6. Bijlage 3 Gemeente Simpelveld - Definitief Concept Accountantsverslag 2021.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2021 Gemeente Simpelveld XX juni 2022
Aan de gemeenteraad van Gemeente Simpelveld Markt 1 6369 AH SIMPELVELD
Heerlen, XX juni 2022
Betreft: accountantsverslag 2021
Geachte leden van de gemeenteraad, U hebt ons opdracht gegeven de jaarrekening 2021, welke onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is opgesteld, te controleren. Onze belangrijkste bevindingen voortvloeiend uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden vindt u in het accountantsverslag bij deze brief. Onderdelen en reikwijdte accountantsverslag Dit verslag vat onze belangrijkste bevindingen vanuit onze accountantscontrole samen. Daarnaast gaan wij nader in op een aantal formele aspecten die samenhangen met onze controlewerkzaamheden. Onze aanbevelingen hebben veelal betrekking op geconstateerde onvolkomenheden of leemten. In het algemeen wordt daardoor voorbijgegaan aan de vele goed georganiseerde activiteiten en processen binnen uw organisatie. Onze bevindingen vloeien voort uit onze werkzaamheden als onderbouwing van ons oordeel. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening en zijn derhalve niet primair gericht op het onderkennen van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing, inclusief de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes.
Hadden wij een specifiek onderzoek ingesteld, dan waren ons mogelijk aanvullende zaken ter kennis gekomen die wij zouden hebben gerapporteerd.
2
Wij streven ernaar om belangrijke tekortkomingen of aandachtspunten niet op zichzelf maar altijd met een passende oplossingsrichting aan u te rapporteren. Uiteraard zijn wij bereid om u verder te begeleiden in het realiseren van oplossingen rondom belangrijke aanbevelingen of aandachtspunten.
Disclaimer Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. U mag het accountantsverslag zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt. Wij bedanken de medewerkers van uw organisatie voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.
Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Graag bespreken wij dit verslag met u. Mocht u op enig moment nog nadere vragen hebben over de inhoud van dit verslag, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet, RSM Netherlands Accountants N.V.
drs. S.J.M. Prevoo RA
3
INHOUD 1. Samenvatting Controleverklaring Onafhankelijkheid Gehanteerde normenkader Goedkeurings- en rapporteringstolerantie Evaluatie van fouten en onzekerheden
5
2. Belangrijkste controlebevindingen 8 Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s Aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersingsomgeving Wet Normering Topinkomens (WNT) Actualisatie meerjarenonderhoudsplannen gebouwen Tariefegalisatie rioolheffing
4
3. Analyse van de jaarrekening Ontwikkeling van balansverhoudingen Resultaat boekjaar en financiële positie Weerstandsvermogen Financiële rechtmatigheid
16
4. Overige elementen Frauderisicofactoren Naleving van wet- en regelgeving Geautomatiseerde gegevensverwerking Single information Single audit (SiSa) Overige aandachtsgebieden en ontwikkelingen
21
Bijlage - geplande en gerealiseerde urenbesteding
25
1. SAMENVATTING Controleverklaring De strekking van de controleverklaring is goedkeurend voor getrouwheid en goedkeurend voor rechtmatigheid.
De strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2021 is goedkeurend voor getrouwheid en goedkeurend voor rechtmatigheid. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Simpelveld en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen.
Onafhankelijkheid Er is geen bedreiging geconstateerd ten aanzien van de onafhankelijkheid van RSM jegens de gemeente.
Onafhankelijkheid (objectiviteit) is naast vakbekwaamheid één van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereist daarom dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Binnen RSM Netherlands Accountants N.V. (hierna: RSM) kennen wij aantal waarborgen die specifiek zijn opgezet om onze onafhankelijkheid te borgen. Periodiek wordt door ons de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften en de daarbij behorende waarborgen beoordeeld. Daarnaast moeten onze professionals jaarlijks, alsmede per individuele opdracht, hun onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen. RSM is onafhankelijk van Gemeente Simpelveld en, voor zover bij ons bekend, heeft er zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen RSM en haar zusteren/of dochterondernemingen en de member firms van RSM International en Gemeente Simpelveld, die naar ons professioneel oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
Wij hebben de aard van de door ons uitgevoerde non-assurance dienstverlening geëvalueerd en geconcludeerd dat er geen sprake is van werkzaamheden die niet zijn toegestaan op basis van de van toepassing zijnde onafhankelijkheidsregels.
5
Gehanteerde normenkader Geen verhoogd risico geconstateerd inzake volledigheid normenkader. Normenkader is niet getoetst door een onafhankelijke derde.
In het normenkader 2021 zijn geen afwijkingen van materieel belang geconstateerd. Naar wij hebben kunnen vaststellen wordt geen verhoogd risico gelopen dat niet wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Daar waar het SiSa betreft wijzen wij op het specifieke karakter van voorbereiding en controle. Binnen Gemeente Simpelveld is het proces ten aanzien van het actualiseren van het normenkader door de ambtelijke organisatie effectief. Hierdoor wordt zekerheid verkregen omtrent de volledigheid van het normenkader. Het normenkader is niet door een onafhankelijke derde getoetst op volledigheid. Dit neemt niet weg dat, op basis van de Kadernota Rechtmatigheid, de volledigheid van het normenkader de verantwoordelijkheid van de gemeente is. In de bevestiging bij de jaarrekening wordt expliciet gevraagd naar een bevestiging ten aanzien van de volledigheid van het normenkader.
