5. Bijlage 11 D2- Finaal concept bedrijfsplan Parkstad IT

Bedrijfsplan

26/48

Toelichting | Er wordt kwaliteit gemist binnen het geheel van projectmatig werken en ook staat het projectportfolio-management in de kinderschoenen. Daarnaast is er ook een gebrek aan continuïteit. Dit geldt voor projecten afkomstig van de klant en grote projecten van Parkstad-IT zelf. Voorts is er een rol voor Parkstad-IT om IT-samenwerking tussen deelnemers te faciliteren, bijvoorbeeld als het gaat om harmonisatie. Dit vraagt een specifieke set van kennis en kunde.

4.4

Beheer

Cluster

Hoofddoelstelling

Beheer

Het uitvoeren van de backoffice of beheertaken voor de producten en diensten van Parkstad IT. Uitvoering geven aan langdurige projecten bij klanten.

Kerntaken 1.

Uitvoeren van werkplekbeheer.

2.

Uitgeven en beheren van telefonie en printers/mf.

3.

Uitvoeren technisch applicatiebeheer.

4.

Uitvoeren van databasebeheer.

5.

Uitvoeren functioneel beheer.

6.

Uitvoeren van projecten bij deelnemers of klanten.

7.

Uitvoeren van werkzaamheden ten aanzien van het netwerk.

8.

Beheer van het datacenter.

Aansturing Hiërarchische, functioneel en operationele aansturing door de teammanager beheer.

Formatie nieuw (fte) 34,60

Functies

Status

Formatie nieuw (fte)

Teammanager

Ongewijzigd

1,00

Architect IT Infrastructuur

Ongewijzigd

1,00

Medewerker Backoffice I

Ongewijzigd

10,00

Applicatiebeheerder I

Gewijzigd

7,80

Medewerker Backoffice II

Ongewijzigd

13,80

Functioneel beheerder

Gewijzigd

1,00

Wijzigingen De impact van de hernieuwde strategische koers heeft de volgende gevolgen: Backoffice en applicatiebeheer Voorstel | De formatie van het interne technische beheer zal op lange termijn dalen door uitbesteding, maar daar komt geïntegreerd dienstenbeheer voor terug. In de formatie is ervan uitgegaan dat bovenstaande vooralsnog personeelsneutraal plaatsvindt. Toelichting | Er is een beweging waardoor een deel van het interne technisch beheer op termijn kleiner wordt. Dat komt ten eerste door meer uitbesteding, waardoor het niet langer een interne taak is om software, hardware, virusscanners en beveiliging zelf actueel te houden. Ten tweede maakt harmonisatie het IT-landschap uniformer en daarmee eenvoudiger, waardoor de werklast van het beheer daalt. Ten derde maakt verdergaande automatisering van het IT-landschap dat

Bedrijfsplan

27/48

updates automatisch worden uitgevoerd, waardoor de werklast van het technische beheer ook daalt. Er is ook een beweging waardoor de behoefte aan het technische beheer van IT stijgt. Immers, een deel van de deelnemers doet nu zelf nog het technische beheer, maar het uitgangspunt is dat Parkstad-IT dat straks gaat doen. Dat betekent dat op termijn dat deel van het beheer verschuift van de deelnemers naar Parkstad-IT. Het formatie-effect hiervan is onbekend (PM).9 Tot slot staan verder, als gevolg van de verSaaSing, applicaties minder op zichzelf en dat vraagt om geïntegreerd dienstenbeheer. Dat is een taak die bij verdere uitbesteding aan belang wint. Functioneel beheerder Voorstel | Licentiebeheer (en regie op IaaS en SaaS) beleggen bij de bestaande functioneel beheerder (die vooral het eigen functioneerbeheer doet) die daarbij in de praktijk zal samenwerking met contractmanagement. De functioneel beheerder is daarmee een brugfunctie tussen servicemanagement, techniek en inkoop. Hiervoor is reeds formatie gereserveerd. Toelichting | Licentiebeheer bij grote partijen is een lastig en moeilijk vak. Het is veelal lastig met een grote ICT-partij in gesprek te gaan. Met kleinere partijen achter applicaties valt het soms nog mee. Het zit hier meer in het aantal uren dat het werk kost (iemand die zich in licentiestructuur kan verdiepen) dan in de complexiteit.

Nader onderzoek is nodig. Het ontbreekt op dit moment aan een compleet overzicht van de applicaties de deelnemers zelf beheren en welke beheerslast daarmee gepaard gaat. 9

Bedrijfsplan

4.5

28/48

Bedrijfsvoering

Cluster

Hoofddoelstelling

Bedrijfsvoering

Ondersteunen van het primaire proces door de uitvoering van de PIOFACHtaken.

Kerntaken

Aansturing

1.

Uitvoering en beheer ten aanzien van de PIOFACH-functies.

Hiërarchische, functioneel en operationele aansturing door de teammanager exploitatie.

2.

Strategie en beleidsontwikkeling ten behoeve van Parkstad-IT

3.

Managementondersteuning en administratieve en secretariële ondersteuning.

Formatie nieuw (fte) 9,19

Functies

Status

Formatie nieuw (fte)

Teammanager

Gewijzigd

0,50

Security / Privacy

Gewijzigd

2,00

Financieel adviseur

Ongewijzigd

1,00

Ondersteunend medewerker bedrijfsvoering

Ongewijzigd

1,89

Servicemedewerker IT

Ongewijzigd

1,00

Secretaresse

Ongewijzigd

0,80

Concern controller

Nieuw

1,00

Medewerker Inkoop & Contractmanagement

Nieuw

1,00

Wijzigingen De impact van de hernieuwde strategische koers heeft de volgende gevolgen: Security manager Voorstel | Uitbreiden van formatie ten aanzien van security voor de functies van Chief information Security Officer en de functionaris gegevensbescherming (de functionaris gegevensbescherming wordt in de huidige situatie door de gemeente Heerlen geleverd). Dit vraagt tezamen naar schatting om een formatie van 1,00 fte extra. Toelichting | Het vakgebied wordt steeds complexer/moeilijker. Er gaat veel tijd zitten in het bieden van security. Het product, de beveiliging en monitoren horen bij elkaar. Nu gaat nog te vaak het een ten koste van het ander. Als de organisatie audits uitvoert komen er veel verbeterpunten naar voren komen die allemaal opgepakt worden. Ook worden de audits ieder jaar strenger. Zo zijn ook functionarissen nodig die dit op kunnen pakken in de operationele sfeer. Parkstad-IT moet hier de formatie voor uitbreiden.

Bedrijfsplan

29/48

Concerncontroller Voorstel | Toevoegen senior (financieel) adviseur met de rol van concerncontroller. Toelichting | In het verleden heeft Parkstad-IT kunnen leunen op de (financiële) adviesfunctie van de gemeente Heerlen, die ook de beschikking heeft over seniorcapaciteit. Nu Parkstad-IT verzelfstandigt, stijgt de werklast en complexiteit van deze (financiële) functie. Eigen seniore capaciteit is hiervoor vereist, naast de huidige financiële adviseur. De concerncontroller heeft, naast de standaard taken, de verantwoordelijkheid voor onder andere procescontrol, de toetsing van het naleven van (financiële) kaders, de toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle, het periodiek in beeld brengen van de risico’s en beheersmaatregelen, integrale toetsing van de bestuurlijke voorstellen en gevraagd en ongevraagd advies geven aan het MT over de bedrijfsvoering. Inkoop & contractmanagement Voorstel | Toevoegen senior medewerker inkoop & contractmanagement (1 fte) gericht op het realiseren van stevigere tactische coördinatie ten aanzien van het leveranciersmanagement. Deze taak is in de huidige situatie onvoldoende belegd. Dit is een sleutelfunctie voor hybride werken en het realiseren van een doelmatige bedrijfsvoering.

