3. Notulen vergadering Raadscommissie MID d.d. 5 maart 2024

Notulen vergadering Raadscommissie Middelen (MID) ___________________________________________________________________________ Datum: Locatie: Tijd: Aanwezig:

5 maart 2024 Raadszaal gemeentehuis Simpelveld 20.15 uur Mevrouw D. Honings voorzitter De heer bc. F. Simons griffier Mevrouw S. Scheepers burgemeester De heer Th. Gulpen wethouder Mevrouw A. Ernes wethouder De heer H. Hodinius wethouder De heer J. Meijers BurgerBelangen (BB) Mevrouw F. Clignet BurgerBelangen (BB) De heer J. Thomas LEEFBAAR De heer T. Ortmans LEEFBAAR De heer S. Mens Lokaal Actief (LA) De heer J. Boltong Lokaal Actief (LA) De heer J. Ernes CDA De heer J. Ortmans CDA Mevrouw C. Honings SAMEN1 (S1) De heer K. Bremen SAMEN1 (S1) De heer P. Habets ambtenaar De heer J. Degens ambtenaar Mevrouw R. Bartholomé notulist Afwezig: De heer W. Schleijpen wethouder __________________________________________________________________________

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Opening en mededelingen Vaststelling agenda Vaststelling notulen Raadscommissie Middelen (MID) van 23 januari 2024 Actielijst Middelen Raadsvoorstel Gemeenschappelijke Regeling Parkstad IT (presentatie voor behandeling van het raadsvoorstel) Raadsvoorstel Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 Raadsvoorstel Nota reserves en voorzieningen Raadsvoorstel 2e Begrotingswijziging 2023 GR WOZL en GR WSP Sluiting vergadering

1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Wethouder Schleijpen is afgemeld voor deze vergadering.

Pagina 1 van 7

2. Vaststelling agenda De heer Thomas (LEEFBAAR) dient namens LEEFBAAR het verzoek in om agendapunt 5: raadsvoorstel gemeenschappelijke regeling Parkstad IT van de agenda af te voeren. Hij licht toe dat de raad en commissie een veelheid aan informatie ontvangen heeft, uiteenlopend van beleidsstukken tot uitvoeringsstukken en informatiestukken (honderden pagina’s). De fractie hecht eraan dat bij de beeldvorming een zo compleet en juist mogelijk beeld verkregen wordt van de problematiek. LEEFBAAR stelt daarom voor om een informatieavond over dit onderwerp te organiseren, waarbij veel meer op de inhoud ingegaan kan worden. Dan kan ook tot een afgewogen oordeel en verantwoord besluit gekomen worden. Na hoofdelijke stemming constateert de voorzitter dat het stuk met 10 stemmen voor unaniem is afgevoerd van de agenda en hiermee verdaagd wordt naar de eerstvolgende commissievergadering Middelen. De raadsinformatieavond wordt via de griffie georganiseerd. Vervolgens wordt de gewijzigde agenda vastgesteld. 3. Vaststellen notulen Raadscommissie Middelen van 23 januari 2024 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 4. Actielijst Middelen 12. Motie organisatie en uitvoeringskracht Simpelveld De heer Thomas (LEEFBAAR) is zeer verheugd dat dit traject nu eindelijk in de eindfase is en kan worden afgerond. Er wordt gesteld dat de OR ook betrokken wordt.

LEEFBAAR wil graag weten of het conceptrapport met de bevindingen ook in de werkoverleggen met de medewerkers is besproken. Zo ja, zijn hier nog bijzonderheden uit voortgekomen, of bijvoorbeeld breed draagvlak of verkenning? De heer Bremen (S1) vraagt of er een update te vermelden is over de kwestie M&O met Oud Zumpelveld en of dit punt toegevoegd kan worden aan de actielijst. 12. Motie organisatie en uitvoeringskracht Simpelveld – beantwoording vragen. Wethouder Gulpen antwoordt dat de organisatie- en uitvoeringskracht in de raad aan de orde is geweest in 2022. De raad heeft toen veel geld hiervoor ter beschikking gesteld om het aantal fte’s uit te breiden. Dat is gebeurd en de medewerkers hebben te kennen gegeven dat de werkdruk iets leefbaarder is geworden. Met inbreng van een breed samengestelde werkgroep vanuit de organisatie is inmiddels ook een herijkte organisatievisie opgesteld. Na een positief advies van de ondernemingsraad heeft het college deze visie 27 februari jl. vastgesteld. De medewerkers zullen de komende periode verder worden meegenomen bij de implementatie van de visie. De raad zal hierover nader worden geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief. Naar aanleiding van de vraag van de heer Bremen (S1) antwoordt wethouder Gulpen dat in de commissievergadering van 23 april 2024 een voorstel wordt geagendeerd over Oud Zumpelveld.

Dit voorstel zal in de raadsvergadering van 8 mei 2024 ter besluitvorming worden voorgelegd aan de raad.