Goedkeurings- en rapporteringstolerantie Goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten. Rapporteringstolerantie is overeenkomstig controleprotocol.
Een fout wordt als materieel beschouwd indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zou hebben beïnvloed. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat fouten die het door ons vastgestelde materialiteitsniveau te boven gaan of die kwalitatief materieel zijn, tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) stelt de gemeenteraad de goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie vast die de accountant bij de jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves en is berekend op grond van de bepalingen in het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van Gemeente Simpelveld. De door ons gehanteerde toleranties, naar beneden afgerond op duizendtallen, zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie
Rapporteringstolerantie
Fouten
1% van de totale lasten
€ 266.000
€ 25.000
Onzekerheden
3% van de totale lasten
€ 798.000
€ 25.000
Aanvullend wordt vermeld dat een geconstateerde afwijking die naar onze mening kwalitatief relevant is, terwijl deze de rapporteringstolerantie niet overstijgt, in voorkomende gevallen ook wordt gerapporteerd. De rapporteringstoleranties voor de SiSa-verantwoording wijken af van bovenstaande toleranties en zijn in de betreffende paragraaf van dit verslag beschreven.
6
Evaluatie van fouten en onzekerheden Onderstaand zijn de fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden schematisch weergegeven. Wij hebben één onzekerheid voor getrouwheid en rechtmatigheid groter dan de rapporteringstolerantie in de jaarrekening vastgesteld. Het ongecorrigeerde controleverschil is op de navolgende pagina tekstueel nader toegelicht. Het ongecorrigeerde controleverschil overschrijdt de goedkeuringstolerantie niet en is derhalve niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. Uit hoofde van volledigheid en zorgvuldigheid vermelden wij dat onze controle met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid is uitgevoerd, waardoor het mogelijk is dat tijdens onze controle niet alle fouten ontdekt worden.
Overzicht fouten en onzekerheden Fouten
Getrouwheid
Rechtmatigheid
€
€
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Getrouwheid
Rechtmatigheid
€
€
Onzekerheid lasten WMO als gevolg van ontbreken controleverklaring bij productieverantwoording
65.000
65.000
Totaalbedrag onzekerheden
65.000
65.000
Totaalbedrag fouten Onzekerheden
7
2. BELANGRIJKSTE CONTROLEBEVINDINGEN Nadere toelichting van ongecorrigeerde controleverschillen
Onzekerheid als gevolg van ontbreken controleverklaring bij productieverantwoording Er bestaat een onzekerheid voor getrouwheid en rechtmatigheid ten aanzien van de lasten WMO ter grootte van € 65.000.
8
Door Gemeente Simpelveld worden diverse werkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de lasten WMO. Het totaal aan uitgevoerde werkzaamheden is momenteel niet voldoende omvangrijk om in het kader van het verkrijgen van voldoende en geschikte controleinformatie niet meer te hoeven steunen op de controleverklaringen bij de productieverantwoordingen van zorgleveranciers. Hierbij vermelden wij volledigheidshalve dat de set aan toegepaste werkzaamheden gebruikelijk is voor gemeenten met een omvang vergelijkbaar met Gemeente Simpelveld. Naar wij begrijpen is volgens de gemeente voor een zo efficiënt mogelijke mix aan toetswerkzaamheden gekozen. In het kader van vorenstaande hebben wij evenals voorgaande jaren de productieverantwoordingen van de zorgleveranciers voorzien van controleverklaring opgevraagd. Hierbij constateren wij dat de productieverantwoording van een zorgleverancier voor een bedrag ad € 65.000 niet is voorzien van een controleverklaring, waardoor wij ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van deze lasten niet voldoende en geschikte controle-informatie hebben verkregen. Dientengevolge kwalificeert het bedrag ad € 65.000 als onzekerheid voor getrouwheid en rechtmatigheid.
Werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van geïdentificeerde significante risico’s Als onderdeel van de planning van de jaarrekeningcontrole hebben wij een risicoanalyse uitgevoerd, waarbij wij de significante jaarrekeningrisico’s hebben geïdentificeerd. Significante jaarrekeningrisico’s betreffen door ons geïdentificeerde risico’s waar tijdens de jaarrekeningcontrole bijzondere aandacht aan wordt geschonken. In onderstaande overzichten rapporteren wij over de werkzaamheden die wij ten aanzien van deze significante jaarrekeningrisico’s hebben verricht, alsmede de hieruit voortvloeiende bevindingen. Doorbreking van de AO/IB door de leiding van de organisatie (management override) Geïdentificeerde significant risico
Het management bevindt zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Hoewel het risico dat het management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt in sommige entiteiten groter is dan in andere, is het in alle entiteiten aanwezig. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude en vormt het om die reden een significant risico. Dit betreft een vanuit de regelgeving verplicht frauderisico dat geadresseerd dient te worden tijdens de jaarrekeningcontrole.
Werkzaamheden
Inzicht verkrijgen in het proces inzake het doorvoeren van memoriaalboekingen en het gegevensgericht toetsen van memoriaalboekingen. Inzicht verkrijgen in het betalingsproces en de mate waarin controletechnische functiescheiding is ingericht in dit proces. Inzicht verkrijgen in de wijze waarop het schattingsproces is vormgegeven en het als onderdeel van de gegevensgerichte controlewerkzaamheden specifiek aandacht schenken aan materiële schattingsposten. Het verkrijgen van inzicht in en, waar nodig geacht, het toetsen van transacties met verbonden partijen.
