7. 24-07 Raadsvoorstel Jaarverslag Griffie 2023

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965176853/176854 Openbaar Raadsgriffie

ONDERWERP

Jaarverslag griffie 2023

Afhankelijk van toekomstige inrichting van de griffie. Zodra daar duidelijkheid over bestaat zullen wij dat via een raadsvoorstel aan de gemeenteraad voorleggen.

BESLISPUNT 1. Kennisnemen van ‘Bevindingen van het functioneringsgesprek met de griffier Frank Simons'. 2. Kennisnemen van ‘Actiepunten Jaarverslag raadsgriffier 2023’ (Jaarverslag als bijlage 2 toegevoegd). 3. Instemmen met ‘Actiepunten doorkijk 2024’.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) Griffier

SAMENVATTING Het verslag van werkgeverscommissie beslaat de periode van 2021 t/m 2023. Het jaarverslag 2023 van de raadsgriffie maakt onderdeel uit van dit verslag. Naar aanleiding van het functioneringsgesprek tussen twee leden van de werkgeverscommissie en de griffier zijn met de griffier de volgende afspraken gemaakt: 1. de griffier ziet erop toe dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen wordt verbeterd; 2. de griffier bij andere griffiers gaat peilen hoe de ondersteuning van de griffie is bij het opstellen van raadsvoorstellen van gemeenschappelijke regelingen. Dit om onze raad zo goed mogelijk beter in stelling te kunnen brengen bij de beoordeling van deze raadsvoorstellen. Vervolgens zijn in het jaarverslag de volgende actiepunten geformuleerd: 1. een duidelijkere positionering van de griffie en de griffier; 2. de raad een beter inzicht krijgt in de interne bestuurlijk en ambtelijke verhoudingen; 3. werven rekenkamerleden; 4. ondersteunen rekenkamer; 5. inrichten en gebruikmaken iBabs. De basiswerkzaamheden bestonden de afgelopen jaren uit de volgende onderdelen: • 1/3 het voorbereiden van: 1. de raads- en raadscommissievergaderingen; 2. het presidium; 3. seniorenconvent; 4. bijwonen college- en MT-vergaderingen 5. gesprekken met burgemeester en (interim)gemeentesecretaris in het kader van de zogenaamde ‘Driehoek’;

D0965176853/176854

Pagina 1 van 7

•

•

1/3 structurele werkzaamheden zoals: 1. het behandelen van vragen van raads- en commissieleden; 2. het lezen van e-mails en het schrijven van raadsvoorstellen; 3. interne en externe overleggen en griffier bijeenkomsten; 1/3 ad hoc werkzaamheden zoals: 1. het beantwoorden van vragen van ambtenaren waarbij hij meedenkt met de organisatie en controle momenten inbouwt; 2. het verbeteren van interne processen; 3. het begeleiden van de sollicitatieprocedure van de nieuwe burgemeester; 4. deelnemen aan de selectiecommissie procedure nieuwe gemeentesecretaris; 5. ondersteunen gemeenteraadsverkiezingen; 6. afscheid nemen van en het installeren van raadsleden

Om als werkgevercommissie een goed beeld te hebben dat enerzijds de 10 basiswerkzaamheden (de bijdragen aan het begeleiden van de sollicitatieprocedure van de nieuwe burgemeester en het deelnemen aan de selectiecommissie procedure nieuwe gemeentesecretaris, zijn niet meegeteld omdat die hoogstwaarschijnlijk in de nabije toekomst niet zullen plaatsvinden) naar behoren zullen worden uitgevoerd en anderzijds wat er eventueel extra nodig is om de 7 afspraken/actiepunten uit te kunnen voeren, hebben wij de griffie gevraagd aanvullende informatie aan te leveren. Dat betreft naast de inhoudelijke onderbouwing, inzicht en toelichting in de mogelijk extra tijdsbesteding en/of kosten. Als laatste zijn wij bezig om vast te stellen wat de juiste salarisschaal is voor griffier. Op basis van het voorgaande, is het mogelijk dat dit tot personele en/of financiële consequenties zou kunnen leiden. Als dat van toepassing is, zal de werkgeverscommissie de raad hiervan d.m.v. een raadsvoorstel op de hoogte brengen.

D0965176853/176854

Pagina 2 van 7

INLEIDING De werkgeverscommissie brengt op basis van artikel 9 van de Verordening Werkgeverscommissie gemeente Simpelveld (als bijlage 1 toegevoegd) jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd. Hierbij het eerste jaarverslag van de werkgeverscommissie. Het verslag beslaat de periode van 2021 t/m 2023. Het jaarverslag van de raadsgriffie 2023 (als bijlage 2 toegevoegd) maakt onderdeel uit van dit jaarverslag. Daarnaast is een doorkijk gegeven van de actie-/speerpunten van de werkgeverscommissie in 2024.

WET- EN REGELGEVING Gemeentewet en Verordening Werkgeverscommissie gemeente Simpelveld

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA N.v.t.

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN De werkgeverscommissie die op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie) wordt ingesteld en uitsluitend uit raadsleden bestaat, kan namens de gemeenteraad het dagelijks werkgeverschap uitoefenen.

