7. 24-17 Bijlage 12 E1-Organisatieverordening Parkstad-IT
Tekst van het document
Ontwerp Organisatieverordening v0.1 Besluit van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT tot vaststelling van de Organisatieverordening Parkstad-IT (Organisatieverordening Parkstad-IT 2024) Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT; gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van [datum en nummer]; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet ; gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT; gelezen het advies van het Dienstverleningsoverleg van [datum en nummer]; besluit vast te stellen de volgende verordening: Organisatieverordening Parkstad-IT 2024
Artikel 1 Definities 1.
In deze verordening wordt verstaan onder: a.
de regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT;
b.
deelnemer(s): de gemeentelijke deelnemers plus de niet-gemeentelijke publieke deelnemers;
c.
gemeentelijke deelnemer(s): een (de) aan deze regeling deelnemend(e) burgemeester(s) en college(s) van burgemeester en wethouders van de gemeente(n) Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal;
d.
niet-gemeentelijke publieke deelnemer(s): een (de) aan deze regeling deelnemend(e) besturen van de gemeenschappelijke regelingen Het Gegevenshuis, Historisch Centrum Limburg en Veiligheidsregio Zuid-Limburg;
e.
de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
f.
Parkstad-IT: de rechtspersoonlijkheid bezittende openbaar lichaam, zoals bedoeld in artikel 2 van de regeling;
g.
bestuur: het algemeen bestuur plus het dagelijks bestuur plus de voorzitter;
h.
algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de regeling;
i.
dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de regeling;
j.
voorzitter: de voorzitter van de regeling;
k.
directeur: de directeur/secretaris van de regeling;
l.
HR21: functiewaarderingssysteem voor de sector Gemeenten. HR21 is beschikbaar voor alle organisaties die de CAO Gemeenten en CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties volgen.
m. AVG: Algemene verordening gegevensbescherming; n.
BIO: Baseline Informatiebeveiliging Overheid;
o.
normenkader: relevante wet- en regelgeving;
p.
mandaat: mandaat, volmacht en machtiging.
Artikel 2 De organisatiestructuur 1.
De bestuurlijke organisatie van Parkstad-IT is nader uitgewerkt in de regeling.
2.
De ambtelijke organisatie van Parkstad-IT bestaat uit de directeur, team customer support, en team back office. Elk team staat onder leiding van een teamleider.
Artikel 3 Directeur 1.
De ambtelijke organisatie van Parkstad-IT staat onder eindverantwoordelijkheid van een directeur.
2.
De directeur wordt door het dagelijks bestuur benoemd. a.
De directeur is belast met de volgende taken: i. de dagelijkse leiding en aansturing van de ambtelijke organisatie van Parkstad-IT; ii. zorgdragen binnen het management voor periodieke afstemming over sturing en beheer met betrekking tot de taken van de regeling; iii. het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies dienen met betrekking tot hun taken en bevoegdheden; iv. zorgdragen voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de besluiten van het bestuur; v.
functioneren als ambtelijk secretaris van de bestuursorganen van de ParkstadIT en in die hoedanigheid het mede ondertekenen van de stukken van die bestuursorganen.
b.
De directeur legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de aansturing van de organisatie. Deze verantwoording vindt plaats door middel van een bestuursrapportage. Deze rapportages bevatten de inhoud en uitvoering van beleid alsmede de bedrijfsvoering en beheer. De aanlevering van de rapportages gebeurt conform de reguliere planning en control cyclus zoals vastgelegd in de financiële verordening.
c.
De directeur is ervoor verantwoordelijk, dat voorstellen die aan het algemeen bestuur ter besluitvorming worden aangeboden zijn getoetst op: i. coördinatie met het overige beleid dat door het algemeen bestuur wordt gevoerd; ii. overeenstemming met het middelenbeleid; iii. rechtmatigheid; iv. doelmatigheid; v.
tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;
vi. juistheid van de gevolgde procedure met inachtneming van eventueel daartoe door het algemeen bestuur gestelde regels; vii. juiste toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.
Artikel 4 De Concerncontroller 1)
De concerncontroller houdt toezicht op en bewaakt het normenkader dat geldt voor onder andere beheer, doelmatigheid, rechtmatigheid en kwaliteit. De concerncontroller adviseert in deze het bestuur, de directie en het overig leidinggevende kader.
2)
De concerncontroller is gerechtigd om gevraagd en ongevraagd die inlichtingen te verschaffen aan de directeur en het bestuur die hij nodig acht voor het naleven van het normenkader. De concerncontroller besteedt hierbij bijzondere aandacht aan het verzorgen van de financiële administratie en het toezicht op het budget. De concerncontroller heeft het recht om inlichtingen in te winnen die hij nodig acht om zijn taak te kunnen vervullen.
