7. 24-44 Bijlage 3 Accountantsverslag 2023
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Simpelveld 19 juni 2024
Aan de gemeenteraad van Gemeente Simpelveld Markt 1 6369 AH SIMPELVELD Heerlen, 19 juni 2024 Betreft: accountantsverslag 2023 Geachte leden van de gemeenteraad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2023 van de gemeente Simpelveld, welke onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is opgesteld, te controleren. Onze belangrijkste bevindingen voortvloeiend uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden vindt u in het accountantsverslag bij deze brief. Onderdelen en reikwijdte accountantsverslag Dit verslag vat onze belangrijkste bevindingen vanuit onze accountantscontrole samen. Daarnaast gaan wij nader in op een aantal formele aspecten die samenhangen met onze controlewerkzaamheden. Onze bevindingen vloeien voort uit onze werkzaamheden als onderbouwing van ons oordeel. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening en zijn derhalve niet primair gericht op het onderkennen van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing, inclusief de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes.
Hadden wij een specifiek onderzoek ingesteld, dan waren ons mogelijk aanvullende zaken ter kennis gekomen die wij zouden hebben gerapporteerd. Wij streven ernaar om belangrijke tekortkomingen of aandachtspunten niet op zichzelf maar altijd met een passende oplossingsrichting aan u te rapporteren. Uiteraard zijn wij bereid om u verder te begeleiden in het realiseren van oplossingen rondom belangrijke aanbevelingen of aandachtspunten. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Graag bespreken wij dit verslag met u. Mocht u op enig moment nog nadere vragen hebben over de inhoud van dit verslag, neem dan gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, RSM Netherlands Accountants N.V.
drs. S.J.M. Prevoo RA Accountantsverslag | 2
Inhoud 1. Samenvatting
4
Controleverklaring Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde eisen - SiSa Onafhankelijkheid Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Evaluatie van ongecorrigeerde controleverschillen 2. Belangrijkste controlebevindingen
11
Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen Wet normering topinkomens (WNT) Overige bevindingen Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s 3. Analyse van de jaarrekening
16
Ontwikkeling van balansverhoudingen Resultaat boekjaar en financiële positie Weerstandsvermogen Financiële rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording 4. Overige elementen Frauderisicofactoren Naleving van wet- en regelgeving Geautomatiseerde gegevensverwerking Duurzaamheidsverslaggeving Accountantsverslag | 3
Bijlage: Geplande en gerealiseerde urenbesteding
21
1. Samenvatting Controleverklaring De strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 is goedkeurend. Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).
De strekking van de controleverklaring is goedkeurend.
Accountantsverslag | 4
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol jaarrekening 2023 van de gemeente Simpelveld en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen. Als gevolg van de aanpassing van de Gemeentewet verstrekt de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 geen rechtmatigheidsoordeel meer over de jaarrekening als geheel. De gemeente Simpelveld heeft een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening opgenomen waarin het college van burgemeester en wethouders verantwoording aflegt over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties. De geconstateerde onrechtmatigheden hebben betrekking op begrotingsoverschrijdingen en aanbestedingsonrechtmatigheden, welke door het college van burgemeester en wethouders getrouw zijn toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. In onze controleverklaring verwijzen wij in een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden naar de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichting.
Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten - SiSa Waar de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 enkel een getrouwheidsoordeel verstrekt over de jaarrekening als geheel, wordt verwacht dat de accountant ten aanzien van de verantwoorde specifieke uitkeringen een oordeel verstrekt over de rechtmatigheid. Omdat dit oordeel specifiek wordt verstrekt voor de verantwoording van de specifieke uitkeringen en dus geen oordeel vormt over de jaarrekening als geheel, is dit oordeel in een separate paragraaf van de controleverklaring opgenomen, geheten “Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten”. De baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2023 met betrekking tot de specifieke uitkeringen zijn rechtmatig tot stand gekomen. De verantwoording van de Single Information, Single Audit (SiSa) is wettelijk verplicht. Wij hebben op grond van artikel 5, vierde lid Bado voor de controle de volgende rapporteringstoleranties gehanteerd per specifieke uitkering: € 12.500 indien de lasten kleiner of gelijk zijn aan € 125.000; 10% indien de lasten groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk zijn aan € 1.000.000; € 125.000 indien de lasten groter zijn dan € 1.000.000. De baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen (SiSa) zijn rechtmatig tot stand gekomen.