OVERWEGINGEN 1. Bevindingen van het functioneringsgesprek met de griffier Frank Simons Wensen werkgeverscommissie: 1. De kwaliteit van de raadsvoorstellen beter wordt. Daaronder verstaan wij: • Voorstellen op taalniveau B1 zijn; Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt en uit korte, eenvoudige en actieve zinnen. Waar het voorgaande als gevolg van een noodzakelijk juridisch-technische vertaling niet voldoende mogelijk is, worden deze passages in een oplegnotitie nader toegelicht. Hierbij is taalniveau B1 het uitgangspunt. Daar waar verwijzingen worden gemaakt naar andere ((overheids))beleids)stukken de i-link naar dat stuk toevoegen en als dat niet mogelijk is, het/de betreffende stuk(ken) als bijlage toevoegen. Daarnaast aan geven op welke pagina’s de verwijzingen zijn terug te vinden. •

De raadsvoorstellen duidelijk ondersteunend zijn aan de 3 rollen van de gemeenteraad namelijk: kaderstellend; controlerend; volksvertegenwoordiging.

D0965176853/176854

Pagina 3 van 7

2. De griffier gaat voor ons wat de gemeenschappelijke regelingen betreft bij griffiers peilen hoe dit bij andere gemeenten is geregeld om zodoende mogelijk de raad beter in stelling te kunnen brengen bij de beoordeling van raadsvoorstellen van deze gemeenschappelijke regelingen. Het verbeteren van de kwaliteit van de raadsvoorstellen heeft wat de werkgeverscommissie betreft de eerste prioriteit. Wensen griffier: 1. De griffier overweegt een andere invulling van de griffie. Bijvoorbeeld een andere rol voor de medewerker van griffie. De griffier zal met een voorstel komen en dit met de werkgeverscommissie bespreken. De samenstelling van de griffie is op dit moment 1,3 FTE. 2. Daarbij is ook gesproken over het functioneringsgesprek met de medewerker van de griffie. Wij hebben aangegeven dat de griffier mandaat heeft voor een functioneringsgesprek met de griffiemedewerker(s). 3. De griffier zou graag minimaal één keer per jaar aanschuiven bij de fractievergaderingen van de verschillende fracties. 4. De griffier zou een opleiding verdieping gemeenterecht willen doen en eventueel een opleiding tot strategisch griffier. 5. De discussie in griffiersland. Wat te doen met de inschaling van de griffier? In vergelijkbare gemeenten in het land zit de griffier een schaal hoger dan onze griffier. Hij is de vertegenwoordiger van de raads- en commissieleden in de driehoek. 2.

Actiepunten jaarverslag raadsgriffier 2023: 1. een duidelijkere positionering van de griffie en de griffier; 2. de raad een beter inzicht heeft in de interne bestuurlijk en ambtelijke verhoudingen; 3. werven rekenkamerleden; 4. ondersteunen rekenkamer; 5. inrichten en gebruikmaken IBabs. Afgesproken is dat de geuite wensen van werkgeverscommissie en griffier en actiepunten uit het jaarverslag verder zullen worden uitgewerkt. Over een halfjaar vindt wederom een functioneringsgesprek plaats en in december 2024 een beoordelingsgesprek. Doorkijk 2024 Het werk van raadsleden is in de loop van de jaren steeds ingewikkelder geworden. Deze stelling is nader onderbouwd in de publicatie ‘De rol van de griffier in de verdeling van macht en tegenmacht in het lokaal bestuur door Petra Paulides-Ruitenberg en in de Binnenhoflezing op 6 september 2023 door Pieter Omtzigt ‘Herstel van de machtbalans’. Pieter geeft aan dat de overheid steeds meer weet over de burger, maar de burger steeds minder over de overheid. Tel daarbij op het gevaar van algoritmes, kunstmatige intelligentie en slordig bestuur en de balans begint ernstig zoek te raken. De Nederlandse overheid is op verschillende momenten uit de bocht gevlogen met dataverzameling en met grondrechten. Het gebeurt maar in de minderheid van de gevallen maar overschaduwt al het andere werk en holt het vertrouwen in de rechtstaat uit.

Het evenwicht tussen macht en tegenmacht is verstoord. Het is echter nog niet te laat.

D0965176853/176854

Pagina 4 van 7

Petra gaat in op het evenwicht van macht en tegenmacht op lokaal niveau. Naast het college van B&W en de gemeentesecretaris is de griffier een belangrijke actor in het lokaal bestuur. Zij geven samen met de gemeenteraad invulling aan het lokaal bestuur. De griffier ondersteunt de gemeenteraad en zijn leden in zijn taken, maar opereert zelfstandig en onafhankelijk van de lokale politieke partijen. Vooral de ruimte voor controle op uitvoering bepaalt de ruimte voor tegenmacht. Tegenmacht moet immers ook deels binnen de politieke democratie worden georganiseerd. De functie van de griffier behoort tot het instrumentarium van de gemeenteraad en zijn leden. Hij of zij is de facilitator van de rollen van de raad in het bestuurlijk samenspel. In 2016 deed de Raad voor het Openbaar Bestuur onderzoek naar de tijdsbesteding van raadsleden. Hij concludeert dat raadsleden steeds meer tijd kwijt zijn aan hun werk als raadslid, gemiddeld 15,9 uur per week. Ze hebben moeite om een betekenisvolle rol te kunnen spelen in de gemeentelijke besluitvormingsprocessen door de complexiteit van dossiers en besluitvormingsprocessen (Raad voor het Openbaar Bestuur, 2016). Een voorbeeld daarvan zijn de gemeenschappelijke regelingen. Alles bij elkaar 17 verschillende werkvelden waaraan de griffie/griffier in 2024 een bijdrage aan gaat leveren.

