7 24-28 Bijlage 6 Het uitvoeringsplan verwerving 2024_180851
Tekst van het document
Uitvoeringsplan 2024 Verwerving Jeugdhulp Zuid-Limburg
versie: 20240130 Status: definitief2
1
1. Inleiding De 16 deelnemende gemeenten in Zuid-Limburg werken samen op het gebied van verwerving Jeugdhulp. De Gemeente Maastricht fungeert hierbij als centrumgemeente en draagt zorg voor alle zaken omtrent inkoop, contractering, facturatie en monitoring. De samenwerking is als volgt ingericht: -
Centrumregeling: In het document ‘Centrumregeling verwerving Jeugdhulp regio Zuid-Limburg 2019’ zijn de 16 gemeenten in Zuid-Limburg een (inkoop)samenwerking aangegaan waarin Team Inkoop Sociaal Domein van de gemeente Maastricht als centrumgemeente is gemandateerd de jeugdhulp namens de deelnemende gemeenten te verwerven. De vigerende centrumregeling is aangegaan voor onbepaalde tijd.
-
Service Level agreement (SLA): De nadere invulling van de centrumregeling is uitgewerkt in het SLA. In het SLA zijn de taken, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de deelnemende gemeenten en het inkoopteam van de centrumgemeente vastgelegd. De SLA is per 31-12-2022 verlopen. Voor de periode 2023 tot en met 2028 ligt nu een nieuwe SLA voor.
-
Uitvoeringsplan: De concrete acties die volgen uit het SLA staan opgenomen in het Uitvoeringsplan Verwervingen 2024. Het betreft de jaarlijkse vastlegging van de activiteiten die de centrumgemeente voor de deelnemende gemeenten verricht, de inzet van middelen daarbij en de verdeling van de daarmee gepaard gaande kosten over de deelnemende gemeenten.
In het uitvoeringsplan zijn de beleidsmatige keuzes die in 2022 en 2023 zijn gemaakt vertaald in formatieve consequenties voor de uitvoeringsorganisatie team verwervingen. Daarnaast zijn op verzoek van de gemeenten de tijdelijke formatie voor het dossier XONAR en de daarmee samenhangende kosten verwerkt in het uitvoeringsplan. Het uitvoeringsplan volgt dezelfde indeling als het SLA waar voor elk hoofdstuk de te ondernemen acties opgenomen en voorzien van een planning. Voor elk onderdeel is de capaciteitsbeslag en prioriteit aamgegeven. De toevoeging moet helpen bij het maken van keuzes als knelpunten ontstaan in de uitvoering. De acties met lage prioriteit vallen dan als eerste af, etc. Op verzoek van de deelnemende gemeenten worden de uitvoeringsplan beleid en verwerving met ingang van 2025 samengevoegd in één uitvoeringsplan. De centrumregeling, Service Level Agreement en Uitvoeringsplan beperkt zich tot de verwervingswerkzaamheden op het gebied van jeugdhulp in Zuid-Limburg en de afspraken die daarover worden gemaakt tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeenten. Voor de visie (beleidskader jeugdhulp Zuid-Limburg), manier van samenwerken (regiovisie op de Governance) en de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de werkzaamheden (Contractbeleidsplan Sociaal domein gemeente Maastricht) verwijzen we u naar de desbetreffende documenten.
