7. 24-17 Bijlage 7 B2a-Begroting 2024 Parkstad IT
Tekst van het document
Begroting 2024 Meerjarenraming 2024-2027 Concept v0.4 / 08-09-2023
Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave
2
A. Inleiding
4
1. Algemeen
4
2. Parkstad-IT, missie en visie
4
3. Kritische succesfactoren
4
4. De organisatie
5
5. Ontwikkelingen op hoofdlijnen
6
5.1 Inleiding
6
5.2
Uitvoeren en regievoeren
6
5.3
Verdere verzelfstandiging
7
5.4
Krapte arbeidsmarkt
7
5.5
Heroriëntatie op IT-omgeving door VRZL
7
5.6
Het Gegevenshuis – onderzoek naar ontvlechting
7
5.7
Roadmap – Innovatie als motor van vernieuwing
8
5.8
Ontwikkelingen in de bedrijfsvoering
8
5.9
Financieel perspectief
8
B. Beheer
9
1. Taakvelden ingevolge van het nieuwe BBV
9
2. Verrekenmodel 2024
9
3. Controle en verantwoording
9
C. Financieel 1. Algemeen
11 11
1.1 De begroting 2024
11
1.2 Incidentele baten en lasten - projecten
12
1.3 Onvoorzien
13
1.4 Vennootschapsbelasting (Vpb)
13
2. Nadere toelichting
13
2.1 Toelichting lasten begroting 2024
13
2.2 Toelichting baten begroting 2024
15
3. De meerjarenraming 2024-2027
15
3.1 Specificatie baten en lasten meerjarenraming 2024-2027
15
3.2 Incidentele en structurele lasten en baten
16
3.3 Reserves en voorzieningen
16
3.4 Integrale risico-inventarisatie
17
D. Verplichte en aanvullende paragrafen
18
1. Verplichte paragrafen
18
2 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
1.1 Lokale heffingen
18
1.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
18
1.3 Onderhoud kapitaalgoederen
19
1.4 Financiering
19
1.5 Bedrijfsvoering
20
1.6 Verbonden partijen
21
1.7 Grondbeleid
21
1.8 Wet Open Overheid - Openbaarheidsparagraaf
21
2. Aanvullende paragrafen 2.1 Social Return on Investment (SROI) Bijlagen Bijlage - Bijdrage deelnemers en derden per pijler op productniveau
22 22 23 23
Bijdrage Deelnemers
24
Bijdrage Derden
25
Bijlage - Investeringsplanning en afschrijvingen
26
Investeringsplanning 2024
26
Materiële vaste activa (MVA) – activeren en afschrijven
27
Materiële vaste activa (MVA) – activa planning 2024-2027
28
Bijlage – Roadmap
28
Bijlage - Veranderopgave dienstverlening
29
Bijlage - Veranderopgave bedrijfsvoering
31
Bijlage – Omgekeerde dienstverlening gemeente Heerlen (2023)
32
Bijlage – Getrouwheidsverklaring en rechtmatigheidsverantwoording
33
Bijlage - Gebruikte IV3-categorien
34
Lasten
34
Baten
35
3 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
A. Inleiding 1. Algemeen Voor u ligt de Begroting 2024 inclusief de Meerjarenraming 2024-207. Deze Begroting is het eerste document binnen de nieuwe werkwijze én de begrotingscyclus van het jaar 2024 voor de huidige centrumregeling GR Parkstad-IT. Deze Begroting is opgesteld binnen de kaders van de vastgestelde Kadernota 2024, met dien verstande dat op verzoek van de deelnemers het bedrijfsplan en het nieuwe verrekenmodel wel zijn verwerkt in deze begroting. Voor de opzet en inhoud van de begroting (en jaarrekening) gelden wettelijke eisen die zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Maar als centrum-GR onder de vlag van de gemeente Heerlen gelden uiteraard ook de regels van deze gemeente. Uitgangspunt van het BBV is dat de begroting (en jaarstukken) allereerst voldoen aan de informatiebehoefte van onze deelnemers. Dit vanwege het budgetrecht dat een van de belangrijkste rechten van de deelnemers is. Het budgetrecht houdt in dat Parkstad-IT in principe alleen uitgaven kan doen en verplichtingen kan aangaan na toestemming ofwel autorisatie van de deelnemers. Met het vaststellen van de begroting geven de deelnemers aan Parkstad-IT deze toestemming. De begroting is daarmee het instrument uit de Planning en Control cyclus (P&Ccyclus) waarmee de deelnemers sturing geven aan ontwikkelingen en de uitvoering van opgedragen taken.
2. Parkstad-IT, missie en visie Parkstad-IT is de IT-service provider voor overheden in Zuid-Limburg. Parkstad-IT is klantgericht en wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering. De doelstellingen van Parkstad-IT luiden als volgt. Parkstad-IT: 1. Waarborgt voor haar deelnemers de continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de IT-dienstverlening door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. Verhoogt de kwaliteit van processen, waardoor partijen beter kunnen functioneren; 3. Verhoogt de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. Zet de beschikbare arbeidskracht efficiënt in; 5. Realiseert schaalvoordelen door efficiency: het ontdubbelen van IT-voorzieningen, het beperken van de (stijgende) IT kosten; 6. Koopt gezamenlijk in van soft- en hardware, bedrijfssoftware uitgezonderd, in overeenstemming met de eisen van de licentiegever; bedrijfstoepassingen van deelnemers (bijv. software voor Burgerzaken of Sociale Dienst) worden door de deelnemers zelf aangekocht.
3. Kritische succesfactoren Parkstad-IT kent als zelfstandige regeling een aantal kritische succesfactoren. Hieronder een eerste inventarisatie (april 2023). Deze zullen in de komende periode steeds verder worden uitgewerkt en de bereikte resultaten zullen worden geduid. 1. Klantgerichte houding personeel; 2. Kennis van IT zoals gebruikt door deelnemers; 3. Stevig fundament A-kennis; 4. Regie op samenwerking deelnemers door deelnemers; 5. Kwalitatief goed opdrachtgeverschap; 6. Kwalitatief goed opdrachtnemerschap; 7. Robuuste infrastructuur (rekencentrum, netwerk);
4 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
8. Robuuste beveiliging (BIO, ISO27001); 9. Robuuste bedrijfsvoering; 10. Gemeentelijke Deelnemers & Niet-gemeentelijke publieke deelnemers > 80% omzet & Derden < 20% omzet (i.v.m. quasi inhouse aanbesteding door deelnemers).
4. De organisatie Binnen onze regio is Parkstad-IT actief, en levert IT-diensten aan haar deelnemers en aan andere lokale overheden en overheidsdiensten. Wat in 2011 begon met het opzetten van een glasvezelnetwerk tussen de deelnemende gemeenten is in 2015 uitgegroeid tot een gemeenschappelijke (centrum)regeling voor IT-diensten, met Heerlen als centrumgemeente1. De huidige deelnemers aan de lichte Gemeenschappelijke Regeling (GR) Parkstad-IT zijn: • Gemeente Beekdaelen • Gemeente Brunssum • Gemeente Heerlen • Gemeente Kerkrade • Gemeente Landgraaf • Gemeente Simpelveld • Gemeente Voerendaal • Veiligheidsregio Zuid-Limburg Het Gegevenshuis is aspirant deelnemer. Verder is er sprake van een 20-tal derden (waaronder Historische Centrum Limburg, ISD-Kompas en Werk voor Heerlen) waaraan Parkstad-IT op ITgebied dienstverlening verricht. De gemeente Heerlen houdt daartoe binnen de eigen ambtelijke organisatie een werkeenheid in stand aangeduid als PIT. Deelnemersraad Er is een deelnemersraad. De deelnemersraad is een samenwerkingsoverleg op strategisch niveau over de kwaliteit van de dienstverlening en de ontwikkeling van de samenwerking. Deelnemers worden in de deelnemersraad vertegenwoordigd door één persoon per deelnemer. Daarnaast heeft het hoofd van PIT zitting in de deelnemersraad.
