8. Bijlage 3 Kadernota 2025_192294

Kadernota Begroting 2025 en Meerjarenbegroting 2026-2028

29-03-2024

Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave

2

A. Inleiding

3

1. Algemeen

3

2. Meerjarenperspectief/Ontwikkelingen

3

3. Parkstad-IT, missie en visie

4

4. Kritische succesfactoren

4

5. De organisatie

4

B. Beleidsmatige ontwikkelingen 1. Taakvelden ingevolge van het nieuwe BBV

6 6

Iv3 voorschrift taakveld 0.4

6

2. Landelijke ontwikkelingen

7

3. Controle en verantwoording

10

4. Ontwikkelingen bij deelnemers

10

C. Financieel 1. Financieel technische uitgangspunten

12 12

Toelichting indexen salariskosten en materiële lasten

15

Toelichting op Weerstandsvermogen en risicobeheersing

15

2. Toe te passingen percentages Bijlagen

16 17

Bijlage – Verrekenmodel

17

Indeling van de pijlers

18

Bijlage – Getrouwheidsverklaring en rechtmatigheidsverantwoording

19

Bijlage - Gebruikte IV3-categorien

20

Lasten

20

Baten

20

Bijlage – P&C cyclus

22

Bijlage – Governance

23

Strategische tafel

23

Cyber security tafel

23

Financiële tafel

23

Financiële audit commissie deelnemers

24

Dienstverleningsoverleg

24

RIO = Regionaal InformatiebeveiligingsOverleg

24

2 Kadernota 2025

A. Inleiding 1. Algemeen In de kadernota werken wij uit wat de algemene financiële en beleidsmatige kaders zijn. Deze kaders zijn van belang voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Voor u ligt de Kadernota 2025. De in deze kadernota genoemde ontwikkelingen, beleidsvoornemens en financiële uitgangspunten vormen de basis voor de begroting en de meerjarenraming, die in het licht van de verdere verzelfstandiging ter zienswijze wordt aangeboden aan de gemeenteraden resp. het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Zuid-Limburg en na vaststelling wordt toegezonden aan de deelnemers.

2. Meerjarenperspectief/Ontwikkelingen Hieronder geven we ontwikkelingen aan die van belang zijn voor Parkstad-IT. Daarnaast wordt de bestuurlijke context geschetst voor onze deelnemers en derden. Diverse factoren met een grote impact zijn moeilijk voorspelbaar, zoals inflatie en de arbeidsmarkt. Thuis werken of hybride werken heeft door de coronapandemie vaste voet aan grond gekregen. Voor Parkstad-IT betekende dit bijvoorbeeld het inkopen van grotere aantallen laptops en het inrichten en beheren hiervan voor de deelnemers en derden. Deze vorm van werken brengt echter ook nieuwe risico’s met zich met het gebied van informatiebeveiliging. Dit wordt ook versterkt door de globale digitalisering. Cyberhacks zijn aan de orde van de dag. Onze deelnemers vertrouwen op ons om hun IT-omgeving veilig en beschikbaar te houden. Rondom IT is altijd al sprake van meerkosten. We verwachten meer van onze IT, meer functionaliteit, meer flexibiliteit, meer gemak, meer veiligheid. Deze verwachtingen hebben elke een prijsopdrijvend effect. Ook hebben onze deelnemers ondervonden dat de IT een bijzondere sleutelpositie heeft ingenomen binnen de bedrijfsvoering. Tegelijkertijd is ook duidelijk dat de afhankelijkheid van IT een aantal risico’s met zich meebrengt. We kunnen gewoonweg niet meer zonder IT.

Doel van Parkstad-IT is niet om bezuinigingen te realiseren, of de afhankelijkheid te verminderen. Wij zijn er wel om doelmatigheid te bevorderen. We spreken dan ook gemakshalve over ‘minder meerkosten’. Voor de technische ontwikkelingen wordt gewerkt met een Roadmap. Deze Roadmap geeft een meerjaren doorkijk van welke technische veranderingen in welke fase worden doorgevoerd. De financiële vertaling van deze ontwikkelingen wordt, waar duidelijk, via de kadernota, verwerkt in de begroting.

Roadmap

Kadernota

Begroting

3 Kadernota 2025

Het opstellen van de Kadernota is ook het proces waarin deelnemers en Parkstad-IT samen bepalen welke uitgangspunten worden gehanteerd. Een intensief proces dat wordt doorlopen in een kort tijdsbestek en met schattingen en aannames, waarbij de samenwerking tussen deelnemers en Parkstad-IT een belangrijke rol heeft in de voeding van het stuk. Met de Kadernota 2025 stelt het dagelijks bestuur van Parkstad-IT deze uitgangspunten vast voor de Begroting 2025 en de Meerjarenraming 2026-2028.

3. Parkstad-IT, missie en visie Parkstad-IT is de IT-service provider voor overheden in Zuid-Limburg. Parkstad-IT is klantgericht en wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering. De doelstellingen van Parkstad-IT luiden als volgt. Parkstad-IT: 1. Waarborgt voor haar deelnemers de continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de IT-dienstverlening door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. Verhoogt de kwaliteit van processen, waardoor partijen beter kunnen functioneren; 3. Verhoogt de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. Zet de beschikbare arbeidskracht efficiënt in; 5. Realiseert schaalvoordelen door efficiency: het ontdubbelen van IT-voorzieningen, het beperken van de (stijgende) IT kosten; 6. Koopt gezamenlijk in van soft- en hardware, bedrijfssoftware uitgezonderd, in overeenstemming met de eisen van de licentiegever; bedrijfstoepassingen van deelnemers (bijv. software voor Burgerzaken of Sociale Dienst) worden door de deelnemers zelf aangekocht.

4. Kritische succesfactoren Parkstad-IT kent als zelfstandige regeling een aantal kritische succesfactoren. Hieronder een eerste inventarisatie (april 2023). Deze zullen in de komende periode steeds verder worden uitgewerkt en de bereikte resultaten zullen worden geduid. 1. Klantgerichte houding personeel; 2. Kennis van IT zoals gebruikt door deelnemers; 3. Stevig fundament A-kennis; 4. Regie op samenwerking deelnemers door deelnemers; 5. Kwalitatief goed opdrachtgeverschap; 6. Kwalitatief goed opdrachtnemerschap; 7. Robuuste infrastructuur (rekencentrum, netwerk); 8. Robuuste beveiliging (BIO, ISO27001); 9. Robuuste bedrijfsvoering; 10. Gemeentelijke Deelnemers & Niet-gemeentelijke publieke deelnemers > 80% omzet & Derden < 20% omzet (i.v.m. quasi inhouse aanbesteding door deelnemers).

