5. Bijlage 7 B2a-Begroting 2024 Parkstad IT

2. Aanvullende paragrafen Vanuit wet- en regelgeving wordt volgende aanvullende paragrafen opgenomen: • Social Return on Investment (SROI) 2.1 Social Return on Investment (SROI) Het doel van Social Return is de stap naar werk makkelijker te maken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Vaak zijn dit mensen in een uitkeringssituatie met weinig opleiding of werkervaring. Parkstad-IT heeft als beleidsvoornemen dat haar onderaannemers een vast percentage (meestal 5%) van de opdrachtsom aan Social Return besteden. Dat kan door werk te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook het aanbieden van leerwerkplekken, trainingen of opleiding aan deze mensen of inkopen bij een sociale onderneming behoort tot de mogelijkheden. In deze werkt Parkstad-IT direct samen met WSP Parkstad en andere partners. De volgende onderdelen SROI gelden (in ieder geval) voor de begroting 2024: Product/dienst Printservices

Aanbesteding hard- en software

Bedrag SROI in 2024 € 4.080

2% van de daadwerkelijke contractwaarde (spendanalyse achteraf)

SROI verplichting inhoudelijk Training en begeleiding (meelopen) van WSP medewerker tijdens de opstartfase. 1 x per 2 jaar nieuwe WSP medewerkers of vervanging trainen en begeleiden Conform Beleidsregel Social return Arbeidsmarktregio ZuidLimburg 2020 (via SROI bureau gemeente Sittard-Geleen)

22 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Bijlagen Bijlage - Bijdrage deelnemers en derden per pijler op productniveau Het producten en dienstenaanbod van Parkstad-IT is onderverdeeld in pijlers. Met de komst van het nieuwe verrekenmodel zijn ook deze pijlers aangepast. Deze herindeling in pijlers heeft uiteraard geen invloed op de doorbelasting. Ook is het aanbod aan verandering onderhevig, zo is 2023 de nieuwe dienst print services geïntroduceerd. Deze verandering zijn van invloed op de doorbelasting. De aanbesteding dark fiber van 2022 is verwerkt in de begroting. Een gevolg van deze aanbesteding is dat tarieven voor alle betrokken dark fiber data netwerkver-bindingen samen fors zijn gedaald (circa €k 150 op jaarbasis in totaal). Echter, nog niet alle budgetten voor de doorbelasting van deze kosten waren al gecentraliseerd bij Parkstad-IT. Voor veel verbindingen betaalden deelnemers (en derden) zelf direct de factuur aan de leverancier. Nu betaald Parkstad-IT de gehele verzamelfactuur. Hierdoor lijkt het alsof de dienstverlening van Parkstad-IT weer duurder wordt. Maar onder de streep zijn de deelnemers (en derden) dus samen fors goedkoper uit voor de levering van deze dienst. Ook maakt deze aanbesteding het mogelijk dat wij de kosten van dark fiber netwerkverbindingen eenduidiger doorbelasten aan de gebruiker. Dit levert een verschuiving van kosten op.

Hierdoor lijkt het alsof sommige deelnemers en derden ‘verdienen’ aan deze wijziging. Daarnaast zijn er diverse nieuwe verbindingen aangelegd als gevolg van deze aanbesteding. Ook de eenmalige kosten voor deze aanleg en de verbruikskosten worden uiteraard doorbelast aan de juiste afnemers van de betreffende verbinding. Van diverse dark fiber netwerkverbinding lopen de contracten nog meerjarig door. De kosten van deze verbindingen zijn vanaf 2023 ook onderdeel van de reguliere doorbelasting van Parkstad-IT aan haar deelnemers en derden. Al deze punten zijn van invloed op de doorbelasting. Ten slotte heeft in 2023 een migratie plaatsgevonden naar een nieuwe service-tool omgeving. Bij deze migratie heeft eveneens een herindeling van de assets (gemakshalve alle hardware en software) plaatsgevonden. Deze herindeling is van invloed op de doorbelasting. We kunnen niet uitsluiten dat deze herindeling wordt aangepast na verdere afstemming met de deelnemers en derden.

23 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

B3.8

3.780 117.164 56.091 29.706 7.380 14.761 5.904 1.476

€ € € € € € € € €

5.114 258 291.712 162.370 64.948 14.761 29.522 9.226 6.273 4.613

€ € € € € € € € € €

8.449 74.727 44.283 13.100 9.226 5.535 1.661 923 -

€ € € € € € € € € € €

777.214 762.983 14.230 392.270 190.415 116.980 23.986 23.248 35.057 2.583

€ € € € € € € € € € €

1.047.505 1.045.034 667 1.804 302.044 147.609 59.044 20.296 49.818 24.171 1.107

€ € € € € € € € € € €

2.329.804 2.310.647 18.900 258 729.925 436.922 165.691 49.818 33.212 40.039 4.244

€ € € € € € € € € € € € €

522.517 522.517 419.578 228.794 67.531 44.283 40.223 15.683 8.303 14.761 28.320 261 28.060 48.766

€ € € € € € € € € € € € € € € € € €

511.938 500.821 11.117 165.691 67.900 40.223 5.535 34.688 14.392 2.952 15.171 3.004 12.167 24.968 22.633 2.335 28.807

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

Virtuele werkplek

- Full Accounts

- Light accounts M365 F3

- Performance werkplek

Applicaties

- Client-serverinstallatie met database

- Client-serverinstallatie zonder database

- Client-heavy

- Cloud

- Client

- Snelkoppeling

- Koppeling E2Secure

Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Telefonie

- Mobiele telefoon iPhone

- Mobiele telefoon Android

- Telefonie beheer

Print services

- printers

- Afrdrukken

Connectiviteit

- Accespoints

- Switches

- Dark fiber

IT-projecten

- Project regie en uitvoering

SUB-totaal

Verrekening extra bijdrage derden

Bijdrage

87 49.549 45.755 3.794 161.119 14.774 155.415 -9.070 46.747 46.747 1.396.948 -16.067 1.380.881