Hij vervult de functie van secretaris en draagt zorg voor de organisatie van de vergaderingen, het opstellen van de agenda en de notulering. Besluiten in de deelnemersraad worden genomen met meerderheid van stemmen en ondersteund door minimaal twee partijen. Iedere deelnemer heeft per afgenomen werkplek één stem (peildatum per 01 januari van het betreffende kalenderjaar). Het hoofd PIT heeft geen stemrecht maar wel een adviserende rol. Dienstverleningsoverleg Er is een dienstverleningsoverleg. Het dienstverleningsoverleg is een samenwerkingsoverleg op tactisch en operationeel niveau van de deelnemende partijen bestaande uit de contractmanagers van partijen en of de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de betreffende partijen, alsmede een teammanager van PIT. De teammanager PIT kan zich laten bijstaan door een servicemanager van PIT. Uitvoeringsorganisatie
1 Bij een centrumregeling kan worden bepaald dat daarin omschreven bevoegdheden van
bestuursorganen of van ambtenaren van de aan de regeling deelnemende gemeenten (regiogemeenten), voortaan in mandaat kunnen worden uitgeoefend door bestuursorganen of ambtenaren van een van de deelnemende gemeenten (de centrumgemeente)
5 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Parkstad-IT is een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij de deelnemers de rol van opdrachtgever hebben en Parkstad-IT de rol van opdrachtnemer. Deelnemers laten de dienstverlening op ITgebied uitvoeren door PIT. Het hoofd van Parkstad-IT is, onder verantwoordelijkheid van de gemeente Heerlen als centrumgemeente, belast met de leiding van de uitvoeringsorganisatie en met de zorg voor de juiste taakvervulling. Er zijn twee teammanagers die voor de operationele sturing zorgen. Ondersteunende functies op het gebied van de PIOFAH-taken zijn voor een belangrijk deel belegd bij de gemeente Heerlen (omgekeerde dienstverlening). Voor control, financiën, de eigen ITvoorziening, security en inkoop is eigen formatie opgenomen in de organisatie.
5. Ontwikkelingen op hoofdlijnen 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven we ontwikkelingen aan die van belang zijn voor Parkstad-IT. Daarnaast wordt de bestuurlijke context geschetst voor onze deelnemers. Bij het opstellen van deze Begroting is het een uitdaging geweest om meerdere jaren vooruit te kijken. Dit omdat diverse factoren met grote impact moeilijk voorspelbaar zijn, zoals inflatie en de arbeidsmarkt. Maar ook de Coronapandemie heeft ongekende gevolgen met zich meegebracht. Daar waar thuis werken of hybride werken vóór de pandemie nog in de kinderschoenen stond, heeft door de pandemie het nieuwe werken vaste voet aan grond gekregen. Voor Parkstad-IT betekende dit bijvoorbeeld het inkopen van grotere aantallen laptops en het inrichten en beheren hiervan voor de deelnemers en derden. Uit de wensen en ervaringen tot nu toe blijkt dat Parkstad-IT een wendbare en weerbare organisatie moet zijn, maar dit nog niet op alle vlakken is. Medewerkers, processen en systemen moeten dit soort langdurige beproevingen succesvol kunnen doorstaan. Een verbeterplan bedrijfsvoering is al gestart in 2022 en loopt door in 2023 en 2024. Voor de technische ontwikkelingen wordt gewerkt met een Roadmap. Deze Roadmap geeft een meerjaren doorkijk van welke technische veranderingen in welke fase worden doorgevoerd.
De financiële vertaling van deze ontwikkelingen wordt (indien nodig) telkens per ontwikkeling uitgewerkt. Onze deelnemers hebben ondervonden dat de IT een bijzondere sleutelpositie heeft ingenomen binnen de bedrijfsvoering. Tegelijkertijd is ook duidelijk dat de afhankelijkheid van IT risico’s met zich meebrengt. Veel inzet en focus van Parkstad-IT werd de afgelopen jaren gezet op informatiebeveiliging. Alle tekenen wijzen erop dat deze inzet van structurele aard zal zijn en nog verder zal toenemen. Het opstellen van de Kadernota 2024 is het proces geweest waarin deelnemers en Parkstad-IT samen bepalen welke uitgangspunten worden gehanteerd. Een intensief proces dat is doorlopen in een kort tijdsbestek en met schattingen en aannames, waarbij de samenwerking tussen deelnemers en Parkstad-IT een belangrijke rol heeft in de vorming van het stuk. Echter, met de Kadernota stelt de Deelnemersraad van Parkstad-IT deze uitgangspunten vast voor de Begroting 2024 en de Meerjarenraming 2024-2027. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in deze begroting. 5.2 Uitvoeren en regievoeren Parkstad-IT is een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij deelnemers de dienstverlening op ITgebied laten uitvoeren door PIT. Hierbij hoort dat Parkstad-IT sommige werkzaamheden niet zelf uitvoert, maar naar de markt en leveranciers optreedt als regievoerder. Denk hierbij bijvoorbeeld
6 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
aan de aanbesteding dark fiber; Parkstad-IT is opgetreden als regievoerder namens de regio, de werkzaamheden worden uitgevoerd door een leverancier. De verschuiving van uitvoerder naar regievoerder wordt in de komende periode versterkt door onder ander de ontwikkelingen op het gebied van cloud; daar waar Parkstad-IT nu het technisch applicatiebeheer voert, levert in de nieuwe situatie de leverancier deze dienst. Parkstad-IT zal als regievoerder moeten meegroeien met deze rolverschuiving. We zullen dit in nauw overleg met de deelnemers monitoren en daar waar efficiënt en effectief onze oude rol van uitvoerder overlaten aan de markt en onze nieuwe rol van regievoerder oppakken. 5.3 Verdere verzelfstandiging Het belangrijkste naast de continuïteit en kwaliteit van de bestaande dienstverlening is de verdere verzelfstandiging en ontwikkeling van de organisatie volgens de visie welke is neergelegd in het Berenschot rapport. Begin 2022 hebben de colleges van onze deelnemers ingestemd met het Berenschot rapport waarin de toekomstvisie en richting van Parkstad-IT is beschreven. In 2022 is op basis van deze strategische verkenning opdracht gegeven tot het uitwerken van een tactisch document, het bedrijfsplan. Bij de samenstelling van dit bedrijfsplan zijn deelnemers en ParkstadIT betrokken. In deze samenwerking is de basis gelegd voor de verdere toekomst.
Hierbij zijn discussies uit het verleden opgehelderd en in duidelijke afspraken vastgelegd, zodat de samenwerking in de toekomst zo soepel als mogelijk verloopt en de meerwaarde van Parkstad-IT voor haar deelnemers duidelijk is. Dit bedrijfsplan is begin 2023 opgeleverd. Afhankelijk van de verdere besluitvorming zal de verdere verzelfstandiging verder vorm krijgen. De financiële gevolgen zijn waar mogelijk al verwerkt in deze begroting. Uiteraard worden zaken pas daadwerkelijke geëffectueerd na afronding van verdere besluitvorming. Parkstad-IT staat voor een nieuwe fase in haar bestaan. De nieuwe GR-Parkstad-IT continueert als samenwerkingsverband en volgt het pad van een stapsgewijze transitie. Het bedrijfsplan is richtinggevend, maar uiteindelijk is Parkstad-IT van de deelnemers en werkt zij voor de deelnemers. De deelnemers bepalen dus de richting en het tempo van de transitie. In 2024 zal in overleg met deelnemers de veranderopgave verder worden uitgewerkt in concrete acties en verbeteringen. De veranderopgave zoals door de deelnemers samen met Parkstad-IT uitgewerkt in het bedrijfsplan is opgenomen in de Bijlage Veranderopgave Dienstverlening. 5.4 Krapte arbeidsmarkt De bezetting op peil houden vraagt meer dan voorheen inzet van het management, vanwege de krapte op de arbeidsmarkt.
Dit speelt bij alle functies, maar bij de IT-functies in versterkte mate vanwege de globale ontwikkelingen. Ook op het gebied van informatiebeveiliging wordt er steeds meer personele inzet verwacht. De krapte op de arbeidsmarkt vormt een wezenlijk risico voor de kwaliteit van de dienstverlening op lange termijn (continuïteit), doorontwikkeling van de organisatie en kosten (inhuur plus werving & selectie). 5.5 Heroriëntatie op IT-omgeving door VRZL De Veiligheidsregio Zuid-Limburg heeft eind 2022 haar voornemen geuit om een heroriëntatie op haar IT-omgeving uit te voeren. Wat dit precies betekend volgt op een later tijdstip. 5.6 Het Gegevenshuis – onderzoek naar ontvlechting Het onderzoek naar de mogelijke toetreding tot Parkstad-IT in relatie tot de nog onzekere koers van Parkstad-IT naar een nieuwe rechtsvorm en het dienstverleningsconcept, is voor het Algemeen Bestuur van het Gegevenshuis in 2022 aanleiding geweest om in afwachting van besluitvorming van deze koers tevens onderzoek te doen naar mogelijke IT dienstverlening door andere partijen. Hiertoe werd een markconsultatie uitgevoerd. Daaruit is gebleken dat een marktpartij dienstverlening kan leveren die beter aansluit bij de strategische agenda van Het Gegevenshuis. Voor wat betreft de structurele kosten blijkt uit de marktconsultatie dat deze in de lijn zitten met de huidige kosten.
