7. 24-07 Bijlage 2 Jaarverslag Raadsgriffie 2023

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

Versie: 1.0 Auteur: Frank Simons Datum: 30 december 2023

INHOUDSOPGAVE 1.

Voorwoord .................................................................................................................................... 3

2.

Organisatie ................................................................................................................................... 4 2.1 Taken Griffie .............................................................................................................................. 4 2.2 Inhoudelijke ondersteuning ........................................................................................................ 4 2.3 Logistieke en secretariele ondersteuning .................................................................................. 4 2.4 Coordinatie bij de vraag om ambtelijke bijstand ........................................................................ 5 2.5 De werkwijze en positionering van de raad ............................................................................... 5 2.6 Missie en visie raadsgriffie ......................................................................................................... 5 2.7 Formatie ..................................................................................................................................... 6

3.

Terugblik 2023.............................................................................................................................. 7 3.1 Reguliere werkzaamheden ........................................................................................................ 7 3.2 Procedure nieuwe burgemeester............................................................................................... 8 3.3 Procedure nieuwe Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur ................................................... 9 3.4 Besluitvorming gemeenteraad ................................................................................................... 9 3.5 Raadsvoorstellen unaniem aangenomen .................................................................................. 9 3.6 Raadsvoorstellen aangenomen ............................................................................................... 11 3.7 Raadsvoorstellen geamendeerd unaniem aangenomen ......................................................... 11 3.8 Raadsvoorstellen geamendeerd aangenomen ........................................................................ 11 3.9 Amendementen........................................................................................................................

11 3.10 Moties .................................................................................................................................... 12 3.11 Motie van Treurnis ................................................................................................................. 12 3.12 Raadsinstrumenten ................................................................................................................ 12 3.13 Informatie voor gemeenteraad ............................................................................................... 13 3.14 Raadsinformatieavonden ....................................................................................................... 13 3.15 Overige commissies .............................................................................................................. 13 3.16 Auditcommissie ...................................................................................................................... 13 3.17 Werkgeverscommissie ........................................................................................................... 14 3.18 Rekenkamer ........................................................................................................................... 15

4.

Vooruitblik 2024.......................................................................................................................... 16 4.1 Doelen werkgeverscommissie ................................................................................................. 16 4.2 Inrichten griffie ......................................................................................................................... 16 4.3 Werven rekenkamerleden ........................................................................................................ 16 4.4 Inrichten en gebruikmaken van iBabs ..................................................................................... 16

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

2

1. VOORWOORD Hierbij treft u het Jaarverslag 2023 van de raadsgriffie Simpelveld aan. In dit verslag wordt onder meer een overzicht gegeven van de voorgenomen doelstellingen en activiteiten van de raadsgriffie voor komend jaar. Naast een beschrijving van de organisatie en missie/visie van de raadsgriffie, wordt een korte terugblik gegeven op 2023 en wordt de planning/doelen voor 2024 beschreven. Naast die afzonderlijk benoemde prioriteiten zijn er uiteraard de reguliere werkzaamheden van de griffie, zoals de voorbereiding, ondersteuning en uitwerking van de vergaderingen van de raadscommissies en de raad. Als kader bij het lezen van dit Jaarplan: de raadsgriffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en zijn commissies bij het invullen van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept de raadsgriffie de voorwaarden voor het (duaal) functioneren en het waarmaken van de kwalitatieve en kwantitatieve ambities van de raad. De griffie staat de raad ook bij in relatie tot zijn omgeving, met name het college van burgemeester en wethouders, de organisatie, de inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen. Het jaar 2024 en de daaropvolgende jaren geven ons genoeg uitdagingen waar wij onder leiding van een nieuwe burgemeester aan gaan werken. De gemeenteraad zal o.a.

meedenken over de strategische agenda 2030, hoe de raad grip blijft houden op de financiële huishouding, herinrichting Schilterstraat en diverse structuurversterkende projecten. Het Jaarverslag dient als verantwoording voor het jaar 2023 en een vooruitblik naar 2024. Tevens is dit ook een manier om de positie van raad en griffie nog wat meer te profileren, een vereiste in het duale systeem.

Frank Simons Raadsgriffier

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

3

2. ORGANISATIE De kern van het dualisme is een scheiding van taken en bevoegdheden tussen raad en dagelijks bestuur, met een steeds beter herkenbare verhouding tussen de gemeentelijke organen als gevolg. Met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur en de daaruit voortvloeiende wijzigingen in de Gemeentewet (sinds 2002) werd beoogd een verandering in werkwijze én in politieke cultuur te realiseren. De ‘dualisering in structuur en cultuur’ zou naar verwachting op de langere termijn moeten bijdragen aan de volgende einddoelen: • herstel van de positie van de raad als het belangrijkste lokale politieke forum; • versterking van de volksvertegenwoordigende functie van de raad; • versterking van de herkenbaarheid van het lokale bestuur voor de burger. Enerzijds helder, anderzijds ook abstract. Om dit te helpen verwezenlijken heeft de wetgever alle raden een griffier ter beschikking gesteld (artikelen 107 en 107a t/m 107e Gemeentewet), die een of meer medewerkers aanstuurt: een griffie dus.

2.1 TAKEN GRIFFIE De griffie heeft vier hoofdtaken: 1. inhoudelijke ondersteuning; 2. logistieke en secretariële ondersteuning; 3. coördinatie bij de vraag om ambtelijke bijstand; 4. de werkwijze en positionering van de raad.