5. De organisatie Binnen onze regio is Parkstad-IT actief, en levert IT-diensten aan haar deelnemers en aan andere lokale overheden en overheidsdiensten. Wat in 2011 begon met het opzetten van een glasvezelnetwerk tussen de deelnemende gemeenten is in 2015 uitgegroeid tot een gemeenschappelijke (centrum)regeling voor IT-diensten, met Heerlen als centrumgemeente. Vanaf 1 juli 2024 is Parkstad-IT verder verzelfstandigd naar een openbaar lichaam. De huidige deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Parkstad-IT zijn: • Gemeente Beekdaelen • Gemeente Brunssum • Gemeente Heerlen • Gemeente Kerkrade

4 Kadernota 2025

• Gemeente Landgraaf • Gemeente Simpelveld • Gemeente Voerendaal • Veiligheidsregio Zuid-Limburg Verder is er sprake van een 20-tal derden (waaronder Historische Centrum Limburg, ISD-Kompas en Werk voor Heerlen) waaraan Parkstad-IT op IT-gebied dienstverlening verricht. Bestuur Als openbaar lichaam heeft ook de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT een algemeen bestuur (AB) en een dagelijks bestuur (DB). Hierbij is het AB kader-stellend en zal het DB toezien op een juiste uitvoering van de bestuurlijke opdracht door het ambtelijk apparaat. Uitvoeringsorganisatie Parkstad-IT is een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij de deelnemers de rol van opdrachtgever hebben en Parkstad-IT de rol van opdrachtnemer. Deelnemers laten de dienstverlening op ITgebied uitvoeren door Parkstad-IT.

5 Kadernota 2025

B. Beleidsmatige ontwikkelingen Dit hoofdstuk bevat de beleidsmatige kaders zoals Parkstad-IT die hanteert bij het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.

1. Taakvelden ingevolge van het nieuwe BBV Bij Parkstad-IT is sprake van een hoofdtaak: het beheren van IT van haar deelnemers. Het uitvoeren van deze taken vloeit voort uit de wettelijke verplichtingen van de deelnemers dan wel uit het ondersteunen van beleid, uitvoering en publieke dienstverlening bij overheidstaken, zoals het maken van bestemmingsplannen, het geven van subsidies, het uitgeven van officiële documenten en het beheer van de openbare ruimte. In het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van een verdeling in taakvelden. Een gemeenschappelijke regeling dient te voldoen aan de eisen van het BBV. In een programmabegroting geeft de gemeente of de gemeenschappelijke regeling aan wat ze willen bereiken, hoe ze dat gaan doen en hoeveel geld daarvoor wordt uitgetrokken. Bij hetgeen men wil bereiken gaat het om maatschappelijke, economische, sociale, of culturele effecten. In zoverre zou een programmabegroting voor een organisatie als Parkstad-IT enigszins gekunsteld overkomen. Het is immers een uitvoeringsorganisatie die levert aan de gemeentelijke afdelingen en functionarissen die sturing geven aan de programma’s als hiervoor bedoeld. Het is niet aan Parkstad-IT om te bepalen welke maatschappelijke of economisch effecten worden beoogd noch om verantwoording te nemen voor de uitvoering daarvan.

Dit is en blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de deelnemers. Parkstad-IT levert hiervoor ondersteuning. Iv3 voorschrift taakveld 0.4 Conform het BBV moeten de volgende lasten op dit taakveld worden verantwoord: leidinggevenden primair proces, die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken en bij verordening of nota zijn aangewezen als overhead; financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing; personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies; inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); interne en externe communicatie inclusief vormgeving, m.u.v. klantcommunicatie die specifieke taakvelden betreft – zie de opsomming van activiteiten die moeten worden verantwoord op het primaire proces hieronder; juridische zaken: juridische medewerkers op een bedrijfsvoeringafdeling of belast met een bedrijfsvoeringstaak; bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w; informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen, inclusief organisatie overkoepelende systemen zoals de zaaksystemen, kantoorautomatisering en thuiswerkapplicaties; facilitaire zaken en huisvesting (incl.

beveiliging); documentaire informatievoorziening (DIV); managementondersteuning en secretariaten primair proces; leges gemeentearchief. De volgende activiteiten horen niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het primaire proces. Leidend hierbij zijn de afspraken uit de financiële verordening of de kadernota: informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;

6 Kadernota 2025

Vanuit Parkstad-IT leveren wij producten en diensten die conform bovenstaande tot taakveld 0.4 behoren, en leveren wij producten en diensten die conform bovenstaande niet tot taakveld 0.4 behoren. In overleg met de deelnemers zal in de komende periode nader worden bepaald hoe hier meer om te gaan.

2. Landelijke ontwikkelingen Onderwerp

Uitgangspunt

BIO wettelijk verplicht

De BIO is in 2022 geëvalueerd. De BIO wordt ook beïnvloed door de uitwerking van de EU Netwerk- en Informatiebeveiligingsrichtlijn (NIB2/NIS2) in nationale wetgeving. Als gevolg van de evaluatie van de BIO en de komst van de NIB2/NIS2 wordt een nieuwe BIO verwacht in 2024 (eind 2024 treedt deze in werking). Vooruitlopend op de nieuwe BIO zijn in de zomer van 2023 alvast een aantal maatregelen aangescherpt/aangepast. Deze wijzigingen worden gepubliceerd op bio-overheid.nl, onder de naam BIO1.4-opmaat. De BIO is gebaseerd op de internationale standaard voor informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 27001 en NEN-ISO/IEC 27002). Voor de volledigheid: Parkstad-IT wordt reeds jaarlijks onafhankelijk ge-audit op de BIO.

Digitale terinzagelegging

De digitale terinzagelegging is een van de vereisten uit de Wet Elektronische Publicaties (Wep). Vanaf 1 juli 2023 dient terinzagelegging van relevante (bestuurs)stukken als volgt plaats te vinden: • In het elektronisch blad wordt een kennisgeving (zakelijke weergave van het besluit) gepubliceerd; • In deze kennisgeving wordt verwezen naar een vindplaats. Dat is een hyperlink naar de internetlocatie waar de documenten, die relevant zijn voor de beoordeling van de aanvraag, voor digitale inzage geplaatst zijn. • Het staat decentrale overheden vrij om de documenten die ter inzage gelegd moeten worden via een eigen oplossing te beheren en te ontsluiten. Het is ook mogelijk om deze documenten aan te bieden via de landelijke voorziening DROP. • Het is van belang om de digitale terinzagelegging zorgvuldig in te richten. Vanwege de privacy moeten stukken die publiekelijk ter inzage worden gelegd geanonimiseerd worden. De ISO 27001 norm is een internationaal erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. In de ISO 27001 norm staat beschreven hoe we als organisatie informatiebeveiliging procesmatig kunnen inrichten.

ISO 27001 NEN-ISO/IEC 27001

ISO 27002 NEN-ISO/IEC 27002

Information Security Management System (ISMS)

ISO 27002 is een aanvullende standaard, en daarmee een verdieping, op ISO 27001. ISO 27002 bestaat uit een lijst van potentiële besturingselementen en -mechanismen (ook wel controls genoemd). Deze controls kunnen gezien worden als aanbevelingen vanuit ‘best practices’ (ofwel: praktische richtlijnen) over informatiebeveiligingsmanagement voor degene die bezig zijn met de implementatie of het onderhoud van het Information Security Management System (ISMS). Wanneer we dit begrip vertalen naar het Nederlands dan staat de ISMS betekenis dus voor ‘een managementsysteem voor informatiebeveiliging’. Vanuit de BIO of ISO 27001, wordt gevraagd om het optuigen van een Information Security Management System (ISMS). Een ISMS sluit aan bij het beleid en de strategie van onze organisatie en dient geïntegreerd te worden in onze huidige processen. Het doel van een ISMS is (vertrouwelijke) informatie beter te beveiligen. Het

7 Kadernota 2025

Onderwerp

Uitgangspunt ISMS bevat controles waarmee we de risico’s die voortkomen uit de risicoanalyse en die gerelateerd zijn aan mensen, processen en systemen beheersbaar maken.

