7. 24-43 Raadsvoorstel Resultaat aanbesteding renovatie voetbalvelden

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965184114/184116 Openbaar Leefomgeving 4 juni 2024 M.J.J.M. Gulpen Extra eenmalige investering van € 149.076 inclusief btw. Dit betekent een extra kapitaallast van € 12.671 jaarlijks.

ONDERWERP

Resultaat aanbesteding renovatie voetbalvelden

BESLISPUNT De raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de renovatie van 7 natuurgrasvelden en met een aanvullend investeringskrediet van € 461.316 (Na toepassing van de SPUK Sport bedraagt het aanvullende investeringskrediet € 149.076); 2. In te stemmen met de aanpassing van begroting ter dekking van de extra jaarlijkse investeringslasten met € 12.671; 3. In te stemmen de geldende huren voor gebruik van de voetbalvelden gelijk te houden; 4. In te stemmen om de in het verleden door de verenigingen zelf bekostigde voorzieningen niet te vergoeden.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) • • • •

Voetbalclubs: WDZ, SV Simpelveld en Sportclub’25 afzonderlijk; Adviesbureau Kragten bv; Afdeling bedrijfsvoering; team financiën; Afdeling leefomgeving; team beheer openbare ruimte buitendienst.

SAMENVATTING Het resultaat van de aanbesteding voetbalvelden laat een overschrijding van het beschikbare budget zien. Nadere besluitvorming van uw gemeenteraad is nodig. Het aanvullende voorstel ligt thans voor.

D0965184114/184116

Pagina 1 van 7

INLEIDING Medio april jl. hebben wij kennis genomen van het resultaat van de aanbesteding renovatie voetbalvelden. De overschrijding van het beschikbare budget noodzaakt tot nadere beraadslaging en besluitvorming door uw gemeenteraad. Hiertoe hebben wij met uw gemeenteraad op dinsdag 14 mei jl. tijdens een besloten raadsbijeenkomst beraadslaagd over de mogelijk opties en financiële consequenties naar aanleiding van het voorliggende resultaat van de aanbesteding renovatie voetbalvelden. Tevens is uw gemeenteraad geïnformeerd over het proces van de afgelopen maanden. Na beraadslaging heeft uw gemeenteraad 14 mei jl. de volgende richting bepaald c.q. opdracht geformuleerd: • Het beschikbare budget van € 1.900.000 inclusief btw is het maximale budget; • Uitgangspunt is renovatie van 7 natuurgrasvelden (2 bij SVS, 2 bij Sportclub en 3 bij WDZ); • Onderzoek en bereken wat binnen het beschikbare budget mogelijk is; • Onderzoek of er verantwoord kosten c.q. voorzieningen op en rondom de velden geschrapt kunnen worden; • Het inwisselen van een natuurgrasveld voor een hybrideveld bij WDZ is bespreekbaar, mits WDZ bereid is de eventuele meerkosten van het hybrideveld (ca. € 215.000 ex btw) zelf te bekostigen; • Leg in juni of begin juli as. een voorstel passend binnen deze kaders ter vaststelling voor aan de gemeenteraad. Deze richtlijn is bij onderdeel overwegingen uitgewerkt.

WET- EN REGELGEVING • •

Gemeentewet Activiteitenbesluit milieubeheer

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA In de Strategische Visie 2013-2023 zijn (het behoud van) basisvoorzieningen en burgerparticipatie als speerpunten benoemd. In dit kader is het behoud van de voetbalvelden van belang voor de twee kernen. Bij de totstandkoming van dit voorstel zijn de verenigingen betrokken.

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN Nota sport en sportakkoord. Raadsbesluit van 23 juni 2023.

OVERWEGINGEN Met in achtneming van de richtlijn/opdracht van de gemeenteraad hebben wij in samenspraak en overleg met de adviseur van adviesbureau Kragten alle bedragen en onderdelen van de laagste aanbieder nogmaals onder de loep genomen. Daarbij is ook nadrukkelijk gekeken naar de (on)mogelijkheden binnen het aanbestedingsrecht. Met behoud van een kwalitatief goed uit te voeren werk en rekening houdende met de regels rondom aanbestedingen, levert deze exercitie het onderstaande resultaat op. De volgende werkzaamheden worden geschrapt: o Renovatie van veld C bij Sportclub voor een bedrag van € 182.364 ex btw.

