werk op bestaand werk om goede samenhang te verkrijgen toepassen nieuwe (innovatieve) materialen, uitvoeringsmethoden ontwerpwijzigingen tijdens uitvoering bezwijken tijdens bouw onjuiste inschatting hoeveelheid benodigd materiaal tegenvallende prestatie van aannemer/ ontwerper niet beschikbaar zijn van essentieel materieel te late leveranties van materialen constructiefouten complexiteit uitvoering door aannemer onderschat stakingen.
Ruimtelijk aanwezigheid van obstakels of funderingsrestanten archeologische vondsten mogelijkheid van opgravingen door archeologische dienst aanwezigheid kabels en leidingen incompleetheid inventarisatie geen medewerking kabels- en leidingeigenaren bijzonder klimatologische omstandigheden (langdurige vorst, schade a.g.v. storm) meer of zwaardere verontreiniging van de locatie kwaliteit van onderzoek onvoldoende inzicht in te treffen saneringsmaatregelen tegenvallende kwaliteit van de bodem grondmechanische instabiliteit tegenvallende draagkracht onverwacht optredende zettingen niet of onvoldoende inschatten van compenserende- milieumaatregelen onvoldoende meenemen van faunamaatregelen kosten in verband met grondwaterbeschermingsgebieden bereikbaarheid bouwlokatie aan- en afvoerwegen (relatie met andere projecten, weerstand omgeving) onvoldoende ruimte bouwplaats extra noodzakelijke hulpwerken en voorzieningen voor verkeer en veiligheid treffen van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 31 van 40
Maatschappelijk ontbreken goede communicatie met omgeving, voorlichting en inspraakprocedures extra geluiddempende maatregelen tijdens uitvoering schadebeperkende maatregelen schade ten gevolge van werkzaamheden aan eigendommen van derden onvoldoende inschatten van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart vertragende blokkades/ acties van omwonenden stakingen.
Financieel prijsstijging materialen hoger dan voorzien tariefwijzigingen faillissement aannemer/toeleverancier opdrachtgever beschikbaarheid financiering op enig tijdstip ontbreken voorfinancieringsmogelijkheden onderuitputting betaling declaraties niet tijdig geen/ geen goede financiële informatievoorziening afwijking aanname afschrijving afwijking aanname belasting afwijking aanname wisselkoersen
Politiek niet/niet tijdig verkrijgen van publiekrechtelijke vergunningen en toestemming geen/onvoldoende inzicht in alle benodigde vergunningen ontbreken overeenstemming met gemeente(n), provincies, waterschappen e.d. geen/onvoldoende inzicht in eisen van de gemeente t.a.v. uitvoeringswijze architectonische vormgeving afwerking/ herstellen of aanpassen infrastructuur in omgeving problemen bij aanpassen streekplannen, bestemmingsplannen problemen bij onteigeningen
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 32 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 33 van 40
8. BIJLAGE: VOORBEREID FORMAT INITIATIEFVOORSTEL PS
Initiatiefvoorstel – 1 minuut versie No: I-xx-xxx 1
Onderwerp Aanwijzing xx als Groot Project volgens de Regeling Grote Projecten 2020.
2
Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Conform de Regeling Grote Projecten kunnen PS besluiten tot aanwijzing van een project tot ‘Groot Project’, als zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn en onvoldoende waarborg bieden voor de controlerende taak van PS. In voorliggende situatie bij project xx is sprake van [pm aan te vullen]
3
Bevoegdheid Conform artikel 3, vijfde lid, kunnen Provinciale Staten op eigen initiatief besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de Provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten naar hun mening ontoereikend zijn.
4
Voorstel aan Provinciale Staten 1. besluiten om het project xx aan te wijzen als Groot Project volgens artikel... van de Regeling Grote Projecten 2020; 2. besluiten om GS te vragen om uiterlijk [datum xx] een basisrapportage op te stellen en te overleggen.
5
Argumenten / toets duurzaamheidparagraaf Provinciale Staten kunnen besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een dossier verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn. In voorliggende situatie bij project xx hebben de ovewegingen van PS geleid tot keuze voor optie [a., b. of c. en per gekozen optie motiveren]
6
Risico’s Bij onvoldoende (bij)sturingsmogelijkheden van PS bestaat het risico dat PS op enig moment en onverwachts kunnen worden geconfronteerd met voorstellen om extra financiële middelen en/of kredieten beschikbaar te stellen.
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 34 van 40
Initiatiefvoorstel No: I-xx-xxx 1.
Onderwerp Aanwijzing xx als Groot Project volgens de Regeling Grote Projecten 2020.
2.
Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat Conform de Regeling Grote Projecten kunnen PS besluiten tot aanwijzing van een project tot ‘Groot Project’, als zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn en onvoldoende waarborg bieden voor de controlerende taak van PS. De aanwijzing van een Groot Project behelst dat GS een basisrapportage (beschrijving van nulsituatie van een project) opstellen en dat zij middels voortgangsrapportages op periodieke, door PS aan te geven momenten, verantwoording afleggen waarbij de eisen uit de RGP 2018 leidend zijn.
3.
Bevoegdheid Conform artikel 3, vijfde lid, kunnen Provinciale Staten op eigen initiatief besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de Provincie Limburg aan een project verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten naar hun mening ontoereikend zijn.
4.
Voorstel aan Provinciale Staten 1. besluiten om het project xx aan te wijzen als Groot Project volgens artikel... van de Regeling Grote Projecten 2020; 2. besluiten om GS te vragen om uiterlijk [datum xx] een basisrapportage op te stellen en te overleggen.
5.
Risico’s Bij onvoldoende (bij)sturingsmogelijkheden van PS bestaat het risico dat PS op enig moment en onverwachts kunnen worden geconfronteerd met voorstellen om extra financiële middelen en/of kredieten beschikbaar te stellen.
6.
Toelichting / kernargumenten/onderbouwing Provinciale Staten kunnen besluiten tot aanwijzing van een Groot Project indien zij van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico’s voor de provincie Limburg aan een dossier verbonden zijn en de reguliere controle- en verantwoordingsinstrumenten ontoereikend zijn. Overwegingen die bij de aanwijzing als Groot Project een rol kunnen spelen zijn: - er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit met een
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 35 van 40
langere doorlooptijd; - de (financiële) risico’s van het project worden (voor het merendeel) gedragen door de Provincie Limburg; - er is sprake van complexe financieringsconstructies; - er is sprake van een complexe organisatiestructuur. Het In voorliggende situatie bij project xx is sprake van [pm aan te vullen] PS 7. Afweging van alternatieven en motivering gemaakte keuze / toets duurzaamheidparagraaf Indien PS van mening zijn dat er aanmerkelijke (financiële) risico's aan het project verbonden zijn kunnene zij de volgende overwegingen maken om het project al dan niet als groot project aan te wijzen: a. PS kunnen besluiten dat de risico’s voldoende beheersbaar worden geacht via de reguliere p&ccyclus; b. PS kunnen besluiten dat, met eventueel door de Statencommissie aan GS gevraagde (en via GS verkregen) aanvullende informatie, de risico’s voldoende beheersbaar worden geacht via de reguliere p&c-cyclus; c. PS kunnen besluiten dat de risico’s dermate groot zijn dat zij afzonderlijk over de voortgang van het project geïnformeerd willen worden. Zij merken het betreffende project dan als ‘Groot Project’ aan. In voorliggende situatie bij project xx hebben de ovewegingen van PS geleid tot keuze voor optie [a., b. of c. en per gekozen optie motiveren] 8.
Relatie met Programmabegroting – financiële aspecten Niet van toepassing.
9.
Juridische aspecten – deregulering Niet van toepassing
10.
Verbindingslijnen en andere visies Niet van toepassing.
11.
Verdere planning, procedure en uitvoering Op het moment dat PS besloten hebben om een project als Groot Project aan te wijzen, vragen zij aan GS om binnen een redelijke termijn een basisrapportage op te stellen. Conform de handreiking Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020 wordt 7 weken gezien als een redelijke termijn voor het aanleveren van een basisrapportage door GS. Bij de vaststelling van de basisrapportage door PS geven PS aan op welke ijkmomenten GS een voortgangsrapportage op dienen te stellen.
12.
Periodieke informatie/sturingsinformatie Via Jaarstukken en Begroting Paragraaf Projecten Paragraaf Financieringen
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 36 van 40
Paragraaf Verbonden Partijen Paragraaf Bedrijfsvoering Programmaverantwoording x Voortgangsrapportages Regeling grote Projecten Nadat GS een basisrapportage hebben opgesteld vindt periodieke informatievoorziening plaats via voortgangsrapportages op geijkte, door PS te bepalen, ijkmomenten. 13.
Evaluatie Niet van toepassing.
14.
Communicatie De besluitvorming over de actualisering van de RGP wordt gecommuniceerd via de stemuitslagen en vastgestelde besluiten in het open Stateninformatiesysteem.
15.
Meegezonden bijlagen Niet van toepassing
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 37 van 40
ONTWERPBESLUIT PROVINCIALE STATEN VAN LIMBURG No: I-xx-xx Onderwerp: Aanwijzing xx als Groot Project volgens de Regeling Grote Projecten 2020.