Risicoanalyse informatiebeveiliging

De risicoanalyse vormt een belangrijk onderdeel van de ISO 27001 norm. Middels deze analyse beoordelen we in hoeverre de informatiebeveiliging van onze organisatie op een acceptabel niveau is. De risico’s worden in kaart gebracht en daarvoor worden passende beheersmaatregelen opgesteld. Vervolgens gaan we aan de slag met verbeteringen om de risico’s beter beheersbaar te maken. Dit kan door middel van een procesgerichte benadering in de vorm van een Plan-Do-Check-Act (PDCA) verbetercyclus Sommige belangrijke open standaarden worden te weinig gebruikt, waardoor onze digitale samenleving kwetsbaar, inefficiënt of niet toegankelijk is voor iedereen. Daarom geldt landelijk voor deze standaarden het 'Pas toe of leg uit'-beleid. De verplichting geldt voor gemeenten, provincies, rijk, waterschappen en alle uitvoeringsorganisaties. Een open standaard die ondanks een 'Pas toe of leg uit'-verplichting en aanvullende streefbeeldafspraak toch nog te weinig gebruikt wordt, kan wettelijk verplicht worden op grond van de Wet digitale overheid.

'Pas toe of leg uit'-beleid

Streefbeeldafspraken

Wet digitale overheid (Wdo)

Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

Streefbeeldafspraken gaan verder dan de 'Pas toe of leg uit'verplichting. Kort samengevat stelt die 'Pas toe of leg uit'-verplichting dat bepaalde open standaarden bij de aanschaf van nieuwe ICTsystemen/-diensten (of de doorontwikkeling van bestaande) moeten worden toegepast. Bij een streefbeeldafspraak moet de open standaard op alle ICTsystemen/-diensten geïmplementeerd worden, dus ook op bestaande. Wachten kan niet meer. Daarom vervalt bij een streefbeeldafspraak de regel uit het ‘Pas toe of leg uit’-beleid over de minimale aanschafwaarde van €50.000,- en is een 'leg uit' niet meer mogelijk. De wet is een zogeheten kaderwet; de wet regelt algemene principes, verantwoordelijkheden en procedures, maar geen gedetailleerde regels. De wet zorgt zo voor flexibiliteit bij nieuwe ontwikkelingen. Maar ook dat belangrijke waarden en zekerheden voor burgers, zoals gebruikersvriendelijkheid, betrouwbaarheid, veiligheid, privacy en digitale inclusie altijd geborgd zijn. Ook regelt de Wdo een aantal wettelijke verplichtingen rondom veiligheid en rondom digitale toegankelijkheid. De Wgr is gewijzigd. Deze wetswijziging brengt met zich mee dat alle gemeenschappelijke regelingen moeten worden aangepast om zo scherpere afspraken te maken over bijvoorbeeld uittreding of evaluatie en dat keuzes worden gemaakt over het al dan niet instellen van een gemeenschappelijke commissie voor raadsleden.

Bij de verdere verzelfstandiging is reeds rekening gehouden met deze verplichtingen, zowel incidenteel als structureel. Aandacht moet nog worden besteed aan het GR-register. Volgens artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) dient er door de overheden een register te worden bijgehouden van de regelingen waaraan de overheden deelnemen. Dit moet inzichtelijk maken aan hoeveel gemeenschappelijke regelingen de bestuursorganen deelnemen. Dat is van belang voor zowel de burger als voor de betrokken bestuursorganen. Het register bevat in ieder geval wie er

8 Kadernota 2025

Onderwerp

Uitgangspunt deelnemen, de wettelijke voorschriften waardoor de samenwerking wordt beheerst, de overgedragen bevoegdheden, het adres en de plaats van vestiging. Verder wordt vermeld of er een openbaar lichaam, een bedrijfsvoeringsorganisatie of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. Het GR-register biedt de mogelijkheid voor een centraal overzicht van alle bekende gemeenschappelijke regelingen op een heldere en overzichtelijke manier. Het stelt overheden in staat om op een toegankelijke manier aan hun wettelijke verplichting te voldoen.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) treedt naar verwachting op 1 januari 2025 in werking. De Wmebv regelt dat burgers en bedrijven zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Overheden hebben verschillende mogelijkheden om aan deze wetgeving te voldoen. Wat is de Wmebv? Met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) krijgen inwoners en ondernemers het recht om officiële berichten elektronisch aan overheidsorganisaties te versturen. Het gaat om berichten die bijvoorbeeld gaan over een aanvraag, beschikking, besluit, klacht of zienswijze. De Wmebv is een aanpassing op de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De Wmebv kent 3 onderdelen: • het verzenden van officiële berichten door inwoners en ondernemers • het ontvangen van formele berichten door bestuursorganen • invulling geven aan de zorgplicht om ondersteuning te bieden bij dienstverlening aan digitaal minder vaardige inwoners. Voor Parkstad-IT is naar verwachting vooral het tweede onderdeel van belang.

Wet open overheid (Woo)

Het doel van deze wet is om de gehele overheid transparanter en toegankelijker te maken. Deze wet leidt, net zoals bij de deelnemers, voor Parkstad-IT tot extra én aanvullende inspanningen. Inspanningen, waartoe de huidige organisatie niet geoutilleerd is. De deelnemers hebben in het kader van de Woo niet alleen middelen ontvangen voor de eigen organisatie, maar ook voor de GR-en waarin zij deelnemen. De Parkstad-IT-begroting dient hiertoe logischerwijs in redelijkheid en billijkheid bovenwaarts te worden aangepast. Wat dit betekend voor Parkstad-IT zal in de komende periode duidelijk gaan worden. Duidelijk is dat Parkstad-IT over een publicatie platform dient te beschikken en diverse stukken actief dient te publiceren. Als overheidsorgaan zijn wij verplicht om in de begroting telkens vooruit te kijken en in de jaarrekening telkens terug te kijken op de beleidsvoornemens ten aanzien van de Wet Open Overheid (Woo). Bij de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid was nog niet alles duidelijk en geregeld, zo ook over hoe de informatiehuishouding dient te worden aangepast om te kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid. De door het rijk aangekondigde Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) hierover is nog niet beschikbaar.

9 Kadernota 2025

3. Controle en verantwoording Onderwerp Accountantscontrole

BIO-audit TPM verklaring Informatie voor Derden (Iv3)

Productbladen

Verordeningen

Uitgangspunt Door de verdere verzelfstandiging zal het (dagelijks) bestuur van Parkstad-IT een eigen accountscontrole ondergaan en een eigen rechtmatigheidsverantwoording afgeven.