Bevindingen
Wij hebben inzicht verkregen in de gehanteerde dagboeken, alsmede de aard van de journaliseringen die op deze dagboeken plaatsvinden. Tevens hebben wij het bestaan van het proces omtrent het doorvoeren van memoriaalboekingen getoetst. Op basis van het inzicht in dagboeken en journaliseringen hebben wij voor de dagboeken waarop memoriaalboekingen plaatsvinden, onderzoek verricht naar de doorgevoerde memoriaalboekingen. Hier komen geen bijzonderheden of aandachtvragende bevindingen uit naar voren. Op basis van een interview hebben wij begrepen dat een vierogenprincipe wordt gehanteerd in het betalingsproces. Dit vierogenprincipe is voor de gehanteerde banken systeemtechnisch ingericht. Ten aanzien
9
van het muteren van crediteurenstamgegevens hebben wij vastgesteld dat een vierogenprincipe niet wordt afgedwongen. Als reactie hierop hebben wij vanuit de bankmutaties de mutaties in crediteurenstamgegevens (bankrekeningnummer) getoetst. Wij hebben vastgesteld dat de crediteuren waarvoor het bankrekeningnummer is gewijzigd, daadwerkelijk een wijziging in hun bankrekeningnummer hebben ondergaan en dat het gewijzigde bankrekeningnummer overeenstemt met de onderliggende documentatie afkomstig van de crediteur. Tevens hebben wij controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van uitgaande betalingen aan de functionaris met de hoogste rechten in de betaalapplicatie van de Rabobank. Hierbij hebben wij geen onrechtmatige betalingen aan het bij ons bekende bankrekeningnummer van deze functionaris geconstateerd. Wij hebben inzicht verkregen in de wijze waarop Gemeente Simpelveld het proces ten aanzien van schattingen heeft vormgegeven. Wij hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de schattingsposten waarvoor een materieel schattingsrisico is geconstateerd, zijnde de voorzieningen inclusief de debiteurenvoorziening. Hierbij hebben wij door middel van diverse detailwerkzaamheden aansluitingen gemaakt tussen de verantwoording en de meerjarenonderhoudsplannen, alsmede overige onderliggende brondocumentatie.
Wij hebben de deskundigheid en objectiviteit beoordeeld van de externe deskundigen die de meerjarige schattingen ten aanzien van de voorziening groot onderhoud hebben opgesteld. Op grond van de uitgevoerde controlewerkzaamheden constateren wij geen materieel restrisico. Wij hebben op basis van de door ons verkregen controle-informatie ten aanzien van de transacties met verbonden transacties geen bijzonderheden geconstateerd die specifieke aandacht behoeven.
10
Aanbestedingsrechtmatigheid Geïdentificeerde significant risico
Indien een aanbesteding niet conform de juiste aanbestedingsvorm plaatsvindt, is dit achteraf zelden nog te repareren, waardoor afwijkingen veelal direct tot afwijkingen voor de rechtmatige besteding van middelen zullen leiden. Daarnaast kennen aanbestedingen een aantal 'grijze gebieden' (overschrijding raamovereenkomst, opknippen van opdrachten, quasi-inbesteding, et cetera) die tot complexiteit kunnen leiden.
Werkzaamheden
Inzicht verkrijgen in het proces dat de gemeente heeft ingericht om te waarborgen dat de organisatie aangaande haar bestedingen voldoet aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels. Uitvoeren van een spendanalyse op de cumulatieve bestedingen over het huidige boekjaar en over de laatste vier boekjaren. Uit deze spendanalyse volgen deelwaarnemingen om vast te stellen dat de bestedingen hebben plaatsgevonden overeenkomstig de van toepassing zijnde aanbestedingsregels.
Bevindingen
Door middel van interviews en het uitvoeren van een lijncontrole hebben wij de opzet en het bestaan van het aanbestedingsproces zoals aanwezig binnen Gemeente Simpelveld vastgesteld. Tevens hebben wij vastgesteld dat de gemeentelijke aanbestedingsgrenzen strenger zijn gedefinieerd dan volgens de nationale wetgeving. Wij hebben zelfstandig een spendanalyse uitgevoerd op de cumulatieve bestedingen per leverancier voor huidig boekjaar en cumulatief over de afgelopen vier boekjaren. Tevens hebben wij diverse detailwaarnemingen gedaan waarbij wij voor bestedingen die de gemeentelijke of Europese aanbestedingsgrens overschrijden aansluiting hebben gezocht met de onderliggende aanbestedingsdocumentatie. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden geen tekortkomingen dienaangaande geconstateerd.