2
2. Verwerving Acties
Toelichting
Gereed
Prioriteit
Capaciteit
Verantwoordelijke
Voorbereiding verwerving Crisis
Start-up van de voorbereiding voor een nieuw inkooptraject voor segment 5 (Crisis) Jeugd
1-7-2024
Hoog
Hoog
Verwerven en contracteren Ambulant
Het uitvoeren en afronden van de aanbesteding Ambulante Jeugdhulp en Ontwikkeling
1-1-2024
Hoog
Hoog
Verwerving en contracteren Deeltijd Pleegzorg Verwerving en contracteren GI 2025
Afronden / implementeren van de aanbesteding voor nieuw meerjarig contract voor Deeltijd Pleegzorg
1-1-2024
Hoog
Hoog
Verwerving GI 2025
1-7-2024
Hoog
Midden
Deelname project- en werkgroepen
De inkopers, contractmanagers en financieel adviseurs nemen deel aan Doorlopend project- en werkgroepen. De BVO en OTO Coördinator zitten het BVO en OTO voor en nemen deel aan de programmagroep. Bij vaststelling Uitvoeringsplan 2024 zijn dit de volgende: Bedrijfsvoeringsoverleg, Toegangoverleg, Programmagroep, Gedwongen kader en Doelgroeparrangementen.
Midden
Hoog
Centrumgemeente en deelnemende gemeente Centrumgemeente en deelnemende gemeente Centrumgemeente en deelnemende gemeente Centrumgemeente en deelnemende gemeente Centrumgemeente
3. Contractmanagement Acties
Toelichting
Gereed
Prioriteit
Capaciteit
Verantwoordelijke
Deelname Contractregieteam
De inkopers, contractmanagers en financieel adviseurs en adminstratieve ondersteuning nemen deel aan CRT’s (GIKJ, Crisis, Wonen, Ambulant) en het subsieregieteam (SRT) GI.
Doorlopend
Hoog
Hoog
Centrumgemeente
3
(Door-) ontwikkeling contractmanagementplan Uitvoering contractmanagementplan. Periodiek gesprekken met gecontracteerde aanbieders Planning verslaglegging, terugkoppelng periodieke gesprekken Verwijsgids en productencode tabel actualiseren 100% contracten overzichtelijk gearchiveerd en opvraagbaar in Mercell
De CRT’s (GIKJ, Crisis, Wonen, Ambulant) ontwikkelen samen met de aanbieders een contractmanagementplan. Het CMP is het eindproduct van de implementatie. De CRT’s (GIKJ, Crisis, Wonen, Ambulant) geven samen met de aanbieders uitvoering aan het contractmanagementplan. Subsidieregieteam SRT GI handelt cf. subsidieregeling De CRT’s en SRT voeren periodiek gesprekken met de gecontracteerde aanbieders aangaande overeengekomen KPI’s
2e helft 2024
Hoog
Hoog
Centrumgemeente
Doorlopend
Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten
Doorlopend
Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten
Dit is een doorlopend proces en de planning wordt opgesteld door de contractmanagers en/of administratief medewerker.
Doorlopend
Midden
Midden
Centrumgemeente en gemeenten
Dit is een doorlopend proces.
Doorlopend
laag
Midden
Centrumgemeente
Modules implementeren in Mercell ten behoeve van reorganisatie binnen gemeente Maastricht waarbij alle contracten van gemeente Maastricht worden verwerkt.
Doorlopend
Hoog
Midden
Centrumgemeente
4. Ondersteunende processen 4.1 Coordinatie en toezicht Acties
Toelichting
Planning
Prioriteit
Capaciteit
Verantwoordelijke
Monitoren uitvoeringsplan
De voortgang van het uitvoeringsplan wordt gemonitord waarbij wordt gestuurd op minimaal 75% uitvoering. Zaken die de uitvoering bedreigen worden sneller geagendeerd in de programma- en stuurgroep om bijsturing mogelijk te maken.
Doorlopend
Hoog
Hoog
Centrumgemeente
4
Evaluatie en bijstellen uitvoeringsplan (incl. P&C cyclus) Initiëren en opstellen uitvoeringsplan (incl. P&C cyclus) Bijhouden en afhandeling klachten
De evaluatie van het uitvoeringsplan wordt twee maal per jaar voorgelegd en besproken met de programmagroep en 1 maal per jaar met de stuurgroep. Opstellen van het uitvoeringsplan opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de geplande werkzaamheden welke worden vertaald naar een benodigde bezetting en uitvoeringskosten. Met ingang van 2023 wordt gewerkt met Djuma voor de klachtenafhandeling. Klachtenregeling is ingeregeld in Djuma. Hier hebben deelnemende gemeenten mogelijkheid om klachten neer te leggen bij de centrumgemeente.