Het BBV is ook van toepassing op Gemeenschappelijke regelingen. Afwijkend van artikel 71 van het BBV hoeven begrotingscijfers echter niet aan het CBS verstrekt te worden. Op kwartaal- en jaarbasis verwacht het CBS een zogenaamde verdelingsmatrix en een balansstandenoverzicht. Om de administratieve lastendruk bij gemeenschappelijke regelingen te beperken maakt het CBS bij het verzamelen van de kwartaalgegevens gebruik van een steekproef. Deze steekproef is gekozen op basis van een aantal criteria. Op jaarbasis wordt vooralsnog deze steekproef ook gehandhaafd. De kern van de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer vormen de productbladen. Een deelnemer neemt producten en diensten af in door hem bepaalde aantallen tegen vooraf overeengekomen doorbelasting van kosten. Belangrijk hierbij is dat opdrachtnemer periodiek en transparant over de overeengekomen prestaties en aantallen rapporteert. Ook in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van de volgende verordeningen: financieel beleid, beheer en organisatie verordening (artikel 212), controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (artikel 213), onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (artikel 213a).

De benodigde verordeningen zullen op korte termijn na de verdere verzelfstandiging worden uitgewerkt voor Parkstad-IT.

4. Ontwikkelingen bij deelnemers Onderwerp

Uitgangspunt

Afwegingskader technische keuzen IV/IT-visie

Door de deelnemers wordt een afwegingskader voor technische keuzen en een IV/IT-visie opgesteld. Het afwegingskader wordt gebruikt bij het beoordelen van projecten, major changes en de IV/IT architectuur. De gezamenlijke IV/IT-visie dient als richtinggevend kader bij de ontwikkeling van de diensten van Parkstad-IT voor de deelnemers.

Alle basisdienstverlening wordt integraal afgenomen door alle deelnemers (Overdracht A-taken binnen 3 jaar na verdere verzelfstandiging)

Dit houdt in dat alle basisdienstverlening door Parkstad-IT aan alle deelnemers wordt geleverd op termijn. Er zal daarbij verschil worden gemaakt tussen de basisdienstverlening aan gemeentelijke deelnemers en niet-gemeentelijke deelnemers. Diensten zoals telefonie, printen en technisch beheer van on-premise applicaties voor deelnemers zullen dan ook door Parkstad-IT worden geleverd.

Cloud tenzij

Overheidsinstanties mogen onder strikte voorwaarden gebruik maken van commerciële clouddiensten. Werken in ‘de cloud’, waarbij gebruik wordt gemaakt van externe opslagcapaciteit, applicaties, netwerken en andere IT-voorzieningen, biedt potentiële voordelen. Anders dan een paar jaar geleden winnen de voordelen het nu van de risico’s. Dat neemt niet weg dat er nog steeds strikte voorwaarden gelden, met

10 Kadernota 2025

Onderwerp

Uitgangspunt name op het gebied van beveiliging en privacy. Werken in cloud kan alleen veilig en betrouwbaar met goede ITvoorzieningen, zoals een back-up voorziening.

Flexibel werken

Flexibel werken betekent dat werknemers kunnen werken waar en wanneer zij dat willen. De werkgever laat werknemers dus vrij om te werken wanneer het hen uitkomt, al dan niet binnen een bepaald kader. Ook thuiswerk is al goed ingeburgerd, en zelfs het aantal werkuren kan variëren. Bij flexibel werken wordt er vaak meer gefocust op de effectieve output. Regelingen en afspraken rond flexibel werken zijn vastgelegd in verschillende rechtsinstrumenten. Voor werkgevers is de Wet flexibel werken belangrijk. Deze wet schept het algemene kader voor flexibel werken. Verder staan in de cao’s en bedrijfsreglementen bepalingen rond flexibel werken. Flexibel werken steunt op goede IT-voorzieningen. Het huidige IT-landschap is gevarieerd en gedifferentieerd en dat is niet altijd doelmatig (efficiënt). Baten komen in beeld als afnemers bereid zijn hun applicaties en processen te harmoniseren. Op de eerste plaats omdat er dan minder applicaties ondersteund en beheerd hoeven te worden. Op de tweede plaats omdat de harmonisatie van applicaties en processen ervoor zorgt dat medewerkers gemakkelijker met collega’s van andere deelnemers kunnen samenwerken. Deze kennisbundeling verhoogt in potentie vervolgens de kwaliteit van het werk.

Andere baten zijn: • Een betere onderhandelingspositie bij de leverancier bij gezamenlijke inkoop, • Lagere kosten van implementatie, beheer en onderhoud, • Minder complexiteit (minder verschillende applicaties leidt tot minder – verscheidenheid in -koppelingen). Om invulling te geven aan de harmonisatie is er iemand nodig die het IT-landschap van de deelnemers overziet en daarin overzicht houdt en de samenwerking bevordert, in opdracht van de deelnemers. Een logische plek om dit te beleggen is Parkstad-IT.

Harmonisatie

Ketensamenwerking

Bestrijden van ondermijnende criminaliteit, werken aan betere zorg, het tegengaan van eenzaamheid, of het oplossen van schuldenproblematiek. Stuk voor stuk complexe opgaven, die vragen om samenwerking over organisatiegrenzen heen. Deze samenwerking steunt steeds vaker en steeds meer op goede IT-voorzieningen.

11 Kadernota 2025

C. Financieel Dit hoofdstuk bevat de financiële kaders zoals Parkstad-IT die leidend hanteert bij het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.

1. Financieel technische uitgangspunten Het CPB heeft, in afwijking van vorige jaren, geen meerjaren-doorkijk afgegeven voor de indexen, mogelijk als gevolg van de zeer onzekere economische situatie waarin we ons begeven. De septembercirculaire van het gemeentefonds is voor de prognose van de indexen als uitgangspunt genomen voor de meerjarenraming 2024 en verdere jaren. Na verdere verzelfstandiging valt Parkstad-IT onder de CAO Samenwerkende Gemeenschappelijke Organisatie (Cao SGO). De huidige Cao loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025. De uitkomsten van de Cao-onderhandelingen zijn bekend geworden op 14 december 2023. Onderwerp Arbeidsvoorwaarden

Uitgangspunt De arbeidsvoorwaarden bestaan uit drie lagen: de wettelijke arbeidsvoorwaarden; de Cao SGO arbeidsvoorwaarden; de aanvullende arbeidsvoorwaarden. De arbeidsvoorwaarden uit de Nederlandse arbeidswetgeving bestaan uit: het wettelijk minimumloon; regels voor werktijden en voldoende rusttijden; veilige arbeidsomstandigheden; gelijke behandeling van mannen en vrouwen; en een minimumaantal vakantie- en verlofdagen. Deze arbeidsvoorwaarden staan beschreven in de Nederlandse arbeidswetgeving, onder andere de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML), de Arbeidstijdenwet (ATW), de Arbeidsomstandighedenwet (AW) en de Algemene wet gelijke behandeling (AWGB). De Cao SGO arbeidsvoorwaarden staan beschreven in de van toepassing zijnde Cao SGO (artikel 1.2, lid 1 sub m van de Cao SGO).