2.2 INHOUDELIJKE ONDERSTEUNING De taak ‘inhoudelijke ondersteuning’ kan als volgt worden samengevat: • de griffie ondersteunt raads- en commissieleden desgewenst bij het formuleren van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen, vragen op grond van het Reglement van Orde, verordeningen en wetgeving; • de griffie is aanspreekpunt voor vragen van raads- en commissieleden, met name waar het gaat om het verkrijgen van feitelijke informatie; • de griffie functioneert als klankbord en adviseur voor raads- en commissieleden; • de griffie verzorgt de informatiestroom naar de raad en de commissies. Een ander onderdeel van deze ondersteuning is het commissiegriffierschap. Dit omvat onder meer de volgende activiteiten: • in overleg met het Presidium het samenstellen van de agenda voor vergaderingen van de raadscommissies en het voeren van overleg met de voorzitter van de commissie over vergaderorde, bijzondere zaken, insprekers e.d.; • adviseren van de voorzitter van de commissie en ondersteuning van de voorzitter tijdens de commissievergadering in zijn taak (onder meer inzake de inhoudelijke toepassing van de Verordening op de raadscommissies gemeente Simpelveld 2022); • het opstellen van de actielijst en verwerken van de toezeggingen; • het verzorgen van de geluidsopname ten behoeve van de website.

2.3 LOGISTIEKE EN SECRETARIELE ONDERSTEUNING De ‘logistieke en secretariële’ taak bestaat uit het gereedmaken en verspreiden van stukken voor commissies en raad. Dit kunnen de vergaderstukken zijn, maar ook memo’s, uitnodigingen, raadsinformatiebrieven, informatie doorsturen per e-mail enz.

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

4

2.4 COORDINATIE BIJ DE VRAAG OM AMBTELIJKE BIJSTAND De ambtelijke bijstand (aanleveren van informatie ten behoeve van een voorstel en bijstand bij het opstellen daarvan) wordt verleend door de griffier of door een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris op grond van de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning gemeente Simpelveld 2023 verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

2.5 DE WERKWIJZE EN POSITIONERING VAN DE RAAD De werkwijze en positionering van de raad bevat onder meer: • het adviseren over uit de dualisering voortvloeiende veranderingen en aanpassingen van regelgeving; • ondersteuning van eventueel gewenste veranderingen in de werkwijze van raad en commissies in relatie tot hun omgeving (college van burgemeester en wethouders, inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen). Positionering De organisatorische inbedding van de griffie is een tamelijk afwijkende. De griffie vormt immers het ‘eigen’ ambtelijk apparaat van de raad en staat daarmee formeel los van de rest van het ambtelijk apparaat van de gemeente Simpelveld. De bevoegdheid tot het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie van het griffiepersoneel ligt dan ook bij de raad. Om praktische redenen is de griffie zoveel mogelijk ingepast in de personele, financiële en administratieve organisatie van het ambtelijk apparaat van het college. Op 6 juli 2023 heeft de gemeenteraad een werkgeverscommissie ingesteld. Hierdoor is het werkgeverschap van de raad verder geprofessionaliseerd.

2.6 MISSIE EN VISIE RAADSGRIFFIE Missie De raadsgriffie is ingesteld om de raad als bestuursorgaan bij de uitvoering van zijn taken te ondersteunen. De raadsgriffie heeft daarmee een afgeleid 'bestaansrecht' van de raad. Zij werkt niet zozeer aan een eigen eindproduct, maar ondersteunt het proces dat de raad in staat stelt zijn werk te doen. Op basis hiervan is de volgende missie geformuleerd: “De raadsgriffie ondersteunt de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitvoering van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Zij doet dit door ten behoeve van de raad een bijdrage te leveren aan het verhogen van de kwaliteit en de transparantie van besluitvormingsprocessen”. Dit betreft overigens zoveel als mogelijk een proactieve ondersteuning. Visie De visie is een optelsom van de navolgende kernkwaliteiten. Open en toegankelijk De raadsgriffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering. De raadsgriffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, commissieleden, ambtenaren, burgemeester en wethouders, burgers en maatschappelijke organisaties. Professioneel De medewerkers van de raadsgriffie hebben zicht op en kunnen goed functioneren in het politiekbestuurlijk-ambtelijk krachtenveld. Daarbij past een kritische, signalerende en probleemoplossende houding.

De raadsgriffie kent een snelle en efficiënte ‘bedrijfsvoering’, waarin werkprocessen zijn gestandaardiseerd. Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

5

Politieke affiniteit De medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich goed verplaatsen in de positie en rol van de raad en de raadsleden. De aandacht in het werk is primair gericht op het dienen van de belangen van de raad. Samenwerking De medewerkers van de raadsgriffie zijn gericht op samenwerking met college en ambtelijk apparaat. De raadsgriffie deelt haar kennis over procedures en regelgeving met belanghebbenden en investeert daartoe in de ontwikkeling en het behoud van relevante netwerken.

2.7 FORMATIE De griffie bestaat uit 1,3 fte die als volgt worden bezet: • 0,3 fte griffiemedewerker Riet Bartholomé • 1 fte raadsgriffier Frank Simons In het functioneringsgesprek met de werkgeverscommissie op 1 december 2023 heeft de griffier aangegeven dat hij de griffie graag anders wil inrichten. Op dit moment is Guido Hollands locogriffier en Jan Degens tweede loco-griffier. Op het moment dat de griffier afwezig is, tijdens een commissie- of raadsvergadering, wordt hij vervangen door de loco-griffier of tweede loco-griffier. Gezien de complexiteit en de zaken die er binnen de organisatie en griffie spelen, wil de griffier de griffiemedewerker een andere rol en verantwoordelijkheden geven. De griffier zal een voorstel uitwerken en dit met de werkgeverscommissie in 2024 bespreken.