Zoals hierboven beschreven, gelden voor de SiSa afwijkende rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De achterliggende reden hiervan is om vakdepartementen te voorzien van voldoende informatie teneinde de specifieke uitkering vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. In het kader van de totstandkoming en controle van de SiSa-verantwoordingsinformatie merken wij op dat, op basis van de door de Accountantsdienst Rijk uitgevoerde review, kritisch wordt gelet op de kwaliteit van de aangeleverde SiSa-verantwoordingsinformatie en de hierop door de accountant uitgevoerde controle. Wij hebben in onze controle in overeenstemming met de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2023 specifieke werkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te kunnen verstrekken over de SiSa-verantwoordingsinformatie die in een tabel bij de jaarrekening is opgenomen. De door ons uitgevoerde werkzaamheden bestaan uit het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden. In de SiSa verantwoording is een tweetal verschillende indicatoren opgenomen, te weten: indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling; en indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling.
Voor de indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de SiSaverantwoordingsinformatie. Deze indicatoren zijn door ons getoetst op getrouwheid en rechtmatigheid, en waar nodig aangevuld met een controle op de deugdelijke totstandkoming. Voor indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling hebben wij enkel de deugdelijke totstandkoming vastgesteld en derhalve niet de rechtmatigheid. Op grond van het Bado rapporteren wij in dit verslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit door middel van navolgende tabel welke als bijlage bij de SiSa-verantwoordingsinformatie moet worden meegezonden.
Accountantsverslag | 5
Deze tabel moet ook worden opgenomen wanneer er geen fouten of onzekerheden zijn vastgesteld. Tabel van fouten en onzekerheden SiSa-verantwoordingsinformatie SiSa-regeling JenV A16 JenV A18B FIN B2 BZK C55 BZK C62 BZK C92
BZK C94
OCW D8 OCW D14 IenW E44B EZK F28 SZW G2 SZW G2A
Accountantsverslag | 6
Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s (SiSa tussen medeoverheden) Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Aanpak energiearmoede Specifieke uitkering aan gemeenten voor de bekostiging van de kwijtschelding van gemeentelijke belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid Regeling specifieke uitkering verduurzaming slecht geïsoleerde woningen van eigenaar-bewoners en woningen van verenigingen van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma Onderwijsachterstandenbeleid 2023-2026 (OAB) Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden) Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2023 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_totaal 2022
Fout of onzekerheid
Financiële omvang van fout of onzekerheid
Toelichting
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G3 SZW G3A SZW G4 SZW G4A
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G10
Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G10A
Wet inburgering 2021_ totaal 2022
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_gemeentedeel 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G12A
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_ totalen 2022
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G13
Onderwijsroute_ deel gemeente 2023
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G13A
Onderwijsroute_ totalen 2022
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H12 VWS H30 VWS H35B
Accountantsverslag | 7
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2023 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_totaal 2022 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2023 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_totaal 2022
Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026 Specifieke uitkering IZA-doelen 2023-2026 (SiSa tussen medeoverheden)
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:
Goedkeurend
Onafhankelijkheid
Er is geen bedreiging geconstateerd ten aanzien van de onafhankelijkheid van RSM jegens de gemeente Simpelveld.
Accountantsverslag | 8
Objectiviteit is naast vakbekwaamheid één van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Onder meer door onze onafhankelijke positie geven wij invulling aan het fundamentele beginsel objectiviteit. Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereist daarom dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Binnen RSM Netherlands Accountants N.V. (hierna: RSM) kennen wij aantal waarborgen dat specifiek is opgezet om onze onafhankelijkheid te borgen. Periodiek wordt door ons de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften en de daarbij behorende waarborgen beoordeeld. Daarnaast moeten onze professionals jaarlijks, alsmede per individuele opdracht, hun onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen. RSM is onafhankelijk van de gemeente Simpelveld en, voor zover bij ons bekend, heeft er zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen RSM en haar zuster- en/of dochterondernemingen en de member firms van RSM International en de gemeente Simpelveld, die naar ons professioneel oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
Wij hebben de aard van de door ons uitgevoerde non-assurance dienstverlening geëvalueerd en geconcludeerd dat er geen sprake is van werkzaamheden die niet zijn toegestaan op basis van de van toepassing zijnde onafhankelijkheidsregels.
Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Een fout wordt als materieel beschouwd indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zouden hebben beïnvloed. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat fouten en onzekerheden die het door ons vastgestelde materialiteitsniveau te boven gaan of die kwalitatief materieel zijn, tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) stelt de gemeenteraad de goedkeuringstolerantie (materialiteit) en rapporteringstolerantie vast die de accountant bij de jaarrekeningcontrole dient te hanteren.
De goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten. De rapporteringstolerantie is overeenkomstig het controleprotocol.
De door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves en is berekend op grond van de bepalingen in het controleprotocol jaarrekeningcontrole 2023 van de gemeente Simpelveld. In dit controleprotocol is tevens de te hanteren rapporteringstolerantie voorgeschreven. De door ons gehanteerde toleranties, naar beneden afgerond op duizendtallen, zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie
Rapporteringstolerantie
Fouten
1% van de totale lasten
€ 338.000
€ 25.000
Onzekerheden
3% van de totale lasten
€ 1.014.000
€ 25.000
Aanvullend wordt vermeld dat een geconstateerde afwijking die kwalitatief relevant is, terwijl deze de rapporteringstolerantie niet overstijgt, in voorkomende gevallen ook wordt gerapporteerd.
Accountantsverslag | 9
Evaluatie van ongecorrigeerde controleverschillen Onderstaand zijn de fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden schematisch weergegeven. Wij hebben een getrouwheidsfout groter dan de rapporteringstolerantie in de jaarrekening vastgesteld. Het ongecorrigeerde controleverschil is op de navolgende pagina’s tekstueel nader toegelicht. Het ongecorrigeerde controleverschil overschrijdt de goedkeuringstolerantie niet en is derhalve niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. Uit hoofde van volledigheid en zorgvuldigheid vermelden wij dat onze controle met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid is uitgevoerd, waardoor het mogelijk is dat tijdens onze controle niet alle fouten ontdekt worden. Er is sprake van een ongecorrigeerd controleverschil. Dit verschil overschrijdt de goedkeuringstolerantie niet en heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
Overzicht fouten en onzekerheden Fouten € Effect in 2023 van geconstateerde afwijkingen in 2022
-76.000
Totaalbedrag fouten
-76.000
Onzekerheden € Totaalbedrag onzekerheden
Accountantsverslag | 10
-
2. Belangrijkste controlebevindingen Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen Effect in 2023 van geconstateerde afwijkingen in 2022 Er bestaat een fout voor getrouwheid ten aanzien van de periodeafgrenzing ter grootte van € 76.000.
Ter controle van de volledige verantwoording van kortlopende verplichtingen per 31 december 2022 hebben wij vorig jaar een zogeheten voortgezette controle na balansdatum uitgevoerd, waarbij wij een detailcontrole hebben uitgevoerd op de lasten verantwoord in de eerste maanden van 2023. Wij hebben hier destijds een aantal afwijkingen geconstateerd inzake facturen die geheel of gedeeltelijk op 2022 betrekking hadden, maar in 2023 waren verantwoord. Omdat de voorgaand jaar gerapporteerde afwijking betrekking heeft op de afgrenzing tussen de begrotingsjaren 2022 en 2023, leidt deze afwijking in het kader van toerekening van lasten aan het juiste begrotingsjaar tevens tot een afwijking voor begrotingsjaar 2023 ter grootte van € 76.000.
Wet normering topinkomens (WNT) Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de verantwoording in het kader van de WNT.
Accountantsverslag | 11
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording gecontroleerd. Wij melden dat wij geen tekortkomingen of afwijkingen in de WNT-verantwoording hebben geconstateerd. Wij wijzen u voorts op het feit dat de verplichting geldt om de WNT-verantwoording openbaar toegankelijk op internet te publiceren voor een periode van tenminste zeven jaar, als onderdeel van de jaarrekening of desgewenst als apart document. De gegevens moeten vrij toegankelijk zijn en eenvoudig te vinden zijn. Wij geven uit dien hoofde in overweging om de WNT-verantwoordingen over de afgelopen jaren in een separate sectie op de website te presenteren.