Doorbelasting

Fiscaliteit

De aanvullende arbeidsvoorwaarden staan beschreven in het personeelshandboek zoals vastgesteld (wordt) door het dagelijks bestuur (artikel 19 lid 1 van de regeling). De in januari 2001 in werking getreden Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) verplicht een gemeenschappelijke regeling om een financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening op te nemen. Voor Parkstad-IT is de financieringssystematiek dat de deelnemers en derden (zoveel als mogelijk) een voorschot per kwartaal betalen, gebaseerd op de totale bijdrage conform begroting. Aanvullende vragen worden aanvullend doorbelast. Om de bedrijfsvoering verder te vereenvoudigen zal in de komende periode steeds verder gewerkt aan het omzetten van (meer structurele) uitgaven naar de reguliere begroting. Hierdoor wordt er minder aanvullende doorbelast waardoor er minder losse bedragen hoeven worden verwerkt door zowel Parkstad-IT als door de deelnemers en derden. Alles wat betrekking heeft op het betalen van de belastingen, zoals BTW, VPB en loonheffing. Belasting over toegevoegde waarde (BTW)

12 Kadernota 2025

Onderwerp

Kapitaallasten Investeringen in de eigen bedrijfsvoering

Uitgangspunt is de belasting die we betalen over omzet. De vennootschapsbelasting (VPB) is een belasting over de belastbare winst. De loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage belasting over toegevoegde waarde (Zvw). Parkstad-IT werkt voor haar reguliere dienstverlening met vaste formatie en een flexibele schil voor opvang bij uitval (inhuur op formatie). Binnen deze twee categorieën kan worden geschoven, maar de vastgestelde budgetten kunnen niet worden overschreden, behalve door Cao-stijgingen. De verwachte lasten in de meerjarenraming wordt geïndexeerd op basis van de gecombineerde index van de meest recente septembercirculaire Gemeentefonds. De verwachte inhuurkosten worden geïndexeerd op basis van de gecombineerde index van de meest recente septembercirculaire Gemeentefonds. Een afwijking hierop wordt gemotiveerd toegelicht. Investeringen verplicht om te voldoen aan de wettelijke eisen. Deze kosten worden verdeeld op basis van een verdeelsleutel naar de producten en diensten zoals uitgewerkt in het verrekenmodel.

Kapitaallasten Investeringen in de informatiebeveiliging

Investeringen verplicht om te voldoen aan de wettelijke eisen. Deze kosten worden verdeeld op basis van een verdeelsleutel naar de producten en diensten zoals uitgewerkt in het verrekenmodel.

Kapitaallasten Investeringen voor onze dienstverlening

Investeringen om te voldoen aan de vragen van deelnemers en derden. Deze kosten worden in het verrekenmodel toegerekend op basis van verbruik zoals uitgewerkt in het verrekenmodel.

Kosten die specifiek zijn voor bepaalde deelnemers

Deze worden verwerkt in de begroting en o.b.v. de goedgekeurde afspraken separaat doorbelast.

Langlopende lening

Parkstad-IT kan een langlopende lening aantrekken. Hiervoor is een besluit van het Algemeen Bestuur vereist. (artikel 21 lid 2 van de regeling).

Materiële lasten

Voor de jaarlijkse indexatie wordt uitgegaan van de gecombineerde index van de meest recente septembercirculaire Gemeentefonds. Indien voor specifieke kostencategorieën andere indexeringspercentages gelden, wordt hiervan afgeweken en worden de marktconforme kostenstijgingen in de begrotingscijfers verwerkt.

Omgekeerde dienstverlening gemeente Heerlen

Voor de dienstverlening van de gemeente Heerlen aan Parkstad-IT, de zogenaamde omgekeerde dienstverlening, wordt een kostendekkende bijdrage overeengekomen.

Onvoorzien

0,5 % van de begrote kosten. Met deze post kan Parkstad-IT handelen bij onvoorziene omstandigheden. Voorziene omstandigheden worden uiteraard opgenomen in de begroting. Salariskosten worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de Cao Samenwerkende Gemeenschappelijke Organisaties. Indien die niet bekend zijn ten tijde van het opstellen van de kadernota wordt uitgegaan van het laatst bekende loonbod van de werkgevers. Indien die niet bekend is wordt uitgegaan van de gecombineerde index van de meest recente septembercirculaire Gemeentefonds. Indien wel alles bekend wordt voor de begroting de loonkosten gebaseerd op de functies met de daarbij behorende functieschaal, en daarvan de “maximum-2 trede” bedragen (max-2).

Formatie en personeel reguliere dienstverlening

Indexering meerjarenraming Inhuur derden

Personele lasten

13 Kadernota 2025

Onderwerp Pilots en projecten

Uitgangspunt Waar nodig werkt Parkstad-IT met pilots en projecten. Hier werken we met een beperkte vaste formatie en een flexibele schil specifiek voor de extra taken (inhuur niet op formatie). Binnen deze twee categorieën kan worden geschoven. De vastgestelde budgetten kunnen niet worden overschreden, behalve door Cao-stijgingen en een grotere vraag vanuit deelnemers en derden. De projectkosten worden doorbelast aan de deelnemers en/of derden. Op basis van een analyse wordt een schatting opgenomen van lasten van projecten. Deze schatting van lasten en de bijbehorende doorbelasting wordt verwerkt in de begroting.

Rente op kapitaallasten

De rente op kapitaallasten wordt uitgedrukt als een percentage van de waarde van materiele vaste activa per 1 januari van enig jaar. Het rentepercentage zoals uitgewerkt door de gemeente Heerlen zal telkens worden gehanteerd. De meerjarenraming geeft een beeld van de te verwachten saldi voor de komende jaren bij doortrekken van het bestaande beleid en doorvoeren van vastgestelde nieuwe ontwikkelingen. De berekening van de bijdragen van deelnemers en derden geschiedt zodanig dat volledige dekking van de lasten wordt bereikt. De weerstandscapaciteit heeft tot doel financiële stabiliteit te creëren, zoals ook gewenst door de deelnemers. De weerstandscapaciteit is het deel van de middelen waarmee tegenvallers opgevangen kunnen worden, zodat niet direct de begroting aanpassing vergt. GR-en hoeven geen eigen weerstandsvermogen te hebben, aangezien risico’s afgedekt worden door de deelnemers. Jaarlijks zal Parkstad-IT een integrale risico-inventarisatie uitvoeren om de risico’s te identificeren. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn de bijzondere risico’s die niet anderszins zijn ondervangen. Veel wordt immers ook door dagelijks management en getroffen beheersmaatregelen ondervangen, denk aan verzekeringen en overeenkomsten (bv DVO, SLA). De deelnemers kunnen deze risico betrekken bij de vaststelling van hun eigen weerstandsvermogen.

Resultaat meerjarenraming

Risicomanagement en Weerstandscapaciteit

Risicomanagement

Het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch in kaart brengen van, omgaan met en beheersen van onzekerheden (kansen en risico’s) binnen onze organisatie.

Risico

Impact (kans x effect) van een onzekerheid (gebeurtenis) op het behalen van doelstellingen.

Risicobereidheid (Risk Appetite)

De mate van risico die we accepteren in het streven naar het creëren en behouden van maatschappelijke waarde.