Toelichting | Er moet iemand zijn die gericht kijkt naar de aankopen voor Parkstad-IT, want dit zal meer bij Parkstad-IT komen te liggen Het zou geen zware beleidsfunctie moeten zijn, maar een tactisch-operationele functie gericht op effectieve en doelmatige inkoop. Op inkoop- en contractmanagement zit nu 2 fte. Daar is het gemis aan senioriteit onder de medewerkers aanwezig. Ook is kennis en kunde nodig van licenties en dat wordt steeds meer een ingewikkelde materie. Daarnaast wordt voor de inkoopfunctie nu een beroep gedaan op met name de gemeente Heerlen. Voor een aantal grote aanbestedingen is samengewerkt met bijvoorbeeld de gemeente Sittard-Geleen en Maastricht. Dan wordt met gesloten beurzen een gemeenschappelijke aanbesteding op de markt gezet.. Hr-functie Voorstel | Parkstad-IT krijgt door de verzelfstandiging de eigen verantwoordelijkheid voor het invullen van de hr-functie. De operationele werkzaamheden worden ook in de nieuwe situatie uitgevoerd door de gemeente Heerlen. De strategische verantwoordelijkheid en regierol wordt door de verzelfstandiging echter de verantwoordelijkheid van Parkstad-IT en is belegd bij een teammanager.

Toelichting | De strategische verantwoordelijkheid gaat onder andere over de ontwikkeling van een hr-visie terwijl de coördinatieve verantwoordelijk gaat over de afstemming met de gemeente Heerlen over de inzet van hr-instrumenten om de visie te realiseren. Parkstad-IT is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het voeren van een personeel- en salarisadministratie waarbij de gemeente Heerlen voor Parkstad-IT de uitvoering van deze taken zal blijven verzorgen.

Bedrijfsplan

4.6

30/48

Veranderopgave: P&O

In deze paragraaf beschrijven we kort de formatieve veranderopgaven (wijzigingen) die voortvloeien uit de nieuwe strategische koers. In de volgende tabel staat de meest actuele formatie 2023) en de nieuwe formatie. Die ligt per 2024 ruim 4 fte hoger dan nu. Tabel 1. Functieovergangssmatrix en formatieplaatsenplan

VAN

NAAR

Functie

Formatie

Functie

Formatie

Manager Parkstad-IT

1,00

Directeur/secretaris

1,00

Teammanager

2,00

Teammanager

2,00

Medewerker Change-management

2,00

Medewerker Change-management

2,00

Medewerker Incidentmanagement

1,00

Medewerker Incidentmanagement

1,00

Medewerker Servicemanagement

2,00

Medewerker Servicemanagement

2,00

Medewerker Customer Support IT

12,56

Medewerker Customer Support IT

12,56

Architect IT Infrastructuur

1,00

Architect IT Infrastructuur

1,00

Medewerker Backoffice I

10,00

Medewerker Backoffice I

10,00

Applicatiebeheerder I

7,80

Applicatiebeheerder I

7,80

Financieel adviseur

1,00

Financieel adviseur

1,00

Medewerker Backoffice II

13,80

Medewerker Backoffice II

13,80

Projectleider II

1,00

Projectleider II

1,00

Security officer

1,00

Security/Privacy

2,00

Ondersteunend medewerker bedrijfsvoering

1,89

Ondersteunend medewerker bedrijfsvoering

1,89

Servicemedewerker IT

1,00

Servicemedewerker IT

1,00

Secretaresse

0,80

Secretaresse

0,80

Functioneel beheerder

1,00

Functioneel beheerder

1,00

Concern controller

1,00

Medewerker Inkoop & Contractmanagement

1,00

Project portfoliomanager

1,00

Totaal

60,85

64,85

Bedrijfsplan

31/48

Ontwikkelingen komende jaren De volgende ontwikkelingen op middellange termijn hebben invloed op de formatie, maar hiermee is in de voorgaande tabel nog geen rekening gehouden. •

Als Parkstad-IT op termijn alle basisdienstverlening gaat verzorgen voor de deelnemers, dan vindt er een verschuiving plaats van taken naar Parkstad-IT. In het bijzonder gaat het om werkzaamheden rond telefonie en printers/mf die deelnemers nu vooral nog zelf doen en vakapplicaties die deelnemers nu zelf beheren. Gehanteerd uitgangspunt is dat Parkstad-IT de bijbehorende extra taken met de formatie kan opvangen, maar mogelijk lukt dat in de praktijk niet.

•

Parkstad-IT 2.0 streeft naar meer harmonisatie en standaardisatie. Hierdoor kan de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren, omdat het applicatielandshap eenvoudiger wordt. Het beheer wordt zo minder divers en complex, waardoor de werklast daalt en een formatieve reductie op technisch beheer en andere functies in het verschiet ligt.

•

De komende jaren daalt de benodigde eigen inzet voor het technische beheer gestaag door verdere uitbesteding. Dit is in lijn met de toename van het aantal diensten dat buiten de deur wordt belegd voor de betreffende applicaties, omdat de leverancier dit dan levert.

Door (daar waar efficiënter en effectiever) meer diensten buiten de deur te zetten (IaaS, PaaS en SaaS) veranderen en verschuiven werkzaamheden op de langere termijn. De rol van regie voor Parkstad-IT wordt (over een aantal jaar, na afronding van deze transitie) belangrijker richting leveranciers en dat vraagt om specifieke en andere kennis en kunde van de medewerkers. Uitgangspunt voor dit bedrijfsplan is dat die kennis en kunde die straks nodig is enerzijds kan worden opgevangen met de ontwikkeling van bestaande medewerkers en anderzijds door functieprofielen van zelf vertrekkende medewerkers te herzien en daarop nieuwe medewerkers te werven. De ontwikkelingen op de middellange termijn hebben invloed op het te kiezen personeelsbeleid. Voor een deel is dat reeds zichtbaar in dit bedrijfsplan en voor een ander deel zal dat op de middellange termijn zijn weerslag krijgen. Het opstellen van een personeelshandboek en het uitwerken en uitvoeren van een vlootschouw geeft zicht op de mate waarin het huidige personeelsbestand aansluit bij de eisen die deze bewegingen stellen aan de medewerkers en het ontwikkelpotentieel van medewerkers. In relatie met het verwachte verloop in het personeelsbestand geeft deze ontwikkeling een beeld van de mate waarin er medewerkers geworven moeten worden, zodat Parkstad-IT in de toekomst de mensen heeft om de taken uit te kunnen blijven voeren.

Bedrijfsplan

32/48

HOOFDSTUK 5

Bedrijfsvoering 5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk gaan we in op de bedrijfsvoering van Parkstad-IT 2.0. Aan bod komen: de P&Ccyclus voor de algemene bedrijfsvoering (paragraaf 5.2), fiscaliteiten (paragraaf 5.3), de overhead en huisvesting (paragraaf 5.4) en tot slot de veranderopgave op het gebied van bedrijfsvoering (paragraaf 5.5).

5.2

Planning & Control

De P&C basis van Parkstad-IT wordt gevormd door de verordeningen voor de gemeenschappelijke regeling van het te vormen openbaar lichaam Parkstad-IT. Parkstad-IT zal de volgende formele documenten opstellen voor de bedrijfsvoering en P&C-cyclus: •

Financiële verordening, onderzoeksverordening, controle verordening.10

•

Financiële kadernota (jaarlijks).

