7. Raadsvoorstel Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake de GR Historisch Centrum Limburg

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965204044/204047 Openbaar Bedrijfsvoering 11 februari 2025 S.C.J. Scheepers De bijdrage voor GR HCL 2026 wordt meegenomen ten tijde van het opstellen van de begroting 2026.

ONDERWERP

Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake de GR Historisch Centrum Limburg

BESLISPUNT 1. Geen zienswijze in te dienen (/kenbaar te maken) ten aanzien van ‘ontwerpbesluit I GR HCL’ van het college tot toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld tot de GR Historisch Centrum Limburg (HCL), met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. 2. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van ‘ontwerpbesluit II GR HCL’ van het college tot wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de Archiefwet.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) Historisch Centrum Limburg Boels Zanders advocaten Beleidsadviseur Financiën Concernjurist

SAMENVATTING De gemeente Simpelveld is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over de volgende aspecten ten aanzien van de Gemeenschappelijke Regeling (hierna: GR) Historisch Centrum Limburg (hierna: HCL): 1. Toetreding tot de GR HCL; 2. Het verlenen van toestemming aan het college om in te stemmen met het wijzigen van de regeling nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. Op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen heeft de gemeenteraad het recht om hierover een zienswijze naar voren te brengen, indien gewenst. Voorgesteld wordt om de volgende besluiten over de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg via één verzamelbesluit voor zienswijzen aan de gemeenteraad voor te leggen. Ontwerpbesluit I GR HCL strekt tot: - toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld tot de GR HCL per 1 januari 2026, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. Ontwerpbesluit II GR HCL strekt tot: - wijziging van de GR HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen heeft de gemeenteraad het recht om hieromtrent, indien gewenst, een zienswijze naar voren te brengen.

D0965204044/204047

Pagina 1 van 6

INLEIDING Het Historisch Centrum Limburg is gevormd uit het Rijksarchief in de provincie Limburg, het Gemeentearchief Maastricht en het Gemeentearchief Heerlen. De gemeenten Heerlen en Maastricht vormen samen met de Rijksoverheid de bestuurlijke partners in de Gemeenschappelijke Regeling HCL (2019). Het Historisch Centrum Limburg verzamelt, beheert en geeft toegang tot archieven en collecties van Limburgse overheidsinstellingen en particulieren. Het HCL verricht onderstaande diensten voor de gemeente: - Toezichthouder en advisering op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente; - Duurzaam beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven; - Publiek toegankelijk maken van de overgebrachte archieven. Op dit moment heeft gemeente Simpelveld een DienstverleningsOvereenkomst (hierna: DVO) met HCL. Het College heeft op 13 juli ingestemd met het voorstel om in te stemmen met het bestuurlijk verzoek van het HCL. Dit verzoek betreft het opstarten van de voorbereiding tot onderhandeling over toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg en een eventuele definitieve toetreding tot de GR per 1 januari 2026. Op 25 september 2024 heeft een themasessie voor alle raads- en commissieleden inzake de GR HCL plaatsgevonden.

Daarin heeft de gemeentearchivaris van Simpelveld toegelicht wat HCL voor de gemeente Simpelveld kan betekenen, welke diensten aangeboden worden en wat de verschillen zijn tussen samenwerking enkel op basis van een DVO of als deelnemer in de regeling. Het College van gemeente Simpelveld is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de GR HCL. Daarvoor wordt de raad nu eerst om een zienswijze gevraagd, later zal de raad gevraagd worden toestemming te verlenen waarna het college kan beslissen toe te treden tot de regeling. Naast de toetreding van het waterschap en een aantal gemeenten dient de regeling aangepast te worden vanwege de voorgenomen uittreding van de minister van OCW als gevolg van de wijziging van de Archiefwet. Deze wijziging zal (zeer waarschijnlijk) ingaan per 1 januari 2027. Om te voorkomen dat de raad twee keer een zienswijze dient af te geven wordt in dit voorstel enerzijds een zienswijze gevraagd met betrekking tot de toetreding tot het HCL, anderzijds wordt een zienswijze gevraagd voor de wijziging van deze gemeenschappelijke regeling wanneer de Archiefwet in werking treedt en de Minister van OCW uittreedt. Derhalve liggen nu drie regelingen voor: 1.

