5. Bijlage 6 B1-Ontwerp kadernota Parkstad IT 2024

Thema 6 – Tarieven op orde Het nieuwe verrekenmodel wordt verder verfijnd op basis van p x q. Inmiddels zijn stappen gemaakt om in overleg met de deelnemers bepaalde pijlers in het verrekenmodel verder te uit te werken. Ook wordt door urenregistratie de opbouw van tarieven verder verfijnd en continue getoetst aan marktconformiteit. Begin 2023 is een voorstel (APDRA) voor een nieuw verrekenmodel aan de deelnemers voorgelegd. Eind Q1 2023 verwacht Parksatd-IT een concept van het nieuwe verrekenmodel gereed te hebben. We gaan ervan uit dat dit thema in 2023 volledig zal zijn afgerond. Uiteraard zal er na de aanpassing van het verrekenmodel regulier onderhoud aan het model nodig zijn.

22

Bijlage II

Roadmap

23

Bijlage III

Veranderopgave Bedrijfsplan

In deze bijlage beschrijven we kort de veranderopgaven die voortvloeit uit de nieuwe strategische koers. Deze zijn ingedeeld volgens de onderdelen van het operating model zoals gebruikt in het bedrijfsplan. Voor onderstaande veranderopgave is nog geen financiele doorvertaling gemaakt.

Dienstverlening 1)

Veranderopgave: Alle basisdiensten worden integraal afgenomen door alle deelnemers. Dit houdt onder andere in dat alle basis diensten en changes en de integrale diensten door PIT aan alle deelnemers worden geleverd. Diensten zoals telefonie, printen en technisch beheer van on-premise applicaties voor deelnemers zullen dan ook door PIT wordt geleverd.

2)

Veranderopgave: versterking security Informatiebeveiliging wordt steeds belangrijker voor organisaties. De invoering van de NIS2/WBNI2 brengen voor gemeenten nieuwe wettelijke verplichtingen en extra inspanningen met zich mee. In 2022 is verder het dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten gedeeld vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BiZa) en geadviseerd om de maatregelen uit het dreigingsbeeld mee te nemen in de plannen voor de versteking van de informatiebeveiliging. Om de digitale weerbaarheid te verhogen wordt onder ander extra ingezet op: •

3)

een nieuwe MDM-omgeving met maatregelen, procedures en ondersteunende producten die het mogelijk maken om mobiele apparaten veilig te kunnen gebruiken en te kunnen beheersen • bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers • hardening van Servers en applicaties volgens de richtlijnen van het hardeningbeleid voor gemeenten • processen en ondersteunende applicaties zijn geclassificeerd en voldoen aan daartoe horende maatregelen • 24/7 monitoring en response om afwijkingen en incidenten te signaleren en hierop te acteren op basis van het risico • verder invulling van configuratiemanagement door middel van inventarisatie en registratie en beheer van alle middelen. Veranderopgave: Onderzoek harmonisatie Betrokkenen zullen met elkaar een onderzoek doen naar het harmonisatiepotentieel binnen het IT-landschap van de gemeenten. Dat is de opmaat om harmonisatie vervolgens ten uitvoer te kunnen brengen.

4)

Veranderopgave: Hybride werken Dit betekent dat applicaties, opslag en standaard en integrale diensten steeds meer vanuit de cloud geleverd worden in plaats van on-premise (daartoe heeft PARKSTAD-IT al Azure opgenomen in de onderliggende integrale diensten). Het reguliere interne beheer daalt hierdoor, maar ook voor cloud diensten moet actief beheer plaatsvinden, zoals koppeling met eigen Active Directory, koppelingen vanuit applicaties in de cloud met andere applicaties van deelnemers, zowel on-premise als in de cloud. PARKSTAD-IT richt

24

zich op het realiseren en beheren van diensten waar de toegevoegde waarde voor de deelnemende gemeenten het grootst is. Meer generieke diensten worden meer vanuit de markt en vanuit de cloud betrokken. 5)

Veranderopgave: Opstellen heldere PDC met servicelevels. De PDC wordt opgesteld vanuit deelnemersperspectief. De dienst wordt helder en concreet beschreven zonder verwijzingen, met een prijs per maand of eenmalig, en duidelijke servicelevels per dienst. Servicelevels hebben betrekking op beschikbaarheid, levertijd, upgrades gedurende de levering van de dienst, etc.. Servicelevels worden gemeten en gerapporteerd. Diensten hebben een reële kostendoorrekening op basis van kostendrijvers waaronder aanschaf, afschrijving, vervanging en onderliggende integrale diensten. De “P” is daarmee helder. Het aantal afgenomen producten of diensten vormt de “Q”, zodat de producten en diensten volgens P*Q kunnen worden afgenomen.