Echter is er wel sprake van incidentele kosten. Als de totale kosten in beeld zijn, zal het
7 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Algemeen Bestuur van Het Gegevenshuis een definitief besluit nemen. Om de kosten in beeld te brengen is in april 2023 gestart met een ontvlechtingsonderzoek in opdracht van het Algemeen Bestuur van Het Gegevenshuis. 5.7 Roadmap – Innovatie als motor van vernieuwing Parkstad-IT gaat uit van het basisprincipe van de slimme volger als het gaat om het toepassen van innovatieve technieken. Innovatie kan optreden door toepassing van innovatieve technieken die ook elders hun toepassing vinden, maar ook door het publieke karakter van de deelnemers zelf. Daartoe volgt Parkstad-IT landelijke ontwikkelingen op de voet, heeft daaraan een eigen bijdrage en maakt in overleg met de deelnemers bewuste keuzen over de innovaties waarin het meer voorop wil lopen. Daarbij komt ook dat we door grote leveranciers (zoals Oracle en Microsoft) ook deels in een bepaalde richting worden gedwongen. Het vertrekpunt voor de dienstverlening is voortzetting van bestaand uitvoerend IT-beleid, tenzij. Deze tenzij wordt door en voor onze deelnemers bepaald. Wijzigingen in bestaand uitvoerend ITbeleid worden verwerkt in de Roadmap. In de Roadmap (zie ook Bijlage Roadmap) worden wezenlijke veranderingen voorgesteld met als doel het bij de tijd te houden van de IT-dienstverlening. Tevens is het van belang mee te bewegen in de veranderdingen in wet- en regelgeving op het gebied van IT.
Om de Roadmap up-to-date te maken en te houden wordt periodiek afstemming met de deelnemers gezocht. 5.8 Ontwikkelingen in de bedrijfsvoering Er zijn 6 thema’s benoemt in het verbeterplan. Deze hebben ook een plek in het bedrijfsplan gekregen voor de nieuwe GR. Deze verbeteringen raken het hart van Parkstad-IT. We maken maximaal gebruik van hetgeen al is opgesteld, zoals een Producten en Diensten Catalogus (PDC) en beschreven processen maar ook de ingeslagen weg rondom houding en gedrag. Specifiek richten we ons hier op drie kernwaarden: • Klantgerichtheid, • Communicatie, • Samenwerken. Zie verder Bijlage Veranderopgave bedrijfsvoering voor meer details. 5.9 Financieel perspectief Rondom IT is altijd al sprake van meerkosten. We verwachten meer van onze IT, meer functionaliteit, meer flexibiliteit, meer veiligheid en meer gemak. Deze verwachtingen hebben elk een prijsopdrijvend effect. Doel van Parkstad-IT is niet om bezuinigingen te realiseren, maar wel om doelmatigheid te bevorderen. We spreken dan ook gemakshalve over ‘minder meerkosten’. In 2023 zijn de CAO-lonen gemiddeld met 7% gestegen en ook de materiele kosten zoals licenties zijn fors hoger. Ook in 2024 verwachten wij een loonstijging hoger dan in voorgaande jaren, en ook voor de materiele kosten verwachten we dit. Rondom de CAO moeten de onderhandelingen nog starten.
In de begroting rekenen wij met volgende percentages: Stijging CAO lonen: 2,6 % Stijging materieel budget: 2,6 % Rente op kapitaallasten: 1,75% Mochten in de loop van het jaar deze percentages niet juist blijken te zijn, dan zullen we met onze deelnemers overleggen hoe om te gaan met die nieuwe werkelijkheid.
8 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
B. Beheer 1. Taakvelden ingevolge van het nieuwe BBV Bij Parkstad-IT is sprake van een hoofdtaak: het beheren van IT van haar deelnemers. Het uitvoeren van deze taken vloeit voort uit de wettelijke verplichtingen van de deelnemers dan wel uit het ondersteunen van beleid, uitvoering en publieke dienstverlening bij overheidstaken, zoals het maken van bestemmingsplannen, het geven van subsidies, het uitgeven van officiële documenten en het beheer van de openbare ruimte. In het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van een verdeling in taakvelden. Doordat de huidige centrumregeling Parkstad-IT als afdeling integraal is opgenomen in de financiële administratie van de gemeente Heerlen is een nadere indeling naar de taakvelden nog niet goed mogelijk. Dat zal na de verdere verzelfstandiging nader worden uitgewerkt.
2. Verrekenmodel 2024 Voor de verrekening van kosten wordt gewerkt met het verrekenmodel. In dit model worden per pijler afspraken gemaakt over hoe kosten worden doorbelast (verdeelsleutels). De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Aan een gezond verrekenmodel ligt altijd een kader met basisprincipes ten grondslag, dat ook wordt nageleefd. Die principes doen uitspraken over de methodiek van kostprijsberekening en te hanteren spelregels. Hieronder de basisprincipes van ons verrekenmodel: 1 De dekking van de lasten van Parkstad-IT bestaat uitsluitend uit de baten welke afkomstig zijn van de deelnemers en derden. 2 Parkstad-IT hanteert integrale kostprijzen, dat wil zeggen dat alle kosten worden doorbelast in de verschillende kostprijzen, direct en indirect. 3 Het verrekenmodel bestaat uit pijlers. Elke pijler bestaat uit een of meerdere producten en diensten met kostprijs. 4 De baten per deelnemer worden bepaald aan de hand van ‘P maal Q’: a) De prijs (P) omvat volgende lasten-elementen: kapitaallasten, beheerslasten, rentelasten, materieel, voorraadbeheer en personeel. b) Het aantal (Q) heeft betrekking op devices, accounts, terabytes, applicaties of uren. 5 Kostprijzen voor derden zijn 15% hoger dan voor deelnemers omdat derden niet delen in het risico van eventuele tekorten.
6 Parkstad-IT hanteert waar mogelijk gemiddelde prijzen voor de berekening van kostprijzen omwille van de administratieve eenvoud en navolgbaarheid. 7 Het basisprincipe ten grondslag aan de kostprijzen is dat de gebruiker en verbruiker betaalt. 8 Deelnemers en derden betalen met de kostprijzen alleen voor de periode waarop de afgenomen producten en diensten betrekking hebben. 9 De productbladen uit de PDC beschrijven per product en dienst het deel van de dienstverlening waarvoor de kostprijs geldt en waarvoor extra afrekening dient plaats te vinden. 10 Voor verzamelgebouwen (gebouwen met meerdere organisaties) worden de meer ‘gebouw-gebonden2’ kosten doorbelast aan de eigenaar van dat gebouw.
3. Controle en verantwoording De kern van de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer vormen de productbladen. Een deelnemer neemt producten en diensten af in door hem bepaalde aantallen tegen vooraf overeen gekomen doorbelasting van kosten. Belangrijk hierbij is dat opdrachtnemer periodiek en transparant over de overeengekomen prestaties en aantallen rapporteert.
2 Gebouw-gebonden kosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor de netwerkverbindingen, kosten voor
de netwerkapparatuur en de kosten voor de gedeelde printers.
9 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Afgesproken is om te gaan werken met vier telmomenten per jaar voor de aantallen, hierover te rapporteren aan de contractmanagers, de dienstverlening te evalueren en waar nodig de begroting te actualiseren. Ook in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van de volgende verordeningen: financieel beleid, beheer en organisatie verordening (artikel 212), controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (artikel 213), onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (artikel 213a). Doordat de huidige centrumregeling Parkstad-IT als afdeling integraal is opgenomen in de organisatie en de financiële administratie van de gemeente Heerlen gelden de verordeningen van de gemeente Heerlen. De benodigde verordeningen zullen na de verdere verzelfstandiging worden uitgewerkt voor Parkstad-IT. De huidige centrumregeling Parkstad-IT valt dus ook binnen de rechtmatigheidsverantwoording en getrouwheidsoordeel van de accountant zoals geldt voor de gemeente Heerlen (zie ook de bijlage voor een nadere toelichting). Na de verdere verzelfstandiging zal het (dagelijks) bestuur van Parkstad-IT een eigen accountscontrole ondergaan en een eigen rechtmatigheidsverantwoording afgeven.
Verder geldt dat Parkstad-IT jaarlijks wordt geaudit op het gebied van de BIO, hierover wordt een TPM-verklaring afgegeven.