Provinciale Staten van Limburg; gezien het initiatiefvoorstel van [Statenlid xx ([naam partij])] van [datum xx] OF gezien het initiatiefvoorstel van [Statenleden xx ([naam partij]), xx ([naam partij]), xx ([naam partij])] van [datum xx] besluiten: 1. om het project xx aan te wijzen als Groot Project volgens artikel 5 van de Regeling Grote Projecten 2020; 2. GS te vragen om uiterlijk [datum xx] een basisrapportage op te stellen en te overleggen; Aldus vastgesteld door de Provinciale Staten van Limburg in hun vergadering van [datum xx]
De heer A.O.J. Pregled, griffier
De heer drs. Th.J.F.M. Bovens, voorzitter
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
versie 30 oktober 2020
pagina 38 van 40
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
9
versie 30 oktober 2020
pagina 39 van 40
BIJLAGE: PROCES VOORTGANGSRAPPORTAGES REGELING GROTE PROJECTEN
Actie GS
Actie Griffie
X = weeknummer
Let op: onderstaand schema werkt met standaardweken zonder vrije dagen, zonder vakantieperiodes en zonder andere mogelijke data-afwijkingen. Check dus altijd de meest actuele versie van het vergaderschema van PS (zie intranet, groepsapp Griffie: https://sociaalintranet.prvlimburg.nl/Project/Griffie/Pages/mrIHtMnwL0eWvCa3OOKQHw) en reken (handmatig) aan de hand van het schema terug. N.B. als om welke reden dan ook (tussentijds) wordt afgeweken van dit proces, zorg dan voor afstemming tussen ambtelijke organisatie en Griffie! Actie Concept VGR opstellen Concept VGR aanleveren voor RO Behandeling concept VGR in RO Verwerken reactie uit RO Concept VGR aanleveren voor GS
Behandeling concept VGR in GS Verwerken reactie uit GS Aanleveren VGR voor PS VGR op agenda commissie zetten Analyse VGR opstellen
Gremium
Wie Medewerker GS Medewerker GS
RO Medewerker GS Medewerker GS
GS Medewerker GS Via docman/publi catie GS Griffie Griffie
Deadline
Donderdag week X Maandag week X+1 Maandag week X+1 Dinsdag week X+1
Dinsdag week X+2 Woensdag week X+2 Donderdag week X+2
Toelichting Planning doorgeven Griffie ivm voorraadagenda commissies Altijd op donderdag Altijd op maandag
Altijd op dinsdag In GS nota besluit opnemen dat portefeuillehouder gemachtigd is om evt wijzigingen (ook nav analyse Griffie) door te voeren Altijd op dinsdag
Vrijdag week X+2 Voor de analyse geldt een termijn van 2 weken. Vóór publicatie vindt informele ambtelijke afstemming plaats (voor toelichting, vragen).
Werken met de Regeling GROTE Projecten Provincie Limburg 2020
Analyse VGR publiceren en koppelen aan agendapunt VGR bij commissie (te betrekken bij VGR) Opstellen mededeling portefeuillehouder met gewijzigde VGR (nav analyse Griffie)
Griffie
Concept mededeling portefeuillehouder met gewijzigde VGR aanleveren voor RO
Medewerker GS
Behandeling mededeling portefeuillehouder in RO Verwerken reactie mededeling portefeuillehouder uit RO Aanleveren mededeling portefeuillehouder voor PS Mededeling portefeuillehouder op agenda commissie zetten (te betrekken bij VGR en analyse VGR)
Vrijdag week X+4
Medewerker GS
RO
Donderdag week X+5
Maandag week X+6
pagina 40 van 40
Griffie stuurt seintje naar medewerker GS dat analyse gepubliceerd is.
Al naar gelang aard en aantal wijzigingen kan worden volstaan met een aanvulling op de VGR in plaats van een gewijzigde VGR. Altijd op donderdag. Al naar gelang aard en aantal wijzigingen kan worden volstaan met een aanvulling op de VGR in plaats van een gewijzigde VGR. Altijd op maandag
Medewerker GS
Verzenden attendering agenda commissie
Bespreking VGR, analyse VGR en mededeling portefeuillehouder in commissie
versie 30 oktober 2020
Commissie
Via docman/publicatie GS
Donderdag week X+6
Griffie
-
Griffie
Vrijdag week X+6
Commissie
Vrijdag week X+8
Een actuele mededeling over een onderwerp dat op de agenda staat wordt altijd gekoppeld aan de commissie agenda; er is géén deadline vooraf. Check data vergaderschema PS op intranet (zie groepsapp Griffie). Actuele wijzigingen zijn mogelijk! Check data vergaderschema PS op intranet (zie groepsapp Griffie). Actuele wijzigingen zijn mogelijk!