Artikel 5 De financiële controle
1)
De controle op de financiële administratie en het geldelijke beheer is uitgewerkt in de Controleverordening Parkstad-IT.
Artikel 6 Informatiebeveiliging en privacy 1)
Parkstad-IT is voor haar informatiebeveiliging overeenkomstig gehouden aan de BIO en aanvullende uitvoeringsregelingen in zoverre dat deze door het dagelijks bestuur zijn vastgesteld. De CISO houdt toezicht op en bewaakt deze kaders en adviseert in deze de directeur, de concerncontroller en het overig leidinggevende kader.
2)
Parkstad-IT is voor de privacy van haar gegevens overeenkomstig gehouden aan de AVG en aanvullende uitvoeringsregelingen in zoverre dat deze door het dagelijks bestuur dan wel algemeen bestuur zijn vastgesteld. De FG houdt toezicht op en bewaakt de kaders die gelden voor privacy en adviseert in deze het bestuur, de directeur, de concerncontroller en het overig leidinggevende kader.
Artikel 7 Management en Management-Team-overleg 1)
Het management binnen Parkstad-IT wordt gevoerd door de directeur plus het overig leidinggevende kader.
2)
Het management geeft gezamenlijk sturing aan de organisatie als geheel waarbij de directeur eindverantwoordelijk is en de besluiten neemt.
3)
De directeur wordt ondersteund door de concerncontroller.
4)
Het Management-Team-Overleg (MTO) bestaat uit het management, de concerncontroller, de servicemanagers (die extern verbinden) en indien nodig de CISO en/of de FG.
5)
In het MTO vindt afstemming plaats over werking van de organisatie en de bestuurlijke en financiële kaders waarbinnen dat plaatsvindt.
Artikel 8 Onderlinge vervanging 1)
Het Dagelijks Bestuur regelt bij verhindering of ontstentenis van de directeur zijn vervanging.
2)
Bij afwezigheid van een lid van het management wordt deze voor wat betreft de leiding en verantwoordelijkheid van een team vervangen door een van de andere leden van het managementteam. De leden van het management maken hier onderling afspraken over.
Artikel 9 Overleg Customer Support, Back Office en Bedrijfsvoering 1)
De teams Customer Support en Back Office kennen een overleg.
2)
Het taakveld Bedrijfsvoering kent een overleg.
3)
In deze overleggen vindt afstemming plaats over de werking van de taken en de bestuurlijke en financiële kaders waarbinnen dat plaatsvindt. Op basis van deze overleggen en het verkregen draagvlak neemt het MTO besluiten binnen het daartoe verstrekte mandaat.
Artikel 9 Mandaat, volmacht en machtiging 1)
Het dagelijks bestuur kan de directeur mandaat verlenen die in een apart besluit worden vastgelegd.
2)
De directeur kan op zijn beurt mandaat verlenen aan andere personeelsleden, onder de daarbij genoemde voorschriften, voorwaarden en/of beperkingen.
Artikel 10 Financieel beleid en Personeelsbeleid 1)
De directeur is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het financieel beleid en de begroting en daarnaast voor de uitvoering van het personeelsbeleid binnen Parkstad-IT zoals dit tot uiting komt in onder andere het formatie overzicht.
2)
Parkstad-IT is aangesloten bij de HR21 voor functiewaardering en volgt aanvullende uitvoeringsregelingen in zoverre dat deze door het algemeen bestuur zijn vastgesteld.
3)
Een aantal daartoe aangewezen personeelsleden wordt belast met de uitvoering hiervan.
Artikel 11 Financieel beheer 1)
De directeur is verantwoordelijk voor het beheer van inkomsten en uitgaven en voor een doel- en rechtmatige taakuitoefening.
2)
Bij de invulling van deze verantwoordelijkheid richt hij zich naar de regels van de geldende Financiële verordening en Treasury statuut.
Artikel 12 Medezeggenschap en rechtspositie 1)
De directeur treedt op als WOR-bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden voor Parkstad-IT. Bij onderwerpen van specifieke aard kan de WOR-bestuurder zich laten bijstaan door adviseurs.
2)
Parkstad-IT is aangesloten bij de CAO SGO en volgt aanvullende uitvoeringsregelingen in zoverre dat deze door het dagelijks bestuur zijn vastgesteld.
Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel 1.
Deze verordening treedt in werking na publicatie.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Organisatieverordening Parkstad-IT 2024
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT in de vergadering van [datum].
De voorzitter, <naam> De secretaris, <naam>