10 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
C. Financieel 1. Algemeen De voorliggende begroting 2024 is gebaseerd op de begroting 2023 plus vastgestelde begrotingswijzigingen en gemaakte afspraken. Voor een organisatie als Parkstad-IT die zo sterk in ontwikkeling is, kan het zijn dat alvorens het jaar 2024 van start gaat, dat de feitelijke situatie anders is door besluitvorming (bijvoorbeeld door nieuwe deelnemers of door verandering in productafname door deelnemers). Deze veranderingen zullen worden uitgewerkt in de reguliere bestuursrapportage3.
Lasten
Baten
Primaire Begroting 2023 Structurele wijzigingen in Begroting 2023
# telmoment Bijdrage deelnemers
Aanbesteding dark fiber
Post onvoorzien
Indexering
Verrekenmodel 2024
uitgangspunten Bijdrage derden
Bedrijfsplan 1.1 De begroting 2024 Het overzicht van baten en lasten in de begroting bevat (art 17 BBV): a) per programma, of per programmaonderdeel als bedoeld in artikel 8, vierde lid, de raming van de baten en lasten en het saldo; b) het overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen, de geraamde kosten van de overhead, het geraamde bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting en het geraamde bedrag voor onvoorzien; c) het geraamde totaal saldo van baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b; d) de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e) het geraamde resultaat, volgend uit de onderdelen c en d. Een gemeenschappelijke regeling dient te voldoen aan de eisen van het BBV. In een programmabegroting geeft de gemeente of de gemeenschappelijke regeling aan wat ze willen bereiken, hoe ze dat gaan doen en hoeveel geld daarvoor wordt uitgetrokken. Bij hetgeen men wil bereiken gaat het om maatschappelijke, economische, sociale, of culturele effecten. In zoverre zou een programmabegroting voor een organisatie als Parkstad-IT enigszins gekunsteld overkomen. Het is immers een uitvoeringsorganisatie die levert aan de gemeentelijke afdelingen en functionarissen die sturing geven aan de programma’s als hiervoor bedoeld. Het is niet aan 3 De bestuursrapportage is een periodieke rapportage van Parkstad-IT aan de deelnemersraad.
Hierin legt Parkstad-IT verantwoording af over het gevoerde beleid en nieuwe ontwikkelingen en worden mogelijke risico's gesignaleerd. Op basis van deze informatie kan tussentijds worden bijgestuurd.
11 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Parkstad-IT om te bepalen welke maatschappelijke of economisch effecten worden beoogd noch om verantwoording te nemen voor de uitvoering daarvan. Dit is en blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de deelnemers. Parkstad-IT levert hiervoor ondersteuning. In feite wordt de (product)begroting bepaald door de optelsom van de geleverde producten en diensten aan de deelnemers en derden. In de begroting staat wat Parkstad-IT moet bereiken in elk begrotingsjaar en hiervoor stellen de deelnemers de middelen beschikbaar op basis van een transparante voorcalculatie. Wat dan nog rest is de strategische agenda van Parkstad-IT die rust op de verdere verzelfstandiging en innovatie. In de inleiding zijn de ontwikkelingen in dit kader opgenomen. De Begroting 2024 is gebaseerd op de bijgestelde begroting 2023. De belangrijkste structurele bijstellingen in 2023 betreffen: a) Het doorbelasten van de daadwerkelijke kapitaallasten van devices; b) De gevolgen van het meetmoment 1-10-2022; c) CAO ophoging met gemiddeld 7%; d) Ophoging doorbelasting omgekeerde dienstverlening vanuit de gemeente Heerlen; e) Ophoging van de kapitaallasten als gevolg van meer aankopen voor onze deelnemers; f) Toevoegen nieuwe diensten printservices, monitoring en response, inzet bij calamiteiten; toevoegen applicatiebeheer voor de gemeente Voerendaal.
Verder is voor de duidelijkheid apart de begrotingswijziging voor de aanbesteding dark fiber opgenomen. In de kolom Kadernota zijn diverse posten verwerkt. De Kadernota zelf heeft geen financiële componenten, maar de gevolgen van de gemaakte keuzes wel. Zo is de indexering en rentebijstelling toegepast, en is de post Onvoorzien opgenomen. Daarnaast golden een aantal wijzigingen over het boekjaar 2023 voor een deel van dat jaar, vanaf 2024 zijn deze uiteraard voor het gehele jaar meegeteld. En tenslotte is de kolom Bedrijfsplan de impact van het bedrijfsplan en de verdere verzelfstandiging verwerkt. Dit betreft de formatie-uitbreiding met 4 fte, de extra kosten na de verzelfstandiging en de projectkosten van de verzelfstandiging. Categorie
2023 bijgestelde begroting
L1.1
Salarissen en sociale lasten
€
L2.1
Belastingen
L3.5
Ingeleend personeel
€
-471.127
L3.8
Overige goederen en diensten
€
-4.702.652
L7.2
Mutaties voorzieningen
€
-20.225
L7.3
Afschrijvingen
€
-2.591.489
L7.4
Toegerekende reële en bespaarde rente
€
-87.608
L7.5
Overige verrekeningen SUB-totaal lasten
Dark fiber aanbesteding
-5.327.684
€
-116.230
Kadernota €
-384.823
€
-
Bedrijfsplan
2024 Primaire begroting
€
-434.828
€
-6.147.335
€
-61.979
€
-533.106
€
-502.539
€
-229.528
€
-5.434.719
€
-28.567
€
-3.199
€
-51.991
€
121.915
€
-2.469.574
€
-26.955
€
-114.563
€
-
€
-14.751.288
€
-13.200.785
€
-116.230
€
-882.948
€
-667.555
€
13.200.785
€
116.230
€
882.948
€
667.555
€
-
SUB-totaal baten
€
13.200.785
€
116.230
€
882.948
€
667.555
€
14.751.288
TOTAAL lasten en baten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
B3.5
Uitgeleend personeel
B3.8
Overige goederen en diensten
B4.3
Inkomstenoverdrachten
€
-
€
14.751.288
1.2 Incidentele baten en lasten - projecten Wat betreft incidentele baten en lasten hebben we (tot nu toe) in 2024 te maken met een beperkt aantal geplande projecten.
12 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Project nummer Project naam
Project budget
Looptijd
Omschrijving Uitrol Siem/Soc zoals besloten in april 2023 (DR23-015).
PIT-PJ2306 001
Migratie Siem/Soc
€
33.080
2023-2024
PIT-PJ2306 002
Uitrol printservices
€
58.800
2023-2024
Uitrol printservices zoals besloten in april 2023 (DR-23-011).
Volgt
Verdere verzelfstandiging PIT
€
100.000
2024-2026
Opheffen en verder verzelfstandigen (conform bedrijfsplan)
Volgt
Transitie Parkstad-IT
€
150.000
2024-2026
Transitie naar de nieuwe strategische koers en het hierbij horende nieuwe denken en werken
De projectkosten worden doorbelast aan de deelnemers en/of derden. De projectkosten voor het boekjaar 2024 en de bijhorende doorbelasting zijn uiteraard reeds verwerkt in de begroting. Verder is op basis van een eerste analyse een schatting opgenomen lasten van projecten (zie ook punt 21 van de veranderopgave bedrijfsvoering zoals opgenomen in de bijlage). Ook deze schatting en de bijbehorende doorbelasting is reeds verwerkt in de begroting. 1.3 Onvoorzien Vanaf 2024 zal worden gewerkt met een post onvoorzien. In de begroting wordt inzicht gegeven in de raming van de post onvoorzien. Er is voor Parkstad-IT één post onvoorzien geraamd. Deze post is bedoeld om kosten op te vangen die bij het opstellen van de begroting niet voorzienbaar waren, maar toch zijn ontstaan. Voorziene omstandigheden worden uiteraard opgenomen in de begroting. De hoogte van deze post is 0,5% van de totale begrote lasten zoals uitgewerkt in deze primaire begroting. Categorie
2023 bijgestelde begroting
Dark fiber aanbesteding
Onvoorzien
€
-
SUB-totaal lasten
€
-
€
-
2024 Primaire begroting
Kadernota
Bedrijfsplan
€
-72.811
€
-
€
-72.811
€
-72.811
€
-
€
-72.811
Conform het BBV zal aan het einde van het begrotingsjaar het eventuele restant van de post onvoorzien vervallen naar het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. En in de (tussentijdse) verantwoording zal expliciet inzicht worden gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. 1.4 Vennootschapsbelasting (Vpb) Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, voor het deel van de exploitatie dat betrekking heeft op de deelnemers. Voor Parkstad-IT betekent dit dat zij geen vennootschapsbelasting betaalt over de diensten die zij voor haar deelnemers verricht. Wél wordt er vennootschapsbelasting betaalt over de werkzaamheden die Parkstad-IT voor derden uitvoert. Deze kosten worden gedekt uit de 15% toeslag die geldt voor niet deelnemers. Categorie
2023 bijgestelde begroting
L2.1
Belastingen
€
SUB-totaal lasten
€
Dark fiber aanbesteding
Kadernota
Bedrijfsplan
2024 Primaire begroting
-
€
-
€
-37.890
€
-
€
-37.890
-
€
-
€
-37.890
€
-
€
-37.890
2. Nadere toelichting 2.1 Toelichting lasten begroting 2024 Voor de lasten-indeling volgen we de IV3 informatievoorschriften. Voor de leesbaarheid zijn in de bijlage de gebruikte categorieën nader uitgewerkt.