Ontwerpbesluit I met de gemeenschappelijke regeling die van toepassing is als de gemeenten toetreden en de Minister van OCW nog niet is uitgetreden en de wijziging van de Archiefwet nog niet in werking is getreden. 2. Ontwerpbesluit II waarbij de Minister van OCW is uitgetreden en betreft de doorlopende wijziging van de regeling in Ontwerpbesluit II. Dit is de regeling zoals die uiteindelijk moet gaan luiden. 3. Wijzigingsregeling waarbij het uittreden van de Minister van OCW en de wijziging van de Archiefwet wordt toegelicht. Dit is een nadere toelichting op de wijzigingen die worden toegepast op het Ontwerpbesluit I en die leiden tot de nieuwe regeling zoals verwoord in Ontwerpbesluit II.

WET- EN REGELGEVING Wet Gemeenschappelijke Regelingen Gemeentewet

D0965204044/204047

Pagina 2 van 6

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA Programma 0 : Bestuur

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN N.v.t.

OVERWEGINGEN Van DVO naar GR Op dit moment heeft gemeente Simpelveld een DVO met HCL op basis waarvan de diensten van het HCL worden afgenomen. Het HCL heeft een bestuurlijk verzoek ingediend om de onderhandeling over toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg op te starten. Hierin wordt de voorbereiding tot een eventuele definitieve toetreding tot de GR per 1 januari 2026 onderzocht. Het College heeft op 13 juli 2022 ingestemd met dit voorstel. Middels toetreding tot de GR zijn diensten onder gunstiger voorwaarden af te nemen. Zo worden onder andere adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. In de paragraaf Financiële Aspecten wordt dit verder toegelicht. Wijziging Archiefwet Los van het voorgaande, speelt tevens het volgende. Inmiddels is bekend dat er ook een wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van deze wijziging van de Archiefwet zal de minister van OCW als deelnemer uit de GR HCL uittreden. Daarvoor is opnieuw een wijziging van de GR HCL vereist. De wijziging van de Archiefwet is al enkele malen uitgesteld, maar vindt zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats. Dit betekent dat er binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over het HCL op stapel staan.

Het eerste besluitvormingstraject betreft het toetreden van het Waterschap en diverse gemeenten, waaronder Simpelveld, tot de GR HCL vanaf 1-1-2026 (bijlage 1). Wanneer de nieuwe Archiefwet in werking treedt, zal het ministerie van OCW niet langer deelnemen aan deze GR. Hiervoor moet een nieuwe ontwerptekst van de GR opgesteld worden. Deze is reeds voorbereid en terug te vinden in bijlage 3 Ontwerpbesluit II GR HCL. Ter toelichting op de wijzigingen die plaats vinden tussen deze twee regelingen is de bijlage ‘Ontwerpwijzigingsregeling’ (bijlage 2) bij dit voorstel gevoegd. Om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is er in samenspraak met het ministerie van OCW voor gekozen om de beide trajecten via één procedure aan de raden voor te leggen. Beide versies zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de gemeenten Heerlen en Maastricht als zijnde de huidige deelnemers als de gemeenten en het waterschap die voornemens zijn toe te treden uitvoerig zijn betrokken. Deze versie ligt nu voor aan U als Raad om een zienswijze op te geven. Een korte toelichting op de regeling In hoofdlijnen sluit de tekst van deze regeling aan bij de regelingen zoals die in de loop van 2023 zijn vastgesteld in bijna alle regelingen naar aanleiding van de wijziging van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen.

De GR HCL zal bestaan uit een algemeen en een dagelijks bestuur. Elke deelnemer wijst een collegelid aan als lid van het bestuur. Het algemeen bestuur vergadert ten minste twee keer per jaar. In de vergadering heeft een lid van het AB één stem plus één stem voor elke € 500.000 die de deelnemer aan diensten afneemt. Gemeente Simpelveld krijgt in dit geval 1 stem. Het dagelijks bestuur zal bestaan uit de voorzitter en twee overige leden, aangewezen door het algemeen bestuur.

