9. Bijlage 5 Brief inzake bezuinigingen

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

Bezoekadres EmÌle Erensplein 55 6371 GH Landgraaf

Postadres

Aan: Het college van burgemeester en wethouders/ de raad van de gemeente SimPelveld Postbus 21000

6369ZG SIMPELVELD

postbus 31 300 6370 AH Landgraaf

Telefoonnummer 045 - 569 56 00 E - mailadres

info@gegevensh uis.n I

Webs¡te www.gegevensh uis.nl Datum

Landgraaf, lS-11-2024 Betreft Ravijnjaar

Geacht college, geachte leden van de raad, Tegen de achtergrond van de verwachte inkomensdaling in 2026, het zogenaamde ravijnjaar, hebben vrijwel alle deelnemers van Het Gegevenshuis het bestuur opgeroepen tot bezuinigingen en in een aantal gevallen zijn bezuinigingssuggesties gedaan door colleges van burgemeester en wethouders, Het algèmeen bestuur van Het Gegevenshuis heeft het dagelijks bestuur opgedragen zorgvuldig de mogelijkheden in dit kader te onderzoeken. Uit dit onderzoek zijn voor ons de volgende bevindingen gebleken die we met alle deelnemers willen delen als antwoord op het verzoek tot bezuiniging.

Algemeen; De begrotingssystematiek van Het Gegevenshuis Laten we starten met het uitdiepen van de huidige begrotingssystematiek van Het Gegevenshuis. Het Gegevenshuis is een typische uitvoeringsorganisatie. Zij voert uit wat de deelnemers opdragen en dit wordt vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de bijbehorende productbladen waarin doorlooptijden, kwaliteiten en kwantiteiten zijn opgenomen. Jaarlijks worden in december de

productbladen geactualiseerd in overleg met de deelnemers. Het geheel van productbladen van alle deelnemers is de basis van de (bijgestelde) begroting inclusief de bijdrage van de deelnemers. Behalve op de PIOFACH-taken heeft Het Gegevenshuis geen eigen beleid of uitvoering met bijbehorende middelen, ofwel Het Gegevenshuis voert uitsluitend uit wat de deelnemers hebben opgedragen en heeft uitsluitend de middelen die daarvoor nodig zijn ter beschikking.

Voor de benodigde middelen om het totaal van de afgenomen producten te realiseren, wordt in januari/februari een voorcalculatie gemaakt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van kengetallen, geactualiseerd door de cijfers uit de jaarrekening (die in januari in concept wordt opgemaakt). Voor de calculatie wordt gebruik gemaakt van de actuele bedragen die samenhangen met de aangegane verplichtingen en de actuele en feitelijke loonkosten. Deze voorcalculatie wordt integraal opgenomen in de bijgestelde begroting die eind maart voorlopig wordt vastgesteld door het algemeen bestuur en terstond voor de zienswijze aan de deelnemers wordt toegezonden.

IBAN NL42BNGH02851 66697

Btc BNGHNL2G

KvK-nummer 63720787 BTW-nummer N18ss370944801

t2l

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

Deze voorcalculatie vormt ook de basis voor de begroting voor het daaropvolgende jaar (dus de

meest actuele cijfers die dan bekend zijn), die samen met de bijgestelde begroting, de meerjarenraming en de jaarrekening wordt opgemaakt. Deze systematiek stelt Het Gegevenshuis in staat sterk op de output en de daarvoor benodigde middelen te sturen met als resultaat een financieel stabiele organisatie met, behalve inflatiegevolgen, nauwelijks schommelende bijdragen van de deelnemers. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat vanaf haar oprichting ten opzichte van de bijgestelde begroting alleen'zwarte cijfers'werden geschreven.

Samengevat: De begrotíngen zíjn voorcalculaties op basis van de feítelíik aangegane verptichtingen voor enkel het leveren van die producten en diensten waarvoor de deelnemers opdracht hebben gegeven. Geen weerstandsvermogen of reserve Vanaf de oprichting is bij Het Gegevenshuis géén weerstandsvermogen opgebouwd. De hiervoor geschetste systemãtiek van scherp begroten op basis van voorcalculatie met actuele cijfers maakt ãat dit ook niet nodig is. Natuurlijk, hoewel het tot nog toe niet aan de orde was, kan er ooit een onvoorziene situatie óntstaan zodanig dat de begrote middelen niet toereikend zijn. Alsdan zullen de deelnemers achteraf het negatieve verschil moeten bijdragen, maar gelet op de kans en de impact rechtvaardigt dit geen weerstandsvermogen' Was bij de oprichting nog sprake van reserves voor met name soft- en hardware (systematiek en bedragên werden ouérgenomen van de voorloper'BAG-GEO' van de stadsregio Parkstad Limburg), hetalgemeen bestuur heeft in 2019 besloten om de bestaande reserves af te bouwen en geen nieuwe

reserves meer te vormen. Vanaf 2025 zijn er dus géén reserves meer bij Het Gegevenshuis' De jaarlijkse afschrijving en rente maakt onderdeel uit van de productprijs.