€ € € € € € € € € € € € € €

14.577 9.547 5.030 8.046 3.466 1.738 2.842 24.243 24.243 720.876 -8.332 712.544

€ € € € € € € € € € € € € €

15.859 8.544 7.315 12.831 4.056 3.044 5.731 14.758 14.758 449.815 -5.072 444.743

€ € € € € € € € € € € € € €

956 56.338 37.278 19.060 48.087 10.863 33.025 4.199 57.025 57.025 1.715.254 -19.600 1.695.654

€ € € € € € € € € € € € € €

174 67.767 48.317 19.450 47.077 7.170 38.239 1.668 60.428 60.428 1.822.878 -20.769 1.802.108

€ € € € € € € € € € € € € €

97.075 230.573 77.452 60.652 16.800 121.929 68.384 33.894 19.651 155.340 155.340 4.604.656 -53.392 4.551.264

€ € € € € € € € € € € € € €

39.766 9.000 30.335 6.301 19.989 4.045 44.592 44.592 1.346.749 -15.327 1.331.422

€ € € € € € € € €

4.695 14.346 9.766 31.263 31.263 941.899 -10.745 931.153

€ € € € € €

-

-

87 € 11.098 € 7.909 € 20.096 € -

€

23.390

€

€

1.845 € 11.098 € 7.909 € 21.052 €

174

-

€

351.039

-

€

-

-

24.143 -

€

€ 39.319

€

€

24.143 € 39.319

-

-

-

17.381 € -

€

-

€

813.608 € 251.314 €

211.538

€

3.104

€

4.829

€

€

- Storage Tier II

-

817.388 € 256.686 €

219.987

€

97.608

€

63.807

€

121.406

€

95.883

€

27.592

€

- Storage Tier I -

€

29.317

€

100.712

€

68.636

€

121.406

€

95.883

€

27.592

€

Storage €

€

29.317

€

11.950

€

17.381

€

27.159

€

2.173

€

2.173

€

- Room solution

-

€

9.402

€

13.246

€

25.053

€

3.071

€

76.001

€

26.897

€

35.249

€

- Tablet

€

77.473

€

39.332

€

38.309

€

119.499

€

109.060

€

373.061

€

55.492

€

46.055

€

- Laptop

-

43.396

€

15.991

€

18.291

€

45.163

€

57.409

€

136.287

€

40.380

€

5.668

€

- Beeldscherm

-

13.270

€

8.596

€

3.523

€

39.571

€

30.023

€

51.614

€

17.639

€

26.818

€

- Thin client

€

29.229

€

1.874

€

1.059

€

21.320

€

12.303

€

53.640

€

14.177

-

180.751

€

75.195

€

74.428

€

262.555

€

229.247

€

717.761

€

156.757

Veiligheidsregio Zuid-Limburg

€

Gemeente Voerendaal

€

Gemeente Simpelveld

20.505

Gemeente Landgraaf

136.468

Gemeente Kerkade

€

Gemeente Heerlen

€

Gemeente Brunssum

- Fat client (PC)

Gemeente Beekdaelen

Devices

Overige goederen en diensten

Categorie

Bijdrage Deelnemers

24

B3.8

Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027 € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

- Thin client - Beeldscherm - Laptop - Tablet - Room solution

Storage - Storage Tier I - Storage Tier II

Virtuele werkplek - Full Accounts - Light accounts M365 F3 - Performance werkplek

Applicaties - Client-serverinstallatie met database - Client-serverinstallatie zonder database - Client-heavy - Cloud - Client - Snelkoppeling - Koppeling E2Secure

Telefonie - Mobiele telefoon iPhone - Mobiele telefoon Android - Telefonie beheer

Print services

€ Nvt €

Verrekening extra bijdrage derden

Bijdrage

428.027

428.027

€

Nvt

€

€

€

187.034

187.034

6.497

6.497

€

Nvt

€

€

€

569.051

569.051

19.699

19.699

€

Nvt

€

€

€

€

353.062

353.062

12.088

12.088

-1.045

€

Nvt

€

€

€

€

€

€

SUB-totaal

14.579

14.579

-2.563

-

362

€

€

€

€

€

-1.498

2.998

1.087

- Project regie en uitvoering

€

€

€

IT-projecten

4.976

14.040

5.671

€

€

€

- Dark fiber

2.607

-

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

-683

3.332

3.332

-

2.998

100

3.098

-

212

5.517

-

-

61.110

93.363

160.202

-

-

116.436

116.436

-

37.284

37.284

4.902

915

5.980

3.330

4.553

1.624

21.303

- Switches

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

- Accespoints

1.522

-

-

9.894

-

9.894

637

212

1.910

11.034

10.609

51.774

71.295

147.470

-

-

266.140

266.140

-

62.669

62.669

1.249

2.796

50.748

2.198

3.446

1.218

61.655

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

18.213

-

-

2.086

-

2.086

-

-

-

-

-

-

-

-

-

3.113

115.713

118.826

12.072

-

12.072

-

-

18.985

1.871

4.084

4.400

29.340

277.371

277.371

9.238

9.238

4.619

12.749

1.967

19.335

790

3.899

4.689

-

2.099

100

2.199

-

-

-

6.790

8.488

6.790

11.883

33.950

-

6.137

151.783

157.920

-

-

-

-

7.043

13.526

15.096

9.690

4.685

50.041

Werk voor Heerlen

Connectiviteit

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

ISD-Komaps

€ 7.583

-

-

1.651

1.651

3.302

-

1.107

13.654

7.749

3.690

52.217

72.328

150.745

258

-

75.937

76.194

24.143

120.717

144.860

2.099

280

16.102

9.453

1.633

1.195

30.762

Historisch ISD-BOL Centrum Limburg

- Afrdrukken

- printers

€

- Fat client (PC)