11
Getrouwe en rechtmatige verantwoording van lasten in het Sociaal Domein Geïdentificeerde significant risico
De decentralisaties binnen het Sociaal Domein (Participatiewet, WMO en Jeugdwet) heeft er in 2015 toe geleid dat gemeenten extra taken kregen toegewezen waar zij niet (optimaal) op waren voorbereid. Het Sociaal Domein is voor gemeenten heden ten dage geen onbekend terrein meer. Echter, wij onderkennen nog steeds een verhoogd jaarrekeningrisico ten aanzien van de lasten in het Sociaal Domein, veroorzaakt door onder meer het feit dat prestatielevering moeilijker dan bij reguliere inkopen kan worden vastgesteld en het feit dat de gemeente van een groot aantal partijen afhankelijk is voor haar (financiële) verantwoording. Ook het feit dat de gemeente zelfstandig aanvullende werkzaamheden dient uit te voeren ten aanzien van persoonsgebonden budgetten - waarvoor de uitvoering bij de Sociale Verzekeringsbank is belegd - om voldoende zekerheid te verkrijgen ten aanzien van deze lasten, draagt bij aan de risico-inschatting ten aanzien van deze post.
Werkzaamheden
Inzicht verkrijgen in de opzet en het bestaan van het beschikkingsproces zoals dit bij de gemeente is ingericht, alsook van het proces waarop de gemeente de prestatielevering door zorgleveranciers vaststelt. Aansluiting van de verantwoorde lasten met de verantwoording vanuit de gemeenschappelijke regeling en prestatieverantwoordingen van zorgleveranciers (voorzien van controleverklaringen), uitvoeren van een gegevensgerichte toets op de verstrekte beschikkingen in relatie tot recht, hoogte en duur van de zorglevering, uitvoeren van een gegevensgerichte toets ter vaststelling van de prestatielevering, vaststellen of aanvullende werkzaamheden inzake persoonsgebonden budgetten hebben plaatsgevonden. Tevens vaststellen op welke wijze monitoring ten aanzien van via mandaatregelingen uitbestede activiteiten plaatsvindt.
Bevindingen
Door middel van interviews en het uitvoeren van een lijncontrole hebben wij de opzet en het bestaan van het beschikkingsproces en proces inzake toets op prestatielevering zoals aanwezig binnen Gemeente Simpelveld vastgesteld. Wij hebben tevens vastgesteld dat monitoring van de via een mandaatregeling uitbestede activiteiten plaatsvindt door middel van het bijwonen van bedrijfsvoeringsoverleggen. Wij hebben zelfstandig de verantwoorde lasten aangesloten met de onderliggende specificaties, productieverantwoordingen, rapportages van gemeenschappelijke regeling en centrumregeling inclusief controleverklaring en overige brondocumentatie afkomstig van derden. Tevens hebben wij op basis van een steekproef detailwerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van recht, hoogte, duur en ten aanzien van prestatielevering. De financiële omvang gemoeid met persoonsgebonden budgetten is voor 2021 niet materieel van omvang. Wij hebben desondanks voor de persoonsgebonden budgetten aansluiting gezocht met documentatie afkomstig van de Sociale Verzekeringsbank en hebben een steekproef uitgevoerd op recht, hoogte, duur, alsmede prestatielevering. Tevens hebben wij op dossierniveau een analyse op de uitnutting van budgetten uitgevoerd, waarbij wij hebben vastgesteld dat er voor de persoonsgebonden budgetten geen
12
overschrijdingen ten opzichte van het verstrekte budget hebben plaatsgevonden. Tot slot is de geïdentificeerde totale onderuitputting van budgetten kleiner dan de uitvoeringsmaterialiteit, waardoor geen materieel restrisico dienaangaande is geconstateerd. Op basis van bovenstaande controlewerkzaamheden constateren wij als gevolg van het ontbreken van een controleverklaring bij de productieverantwoording van een zorgleverancier een onzekerheid ten aanzien van de lasten Wmo ter grootte van € 65.000, welke gerapporteerd is als ongecorrigeerd controleverschil. Wij hebben echter geen materieel restrisico ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten Sociaal Domein geïdentificeerd.
Aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersingsomgeving Controletechnische functiescheiding proces leerlingenvervoer Wij vragen aandacht voor zichtbare controletechnische functiescheiding in het proces leerlingenvervoer.
13
Wij hebben geconstateerd dat de medewerker klantcontactcentrum aanvragen inzake leerlingenvervoer in behandeling neemt, beoordeeld, alsmede de toekenningsbeschikking opstelt en verstuurd. Daarnaast controleert deze medewerker tevens de ontvangen facturen inzake leerlingenvervoer. Hiermee zijn binnen dit proces de onderdelen aanvraag, beschikking en factuurcontrole inzake leerlingenvervoer bij één persoon belegd. Naar wij begrijpen vindt in het proces tevens controle van de facturen plaats door een tweede functionaris. Deze factuurcontrole vindt echter niet gedocumenteerd plaats, waardoor wij deze controlemaatregel niet kunnen vaststellen. Wij adviseren om controletechnische functiescheiding zichtbaar aan te brengen in het primaire proces inzake leerlingenvervoer. Volledigheidshalve vermelden wij dat wij voor de kosten inzake leerlingenvervoer welke betrokken zijn in de detailcontroles geen afwijkingen voor wat betreft getrouwheid en rechtmatigheid hebben geconstateerd.
Zichtbare borging van interne beheersingsmaatregelen in het primaire proces voor Sociaal Domein Wij adviseren om de interne beheersingsmaatregelen te verankeren in het primaire proces, zodat de interne controleafdeling een toets op de werking van de interne beheersingsmaatregelen kan uitvoeren.