D0965184114/184116

Pagina 2 van 7

Met het schrappen van de renovatie van veld C bij Sportclub komt het totale bedrag op € 2.361.316 inclusief btw. Dit betekent een overschrijding van € 416.316. Rekening houdende met de SPUK Sport (SPUK Sport is een vergoeding voor gemaakte kosten op het gebied van sport. In de berekening van het investeringsbudget alsmede de uiteindelijke jaarlijkse kapitaallasten is gerekend met een veilige marge van 16% vergoeding SPUK Sport) komt het totale bedrag op € 2.049.076. Dit betekent dat we nog € 149.076 te kort komen om binnen het beschikbare gestelde budget te blijven. Er is vervolgens bekeken en overwogen om het vernieuwen van de veldverlichting(en) deels dan wel geheel te schrappen. Op dit punt worden we beperkt door de regels rondom aanbesteding. Het geheel dan wel gedeelte schrappen van veldverlichting is niet mogelijk zonder juridische of financiële gevolgen. Dit levert financieel niets op. Er is geconstateerd dat een verdere kostenreductie nu niet realistisch is en in de categorie ‘zich aan de voorkant rijk rekenen’ valt. Wel zitten in de ramingen een aantal onderdelen die wellicht in de loop van uitvoering gunstig kunnen uitvallen. Maar dat is aan de voorkant niet hard te maken. • Per veld zijn peil gestuurde drainageputten opgenomen. Deze maken het mogelijk om de hoeveelheid waterafvoer beter te reguleren.

Het is mogelijk om het drainage systeem zonder deze putten aan te leggen. Dit levert een besparing van €2.000,- euro per veld op. Dit onderdeel zal in de bouwfase met de aannemer in het bouwteam besproken worden. Uitgaande van 7 velden zou dit een besparing van € 14.000 kunnen opleveren. • Stelposten: er zit € 35.000 in werk versleuteld als onvoorzien. Mogelijk is deze post niet nodig. De ervaring leert dat dit echter zelden het geval is. Om deze post op voorhand te schrappen is dan ook niet handig c.q. verstandig. • Stelpost externe expertise voor directievoering, toezicht, projectleider intern en diverse onderzoeken. Deze post is noodzakelijk om de uitvoering van het project de komende jaren in goede banen te leiden. De rol van interne projectleider zou intern opgepakt kunnen worden, waarmee een substantieel bedrag bespaard zou kunnen worden. Deze optie is niet realistisch wegens ontbrekende menskracht en expertise. • Materialen: bijvoorbeeld zand en super compost zijn ruim geraamd. Tijdens de uitvoering en na de granulaire analyse wordt bepaald hoeveel m3 exact nodig is. Minder m3 betekent minder kosten. Echter op voorhand is dit niet aan te geven. Daarnaast is nogmaals gekeken naar hergebruik van materialen. Dit is reeds zoveel als mogelijk meegenomen in het bestek. Als gevolg van verhoging van de velden zijn bijvoorbeeld dug-outs niet meer herbruikbaar en komen er nieuwe.

De verharding rondom het terrein moet als gevolg van ophoging tevens worden opgenomen. Gezien het einde van de levensduur van bestaande tegelverharding is besloten de tegels te vervangen voor nieuwe en grote tegels waardoor het onderhoud op de verharding afneemt. Overige zaken zoals veldafscheiding en ballenvangers worden waar mogelijk volledig of deels hergebruikt. Dit is maatwerk per veld. De enige mogelijkheid die wij thans zien om binnen het beschikbare budget van € 1.900.000 inclusief btw te blijven is het schrappen van de renovatie van nog een veld. Dit betekent dat we slechts 6 voetbalvelden renoveren. Kanttekeningen hierbij zijn: de benodigde capaciteit van beschikbare velden komt hiermee in de knel én er wordt afbreuk gedaan aan de reden waarom het traject van renovatie van de voetbalvelden überhaupt is opgestart.

D0965184114/184116

Pagina 3 van 7

Dit is voor ons college dan ook geen realistische optie. Het renoveren van 7 natuurgrasvelden (dus geen hybrideveld voor WDZ) is minimaal noodzakelijk om enigszins tegemoet te komen aan de capaciteitsbehoefte voor het voetbal binnen de gemeente voor een bedrag van € 2.049.076 inclusief btw. Wij adviseren uw gemeenteraad om in te stemmen met de renovatie van 7 natuurgrasvelden en de extra financiële middelen (zie onder financiële aspecten) beschikbaar te stellen. Hiermee blijft overigens het capaciteitsissue binnen het sportcomplex van voetbalvereniging WDZ bestaan. Hetgeen betekent dat WDZ structureel met een deel van haar voetbalactiviteiten zal moeten uitwijken naar elders. In dit kader is -mede op verzoek van uw gemeenteraad- aan de voetbalvereniging WDZ de optie voorgelegd om de meerkosten van een hybrideveld (ca. € 215.000 ex btw) zelf te bekostigen. Bij schrijven van dit advies is op dit punt nog geen terugkoppeling vanuit WDZ ontvangen. Mocht dit in de komende weken nog volgen, dan kan binnen de opdracht een natuurgrasveld vervangen worden door een hybrideveld. In dat geval zullen met de voetbalvereniging sluitende afspraken worden gemaakt en vastgelegd. Naast bovengenoemde opties hebben wij met uw gemeenteraad een aantal rand voorwaardelijke zaken besproken, zoals huren en eigen investeringen door verenigingen.