Het Gegevenshuis

Devices

Overige goederen en diensten

Categorie

€

Nvt

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

€

86.974

86.974

485

485

72.909

-

-

72.909

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

13.580

-

13.580

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Overige derden

Bijdrage Derden

25

Bijlage - Investeringsplanning en afschrijvingen Investeringsplanning 2024 In onderstaande tabel is nader uitgewerkt welke investeringen worden verwacht in 2024, voor zover nu duidelijk. Gebruikte berekening c.q. informatie: benodigde krediet = aantal in productie zoals geïnvesteerd door PIT / afschrijvingstermijn * gemiddelde recente aankoopprijs beschikbare krediet is krediet MVA zoals opgenomen in de volgende bijlage

Acces points (*****)

# in productie Benodigd (investering Activum krediet PIT) 5 jaar 418 € 30.000 102629

Beeldschermen

8 jaar

5.129

€ 110.000

102557

Laptop (****) (x)

4 jaar

2.237

€ 450.000

102556

Mobiele telefoon (*) (****)

3 jaar

16

€ 2.400

102556

PC (**)

5 jaar

425

0

102555

Room solutions (***)

5 jaar

Nog geen

€ 50.000

Volgt

Switch (*****)

5 jaar

325

€ 300.000

102629

Tablet (****) (x)

4 jaar

718

€ 150.000

102556

Thin Client (**)

5 jaar

1.995

0

102555

Dataopslag (******)

€ 519.000

102554

Infrastructuur

€ 118.232

102553

Onderdeel

Afschrijvingstermijn

TOTAAL

€ 1.729.632

(*) De deelnemers schaffen zelf de meeste mobiele telefoons aan. Hierdoor is PIT niet in staat om adequaat life cycle management te voeren voor deze devices. Ook is de beoogde standaardisatie en harmonisatie voor dit type device niet mogelijk op dit moment. In 2023 heeft de gemeente Heerlen via Parkstad-IT al haar medewerkers voorzien van een nieuwe mobiele telefoon. Deze vervanging is nog niet verwerkt in deze begroting. (**) Er worden steeds minder PC’s en TC’s uitgeleverd. Er is nu geen goed zicht op de benodigde vervangingen in 2024. (***) Bij de samenstelling van deze begroting kochten de deelnemers de Room Solutions via PIT maar werden de kosten één-op-één direct doorbelast. Hierdoor zijn er in de komende 4 jaar zeker geen vervangingen te verwachten van dit type device. Wel verwachten we meer aanschaf van dit type device. Over de eerder aangekochte room solutions kan PIT geen adequaat life cycle management voeren. Ook is de beoogde standaardisatie en harmonisatie voor dit type device alleen mogelijk voor de devices aangekocht als investering via Parkstad-IT. (****) Parkstad-IT zal ook in 2024 de uitlevering van mobiele devices (mobiele telefoons, tablets en laptops) strak monitoren en indien nodig het benodigde investeringskrediet laten ophogen. Verder zal in overleg met de deelnemers de afschrijftermijn expliciet worden besproken en herijkt indien nodig.

(*****) De overgang van PC’s en TC’s maakt dat op termijn een verschuiving zal optreden van werkplekken met een vaste netwerkkabel naar werkplekken waar met Wifi gewerkt wordt. Dit maakt dat er op diverse plekken kleinere switches nodig zijn maar meer acces points. (******) De overstap van diensten uit de Parkstad-IT datacenters naar de Microsoft cloud krijgt meer vorm. Veiligstellen van data in de datacenters van Parkstad-IT verschuift naar veiligstellen van data in de cloud. Nieuwe backup-technologie wordt hiervoor ingezet. De kosten zullen tijdelijk

26 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Activum 102455 Informatiebeveiliging 102336 PIT-werkplekken vvi 2019 102337 PIT-infrastructuur vvi 2019 102338 PIT dataopslag vvi 2019 102454 Migratie databases naar Oracle 12 tm2021 102504 Infrastructuur vvi 2020 102505 Dataopslag vvi 2020 102506 Devices vvi 2020 102508 Beeldschermen vvi 2020 102509 Infrastructuur vvi 2021 102510 Dataopslag vvi 2021 102511 Devices vvi 2021 102512 Mobile devices vvi 2021 102513 Beeldschermen vvi 2021 102514 Infrastructuur vvi 2022 102515 Dataopslag vvi 2022 102516 Devices vvi 2022 102517 Mobile devices vvi 2022 102518 Beeldschermen vvi 2022 102519 Infrastructuur vvi 2023 102520 Dataopslag vvi 2023 102521 Devices vvi 2023 102522 Mobile devices vvi 2023 102523 Beeldschermen vvi 2023 102553 Infrastructuur vvi 2024 102554 Dataopslag vvi 2024 102555 Devices vvi 2024 102556 Mobile devices vvi 2024 102557 Beeldschermen vvi 2024 102628 Netwerkcomponenten vvi 2023 102629 Netwerkcomponenten vvi 2024 SUB-totaal