•

Treasury statuut.

•

Interne aanbestedingsrichtlijnen.

•

Mandaatoverzicht.

5.3

Fiscaliteiten

Het afdragen van vennootschapsbelasting en btw en dit in rekening brengen bij de deelnemers is niet nieuw voor Parkstad-IT. Alleen liep deze transactie in de oude situatie via de gemeente Heerlen. In de nieuwe situatie zal dit door de nieuwe GR-Parkstad-IT worden uitgevoerd Het betreft derhalve geen nieuwe taak. Over de fiscale aspecten vermelden wij het volgende: •

Exploitatie. Parkstad-IT is btw-plichtig en brengt op dit moment de btw in rekening bij deelnemers en klanten. Vanaf het moment dat een organisatie een operationeel exploitatieresultaat heeft van meer/minder dan nul euro ontstaat er een btw-verplichting. Dat zal ook in de nieuwe situatie van Parkstad-IT zo zijn. Voor deelnemers en klanten heeft de overgang naar een andere constructie dus geen fiscale gevolgen. Deelnemers en klanten ontvangen in de huidige, maar ook in de toekomstige situatie een rekening met btw en kunnen deze in de regel terugvorderen bij de Belastingdienst.

10 Uitgangspunt is om hiervoor de bestaande VNG model verordening te gebruiken, tenzij er

redenen zijn om hiervan af te wijken.

Bedrijfsplan

•

33/48

Inkoop. Voor alle organisaties in Nederland geldt dat zij btw-plichtig zijn, tenzij er activiteiten zijn die vrijgesteld zijn van btw. Dit geldt niet voor Parkstad-IT. Het samenwerkingsverband is dus verplicht btw af te dragen. Anderzijds geldt echter ook dat organisaties recht hebben op aftrek van btw indien er btw-belaste prestaties voor worden verricht. Concreet betekent dit dat wanneer de organisatie zelf btw afdraagt, zij ook btw terug mag vragen. Parkstad-IT brengt nu en ook straks btw in rekening aan deelnemers en klanten. De verzelfstandiging heeft geen gevolgen voor het beleid ten aanzien van terugvordering. Voor inkoop van producten/diensten met betrekking tot klanten zal Parkstad-IT wél btw moeten betalen (zonder vrijstelling).

•

Overgang. Bij de overdracht van (een zelfstandig gedeelte van) een onderneming (bijvoorbeeld de overgang van bezit) treedt er doorgaans geen btw-heffing op, maar hiervoor zal een extern advies van een fiscalist uitsluitsel moeten geven in relatie tot Parkstad-IT. Uitgangspunt is op het moment dat er geen sprake is van btw heffing bij de overgang naar een openbaar lichaam.

•

Vennootschapsbelasting. Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, voor het deel van de exploitatie dat betrekking heeft op de deelnemers. Voor Parkstad-IT betekent dit dat hij geen vennootschapsbelasting betaalt over de diensten die hij voor zijn deelnemers verricht. Wél wordt er vennootschapsbelasting betaalt over de werkzaamheden die Parkstad-IT voor klanten uitvoert.11

De voorlopige conclusie die volgt uit het voorgaande is dat er geen noemenswaardige fiscale consequenties optreden. Het heeft geen effect op de begroting van Parkstad-IT.

5.4

Overhead

Onder de overhead verstaan wij het geheel van functies dat gericht is op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de inwoner, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar elf categorieën die grotendeels in lijn zijn met de BBV-indeling.12 Het betreft de volgende categorieën: • • • • • • •

Categorie 1. Directie en management primair Categorie 2. Secretariaten primair proces Categorie 3. Bestuurszaken en bestuursondersteuning Categorie 4. Personeel en Organisatie Categorie 5. Financiën en Control Categorie 6. Informatisering en Automatisering Categorie 7. Juridische zaken

• • • •

Categorie 8. Communicatie Categorie 9. Kwaliteitszorg Categorie 10. Facilitaire dienst Categorie 11. Inkoop

Overige kosten • •

Materiële kosten van informatisering en automatisering Huisvestingskosten van kantoren

Als we kijken naar de huidige overhead, dan zien we dat deze in de huidige situatie deels verzorgd wordt door Parkstad-IT met eigen menskracht, deels door Parkstad-IT is ingekocht bij derden en deels door gemeente Heerlen wordt verzorgd. Uitgangspunt voor de toekomst is continuering van deze wijze van overheaddienstverlening, doch de overhead op fronten te versterken in lijn met de eisen die passen bij de verzelfstandiging. •

Het overhead takenpakket zal toenemen bij verzelfstandiging, zoals uiteengezet in het vorige hoofdstuk. Dat betekent dat de overheadomvang groter zal worden.

•

Los van de verzelfstandiging is er nu (te) weinig personeel om een aantal overheadfuncties in te kunnen vullen, waardoor de kwaliteit achterblijft.

De vennootschapsbelasting geldt als kostprijsverhogend voor diensten aan klanten. Dit is van belang voor het verrekenmodel. Nu wordt vennootschapsbelasting niet doorbelast door de gemeente Heerlen. 12 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 11

Bedrijfsplan

•

34/48

Er zijn tal van overheaddiensten die de gemeente Heerlen verzorgt maar niet financieel doorbelast. Een dergelijke doorbelasting zal wel gaan plaatsvinden voor de nieuwe GRParkstad-IT. Het gaat om diverse applicaties (zoals hr, financieel, DMS, applicatie en bestuurlijk systeem), accountantscontrole, archiefinspecteur, energiekosten, huismeester, bodes/postverzorging/drukkerij/repro en een deel van de inkoop.13

Berenschot heeft een omvangrijke database met daarin informatie over de overhead van vele organisaties. Vergelijken we de huidige overhead van Parkstad-IT (16%) met het benchmarkgemiddelde met een vergelijkbare referentiegroep, dan zien we een gemiddeld overheadpercentage van 15 tot 20%. Dit betreft de apparaatskosten14 van de overheadfuncties ten opzichte van de totale apparaatskosten van de organisatie. Voor Parkstad-IT 2.0 is het uitgangspunt om een percentage van 18% te hanteren om de benodigde versterking van de bedrijfsvoeringsfuncties te realiseren in de komende jaren. Daarmee is er gelijk een interne norm om op te sturen en te monitoren met het oog op doelmatigheid.

Huisvesting De huisvesting blijft ongewijzigd. Parkstad-IT bezit geen eigen vastgoed, maar betaalt een bedrag voor de kantoorlocatie en serviceruimtes te Heerlen. Bij verzelfstandiging zal hiervoor een (nieuwe) huurovereenkomst worden opgesteld. •

Vastgoed CBS-weg (kantoor).

•

Vastgoed Locatie Voskuilweg (serverruimte).

•

Services CBS-weg.

•

Services Locatie Voskuilweg (serverruimte).

De huidige kantoorruimte is voldoende om een personele groei op te vangen.

5.5

Veranderopgave: bedrijfsvoering

Parkstad-IT gaat over van een centrumconstructie naar een openbaar lichaam. Dit betekent dat de nieuwe GR-Parkstad-IT een zelfstandige organisatie wordt met rechtspersoonlijkheid, terwijl het nu onder de vleugels van de gemeente Heerlen opereert. De nieuwe GR-Parkstad-IT wordt zo een volwaardige gemeenschappelijke regeling. Dat betekent ook dat de organisatie eigenstandig aan de BBV-vereisten moet voldoen. Wat zijn de consequenties van de transitie voor de algehele bedrijfsvoering? 1.