Overige bevindingen Tijdigheid bekrachtigen toepassing hardheidsclausule aanbestedingen Wij vragen ten aanzien van de aanbestedingen aandacht voor de tijdigheid van bekrachtigen door het college van B&W van de toepassing van de hardheidsclausule.
Wij hebben ter controle van het voldoen aan de Europese, nationale en gemeentelijke aanbestedingsregels op basis van een zogeheten spendanalyse, waarbij wij zijn uitgegaan van de (meerjarige) gerealiseerde lasten per project per leverancier, diverse deelwaarnemingen uitgevoerd. Op basis van deze deelwaarnemingen constateren wij twee opdrachten waarvoor is afgeweken van de gemeentelijke aanbestedingsregels, met als argument dat sprake was van dwingende spoed. Aan de hand van de onderliggende informatie en argumentatie is het afwijken van de aanbestedingsregels navolgbaar. Wij constateren dat tussen het moment van opdrachtverlening en het moment waarop de toepassing van de hardheidsclausule door het college van burgemeester en wethouders is bekrachtigd een ruime periode aanwezig is. Wij vragen uit dien hoofde aandacht voor het tijdig bekrachtigen van de hardheidsclausule door het college van burgemeester en wethouders, waarbij een dergelijk besluit zo spoedig als mogelijk na het verlenen van de opdracht plaatsvindt.
Aanbestedingen: doorlopende ICT kosten Wij adviseren om in het geval waar de lasten voor een applicatie jaarlijks beperkt zijn voor de opdrachtsom rekening te houden met de verwachte gebruiksduur.
Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden ten aanzien van aanbestedingen hebben wij vastgesteld dat voor diverse applicaties jaarlijkse licentiekosten in rekening worden gebracht die jaarlijks enkelvoudig onderhands mogen worden aanbesteed, maar die over meerdere jaren zouden leiden tot een meervoudige onderhandse aanbesteding. Omdat de licentie jaarlijks opzegbaar is wordt enkelvoudig onderhands aanbesteed. In het geval dat de verwachting bestaat dat licenties stilzwijgend worden verlengd, adviseren wij om de aanbesteding vorm te geven op basis van het verwachte (al dan niet meerjarige) gebruik. Voor applicaties die reeds meerdere jaren in gebruik zijn, adviseren wij een plan van aanpak op te stellen op welke termijn een nieuwe aanbesteding wordt gestart. Tevens adviseren wij de duur waarvoor de opdracht wordt aanbesteed af te stemmen op de verwachte gebruiksduur.
Tijdige actualisatie wegenbeheerplan Wij adviseren om het wegenbeheerplan tijdig te actualiseren.
Accountantsverslag | 12
Gedurende de controle hebben wij vastgesteld dat het wegenbeheerplan per begrotingsjaar 2025 geactualiseerd dient te worden. Wij hebben begrepen dat op dit vlak momenteel met verschillende partijen wordt gesproken, maar dat er nog geen concrete afspraken of plannen zijn gemaakt. Om tijdig een actueel beeld te vormen van het groot onderhoud, adviseren wij om tijdig te starten met de opdrachtverstrekking inzake het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan wegen voor 2025 en verder. Vorenstaande stelt de gemeenteraad in de gelegenheid om voor de begroting 2025 weloverwogen een beslissing te maken ten aanzien van het gewenste onderhoudsniveau en de bijbehorende hoogte van de jaarlijkse dotatie aan de voorziening.
Wij benadrukken dat een onderhoudsvoorziening dient ter dekking van groot onderhoud en dat regulier onderhoud direct ten laste van de exploitatie dient te worden gebracht.