Wij hebben geconstateerd dat de interne controleafdeling als onderdeel van haar interne controlewerkzaamheden steekproefsgewijs de prestatielevering voor geleverde diensten in het Sociaal Domein toetst. Wij kwalificeren deze toets vanuit interne beheersingsperspectief als positief. Echter, vanuit de organisatiestructuur en de toedeling van de rollen, activiteiten en taken, stellen wij voor om de toets op de prestatielevering in te bedden in het primaire proces en om deze toets voldoende gedetailleerd te documenteren. Wanneer vorengenoemde interne beheersingsmaatregel in het primair proces wordt geborgd, wordt de interne controleafdeling in de gelegenheid gesteld om daadwerkelijk een toets uit te voeren op de werking van de interne beheersingsmaatregelen binnen het primaire proces, waar de interne controleafdeling momenteel zelfstandig de interne beheersingsmaatregel uitvoert. Vierogenprincipe ten aanzien van mutaties in crediteurenstamgegevens
Wij adviseren om het muteren van crediteurenstamgegevens onderhevig te laten zijn aan een vierogenprincipe.
Gerelateerd aan het betalingsproces is het proces inzake wijziging van crediteurenstamgegevens. Wij hebben vastgesteld dat geen collegiale toetsing plaatsvindt op mutaties van crediteurenstamgegevens, waarbij met name mutaties in het bankrekeningnummer van crediteuren onze aandacht hebben. Naar wij van de ambtelijke organisatie begrijpen biedt de software momenteel niet de mogelijkheid om deze interne beheersingsmaatregel systeemtechnisch af te dwingen. Als compenserende maatregel wordt binnen de organisatie voorafgaand aan het autoriseren van de betalingen een steekproef op bankrekeningnummers uitgevoerd. Een dergelijke maatregel werkt compenserend, maar betreft geen sluitende controlemaatregel ten aanzien van mutaties in bankrekeningnummers. Wij adviseren om bij de verwachte overgang naar de SaaS-applicatie de mogelijkheden voor een afgedwongen vierogenprincipe op mutaties in crediteurenstamgegevens te onderzoeken. Zoals eerder in dit verslag beschreven, hebben wij als reactie op het ontbreken van een afgedwongen vierogenprincipe ten aanzien van crediteurenstamgegevens via gegevensgerichte werkzaamheden vastgesteld dat de crediteuren waarvoor het bankrekeningnummer is gewijzigd, daadwerkelijk een wijziging in hun bankrekeningnummer hebben ondergaan en dat het gewijzigde bankrekeningnummer overeenstemt met de onderliggende documentatie afkomstig van de crediteur.
Wij hebben derhalve geen indicatie dat het geïdentificeerde risico zich in 2021 heeft geopenbaard.
Wet Normering Topinkomens (WNT) Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de verantwoording in het kader van de WNT.
14
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording gecontroleerd. Wij melden dat wij geen tekortkomingen of afwijkingen in de WNT-verantwoording hebben geconstateerd. Wij wijzen u voorts op het feit dat de verplichting geldt om de WNT-verantwoording openbaar toegankelijk op internet te publiceren voor een periode van tenminste zeven jaar, als onderdeel van de jaarrekening of desgewenst als apart document. De gegevens moeten vrij toegankelijk zijn en eenvoudig te vinden zijn.
Actualisatie meerjarenonderhoudsplannen gebouwen Wij adviseren om de meerjarenonderhoudsplannen in 2022 te actualiseren.
Het meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen dient als basis voor de planning van groot onderhoud dat aan gemeentelijke gebouwen wordt uitgevoerd. Evenals voorgaand jaar merken wij op dat het huidige meerjarenonderhoudsplan, dat in 2015 door de gemeenteraad is vastgesteld, dateert uit 2013. Om de onderhoudsplanning en de daarmee gemoeide verwachte kosten zo concreet en gericht mogelijk te kunnen inschatten dient een dergelijk onderhoudsplan actueel te zijn, zeker gezien de huidige economische ontwikkelingen. Wij adviseren, in lijn met de in 2022 geactualiseerde meerjarenonderhoudsplannen voor een tweetal gemeentelijke gebouwen, de onderhoudsplannen voor de overige gebouwen eveneens in 2022 te actualiseren. Tariefegalisatie rioolheffing
Per ultimo 2021 is geen sprake meer van een voorziening riolering, waardoor egalisatie van de rioolheffing niet meer via de voorziening kan plaatsvinden.
15
De onttrekking aan de rioolvoorziening in 2021 heeft ertoe geleid dat per ultimo 2021 geen sprake meer is van een rioolvoorziening. Het hiervoor genoemde heeft tot gevolg dat egalisatie van schommelingen in de rioolheffing niet meer via de voorziening kan plaatsvinden. Eventuele tekorten op het taakveld riolering zullen derhalve ten laste van de reserves dienen plaats te vinden, dan wel in rekening dienen te worden gebracht bij de burger door middel van een stijging van de rioolheffing. Wij adviseren derhalve om de (verwachte) kostenontwikkelingen ten aanzien van onderhoud van en investeringen in rioleringen nauwgezet te volgen en periodiek te actualiseren om verrassingen te voorkomen.