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

6

3. TERUGBLIK 2023 Het jaar 2023 was zowel voor de organisatie als voor de griffie een intensief en bewogen jaar. Naar aanleiding van het rapport Berenschot is op 7 januari 2023 een interim gemeentesecretaris/algemeen directeur, Rita van Breugel, benoemd door het college. Omdat de griffier intensief samenwerkt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en in de driehoek burgemeester - gemeentesecretaris/algemeen directeur – griffier) was de griffier nauw betrokken bij de ‘sollicitatieprocedure’. 2023 stond ook in het teken van de zoektocht naar een nieuwe burgemeester. Na het zomerreces van 2022 is de Vertrouwenscommissie i.o. voortvarend van start gegaan. Op 24 oktober 2022 en 13 december 2022 heeft de Vertrouwenscommissie i.o. gesprekken gevoerd met de Commissaris van de Koning. Daarnaast heeft de Vertrouwenscommissie i.o. ook hard gewerkt aan de profielschets burgemeester Simpelveld. Op 19 januari 2023 heeft de raad de profielschets burgemeester Simpelveld in een extra raadsvergadering aan de Commissaris van de Koning aangeboden. Dit was het startmoment van de officiële procedure. Op 17 april 2023 heeft de raad in een besloten raadsvergadering besloten wie wordt voorgedragen als nieuwe burgemeester.

Aansluitend aan de besloten raadsvergadering stond een openbare raadsvergadering gepland waarin de aanbeveling van de nieuwe burgemeester van Simpelveld bekend werd gemaakt, namelijk mevrouw S.C.J. (Susanne) Scheepers. Vervolgens zijn de voorbereidingen gestart voor het afscheid van waarnemend burgemeester Dion Schneider en de installatie van de nieuwe burgemeester Susanne Scheepers. De gemeente Simpelveld heeft op 7 juli 2023 afscheid genomen van de waarnemend burgemeester en heeft op 13 juli 2023 de nieuwe burgemeester geïnstalleerd. Na het zomerreces is de sollicitatieprocedure voor een nieuwe gemeentesecretaris/algemeen directeur opgestart. Er waren twee commissies gevormd. De selectie- en adviescommissie. De griffier was lid van de selectiecommissie. Op 28 november 2023 werd de nieuwe gemeentesecretaris/algemeen directeur gepresenteerd; de heer Ger Hollands.

3.1 REGULIERE WERKZAAMHEDEN De griffie functioneert in een behoorlijk dynamische omgeving. Op de eerste plaats is er natuurlijk de gemeenteraad, bestaande uit 15 leden. Daarnaast zijn er 22 commissieleden. De griffie doet zijn best om iedereen zo goed mogelijk te adviseren en faciliteren. In 2023 heeft de griffie 12 raadsvergaderingen georganiseerd. Waarvan 8 reguliere en 4 extra raadsvergaderingen. De 4 extra raadsvergaderingen waren: • op 19 januari 2023 Raadsvergadering Vaststellen profielschets nieuwe burgemeester van Simpelveld; • op 17 april 2023 Besloten raadsvergadering Besluitvorming omtrent aanbeveling nieuwe burgemeester; • op 17 april 2023 Openbare raadsvergadering Bekendmaking aanbeveling nieuwe burgemeester van Simpelveld; • op 13 juli 2023 Extra Bijzondere raadsvergadering Installeren nieuwe burgemeester door gouverneur Emile Roemer. Daarnaast zijn er 8 Presidiums, 6 Seniorenconventen (waarvan 3 reguliere en 3 extra), 2 Auditcommissies en 1 Werkgeverscommissie georganiseerd. Er is voorts frequent overleg tussen de griffier en de burgemeester/raadsvoorzitter over agendakwesties, voorbereiding Presidium, Seniorenconvent, Commissies, Raadsvergaderingen, politiek- of personeelsgevoelige zaken en aangelegenheden tussen college en gemeenteraad.

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

7

De griffie is verantwoordelijk voor de agendavoorbereiding, verslaglegging, schrijft raadsvoorstellen die vanuit het Seniorenconvent en de Werkgeverscommissie uitgaan, alsmede algemene ondersteuning van en advisering aan de voorzitter van de raad en de commissievoorzitters. Daarnaast wikkelt de griffie ook de nodige zaken af (brieven, e-mails, actiepunten, toezeggingen uitzetten en bewaken enz.) naar aanleiding van de diverse vergaderingen. De digitalisering levert veel gemak op maar bezorgt ook veel werk. De griffie heeft een eigen mappenstructuur, werkt in Djuma en iBabs. Het is de taak van de griffie om te zorgen dat de digitale informatie (goed) wordt aangeleverd en de hele systematiek ook werkt. Als dit niet zo is, is de griffie de verbinding naar de ondersteunende diensten. Wat betreft het raadsinformatiesysteem (iBabs) is iedereen goed gewend. Het systeem wordt als prettig en effectief ervaren. De griffier neemt verder deel aan c.q.

is: • het driehoeksoverleg waarbij de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier bijeenkomen om zaken met elkaar te bespreken en af te stemmen; • bilateraal overleg met de burgemeester om raadszaken te bespreken; • bilateraal overleg met de gemeentesecretaris om organisatorische zaken te bespreken; • Presidium en Seniorenconvent; • MT- vergaderingen om de bestuurlijke planning te bespreken; • overleg met de voorzitter van de Auditcommissie en de accountant om de vergaderingen van de Auditcommissie te bespreken; • raadsinformatieavonden georganiseerd voor de raads- en commissieleden; • secretaris van de Vertrouwenscommissie; • lid van de selectiecommissie nieuwe gemeentesecretaris/algemeen Directeur; • overleg met collega gemeenten over de Rekenkamer; • overleg met collega griffiers van Zuid-Limburg; • overleg met collega griffiers van Limburg; • lid van de Vereniging van Griffiers.