Regulier onderhoud in onderhoudsvoorziening Wij hebben vastgesteld dat de jaarlijkse dotatie aan de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan, waarbij het meerjarenonderhoudsplan zowel de componenten groot onderhoud als regulier onderhoud omvat. Vorenstaande heeft tot gevolg dat de reguliere onderhoudslasten in de onderhoudsvoorziening zijn begrepen. Lasten inzake regulier onderhoud dienen rechtstreeks ten laste van de exploitatie te worden gebracht en niet ten laste van een voorziening. Omdat zowel de dekking als de onttrekking van reguliere onderhoudskosten via de voorziening verloopt, onderkennen wij geen financiële afwijking. Wij adviseren desondanks om de componenten in de meerjarenonderhoudsplannen te onderscheiden naar regulier en groot onderhoud en de dotatie te bepalen op grond van de benodigde middelen om het groot onderhoud te kunnen uitvoeren.
Reserve overloop Wij bevelen aan jaarlijks tijdig de reserve overloop te laten vrijvallen.
Accountantsverslag | 13
Gedurende de controle hebben wij vastgesteld dat in de reserve overloop “oude” posten zijn blijven staan die in het nieuwe jaar (nog) niet zijn uitgevoerd. De reserve overloop wordt gevormd op basis van niet in het begrotingsjaar aangewende posten die naar verwachting in het volgende begrotingsjaar alsnog zullen worden uitgevoerd. Om het inzicht in de reserve overloop transparant te houden, adviseren wij om het saldo voorziene uitgaven waarvan gedurende het jaar blijkt dat deze toch niet gedurende het jaar worden uitgevoerd, te onttrekken aan de reserve. In samenhang met het hiervoor genoemde kan per ultimo begrotingsjaar opnieuw de omvang van de toevoeging aan de reserve overloop bepaald worden op basis van de alsdan nog te verwachten overloop inzake de in het volgende jaar te bestede lasten.
Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s Als onderdeel van de planning van de jaarrekeningcontrole hebben wij een risicoanalyse uitgevoerd, waarbij wij significante risico’s hebben geïdentificeerd. Significante risico’s betreffen door ons geïdentificeerde risico’s waar tijdens de jaarrekeningcontrole bijzondere aandacht aan wordt geschonken. In onderstaande overzichten rapporteren wij over de werkzaamheden die wij ten aanzien van deze significante risico’s hebben verricht, alsmede de hieruit voortvloeiende bevindingen. Doorbreking van de interne beheersing door de leiding van de organisatie
Geïdentificeerde significante risico
Werkzaamheden
Bevindingen
Het management bevindt zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen. Dit betreft een vanuit de regelgeving verplicht gesteld frauderisico.
Wij hebben inzicht verkregen in de gehanteerde dagboeken, alsmede de aard van de journaliseringen die op deze dagboeken plaatsvinden, de wijze waarop schattingsposten tot stand komen en daarbij gebruik wordt gemaakt van de deskundigheid van ter zake deskundige derden en hebben inzicht verkregen in de rechteninrichting in het betalingsproces.
Op basis van de hiernaast beschreven uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geen openbaring van het risico op doorbreking van de interne beheersing door de leiding van de organisatie geconstateerd.
Dit risico kan zich openbaren door middel van het beïnvloeden van de jaarverantwoording via memoriaalboekingen c.q. correctieboekingen, het onrechtmatig beïnvloeden van schattingsposten en door middel van het onttrekken van activa aan de organisatie.
Accountantsverslag | 14
Als onderdeel van onze werkzaamheden hebben wij de in het begrotingsjaar doorgevoerde memoriaalboekingen onderzocht, hebben wij de (veronderstellingen onderliggend aan de) schattingsposten gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie en hebben wij controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van uitgaande betalingen.
Aanbestedingsrechtmatigheid
Accountantsverslag | 15
Geïdentificeerde significant risico
Werkzaamheden
Bevindingen
Gemeenten doen zaken met een omvangrijk aantal leveranciers. Het risico bestaat dat Europese aanbestedingsregels niet worden nageleefd om opdrachten onterecht aan bevriende partijen te kunnen gunnen, hetgeen tot onrechtmatige besteding van middelen leidt.
Inzicht verkrijgen in het proces dat de organisatie heeft ingericht om te waarborgen dat de organisatie aangaande haar bestedingen voldoet aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels.
Wij hebben door middel van interviews en het uitvoeren van een lijncontrole inzicht verkregen in het door de gemeente gehanteerde aanbestedingsproces.