Boekw. 1/1 Uitgaven Inkomsten € 111.206 € € € 172.786 € € € 119.400 € € € 142.773 € € € 68.507 € € € 360.703 € € € 202.584 € € € 48.759 € € € 27.751 € € € 78.609 € € € 286.989 € € € 55.776 € € € 215.095 € € € 42.458 € € € 1.317.017 € € € 344.812 € € € 2.660 € € € 763.269 € € € 62.352 € € € 898.232 € € € 519.000 € € € 225.000 € € € 325.000 € € € 100.000 € € € € 398.232 € € € 519.000 € € € 225.000 € € € 125.000 € € € 50.000 € € 55.768 € € € € 55.768 € € 6.546.505 € 1.373.000 € -

Afschrijving Boekw. 31/12 Rente € 111.206 € € € 86.393 € 86.393 € € 119.400 € € € 142.773 € € € 68.507 € € € 180.351 € 180.352 € € 101.292 € 101.292 € € 24.379 € 24.380 € € 5.550 € 22.201 € € 26.203 € 52.406 € € 95.662 € 191.326 € € 18.591 € 37.184 € € 215.095 € € € 7.075 € 35.382 € € 329.254 € 987.763 € € 86.203 € 258.609 € € 665 € 1.995 € € 381.634 € 381.635 € € 8.907 € 53.445 € € 179.646 € 718.586 € € 103.800 € 415.200 € € 45.000 € 180.000 € € 108.333 € 216.667 € € 12.500 € 87.500 € € € 398.232 € € € 519.000 € € € 225.000 € € € 125.000 € € € 50.000 € € 11.154 € 44.614 € € € 55.768 € € 2.469.575 € 5.449.929 € 1.458 1.458 2.265 1.565 1.872 898 4.729 2.656 639 364 1.030 3.762 731 2.820 557 17.266 4.520 35 10.006 817 11.776 6.804 2.950 4.261 1.311 731 87.281

Kap. lasten € 112.597 € 88.553 € 120.893 € 144.558 € 69.363 € 184.860 € 103.824 € 24.989 € 5.897 € 27.185 € 99.250 € 19.288 € 217.783 € 7.606 € 345.717 € 90.513 € 698 € 391.175 € 9.687 € 190.874 € 110.288 € 47.813 € 112.396 € 13.750 € € € € € € 11.851 € € 2.551.407

dubbel zijn vanwege backup oplossing in eigen datacenter én in de cloud. Vanaf 2025 worden de oplossingen in de eigen datacenters deels afgebouwd.

(x) De afschrijftermijn van laptops en tablets aangeschaft vanaf 2024 wordt aangepast naar 4 jaar (was 3 jaar). Dit in overleg en op verzoek van de deelnemers.

Materiële vaste activa (MVA) – activeren en afschrijven

27

Materiële vaste activa (MVA) – activa planning 2024-2027 Activa planning per activasoort 102553 Infrastructuur vvi 2024 102554 Dataopslag vvi 2024 102555 Devices vvi 2024 102556 Mobile devices vvi 2024 102557 Beeldschermen vvi 2024 102596 Infrastructuur vvi 2025 102597 Dataopslag vvi 2025 102598 Devices vvi 2025 102599 Mobile devices vvi 2025 102600 Beeldschermen vvi 2025 102629 Netwerkcomponenten vvi 2024 102630 Netwerkcomponenten vvi 2025 102657 Infrastructuur vvi 2026 102658 Dataopslag vvi 2026 102659 Devices vvi 2026 102660 Mobile devices vvi 2026 102661 Beeldschermen vvi 2026 102662 Netwerkcomponenten vvi 2026 xxxxxx Infrastructuur vvi 2027 xxxxxx Dataopslag vvi 2027 xxxxxx Devices vvi 2027 xxxxxx Mobile devices vvi 2027 xxxxxx Beeldschermen vvi 2027 xxxxxx Netwerkcomponenten vvi 2027 SUB-totaal

2027 2026 2025 2024 Vermeerdering Vermeerdering Vermeerdering Vermeerdering 398.232 € 519.000 € 225.000 € 125.000 € 50.000 € 398.232 € 519.000 € 225.000 € 125.000 € 50.000 € 55.768 € 55.768 € 898.232 € 519.000 € 225.000 € 125.000 € 50.000 € 55.768 € 898.232 € 519.000 € 225.000 € 125.000 € 50.000 € 55.768 € 1.873.000 1.873.000 € 1.373.000 € 1.373.000 € €

Bijlage – Roadmap In de roadmap hebben deelnemers en Parkstad-IT in 2021 hun ambities uitgewerkt in producten en op een tijdlijn geplot. Tussentijds zijn producten naar voren gehaald om de ambities van deelnemers te kunnen faciliteren. Ook de technische mogelijkheden van de producten zijn uitgebreid en zal impact hebben op de samenhang en planning. In het dienstverleningsoverleg wordt hier nader bij stil gestaan. Lifecycle (vernieuwing van bestaande producten en diensten) is geborgd en is ook in 2024 een continue proces. Naast reguliere vervanging wordt in 2024 ook gestart met de vervanging van de netwerkcomponenten op klantlocatie. Dit gebeurt in nauw overleg met de voor de juiste aansluiting. We gaan niet 1-op-1 netwerkapparatuur vervangen. Afhankelijk van de ambities m.b.t. nieuwe werkplekconcepten gaan we de vervanging afstemmen. Hierbij speelt ook mee in hoeverre deelnemers en derden afstappen van vaste werkplekken en overgaan naar mobiele werkplekken. De overstap van diensten uit de Parkstad-IT datacenters naar de Microsoft cloud krijgt meer vorm. De mailvoorziening staat in de cloud van Microsoft. De laptop wordt voor bepaalde doelgroepen steeds meer de primaire werkplek. Cloud printen is beschikbaar. Data en applicaties komen meer uit de cloud en de noodzaak om aan te melden op het interne netwerk wordt minder. Het gebruikersgemak neemt toe.