3.2 PROCEDURE NIEUWE BURGEMEESTER De procedure nieuwe burgemeester was een intensieve periode voor de griffie. Naast de reguliere werkzaamheden kwamen de werkzaamheden aangaande de procedure erbij. Op 13 december 2022 heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen de Commissaris van de Koning en de Vertrouwenscommissie i.o. Dit was het inofficiële begin van de procedure. De Commissaris van de Koning heeft toen met de Vertrouwenscommissie i.o. de procedure en de globale planning besproken. Tijdens een extra raadsvergadering op 19 januari 2023 heeft de gemeenteraad het functieprofiel burgemeester Simpelveld aan de Commissaris van de Koning aangeboden. Tijdens de extra raadsvergadering werd ook het animatiefilmpje “Simpelveld zoekt een burgemeester” getoond. Dit werd heel goed ontvangen door de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning. Het animatiefilmpje heeft ook regionale aandacht gekregen en de griffier is live op de radio geweest bij L1. Ook is in deze raadsvergadering de Vertrouwenscommissie benoemd. De Vertrouwenscommissie bestond uit de volgende personen: • Peter Spirk (voorzitter) • Wiel Weijers (vicevoorzitter) • Frans Ortmans (lid) • Kristel Vanhommerig (lid) • René De la Haije (lid) • Wethouder Thijs Gulpen (adviseur vanuit het college) • Frank Simons (secretaris) • Riet Bartholomé (plaatsvervangend secretaris) Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

8

Op 23 januari 2023 werd de vacature burgemeester Simpelveld opengesteld in de Staatscourant (Staatscourant 2023 nr. 2948). Geïnteresseerden hadden drie weken de tijd om op de vacature te reageren. Na de sluitingsdatum (13 februari 2023) werd door de provincie bekend gemaakt dat 17 kandidaten hadden gesolliciteerd, waaronder vier vrouwen en dertien mannen. Vervolgens is de Vertrouwenscommissie gedegen, consciëntieus en effectief aan de slag gegaan. De sollicitatiegesprekken hebben plaatsgevonden in Kasteel Groot Buggenum aan de Loorderstraat 3 in Grathem. De voorgeschreven procedure werd uitstekend doorlopen en op 17 april 2023 werd in een besloten raadsvergadering de nieuwe burgemeester van Simpelveld benoemd. Aansluitend in de openbare raadsvergadering maakte de voorzitter van de Vertrouwenscommissie bekend wie werd voorgedragen als nieuwe burgemeester van de gemeente Simpelveld, namelijk mevrouw S.C.J. (Susanne) Scheepers. Keerzijde was dat wij afscheid moesten nemen van (waarnemend) burgemeester Dion Schneider. De heer Schneider heeft het waarnemerschap meer dan anderhalf jaar vervuld. Op 7 juli 2023 werd bij Hoeve Scholtissenhof in Bocholtz op een gepaste manier afscheid genomen van Dion Schneider. Zes dagen na het afscheid van Dion Schneider volgde de installatie van Susanne Scheepers als nieuwe burgemeester, in een extra (bijzondere) raadsvergadering op 13 juli 2023.

De binnenhof van Hoeve Scholtissenhof werd omgetoverd in een mooie en sfeervolle raadszaal. Een waardige en ceremoniële raadsvergadering in het bijzijn van gouverneur Emile Roemer en andere hoogwaardigheidsbekleders. Na de bijzondere raadsvergadering kon iedereen de nieuwe burgemeester feliciteren tijdens de openbare receptie.

3.3 PROCEDURE NIEUWE GEMEENTESECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR Op 7 januari 2023 is Rita van Breugel aan de slag gegaan als interim gemeentesecretaris/algemeen Directeur. Omdat het college en de raad het belangrijk vonden dat de nieuwe burgemeester in de sollicitatieprocedure nieuwe gemeentesecretaris/algemeen Directeur een stem had, is de procedure na het zomerreces opgestart. Voor deze procedure is een selectie- en een adviescommissie gevormd. Gezien het feit dat de griffier in de driehoek nauw samenwerkt met de gemeentesecretaris/algemeen Directeur nam de griffier zitting in de selectiecommissie. De gesprekken tussen de selectiecommissie en de kandidaten hebben plaatsgevonden op 7 november 2023 en 23 november 2023. Op 28 november 2023 werd eerst het personeel en aansluitend het Seniorenconvent erover geïnformeerd wie de nieuwe gemeentesecretaris/algemeen Directeur werd, namelijk de heer Ger Hollands.

3.4 BESLUITVORMING GEMEENTERAAD Er zijn in het afgelopen jaar 67 raadsvoorstellen behandeld en besloten door de raad. De raad heeft 60 raadsvoorstellen unaniem aangenomen. Dat is 90% van alle raadsvoorstellen. Er zijn 5 raadsvoorstellen aangenomen met een meerderheid, 10 raadsvoorstellen zijn geamendeerd unaniem aangenomen en 2 raadsvoorstellen zijn geamendeerd aangenomen. Daarnaast heeft de gemeenteraad 16 amendementen, 3 moties en 1 motie van Treurnis ingediend.