13 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Salarissen en sociale lasten
2023 Dark fiber bijgestelde aanbesteding begroting € -5.327.684
€
-384.823
€
-434.828
€
-6.147.335
- Salarissen (Cao)
€
-4.933.139
€
-276.194
€
-393.159
€
-5.602.492
- Kosten overwerk
€
-157.251
€
-4.088
€
-10.312
€
-171.651
- Koop en verkoop verlof
€
-60.000
€
58.440
€
-3.934
€
-5.494
- Overige kosten
€
-177.294
€
-162.981
€
-10.623
€
-350.898
€
-16.800
€
-16.800
Categorie L1.1
Kadernota
Bedrijfsplan
2024 Primaire begroting
- Kosten aanvullende arb.kosten (nieuw)
€
-
L2.1
Belastingen
€
-
€
-
L3.5
Ingeleend personeel
€
-471.789
€
-61.317
€
-533.106
L3.8
Overige goederen en diensten
€
-4.701.990
€
-386.971
€
-229.528
€
-5.434.719
- Studiekosten en cursussen
€
-150.000
€
-3.824
€
-10.220
€
-164.044
- Automatisering (licenties)
€
-2.900.086
€
1.543
€
-1.200
€
-2.899.743
- Onderhoud hardware infrastructuur
€
-125.000
€
2.145
- Overig uitbesteed werk (niet onderh)
€
-516.899
€
-560.102
€
-164.508
- Telefoon en datanetkosten
€
-200.000
- Overige kosten
€
-810.005
€
€
-116.230
-116.230
€
-122.855
€
-1.241.509
€
-5.099
€
-321.329
€
251.177
€
-558.828
- Overig - kst medezeggenschap (nieuw)
€
-
€
-6.000
€
-6.000
- Advieskosten Archiefinspecteur (nieuw)
€
-
€
-10.000
€
-10.000
- Advieskosten Accountant (nieuw)
€
-
€
-30.000
€
-30.000
- Verzekeringen (nieuw)
€
-
€
-7.600
€
-7.600
- Onvoorzien
€
-72.811
€
-72.811
L7.2
Mutaties voorzieningen
€
-20.225
€
-28.567
€
-51.991
L7.3
Afschrijvingen
€
-2.591.489
€
121.915
€
-2.469.574
L7.4
Toegerekende reële en bespaarde rente
€
-87.608
€
-26.955
€
-114.563
L7.5
Overige verrekeningen SUB-totaal lasten
€
-13.200.785
€
-116.230
€
-766.718
€
€
-3.199
-667.555
€
-
€
-14.751.288
Voor de begroting worden de loonkosten gebaseerd op de functies met de daarbij behorende functieschaal en daarvan de “maximum -2 trede” –bedragen (“max-2”). Dit conform de werkwijze van de gemeente Heerlen. Deze werkwijze zal worden gehanteerd zolang Parkstad-IT als centrumGR onder de gemeente Heerlen fungeert. Daarbij is de formatie-uitbreiding conform het bedrijfsplan verwerkt. Verder is de indexering conform bruto binnenlands product meegenomen. De indexering is ook in het meerjarenperspectief mee berekend. Bij de post salaris zagen we in de jaarrekening 2022 een beduidend lagere besteding dan begroot. Dit heeft ermee te maken dat formatieruimte waarop de post salarissen is gebaseerd deels werd ingevuld met inhuur. In de jaarrekening komen deze lasten dan terecht op de post inhuur derden. Vanaf medio boekjaar 2023 is de formatie weer op sterkte. Bij de overige personeelskosten gaat het o.a. om de lasten die samenhangen met de werkkostenregeling. Deze landelijk geldende regeling bepaalt dat maximaal 1,18% van het totale fiscale loon belastingvrij kan worden ingezet voor vergoedingen aan medewerkers, zoals bijdrage vakbondscontributie, kerstpakketten, afdelingsuitstapjes, etentjes e.d. In de post kosten medezeggenschap worden lasten begroot voor de ondernemingsraad 4, zoals training en opleiding. Voor de hoogte van het bedrag is gekeken naar vergelijkbare organisaties.
Voor de dienstverlening van de gemeente Heerlen aan Parkstad-IT, de zogenaamde omgekeerde dienstverlening, wordt een kostendekkende bijdrage overeengekomen. Deze wordt geboekt op ‘Overig uitbesteed werk (niet onderhoud!)’. De hoogte van de verschillende onderdelen zijn nader toegelicht in de bijlage. De post Onvoorzien is elders in dit document al toegelicht. Dit geldt ook voor de Vennootschapsbelasting, en de afschrijvingen. De post Mutaties Voorzieningen omvat voor 2024 de dotatie voor het verlofsparen.
4 Conform WOR art 2 dient Parkstad-IT na verdere verzelfstandiging te beschikken over een eigen
Ondernemingsraad (OR).
14 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
2.2 Toelichting baten begroting 2024 De bijdragen 2024 zijn uitgewerkt op basis van het nieuwe verrekenmodel 2024. Hierbij zijn de aantallen (Q) op telmoment 1-3-2023. Op basis van telmoment 1-10-2023 zal een bijstelling plaatsvinden van de begroting 2024. Hierbij weten we dat in de loop van 2023 de gemeente Heerlen aan al haar medewerkers een nieuwe mobiele telefoon laat uitgeven door Parkstad-IT. Categorie B3.8
Overige goederen en diensten
2023 2024 Primaire bijgestelde begroting begroting € 13.200.785 € 14.751.288
Deelnemers - Gemeente Beekdaelen
€
803.591
€
931.153
- Gemeente Brunssum
€
1.328.616
€
1.331.422
- Gemeente Heerlen
€
4.156.834
€
4.551.264
- Gemeente Kerkrade
€
1.748.486
€
1.802.108
- Gemeente Landgraaf
€
1.883.646
€
1.695.654
- Gemeente Simpelveld
€
363.361
€
444.743
- Gemeente Voerendaal
€
627.759
€
712.544
- Veiligheidsregio Zuid-Limburg
€
1.128.496
€
1.380.881
SUB-totaal Deelnemers
€
12.040.789
€
12.849.769
- Het Gegevenshuis
€
278.858
€
428.027
- Historisch Centrum Limburg
€
193.223
€
187.034
- ISD-Kompas
€
321.590
€
353.062
- ISD-BOL
€
9.620
€
569.051
- Werk voor Heerlen
€
162.139
€
277.371
- Overige derden
€
194.566
€
86.974
SUB-totaal Derden
€
1.159.996
€
1.901.519
SUB-totaal baten
€
13.200.785
€
14.751.288
Derden
3. De meerjarenraming 2024-2027 3.1 Specificatie baten en lasten meerjarenraming 2024-2027 Voor de jaren 2024-2027 zijn alle lasten en baten gebaseerd op de begroting 2023 inclusief de vastgestelde aanpassingen door de deelnemersraad. Verder is het bedrijfsplan verwerkt en wordt gewerkt met het verrekenmodel 2024 voor de verdeling van de lasten over de deelnemers en derden. Categorie
2024
L1.1
Salarissen en sociale lasten
€
L2.9
Belastingen
L3.5
Ingeleend personeel
L3.8 L7.2
2025
-6.147.335
€
€
-
€
-533.106
Overige goederen en diensten
€
Mutaties voorzieningen
€
L7.3
Afschrijvingen
L7.4 L7.5
2026
-6.147.335
€
€
-
€
-533.106
-5.434.719
€
-51.991
€
€
-2.469.574
Toegerekende reële en bespaarde rente
€
Overige verrekeningen
€
SUB-totaal lasten
€
B3.5
Uitgeleend personeel
B3.8
Overige goederen en diensten
B4.3
Inkomstenoverdrachten SUB-totaal baten
2027
-6.147.335
€
€
-
€
-533.106
-5.434.719
€
-51.991
€
€
-2.469.574
-114.563
€
-
€
-14.751.288
€
€
-
€
14.751.288
€
-
€
14.751.288
€
-
TOTAAL lasten en baten
0
2028
-6.147.335
€
€
-
€
-
€
-533.106
€
-533.106
-5.434.719
€
-5.351.386
€
-5.351.386
-51.991
€
-51.991
€
-51.991
€
-2.469.574
€
-2.469.574
€
-2.469.574
-114.563
€
-114.563
€
-114.563
€
-114.563
-
€
-
€
-
€
-
-14.751.288
€
-14.751.288
€
-14.667.955
€
-14.667.955
€
-
€
-
€
-
€
-
€
14.751.288
€
14.751.288
€
14.667.955
€
14.667.955
€
-
€
-
€
-
€
-
€
14.751.288
€
14.751.288
€
14.667.955
€
14.667.955
€
-
€
-
€
-
€