Risicoanalyse

De methode die we hanteren om kansen en risico’s te identificeren, waarderen, prioriteren en beheersen. Organisatieaspecten waarvan we denken dat we daar met onzekerheden te maken krijgen. Deze gebruiken we als een checklist zodat geen kansen en risico’s vergeten worden.

Risicogebieden

Schommelfonds

Een schommelfonds kan worden ingesteld om meerjarig overschotten en tekorten van de begroting van Parkstad-IT met elkaar te verrekenen. Zo'n schommelfonds is niet bedoeld om structurele overschotten of tekorten in op te vangen. Door het instellen van een schommelfonds kan worden voorkomen dat er jaarlijks een afrekening dient plaats te vinden met de deelnemers en/of klanten. Uitgewerkt wordt wat de (on)mogelijkheden zijn van een schommelfonds van 2% van de begroting van Parkstad-IT. Dit uitwerken zal gebeuren aan de

14 Kadernota 2025

Onderwerp

Uitgangspunt Financiële tafel.

Taakstelling

Een taakstelling zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, wordt altijd verwerkt in de volgende (bijgestelde) begroting. Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, voor het deel van de exploitatie dat betrekking heeft op de deelnemers. Voor Parkstad-IT betekent dit dat zij geen vennootschapsbelasting betaalt over de diensten die zij voor haar deelnemers verricht. Wél wordt er vennootschapsbelasting betaalt over de werkzaamheden die Parkstad-IT voor derden uitvoert, als over deze werkzaamheden een positief financieel resultaat wordt behaald.

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Verrekenmodel Kostenverdeelmethode

Het verrekenmodel zoals uitgewerkt in de bijlage wordt gehanteerd.

Voorziening verlofsparen

Het BBV geeft aan dat er een voorziening moet worden getroffen voor arbeidskosten-gerelateerde verplichtingen van niet gelijke omvang. Dit geldt nadrukkelijk voor verlofsparen (Cao SGO).

Werkkostenregeling (WKR)

Met de werkkostenregeling (WKR) kan de werkgever zelf bepalen wat deze onbelast aan zijn werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten.

Toelichting indexen salariskosten en materiële lasten Het uitgangspunt voor de indexatie van de salariskosten en materiële lasten is de septembercirculaire gemeentefonds van het Ministerie van BZK met daarin opgenomen de CPB indexcijfers. Voor de verwachte salariskosten betreft dat de ‘loonvoet sector overheid’. Voor de verwachte materiële lasten betreft dat de ‘nationale consumentenprijsindex’. In de Rijks-Voorjaarsnota 2023 is besloten om het gemeente- en provinciefonds vanaf 2027 te indexeren op basis van de ontwikkeling van het bruto binnenlands product. Uitgangspunt is dat de fondsen (gemeente- en provinciefonds) meerjarig de ontwikkeling van het nominaal bruto binnenlands product volgen. In de septembercirculaire gemeentefonds 2023 is deze nieuwe werkwijze uitgewerkt. Gevolg is dat de voorheen gehanteerde indices (loonvoet sector overheid etc) niet meer zijn uitgewerkt. Wel is de gecombineerde index uitgewerkt. Deze wordt dan ook gehanteerd. Toelichting op Weerstandsvermogen en risicobeheersing Parkstad-IT is als openbaar lichaam een orgaan als bedoeld in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen. Daardoor zijn wij verplichten om in de begroting en jaarstukken de risico’s te vermelden die de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling kunnen beïnvloeden.

Bij het opstellen van de kadernota, de begroting en de jaarstukken moet met deze voorzienbare en kwantificeerbare risico’s rekening worden gehouden. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is aangegeven dat de risicoparagraaf dient te worden uitgebreid tot een weerstandsvermogensparagraaf. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Parkstad-IT is een uitvoeringsorganisatie die ten behoeve van de deelnemers IT-taken uitvoert. Met deelnemers en afnemers worden vooraf afspraken gemaakt over de hoeveelheden en kwaliteiten van producten en diensten die in dit kader worden geleverd. Hieraan is gekoppeld een transparante voorcalculatie die de hoogte van de bijdrage van de deelnemers bepaalt. Parkstad-IT levert vooraf overeengekomen producten en diensten waar de bijdrage van de deelnemer tegenover staat. Verder is het IT-taakveld onderhevig aan risico’s die verstrekkende gevolgen kunnen hebben.

15 Kadernota 2025

Dit maakt ook de risicobenadering van Parkstad-IT enigszins afwijkend ten opzichte van andere gemeenschappelijke regelingen. Weerstandscapaciteit gaat over de dekkingsmiddelen en mogelijkheden waarover de dienst kan beschikken om niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) af te dekken, waarbij de weerstandscapaciteit in redelijke verhouding dient te staan tot de risico’s waarvoor geen voorziening is gevormd. De kans dat er sprake is van niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) is op basis van de inrichting en werkwijze van Parkstad-IT niet onaanzienlijk. Tegenover alle te leveren producten en diensten staan baten in de zin van bijdragen van de deelnemers. Alle lasten worden toegerekend naar deze producten en diensten via voorcalculatie op basis van ervaringsgegevens. Mocht er desondanks nog sprake zijn van onvoorziene lasten (risico’s) dan dragen de deelnemers naar rato van de afname van het desbetreffend product of dienst bij aan deze onvoorziene lasten. Dit stelt het op te bouwen weerstandsvermogen in een geheel ander daglicht. De deelnemers hebben niet de bedoeling gehad om onvoorziene tekorten te voldoen via een weerstandsvermogen, maar via het bijstorten op basis van de feitelijke afname van producten en diensten.

Dit vloeit ook voort uit het feit dat Parkstad-IT als een shared service center functioneert en dat de pakketten van afname van producten en diensten tot op zekere hoogte per deelnemer zelf is samen te stellen. Uiteraard zijn hieraan voorwaarden gekoppeld via de gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomsten. Zo komen bijvoorbeeld risico’s voor Parkstad-IT bij een afname van producten en diensten te liggen bij de deelnemer die hiertoe besluit. Bovendien zullen alleen structurele verplichtingen worden aangegaan of medewerkers in vast dienstverband worden genomen als hier via een dienstverleningsovereenkomst structurele afname van producten en diensten tegenover staan. Bij incidentele afname van producten en diensten in de vorm van pilots en van projecten zal er waar mogelijk gewerkt worden met huur of kortlopende overeenkomsten en inhuur van personeel.

