7 24-42 Bijlage 3 Raadsvoorstel nieuwe invulling rekenkamerfunctie, benoemingsvoorstel voorzitter, verordening Rekenkamercommissie

Aan de raad

agendanummer

afdeling

Simpelveld

VII - 44

Griffie

11 september 2018 zaakkenmerk

onderwerp Nieuwe invulling rekenkamerfunctie: benoemingsvoorste! Rekenkamercommissie Simpelveld 2018, en FG AVG

voorzitter, Verordening

Inleiding De gemeente Simpelveld heeft sinds 2006 een vijfhoofdige rekenkamercommissie (hierna RKC) (twee externe leden en drie raadsleden), met ambtelijke ondersteuning doorde griffie en de afdeling bedrijfsvoering en sinds 2010 bovendien dooreen externe redacteur. Een en ander is geregeld bij gemeentelijke Verordening d.d. 2014. De leden van de RKC zijn benoemd vooreen periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. Het lidmaatschap is derhalve van rechtswege geëindigd bij het einde van de 4jaarlijkse raadsperiode in maart van dit jaar. Aan het begin van de nieuwe raadsperiode dient een nieuwe rekenkamercommissie te worden benoemd. In verband met het aflopen van de raadsperiode heeft de RKC Simpelveld een notitie aan het presidium doen toekomen met betrekking tot de mogelijke invulling van de rekenkamerfunctie na de gemeenteraadsverkiezingen. De notitie benoemt recente ontwikkelingen rond de rekenkamerfunctie, beschrijft wettelijke voorschriften en mogelijke vormen van de rekenkamerfunctie en geeft een overzicht van de invulling van de rekenkamerfunctie in andere gemeenten in Zuid-Limburg. Het presidium in de samenstelling voorafgaande aan de verkiezingen heeft kennisgenomen van de notitie. Afgesproken werd dat een en ander binnen de fracties zouworden besproken en na de verkiezingen opnieuw geagendeerd. Op 8 mei en 30 mei 2018 is dit gebeurd.

Het presidium heeft uitgesproken voorstander te zijn van een RKC met enkel externen. Uitgaande van de invulling doorexternen zijn vervolgens twee modellen verder bekeken: ofwel invulling doormeerdere externen ofwel een zogenaamd directeursmodel met één lid. In het onderhavige voorstel wordt geadviseerd aansluiting te zoeken bij de RKC Voerendaal en daarmee ookin de gemeente Simpelveld het zogenoemde directeursmodel in te voeren. Om dit mogelijk te maken moet een nieuwe Verordening worden vastgesteld, waarbij de

nieuwe vorm en werkwijze van de RKC wordt vastgelegd. De nieuwe verordening Simpelveld 2018 maakt onderdeel uit van het raadsvoorstel. Rekenkamercommissie Wet- en regelgeving Gemeentewet. Strategische

visie / beleidsprogramma

N.v.t. Relatie met bestaand Vigerende

verordening

beleid / eerdere

voorstellen

uit 2014.

Overwegingen De rekenkamercommissie heeft een belangrijke taak in de ondersteuning van de gemeenteraad. Van de vier taken van de raad - de volksvertegenwoordigende, verordenende, kaderstellende en controlerende taak - dient de RKC als ondersteuning van de laatste twee. De RKC richt zich opde rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van beleids- en beheerstaken. Zoals aangegeven in de inleiding heeft het presidium eerder haar voorkeuruitgesproken vooreen invulling van de RKC Simpelveld doorexternen. Vervolgens zijn twee modellen verder bekeken: ofwel invulling doormeerdere externen ofwel een zogenaamd directeursmodel met één lid. RKC bestaande uit meerdere externen ln de regio hebben de gemeenten Maastricht en Vaals een RKC met meerdere externen. Gezien de vergelijkbare omvang is ingezoomd opde RKC van de gemeente Vaals. Uit navraag bij de griffier van Vaals is bekend dat er één rapportis opgeleverd aan de raad rondom het functioneren van Dorpsplatform/wijkraad(burgerparticipatie). Verder is de RKC bezig met een rapportover armoedebeleid. De kosten bedragen circa 8.000,- per jaar. Daarnaast is in een aantal gemeenten de RKC Zuid-Limburg actief. Deze RKC is werkzaam voorde gemeenten Beek, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth en Valkenburg. De commissie heeft 3 externe leden en een secretaris.

Navraag bij de gemeente Gulpen-Wittem heeft uitgewezen dat haar aandeel in de kosten van de RKC Zuid-Limburg € 11.500 per jaar (2017) bedragen. Voordit bedrag wordtjaarlijks een onderzoek opgeleverd incl. een presentatie aan de raad in de vorm van een raadsconferentie.