-
0
0
0
-6.147.335
0
15 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Categorie B3.8
Overige goederen en diensten
2024 €
2025
14.751.288
€
2026
14.751.288
€
2027
14.751.288
€
2028
14.667.955
€
14.667.955
Deelnemers - Gemeente Beekdaelen
€
931.153
€
931.153
€
931.153
€
925.114
€
925.114
- Gemeente Brunssum
€
1.331.422
€
1.331.422
€
1.331.422
€
1.322.787
€
1.322.787
- Gemeente Heerlen
€
4.551.264
€
4.551.264
€
4.551.264
€
4.521.748
€
4.521.748
- Gemeente Kerkrade
€
1.802.108
€
1.802.108
€
1.802.108
€
1.790.421
€
1.790.421
- Gemeente Landgraaf
€
1.695.654
€
1.695.654
€
1.695.654
€
1.684.657
€
1.684.657
- Gemeente Simpelveld
€
444.743
€
444.743
€
444.743
€
441.859
€
441.859
- Gemeente Voerendaal
€
712.544
€
712.544
€
712.544
€
707.923
€
707.923
- Veiligheidsregio Zuid-Limburg
€
1.380.881
€
1.380.881
€
1.380.881
€
1.371.926
€
1.371.926
SUB-totaal Deelnemers
€
12.849.769
€
12.849.769
€
12.849.769
€
12.766.436
€
12.766.436
- Het Gegevenshuis
€
428.027
€
428.027
€
428.027
€
428.027
€
428.027
- Historisch Centrum Limburg
€
187.034
€
187.034
€
187.034
€
187.034
€
187.034
- ISD-BOL
€
187.034
€
187.034
€
187.034
€
187.034
€
187.034
- ISD-Kompas
€
353.062
€
353.062
€
353.062
€
353.062
€
353.062
- Werk voor Heerlen
€
277.371
€
277.371
€
277.371
€
277.371
€
277.371
- Overige derden
€
86.974
€
86.974
€
86.974
€
86.974
€
86.974
SUB-totaal Derden
€
1.901.519
€
1.901.519
€
1.901.519
€
1.901.519
€
1.901.519
SUB-totaal baten
€
14.751.288
€
14.751.288
€
14.751.288
€
14.667.955
€
14.667.955
Derden
3.2 Incidentele en structurele lasten en baten Voor de jaren 2024-2027 zijn de volgende lasten incidenteel van aard: Inhuur derden voor incidentele opdrachten; Aanwending bedrijfsreserve voor de verdere verzelfstandiging, anders vrijval. Voor de jaren 2024-2027 zijn de volgende baten incidenteel van aard: Doorbelasting projectkosten. De overige lasten en baten zijn structureel van aard. 3.3 Reserves en voorzieningen De tabel hieronder geeft inzicht in het verloop van de reserves en voorzieningen. Gestart wordt met het boekjaar 2023. Vervolgens wordt het begrote verloop per 1 januari 2024 tot en met het jaar 2027 weergegeven. Omschrijving
2023
2024
2025
2026
Bedrijfsreserve
€ 51.854
Nvt
Nvt
Nvt
2027 Nvt
Voorziening verlofsparen
€ 46.428
€ 95.220
€ 145.720
€ 196.220
€ 246.720
Totaal
€ 98.282
€ 95.220
€ 145.720
€ 196.220
€ 246.720
Om in de toekomst zelf risico’s financieel te ondervangen is Parkstad-IT in 2021 gestart met de opbouw van een bedrijfsreserve. Als een positief resultaat door Parkstad-IT werd behaald, wordt dit resultaat gestort ten gunste van de bedrijfsreserve. Bij een negatief bedrijfsresultaat werd het resultaat aangevuld met een onttrekking aan de bedrijfsreserve. Hiertoe werd een bandbreedte gehanteerd van € 250.000 negatief of positief jaarrekeningresultaat. Op verzoek van de deelnemers wordt deze bedrijfsreserve opgeheven. Het restant in de bedrijfsreserve zal voor het traject van de verdere verzelfstandiging worden ingezet, geen andere onttrekkingen zullen plaatsvinden uit deze reserve, geen verdere dotaties zullen plaatsvinden. En deze reserve zal worden opgeheven na uitputting dan wel na afronding van het traject van de verdere verzelfstandiging. Het BBV geeft aan dat er een voorziening moet worden getroffen voor arbeidskosten-gerelateerde verplichtingen van niet gelijke omvang. Dit geldt nadrukkelijk voor verlofsparen. Voor deze verlofuren is dan ook een voorziening op de balans opgenomen. We gaan voor de komende periode uit van dotaties aan de voorziening verlofsparen. Maar uiteraard zullen medewerkers dit verlof ook gaan opnemen, opnemen van verlof zal resulteren in een onttrekking aan de voorziening.
We hebben nog geen ervaringscijfers, dus het hier weergegeven verloop van deze voorziening is alleen gebaseerd op aannames en schattingen.
16 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
3.4 Integrale risico-inventarisatie Jaarlijks zal Parkstad-IT een integrale risico-inventarisatie uitvoeren om de risico’s te identificeren. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn de bijzondere risico’s die niet anderszins zijn ondervangen. Veel wordt immers ook door dagelijks management en getroffen beheersmaatregelen ondervangen, denk aan verzekeringen en overeenkomsten (bv DVO, SLA). De deelnemers kunnen de onderstaande risico’s betrekken bij de vaststelling van hun eigen weerstandsvermogen. Voor 2024 zijn volgende risico’s geïdentificeerd: 1 Krapte op de arbeidsmarkt in combinatie met onzekerheid die voortkomt uit het uittreden van VRZL doen risico’s ontstaan met betrekking tot formatie en bezetting. Naast deze risico’s worden er ingehuurd op openstaande formatie wat leidt tot hogere kosten. In de primitieve begroting is een post ‘Inhuur op formatie’ opgenomen. 2 In 2023 wordt de verbetering aan het Incident Managementsysteem afgerond; deze was oorspronkelijk voorzien voor 2022. Ook in 2024 zijn nu een aantal verbeteringen aan dit systeem voorzien. 3 In 2022 hebben leveranciers, waaronder Microsoft, een prijsstijging doorgevoerd van verschillende producten en diensten van 10%. Op dit moment zijn er geen concrete aanwijzingen dat nog een prijsstijging volgt.
Maar de wereldwijde inflatie en daarmee samenhangende prijsstijging van bijvoorbeeld energie zal mogelijk zorgen voor een prijsstijging van onder andere de clouddiensten die wij afnemen. 4 Op 1-1-2023 is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden. Het wetsvoorstel geeft burgers het recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Tot nu toe ontvangt Parkstad-IT geen berichten rechtstreeks van burgers. 5 Cyberaanvallen. Het meest voorkomend informatiebeveiligingsrisico momenteel is ransomware. Dit is een groot risico voor de bedrijfscontinuïteit, maar kent ook financiële risico’s. 6 Ketenkwetsbaarheid kan de productie verstoren. Het gaat om leveringen die uitgesteld of verlaat zijn door gebrek aan grondstoffen en transport. Dit is een groot risico, want bepaalde hardware (servers, chips, storage, netwerk) is soms beperkt voorhanden door de diverse mondiale crisissen. 7 Bij uitval elektriciteit kan de bedrijfscontinuïteit in het geding komen, doch dit risico is voor kortdurende uitval beperkt vanwege de aanwezigheid van een aggregaat. 8 Overstroming en/of waterschade kan de bedrijfscontinuïteit in de weg staan, maar is afhankelijk van locatie/situatie. 9 Lekken van persoonsgegevens, zowel door opzettelijk als door onopzettelijk handelen (kan dus ook cyberaanval/ransomware zijn).