2. Toe te passingen percentages Op basis van de informatie in de vorige paragraaf komen we tot volgende percentages zoals toe te passen in de begroting 2025:

L1.1 t/m L7.3 Gecombineerde index septembercirculare 2023 Cao-lonen (t/m maart 2025) Cao-SGO L7.4 Toegerekende reële en bespaarde rente Rente kapitaallasten gemeente Heerlen

2025

2026

2027

2028

4,00% 1,25%

3,60%

4,70%

4,10%

2,00%

2,00%

2,00%

2,00%

16 Kadernota 2025

Bijlagen Bijlage – Verrekenmodel Voor de verrekening van kosten wordt gewerkt met het verrekenmodel. In dit model worden per pijler afspraken gemaakt over hoe kosten worden doorbelast (verdeelsleutels). De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Aan een gezond verrekenmodel ligt altijd een kader met basisprincipes ten grondslag, dat ook wordt nageleefd. Die principes doen uitspraken over de methodiek van kostprijsberekening en te hanteren spelregels. Hieronder de basisprincipes van ons verrekenmodel: 1. De dekking van de lasten van Parkstad-IT bestaat uitsluitend uit de baten welke afkomstig zijn van de deelnemers en derden. 2. Parkstad-IT hanteert integrale kostprijzen, dat wil zeggen dat alle kosten worden doorbelast in de verschillende kostprijzen, direct en indirect. 3. Het verrekenmodel bestaat uit pijlers. Elke pijler bestaat uit een of meerdere producten en diensten met kostprijs. 4. De baten per deelnemer worden bepaald aan de hand van ‘P maal Q’: 5. De prijs (P) omvat volgende lasten-elementen: kapitaallasten, beheerslasten, rentelasten, materieel, voorraadbeheer en personeel. 6. Het aantal (Q) heeft betrekking op devices, accounts, terabytes, applicaties of uren. 7. Kostprijzen voor derden zijn 15% hoger dan voor deelnemers omdat derden niet delen in het risico van eventuele tekorten. 8.

Parkstad-IT hanteert waar mogelijk gemiddelde prijzen voor de berekening van kostprijzen omwille van de administratieve eenvoud en navolgbaarheid. 9. Het basisprincipe ten grondslag aan de kostprijzen is dat de gebruiker en verbruiker betaalt. 10. Deelnemers en derden betalen met de kostprijzen alleen voor de periode waarop de afgenomen producten en diensten betrekking hebben. 11. De productbladen uit de PDC beschrijven per product en dienst het deel van de dienstverlening waarvoor de kostprijs geldt en waarvoor extra afrekening dient plaats te vinden. 12. Voor verzamelgebouwen (gebouwen met meerdere organisaties) worden de meer ‘gebouwgebonden ’ kosten doorbelast aan de eigenaar van dat gebouw.

Lasten

Baten

Primaire Begroting 2024 Wijzigingen in Begroting 2024 (sept & dec 2023)

# telmoment Bijdrage deelnemers

Deelnemers en klanten veranderingen Uitbreiding dienstverlening Meerjarenindexering

Verrekenmodel 2024

uitgangspunten Bijdrage derden

Verdere verzelfstandiging

17 Kadernota 2025

Indeling van de pijlers

Overhead

Informatiebeveiliging

Storage

Applicaties

Virtuele werkplek

Connectiviteit

Devices

Telefonie

Printservices

Regie en Projecten

Pijler storage Alle kosten inzake gegevensopslag, zowel in ons eigen rekencentrum als in de cloud. Pijler Applicaties Alle kosten inzake applicaties en technisch aplicatiebeheer, zowel in ons eigen rekencentrum als in de cloud. Pijler Virtuele werkplek Alle kosten inzake het beschikbaar stellen van de digitale werkplek, zowel in ons eigen rekencentrum als in de cloud. Pijler Connectiviteit Alle kosten inzake het beschikbaar stellen van (internet) verbindingen, zowel via glasvezel als via Wifi enzovoorts. Pijler Devices Alle kosten inzake het beschikbaar stellen van laptops, thin clients, PC’s, teamsopstellingen enzovoorts. Pijler Telefonie Alle kosten inzake het beschikbaar stellen van (mobiele) telefoons inclusief abonnementen. Pijler Print services Alle kosten inzake het beschikbaar stellen van printers inclusief de kosten van het afdrukken, maar zonder de kosten van het papier. Pijler Regie en projecten Alle incidentele kosten inzake wijzigingen in onze IT-omgeving, plus additionele kosten zoals bijvoorbeeld voor de ondersteuning van raadsleden.

18 Kadernota 2025

Bijlage – Getrouwheidsverklaring en rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college van B&W verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten.

De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. In onderstaande tabel is de samenhang c.q. overlap met de criteria voor het getrouwe beeld aangegeven. Criterium 1 Calculatie 2 Valutering 3 Levering 4 Adressering

5 Volledigheid

6 Aanvaardbaarheid

Omschrijving Vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van de betaling en de verantwoording is juist. Juistheid van ontvangen goederen/diensten. Persoon of organisatie waar een financiele stroom naar toe is gegaan is juist (rechthebbende). Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Past bij activiteiten en in relatie tot de kosten aanvaardbare tegenprestatie.

Getrouw Beeld Rechtmatigheid √

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

7 Begroting

Past binnen geautoriseerde begroting.

√

8 Voorwaarden

Nadere eisen in wet- en regelgeving.

√

9 Misbruik & oneigenlijk Volledigheid en juist door derder gebruik verstrekte gegevens (misbruik). Niet voor doel/strekking regeling (oneigenlijk gebruik).

√

Bovenstaande tekst is ontleend aan de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV.

19 Kadernota 2025

Bijlage - Gebruikte IV3-categorien De hieronder beschreven categorieën zijn kort uitgewerkt op basis van de informatie zoals opgenomen in het document ‘IV3-Informatievoorschrift, Gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen’, van 29 juni 2022, versie 1.0 Lasten Salarissen en sociale lasten (L1.1) Voor de begroting worden de loonkosten (of loonbetalingen) gebaseerd op de functies met de daarbij behorende functieschaal, en daarvan de “maximum -2 trede” –bedragen (“max-2”). Dit conform de werkwijze van de gemeente Heerlen. Deze werkwijze zal worden gehanteerd zolang Parkstad-IT als centrum-GR onder de gemeente Heerlen fungeert. Tot de Salarissen en sociale lasten worden gerekend: a) Loonbetalingen b) Vergoedingen voor het woon-werkverkeer c) Uitkeringen van werkgevers aan hun werknemers in het kader van spaarregelingen d) Bijzondere uitkeringen aan werknemers die de werkgever verlaten en die niet zijn vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst e) Huisvestingstoelagen die door werkgevers aan hun werknemers worden uitbetaald. f) Loon in natura g) Sociale premies h) Sociale uitkeringen personeel i) Verhaalde salarissen en sociale premies (negatieve last) Belastingen (L2.1) Onder de belastingen die moeten worden betaald aan het Rijk vallen voor Parkstad-IT vennootschapsbelastingen. Ingeleend personeel (L3.5) Deze categorie bestaat uit de kosten van het inlenen van personeel.

Deze kosten zijn daarbij in rekening gebracht op basis van een tarief. Er wordt dus betaald voor het aantal gewerkte uren door het ingeleende personeel, en niet voor de prestatie die het ingeleende personeel levert. Overige goederen en diensten (L3.8) Een voorwaarde waaronder een betaling tot de goederen en diensten wordt gerekend is dat tegenover de betaling een aanwijsbare prestatie moet staan in de vorm van een levering van goederen en/of diensten. In deze categorie dus, zoals de naam al aangeeft, alle goederen en diensten die niet vallen onder de nader gespecificeerde categorieën met als eerste twee cijfers in de code 43. Denk hierbij aan licentierechten, uitbestede werkzaamheden, telefoon- en datanetkosten. Mutatie voorzieningen (L7.2) Tot deze categorie horen de toevoegingen aan de voorzieningen (lasten). Afschrijvingen (L7.3) Tot deze categorie aan de lastenkant behoren de normale of extra afschrijvingen op geactiveerde kapitaallasten. Toegerekende reële en bespaarde rente (L7.4) De door-/toerekening van rente aan de taakvelden via de rente-omslag wordt geboekt op deze categorie. Ook de rentelast over het eigen vermogen en de rente over voorzieningen wordt in de administratie verantwoord op deze categorie. Overige verrekeningen (L7.5) De overige verrekeningen kunnen bestaan uit de toerekening van overheadkosten direct verbonden aan grote investeringsprojecten.