3.5 RAADSVOORSTELLEN UNANIEM AANGENOMEN Onderstaand een overzicht van de raadsvoorstellen die unaniem zijn aangenomen: • Raadsvoorstel Vaststellen profielschets nieuwe burgemeester van Simpelveld • Raadsvoorstel Vaststellen Verordening op de Vertrouwenscommissie gemeente Simpelveld 2023 • Raadsvoorstel Benoeming lid Auditcommissie de heer J.H.P. (Jari) Boltong Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

9

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Raadsvoorstel Verordeningen 2023 ISD Kompas Raadsvoorstel Vaststellen bestemmingsplan Markt 11 Simpelveld Regionaal afstemmingskader Gemeentelijke Omgevingsvisies Parkstad Raadsvoorstel Vaststellen verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Simpelveld 2023 Raadsvoorstel Treffen GR Zorg- en Veiligheidshuis Raadsvoorstel Regionaal Beleidsplan politie 2024-2027 Raadsvoorstel Integraal Veiligheidsplan SVBBL 2023-2026 Raadsvoorstel Preventie en handhavingsplan jeugd en alcohol Zuid-Limburg 2021-2024 Raadsvoorstel Verordening bekostiging leerlingenvervoer Simpelveld 2023 Raadsvoorstel Kadernota Armoedebeleid 2023 Raadsvoorstel Afgeven van een verklaring van geen bedenkingen inzake de aanvraag om omgevingsvergunning voor de verbouwing (deels legalisatie) van de woning Weiweg 8 te Bocholtz Raadsvoorstel Benoeming commissielid SAMEN1 de heer P.P.H.

(Pierre) Belleflamme Raadsvoorstel Vaststellen bestemmingsplan Tienbaan 1 te Bocholtz Raadsvoorstel Verlengen benoeming dorpsbouwmeester, monumentencommissie en mandatering benoeming extra lid gemeentelijke adviescommissie Raadsvoorstel Regionale woonvisie 2023-2028, Simpelveld Raadsvoorstel GGD-ZL jaaroverzicht 2022, ontwerpbegroting 2024 en meerjarenbeleidsplan 2024-2027 Raadsvoorstel Zienswijze conceptjaarstukken 2022, conceptbegroting 2024 VRZL en MCC Raadsvoorstel BsGW begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027, 1e begrotings-wijziging 2023, jaarrekening 2022 en voorgenomen besluit belastingverordeningen 2024 Raadsvoorstel Begroting 2024 en meerjarenperspectief 2025-2027, begrotingswijziging 2023-2 en jaarverslag 2022 Omnibuzz Raadsvoorstel Jaarstukken 2022, 1e begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 incl. meerjarenramingen 2025-2027 Stadsregio Parkstad Limburg Raadsvoorstel RUD Zuid-Limburg ontwerpbegrotingswijziging 2023, ontwerpbegroting 2024, meerjarenraming 2025-2027 en jaarstukken 2022 Raadsvoorstel Begroting 2024 en meerjarenraming 2024-2027, bijgestelde begroting 2023 en jaarrekening 2022 van het Gegevenshuis Raadsvoorstel Jaarstukken 2022 en begroting 2024 incl.

meerjarenplanning 2025-2027 GR WOZL en GR WSP Parkstad Raadsvoorstel ISD Kompas Jaarrekening en jaarverslag 2022, gewijzigde begroting 2023, primitieve begroting 2024, meerjarenbegroting 2025-2027 en uitvoeringsprogramma 20232024 Raadsvoorstel Zienswijze gemeenschappelijke regeling Centrumregeling regionale samenwerking Parkstad opvang en beschermd wonen Wmo 2024 Raadsvoorstel Instellen werkgeverscommissie en vaststellen Verordening Werkgeverscommissie gemeente Simpelveld Raadsvoorstel Toetsingscriteria voorkeursadvies aanwijzing lokale publieke media-instelling Raadsvoorstel Duurzaamheidslening Simpelveld Raadsvoorstel Jaarstukken 2022 Raadsvoorstel Berap voorjaar 2023 Raadsvoorstel Ontheffing burgemeester woonplaatsvereiste Raadsvoorstel Re-integratie verordening Participatiewet 2023 Raadsvoorstel Toestemming aangaan Gemeenschappelijke Regeling Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad, zienswijze begroting ZVHP 2024-2027 Raadsvoorstel Verzoek om het investeringskrediet ter beschikking te stellen ten behoeve van het project Herinrichting Schilterstraat te Simpelveld Raadsvoorstel Belastingverordeningen 2024 (deel 1) Raadsvoorstel Benoeming mevrouw C.C.J.

(Claudia) Honings tot plaatsvervangend lid van de Auditcommissie Raadsvoorstel Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Simpelveld 2023 Raadsvoorstel Protocol vermoeden integriteitsschending politieke ambtsdragers gemeente Simpelveld 2023

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

10

• • • • • • • • •

Raadsvoorstel Gedragscode integriteit volksvertegenwoordigers in de gemeente Simpelveld 2023 Raadsvoorstel Verordening Gezamenlijke Rekenkamer Limburg Centraal 2024 Raadsvoorstel Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Raadsvoorstel Transitievisie Warmte 2.0 Raadsvoorstel Regionale Isolatie & Verduurzaming programma Parkstad Limburg Raadsvoorstel Financiële Verordening gemeente Simpelveld 2023 (212-Verordening) Raadsvoorstel Controleverordening gemeente Simpelveld 2023 (213-Verordening) Raadsvoorstel Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 Raadsvoorstel Belastingverordeningen 2024 (deel 2)