10 Een pandemie kan van invloed zijn op de bedrijfscontinuïteit. 11 Naarmate meer diensten zijn uitbesteed, is er een groter risico van het niet nakomen van verplichtingen, bijvoorbeeld als gevolg van een faillissement van IT-leveranciers of niet leverende IT-leveranciers. 12 Het risico van een krappe arbeidsmarkt. Dit is groter naarmate Parkstad-IT meer zelf doet, maar tegelijk speelt het ook extern. Grotere ICT-leveranciers zijn echter minder kwetsbaar. Een krappe arbeidsmarkt werkt overigens twee kanten op: Parkstad-IT loopt het risico dat het onvoldoende personeel of inhuur kan vinden op de arbeidsmarkt, maar ook dat het huidige personeel Parkstad-IT verlaat voor een andere werkgever. 13 Ook is een financieel risico voor Parkstad-IT van dekking van tekorten (bv. door inflatie). Dit risico is klein omdat de deelnemers garant staan, maar voor deelnemers zelf is dit een reëel risico. 14 Een reëel startrisico is vooralsnog of Parkstad-IT start met alle huidige deelnemers. Zodra de nieuwe GR-PIT is opgericht is dit geen risico meer.
17 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
D. Verplichte en aanvullende paragrafen 1. Verplichte paragrafen In het Besluit Begroting- en Verantwoording staat aangegeven dat ten minste de navolgende paragrafen verplicht opgenomen moeten zijn: • Bedrijfsvoering • Weerstandsvermogen • Financiering • Lokale heffingen • Onderhoud kapitaalgoederen • Verbonden partijen • Grondbeleid • Openbaarheidsparagraaf De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn op Parkstad-IT niet van toepassing, omdat Parkstad-IT niet wordt gefinancierd door heffingen, geen onderhoud heeft aan kapitaalgoederen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. 1.1 Lokale heffingen Niet van toepassing. 1.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Parkstad-IT is als centrumregeling geen orgaan als bedoeld in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen. Ondanks dat verplichten wij ons om in de begroting en jaarstukken de risico’s te vermelden die de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling kunnen beïnvloeden. Bij het opstellen van de kadernota, de begroting en de jaarstukken moet met deze voorzienbare en kwantificeerbare risico’s rekening worden gehouden. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is aangegeven dat de risicoparagraaf dient te worden uitgebreid tot een weerstandsvermogensparagraaf.
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Parkstad-IT is een uitvoeringsorganisatie die ten behoeve van de deelnemers IT-taken uitvoert. Met deelnemers en afnemers worden vooraf afspraken gemaakt over de hoeveelheden en kwaliteiten van producten en diensten die in dit kader worden geleverd. Hieraan is gekoppeld een transparante voorcalculatie die de hoogte van de bijdrage van de deelnemers bepaalt. Parkstad-IT levert vooraf overeengekomen producten en diensten waar de bijdrage van de deelnemer tegenover staat. Maar ook levert Parkstad-IT op verzoek ook aanvullende producten en diensten. Verder is het IT-taakveld onderhevig aan risico’s die verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Dit maakt ook de risicobenadering van Parkstad-IT enigszins afwijkend ten opzichte van de meeste andere gemeenschappelijke regelingen. Weerstandscapaciteit gaat over de dekkingsmiddelen en mogelijkheden waarover de dienst kan beschikken om niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) af te dekken, waarbij de weerstandscapaciteit in redelijke verhouding dient te staan tot de risico’s waarvoor geen voorziening is gevormd.
De kans dat er sprake is van niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) is op basis van de inrichting en werkwijze van Parkstad-IT niet onaanzienlijk. Tegenover alle te leveren producten en diensten staan baten in de zin van bijdragen van de deelnemers. Alle lasten worden toegerekend naar deze producten en diensten via voorcalculatie op basis van ervaringsgegevens. Mocht er desondanks nog sprake zijn van onvoorziene lasten (risico’s) dan dragen de deelnemers naar rato van de afname van het desbetreffend product of dienst bij aan deze onvoorziene lasten.
18 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
Dit stelt het op te bouwen weerstandsvermogen in een geheel ander daglicht. De deelnemers hebben niet de bedoeling gehad om onvoorziene tekorten te voldoen via een weerstandsvermogen, maar via het bijstorten op basis van de feitelijke afname van producten en diensten. Dit vloeit ook voort uit het feit dat Parkstad-IT als een shared service center functioneert en dat de pakketten van afname van producten en diensten per deelnemer zelf is samen te stellen (behalve de verplichte afname van de basisdienstverlening). Uiteraard zijn hieraan voorwaarden gekoppeld via de gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomsten. Zo komen bijvoorbeeld risico’s voor Parkstad-IT bij een afname van producten en diensten te liggen bij de deelnemer die hiertoe besluit. Bovendien zullen alleen structurele verplichtingen worden aangegaan of medewerkers in vast dienstverband worden genomen als hier via een dienstverleningsovereenkomst structurele afname van producten en diensten tegenover staan. Bij incidentele afname van producten en diensten en van projecten zal er waar mogelijk gewerkt worden met huur of kortlopende overeenkomsten en inhuur van personeel. Bedrijfsreserve In 2020 is door de Deelnemersraad besloten tot het instellen van een Bedrijfsreserve. Deze reserve zal ingezet worden om de transitie naar een hybride organisatie mogelijk te maken.
Denk hierbij aan scholing van personeel, het opvangen van verloop en het inhuren van externe expertise. Deze bedrijfsreserve wordt nog ingezet voor de verdere verzelfstandiging, en vervalt daarna. 1.3 Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen in eigendom, waarin wij hebben geïnvesteerd en die een zekere waarde vertegenwoordigen. De keuzes voor het hebben van deze kapitaalgoederen, zijn en worden gedaan ter realisatie van de doelstellingen van Parkstad-IT en haar deelnemers. Om de functie van de kapitaalgoederen zo goed mogelijk te behouden, worden de kapitaalgoederen beheerd en onderhouden. Parkstad-IT investeert jaarlijks ruim €M 2,1 in IT-hardware. Dit betreft zowel IT-hardware die éénop-één wordt ingezet bij een deelnemer of derde (denk aan een beeldscherm), maar ook IThardware die wordt ingezet voor alle deelnemers en derden (denk aan het rekencentrum). De te activeren investeringen5 zijn onderverdeeld in diverse categorieën. Hiermee houden we sturing en grip op de uitgaven. Zo worden vanaf 1-1-2023 alle aankopen in netwerkcomponenten (switches en acces points) op een apart investeringskrediet geboekt. Alle kosten die Parkstad-IT maakt, worden toegerekend naar de te leveren producten en diensten conform dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen. Dit geldt ook voor de kapitaalgoederen.
Hiermee wordt dus steeds voorzien in de onderhoudskosten van de kapitaalgoederen. Bij verandering in de omvang b.v. bij uitbreiding of de hoogte van de kosten b.v. bij vervanging, verandert dus naar evenredigheid ook de bijdrage voor de afnemers. Voor de volledigheid: het wagenpark betreft auto’s via een leaseconstructie. Het kantoorgebouw en andere gebouwen (bijvoorbeeld het back-up rekencentrum) lopen via huurcontracten. 1.4 Financiering De in januari 2001 in werking getreden Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) verplicht een gemeenschappelijke regeling om een financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening op te nemen. Voor Parkstad-IT is de financieringssystematiek dat de deelnemers en derden (zoveel als mogelijk) een voorschot per kwartaal betalen, gebaseerd op de totale bijdrage conform begroting. Aanvullende vragen worden aanvullend doorbelast. Om de bedrijfsvoering verder te vereenvoudigen zal in de komende periode steeds verder gewerkt aan het omzetten van (meer structurele) uitgaven naar de reguliere begroting. Hierdoor wordt er minder aanvullende 5 Investeringen zijn uitgaven waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren. Investeringen
kunnen we onderscheiden in o.a. vervangingsinvesteringen (vvi), ter vervanging van een reeds afgeschreven investering, en (nieuwe) uitbreidingsinvesteringen die passen binnen het nieuw gevoerde beleid.