RKC bestaande uit één externe Op dit moment wordt doorde gemeenten Heerlen en Voerendaal het zogenoemde directeursmodel gehanteerd; dat wil zeggen dat een voorzitter tevens enig lid van de RKC is benoemd. Dit naar tevredenheid van beide gemeenten. Gezien de samenwerking resp. functionele integratie met Voerendaal is bekeken of een directeursmodel vergelijkbaar met Voerendaal ookvoorSimpelveld een mogelijke optie is. Dit is efficiënt en maakt intergemeentelijke vergelijking makkelijker. Historie samenwerkingsverband Parkstad In het verleden was er binnen Parkstad sprake van een gezamenlijke RKC. Het Parkstadverband is in 2006 van start gegaan met de rekenkamercommissies van de Heerlen, Landgraaf, Brunssum, Voerendaal en de WGR+ regeling. De WGR+ gemeenten regeling is inmiddels vervallen. Wel bleef er een samenwerkingsverband bestaan, waarbij ookde gemeenten Onderbanken en Schinnen zich aansloten. De benoemingstermijn voor deze gezamenlijke RKC liep af in 2012 en is in verband met de continuïteit van onderzoeken nog een jaar verlengd. In 2013 is opnieuw besloten over de samenwerkingsstructuur van de RKC en de werkwijze. Er werd besloten tot een vernieuwde samenwerking van de lokale rekenkamercommissies Brunssum, Heerlen, Landgraaf, Schinnen, en Voerendaal, echter in een lichtere vorm. Hierbij stemmen de voorzitters van de lokale rekenkamers met elkaar af.

Dit zouonder meer betekenen dat zij samen vergaderen over planning en uitvoering van onderzoeken. In Voerendaal werd de voorzittersfunctie in de periode 2013-2015 ingevuld opinterim basis. Sinds 2015 is in Voerendaal mw. Schouterden benoemd als voorzitter, enig lid van de RKC Voerendaal. Mw Schouterden is tevens voorzitter, enig lid, van de rekenkamer Heerlen. Dat levert voordeel opbij het uitvoeren van onderzoek naar hetzelfde onderwerp in beide gemeenten. Op dit moment is het samenwerkingsverband/voorzittersoverleg ‘slapend ’. Er zijn geen reguliere regionale overleggen. Daar waar nodig wordt overlegd en afgestemd. Werkwijze De rekenkamercommissie stelt een Jaarplan open een Jaarverslag. Hierin wordt vooraf een planning van onderwerpen en activiteiten aangeboden en achteraf aangegeven wat daarvan gerealiseerd is, wat de kosten zijn geweest ed. In principe voert de RKC zelf het onderzoek uit, tenzij een onderzoek om specifieke expertise vraagt of er mogelijke belangenverstrengeling zoukunnen optreden. In dat geval wordt (een deel van) het onderzoek uitbesteed. De raad wordt betrokken doorregelmatig overleg tussen de voorzitter van de RKC en het presidium.

In dat overleg wordt onder meer gesproken over: • het jaarplan en jaarverslag van de rekenkamercommissie, waarbij expliciet doorde RKC gevraagd wordt om onderwerpen aan te dragen vooronderzoek; • onderwerpen die doorde raad vooronderzoek worden voorgedragen; • de opzet van een voorgenomen onderzoek;

•

het behandelen van de uitkomsten van onderzoeken raadsvergadering.

in de raadscommissie en de

Ervaringen Voerendaal De gemeente Voerendaal is positief over de werkwijze van de rekenkamercommissie. Naar het oordeel van de griffie “leeft ” de RKC bij de raad, is er regelmatig en goed contact over en weer, is er sprake van betrokkenheid over en weer en sluiten de onderzoeksonderwer­ pen goed aan bij de behoefte van de raad. • Rapporten Doorde RKC Voerendaal zijn de volgende rapporten opgeleverd: - Uitvoering van het aanbestedingsbeleid, aug 2017 - Onderzoek digitale veiligheid, dec 2016 - Onderzoek Transitie 3 Decentralisaties Sociaal Domein 2015, feb 2016 - Op dit moment wordt een onderzoek uitgevoerd naar het inkoopbeleid Jeugd.

Advies Gezien het bovenstaande wordt doorhet presidium geadviseerd aansluiting te zoeken de RKC Voerendaal en daarmee ookin de gemeente Simpelveld het zogenoemde directeursmodel in te voeren.

bij

Indien de raad akkoord gaat met dit voorstel, dient een nieuwe verordening te worden vastgesteld ten behoeve van het functioneren van de RKC. Als model is hiertoe de verordening van Voerendaal gebruikt, waarbij echter de bepalingen omtrent het samenwerkingsverband Parkstad zijn weggelaten aangezien van dit samenwerkings ­ verband opdit moment geen sprake meer is. De Verordening voorde Rekenkamercommissie 2014 dient gelijktijdig te worden ingetrokken. Indien de raad akkoord gaat met het voorstel, dient verder mevrouw L. Schouterden te worden benoemd tot voorzitter, enig lid. In de verordening is ten aanzien van de voorzitter bepaald dat artikel 81g van de wet van overeenkomstige toepassing is: mevrouw Schouterden legt daarom conform deze bepaling de eed/belofte af. Het CurriculumVitae van mevrouw Schouterden kan bij de griffier worden ingezien. Samenwerking

Voerendaal

Bij de overwegingen is al ingegaan ophet Samenwerkingsverband Parkstad dat in het verleden is ontstaan echter opdit moment niet actief functioneert. Zowel de gemeenteraad van Heerlen als Voerendaal hebben mevrouw L. Schouterden benoemt als voorzitter, enig lid van de Rekenkamer Heerlen resp. Rekenkamercommissie Voerendaal. Dooraan te sluiten bij deze Rekenkamer(commissie), kunnen voordelen worden behaald ten aanzien van onder meer kennisdeling en aansluiting opresp. delen van specifieke onderzoeken. Daarbij komt dat onderzoek binnen de gemeentelijke organisatie vanwege de functionele ambtelijke integratie opdeze manier doordezelfde RKC kan worden uitgevoerd.