3.6 RAADSVOORSTELLEN AANGENOMEN Er zijn 5 raadsvoorstellen aangenomen met de volgende stemverhouding: • Raadsvoorstel Uitvoering motie ‘Lokale Voucher’ (voor 9 stemmen, tegen 5 stemmen) • Raadsvoorstel Afgeven van een verklaring van geen bedenkingen inzake de aanvraag om omgevingsvergunning voor de aanleg van een parkeerplaats aan de Vroenkuilerweg ongenummerd te Simpelveld (voor 9 stemmen, tegen 5 stemmen) • Raadsvoorstel Begroting 2024 en jaarrekening 2022 Rd4 (voor 10 stemmen, tegen 4 stemmen) • Raadsvoorstel Herstelplan Xonar (voor 10 stemmen, tegen 4 stemmen) • Raadsvoorstel Programmabegroting 2024 (voor 10 stemmen, tegen 4 stemmen)

3.7 RAADSVOORSTELLEN GEAMENDEERD UNANIEM AANGENOMEN Er zijn 10 raadsvoorstellen geamendeerd unaniem aangenomen, namelijk: • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Gegevenshuis • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling BsGW • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Rd4 • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid-Limburg • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling WOZL • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling WSP Parkstad • Raadsvoorstel Wijziging Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas

3.8 RAADSVOORSTELLEN GEAMENDEERD AANGENOMEN Er zijn 2 raadsvoorstellen geamendeerd aangenomen, namelijk: • Raadsvoorstel Vervanging en renovatie voetbalvelden (voor 8 stemmen, tegen 6 stemmen) • Raadsvoorstel Berap najaar 2023 (voor 10 stemmen, tegen 4 stemmen)

3.9 AMENDEMENTEN Er zijn 16 amendementen ingediend, namelijk: • Uitvoering motie Lokale voucher (voor 9 stemmen, tegen 5 stemmen, aangenomen) • Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Simpelveld (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen) • Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Simpelveld 2023 (voor 10 stemmen, tegen 4 stemmen, aangenomen) • Afgeven van een verklaring van geen bedenkingen inzake de aanvraag om omgevingsvergunning voor de aanleg van een parkeerplaats aan de Vroenkuilerweg, ongenummerd (unaniem aangenomen) • Vervanging en renovatie voetbalvelden (voor 8 stemmen, tegen 6 stemmen, aangenomen) Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

11

• • • • • • • • • • •

Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Het Gegevenshuis (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling BsGW (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Rd4 (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid-Limburg (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling WOZL (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling WSP Parkstad (unaniem aangenomen) Wijziging Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas (unaniem aangenomen) Implementatie Omgevingswet (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen)

3.10 MOTIES Er zijn 3 moties ingediend, namelijk: • Verlengen benoeming dorpsbouwmeester, monumentencommissie en mandatering benoeming extra lid gemeentelijke adviescommissie (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen) • Dualisme (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen) • Aankoop voormalig bejaardenhuis Bocholtz (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen)

3.11 MOTIE VAN TREURNIS Er is 1 motie van Treurnis ingediend, namelijk: • Niet tijdig aanleveren benodigde informatie voor de raadsvergadering (voor 4 stemmen, tegen 10 stemmen, verworpen)

3.12 RAADSINSTRUMENTEN Naast de hierboven genoemde instrumenten zoals moties en amendementen, heeft de gemeenteraad nog andere instrumenten ter beschikking om zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen, namelijk: • het stellen van schriftelijke vragen (art. 38 vragen); • het stellen van vragen in het vragenuur (art. 39 vragen); • het stellen van feitelijke vragen; • het indienen van een initiatiefvoorstel; • verzoek om interpellatie; • verzoek om raadsonderzoek. De regels met betrekking tot het gebruik van deze instrumenten, zijn opgenomen in de Gemeentewet en het door de raad vastgestelde Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2022 (RvO). Een overzicht van het aantal raadsinstrumenten is in onderstaand overzicht opgenomen. Omschrijving Het stellen van schriftelijke vragen (art. 38 vragen) Het stellen van vragen in het vragenuur (art. 39 vragen) Het stellen van feitelijke vragen Het indienen van een initiatiefvoorstel Verzoek om interpellatie Verzoek om raadsonderzoek

Aantal 3 8 18 1 N.v.t. N.v.t.

NB; expliciet vragen omtrent ICT/iBabs (wachtwoorden) e.d. NB; expliciet toezeggingen/acties commissie en raad

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

12

3.13 INFORMATIE VOOR GEMEENTERAAD De gemeenteraad wordt op allerlei manieren geïnformeerd zodat zij haar kaderstellende en controlerende rol kan uitvoeren. Informatievoorziening gebeurt via interne- en externe raadsinformatiebrieven, brieven van organisaties en burgers, e-mails van organisaties en burgers. Dit jaar heeft de griffie de volgende informatie verstuurd. Omschrijving Interne raadsinformatiebrieven Externe raadsinformatiebrieven E-mails van organisaties of burgers Brieven van organisaties of burgers

Aantal 30 31 282 2

3.14 RAADSINFORMATIEAVONDEN De griffie heeft in samenwerking met de ambtelijke organisatie raadsinformatieavonden georganiseerd. Deze raadsinformatieavonden worden geïnitieerd vanuit de organisatie of op verzoek van de gemeenteraad. De raadsinformatieavonden zijn georganiseerd: • op 17 januari 2023 Raadinformatieavond Ondermijning; • op 13 maart 2023 Raadsinformatieavond Wonen; • op 28 maart 2023 Raadinformatieavond Ondermijning; • op 3 mei 2023 Raadinformatieavond Plan voor de jongeren ontmoetingsplaats; • op 16 oktober 2023 Raadinformatieavond Actualisatie Grondbeleid; • op 31 oktober 2023 Raadinformatieavond Strategische Agenda.