(De bijdragen aan het begeleiden van de sollicitatieprocedure van de nieuwe burgemeester en het deelnemen aan de selectiecommissie procedure nieuwe gemeentesecretaris, zullen hoogstwaarschijnlijk in de nabije toekomst niet plaatsvinden). 3. Actiepunten doorkijk 2024 Om als werkgevercommissie een goed beeld ervan te krijgen dat enerzijds de 10 basiswerkzaamheden naar behoren zullen kunnen worden uitgevoerd en anderzijds wat er (extra) nodig is om de 7 doelen/actiepunten uit te kunnen voeren, stellen wij voor dat de griffie de volgende actiepunten uitvoert: 1. om te beginnen zouden wij graag zien dat alle werkzaamheden worden toebedeeld aan de 4 hoofdtaken voor zowel 2023 als 2024; 2. een globale tijdsbesteding van de 10 genoemde basiswerkzaamheden over 2023 en apart de tijdsbesteding t.b.v. de nieuwe burgemeester en gemeentesecretaris. Hierbij willen we graag een inschatting per werkzaamheid in uren per kwartaal (zowel van griffier als de griffiemedewerker); 3. hetzelfde voor deze de 10 basis werkzaamheden in 2024 en een inschatting voor het uitvoeren van de 7 actiepunten. Als uitgangspunt hanteren we 180 werkbare dagen per jaar voor een volledige fte. In totaal komen we dan op 180 werkbare dagen voor de griffier en 60 voor griffiemedewerker. Uitgaan van een 36 uur/week = 7,2 uur/dag zijn dat voor 1 jaar 1.296 uur voor de griffier en 432 uur voor griffiermedewerker.

Als laatste hebben wij de Griffier gevraagd een motivatie aan te leveren waarom zijn deelnemen aan de zogenaamde ‘Driehoek’ (gesprekken met burgemeester en gemeentesecretaris) een meerwaarde is voor de gemeenteraad. Dit is van belang om het werk van de griffier goed in de juiste salarisschaal te kunnen plaatsen.

OPTIES N.v.t.

D0965176853/176854

Pagina 5 van 7

PERSONELE ASPECTEN Bovenstaande leidt mogelijk tot het anders inrichten van de griffie. Die andere inrichting heeft mogelijk personele en/of financiële gevolgen. Zodra daar duidelijkheid over bestaat zullen wij dat via een raadsvoorstel aan de gemeenteraad voorleggen.

FINANCIËLE ASPECTEN Bovenstaande leidt mogelijk tot het anders inrichten van de griffie. Die andere inrichting heeft mogelijk personele en/of financiële gevolgen. Zodra daar duidelijkheid over bestaat zullen wij dat via een raadsvoorstel aan de gemeenteraad voorleggen.

AANBESTEDING N.v.t.

COMMUNICATIE Het Jaarverslag Griffie 2023 wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd.

EVALUATIE N.v.t.

VERVOLG / PLANNING Het streven is voor het zomerreces van 2024 een uitwerking van de doelen/actiepunten aan de raad aan te bieden. Afgesproken is dat we over een halfjaar wederom een functioneringsgesprek met de griffier hebben en dat in december 2024 een beoordelingsgesprek met hem zal plaatsvinden. Het volgende verslag van de werkgeverscommissie staat gepland voor het eerste kwartaal van 2025. Dat betreft het jaar 2024.

BIJLAGEN 1. Verordening Werkgeverscommissie gemeente Simpelveld, Djumanr.: 176969 2. Jaarverslag van de raadsgriffie 2023, Djumanr.: 176972 3. Arbeidsprofiel van de griffier gemeente Simpelveld, Djumanr.: 176973

D0965176853/176854

Pagina 6 van 7

AANBIEDING AAN DE GEMEENTERAAD Aan de raad wordt voorgesteld om: 1. Kennisnemen van ‘Bevindingen van het functioneringsgesprek met de griffier Frank Simons'. 2. Kennisnemen van ‘Actiepunten Jaarverslag raadsgriffier 2023’ (Jaarverslag als bijlage 2 toegevoegd). 3. Instemmen met ‘Actiepunten doorkijk 2024’.

Simpelveld, 21 maart 2024 De voorzitter van de Werkgeverscommissie,

De griffier,

De heer J.M. Zwanenburg

De heer bc. F.G. Simons

D0965176853/176854

Pagina 7 van 7