Doorlopend
Midden
Hoog
Centrumgemeente
2e helft 2024
Midden
Hoog
Centrumgemeente
Doorlopend
Hoog
Laag
Centrumgemeente
Toelichting Het uitvoeringsplan wordt doorgerekend naar een begroting voor de uitvoeringskosten.
Planning 1-9-2024
Prioriteit Midden
Capaciteit Midden
Verantwoordelijke Centrumgemeente
Dit is een cyclisch proces en betreft het vaststellen van de bijdrage van de gemeenten o.b.v. verdeelsleutel Cyclisch proces.
1-1-2024
Hoog
Midden
Centrumgemeente
1, 2 & 4e kwartaal Doorlopend
Hoog
Hoog
Laag
Laag
Centrumgemeente en gemeenten Centrumgemeente
4.2 Financieel & Management control: Acties Opstellen begroting uitvoeringskosten UP inkoop Vaststellen bijdrage gemeenten Jaarrekening werkzaamheden Attenderen op niet nakomen afspraken door gemeenten en consequenties daarvan.
De centrumgemeente monitort in hoeverre deelnemende gemeenten tijdig informatie aanleveren die het inkoopteam nodig heeft om haar werkzaamheden voor de jaarrekening en de rapportages naar samenwerkingspartners tijdig op te leveren.
5
4.3 Informatievoorziening: Technologie en Systemen Acties
Toelichting
Planning
Beschikbaarheid en functioneel beheer Zorgned Wijzigingen ZorgNed tijdig delen met toegang
Dit is een doorlopend proces
Capaciteit
Verantwoordelijke
Doorlopend Hoog
Laag
Centrumgemeente
Dit is een doorlopend proces
Doorlopend Midden
Laag
Centrumgemeente
Zorgned 99% beschikbaar
Dit is een doorlopend proces
Doorlopend Hoog
Laag
Centrumgemeente
Voldoen aan wet en regelgeving:
Dit is een doorlopend proces.
Doorlopend Hoog
Laag
Centrumgemeente en gemeenten
Het betreft persoonsgegevens versleuteld verzenden, elkaar informeren over datalek, aanvullende afspraken in verwerkersovereenkomsten. De centrumgemeente heeft een leidende rol in het tijdig opstellen, ontwikkelen en leveren van rapportages en management-/ stuurinformatie. Onderdeel daarvan zijn het prognose model en dashboards met stuurinformatie.
Doorlopend Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten.
Rapportages
Prioriteit
4.4 Samenwerking en communicatie Acties
Toelichting
Planning
Prioriteit
Capaciteit
Verantwoordelijke
Planning, verslaglegging, terugkoppeling bijeenkomsten conform regiovisie op de governance en SLA.
Bijeenkomsten 15 werkdagen vooraf plannen, agenda 5 werkdagen vooraf, notulen 10 werkdagen na bijeenkomst
Doorlopend
Midden
Midden
Centrumgemeente
6
Bereikbaarheid medewerkers team verwerving gemeente Maastricht. Beheer actuele website met 99% beschikbaarheid Beheer contactpersonenoverzicht en (deelnemers) werkgroepen
In het kader van effectieve communicatie wordt ingezet op het stimuleren van het stellen van vragen via de e-mail en het inrichtingen van een centrale intake / servicedesk. centrale e-mailadres is InkoopteamSD@maastricht.nl en telefoonnummer (043 – 350 40 80) binnen 5 werkdagen reactie Publicatie regionale website jeugdhulp.