Zelfstandig een zogeheten spendanalyse uitvoeren in combinatie met deelwaarnemingen om vast te stellen dat inkopen die de van toepassing zijnde drempelwaarde overschrijden volgens de juiste procedure zijn aanbesteed.
Vervolgens hebben wij door middel van gegevensgerichte controlewerkzaamheden de inkopen getoetst uitgaande van de van toepassing zijnde aanbestedingsregels. Wij hebben geen afwijkingen dienaangaande geconstateerd.
3. Analyse van de jaarrekening Ontwikkeling van balansverhoudingen Waar de staat van baten en lasten de financiële impact van de activiteiten in het boekjaar weergeeft, zowel begroot als gerealiseerd, geeft de ontwikkeling van balansverhoudingen inzicht in de ontwikkeling van de vermogenspositie van de gemeente Simpelveld en de wijze waarop de activa van uw organisatie zijn gefinancierd. Wij behandelen in de navolgende alinea’s de belangrijkste balansmutaties in 2023. De ontwikkelingen in de vaste activa en vaste passiva zijn relatief stabiel te noemen. De voornaamste mutaties hebben betrekking op de reguliere aflossingen van langlopende leningen en een toename in de voorziening als gevolg van een toevoeging aan de voorziening riolering en een toename van de onderhoudsvoorziening wegen hetgeen wordt veroorzaakt door het feit dat het feitelijk uitgevoerd groot onderhoud voor 2023 beperkter is dan de dotatie aan de voorziening. Ten aanzien van de vlottende activa en vlottende passiva is met name ten aanzien van de uitzettingen in ’s Rijks Schatkist een sterke stijging zichtbaar. Tevens is per ultimo 2023 een groter bedrag dan voorgaand jaar vooruit ontvangen met betrekking tot specifieke uitkeringen en overige bijdragen. De daling in de overlopende activa hangt in het kader van de regeling Oekraïne-opvang met vorengenoemde samen.
Daarnaast is sprake van een daling in de overlopende activa als gevolg van onder meer de afrekening Jeugdzorg over oude jaren die per 31 december 2022 nog te ontvangen was.
Accountantsverslag | 16
Resultaat boekjaar en financiële positie Het eigen vermogen van de gemeente Simpelveld is, reeds rekening houdend met het resultaat boekjaar ad € 634.000 positief, afgenomen tot € 13.025.000. In het kader van de transparantie van de opbouw van het resultaat vinden wij het van belang om het resultaat exclusief mutaties in reserves, en daarmee de feitelijke mutatie van het vermogen in 2023 van de gemeente Simpelveld te presenteren. Gedurende het jaar heeft netto een onttrekking ad € 950.000 aan reserves plaatsgevonden ten gunste van het resultaat. Rekening houdend met deze mutatie, bedraagt het resultaat boekjaar € 316.000 negatief. In dit resultaat is reeds begrepen de bate over 2023 inzake de specifieke uitkering voor de opvang van Oekraïners. Het verloop van het vermogen is als volgt weer te geven: Ontwikkeling financiële positie Het resultaat boekjaar gecorrigeerd voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bedraagt € 316.000 negatief.
Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Resultaat boekjaar
Totaal vermogen
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
Saldo per 1 januari 2023
4.960
6.749
1.632
13.341
Resultaatbestemming 2022
866
766
-1.632
0
Toevoegingen aan reserves
0
290
0
290
Onttrekkingen aan reserves
0
-1.240
0
-1.240
Resultaat 2023
0
0
634
634
5.826
6.565
634
13.025
Saldo per 31 december 2023
De solvabiliteitsratio, uitgedrukt als het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal, bedraagt per 31 december 2023 31,3% (31 december 2022: 32,4%). De financiële weerbaarheid van de gemeente Simpelveld wordt nader geanalyseerd in de navolgende paragraaf inzake het weerstandsvermogen.