Samengevat: Het Gegevenshuis heeft geen weerstandvermogen en/of reserves' Post onvoorzien In de begroting2O24 hanteert Het Gegevenshuis een post onvoorzien ad € 38.348. In de praktijktot nog toe, heeft Het Gegevenshuis deze post nooit hoeven te gebruiken. Dit betekent dat dit bedrag, samen met overige batige saldi, na vaststelling van de jaarrekening is teruggevloeid naar de deelnemers naar rato van de bijdrage. In de praktijk heeft de post onvoorzien dus geen invloed op de feitelijk betaalde bijdragen door de deelnemers. Ervan uitgaande dat de praktijk ook de komende wordt doorgezet, levèrt vermindering of zelfs schrappen (dat is niet toegestaan) dan ook geen ¡aren -besparing voor dé deelnemers op, Het opnemen van een post onvoorzien is verplicht ingevolge het Besiuit Bégroting en Verantwoording (hoofdstuk 2, artikel 8, sub e). Daarnaast biedt het verleden geen *aarborg voor de toekomst en kunnen er zich natuurlijk altijd onvoorziene situaties voordoen. Samengevat: Omdat de praktiik uitwíjst dat de post onvoorzien niet wordt aangesproken

en via het batig satdo van de jaarrekening terugvloeit naar de deelnemers' levert vermindering van deze (beperkte) post geen besparíng op'

Kritische reflectie nut en noodzaak activiteiten en handelingen Zoals hiervoor al werd opgemerkt, bepaalt bij Het Gegevenshuis de deelnemer welke producten of diensten afgenomen woiden. Buiten de producten en diensten die zijn vastgelegd in de productbladãn, verricht Het Gegevenshuis géén andere activiteiten. Daar is slechts één uitzondering op: innovatie. In de begroting 2024is hiervoor een bedrag opgenomen ad € 41.183'

t3l

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

In het geodata domein waarin technologische ontwikkelingen zich in een sneltreinvaaft voordoen, is dit een minimum wat nodig is om de dienstverlening actueel te houden. Overigens de innovatieactiviteiten en de besteding van dit bedrag worden steeds in het contractmanagersoverleg van de deelnemers besproken. De corebusiness van Het Gegevenshuis is het beheren van de (basis)registraties. Hiervoor gelden wettelijke kaders waarvan noch de deelnemers, noch Het Gegevenshuis mogen afwijken' In principe wordeñ deze wettelijke kaders ook als KPI's gehanteerd in de productbladen. In enkele gevallen worden op verzoek van de deelnemers door Het Gegevenshuis servicenormen gehanteerd, die in positieve zin afwijken van de wettelijke normen. Hierdoor ondervinden reguliere gemeentelijke processen, bijvoorbeeld in het kader van het beheer van de openbare ruimte, geen hinder van niet actuele data. Met andere woorden, in hoofdzaak verricht Het Gegevenshuis activiteiten die voortvloeien uit door de wet opgelegde verplichtingen aan de deelnemer.

Onderzoek om die activiteiten efficiënter en kostenbesparend uit te voeren, is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. Het Gegevenshuis is ISO 9001 (en ISO 27001) gecertificeerd, hetgeen onãer meer betekent dat alle processen regelmatig worden geauditeerd en via de jaarlijkse cyclus van'plan, do, act, check'de verbeteracties in de reguliere bedrijfsvoering belanden. Dit heeft er onder meer toe bijgedragen dat de kostenstijgingen van de bijdragen van de deelnemers lager konden blijven dan de inflatie. Dit is met name goed terug te zien in het jaar 2023 toen de loonkosten

als gevolg van de CAO gemiddeld 9olo stegen en de stijging van software vaak boven de 10% uitkwam, terwijl de stijging van de bijdrage onder de 59o kon blijven.