3. ANALYSE VAN DE JAARREKENING Ontwikkeling van balansverhoudingen De ontwikkeling van balansverhoudingen geeft inzicht in de wijze waarop solvabiliteit en liquiditeit van de gemeente zich ten opzichte van vorig jaar hebben ontwikkeld. Op grond van de voorliggende balans constateren wij dat er sprake is van een positief werkkapitaal, hetgeen betekent dat de gemeente in voldoende mate in staat is om aan haar kortlopende verplichtingen te voldoen. In algemene zin constateren wij ten aanzien van de balansverhoudingen per 31 december 2021 geen verhoogd risico. Het werkkapitaal vertoont ten opzichte van voorgaand jaar een forse daling. Deze daling is het gevolg van het feit dat de in 2020 aangetrokken langlopende totaalfinanciering in 2021 mede is ingezet voor investeringen ad in totaal € 4,6 miljoen. De stijging in de overige schulden is het gevolg van per eind 2021 ontvangen facturen inzake gedane investeringen. De ontwikkeling in de overige balansposities is relatief stabiel te noemen.
Resultaat boekjaar en financiële positie Het resultaat boekjaar gecorrigeerd voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves bedraagt € 1.550.000 negatief.
Het eigen vermogen van Gemeente Simpelveld is, ondanks het resultaat boekjaar ad € 161.000 positief, afgenomen tot € 12.121.000. In het kader van de transparantie van de opbouw van het resultaat achten wij het van belang om het resultaat exclusief mutaties in reserves, en daarmee de vermogenssprong, te presenteren. Gedurende het jaar heeft netto een onttrekking ad € 1.711.000 aan reserves plaatsgevonden ten gunste van het resultaat. Rekening houdend met deze mutatie, bedraagt het resultaat boekjaar en daarmee de mutatie in het vermogen € 1.550.000 negatief. Het negatief resultaat ad € 1.550.000 is in het vermogen zichtbaar in een daling in de bestemmingsreserves en algemene reserve. Deze bestemmingsreserves zijn door middel van raadsbesluiten ingesteld ter financiële dekking van specifieke doelen. De algemene reserve, zijnde de financiële buffer van de gemeente, neemt in 2021 met € 490.000 af. Hoewel wij geen verhoogd risico constateren ten aanzien van de financiële positie van de gemeente, benadrukken wij in algemene zin het belang om in langjarig perspectief een sluitende exploitatie, exclusief toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, te realiseren. Het gebruik van reserves ter dekking van lasten is overigens inherent aan de functie van een gemeente en geschied op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten.
16
Het verloop van het vermogen is als volgt weer te geven: Ontwikkeling financiële positie Algemene reserve
Bestemmingsreserves
Resultaat boekjaar
Totaal vermogen
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
€ x 1.000
Saldo per 1 januari 2021
5.495
7.975
201
13.671
Resultaatbestemming 2020
15
186
-201
0
Toevoegingen aan reserves
0
537
0
537
Onttrekkingen aan reserves
-505
-1.743
0
-2.248
0
0
161
161
5.005
6.955
161
12.121
Resultaat 2021 Saldo per 31 december 2021
De omvang van het vermogen per ultimo 2021 bedraagt 32,4% van het balanstotaal (ultimo 2020: 35,4%).
Weerstandsvermogen De weerstandsfactor daalt hoofdzakelijk doordat de risico’s stijgen ten opzichte van voorgaand jaar. De weerstandsfactor per ultimo 2021 bedraagt 5,85.
17
De financiële positie van de gemeente wordt mede tot uitdrukking gebracht in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen en toont daarmee de financiële weerbaarheid van de gemeente. In deze paragraaf staat de analyse van het weerstandsvermogen zoals opgenomen in de programmarekening centraal. Conform het BBV heeft de gemeente een inschatting gemaakt van de vereiste weerstandscapaciteit. In de navolgende tabel hebben wij een samenvatting opgenomen van het weerstandsvermogen van Gemeente Simpelveld.
Weerstandsvermogen 2021
2020
€ x 1.000
€ x 1.000
Beschikbare weerstandscapaciteit (A)
5.006
5.496
Benodigde weerstandscapaciteit o.b.v. geïdentificeerde risico’s (B)
856
331
Weerstandsvermogen (A -/- B)
4.150
5.165
Weerstandsfactor
5,85
16,60
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de ingeschatte risico’s; deze wordt uitgedrukt in de weerstandsfactor. De hieruit voortvloeiende weerstandsfactor van Gemeente Simpelveld bedraagt voor 2021 5,85. De weerstandscapaciteit kwalificeert hiermee als uitstekend. Wij bevelen aan om in de beoordeling van de weerstandscapaciteit zowel het weerstandsvermogen (absolute component) als de weerstandsfactor (relatieve component) te betrekken. De daling in de weerstandsfactor wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een stijging in de geïdentificeerde risico’s, welke tweeledig van aard is. Enerzijds is sprake van een tweetal nieuw geformuleerde risico’s inzake wateroverlast en de gevolgen van de oorlog in Oekraïne (gezamenlijk € 156.000). Anderzijds is de kans, dan wel het effect van een aantal bestaande risico’s door de gemeente op basis van een geactualiseerde inschatting opgeschaald. Wij benadrukken dat diverse gemeenschappelijke regelingen waarin Gemeente Simpelveld deelneemt een zeer beperkt weerstandsvermogen hebben. Hierdoor is de kans groot dat deze gemeenschappelijke regelingen een beroep doen op het weerstandsvermogen aanwezig bij de deelnemende gemeenten in het geval dat een door de gemeenschappelijke regeling geïdentificeerd risico zich manifesteert.
In de analyse van de aanwezige weerstandscapaciteit van de gemeente dient derhalve rekening te worden gehouden met vorenstaande.