19 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
doorbelast waardoor er minder losse bedragen hoeven worden verwerkt door zowel Parkstad-IT als door de deelnemers en derden. 1.5 Bedrijfsvoering In de paragraaf Bedrijfsvoering dient, op basis van artikel 14 BBV, inzicht te worden gegeven in de beleidsvoornemens te aanzien van de bedrijfsvoering (o.a. eigen investeringsbeleid, eigen informatisering en automatisering, personeelsbeleid). Informatiebeveiliging BIO wettelijk verplicht De BIO is in 2022 geëvalueerd. De BIO wordt ook beïnvloed door de uitwerking van de EU Netwerk- en Informatiebeveiligingsrichtlijn (NIB2/NIS2) in nationale wetgeving. Als gevolg van de evaluatie van de BIO en de komst van de NIB2/NIS2 wordt een nieuwe BIO verwacht in 2024 (eind 2024 treedt deze in werking). Vooruitlopend op de nieuwe BIO worden in de zomer van 2023 alvast een aantal maatregelen aangescherpt/aangepast. Deze wijzigingen worden gepubliceerd op bio-overheid.nl, onder de naam BIO1.4-opmaat. In het RIO hebben de CISO’s (Chief Information Security Officer) van de deelnemers plus de CISO van Parkstad-IT zitting. Noodzakelijke wijzigingen zullen in dit overleg worden besproken en voorbereid ter besluitvorming in het Dienstverleningsoverleg en de Deelnemersraad. Op dit moment zijn er geen extra financiële middelen voorzien anders dan de al toegekende budgetten voor informatiebeveiliging.
Structurele taken 2024 Ook in 2024 zal worden gewerkt aan: ISAE 3000 TPM 2 verklaring op de BIO ISO 27001 opzet en bestaan (pre-audit) ISO 27001 (audit) werking inclusief certificaat (na verzelfstandiging) Inzet bij calamiteiten – incident response en forensische diensten Monitoring en Response (Siem/Soc) Formatie Informatiebeveiliging Parkstad-IT beschikt over een fulltime CISO. Daarnaast is de formatie van Parkstad-IT uitgebreid met 1,00 fte Security Officer vanaf september 2023. De omvang van de formatie-uitbreiding wordt na 9 maanden maar uiterlijk binnen 12 maanden na start geëvalueerd. Uitbreiding formatie Conform het bedrijfsplan zal de formatie van Parkstad-IT in 2024 groeien met 4 Fte. De werving voor deze formatieplekken zal tijdig starten zodat de taakuitvoering kan starten in het nieuwe jaar. In categorie ‘411 Salarissen en sociale lasten’ is reeds rekening gehouden met deze uitbreiding. Uitwerking van de visie op dienstverlening In 2024 zal de visie op dienstverlening nader worden uitgewerkt. Uitwerking van deze visie betekent meer concreet: a) Er zijn basisdiensten gedefinieerd die alle diensten omvatten zoals levering van volledig functionerende werkplekken, maar ook alles ‘wat daarbij hoort’ (integrale diensten) zoals netwerk, connectiviteit, technisch beheer, beveiliging, helpdesk en tweede- en derdelijnsbeheer.
b) Alle basisdiensten liggen vast in een simpele en volledige en autonome PDC (product- en dienstencatalogus). In de PDC zijn servicelevels vastgelegd voor alle basisdiensten die Parkstad-IT levert. Elke basisdienst heeft een vaste integrale kostprijs. c) Alle diensten die bij een basisdienst horen, zoals netwerk en dergelijke, zijn beschreven als integrale dienst met een eventueel service level. Een deelnemer kan dus niet kiezen om wel of geen netwerk of beveiliging of helpdesk af te nemen.
20 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
d) De gemeentelijke deelnemers nemen, op termijn, alle basisdienstverlening uit de PDC af van Parkstad-IT. De niet-gemeente deelnemers nemen een mogelijk andere selectie van basisdienstverlening uit de PDC af. Hiervoor wordt een planning gemaakt via het DVO. e) Parkstad-IT ontzorgt en maximaliseert het delivery-vermogen. Dat betekent allereerst dat Parkstad-IT inkoopt en eigenaar is van alle IT-middelen onder zijn beheer en die behoren tot de basisdienstverlening. Ten tweede betekent dit dat Parkstad-IT de technische keuzes maakt binnen de toetsingskaders zoals opgesteld door de deelnemers en life cycle management uitvoert. Ten derde betekent dit dat Parkstad-IT meer dienstverlener (lees regievoerder) wordt (in plaats van leverancier) als gevolg van de beweging richting hybriditeit. Ten vierde ontzorgt en maximaliseert Parkstad-IT door middel van het faciliteren van standaardisatie en harmonisatie. f) Kader technische keuzes. Bij de technische keuzes worden veiligheid, beheersbaarheid, servicelevels en stabiliteit meegenomen. In het deelnemersoverleg wordt door de deelnemers meegedacht over technische keuzes en worden de servicelevels besproken. Er komt een vastgesteld kader voor het maken van technische keuzes.
g) Naarmate Parkstad-IT meer hybride gaat werken, zal de nadruk van de diensten minder liggen op het zelf uitvoeren van technisch beheer maar meer op IT-samenhang (integratie) en connectiviteit.
1.6 Verbonden partijen Niet van toepassing. 1.7 Grondbeleid Niet van toepassing. 1.8 Wet Open Overheid - Openbaarheidsparagraaf Vanaf dit jaar zullen wij telkens vooruitkijken op de beleidsvoornemens ten aanzien van de Wet Open Overheid (Woo). Met ingang van de Wet Open Overheid is op dit vlak voor onze dienstverlening feitelijk niets veranderd. Verzoeken tot openbaarheid over onze eigen bedrijfsvoering en dienstverlening worden tijdig afgehandeld. Verzoeken tot openbaarheid die betrekking hebben op informatie van de deelnemers wordt via en door de deelnemers afgehandeld. In het kader van passieve openbaarmaking zullen wij in 2024 stappen gaan zetten. Dit zodat we op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze bereikbaar zijn en antwoorden kunnen geven over de beschikbaarheid van publieke informatie die onder beheer is bij Parkstad-IT. Bij de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid was nog niet alles duidelijk en geregeld, zo ook over hoe de informatiehuishouding dient te worden aangepast om te kunnen voldoen aan de Wet Open Overheid. De door het rijk aangekondigde Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) hierover is nog niet beschikbaar. Openbaarheid van bestuur Openbaarheid van informatie en bestuur is een belangrijke bouwsteen van een democratie. Zo mag iedereen die in Nederland woont weten hoe de overheid haar werk doet.
Burgers kunnen zelf om informatie vragen en de overheid is in de meeste gevallen verplicht die informatie te verstrekken. Dit geldt ook voor de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT. Een aantal meer praktische zaken staan voor 2024 op de planning: Digitale ter inzage legging De digitale terinzagelegging is een van de vereisten uit de Wet Elektronische Publicaties (Wep). Vanaf 1 juli 2023 dient terinzagelegging van relevante (bestuurs)stukken als volgt plaats te vinden:
21 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027
• •
•
•
In het elektronisch blad wordt een kennisgeving (zakelijke weergave van het besluit) gepubliceerd; In deze kennisgeving wordt verwezen naar een vindplaats. Dat is een hyperlink naar de internetlocatie waar de documenten, die relevant zijn voor de beoordeling van de aanvraag, voor digitale inzage geplaatst zijn. Het staat decentrale overheden vrij om de documenten die ter inzage gelegd moeten worden via een eigen oplossing te beheren en te ontsluiten. Het is ook mogelijk om deze documenten aan te bieden via de landelijke voorziening DROP. Het is van belang om de digitale terinzagelegging zorgvuldig in te richten. Vanwege de privacy moeten stukken die publiekelijk ter inzage worden gelegd geanonimiseerd worden.
GR-register Alle gemeenschappelijke regelingen binnen Nederland moeten in het GR-register staan. Het doel van het GR-register is dat burgers en andere belanghebbenden op één centrale, toegankelijke plek alle informatie over gemeenschappelijke regelingen kunnen vinden. Er zijn vier verschillende samenwerkingsvormen (art. 8 WGR). Dit zijn het openbaar lichaam, de bedrijfsvoeringsorganisatie, het gemeenschappelijke orgaan en de ‘regeling zonder meer’ (een voorbeeld hiervan is een centrumregeling). Alle gemeenschappelijke regelingen moeten in het GRregister staan ongeacht hun samenwerkingsvorm. De huidige centrumregeling Parkstad-IT is ten onrechte nog niet opgenomen in het GR-register. Afhankelijk van de verdere besluitvorming rondom de verzelfstandiging wordt de huidige centrumregeling opgenomen in het GR-register of de nieuwe GR Parkstad-IT.