Doorlopend
Midden
Midden
Centrumgemeente
Doorlopend
Midden
Midden
Centrumgemeente
Dit is een doorlopend proces
Doorlopend
Laag
Laag
Centrumgemeente en gemeenten
Planning Doorlopend
Prioriteit Midden
Capaciteit Hoog
Verantwoordelijke Centrumgemeente
Doorlopend
Midden
Midden
Centrumgemeente
4.5 Facturering en verrekening Acties Afhandeling declaraties Verrekening voorschotten
Toelichting Dit is een doorlopend proces en betreft de declaraties van de zorgaanbieders via ZorgNed. Dit is een doorlopend proces en betreft verrekening voorschotten gemeenten conform uitvoeringsplan
5. Projecten Naast de hiervoor beschreven reguliere werkzaamheden zijn voor 2024 de volgende projectmatige werkzaamheden gepland. De projectmatige werkzaamheden zijn tijdelijk en maken geen onderdeel uit van de basisopdracht van team verwervingen.
Acties
Toelichting
Planning
Prioriteit
Capaciteit
Verantwoordelijke
Monitoring implementatie herstelplan XONAR
Voor een periode van in ieder geval twee jaar ( 3e kwartaal 2023 t/m 3e kwartaal 2025) wordt de implementatie van het herstelplan XONAR
Doorlopend
Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten
7
gemonitord door een werkgroep waarin naast XONAR, Jeugautorititeit en de regievoerder en de jeugdregio vertegenwoordigd zijn.
Inrichten expertteam
Aanbesteding segment 5 / Crisis
Implementatie segment 5 / Crisis Ontwikkelcontracten segmenten 3 en 4
Kosten zijn niet opgenomen in dit uitvoeringsplan en worden als projectkosten separaat voor besluitvorming voorgelegd. (besluit stuurgroep 1-2-2024) Mede aan de hand van de lessons learned in het XONAR dossier wordt het bestaande early warning system verbeterd. Daarnaast wordt een expertteam ingericht dat buiten de dagelijkse routine verantwoordelijk wordt voor zorgaanbieders met een zorgelijke financiele huishouding. Kosten zijn niet opgenomen in dit uitvoeringsplan en worden als projectkosten separaat voor besluitvorming voorgelegd. (besluit stuurgroep 1-2-2024) In 2024 wordt segment 5 / Crisis opnieuw aanbesteed. De voorbereiding van de aanbesteding wordt zoals gebruikelijk gedaan door een projectteam van vertegenwoordigers van de jeugdregio en gemeenten. Na gunning van de aanbesteding van segment 5 / Crisis wordt een implementatietraject van een half jaar doorlopen De ontwikkelcontracten in de segmenten 3 en 4 hebben een doorlooptijd van 10 jaar. Nieuwe ontwikkelingen worden in samenwerking tussen zorgaanbieders en beleidsmedewerkers van de gemeenten uitgewerkt en na vaststelling in beheer en uitvoering genomen door het CRT van de jeugdregio. Het CRT ontwikkelt zelf niet.
