9. Raadsvoorstel Verlenging contract accountant boekjaren 2024 en 2025

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965183687/184614 Openbaar Bedrijfsvoering 4 juni 2024 S.C.J. Scheepers Verlenging van het contract kan plaatsvinden tegen een bedrag van € 64.000 voor boekjaar 2024 en € 67.500 (incl. indexatie schatting) voor boekjaar 2025. In de begroting is rekening gehouden met een bedrag van € 52.000. In de berap najaar 2024 en de begroting 2025 zal rekening worden gehouden met de verhoging van € 12.000 voor boekjaar 2024 en € 15.500 voor boekjaar 2025.

ONDERWERP

Verlenging contract accountant boekjaren 2024 en 2025

BESLISPUNT 1. In te stemmen met een verlenging van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V. van twee keer één jaar voor de boekjaren 2024 resp. 2025 door een beroep te doen op artikel 2.1 van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V.; 2. In de berap najaar 2024 en de begroting 2025 rekening te houden met een verhoging van het budget voor accountantskosten met € 12.000 tot in totaal € 64.000 in 2024 en een verhoging van € 15.500 tot in totaal € 67.500 in 2025.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) Auditcommissie, RSM

SAMENVATTING Medio 2020 is in samenwerking met de gemeente Voerendaal RSM Netherlands Accountants N.V. na een Europees aanbestedingstraject aangewezen als accountant voor beide gemeenten, waarbij per gemeente aparte overeenkomsten zijn gesloten met RSM. Dit heeft plaatsgevonden voor de boekjaren 2020 tot en met 2023. Nu het einde van het contract in zicht komt wordt voorgesteld gebruik te maken van de mogelijkheid die het contract met RSM biedt om het contract twee keer met een jaar te verlengen. Argumenten hiervoor zijn de bewezen deskundigheid, de opgedane ervaringen, de wijze van samenwerken met dit kantoor, de dossierkennis bij dit kantoor en de stabiliteit in samenstelling van het controleteam in de afgelopen jaren.

D0965183687/184614

Pagina 1 van 5

INLEIDING Eind 2019, begin 2020 heeft in samenwerking met de gemeente Voerendaal een aanbesteding van accountantsdiensten plaatsgevonden. Daarbij is een overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V. (hierna: RSM) voor vier boekjaren (2020-2023) tot stand gekomen. Dit met de mogelijkheid om, indien gewenst, deze overeenkomst twee keer met een boekjaar te verlengen. Met dit voorstel wordt geadviseerd van deze mogelijkheid gebruik te maken en de opdracht met twee keer één jaar te verlengen (in casu de boekjaren 2024 en 2025).

WET- EN REGELGEVING Artikel 212 Gemeentewet, Aanbestedingswet 2012, Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid 2020 gemeente Simpelveld.

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA N.v.t.

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN College- en raadsvoorstel met zaakkenmerk 126353 'Aanbesteding accountantscontrole boekjaren 2020-2023 gemeenten Simpelveld en Voerendaal'.

OVERWEGINGEN Gelet op de bewezen deskundigheid, de opgedane ervaringen en de samenwerking met dit kantoor wordt voorgesteld om de overeenkomst met RSM met twee keer 1 boekjaar (boekjaren 2024 en 2025) te verlengen. Ook spelen kennis van het dossier van de gemeente Simpelveld en stabiliteit in de samenstelling van het controleteam een rol. Onderdeel van het contract is dat na afloop van de initiële contractperiode en voorafgaand aan de besluitvorming over contractverlenging, overleg plaatsvindt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Door RSM is al aan de gemeente aangegeven dat de opdracht niet meer voor het bedrag dat voor de boekjaren 2020-2023 uitgevoerd kan worden en is een prijsopgave ingediend. In de auditcommissie van donderdag 13 juni a.s. wordt de auditcommissie, als adviserend orgaan van de raad, in de gelegenheid gesteld om de accountant te bevragen over de verlenging van het contract en de ervaringen uit de afgelopen contractperiode door te nemen. Aansluitend kan de auditcommissie een advies uitbrengen aan de raad. Het geoffreerde bedrag (zie kopje financiën) heeft RSM gebaseerd op de actuele tarieven en de geschatte, te besteden uren op basis van in het verleden opgedane ervaringen. Inbegrepen is tevens de controle op alle SiSa-regelingen zoals die op dit moment van toepassing zijn voor de gemeente Simpelveld.

Voor het boekjaar 2025 wordt het geoffreerde bedrag voor het boekjaar 2024 geïndexeerd met de CBS index financiële audits door accountants. Over het jaar 2023 bedroeg dit indexcijfer 6%. Het budget 2025 is verhoogd met dit indexcijfer en is een schatting van de indexatie. De daadwerkelijke index 2025 kan afwijken van dit indexcijfer.

OPTIES Naast het verlengen van het huidige contract met RSM is het opnieuw aanbesteden van de accountantsdiensten een optie. Het is echter op basis van de huidige marktomstandigheden maar de vraag of veel andere accountantskantoren interesse zullen tonen en zo ja, tegen welke prijs.

D0965183687/184614

Pagina 2 van 5

PERSONELE ASPECTEN N.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN RSM offreert voor de accountantscontrole over de boekjaren 2024 een bedrag van afgerond € 64.000 en € 67.500 voor 2025. Dit bedrag ligt in 2024 € 12.000 (2025: € 15.500) hoger dan het begrote bedrag van € 52.000. De verhoging wordt voornamelijk veroorzaakt door indexering als gevolg van gestegen loonkosten sinds de ingangsdatum van het in 2020 afgesloten contract. Derhalve wordt voorgesteld in de berap najaar 2024 en de begroting 2025 rekening te houden met deze verhoging indien de auditcommissie een positief advies uitbrengt over de verlenging.

AANBESTEDING N.v.t.

COMMUNICATIE N.v.t.

EVALUATIE N.v.t.

VERVOLG / PLANNING Advisering (in auditcommissie):

13 juni 2024

Doorgeleiding advisering (in raadscommissie): 27 juni 2024 Besluitvorming (in gemeenteraad):

3 juli 2024

BIJLAGEN Geen

D0965183687/184614

Pagina 3 van 5

BESLISPUNT 1. In te stemmen met een verlenging van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V. van twee keer één jaar voor de boekjaren 2024 resp. 2025 door een beroep te doen op artikel 2.1 van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V.; 2. In de berap najaar 2024 en de begroting 2025 rekening te houden met een verhoging van het budget voor accountantskosten met € 12.000 tot in totaal € 64.000 in 2024 en een verhoging van € 15.500 tot in totaal € 67.500 in 2025. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris,

De burgemeester,

De heer G.H.J. Hollands

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965183687/184614

Pagina 4 van 5

AANBIEDING AAN DE GEMEENTERAAD Aan de raad wordt voorgesteld om: 1. In te stemmen met een verlenging van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V. van twee keer één jaar voor de boekjaren 2024 resp. 2025 door een beroep te doen op artikel 2.1 van de overeenkomst met RSM Netherlands Accountants N.V.; 2. In de berap najaar 2024 en de begroting 2025 rekening te houden met een verhoging van het budget voor accountantskosten met € 12.000 tot in totaal € 64.000 in 2024 en een verhoging van € 15.500 tot in totaal € 67.500 in 2025.

Simpelveld, 3 juli 2024 De griffier,

De voorzitter,

De heer bc. F.G. Simons

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965183687/184614

Pagina 5 van 5