De veiligheid is geborgd daar Parkstad-IT de apparatuur aankoopt en (op afstand) in beheer neemt. Veiligstellen van data in de datacenters van Parkstad-IT verschuift naar veiligstellen van data in de cloud. Nieuwe backup-technologie wordt hiervoor ingezet. Meer gegevens maken de transformatie naar de Microsoft cloud. De traditionele persoonlijke pschijf maakt plaats voor OneDrive. Vraagstukken rondom Business Intelligence veranderen. Als de bedrijfsapplicaties in de cloud staan, dan kan de Business Intelligence tool ook in de cloud staan. Het Microsoft Power BI platform doet zijn intrede. Parkstad-IT voert steeds meer regie. Parkstad-IT ontzorgt meer. Eén generieke printoplossing voor 4.000 gebruikers. Beveiligde koppelingen voor gegevensuitwisseling tussen (cloud) applicaties.

28 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Parkstad-IT heeft een eigen veilig uitwisselingsplatform en meer koppelingen worden gerealiseerd. We helpen de deelnemer of derde als eigenaar van belangrijke bedrijfsinformatie in control te komen. Waar staat mijn data, wie raadpleegt mijn data. Daar wij deze diensten voor steeds meer deelnemers inzetten is de prijs gunstig. Voor backup zijn de kosten tijdelijk dubbel vanwege backup oplossing in eigen datacenter én in de cloud. Vanaf 2025 worden de oplossingen in de eigen datacenters deels afgebouwd.

Bijlage - Veranderopgave dienstverlening Projectportfolio overleg Parkstad-IT zal een (financieel) onderbouwde projectkalender opstellen met een meerjarige investeringsbegroting. Hierop zal portfoliomanagement worden gevoerd. Parkstad-IT 2.0 zal een projectportfolio overleg in het leven roepen. Alle verzoeken tot projecten komen binnen bij het projectportfolio overleg. Dit overleg selecteert de verzoeken voor projecten die een bijdrage leveren aan de strategische doelstellingen. Daarvoor hanteert deze als toetskader de strategische doelen, de gezamenlijke strategische visie van deelnemers op de IV/IT en het op te stellen afwegingskader voor het maken van technische keuzen. Aan de hand hiervan kan men keuzes maken en prioriteren. Onder het begrip ‘projecten’ wordt verstaan alle projectverzoeken die geen onderdeel zijn van de basisdienstverlening. De projecten worden eerst aangevraagd door een deelnemer of en daarna van een projectopzet voorzien door Parkstad-IT in overleg met de aanvrager. Daarin wordt ingegaan op: de doorlooptijd, de complexiteit, of het project past in de roadmap, het aantal actoren, de kosten en de afbreukrisico’s. Daarbij hebben de projecten een prijsindicatie voor de benodigde investering en het onderhoud. Dit projectenportfolio wordt regelmatig actueel gehouden en besproken in het projectportfolio-overleg.

Daarbij wordt de onderlinge prioriteit van de projecten besproken en de uitvoering afgestemd op de beschikbare capaciteit van Parkstad-IT en de deelnemers. Ook wordt bij nieuwe aanvragen bepaald of dit een innovatie betreft waarbij het gewenst is dat het resultaat van het project onderdeel zal gaan uitmaken van de basisdiensten. In dat geval zal gezamenlijk worden bepaald wat de prioriteit is van het project, welke deelnemers er mee zullen doen en hoe dit past in de ontwikkeling van de diensten van Parkstad-IT. IT-samenwerking IT-samenwerking concentreert zich veelal op de automatiseringsdiensten (netwerkomgeving en ITinfrastructuur), maar samenwerken binnen de IV-keten komt ook steeds meer voor. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe wet- en regelgeving waaruit nieuwe taken voortvloeien voor gemeenten (zoals de Wet digitale overheid) of initiatieven rond harmonisatie van het IT-landschap. Redenen voor IT-samenwerking zijn: • Samenwerking is noodzakelijk om initiatieven op te pakken die de organisatiegrenzen over gaan. • Ook is samenwerking nodig om IT-harmonisatie tussen deelnemers te realiseren. • Vooral (kleine) deelnemers kunnen zelfstandig niet alles alleen oppakken. • Het is doelmatig om nieuwe ontwikkelingen samen op te pakken in plaats van apart. • Door kennis te bundelen en te delen, stijgt de kwaliteit en effectiviteit.

Parkstad-IT zal samenwerking binnen de IT-keten faciliteren om deelnemers optimaal te bedienen en om doelmatigheid te stimuleren. Harmonisatie Het huidige IT-landschap is gevarieerd en gedifferentieerd en dat is niet altijd doelmatig (efficiënt). Baten komen in beeld als afnemers bereid zijn hun applicaties en processen te harmoniseren. Op de eerste plaats omdat er dan minder applicaties ondersteund en beheerd hoeven te worden. Op de tweede plaats omdat de harmonisatie van applicaties en processen ervoor zorgt dat