Samengevat: Het Gegevenshuís verricht alteen activiteiten die door de deelnemers ziin opgedragen en die voor het overgrote gedeette voortvloeien uit wettelijke verplichtingen en- die i¡a net kwaliteitsmanagementsysteem ISO jaarliiks worden beoordeeld op effíciency. Personele kosten De personele kosten bedragen ca75o/o van de totale lasten van de begroting van Het Gegevenshuis. De structurele personele kosten (salarissen eigen personeel en inhuur trainees en door deelnemers gedetacheerd personeel) zijn afgestemd op de structureel te leveren producten en diensten conform ãe eerder genoemde productbladen die de basis vormen voor de (meerjaren)begroting. Behoudens bij ontstanè vacatureruimte, wordt personeel alleen ingehuurd als er bovenop de overeengekomen pioductbladen extra ad hoc opdrachten worden gegeven door de deelnemers of door derden. iliervoor werkt Het Gegevenshuis met een soort flexibele schil, waarbij op afroep personeel kan worden ingehuurd. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het landmeten. Tegen de kosten die hiermee samenhangen, staan steeds extra inkomsten tegenover. Bij (kleine) efficiencyverbeteringen waardoor vìor ad hoc opdrachten niet evenredig extern personeel hoeft te worden ingehuurd, worden de kosten gedrukt en ontstaat een batig saldo in dat jaar.

Voor de bègroting van het daaropvolgend jaar wordt gecalculeerd vanuit de laatst bekende kengetallen.-Los van periodes met veel vacatureruimte, wordt er dus geen (duur) personeel ingehuurd voor de reguliere opdrachten die voortvloeien uit de vastgestelde productbladen. Het (MT van Het) Gegevenshuis is nagenoeg geheel zelfvoorzienend bij het opstellen van het HRMbeleid, Personeelshandboek, HRM-vraagstukken, opstellen van ander beleid (b.v' financiële verordeningen, inkoop- en aanbesteding, uitvoering WOO), juridische vraagstukken, inrichten en instandhouãen van ISO 9OO1 en ISO 27OOI e.d. waardoor er geen tot weinig gebruik wordt gemaakt van de inhuur van externe deskundigen op die onderdelen. Overigens is die zelfvoorzienendheid niet automatisch in de toekomst vanzelfsprekend omdat deze afhankelijk is van persoonlijke kennis en vaardigheden. De financiële administratie en de salarisadministratie zijn via dienstverleningsovereenkomst belegd bij de gemeente Landgraaf'

l4l

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

Door een ingezet veranderingstraject in het kader van de verdere professionalisering en de verdere

groei van de organisatie wordt toegewerkt naar het leggen van verantwoordelijkheden en õperationele sturing dieper in de organisatie. Inzet hierbij om de span of control beheersbaar te houden en een bredere borging van de kwaliteit te realiseren, zodat in verhouding de MT-sturing in de toekomst minder formatieruimte in beslag neemt.

Voor wat betreft de primaire processen is een verkenning in gang gezet voor de mogelijkheden van robotisering en automatisering van procesonderdelen. Als deze verkenning tot een positief resultaat leidt, dan zal dit verder worden uitgewerkt in een businesscase met bijbehorende kosten-baten analyse.

Samengevat: De formatie van Het Gegevenshuis is afgestemd op de te leveren producten en diensten conform de structurele opdrachten van de deelnemers' In principe wordt hiervoor geen (duur) personeet ingehuurd, Wel voor ad-hoc opdrachten wordt personeel ingehuurã, maar daar staan extra inkomsten tegenover, Voor specialistische zaken die mèt ¿e bedriifsvoering te maken hebben, is Het Gegevenshuis zelfvoorzienend en is inhuur van een specialist een zeldzaamheid. Een en ander laat onverlet dat Het Gegevenshuis btijft speuren naar besparing van de personele kosten. Zo wordt verwacht dat door een langdurig veranderingstraject op termijn besparing kan opleveren. Verder vindt thans een

verkenning ptaats in hoeverre robotisering en automatisering van processen tot toekomstige besparing van personele kosten kan leiden'