Privacywetgeving,

Functionaris Gegevensbescherming

Per 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Uit de nieuwe wetgeving vloeit voortdat er een Functionaris Gegevensbescherming (FG) moet worden aangesteld voorelk overheidsorgaan voorzover er persoonsgegevens berusten. Dat is het geval bij de RKC, Voorgesteld wordt in dit verband aan te sluiten zodat een FG dient te worden aangewezen. bij de tijdelijke aanwijzing van de gemeentelijke FG, zijnde de heer R. Schols, externe van Privacy Fluys te Fleerlen, voorde periode tot 31 maart 2019. In deze tijdelijke periode zal worden gekeken naar een structurele oplossing in samenwerking met Voerendaal. (In dit kader zal een separaat voorstel aan de raad worden voorgelegd). Om te verzekeren dat de FG, zowel intern als extern bereikbaar is, moeten zijn in overeenstemming met de eisen van de AVG beschikbaar zijn. contactgegevens Op grond van artikel 37, zevende lid, van de AVG, moet de verwerkingsverantwoordelijke, zijnde de Rekenkamercommissie Simpelveld: • de contactgegevens van de FG bekendmaken; • de contactgegevens van de FG aan de Autoriteit persoonsgegevens melden. Deze vereisten hebben tot doel te verzekeren dat zowel betrokkenen (zowel binnen de organisatie als daarbuiten) als de Autoriteit persoonsgegevens gemakkelijk en direct met de FG contact kunnen opnemen, zonder daarbij een ander deel van de organisatie te hoeven benaderen).

Ook zal een privacyverklaring worden opgenomen verwerkingsregister worden opgesteld. Personele

opde gemeentelijke

website en zal een

aspecten

Ten aanzien van de bemensing van de RKC wordt voorgesteld mw. L. Schouterden voorzitter, enig lid, van de commissie te benoemen. Als tijdelijke Functionaris Gegevensbescherming Fleerlen voorgesteld. Ondersteuning Financiële

van de RKC zal geschieden

wordt de heer

als

R. Schols van Privacy Huys

doorde griffie.

aspecten

Voorde RKC werd in de begroting eerder (2017) een budget beschikbaar gesteld 7.200. Dit is exclusief de doorbelaste kosten voorambtelijke ondersteuning etc. Het totale budget van de RKC in Voerendaal

van €

is jaarlijks € 12.500.

Voorgesteld wordt in de begroting Simpelveld voor2019 eveneens bedrag van € 12.500,- ten behoeve van de RKC Simpelveld.

uit te gaan van een

Aanbesteding De rekenkamercommissie kent een wettelijke grondslag in artikel 81 oa van de Gemeentewet: de gemeenteraad benoemt een of meerdere leden in de rekenkamer(commissie); er is dus sprake van een publiekrechtelijke aanstelling, dienstverband opgrond van publiek recht en niet van het vergeven van een overheidsopdracht voordienstverlening. Aanbestedingsregels zijn om die reden toepassing.

ofwel een niet van

Communicatie Publicatie van de verordening

via de reguliere

gemeentelijke

kanalen.

Evaluatie Voorgesteld wordt het functioneren van de rekenkamercommissie te evalueren 2020/2021, voorafgaande aan het aflopen van deze raadsperiode.

in

Vervolg / planning De rekenkamercommissie kan starten met werkzaamheden en benoeming van mevrouw Schouterden.

na besluitvorming doorde raad

Voorstel -

-

de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Simpelveld 2018 vast te stellen; deze opde gebruikelijke wijze bekend te maken; de Verordening Rekenkamercommissie Simpelveld 2014 in te trekken; mevrouw L. Schouterden te benoemen tot voorzitter, enig lid van de Rekenkamercommissie Simpelveld voorde huidige raadsperiode, met de mogelijkheid van verlenging vooréén raadsperiode; de heer R. Schols, externe via Privacy Huys, tijdelijk aan te stellen als Functionaris Gegevensbescherming ten behoeve van de RKC Simpelveld voorde periode tot 31 maart 2019.

Commissieadvies In de raadscommissie vergadering De fractie

van ..NVT., hebben

de fracties als volgt geadviseerd:

Burgerbelangen: voor /tegen Leefbaar Simpelveld: voor /tegen Lokaal Actief: voor /tegen CDA: voor /tegen SAMEN1: voor/ tegen

De commissiegriffier

Aanbieding

aan de Raad

Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten. Simpelveld, 11 oktober 2018