6)

Veranderopgave: Bijhouden projectenportfolio Alle projecten en aanvragen daartoe worden opgenomen in een overzicht: het projectenportfolio. Projecten zijn alle verzoeken tot realisatie en changes die geen onderdeel zijn van basis diensten of standaard changes. Projecten worden eerst aangevraagd door een deelnemer of klant en daarna van een projectopzet voorzien door PIT i.o.m. de aanvrager. Daarin wordt ingegaan op: doorlooptijd, complexiteit, passend in roadmap, aantal actoren, kosten, afbreukrisico’s. Daarbij hebben de projecten een prijsindicatie voor investering en onderhoud. Dit projectenportfolio wordt regelmatig actueel gehouden en besproken in het projectportfolio-overleg. Daarbij wordt de onderlinge prioriteit van de projecten besproken en de uitvoering afgestemd op de capaciteit van PIT en de deelnemers. Ook wordt bij nieuwe aanvragen bepaald of dit een innovatie betreft waarbij het gewenst is dat het resultaat van het project onderdeel zal gaan uitmaken van de basisdiensten. In dat geval zal gezamenlijk worden bepaald wat de prioriteit is van het project, welke deelnemers er mee zullen doen, en hoe dit past in de ontwikkeling van de diensten van PIT: de roadmap.

7)

Veranderopgave: Opstellen richtinggevende documenten Door de deelnemers wordt een afwegingskader voor technische keuzen en een IV en IT visie opgesteld. Het afwegingskader wordt gebruikt bij het beoordelen van projecten, grote changes en de IV/IT architectuur. De gezamenlijke IV en IT visie dient als richtinggevend kader bij de ontwikkeling van de diensten van PARKSTAD-IT Voor de deelnemers.

8)

Veranderopgave: professionaliseren van het life cycle management De nieuwe GR-PIT richt zich op maximeren van het delivery vermogen en het ontzorgen van de deelnemers. Het eigenaarschap van hardware en software die door PIT wordt geleverd komt bij PIT zelf te liggen. Dit betekent dat PIT zelf moet bepalen wanneer zaken worden vervangen en ge-upgrade. Hiervoor moet life cycle management worden ingericht. Wijzigingen in versies worden opgenomen in de PDC. Dit vertaald zich uiteraard ook naar de financiële afwikkeling van afgenomen diensten uit de PDC.

9)

Veranderopgave: inrichten zelfstandig management

25

De nieuwe GR-PIT vraagt om een directeur die zelfstandig kan opereren. Hij stelt een strategie en roadmap op en coördineert de uitvoering. 10)

Veranderopgave: inrichten overleg deelnemers. Binnen de nieuwe GR-PIT zal structureel overleg moeten worden ingericht over de volgende onderwerpen:

11)

• Bestuur: Dit is nodig wegens de nieuwe GR vorm. Oa Begroting, jaarrekening, etc. • Dienstverleningsoverleg. Oa PDC en life cycle management, dienstverlening in brede zin, algemene richting en ontwikkeling PIT, gezamenlijke visie IV-IT, afwegingskader technische oplossingen, projectportfolio • Support Overleg: Oa Dagelijkse dienstverlening en inrichtingsvragen. Veranderopgave: Financien De voornaamste veranderopgave vanuit financiële optiek is de herziening van het verrekenmodel en de implementatie van de procedures rond doorbelasting. Ook is het genoemde fiscale advies noodzakelijk om uitsluitsel te geven over de fiscaliteiten. Voorts wordt een openingsbalans opgesteld. In de openingsbalans worden de bezittingen, de schulden en de voorzieningen pgenomen die door Heerlen in haar rol als gastheer, aan de nieuwe GR-PIT in economisch beheer worden overgedragen. Activa van de deelnemers en klanten blijven ongewijzigd voor de looptijd van de betreffende levensduur.

26

Bestuurlijk

Strategisch (plan)

Tactisch (Acties)

Operationeel (Uitvoering)

Supply

Parkstad-IT en haar leveranciers

Dienstverleningsoverleg (DVO) - Roadmap & Projectportfolio - (Basis)Dienstverlening & Vraagbundeling - Verbeterplan (2021) - Harmonisatie & Standaardisatie

Bestuur deelnemers

Demand

Deelnemers

- Incidenten & Changes

Helpdesk / Customer Support

- Incidentproces - Change-proces

Operationeel klantoverleg (OPO)

- uitvoering conform projectopdracht

Project uitvoering (meerwerk)

- Dienstverleningsovereenkomst Service Level Rapportages - Aanvullende dienstverlening (meerwerk, oa projectopdracht) - Invlechten IT taken van deelnemers

Accountgesprek

Deelnemersraad Parkstad-IT

Zienswijzen - Begroting & Jaarrekening - Statuten & Deelnemers - Verrekenmodel

Deelnemers

Bijlage IV Huidige overlegstructuren

27

Bijlage V – P&C cyclus 2023 en verder Document Kadernota Begroting Bestuursrapportage 1 Bestuursrapportage 2 Jaarrekening

DVO Februari Mei Februari Juli Februari

Deelnemersraad Maart Juni Maart Augustus Maart

Deelnemers ter zienswijze Voor 30 april 12 weken voor 15 september April September Voor 30 april

GS Nvt Nvt Nvt Nvt Nvt

28