3.15 OVERIGE COMMISSIES In de gemeente Simpelveld zijn er een aantal commissies die de gemeenteraad ondersteunen in haar werkzaamheden. Deze commissies worden door de gemeenteraad ingesteld, de zogenaamde artikel 83-commissies. De commissie kan worden ingesteld door de raad. Hiertoe wordt overgegaan als er behoefte is om wettelijke bevoegdheden over te dragen, De raad moet dan een aantal zaken regelen, zoals: • wat doet de commissie (de taken); • wat mag c.q. wat moet de commissie (welke bevoegdheden worden overgedragen); • wie zitten in de commissie (de samenstelling); • hoe verricht de commissie zijn werkzaamheden (de werkwijze).

3.16 AUDITCOMMISSIE De Auditcommissie heeft als doel met haar advisering over de planning en control cyclus (P&C cyclus) de kaderstellende en controlerende taken van de raad te faciliteren en te versterken. De taken van de Auditcommissie waren beschreven in de ‘Nota Auditcommissie Simpelveld’ die dateerde uit 2007. De gemeenteraad heeft op 8 december 2022 de Verordening Auditcommissie gemeente Simpelveld 2022 vastgesteld. Hierdoor kan de Auditcommissie in 2023 op de “nieuwe manier” gaan werken. Door het in werking treden van de Verordening Auditcommissie gemeente Simpelveld 2022 heeft de Auditcommissie een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter uit hun midden gekozen.

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

13

Hierdoor ziet de samenstelling van de Auditcommissie er als volgt uit: • De heer Jan Meijers (lid en voorzitter) • De heer Kevin Bremen (lid en plaatsvervangend voorzitter) • De heer Jo Thomas (lid) • De heer Jo Ernes (lid) • De heer René De la Haije (lid) • De heer Leo Deswijzen (plaatsvervanger) • De heer Robert Honings (plaatsvervanger) • De heer Luud Schoonen (plaatsvervanger) • Mevrouw Kristel Vanhommerig (plaatsvervanger) Op 9 februari 2023 heeft de gemeenteraad de heer Jari Boltong benoemd als plaatsvervangend lid van de Auditcommissie. Op 21 november 2023 heeft de heer Robert Honings zijn ontslag ingediend als plaatsvervangend lid van de Auditcommissie. Op 14 december 2023 heeft de gemeenteraad mevrouw Claudia Honings benoemd tot plaatsvervangend lid van de Auditcommissie. De Auditcommissie heeft in 2023 op 15 juni en 23 november vergaderd. Tijdens de vergaderingen zijn het concept accountantsverslag 2022, Artikel 212 verordening gemeente Simpelveld, Artikel 213 verordening gemeente Simpelveld, planning jaarrekening controle 2023 RSM en SiSA heraanlevering specifieke uitkering JenV A16 besproken.

3.17 WERKGEVERSCOMMISSIE De gemeenteraad heeft de rol van werkgever ten aanzien van de griffier en het griffiepersoneel. De gemeenteraad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Voor praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak heeft de gemeenteraad een werkgeverscommissie ingesteld. Het bijzondere aan de rechtspositie van de griffier en het griffiepersoneel is dat de gemeenteraad optreedt als werkgever. Het is echter niet doenlijk en wenselijk dat alle rechtspositionele kwesties (bijvoorbeeld verlofaanvragen, functioneren, werktijden enz.) geagendeerd worden in de gemeenteraad en dat de voltallige gemeenteraad de taken van het dagelijks werkgeverschap uitoefent. De werkgeverscommissie die op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie) wordt ingesteld en uitsluitend uit raadsleden bestaat, kan namens de gemeenteraad het dagelijks werkgeverschap uitoefenen. Met uitzondering van bevoegdheden die zich naar aard daartegen verzetten, kunnen alle werkgeverstaken en besluiten aan de werkgeverscommissie worden overgedragen. Voor bevoegdheden die niet door de gemeenteraad zijn overgedragen geldt dat de werkgeverscommissie dan vaak wel een belangrijke rol heeft als het gaat om de voorbereiding van bijbehorende besluiten.

De werkgeverscommissie kan op haar beurt bepaalde bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel weer mandateren aan de griffier. Op 6 juli 2023 heeft de gemeenteraad een werkgeverscommissie ingesteld en de Verordening Werkgeverscommissie gemeente Simpelveld vastgesteld. Om een goede vertegenwoordiging van de gemeenteraad weer te geven is besloten dat vanuit elke fractie één persoon in de werkgeverscommissie plaats neemt. Tevens kiest de werkgeverscommissie uit haar midden een voorzitter. De werkgeverscommissie bestaat uit de volgende leden: • De heer Jan Zwanenburg (voorzitter) • De heer Herman Clignet • De heer Frans Ortmans • De heer Bart van Kerkvoort • De heer René De la Haije Op 1 december 2023 hebben Jan Zwanenburg en Herman Clignet, namens de werkgeverscommissie, een functioneringsgesprek gevoerd met de griffier. Daarin werd teruggekeken naar de afgelopen drie jaar en vooruitgeblikt op 2024. Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