Nadat alle deelnemers hebben ingestemd met de verdere verzelfstandiging, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging. De gemeenschappelijke regeling kan niet in werking treden voordat deze bekendmaking heeft plaatsgevonden.

Voor de inkoopfunctie wordt een beroep gedaan op met name de gemeente Heerlen. Voor een aantal grote aanbestedingen is samengewerkt met bijvoorbeeld de gemeente Sittard-Geleen en Maastricht. Dan wordt met gesloten beurzen een gemeenschappelijke aanbesteding op de markt gezet. 14 De gemeentebenchmark van Berenschot rekent tot de apparaatskosten de volgende componenten: Loonkosten personeel, Materiële kosten, Inhuurkosten, Kosten taken belegd bij derden, Personeel dat zich inzet voor derden en Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel. 13

Bedrijfsplan

2.

35/48

Parkstad-IT dient een aantal formele documenten op te stellen, zoals een financiële verordening, een controle verordening,15 een treasury statuut, interne aanbestedingsrichtlijnen en een mandaatoverzicht.

3.

Parkstad-IT moet een zelfstandige financiële administratie gaan voeren.16

4.

Parkstad-IT wordt fiscaal zelfstandig. Dit betekent dat Parkstad-IT zelfstandig btw-aangiftes zal moeten indienen.

5.

Indien Parkstad-IT ook diensten verleent aan klanten is de vennootschapsbelasting van toepassing.

6.

Parkstad-IT zal een eigen bankrekening moeten openen en wordt zelf verantwoordelijk voor het aantrekken van vermogen.17

7.

Tevens zal Parkstad-IT verplicht moeten deelnemen aan schatkistbankieren en overtollige kasmiddelen moeten afstorten aan het Rijk.18 Parkstad-IT zal derhalve periodiek een treasuryprognose moeten opstellen.

8.

De nieuwe GR-Parkstad-IT komt onder financieel toezicht te staan van de provincie en het ministerie van BZK. Parkstad-IT zal hiervoor onder andere: 1.

Meerjarenbegrotingen moeten opstellen die voldoen aan het BBV, inclusief risicoprofiel.

2.

Jaarrekeningen moeten opstellen die voldoen aan het BBV.

3.

IV3-aangiftes moeten gaan beverzorgen.

4.

Onderworpen worden aan een verplichte externe accountantscontrole (deze zal een cumulatieve fout van circa € 55.000,- maximaal accepteren).

5.

Rechtmatigheidscontroles moeten uitvoeren: per 1 januari 2023 worden GR’en zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op o.a. inkoop en aanbestedingsrichtlijnen.19

9.

Parkstad-IT zal gaan functioneren als een zelfstandige organisatie, waardoor de deelnemende gemeenten meer vragen om betrouwbare gegevensverwerking door ParkstadIT, bijvoorbeeld middels een assurancereport/third party memorandum/ISEA4302-type2.

10. Een logisch voortvloeisel is dat de tussentijdse verantwoording meer aandacht zal vragen. 11. Parkstad-IT zal zelfstandig een salarisadministratie gaan voeren en bijbehorende werkzaamheden uitvoeren (afdrachten loonheffing, sociale lasten, pensioen, werkkostenregeling). 12. Een openbaar lichaam kan zelf personeel in dienst nemen en dat zal ook in de praktijk gaan plaatsvinden. Dat vraagt dat de organisatie een eigen personeelsbeleid voert en een personeelshandboek heeft. 13. Parkstad-IT zal een eigen fysiek en digitaal archief gaan voeren. 14. Parkstad-IT dient te beschikken over een functionaris gegevensbescherming (FG) die toeziet op de naleving van de AVG. Denk aan de benodigde verwerkersovereenkomsten. 15. Er zal een Chief Information Security Officer (CISO) benoemd moeten worden.

Gezien haar omvang is het logisch en efficiënt voor Parkstad-IT om aan te sluiten op de modelverordeningen 212 (de financiële verordening), 213 (de controleverordening) en 213a (de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid) Modelverordeningen VNG, 2022. https://vng.nl/brieven/nieuwemodelverordeningen-nav-wet-versterking-decentrale-rekenkamers. 16 Nu doet de gemeente Heerlen dat, maar het lijkt technisch niet haalbaar dat de gemeente dat blijft doen. 17 Dit zal waarschijnlijk via de gemeente Heerlen verlopen. 18 Schatkistbankieren is verplicht voor alle decentrale overheden. Dit zijn naast gemeenten, provincies en waterschappen ook alle gemeenschappelijke regelingen met rechtspersoonlijkheid (openbaar lichaam) die zijn ingesteld op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). 19 De Eerste Kamer nam op 27 september jl. de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. De wet is ingegaan op 1 januari 2023. Voor gemeenten betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgeven. 15

Bedrijfsplan

36/48

16. Parkstad-IT wordt een zelfstandige aanbestedende dienst die gehouden is aan landelijke en Europese aanbestedingsrichtlijnen. 17. Parkstad-IT zal een overeenkomst met Arbodienst en verzuimcoach moeten afsluiten. 18. Parkstad-IT zal eigen verzekeringen moeten afsluiten/huidige omzetten. 19. Parkstad-IT zal contactpersonen vanuit de Wet Open Overheid moeten aanwijzen bij wie iedereen terecht kan met vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. 20. Parkstad-IT moeten maatregelen treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten te borgen en openbaarmaking te bevorderen (art 3.1 WOO). 21. De Wgr vereist dat het bestuur een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt.

Bedrijfsplan

37/48

HOOFDSTUK 6

Financiën 6.1

Inleiding

In dit hoofdstuk komen de financiën aan de orde van de nieuwe GR.-Parkstad-IT. Paragraaf 6.2 schetst het verrekenmodel. In paragraaf 6.3 gaan we in op de doorbelasting van diensten aan deelnemers en klanten. Paragraaf 6.4 schetst het risicoprofiel en paragraaf 6.5 de meerjarenbegroting op hoofdlijnen.

6.2

Verrekenmodel

De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Aan een gezond verrekenmodel ligt altijd een kader met basisprincipes ten grondslag, dat ook wordt nageleefd. Dat kader biedt richtlijnen over de methodiek van kostprijsberekening en de te hanteren spelregels. •

De dekking van de lasten van Parkstad-IT bestaat uitsluitend uit de baten die afkomstig zijn van de deelnemers en klanten.

•

Parkstad-IT hanteert integrale kostprijzen voor de basisdienstverlening, dat wil zeggen dat alle kosten worden doorbelast in de verschillende kostprijzen, direct en indirect.

•

Het verrekenmodel bestaat momenteel uit zes pijlers (Devices, Werkplekbeheer, Applicaties, ITprojecten, Functioneel beheer, Informatiebeveiliging). Elke pijler bestaat uit een of meerdere producten en diensten met vaste kostprijs voor de basisdienstverlening.

•

De baten per deelnemer worden bepaald aan de hand van ‘P maal Q’: –

De prijs (P) omvat drie lastenelementen: kapitaallasten, materieel en personeel. Dit dus zowel voor de directe kosten als de indirecte kosten.

–

Het aantal (Q) heeft bijvoorbeeld betrekking op accounts, applicaties of uren.

•

Alle kostprijzen voor klanten omvatten verder een opslag voor onvoorziene zaken.

•

Parkstad-IT hanteert de primitieve opslagmethode voor de berekening van kostprijzen omwille van de administratieve eenvoud en navolgbaarheid. Zie ook onderstaand kader.

•

Het basisprincipe dat ten grondslag ligt aan de kostprijzen is dat de gebruiker en verbruiker betalen. Deelnemers en klanten betalen voor de producten en diensten alleen voor de periode dat ze hiervan gebruik maken.