Samenwerking tussen GR-en op het gebied van de PIOFACH-taken

Door enkele deelnemers is de suggestie gedaan om via intensieve samenwerking tussen (een aantal) gemeenschappelijke regelingen op het gebied van de PIOFACH-taken kostenbesparing te realiseren. Los van mogelijke kostenbesparingen, zien we ook bij Het Gegevenshuis een kwetsbaarheid in de bezetting op deze taken, veelal door het feit dat vaak slechts één medewerker beschikbaar is voor de specifieke taken. Tegen deze achtergrond en aangespoord door de suggestie van de deelnemers heeft het dagelijks bestuur van Het Gegevenshuis met het Zorg- en VeiligheidsHuis Parkstad een eerste verkenning gedaan naar de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van de PIOFAHtaken. De schaal waarop de verkenning heeft plaatsgevonden laat voordelen zien, vooral op het gebied van continuiteit, het opheffen van kwetsbaarheden, alsmede kwaliteit. Deze voordelen zijn voor het algemeen bestuur aanleiding om het dagelijks bestuur op te dragen tot het doen van nader onderzoek. Het onderzoek wordt met een derde partij (Solido) uitgebreid. Om de kans van slagen te vergroten, dient de schaal waarop het onderzoek wordt uitgevoerd zich nu te beperken tot deze drie uitvoeringsorganisaties.

Indien de resultaten van dit onderzoek interessant zijn, dient een en ander te wordeñ uitgewerkt in een businesscase die aan het algemeen bestuur wordt voorgelegd, waarbij uiteraard ook de kaders en financiële consequenties in beeld worden gebracht.

Samengevat: Het dagelijks bestuur van Het Gegevenshuís heeft samen met het Zorg' en Veitigheidshuis Parkstad een eersfe verkenning uitgevoerd naar de mogeliikheden van samenwerking op het gebied van de PIOFACH-taken. De resultaten van deze eerste verkenning zijn voor het algemeen bestuur aanleiding geweest om aan het dageliiks bestuur oþdracht te geven om nader onderzoek te doen bii voorkeur met nog een ander openbaar tichaam naar de voordelen van samenwerking op dit gebied. Voor zover daartoe aanteiding is, wordt dit onderzoek uitgewerkt in een businesscase, Kostenbesparing door meer productafname bij Het Gegevenshuis Het Gegevenshuis werkt als een soort shared service centre voor haar deelnemers. De productafname door de deelnemers is op basis van 'gewilde winkelnering'. Historische casuÏstiek heeft ertoe geleid dat de ene deelnemer het maximaal mogelijke afneemt en de andere deelnemer het minimale.

tsl

het @ gegevenshuis

gegevens oP maat.

Met het ravijnjaar in het verschiet zijn er voor deelnemers die thans nog zelf bepaalde registraties beheren (bijvóorbeeld de BAG of het databeheer openbare ruimte) of werkzaamheden uitvoeren

(bijvoorbèeld landmeten) mogelijke kostenbesparingen te realiseren door deze werkzaamheden te O"i"ggun bij Het Gegevénshuis. Het mes snijdt dan aan twee kanten: de feitelijke kosten die de deelñémer thans máakt voor de uitvoeringen van de (wettelijke) taken worden lager dan het uitvoeren in eigen beheer én bij Het Gegevenshuis wordt door volumetoename de eenheidsprijs per product/ diensi lager. Geadviseerd wordt om tegen de achtergrond van het ravijnjaar bij de eigen takendiscussie mee te nemen de producten en diensten die Het Gegevenshuis kan leveren en die nu nog in eigen beheer worden uitgevoerd. Samengevat: Er ligt voor deelnemers díe nu nog producten en diensten in eigen beheer uitvoeren een mogetijke kostenbesparíng ín het verschiet wanneer ze deze laten uitvoeren door Het Gegevenshuis met als gevolg dat door producten/diensten -volumetoename bíj Het Gegevenshuis kan worden verlaagd. eenheidsprijs de

Kostenbesparing door nieuwe deelnemers Behalve groei doõrdat de huidige deelnemers meer producten en diensten gaan afnemen, is ook groei mogelijk door toetreding vãn nieuwe deelnemers, Daarbij gelden in financiële zin de voordelen van schãalüergroting, waardoor de eenheidsprijs per product/dienst kan dalen. Naast inkoopvoordeel, zit dit met name in het feit dat de overhead tot op zekere hoogte niet of nauwelijks hoeft mee te groeien met de uitbreiding en deze kosten verdeeld kunnen worden over meerdere afnemers. Het Gegevenshuis voert gerichte acquisitie voor nieuwe toetreders en de verwachting is dat over een paar maanden een nieuwe toetreder bekend kan worden gemaakt'