Accountantsverslag | 17
Weerstandsvermogen De financiële positie van de gemeente Simpelveld wordt mede tot uitdrukking gebracht in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen en toont daarmee de financiële weerbaarheid van de organisatie. In deze paragraaf staat de analyse van het weerstandsvermogen zoals opgenomen in de programmarekening centraal. De gemeente Simpelveld reflecteert in haar paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing op de in de begroting 2023 geïdentificeerde risico’s en de mate waarin deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen in de vorm van gerealiseerde lasten of verplichtingen. Wij benadrukken dat het weerstandsvermogen inzicht biedt in hoeverre de beschikbare vrije reserves in staat zijn om toekomstige risico’s op te vangen. Wij bevelen derhalve aan om niet enkel te reflecteren op de begroting 2023, maar juist ook vooruit te kijken op basis van een actuele risicoinschatting. In de navolgende tabel hebben wij een samenvatting opgenomen van het weerstandsvermogen van de gemeente Simpelveld, uitgaande van de meest actuele risico-inschatting door de gemeente. Weerstandsvermogen De weerstandsfactor daalt vanwege een stijging in de impact van de geïdentificeerde risico’s.
31 december 2023
31 december 2022
€ x 1.000
€ x 1.000
Beschikbare weerstandscapaciteit (A)
6.057
5.010
Benodigde weerstandscapaciteit o.b.v. geïdentificeerde risico’s (B)
2.156
1.244
Weerstandsvermogen (A -/- B)
3.901
3.766
Weerstandsfactor
2,81
4,03
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de ingeschatte risico’s; deze wordt uitgedrukt in de weerstandsfactor. De hieruit voortvloeiende weerstandsfactor, uitgaande van de beschikbare incidentele weerstandscapaciteit van de gemeente Simpelveld bedraagt 2,81 (2022: 4,03). De daling in de weerstandsfactor ten opzichte van voorgaand jaar is met name het gevolg van een toename van de ingeschatte risico’s. Uit hoofde van volledigheid benadrukken wij dat diverse gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Simpelveld deelneemt een zeer beperkt weerstandsvermogen hebben. Hierdoor is de kans groot dat deze gemeenschappelijke regelingen een beroep doen op het weerstandsvermogen aanwezig bij de deelnemende gemeenten in het geval dat een door de gemeenschappelijke regeling geïdentificeerd risico zich manifesteert. In de analyse van de aanwezige weerstandscapaciteit van de gemeente dient derhalve rekening te worden gehouden met vorenstaande. Volledigheidshalve merken wij op dat de gemeente een dergelijk risico in haar risico-inschatting heeft betrokken.
Accountantsverslag | 18
Financiële rechtmatigheid Financiële rechtmatigheid en rechtmatigheidscriteria In het kader van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn wijzigingen aangebracht in de Gemeentewet. Met de wijziging van de Gemeentewet is beoogd dat het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening zelf verantwoording aflegt over financiële rechtmatigheid en dat het getrouwheidsoordeel van de accountant zich ook uitstrekt over deze rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft hierdoor geen oordeel meer over de rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties in de jaarrekening.
De rechtmatigheidsverantwoording bevat de verantwoording van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium. Het getrouwheidsoordeel van de accountant omvat de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria, te weten het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Criterium Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium
Afgedekt door
Balans en overzicht van baten en lasten
Rechtmatigheidsverantwoording
Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door het college van burgemeester en wethouders. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de gemeenteraad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. De financiële beheershandeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad. Het bepalen welke begrotingsonrechtmatigheden acceptabel zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Accountantsverslag | 19
Misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) te voorkomen. De gemeente beziet in eerste plaats welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig, dat zich uit in het M&O-beleid. Rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Simpelveld heeft in haar jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen via welke het college van burgemeester en wethouders verantwoording afdraagt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel vormt van de jaarrekening, betrekt de accountant de getrouwheid van hetgeen het college van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording beweert in zijn oordeel dat tot uitdrukking komt in de controleverklaring. Voor ons oordeel wordt verwezen naar hoofdstuk 1 van dit verslag.
Accountantsverslag | 20
4. Overige elementen Frauderisicofactoren De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het management van de gemeente Simpelveld. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude.
Uit hoofde van de jaarrekeningcontrole hebben wij geen indicaties van fraude en/of ongeregeldheden.
Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing zijn betrokken. Noch heeft het management materiële onregelmatigheden geconstateerd als gevolg van doen of nalaten door anderen binnen de organisatie. Tevens hebben wij werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door de leiding van de organisatie. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op:
de memoriaalboekingen die in uw administratie zijn gemaakt; hiervan hebben wij onderzocht of deze aanvaardbaar zijn; de schattingen; deze hebben wij getoetst op tendenties; significante ongebruikelijke transacties; wij hebben onderzocht of er indicatie bestaat voor ongebruikelijke transacties en hebben indien aanwezig deze transacties onderzocht met behulp van data-analyse en onderliggende documentatie.
Hoewel wij een professioneel kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 zijn geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude gebleken.
Naleving van wet- en regelgeving Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met niet-naleving van wet- en regelgeving.
Accountantsverslag | 21
Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij zijn op grond van artikel 2:393 lid 4 BW verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij het uitvoeren van de controle zijn in dit opzicht geen acute bevindingen naar voren gekomen die aan u moeten worden gemeld. Wel vragen wij aandacht voor de regievoering en monitoring ten aanzien van uitbestede IT-activiteiten.
Duurzaamheidsverslaggeving
Hoewel vooralsnog geen verplichting geldt, geven wij in overweging om vrijwillig te rapporteren over ESG-risico’s en ESG-prestaties.
Accountantsverslag | 22
Europese wetgeving in de vorm van de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht bedrijven direct, dan wel via ketenwerking te rapporteren over duurzaamheid. De veelgebruikte termen Environmental, Social en Governance (afgekort in ESG) worden hiervoor gebruikt. Voor de CSRD zullen grote bedrijven vanaf boekjaar 2025 zelfstandig moeten gaan rapporteren over hun ESG-prestaties. De verschuivende maatschappelijke norm vereist van alle bedrijven om ook inzicht in hun ESG-prestaties te geven aan hun stakeholders. Via de hiervoor genoemde ketenwerking zal dit “afgedwongen” worden door de CSRD-wetgeving. De verplichting vereist bedrijven inzicht te geven in de ESG-risico’s die ze lopen, de beleidsreacties die hierop volgen, het meten en rapporteren van ESG-prestaties via generieke en sectorspecifieke KPI’s en het delen van targets waar ze naartoe werken. De rapportage zal onderdeel worden van het bestuursverslag en daarmee van de jaarverslaggeving. Hoewel openbaar bestuur (vooralsnog) geen verplichting heeft tot het rapporteren in overeenstemming met CSRD, geven wij in overweging om vanuit de voorbeeldfunctie van publieke organisaties vrijwillig te rapporteren over risico’s en prestaties op de gebieden Environmental, Social en Governance (ESG).
Bijlage: Geplande en gerealiseerde urenbesteding Voorafgaand aan de start van de controleopdracht maken wij op basis van de reikwijdte en diepgang van de controle-opdracht, in combinatie met onze kennis van de markt waarin uw organisatie opereert, alsmede kennis van de huishouding van uw organisatie, een inschatting van de urenbesteding. In onderstaand overzicht geven wij de geplande en de (verwachte) gerealiseerde urenbesteding weer.
Overzicht geplande en gerealiseerde urenbesteding Functieniveau
Geplande uren
Gerealiseerde uren *
Verschil
Externe accountant
27
27
0
Supervisor/Manager
82
166
84
Assistent accountants
200
219
19
Totaal
309
412
103
* De gerealiseerde uren omvatten de urenbesteding per heden, inclusief de verwachte uren voor dossierafwikkeling.
Accountantsverslag | 23
Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com
RSM Netherlands Accountants N.V. Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com
RSM Netherlands Accountants N.V. is een onafhankelijk lid van het RSM netwerk en handelt onder de naam RSM. RSM is de handelsnaam van elk bij het RSM netwerk aangesloten kantoor. Het RSM netwerk is een samenwerkingsverband van onafhankelijke accountants- en advieskantoren, die ieder voor eigen verantwoordelijkheid werken. Het RSM netwerk bestaat in geen enkel rechtsgebied als afzonderlijke rechtspersoon. Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die op verzoek kosteloos worden toegezonden. RSM Netherlands Accountants N.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 34255759.
© RSM International Association, 2024
Accountantsverslag | 24