D0965204044/204047

Pagina 3 van 6

Net als bij de andere gemeenschappelijke regelingen is ook in deze regeling de actieve informatieplicht aan de raden van de deelnemers opgenomen. De raden kunnen ook bij deze regeling een zienswijze geven ten aanzien van de voor te leggen begroting en eventueel op te stellen strategische meerjarenplannen. Wanneer een vijfde van de raden van de deelnemers vraagt om een zienswijze te kunnen geven ten aanzien van een bepaald thema, zal het dagelijks bestuur dat mogelijk maken. Eventuele positieve jaarsaldi kunnen gereserveerd worden in een (bestemmings)reserve. Deze mogen echter nooit meer bedragen dan 10% van het totaal van de bijdragen van de deelnemers. Ten slotte is, net als bij de overige regelingen, een uitgebreide beschrijving opgenomen van de procedure waarop een eventuele uittreding van een deelnemer wordt georganiseerd. Ook hier wordt dan een onafhankelijk adviseur ingeschakeld. De GR HCL zal ook meelopen met de periodieke evaluatie van de regelingen en wel voor het eerst in 2029.

OPTIES Wanneer er gekozen wordt voor het niet toetreden tot de GR HCL, dan wordt er overgegaan tot het met elkaar aangaan van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dezelfde diensten kunnen afgenomen worden, maar tegen hogere kosten. In de paragraaf Financiële Aspecten staat dit verder uitgewerkt.

PERSONELE ASPECTEN N.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN Het al dan niet indienen van een zienswijze heeft geen financiële consequenties. Er zijn financiële voordelen om toe te treden tot de regeling i.r.t. de huidige DVO. De meterprijs van het analoge archief en de vaste vergoeding van het eDepot zijn 10-25% hoger voor een DVO partner dan een deelnemer in de regeling. Tevens hoeft er voor een deelnemer in de regeling geen kosten betaald te worden voor de jaarlijkse 150 uren toezicht en advies, terwijl de DVO partner die wel betaalt. Dat vloeit voort uit het feit dat op de kosten van de GR (die gebaseerd zijn op daadwerkelijke kosten voor de taakuitvoering) worden verhoogd met een risico-opslag voor DVO partners. Deelnemers in de regeling dragen immers structureel en duurzaam bij aan de investeringen die nodig zijn voor de langere termijn (denk aan e-depot ontwikkeling, gebouwenbeheer, digitale dienstverlening) en lopen ook de risico’s. DVO partners kopen deze risico’s af door zich slechts kortlopend te committeren en verleggen dat risico naar de GR. Deze risico’s worden vanaf 1-1-2026 doorbelast. Afhankelijk van de keuze toetreden tot de GR HCL of de diensten afnemen bij HCL op basis van een DVO, geldt onderstaande bijdrage c.q. kosten. Opgenomen in de begroting is reeds een bedrag ad. € 50.000. De bijdragen behorende bij de gemaakte keuze zullen worden verwerkt in de begroting 2026 en de meerjarenbegroting.

Totalen Partner (toetreden) in de regeling

2026

2027

2028

€ 69.308

€

€

DVO (4 jaar)

€ 100.851

€ 103.877

DVO (8 jaar)

€ 90.456

€

D0965204044/204047

71.387 93.169

2029

2030

Cumulatief.

€

75.735

€ 78.007

€

435.256

€ 106.993

€ 110.203

€ 113.509

€

633.347

€

€

€ 101.808

€

568.060

73.529 95.964

98.843

Pagina 4 van 6

AANBESTEDING N.v.t.

COMMUNICATIE De portefeuillehouder wordt op de hoogte gehouden met betrekking tot de voortgang van het bestuurlijke proces.

EVALUATIE N.v.t.

VERVOLG / PLANNING Naar aanleiding van eventuele zienswijzen zal het AB van het HCL in april komen tot de laatste versie van de ontwerptekst voor de GR. Vervolgens zal in juni 2025 een voorstel aan de raad worden gedaan om het College toestemming te verlenen voor het toetreden tot de GR HCL en het wijzigen van de regeling.

BIJLAGEN 1

Ontwerpbesluit I GR HCL (ID : D204293)

2

Ontwerpwijzigingsregeling (2026-2027) (ID : D204294)

3

Ontwerpbesluit II GR HCL (ID : D 204295)

D0965204044/204047

Pagina 5 van 6

BESLISPUNT 1. Geen zienswijze in te dienen (/kenbaar te maken) ten aanzien van ‘ontwerpbesluit I GR HCL’ van het college tot toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld tot de GR Historisch Centrum Limburg (HCL), met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. 2. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van ‘ontwerpbesluit II GR HCL’ van het college tot wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de Archiefwet. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris,

De burgemeester,

De heer G.H.J. Hollands

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965204044/204047

Pagina 6 van 6