29 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

medewerkers gemakkelijker met collega’s van andere deelnemers kunnen samenwerken. Deze kennisbundeling verhoogt in potentie vervolgens de kwaliteit van het werk. Andere baten zijn: • Een betere onderhandelingspositie bij de leverancier bij gezamenlijke inkoop, • Lagere kosten van implementatie, beheer en onderhoud, • Minder complexiteit (minder verschillende applicaties leidt tot minder – verscheidenheid in -koppelingen). Om invulling te geven aan de harmonisatie is er iemand nodig die het IT-landschap van de deelnemers overziet en daarin overzicht houdt en de samenwerking bevordert, in opdracht van de deelnemers. Een logische plek om dit te beleggen is Parkstad-IT. Alle basisdienstverlening wordt integraal afgenomen door alle deelnemers Dit houdt in dat alle basisdienstverlening door Parkstad-IT aan alle deelnemers wordt geleverd op termijn. Er zal daarbij verschil worden gemaakt tussen de basisdienstverlening aan gemeentelijke deelnemers en niet-gemeentelijke deelnemers. Diensten zoals telefonie, printen en technisch beheer van on-premise applicaties voor deelnemers zullen dan ook door Parkstad-IT worden geleverd. Onderzoek naar harmonisatie Betrokkenen zullen met elkaar een onderzoek doen naar het harmonisatiepotentieel binnen het ITlandschap van de deelnemers en een harmonisatieplan opstellen. Dat is de opmaat om harmonisatie vervolgens ten uitvoer te kunnen brengen.

Hybride werken Dit betekent dat applicaties, opslag en standaard en integrale diensten steeds meer vanuit de cloud geleverd worden in plaats van on-premise (daartoe heeft Parkstad-IT al Azure opgenomen in de onderliggende integrale diensten). Het reguliere interne beheer daalt hierdoor in omvang, maar ook voor clouddiensten moet actief beheer plaatsvinden, zoals koppeling met eigen active directory, koppelingen vanuit applicaties in de cloud met andere applicaties van deelnemers, zowel on-premise als in de cloud. Parkstad-IT richt zich op het realiseren en beheren van diensten waar de toegevoegde waarde voor de deelnemers het grootst is. Meer generieke diensten worden meer vanuit de markt en vanuit de cloud betrokken. Hiervoor zal Parkstad-IT een sourcingsplan opstellen. Opstellen heldere PDC met servicelevels De PDC wordt opgesteld vanuit het deelnemersperspectief. De dienst wordt helder en concreet beschreven zonder verwijzingen, met een prijs per maand of eenmalig, en duidelijke servicelevels per dienst. Servicelevels hebben betrekking op beschikbaarheid, levertijd, upgrades gedurende de levering van de dienst, et cetera. Servicelevels worden gemeten en gerapporteerd. Diensten hebben een reële kostendoorrekening op basis van kostendrijvers, waaronder aanschaf, afschrijving, vervanging en onderliggende integrale diensten. De ‘P’ (prijs per eenheid) is daarmee helder.

Het aantal afgenomen producten of diensten vormt de ‘Q’ (aantal eenheden), zodat de producten en diensten volgens P*Q kunnen worden afgenomen. Opstellen richtinggevende documenten Door de deelnemers wordt een afwegingskader voor technische keuzen en een IV/IT-visie opgesteld. Het afwegingskader wordt gebruikt bij het beoordelen van projecten, major changes en de IV/IT architectuur. De gezamenlijke IV/IT-visie dient als richtinggevend kader bij de ontwikkeling van de diensten van Parkstad-IT voor de deelnemers. Professionalisering van het life cycle management De nieuwe GR richt zich op maximeren van het delivery-vermogen en het ontzorgen van de deelnemers. Het eigenaarschap van hardware en software die door Parkstad-IT wordt geleverd komt bij Parkstad-IT zelf te liggen. Dit betekent dat Parkstad-IT zelf moet bepalen wanneer zaken

30 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

worden vervangen en geüpgraded. Hiervoor moet life cycle management worden ingericht. Wijzigingen in versies worden opgenomen in de PDC. Dit vertaalt zich uiteraard ook naar de financiële afwikkeling van afgenomen diensten uit de PDC.

Bijlage - Veranderopgave bedrijfsvoering 1. Parkstad-IT dient een aantal formele documenten op te stellen, zoals een financiële verordening, een controle verordening, een treasury statuut, interne aanbestedingsrichtlijnen en een mandaatoverzicht. 2. Parkstad-IT moet een zelfstandige financiële administratie gaan voeren. 3. Parkstad-IT wordt fiscaal zelfstandig. Dit betekent dat Parkstad-IT zelfstandig btwaangiftes zal moeten indienen. 4. Indien Parkstad-IT ook diensten verleent aan derden is de vennootschapsbelasting van toepassing. 5. Parkstad-IT zal een eigen bankrekening moeten openen en wordt zelf verantwoordelijk voor het aantrekken van vermogen. 6. Tevens zal Parkstad-IT verplicht moeten deelnemen aan schatkistbankieren en overtollige kasmiddelen moeten afstorten aan het Rijk. Parkstad-IT zal derhalve periodiek een treasury prognose moeten opstellen. 7. De nieuwe GR-Parkstad-IT komt onder financieel toezicht te staan van de provincie en het ministerie van BZK. Parkstad-IT zal hiervoor onder andere: a. Meerjarenbegrotingen moeten opstellen die voldoen aan het BBV, inclusief risicoprofiel. b. Jaarrekeningen moeten opstellen die voldoen aan het BBV. c. IV3-aangiftes moeten gaan verzorgen. d. Onderworpen worden aan een verplichte externe accountantscontrole (deze zal een cumulatieve fout van circa € 55.000,- maximaal accepteren). e.