Baten Uitgeleend personeel (B3.5)

20 Kadernota 2025

Deze categorie bestaat uit de baten voor het uitlenen van eigen personeel. De vergoeding hiervoor wordt in rekening gebracht op basis van een tarief. Er wordt dus betaald voor het aantal gewerkte uren van het uitgeleende personeel, los van de prestatie die het uitgeleende personeel levert. Overige goederen en diensten (B3.8) Een voorwaarde waaronder baten tot de Goederen en diensten wordt gerekend is dat tegenover de betaling een aanwijsbare prestatie moet staan in de vorm van een levering van goederen en/of diensten. In deze categorie dus, zoals de naam al aangeeft, alle goederen en diensten die niet vallen onder de nader gespecificeerde categorieën met als eerste twee cijfers in de code 83. Inkomensoverdrachten (B4.3) Overdrachten zijn ten eerste betalingen waartegenover geen direct aanwijsbare tegenprestatie staan en hebben een herverdeling van het inkomen en vermogen tot gevolg. Tot de inkomensoverdrachten worden gerekend de betalingen van een overheidsinstelling aan een andere overheidsinstelling voor goederen en/of diensten, niet behorend tot grond duurzame goederen of pachten, waarvoor geldt dat: Deze goederen en/of diensten niet gebruikt worden in het eigen productieproces van de (ontvangende) overheidsinstelling; het contract voor de levering van goederen en diensten niet tot stand is gekomen binnen een aanbestedingstraject.

21 Kadernota 2025

Bijlage – P&C cyclus BBV

Kaders

Schatting & aannames over baten en lasten

Tussentijdse rapportage

Tussentijdse rapportage

Daadwerkelijke baten en lasten

P&C

Kadernota (J-1)

Begroting (J-1)

VJN (J)

NJN (J)

Jaarrekening (J+1)

Gemeente

Voor 15 november naar GS

Voor 15 juli naar GS

GR

Voor 30 april aan Voor 30 april deelnemers naar deelnemers Voor 15 juli naar GS

Voor 30 april naar deelnemers Voor 15 juli naar GS

GR

1ste Begrotingswijziging (J) Voor 30 april naar deelnemers

GR

Doorbelasting op basis van begroting

Kwartaalfactuur 1-jan & 1-apr

Kwartaalfactuur 1-jul & 1-okt

Eindafrekening

Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is de Gemeentewet van toepassing op gemeenschappelijke regelingen. Dit betekent dat de aanvullende regels die door de minister zijn gesteld (BBV) op de Gemeentewet van toepassing zijn op de gemeenschappelijke regelingen. De Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijven voor dat gemeenten jaarlijks de kaders, een begroting en een jaarrekening moeten opstellen. Daarnaast kunnen gemeenten ervoor kiezen om een voorjaarsnota en/of een najaarsnota op te stellen. Een voorjaarsnota is een tussentijdse rapportage over de financiële stand van zaken van de gemeente. Het wordt meestal in het voorjaar gepresenteerd en bevat informatie over de financiële ontwikkelingen van het lopende jaar. Het doel van de voorjaarsnota is om de gemeenteraad te informeren over de financiële situatie van de gemeente en om eventuele bijsturing mogelijk te maken. Een najaarsnota is ook een tussentijdse rapportage over de financiële stand van zaken van de gemeente maar dan later in het jaar. Het Informatievoorschrift 3 (Iv3) is een voorschrift voor de financiële administratie van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het Iv3 schrijft voor welke informatie er in de begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages moet worden opgenomen.

Het Iv3 is van toepassing op gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (uitgezonderd informatie over de begroting). Het moment van beschikbaar stellen van Iv3-gegevens voor een verslagperiode is afhankelijk van de uiterste datum die geldt voor inzending aan CBS van de Iv3-rapportage voor die verslagperiode.

22 Kadernota 2025

Bijlage – Governance Deelnemers Algemeen Bestuur Strategische tafel (2x per jaar)

Cyber security tafel (2x per jaar)

Dagelijks Bestuur Directeur/secretaris

Dienstverleningsoverleg (4x per jaar)

Financiële tafel (2x per jaar)

Financiële audit commissie deelnemers (2x per jaar)

RIO (6x per jaar)

Strategische tafel Afstemming met de hoogst verantwoordelijke ambtenaren binnen de deelnemers over de strategische meerjarenkoers (inhoud, voor Parkstad-IT dus IT). De portefeuillehouder uit het DB van Parkstad-IT sluit aan bij dit overleg. Onderwerpen oa: roadmap IT overdracht A-taken samenwerking en afstemming I-taken Cyber security tafel Afstemming met de CISO’s van de deelnemers over cyber security (inhoud, voor Parkstad-IT dus IT). De portefeuillehouder uit het DB van Parkstad-IT sluit aan bij dit overleg. Onderwerpen oa: risico’s bedrijfscontinuiteitsplan (BCP) van Parkstad-IT, de onderlinge afhankelijkheden PIT & VRZL; de onderlinge samenhang BCP deelnemers en de afnemers van Parkstad-IT Financiële tafel Afstemming met controllers van de deelnemers over de meerjarenkoers / kaders op financieel gebied (bedrijfsvoering). De portefeuillehouder uit het DB van Parkstad-IT sluit aan bij dit overleg. Onderwerpen oa: hoe en wanneer effect daling of stijging Q verwerken hoe omgaan met stijging kosten leveranciers in IT > indexering financiële afhandeling toetreders of uittreders

23 Kadernota 2025

Financiële audit commissie deelnemers Afvaardiging van de controllers van de deelnemers die de boekhouding, het verrekenmodel etc van Parkstad-IT komen auditen. Onderwerpen oa: calculatie – vastgestelde bedragen baten en lasten zijn juist berekend valutering – het tijdstip van de betalingen en de verantwoording is juist volledigheid – alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord aanvaardbaarheid – past bij activiteiten en in relatie tot de kosten aanvaardbare tegenprestatie Dienstverleningsoverleg Afstemming met contractmanagers van de deelnemers over de afgelopen en de komende dienstverlening. Onderwerpen oa: niveau van dienstverlening verstoringen afgelopen periode operationele wijzigingen bij deelnemers op IT-vlak RIO = Regionaal InformatiebeveiligingsOverleg Overleg van de CISO’s van de deelnemers en de CISO van PIT over cyber security. Onderwerpen oa: audit / pen-testen / ISO-certificering verstoringen afgelopen periode risicobeheersing ontwikkelingen

24 Kadernota 2025