•

De vaste kostprijzen gelden voor de basisdienstverlening. De kostprijzen per eenheid dienst zijn gelijk voor alle deelnemers.

•

De productbladen uit de PDC beschrijven per product en dienst het deel van de basisdienstverlening waarvoor de kostprijs geldt en waarvoor extra doorbelasting plaatsvindt. Aan de kostprijzen ligt een jaarlijks op te stellen financiële kadernota en een algemene verordening over financieel beleid en financieel beheer ten grondslag.

Bedrijfsplan

38/48

Opslagcalculatiemethode Naast directe kosten die je direct kunt toewijzen aan een product of dienst, zoals licentiekosten van een applicatie, zijn er ook indirecte kosten (zoals overhead). Deze kosten moet ook worden doorbelast in de kostprijs van product of dienst. Dit kan onder andere door gebruik te maken van de opslagmethode. Hierbij breng je eerst de directe kosten ten laste van het product of de dienst. Vervolgens gebruik je een opslagpercentage om de indirecte kosten door te belasten. Er zijn hiervoor twee opslagmethoden: de primitieve of enkelvoudige opslagmethode en de verfijnde of meervoudige opslagmethode. Bij de primitieve opslagmethode is er sprake van één opslagpercentage voor de indirecte kosten. Bij de verfijnde opslagmethode zijn er meerdere opslagpercentages voor verschillende typen indirecte kosten. De laatste methode is gedetailleerder en feitelijk zuiverder, doch meer bewerkelijk. Het verrekenmodel kent negen basisprincipes. Uiteraard zijn er nog vele extra basisprincipes denkbaar en is elk basisprincipe ook weer uit te splitsen in deelprincipes, maar de nieuwe GRParkstad-IT hecht aan eenvoud in het fundament waarop het verrekenmodel rust.

6.3

Doorbelasting

Het onderscheid tussen basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening aan deelnemers is belangrijk, want dat heeft gevolgen voor de wijze van facturatie. Basisdienstverlening

Aanvullende dienstverlening

Type

Standaardwerk

Maatwerk

Prijzen

Vaste kostprijs (P*Q)

Geen vaste kostprijs

Onderdeel SLA

Ja

Nee (aparte afspraken)

Productblad aanwezig

Ja

Nee

Changes

Minor, incident, LCM

Major, projecten

Begroting

Volledig inclusief

Deels inclusief (strippenkaart)

Facturatie

Standaard

Deels aparte facturatie

•

Kenmerk van de basisdienstverlening is dat dit is beschreven in de PDC; van elke basisdienst is een productblad ingevoegd en wordt een vaste kostprijs vermeld.

•

Kenmerk van aanvullende dienstverlening is dat dit niet omschreven is in de PDC: er is geen productblad aanwezig en geen vaste kostprijs aangegeven, doch wel de uurtarieven. De totaalprijs wordt per geval op maat gemaakt.

Bedrijfsplan

39/48

Changes (wijzigingen) Volgens ITIL betekent een wijziging ‘de toevoeging, aanpassing of verwijdering van alles dat een direct of indirect effect kan hebben op IT-services.’ Er is een onderscheid gemaakt tussen minor changes en major changes. •

Minor changes zijn veelvoorkomende standaardwijzigingen. Een minor change is een wijziging op een bestaande, actieve dienst die in een beperkt en vooraf bekend tijdsbestek kan worden afgehandeld. Denk aan de installatie van standaard software op een laptop en uitgifte van een laptop aan een nieuwe medewerker. Of een minor update van een bestaande applicatie die onderdeel is van de reguliere basisdienstverlening. Minor changes die zorgen voor updates van een bestaande dienst, zoals reguliere vervanging na de afschrijfperiode van een telefoon of laptop, of kleine updates van bugfixes van officesoftware zijn onderdeel van de basisdienstverlening.

•

Een major change of project (aanvullende dienstverlening) is veelal een grote verandering, uitbreiding of vernieuwing van een dienst en kan niet in een beperkt tijdsbestek worden afgehandeld. Denk aan een migratie naar een nieuwe applicatie, verplaatsing van hosting van een applicatie, vervanging van netwerken. Of denk aan bijvoorbeeld aan de vervanging van Squit door Rx.Mission. Ook advisering over deze onderwerpen is een project.

Minor changes behoren tot de basisdienstverlening. Dit geldt ook voor incidentafhandeling (storingen) en het life cycle-management (updates en patches). Major changes en projecten horen niet tot de basisdienstverlening.

Omgang van doorbelasting in de begroting Er zijn verschillende opties mogelijk hoe om te gaan met het opnemen in de begroting van de kosten voor de aanvullende dienstverlening (major changes, projecten). De keuze is in essentie of deelnemers deze dienstverlening bij de basisdienstverlening in de begroting wensen op te nemen of niet. De nieuwe GR-Parkstad-IT kiest een tussenweg en neemt budgettair een deel van de major changes en projecten al mee in de begroting (strippenkaart). Een deel is immers goed planbaar. Dat drukt de administratieve last van extra facturatie en geeft deelnemers ook meer financiële begrotingsstabiliteit. Deze variant impliceert dat in de begroting reservering plaatsvindt van een bedrag voor major changes. Voor alle deelnemers en klanten geldt gedurende het jaar: bestelt men iets wat buiten de basisdienstverlening valt waarvoor standaard kostprijzen gelden, dan gaan hier een schriftelijk offerteverzoek en een offerte van Parkstad-IT aan vooraf. Hierbij gebruikt Parkstad-IT standaard uurtarieven, die worden afgesproken, en waartegen wordt geleverd. Er geldt geen minimum of maximum omvang.

6.4

Risicoprofiel

Bij de nieuwe GR-Parkstad-IT hoort het voeren van een administratie volgens het BBV en een (verplicht) onderdeel daarvan is een beschrijving van het risicoprofiel vanuit het perspectief van Parkstad-IT. Dat is vervolgens de opmaat voor het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit om aan te houden voor deelnemers.

Bedrijfsplan

40/48

Weerstandcapaciteit De weerstandscapaciteit heeft tot doel om financiële stabiliteit te creëren. De weerstandscapaciteit is het deel van de middelen waarmee tegenvallers opgevangen kunnen worden, zodat niet direct de begroting hoeft te worden aangepast als het risico zich voordoet dat er tegenvallers zijn. De beschikbare weerstandscapaciteit is dat deel van het eigen vermogen (activa minus passiva) dat beschikbaar is om eventuele risico’s financieel op te kunnen vangen. Dit bedrag moet in verhouding zijn met de benodigde weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de benodigde weerstandscapaciteit. Article I.

De beschikbare weerstandscapaciteit is de financiële buffer om tegenvallers op te vangen en bestaat uit vermogen en vrije reserves, dus exclusief voorzieningen.

Article II.

De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om alle bijzondere risico’s mee op te kunnen vangen. Dit bedrag wordt bepaald op basis van het risicoprofiel.

Parkstad-IT 2.0 streeft naar een weerstandscapaciteit van 1,2. Deze ratio is voldoende. Hierbij is er een redelijke buffer om veranderingen in een snel veranderende wereld op te vangen. In het bijzonder speelt in deze tijd dat de inflatie zeer hoog is en niet te vergelijken is met andere jaren.

De risico’s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen zijn die bijzondere risico’s (zie hieronder) die niet op een andere manier te ondervangen zijn. Veel risico’s worden immers ook door het dagelijks management en de getroffen beheersmaatregelen ondervangen; denk hierbij aan verzekeringen en overeenkomsten (bijvoorbeeld DVO, SLA). Hierbij enkele reguliere risico’s: 22.