Samengevat: Door níeuwe toetreders neemt het volume toe, wordt de product' eenhe'tsprijs verlaagt en kan de bijdrage van de huidige deelnemers neerwaarts worden bijgesteld. Algemene bevindingen

Sturen op kosten en éfficiency zit in het DNA van Het Gegevenshuis. Dat begint bij de wijze waarop begroot wordt en waarbij enkel de feitelijke middelen worden opgenomen die nodig zijn voor de door de deelnemers via productbladen (met bijbehorende KPI's) opgedragen taken. De deelnemers zitten via het opdrachtgeverschap zelf aan het stuur welke producten en diensten ze afnemen en de bijdrage is uitsluitend gebaseerd op deze afname. Het Gegevenshuis beschikt over geen andere r¡O¿eten. In het kadervan ISO 9001 worden alle processen geauditeerd waarbij nadrukkelijkwordt gekeken naar verbetervoorstellen die belanden in de jaarlijkse cyclus van 'plan, do, act, check'. Zo maakt het permanent sturen op efficiency deel uit van het reguliere proces.

Als we kijken naar de suggesties die door de deelnemers zijn gedaan om te komen tot kostenbesparingen, dan valt op dat Het Gegevenshuis reeds daaraan voldoet. Zo is er geen weerstandsvermogen, zijn er geen reserves en wordt de post onvoorzien niet aangesproken. Het Gegevenshu¡s voert in hoofdzaak wettelijk verplichte taken uit voor de deelnemers, waarbij het afs[oten of verminderen daarvan n¡et aan de orde kan zijn. Op het uitvoeren van die wettelijke taken is de formatie afgestemd en daarvoor is in principe (dure) inhuur niet aan de orde. Inhuur hangt

alleen samen met ad hoc taken, waartegenover altijd extra inkomsten staan' Door de huidige samenstelling van het MT is inhuur van specialisten op personele-, juridische-, financiële-, inkoopvraagstukken maar zeer sporadisch aan de orde.

Tegen de achtergrond van het feit dat Het Gegevenshuis is ingericht om zo efficiënt mogelijk te kuñnen uitvoereñ, betekent dat snijden in de kosten automatisch leidt tot snijden in de wettelijk

verplichte taken van de deelnemers. Dit laat onverlet dat er steeds wordt verkend welke mogelijkheden er zijn om de efficiency te verhogen door aanpassingen in de processen, in de orgãniðatie, door de inzet van nieuwe techniek, door robotisering en automatisering'

t6l

het @ gegevenshuis

gegevens op maat.

Daarnaast is Het Gegevenshuis samen met het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad een verkenning gestart om te komen tot een samenwerking op het gebied van de PIOFACH functies. Dit leidt tot voordelen, maar op deze schaal nog niet tot kostenbesparing. Bij verdere opschaling wordt deze besparing wel verwacht. Tenslotte kunnen de deelnemers zelf tot kostenbesparing komen door producten en diensten die ze nog zelf uitvoeren, te beleggen bij Het Gegevenshuis. Bijkomend voordeel is dat door volumetoename de eenheidsprijs en daarmee de bijdrage van de deelnemers kan dalen. Datzelfde geldt ook bij nieuwe toetreders tot de gemeenschappelijke regeling, hetgeen waarschijnlijk binnen enkele maanden aan de orde zal zijn. Ook al kunnen wij op dit moment niet met harde euro's zwaaien, het mag duidelijk zijn dat Het Gegevenshuis al veel zaken heeft gedaan om zo efficiënt mogelijk te kunnen leveren, daar ook permanent mee bezig is, maar ook concreet projecten in verkenning heeft die uiteindelijk tot verdere kostenbesparing moeten leiden.

Bezuiniging 5-10o/o Enkele deelnemers hebben gevraagd om met voorstellen te komen die moeten leiden tot een bezuiniging van 5-109o. Ten aanzien van de suggesties die hieftoe zijn gedaan, hebben wij met vorenstaande onze bevindingen verwoord. Hieruit mag de conclusie worden getrokken dat er geen middelen, reserves of anderszins mogelijkheden in de organisatie zijn die concreet tot een resultaat van een bezuiniging van 5olo of meer zou kunnen leiden. Dit laat onverlet dat het streven naar efficiency in de huidige processen of efficiencywinst door groei steeds voorop staat.

Met vriendelijke groet,

n bestuur van Het Gegevenshuis, de voorzitter,

de

mr

mr. J.M.M. Leenen MFM