14

3.18 REKENKAMER De Tweede en Eerste Kamer hebben in 2022 het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) behandeld. De Tweede en Eerste Kamer zijn akkoord gegaan waardoor de wetswijziging per 1 januari 2023 is ingegaan. Daarbij is 2023 een overgangsjaar en per 1 januari 2024 moeten alle gemeenten een wettelijke lokale rekenkamer hebben. De gemeente Simpelveld had een “slapende” rekenkamer. Volgens de Wvdr moet elke gemeente een onafhankelijke rekenkamer hebben om de controlerende en kaderstellende taken van de gemeenteraad te ondersteunen. Dankzij de adviezen van de rekenkamer kan de gemeenteraad controleren of het gevoerde beleid en het bestuur kosten efficiënt, effectief en volgens de regels gebeurt. Door nu strengere regels te stellen aan rekenkamer, hoopt het kabinet de werking van de rekenkamer te versterken. Tot nu toe konden gemeenten nog kiezen uit een onafhankelijke rekenkamer of het instellen van een rekenkamerfunctie waarin raadsleden het rekenkamerwerk overnamen. Door de afschaffing van de rekenkamerfunctie moet iedere gemeente een wettelijke rekenkamer krijgen. Hierdoor mogen raadsleden geen lid meer zijn van de lokale rekenkamer. Een verandering ten opzichte van de “oude” wettelijke rekenkamer is dat een onafhankelijke ondersteuner niet verplicht is. Dit kan nu door de nieuwe wet ook een medewerker van de griffie zijn.

Gemeenten mogen ervoor kiezen om alleen een rekenkamer in te richten, of deze op te richten met andere gemeenten. De gemeente Simpelveld heeft ervoor gekozen om een rekenkamer in te richten met de “kleine” gemeenten. Dit omdat kleine gemeenten vergelijkbare onderzoeksvragen hebben en er op deze manier een robuuste samenwerking ontstaat op Zuid-Limburgse schaal. De gemeenten Beek, Beekdaelen, Meerssen, Simpelveld, Stein, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal zijn een samenwerkingsverband aangegaan om te komen tot één rekenkamer, namelijk de Gezamenlijke Rekenkamer Limburg Centraal. Op 14 december 2023 heeft de gemeenteraad dit besloten en de Verordening Gezamenlijke Rekenkamer Limburg Centraal 2024 vastgesteld.

Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

15

4.

VOORUITBLIK 2024

Voor het jaar 2024 zijn weer de gebruikelijke werkzaamheden gepland zoals 8 Raadsvergaderingen, 8 Presidiums, 5 Seniorenconventen, 2 Auditcommissies, 2 Werkgeverscommissies, 6 Commissies Burgerzaken (BZ), 6 Commissies Middelen (MID), 6 Commissies Grondgebiedzaken (GGZ) en 2 Gecombineerde Commissies Burgerzaken-MiddelenGrondgebiedszaken. Tevens staan ook weer de normale overleggen, gangbare administratieve processen en informatievoorziening op de rol.

4.1 DOELEN WERKGEVERSCOMMISSIE In het overleg met de werkgeverscommissie, op 1 december 2023, zijn twee doelen geformuleerd waar de griffie zich in 2024 op moet richten. Doel 1 Kwaliteit raadsvoorstellen 1. De kwaliteit van de raadsvoorstellen moet beter worden. Het voorstel is om de raadsvoorstellen te schrijven op taalniveau B1. (Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt en uit korte, eenvoudige en actieve zinnen). Hierbij moet worden opgemerkt dat B1 niet altijd kan. Hierbij moet worden gedacht aan juridische teksten. Deze moeten soms in een raadsvoorstel worden overgenomen/opgenomen. 2. Daar waar verwijzingen worden gemaakt naar andere stukken, kan een link worden toegevoegd die verwijst naar die stuk(ken) of kunnen de stuk(ken) als bijlage(n) worden bijgevoegd. 3. Daarnaast ook aangeven op welke pagina’s, zowel in de “oude” als “nieuwe” stukken, de verwijzingen terug te vinden zijn.

Doel 2 Gemeenschappelijke regelingen De griffier gaat voor de gemeenteraad, bij de collega griffiers, peilen hoe de gemeenschappelijke regelingen bij andere gemeenten geregeld zijn om zodoende de gemeenteraad van Simpelveld beter in stelling te kunnen brengen bij de beoordeling van raadsvoorstellen van de diverse gemeenschappelijke regelingen.

4.2 INRICHTEN GRIFFIE Vanuit de griffier is het voorstel gekomen om de griffie anders in te richten. De werkgeverscommissie heeft aangegeven om dit met de griffier te bespreken. De griffier zal een memo aanleveren die als onderlegger dient voor de discussie in het volgend overleg van de werkgeverscommissie.

4.3 WERVEN REKENKAMERLEDEN De griffier zal met zijn collega griffiers de werving en selectie van de rekenkamerleden uitvoeren. Na afronding van die procedure zal de griffier een benoemingsbesluit voorbereiden zodat de raad de leden kan benoemen en beëdigen.

4.4 INRICHTEN EN GEBRUIKMAKEN VAN IBABS De griffie wil iBabs zo gaan inrichten dat de raads- en commissieleden daar nog meer relevante informatie op kunnen terugvinden. Tevens dient iBabs ook als naslagwerk voor de raads- en commissieleden. Dan moet worden gedacht aan: agenda’s commissie- en raadsvergaderingen, besluitenlijst raadsvergaderingen, artikel 38 vragen, raadsinformatiebrieven, besluitenlijsten B&W, presentaties, moties en amendementen. Simpelveld

Jaarverslag Raadsgriffie 2023

16