De nieuwe entiteit is straks zelf verantwoordelijk voor haar fiscale inrichting en het voldoen

aan fiscale wetgeving. Hierbij spelen er fiscale risico’s (btw, vennootschapsbelasting en loonbelasting). 23.

Juridische aansprakelijkheid (bestuur/management).

24.

Aanbestedingsrisico’s. De nieuwe GR is zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige inkoop en

aanbesteding van diensten en producten. 25. Performance risico’s richting de deelnemers en klant. In het SLA worden hierover afspraken gemaakt.

Bijzondere risico’s De volgende bijzondere risico’s zijn te onderscheiden. De kans op tegenslag verschilt per risico: •

Cyberaanvallen. Het meest voorkomende risico momenteel is ransomware. Dit is een groot risico voor de bedrijfscontinuïteit, maar er is ook sprake van een financieel risico.

Bedrijfsplan

•

41/48

Ketenkwetsbaarheid kan de productie verstoren. Het gaat om leveringen die uitgesteld of verlaat zijn door gebrek aan grondstoffen en transport. Dit is een groot risico, want bepaalde hardware (servers, chips, storage, netwerk) is zeer beperkt voorhanden door de diverse mondiale crises.

•

Bij uitval van elektriciteit kan de bedrijfscontinuïteit in het geding komen, maar dit risico is beperkt vanwege de aanwezigheid van een aggregaat.

•

Een overstroming kan de bedrijfscontinuïteit in de weg staan, maar dit is afhankelijk van de locatie/situatie.

•

Het lekken van persoonsgegevens, zowel door opzettelijk als door onopzettelijk handelen (Dit kan dus ook cyberaanval/ransomware zijn).

•

Een pandemie kan van invloed zijn op de bedrijfscontinuïteit.

•

Naarmate meer diensten zijn uitbesteed, is er een groter risico van faillissement van ITleveranciers of niet leverende IT-leveranciers.

•

Het risico van een krappe arbeidsmarkt. Dit risico is groter naarmate Parkstad-IT meer zelf doet, maar tegelijk speelt het ook bij externe partijen. Grotere IT-leveranciers zijn echter minder kwetsbaar.

•

Ook is er een financieel risico voor Parkstad-IT voor de dekking van tekorten (bijvoorbeeld door inflatie). Dit risico is klein omdat de deelnemers garant staan, maar voor deelnemers zelf is dit een reëel risico.

•

Een reëel startrisico is vooralsnog of Parkstad-IT de drempelinleg haalt, dat wil zeggen het financieel aandeel van de deelnemers. Zodra de nieuwe GR-Parkstad-IT is opgericht, is dit geen risico meer.

•

Er is geen risico van frictiekosten voor de deelnemers, want het vertrekpunt is dat alle medewerkers de overstap gaan maken. Er is geen sprake van een sociaal plan.

Wat zijn op dit moment de grootste risico’s? •

Cyberaanvallen en dataverlies (persoonsgegevens).

•

Krapte op de personeelsmarkt.

•

Ketenkwetsbaarheid (niet zozeer om uitgestelde leveringen, maar omdat je steeds meer in de cloud brengt waardoor je steeds meer koppelingen krijgt en er meer verstoringen kunnen plaatsvinden).

Jaarlijks zal Parkstad-IT een integrale risico-inventarisatie uitvoeren om de risico’s te identificeren en te actualiseren, deze te beoordelen op kans dat ze zich voordoen20 en door te rekenen en om passende beheersingsmaatregelen te treffen Dekking voor het betreffende weerstandsvermogen vindt plaats binnen de gemeentelijke begrotingen. Parkstad-IT hoeft zelf geen weerstandsvermogen te hebben, aangezien risico’s afgedekt worden door de deelnemers als dit zich voordoet. Deelnemers maken nadere afspraken over de verdeling van het weerstandsvermogen.

6.5

Toekomstbegroting op hoofdlijnen

De volgende financiële uitgangspunten zijn gehanteerd, naast eerdergenoemde uitgangspunten:

Daarbij geldt dat de kans miniem is dat risico’s zich tegelijk zullen openbaren in de tijd; het is niet nodig om op eenzelfde moment weerstandsvermogen aan te houden voor het totaal van deze bijzondere risico’s. 20

Bedrijfsplan

•

42/48

De gemeente Heerlen zal, buiten de ICT-activa, uitsluitend meubilair overdragen. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

•

Deelnemers dragen de eigen ICT-activa rond de basisdienstverlening niet over, maar bij vervanging zal Parkstad-IT dit gaan verzorgen. Dat betekent een stapsgewijze verschuiving binnen de begroting.

•

Uitgangspunt is dat de fiscaliteiten geen financiële gevolgen hebben.

•

Uitgangspunt voor de opgestelde begroting op hoofdlijnen is het hanteren van dezelfde groep deelnemers/klanten en volumes als bij de begroting van 2023, doch dit kan gaan wijzigen.

In de volgende tabel doen we een aanzet om de omvang van de financiële impact voor de begroting van Parkstad-IT in kaart te brengen.21 De financiële gevolgen geven we aan per ontwikkeling op basis van de bevindingen in de vorige hoofdstukken. Dat betekent dat we de impact van een serie ontwikkelingen in beeld brengen. Deels komen de financiële consequenties voort uit de hernieuwde koers, deels zijn het autonome ontwikkelingen, die los staan van de verzelfstandiging. Ontwikkeling

Beschrijving impact

Impact in omvang

Alle deelnemers gaan alle basisdienstverlening afnemen bij Parkstad-IT op termijn, terwijl dat nu niet zo is.

(a) Dit betreft primair telefonie, waarvan nu alleen nog een deel van de hardware via Parkstad-IT loopt.

a) Als Parkstad-IT volledig de telefoniediensten in portefeuille krijgt, dan stijgen de uitbestedingskosten bij benadering met € 1,6 miljoen op termijn.

Professionalisering van inkoop en contractmanagement, inclusief licentiebeheer.

(b) Ook omvat dit door deelnemers zelf aangeschafte diverse hardware. We gaan uit van overdracht/vervanging op een natuurlijk moment.

b) De zelf aanschafte hardware is circa € 160.000. Hiermee stijgen de kosten De genoemde kosten worden middels een ingroeimodel binnen drie jaar in de begroting opgenomen. 1/3 van de kosten wordt genomen in 2024, 2/3 vanaf 2025 en de volledige kosten vanaf 2026.

(c) Op langere termijn ligt door deze centralisering mogelijk ook een besparing in het verschiet door schaalvoordeel.

Kanttekening is dat bovenstaande een schatting betreft omdat de formatie en kosten van de betreffende gemeentelijke ICT niet bekend is. Dit vergt nader onderzoek.

a) Hogere kosten van 1 extra fte voor inkoop en contractmanagement.

a) Personele stijging van 1 fte van € 81.302, uitgaande van gemiddelde salariskosten.

b) Hogere doelmatigheid door goed contractmanagement waardoor minder meerkosten van licenties.

(c) Omvang schaalvoordeel PM.

b) Goed (centraal) contractmanagement houdt verspilling tegen en realiseert jaarlijkse kostenbesparingen van +/- 3-5%, zo blijkt uit onderzoek.22 We gaan uit van een besparing van 3%. Deze besparing wordt middels een ingroeimodel binnen drie jaar in de begroting opgenomen. 1/3 van de besparing wordt genomen in 2024, 2/3 vanaf 2025 en de volledige besparing vanaf 2026.