Rechtmatigheidscontroles moeten uitvoeren: per 1 januari 2023 worden GR’en zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op o.a. inkoop en aanbestedingsrichtlijnen. 8. Parkstad-IT zal gaan functioneren als een zelfstandige organisatie, waardoor de deelnemende gemeenten meer vragen om betrouwbare gegevensverwerking door Parkstad-IT, bijvoorbeeld middels een assurancereport/third party memorandum/ISEA4302-type2. 9. Een logisch voortvloeisel is dat de tussentijdse verantwoording meer aandacht zal vragen. 10. Parkstad-IT zal zelfstandig een salarisadministratie gaan voeren en bijbehorende werkzaamheden uitvoeren (afdrachten loonheffing, sociale lasten, pensioen, werkkostenregeling). 11. Een openbaar lichaam kan zelf personeel in dienst nemen en dat zal ook in de praktijk gaan plaatsvinden. Dat vraagt dat de organisatie een eigen personeelsbeleid voert en een personeelshandboek heeft. 12. Parkstad-IT zal een eigen fysiek en digitaal archief gaan voeren. 13. Parkstad-IT dient te beschikken over een functionaris gegevensbescherming (FG) die toeziet op de naleving van de AVG. Denk aan de benodigde verwerkersovereenkomsten. 14. Parkstad-IT wordt een zelfstandige aanbestedende dienst die gehouden is aan landelijke en Europese aanbestedingsrichtlijnen. 15. Parkstad-IT zal een overeenkomst met Arbodienst en verzuimcoach moeten afsluiten. 16.

Parkstad-IT zal eigen verzekeringen moeten afsluiten/huidige omzetten. 17. Parkstad-IT zal contactpersonen vanuit de Wet Open Overheid moeten aanwijzen bij wie iedereen terecht kan met vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. 18. Parkstad-IT moeten maatregelen treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten te borgen en openbaarmaking te bevorderen (art 3.1 WOO). 19. De Wgr vereist dat het bestuur een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt.

31 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

20. De voornaamste veranderopgave vanuit financiële optiek is de herziening van het verrekenmodel en de implementatie van de procedures rond doorbelasting. Ook is fiscaal advies noodzakelijk om uitsluitsel te geven over de fiscaliteiten. Voorts wordt een openingsbalans opgesteld. In de openingsbalans worden de bezittingen, de schulden en de voorzieningen opgenomen die door de gemeente Heerlen in zijn rol als gastheer, aan de nieuwe GRParkstad-IT in economisch beheer worden overgedragen. Activa van de deelnemers en derden blijven (in basis) ongewijzigd voor de looptijd van de betreffende levensduur. 21. Strippenkaart projectdoorbelasting. Er zijn verschillende opties mogelijk hoe om te gaan met het opnemen in de begroting van de kosten voor de projecten. De keuze is in essentie of deelnemers deze dienstverlening bij de basisdienstverlening in de begroting wensen op te nemen of niet. De nieuwe GR-Parkstad-IT kiest een tussenweg en neemt budgettair een deel van de projecten al mee in de begroting (strippenkaart). Een deel is immers goed in te plannen. Dat drukt de administratieve last van extra facturatie en geeft deelnemers ook meer financiële begrotingsstabiliteit. Deze variant impliceert dat in de begroting reservering plaatsvindt van een bedrag voor projecten.

Bijlage – Omgekeerde dienstverlening gemeente Heerlen (2023) De gemeente Heerlen belast in de basis voor de begroting 2023 een bedrag door van €k 557. Dit is exclusief €k 205 elektra, €k 35 warmte, en €k 25 befrijfsauto’s. In onderstaande tabel is het totaal overzicht uitgewerkt. Personeelskosten - Kosten HRM/Bedrijfsarts

156.755

- Kosten Generatiepact - Kosten salarisadministratie

25.316 16.192

- Kosten financiële administratie (debiteuren, crediteuren, bet.verkeer, treasury, btw-aangifte, jaarrekeningcontrole) - Kosten CISO en Functionaris gegevensbescherming

62.385

- Archiefkosten - Communicatiekosten

13.609 1.200

- Inkoopadvisering - Fiscale advisering

20.633 2.800

- Juridische advisering (m.n. personeelszaken) Automatiseringskosten

2.800 0

- Telefonie en datakosten (m.n. telefonie) Huisvestingskosten

42.935 0

- Huurkosten CBS-weg - Huurkosten Voskuilenweg

125.384 2.322

- Facilitaire Kosten CBS-weg (exclusief energie) - Facilitaire kosten Voskuilenweg (exclusief energie)

72.994 3.008

- Energiekosten (Elektra) (2022) - Energiekosten (Warmte) (2022)

205.000 35.000

8.566

- Bedrijfsauto’s Totaal 2023

25.000 € 821.899

Totaal 2024 (= 2023 + 2,6% indexering)

€ 843.268

Tot heden zijn ook overige overheadkosten van Heerlen niet aan PIT doorbelast. Deze posten kunnen wel een financiële impact hebben op de nieuwe GR PIT. PIT dient hierbij zelf een keuze (leverancier/ zelf doen / wel-niet) te maken en de daarmee samenhangende kosten te inventariseren. Onderstaand een overzicht van mogelijk overige overheadkosten in de zelfstandige GR PIT:

32 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Personeel

HR Software / Salarissysteem

Informatie en ICT

Collectieve ongevallenverzekering Archiefinspecteur

Organisatie / Algemene zaken

DMS en bestuurlijke software Repro- en drukkosten Portokosten Contributies / lectuur Bestuurders verzekering Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Uitgebreide gevarenverzekering Rechtsbijstandverzekering

Financiën

Wagenpark verzekering Financiële & Rapportage Software Accountant Treasury activiteiten

Diverse activiteiten zijn expliciet verwerkt in de begroting 2024. Hierbij geldt dat de post Verzekeringen in de begroting 2024 voor een deel is uitgewerkt, de rest van de kosten volgt op een later tijdstip. Ook de overige posten zijn verwerkt in de begroting voor €k 135 (€k 400 totaal -/€k 265 reeds in 2023) maar worden nog verder onderzocht/uitgewerkt. Na de verdere verzelfstandiging zullen deze posten en de doorbelasting vanuit de gemeente Heerlen herijkt worden.