1e kwartaal 2024
Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten
2023- 2024
Hoog
Hoog
Centrumgemeente en gemeenten
2024
Hoog
Midden
Centrumgemeente en gemeenten
2024 -2034
Midden
Midden
Gemeenten, zorgaanbieders en centrumgemeente
6. Uitvoeringskosten 2024 De uitvoeringskosten hebben uitsluitend betrekking op de kosten van het team verwervingen. De projectkosten voor het dossier XONAR en (afhankelijk van de ontwikkelingen) het dossier Mutsaers worden separaat als projectkosten voor besluitvorming aangeboden. (besluit stuurgroep 1-2-2024)
8
Tabel 1. Formatieplan
FORMATIEPLAN INKOOPTEAM SD MEERJARENBEGROTING 2023 - 2027 formatie schaal Coordinator Inkopers Inkopers INHUUR Financieel/administratief Financieel/administratief/senior Financieel/administratief INHUUR Contractmanager Contractmanager/senior Contractmanager CRT / SRT GI Contractmanagers INHUUR Administratieve ondersteuner Data-analist WMO Data-analist jeugd BI (ETL, informatie analist, data-analist) governance/coördinator OTO governance/coördinator BVO projectleiding inkoop Crisis / 6 mnd 1 fte implementatiemanager inkoop Crisis / 6 mnd 1 fte formatie team verwervingen
fte 2023 13 11 11 10 11 10 10 11 10 7 10 10 10 11 12 11 11
fte 2024 1 2 1 1,5 3 0 1 2 0,35 1 0 0,5
13,35
fte 2025
fte 2026
fte 2027
1 2
1 1,5
1 1,5
1 1,5
1,5 3
1,5 3
1,5 3
1,5 3
3 2 0,5 1 1
3 2 0,5
3 2 0,5
3 2 0,5
1
1
1
0,5 2 0,4 0,4 0,5 0,5
0,5 2 0,4 0,4
0,5 2 0,4 0,4
0,5 2 0,4 0,4
19,3
16,8
16,8
16,8
9
Tabel 2 Formatiekosten
formatiekosten totaal formatiekosten jeugd formatiekosten wmo totaal
3.064.067 2.564.321 2.564.321 2.564.321 70% 30%
2.277.731 1.878.925 1.878.925 1.878.925 786.336 685.396 685.396 685.396 3.064.067 2.564.321 2.564.321 2.564.321
Tabel 3 Materiële kosten.
materiele kosten ICT licenties Accountantkosten juridische ondersteuning inhuur flex beschikbaarheidswijzer kostprijs onderzoeken
materiele kosten jeugd 70% materiele kosten wmo 30% totaal
2023
2024
2025
2026
2027
112.500 38.500 70.000 276.500
200.000 70.000 80.000
200.000 70.000 80.000
200.000 70.000 80.000
200.000 70.000 80.000
497.500
45.000 40.000 435.000
45.000 40.000 435.000
45.000 40.000 435.000
45.000 40.000 435.000
348.250 149.250 497.500
304.500 130.500 435.000
304.500 130.500 435.000
304.500 130.500 435.000
304.500 130.500 435.000
10
Tabel 4. Overzicht totalen formatiekosten en materiele kosten.
formatiekosten en materiële kosten formatiekosten jeugd materiele kosten jeugd totaal
2023
2024
2025
2026
2027
1.526.028 348.250 1.874.278
2.277.731 304.500 2.582.231
1.878.925 304.500 2.183.425
1.878.925 304.500 2.183.425
1.878.925 304.500 2.183.425
11
Tabel 6. Uitvoeringskosten uitgesplitst naar individuele gemeenten op basis van de kostenverdeelsystematiek zoals opgenomen in de SLA.
verdeelsleutel kosten
Beek Beekdaelen Brunssum Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem Heerlen Kerkrade Landgraaf Maastricht Meerssen Simpelveld Sittard-Geleen Stein Vaals Valkenburg aan de Geul Voerendaal
3,53% 6,12% 4,04% 4,55% 2,90% 11,97% 9,25% 5,51% 16,43% 3,77% 2,87% 15,82% 4,74% 2,56% 3,35% 2,59% 100,00%
2023
2024
2025
2026
2027
71.784 124.452 82.155 92.526 58.972 243.413 188.101 112.047 334.109 76.664 58.362 321.704 96.389 52.058 68.123 52.668 2.033.528
91.153 158.033 104.322 117.492 74.885 309.093 238.856 142.281 424.261 97.350 74.110 408.509 122.398 66.105 86.505 66.880 2.582.231
77.075 133.626 88.210 99.346 63.319 261.356 201.967 120.307 358.737 82.315 62.664 345.418 103.494 55.896 73.145 56.551 2.183.425
77.075 133.626 88.210 99.346 63.319 261.356 201.967 120.307 358.737 82.315 62.664 345.418 103.494 55.896 73.145 56.551 2.183.425
77.075 133.626 88.210 99.346 63.319 261.356 201.967 120.307 358.737 82.315 62.664 345.418 103.494 55.896 73.145 56.551 2.183.425
12