Effecten die elders optreden, bijvoorbeeld bij gemeenten, staan niet in deze begroting. Denk hierbij aan extra ICT-kosten voor automatisering van een werkproces waardoor een personele kostenbesparing bij een gemeente kan optreden. De kosten ervan staan in de begroting, de baten niet. 22 Zie: https://www.pro-mereor.nl/diensten/contractmanagement en https://www.cmpartners.nl/kennisblog/effect-meten-van-contractmanagement/ 21

Bedrijfsplan

43/48

Ontwikkeling

Beschrijving impact

Impact in omvang

Doordat Parkstad-IT straks op eigen benen staat, wordt de bedrijfs-voering belangrijker.

Bedrijfsvoeringsfunctie vraagt om versterking. De verwachting is dat er 1 fte bij komt bij de dienst bedrijfsvoering (concerncontrol).

Een stijging van € 81.302 voor een extra fte voor concerncontrol, uitgaande van de gemiddelde salariskosten (omdat er nog geen schalen zijn toegekend aan nieuwe functies).

Met meer hybriditeit wordt Parkstad-IT meer dienstverlener i.p.v. leverancier.

De technische beheersfunctie verkleint op termijn doch integratie wordt belangrijker. Licentiekosten stijgen echter bij meer uitbesteding.

Omvang impact PM, maar de verwachting is dat het per saldo geen of een beperkt kosteneffect heeft. Wel is er sprake van een verschuiving van kostensoort (van personeel naar materieel).

Voor het personeel geldt een werkgarantie als startsituatie

Door een meer reële inschaling (begroten op n-1 schaal i.p.v. n-2)23 stijgen de salariskosten.

Zowel de begrote salariskosten, alsook de overige personeelskosten zullen als gevolg hiervan stijgen met 3% ten opzichte van de kosten van 2023.

Dit staat los van de verzelfstandiging. Geen frictiekosten.

Nieuwe cao gemeenten

Door het cao-akkoord stijgen de personele kosten met terugwerkende kracht met 7% per 1 jan. 2023.24 Hierna gaan we uit van een reguliere indexering in lijn met de verwachte inflatie. Dit staat los van de verzelfstandiging.

De gemeente Heerlen belast nu niet alle kosten door. Uitgangspunt is dat dit straks wel gebeurt.

Er zijn tal van overheaddiensten die de gemeente Heerlen verzorgt maar niet financieel doorbelast. Een dergelijke doorbelasting zal wel gaan plaatsvinden voor de nieuwe GR-Parkstad-IT. Het gaat om diverse applicaties (hr, financieel, DMS en bestuurlijk systeem), archiefinspecteur, energiekosten, huismeester, bodes/postverzorging/ drukkerij/repro en een deel van de inkoop.25

Voor 2024 geldt dat ‘het been bijgetrokken wordt’ en dus het cao-akkoord met terugwerkende kracht verwerkt wordt en daarnaast de reguliere stijging (verwachting is in lijn met inflatie) geïndexeerd wordt. Daarmee betreft dit een grote stap in de begrote loonkosten. Voor 2025 en 2026 gaan we uit van reguliere indexering op basis van inflatie (zie hierna).

We veronderstellen hiervoor een geschat bedrag van € 400.000, doch exacte bedragen zijn niet beschikbaar. Dat betekent een stijging.

Vanuit onze gemeentelijke benchmark, waarvan we apparaatskosten en looninschaling van veel gemeenten vergelijken, weten we dat gemeenten meestal begroten op max schaal of max schaal -1. 24 Zie onder meer: https://www.fnv.nl/nieuwsbericht/sectornieuws/fnv-overheid/2023/02/fnv-sluitprincipeakkoord-voor-nieuwe-cao-gemeente 25 Voor de Inkoop functie wordt een beroep gedaan op met name de gemeente Heerlen. Voor een aantal grote aanbestedingen is samengewerkt met bijvoorbeeld de gemeente Sittard-Geleen en Maastricht. Dan wordt met gesloten beurzen een gemeenschappelijke aanbesteding op de markt gezet. 23

Bedrijfsplan

44/48

Ontwikkeling

Beschrijving impact

Impact in omvang

De inflatie is momenteel hoog.

Alle kosten stijgen door indexering voor inflatie. Dit staat los van de verzelfstandiging. In 2024 wordt een inflatie verwacht van 5,0%.26 Voor de periode daarna geeft DNB nog geen voorspelling. We houden hiervoor de streefinflatie (2%) aan.

Uitgaande van de huidige begroting exclusief personele posten (€ 5.916.687) is dat een stijging van € 289.917 op jaarbasis tot de start van ParkstadIT in 2024.

Stakeholders streven naar harmonisatie en standaardisatie van het ITlandschap.

Voornaamste is dat het beheer en leveranciers-management daalt door vermindering van variëteit. Ook stijgt de inkoopkracht (groter inkoopvolume). Per saldo dalen de kosten.

Uit onderzoek van Berenschot blijkt dat de structurele besparingen op termijn kunnen oplopen tot 2-4% van de begroting.

Parkstad-IT faciliteert straks uiteenlopende ITsamenwerking.

Dit vraagt om professionalisering van de regiefunctie en dit leidt tot extra kosten. De verwachting is dat er 1 fte bij komt voor portfoliomanagement.

Stijging van € 81.302, uitgaande van gemiddelde salariskosten.

Security en privacy vraagt om versterking vanwege de toegenomen ITrisico’s.

Kosten van security en privacy stijgen. Verwachting is dat er 1 fte bij komt voor security.

Stijging van € 81.302 voor een fte. Er wordt ook hier uitgegaan van gemiddelde salariskosten.

De bestaande financiële afspraak over de serverruimte blijft ongewijzigd.

Van de serverruimte van € 2,1 miljoen komt € 1 miljoen voor rekening van Parkstad-IT, de rest voor de gemeente Heerlen. Geen kosteneffect.

Neutraal, dus de gemeente Heerlen blijft jaarlijks € 100.000 doorbelasten aan Parkstad-IT.

De financiële markten zijn aan verandering onderhevig.

Hogere rentes. Tot dusver wordt met 1% rente gerekend en dat is niet houdbaar.

De huidige driejarige rente is gemiddeld € 48.000 en wordt € 75.00 per jaar (inschatting).

Het huidige kwaliteitsniveau van devices software (versies, upgrades) blijft ongewijzigd.

Geen verandering, geen kosteneffect.

Neutraal.

26

Deze besparing wordt middels een ingroeimodel binnen drie jaar in de begroting opgenomen. 1/3 van de besparing wordt genomen in 2024, 2/3 vanaf 2025 en de volledige besparing vanaf 2026.

Tegelijk levert het gezamenlijk optrekken een personeelsvoordeel op voor gemeenten, waardoor hun kosten dalen, maar dat valt buiten de GRbegroting.

Dit staat deels los van de verzelfstandiging.

Bron: De Nederlandse Bank (DNB).

Bedrijfsplan

45/48

Ontwikkeling

Beschrijving impact

Impact in omvang

Behoefte aan externe onderzoeken en advies

Parkstad-IT zal behoefte hebben aan externe support. Meer dan nu vanwege extra verplichtingen (audit/accountant).

Extra kosten op jaarbasis € 50.000.

Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen (Cao artikel 6.3).27

Bij verlofsparen is sprake van arbeidskostengerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en afbouw kennen, waarvoor een voorziening gaat komen.

PM. Over de omvang van de benodigde voorziening 2022 en verder zijn nu nog onvoldoende details beschikbaar.