Bijlage – Getrouwheidsverklaring en rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college van B&W verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten.

De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. In onderstaande tabel is de samenhang c.q. overlap met de criteria voor het getrouwe beeld aangegeven.

33 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Criterium 1 Calculatie 2 Valutering 3 Levering 4 Adressering

5 Volledigheid

6 Aanvaardbaarheid

Omschrijving Vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van de betaling en de verantwoording is juist. Juistheid van ontvangen goederen/diensten. Persoon of organisatie waar een financiele stroom naar toe is gegaan is juist (rechthebbende). Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Past bij activiteiten en in relatie tot de kosten aanvaardbare tegenprestatie.

Getrouw Beeld Rechtmatigheid √

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

7 Begroting

Past binnen geautoriseerde begroting.

√

8 Voorwaarden

Nadere eisen in wet- en regelgeving.

√

9 Misbruik & oneigenlijk Volledigheid en juist door derder verstrekte gegevens (misbruik). Niet gebruik voor doel/strekking regeling (oneigenlijk gebruik).

√

Bovenstaande tekst is ontleend aan de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV.

Bijlage - Gebruikte IV3-categorien De hieronder beschreven categorieën zijn kort uitgewerkt op basis van de informatie zoals opgenomen in het document ‘IV3-Informatievoorschrift, Gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen’, van 29 juni 2022, versie 1.0 Lasten Salarissen en sociale lasten (L1.1) Voor de begroting worden de loonkosten (of loonbetalingen) gebaseerd op de functies met de daarbij behorende functieschaal, en daarvan de “maximum -2 trede” –bedragen (“max-2”). Dit conform de werkwijze van de gemeente Heerlen. Deze werkwijze zal worden gehanteerd zolang Parkstad-IT als centrum-GR onder de gemeente Heerlen fungeert. Tot de Salarissen en sociale lasten worden gerekend: a) Loonbetalingen b) Vergoedingen voor het woon-werkverkeer c) Uitkeringen van werkgevers aan hun werknemers in het kader van spaarregelingen d) Bijzondere uitkeringen aan werknemers die de werkgever verlaten en die niet zijn vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst e) Huisvestingstoelagen die door werkgevers aan hun werknemers worden uitbetaald. f) Loon in natura g) Sociale premies h) Sociale uitkeringen personeel i) Verhaalde salarissen en sociale premies (negatieve last) Belastingen (L2.1) Onder de belastingen die moeten worden betaald aan het Rijk vallen voor Parkstad-IT vennootschapsbelastingen. Ingeleend personeel (L3.5) Deze categorie bestaat uit de kosten van het inlenen van personeel.

Deze kosten zijn daarbij in rekening gebracht op basis van een tarief. Er wordt dus betaald voor het aantal gewerkte uren door het ingeleende personeel, en niet voor de prestatie die het ingeleende personeel levert. Overige goederen en diensten (L3.8)

34 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027

Een voorwaarde waaronder een betaling tot de goederen en diensten wordt gerekend is dat tegenover de betaling een aanwijsbare prestatie moet staan in de vorm van een levering van goederen en/of diensten. In deze categorie dus, zoals de naam al aangeeft, alle goederen en diensten die niet vallen onder de nader gespecificeerde categorieën met als eerste twee cijfers in de code 43. Denk hierbij aan licentierechten, uitbestede werkzaamheden, telefoon- en datanetkosten. Mutatie voorzieningen (L7.2) Tot deze categorie horen de toevoegingen aan de voorzieningen (lasten). Afschrijvingen (L7.3) Tot deze categorie aan de lastenkant behoren de normale of extra afschrijvingen op geactiveerde kapitaallasten. Toegerekende reële en bespaarde rente (L7.4) De door-/toerekening van rente aan de taakvelden via de rente-omslag wordt geboekt op deze categorie. Ook de rentelast over het eigen vermogen en de rente over voorzieningen wordt in de administratie verantwoord op deze categorie. Overige verrekeningen (L7.5) De overige verrekeningen kunnen bestaan uit de toerekening van overheadkosten direct verbonden aan grote investeringsprojecten. Baten Uitgeleend personeel (B3.5) Deze categorie bestaat uit de baten voor het uitlenen van eigen personeel. De vergoeding hiervoor wordt in rekening gebracht op basis van een tarief.

Er wordt dus betaald voor het aantal gewerkte uren van het uitgeleende personeel, los van de prestatie die het uitgeleende personeel levert. Overige goederen en diensten (B3.8) Een voorwaarde waaronder baten tot de Goederen en diensten wordt gerekend is dat tegenover de betaling een aanwijsbare prestatie moet staan in de vorm van een levering van goederen en/of diensten. In deze categorie dus, zoals de naam al aangeeft, alle goederen en diensten die niet vallen onder de nader gespecificeerde categorieën met als eerste twee cijfers in de code 83. Inkomensoverdrachten (B4.3) Overdrachten zijn ten eerste betalingen waartegenover geen direct aanwijsbare tegenprestatie staan en hebben een herverdeling van het inkomen en vermogen tot gevolg. Tot de inkomensoverdrachten worden gerekend de betalingen van een overheidsinstelling aan een andere overheidsinstelling voor goederen en/of diensten, niet behorend tot grond duurzame goederen of pachten, waarvoor geldt dat: Deze goederen en/of diensten niet gebruikt worden in het eigen productieproces van de (ontvangende) overheidsinstelling; het contract voor de levering van goederen en diensten niet tot stand is gekomen binnen een aanbestedingstraject.

35 Begroting 2024 & Meerjarenraming 2024-2027