Hierin is de richtlijn geformuleerd dat geen veranderingen worden aangebracht. De huurbedragen blijven gelijk en er is geen sprake van vergoeding van de door verenigingen zelf aangebrachte voorzieningen in het verleden. Tenslotte wijzen wij (nogmaals) op de fatale termijn voor de gunning van het werk. In alle gevallen zal voor uiterlijk 7 juli as. gegund moeten worden. In alle andere gevallen verloopt de aanbesteding en kan deze niet meer op een gelijke wijze uitgezet worden.

OPTIES n.v.t.

PERSONELE ASPECTEN n.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN De voorgestelde renovatie van 7 natuurgrasvelden komt op basis van de laagste inschrijving uit op een meerprijs van € 461.316. Na toepassing van de SPUK Sport bedraagt de meerprijs € 149.076. Dit is inclusief extra kosten voor onderzoek, directie- en toezicht. Op basis van het bestendige afschrijvingsbeleid (20 jaar en 3,5% rente) komt dit op een extra jaarlijkse kapitaallast van € 12.671.

AANBESTEDING Aanbesteding heeft plaatsgevonden conform de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 gemeente Simpelveld.

D0965184114/184116

Pagina 4 van 7

COMMUNICATIE De betrokken voetbalverenigingen zijn door ons per brief van 24 april jl. geïnformeerd over het uitstellen van de start van de renovatie van de voetbalvelden. Op dinsdag 21 mei jl. hebben wij de voetbalverenigingen geïnformeerd over bovengenoemde richtlijn alsmede het vervolgproces.

EVALUATIE Het proces en de inhoudelijke onderdelen worden doorlopend beoordeeld en bijgestuurd. Na afronding zal het gehele proces separaat geëvalueerd worden met alle betrokken partijen.

VERVOLG / PLANNING Bij een positief besluit van uw gemeenteraad zullen de opdrachten voor uitvoering renovatie voetbalvelden verstrekt worden. De definitieve planning zal mede in overleg met betrokken voetbalverenigingen en de uitvoerende partijen bepaald worden. Tegelijkertijd starten we met een planning voor het gebruik van de voetbalvelden tijdens de ‘renovatieperiode’. Hierbij zal van elkaars velden gebruik gemaakt moeten worden en naar alle waarschijnlijkheid ook gebruik van velden buiten de gemeente om alle activiteiten van de voetbalverenigingen zo veel als mogelijk te laten doorgaan. Tevens zullen wij de komende periode de bestaande huur- en onderhoudsovereenkomsten van de voetbalcomplexen tegen het licht houden. Het merendeel van de overeenkomsten en afspraken zijn inmiddels gedateerd. Daar waar nodig en gewenst zal een actualisatie plaatsvinden, rekening houdend met regulering door de gemeente en (eventueel) gedeeld gebruik. De overdracht (van een deel) van het onderhoud aan de complexen is bespreekbaar voor ons en willen we nader onderzoeken. Daarnaast is de kadastrale indeling niet meer actueel. Dit alles uiteraard in afstemming en samenspraak met de verenigingen.

BIJLAGEN Geen

D0965184114/184116

Pagina 5 van 7

BESLISPUNT De raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de renovatie van 7 natuurgrasvelden en met een aanvullend investeringskrediet van € 461.316 (Na toepassing van de SPUK Sport bedraagt het aanvullende investeringskrediet € 149.076); 2. In te stemmen met de aanpassing van begroting ter dekking van de extra jaarlijkse investeringslasten met € 12.671; 3. In te stemmen de geldende huren voor gebruik van de voetbalvelden gelijk te houden; 4. In te stemmen om de in het verleden door de verenigingen zelf bekostigde voorzieningen niet te vergoeden.

Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester,

De heer G.H.J. Hollands

D0965184114/184116

Mevrouw S.C.J. Scheepers

Pagina 6 van 7

AANBIEDING AAN DE GEMEENTERAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met de renovatie van 7 natuurgrasvelden en met een aanvullend investeringskrediet van € 461.316 (Na toepassing van de SPUK Sport bedraagt het aanvullende investeringskrediet € 149.076); 2. In te stemmen met de aanpassing van begroting ter dekking van de extra jaarlijkse investeringslasten met € 12.671; 3. In te stemmen de geldende huren voor gebruik van de voetbalvelden gelijk te houden; 4. In te stemmen om de in het verleden door de verenigingen zelf bekostigde voorzieningen niet te vergoeden.

Simpelveld, 3 juli 2024 De griffier,

De voorzitter,

De heer bc. F.G. Simons

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965184114/184116

Pagina 7 van 7