Het hiervoor vermeldde leidt tot de volgende toekomstbegroting op hoofdlijnen en voor de vergelijking door de tijd is dit verwerkt in de begrotingsstructuur die Parkstad-IT momenteel hanteert. De (tijdelijke) transitiekosten, die gepaard gaan met de verzelfstandiging, staan niet de

voorgaande tabel en komen in het hoofdstuk hierna aan bod.

6.6

Veranderopgave: Financiën

De voornaamste veranderopgave vanuit financiële optiek is de herziening van het verrekenmodel en de implementatie van de procedures rond doorbelasting. Ook is het genoemde fiscale advies noodzakelijk om uitsluitsel te geven over de fiscaliteiten. Voorts wordt een openingsbalans opgesteld. In de openingsbalans worden de bezittingen, de schulden en de voorzieningen opgenomen die door de gemeente Heerlen in zijn rol als gastheer, aan de nieuwe GR-Parkstad-IT in economisch beheer worden overgedragen. Activa van de deelnemers en klanten blijven ongewijzigd voor de looptijd van de betreffende levensduur.

Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeeld. 27

Bedrijfsplan

46/48

HOOFDSTUK 7

Transitie 7.1

Introductie

De huidige GR wordt opgeheven of gewijzigd. Dat vraagt om een zorgvuldige afwikkeling van de rechten en plichten op basis van lopende contracten, de activa en passiva. In geval van opheffing regelt het op te stellen liquidatieplan de financiële gevolgen van opheffing. Indien sprake is van het opheffen van de regeling geldt dat alle deelnemende partijen zich garant stellen voor een behoorlijke en adequate afhandeling van de verplichtingen, die de gemeente Heerlen ter uitvoering van deze regeling is aangegaan. Ook staat in de GR-tekst beschreven dat dit door middel van bij voorkeur overname van personeel en/of zo nodig financiële bijdragen gebeurt. In het transitieproces richting verzelfstandiging vragen de volgende onderdelen om aandacht: Onderdeel

Impact op transitie

Personele ‘rugzakjes’ (huidige rechten medewerker rondom verlof, opleidingen en terugbetaling daarvan, toeslagen, etcetera)

Besluitvorming nodig hoe om te gaan met deze rechten (hoe verrekenen). Kosten PM.

Niet alle deelnemers/klanten gaan mogelijk mee over

Voor de afhandeling van lopende contracten en aanvullende afspraken zal mogelijk een constructie moeten worden uitgewerkt.

Jaarrekening

Voor de oude GR zal een jaarrekening moeten worden opgesteld. De werkuren hiervoor zullen verrekend moeten worden.

Archief

Het archief van de huidige GR valt onder verantwoordelijkheid van de gemeente Heerlen. In overleg met de archiefinspecteur zal onderzocht moeten worden welke archiefstukken door wie in beheer worden genomen, dan wel gehouden.

Bedrijfsreserve

De bedrijfsreserve dient opgeheven te worden en financieel te worden verrekend. Bepalen welke verdeelsleutel moet worden gehanteerd.

Alle personeel gaat mee over

Geen consequenties op financiën.

Lopende contracten via de gemeente Heerlen

De centrum-GR Parkstad-IT lift nu vaak mee op de contracten van de gemeente Heerlen. Onderzocht zal moeten worden of het overhevelen van Parkstad-IT naar een andere entiteit financiële consequenties heeft.

Samenstelling bestuur

Er kan een reden zijn om de samenstelling van het bestuur te wijzigen. Dit kan met name wenselijk zijn als de GR Parkstad-IT naar verwachting nog lang moet blijven voortbestaan met het oog op de vereffening van het vermogen.

Besluitvormingsproces

De besluitvorming van het opheffen van de GR-Parkstad-IT kent zijn eigen dynamiek. Het is goed hierover vooraf afspraken te maken (wie, wat, wanneer, hoe).

Bedrijfsplan

47/48

Onderdeel

Impact op transitie

Aanwijzen uitvoerder opheffing

Het opheffen van de oude GR Parkstad-IT kan toegewezen worden aan een ander dan de huidige manager Parkstad-IT. Zeker indien de nieuwe GR Parkstad-IT direct van start gaat en zijn dienstverlening dient uit te voeren.

Overgang van onderneming Als er sprake is van voortzetting van de activiteiten in een organisatorische eenheid die zijn identiteit behoud (bijvoorbeeld door een qua aantal en deskundigheid wezenlijk deel van het personeel over te nemen) – en daar lijkt het hier op - dan is er sprake van overgang van onderneming. Dit betekent dat alle rechten en plichten die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomsten van de werknemers overgaan van de oude werkgever (de vervreemder, PIT 1.0) op de nieuwe werkgever (PIT 2.0). De werknemers houden hun functies, zij kunnen niet worden ontslagen en behouden al hun arbeidsvoorwaarden (salaris, toelagen, verlofsaldi etc.).

7.2

Transitiekosten

De volgende kostenposten kunnen zich in een liquidatieplan voordoen: •

De projectkosten om de opheffing en verzelfstandiging te realiseren. Dergelijke kosten zijn aan de orde en ligt het komend jaar in de grootteorde van € 75.000 – € 150.000.

•

De ontwikkelkosten om de transitie naar de nieuwe strategische koers en het hierbij horende nieuwe denken en werken binnen Parkstad-IT mogelijk te maken. Denk hierbij aan extra kosten voor opleiding van personeel en extra inhuur. Dergelijke kosten zijn aan de orde en ligt het komend jaar in de grootteorde van € 100.000 – € 200.000.

•

De kosten van het sociaal plan voor medewerkers die overgaan naar de nieuwe organisatie. Dit is niet aan de orde bij Parkstad-IT.

•

De zogenaamde personele frictiekosten: kosten van boventallig personeel, bestaande uit personeelslasten en kosten van flankerend beleid. Dit is niet aan de orde bij Parkstad-IT.

•

De contractuele frictiekosten: Dit zijn de kosten die voortvloeien uit het feit dat er kosten verbonden zijn aan het verbreken van bepaalde contracten (contractbreuk) of dat bestaande contracten uitgediend moeten worden, zonder dat deze nog van waarde zijn. De omvang van deze kosten is nog niet bekend en zijn PM. Dit wordt onderzocht.

•

De zogenaamde desintegratiekosten; dit betreft de doorbelaste kosten die doorlopen na opheffing en verzelfstandiging.28 Hierover is nu nog geen duidelijkheid (PM).

28

Bijvoorbeeld versnelde afschrijving van investeringen en kosten voor afbouwen interne ondersteuning.

Bedrijfsplan

48/48

‘WIJ ZIJN BERENSCHOT, GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG’ Wij zien een Nederland dat altijd in ontwikkeling is. Zowel sociaal als organisatorisch verandert er veel. Al meer dan 80 jaar volgen wij deze ontwikkelingen op de voet en werken we aan een vooruitstrevende samenleving. Daarbij staan we voor duurzaam advies en de implementatie hiervan. Altijd gericht op vooruitgang én echt iets kunnen betekenen voor mensen, organisaties en de maatschappij. Alles wat we doen, is onderzocht, onderbouwd en vanuit meerdere invalshoeken bekeken. In ons advies zijn we hard op de inhoud, maar houden rekening met de menselijke maat. Onze adviseurs doen er alles aan om complexe vraagstukken om te zetten naar praktische oplossingen waar u iets mee kan. Wij geven advies en bieden digitale oplossingen waarbij we ons focussen op: • Toekomst van werk en organisatie • Energietransitie • Transformatie van zorg • Transformatie van openbaar bestuur

Berenschot Groep B.V. Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG UTRECHT Postbus 8039, 3503 RA UTRECHT 030 2 916 916 www.berenschot.nl