18
Financiële rechtmatigheid Wij hebben als onderdeel van de jaarrekeningcontrole de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Bado en het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Simpelveld. Het controleprotocol inclusief het normenkader is door uw gemeenteraad vastgesteld. Het normenkader vertaalt zich in een toetsingskader dat als basis dient voor de interne controlewerkzaamheden. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: ▪ voorwaardencriterium; ▪ begrotingsrechtmatigheid; en ▪ misbruik en oneigenlijk gebruik. Voorwaardencriterium De toetsing op de naleving van de wet- en regelgeving is in eerste instantie een verantwoordelijkheid van de gemeente. Door middel van onze controle op de beheersorganisatie, in combinatie met de door ons uitgevoerde gegevensgerichte controlewerkzaamheden, hebben wij vastgesteld dat aan de diverse gestelde voorwaarden wordt voldaan. Daarnaast hebben wij in het kader van SiSa vastgesteld dat ook voor de specifieke uitkeringen aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.
De begrotingsoverschrijdingen hebben, gezien hun aard en toelichting, geen invloed op ons accountantsoordeel.
Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn vastgelegd in de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld. Deze nadere invulling heeft plaatsgevonden middels de zogenaamde 212-verordening. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat baten en lasten binnen de door de Gemeenteraad gestelde begrotingskaders blijven en dat significante wijzigingen tijdig aan de gemeenteraad worden gemeld. Hierdoor kan tijdig een besluit worden genomen door de gemeenteraad en wordt voorkomen dat het risico wordt gelopen op inbreuk op het budgetrecht van de gemeenteraad. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voorwaarde hiervoor is dat deze kostenoverschrijdingen duidelijk herkenbaar in de jaarrekening moeten zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat in programma 0, 2, 3, 6, 7 en 8 een begrotingsoverschrijding qua lasten groter dan de rapporteringstolerantie heeft plaatsgevonden. Voor een inhoudelijke duiding van de overschrijdingen verwijzen wij naar het onderdeel rechtmatigheid opgenomen in hoofdstuk 4.5 “Toelichting op het overzicht van baten en lasten” in de programmarekening.
In deze toelichting voor wat betreft rechtmatigheid zijn de overschrijdingen toegelicht, waarmee de gemeente verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de lasten over het boekjaar. Door het vaststellen van de jaarrekening waarin de uitgaven wel zijn opgenomen worden de desbetreffende uitgaven alsnog door de gemeenteraad geautoriseerd. Wij merken op dat op grond van onze controlebevindingen deze begrotingsoverschrijdingen gezien hun aard en toelichting niet meewegen in ons accountantsoordeel.
19
Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen in haar interne controlewerkzaamheden. De uitkomst van de toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Wij hebben desgevraagd geen signalen vanuit de organisatie ontvangen die wijzen op misbruik en oneigenlijk gebruik.
20
4. OVERIGE ELEMENTEN Frauderisicofactoren Uit hoofde van de jaarrekeningcontrole hebben wij geen indicaties van fraude en/of ongeregeldheden.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de met governance belaste personen en het management van de gemeente. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van uw organisatie waarbij wij de nadruk hebben gelegd op eventuele vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarverantwoording van uw organisatie. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing zijn betrokken. Noch heeft het management materiële onregelmatigheden geconstateerd als gevolg van doen of nalaten door anderen binnen de organisatie.
Volledigheidshalve vermelden wij dat wij met ingang van de controle over boekjaar 2022 verplicht zijn om bij wettelijke controles in de controleverklaringen nadere informatie op te nemen met betrekking tot onze werkzaamheden inzake fraude en continuïteit. Voor meer informatie verwijzen wij naar een door de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) uitgegeven brochure die te vinden is via onderstaande link. https://www.nba.nl/nieuws-en-agenda/nieuwsarchief/2021/oktober/brochure-nieuwe-accountantsrapportage-over-fraude-en-continuiteit/
Naleving van wet- en regelgeving Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met niet-naleving van wet- en regelgeving.
Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij zijn op grond van artikel 2:393 lid 4 BW verplicht melding te maken van onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Bij het uitvoeren van de controle is in dit opzicht niets naar voren gekomen dat aan u moet worden gemeld.
21
Single information Single audit (SiSa) De verantwoording van de Single Information en Single Audit (SiSa) is wettelijk verplicht. Wij hebben op grond van artikel 5, vierde lid Bado voor de controle de volgende rapporteringstoleranties gehanteerd per specifieke uitkering: • € 12.500 (totaal der lasten) indien de omvangbasis kleiner of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangbasis groter is dan € 125.000 of gelijk aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangbasis groter is dan € 1.000.000. Voor de SiSa-verantwoording gelden zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De achterliggende reden hiervan is om vakdepartementen te voorzien van voldoende informatie teneinde de specifieke uitkering vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. In het kader van de totstandkoming en controle van de SiSaverantwoording merken wij op dat, op basis van de door de Accountantsdienst Rijk uitgevoerde review, kritisch wordt gelet op de kwaliteit van de aangeleverde SiSa-verantwoording door de gemeente en de hierop door de accountant uitgevoerde controle. Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te kunnen verstrekken over de SiSaverantwoording welke als bijlage bij de jaarrekening is opgenomen.
De door ons uitgevoerde werkzaamheden bestaan uit het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden. In de SiSa-verantwoording is een tweetal verschillende indicatoren opgenomen, te weten: • indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling; • indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de indicatoren welke van invloed zijn op de financiële vaststelling geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de SiSaverantwoording. Deze indicatoren zijn door ons getoetst op getrouwheid en rechtmatigheid, eventueel aangevuld met een controle op de deugdelijke totstandkoming. Voor indicatoren zonder invloed op de financiële vaststelling hebben wij, waar vereist, enkel de deugdelijke totstandkoming vastgesteld en derhalve niet de rechtmatigheid. Op grond van het Bado rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit door middel van navolgende tabel welke als bijlage bij de SiSa-verantwoording moet worden meegezonden. Deze tabel moet ook worden opgenomen wanneer er geen fouten of onzekerheden zijn vastgesteld.
22
Bevindingen controle SiSa-bijlage SiSa-regeling JenV A7 JenV A12B FIN B2 BZK C62
Financiële omvang
Toelichting
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
OCW D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
N.v.t.
€0
N.v.t.
OCW D14
Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen
N.v.t.
€0
N.v.t.
EZK F9
Regeling specifieke uitkering extern advies warmtetransitie
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
N.v.t.
€0
N.v.t.
SZW G2 SZW G2A SZW G3 SZW G3A SZW G4 SZW G4A SZW G12
23
Regeling specifieke uitkering tijdelijke ondersteuning toezicht en handhaving Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen (SiSa tussen medeoverheden) Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek (deel 2) Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen
Fout of onzekerheid
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2021 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet totaal 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - gemeentedeel 2021 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - totaal 2020 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) gemeentedeel 2021 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) totaal 2020 Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire
VWS H4
Regeling specifieke uitkering stimulering sport
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H8
Regeling Sportakkoord 2020-2022
N.v.t.
€0
N.v.t.
VWS H12
Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken
N.v.t.
€0
N.v.t.
Overige aandachtsgebieden en ontwikkelingen Buiten de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, willen wij tevens aandacht vragen voor onderstaande aandachtsgebieden en ontwikkelingen. Hoewel deze niet of niet direct het gevolg zijn van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen deze aandachtsgebieden en ontwikkelingen van invloed zijn op Gemeente Simpelveld.
Actualisatie inschattingen bestedingen als gevolg van inflatie Het boekjaar 2022 wordt tot op heden gekenmerkt door een sterke economische groei. Deze economische groei heeft een voor Nederland in het laatste decennium ongekende inflatie tot gevolg. Wij hebben dienaangaande vastgesteld dat Gemeente Simpelveld in de voorjaarsrapportage 2022 rekening houdt met een stelpost voor stijgende inflatie. In navolging hiervan adviseren wij om gedurende de resterende periode van 2022 de inschattingen ten aanzien van de verwachte bestedingen te blijven monitoren, rekening houdende met het effect dat de inflatie op de begrote lasten, investeringen en overige uitgaven heeft. Vorenstaande met als doel om tijdig sturing te kunnen geven aan de financiële impact van de begrote activiteiten en hiermee gepaard gaande benodigde bijdragen, alsmede aan (meerjarige) investerings- en financieringsbeslissingen, mede in het kader van financiële rechtmatigheid.
Rechtmatigheidsverantwoording Volgens recente besluitvorming wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingaande boekjaar 2023 ingevoerd. Wij adviseren dienaangaande om het verantwoordingsproces reeds gedurende 2022 als zodanig in te richten. Wij adviseren dienaangaande om het verantwoordingsproces reeds als zodanig in te richten. Onderdeel van dit verantwoordingsproces is het vaststellen van de verantwoordingsgrens. Dit betreft een door het algemeen bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het dagelijks bestuur de onrechtmatigheden (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Om de verantwoording omtrent rechtmatigheid op een gedegen wijze vorm te geven en om fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheidscriteria te voorkomen, is tijdige interne informatievoorziening en daarmee periodieke uitvoering van verbijzonderde interne controlewerkzaamheden van belang. Hierbij wijzen wij tevens op het element IT dat onlosmakelijk verbonden is met de diverse processen binnen uw organisatie en uit dien hoofde ook als zodanig in de interne controlewerkzaamheden dient te worden betrokken.
Tot slot benadrukken wij dat de komst van de rechtmatigheidsverantwoording leidt tot wijzigingen in de controleverordening (artikel 213verordening) en mogelijk ook tot wijzigingen in de financiële verordening (artikel 212-verordening). Wij adviseren om tijdig voor te sorteren op het actualiseren van beide verordeningen.
24
BIJLAGE - GEPLANDE EN GEREALISEERDE URENBESTEDING Voorafgaand aan de start van de controleopdracht maken wij op basis van de reikwijdte en diepgang van de controle-opdracht, in combinatie met onze kennis van de markt waarin uw organisatie opereert, alsmede kennis van de huishouding van uw organisatie, een inschatting van de urenbesteding. In onderstaand overzicht geven wij de geplande en de (verwachte) gerealiseerde urenbesteding weer. Overzicht geplande en gerealiseerde urenbesteding Functieniveau
Geplande uren
Gerealiseerde uren *
Verschil
Externe accountant
35
38
3
Supervisor
70
83
13
Assistent accountants
162
265
103
Totaal
267
386
119
* De gerealiseerde uren omvatten de stand per heden, inclusief de verwachte uren ten aanzien van dossierafwikkeling.
25