Pagina 2 van 7

5. Raadsvoorstel Gemeenschappelijke Regeling Parkstad IT Dit voorstel is door de commissie van de agenda afgevoerd en verdaagd naar de volgende vergadering. 6. Raadsvoorstel Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 Bijlage 1, pag. 22, punt ‘specificeren’. De heer Thomas (LEEFBAAR) licht toe dat belangrijk is om een goed inkoopproces te organiseren. Met name bij de aanbestedingen ligt dat uitermate gevoelig vanwege de subjectiviteit. Er moet een onafhankelijke toets plaatsvinden om te waarborgen dat partijen niet in juridische procedures gaan vervallen. De heer Thomas (LEEFBAAR) vraagt of een aparte projectgroep met verschillende disciplines is geformeerd om het proces te bewaken. Ook informeert hij ernaar hoe het college tot een programma van eisen/wensen komt en welke gunningscriteria hieraan ten grondslag liggen. De burgemeester antwoordt dat inderdaad gekozen wordt voor een integrale benadering. Het programma van eisen wordt altijd opgesteld door de vak-ambtenaar, waarbij altijd afstemming gezocht wordt met de collega’s van bedrijfsvoering. Daar waar de expertise gemist wordt, wordt deze ingehuurd. Dat geldt zeker ook voor grotere, complexere en risicovollere trajecten. De heer Habets (ambtenaar) voegt hieraan toe dat op het moment dat er een mandaat- of collegebesluit moet komen voor aanbestedingen, aan de voorkant van het traject altijd een aanbestedingstoets plaatsvindt.

Bij aanbestedingen zit altijd een stuk integraliteit middels controlestappen. AGENDEREN VAN HET VOORSTEL VOOR DE RAADSVERGADERING De fracties SAMEN1, BurgerBelangen, LEEFBAAR, CDA en Lokaal Actief gaan unaniem akkoord hiermee. 7. Raadsvoorstel Nota reserves en voorzieningen Mevrouw Honings (S1) vraagt welk voordeel de raad heeft bij het mandateren van het college voor vrijwel alle reserves. De nota is geactualiseerd omdat regelgeving geactualiseerd wordt. SAMEN1 wil graag weten welke wijziging in de wet dit voorstel aandrijft. Mevrouw Honings (S1) informeert ernaar of de raad wel nog steeds budgettair en kaderstellend/controlerend kan optreden conform de Gemeentewet artikel 189, als alle reserves aan het college worden overgedragen. SAMEN1 wil graag weten of de raad risico loopt als een deel van de wettelijke taak wordt verlegd als dit voorstel wordt goedgekeurd en of dit een werkwijze is die ook bij andere gemeenten wordt gehanteerd. Mevrouw Honings (S1) informeert ernaar voor welk totaalbedrag aan uitstaande reserves het college wordt gemandateerd als het voorliggende raadsvoorstel wordt goedgekeurd. Mevrouw Honings (S1) verwijst naar pagina 2 van het raadsvoorstel en vraagt wie bepaalt wat een ‘politiek gevoelige aanwending’ is.

Pagina 3 van 7

Mevrouw Honings (S1) wil graag weten waarom het als verstandig wordt gezien om de reserve sociaal domein op te heffen, gezien de aard van deze open einderegeling. De heer Mens (LA) verwijst naar de bijlage, pagina 8. Het college stelt dat als er sprake is van een politiek gevoelige aanwending, een voorstel tot aanwending van de reserve ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Met andere woorden: het college bepaalt of iets politiek gevoelig is. Keurt de slager hier dan niet zijn eigen vlees? Op pagina 12 staat een jaarlijkse dotatie aan de reserve personeel van €. 200.000. De heer Mens (LA) informeert ernaar sinds wanner dit een structurele post is. De heer Ernes (CDA) wil graag weten wat de beweegreden is om de bevoegdheden bij het college te leggen in plaats van bij de raad. De heer Ernes (CDA) vraagt hoe in de omringende gemeentes met deze reserves en voorzieningen wordt omgegaan. Met betrekking tot de beweegreden om de bevoegdheden bij het college te leggen in plaats van bij de raad antwoordt de burgemeester dat het college al voor een groot aantal reserves is gemandateerd (zoals te zien in het overzicht). Er is voor gekozen om het mandaat voor het college met enkele reserves uit te breiden, omdat deze reserves eveneens sterk op de reguliere uitvoering van gemeentelijke taken gericht zijn en dus ook op gemeentelijke wettelijke taken.

Daarmee wil het college voorkomen dat de voortgang van deze gemeentelijke taken door de eigen proces-bestuurlijke besluitvorming wordt gehinderd. Het beeld bij de buurgemeenten is verschillend. Net als in Simpelveld is besteding door het college bij buurgemeenten uiteraard ook gebonden aan de doelstelling van de reserve. De burgemeester licht toe dat het aan het college is om een inschatting te maken of de aanwending van een reserve al dan niet politiek gevoelig is. Dat vraagt politieke sensitiviteit van het college. De raad kan erop vertrouwen dat het college daar verantwoord mee omgaat, maar de raad verliest uiteraard niet de kaderstellende en controlerol. Dat blijft te allen tijde overeind. Mochten er twijfels zijn, dan zal het college altijd eerst toestemming van de raad vragen. In de vigerende nota reserves en voorzieningen is deze afspraak er ook al en dat heeft tot nu toe niet tot problemen geleid. De burgemeester wijst erop dat de raad ook via de financiële cyclus op de hoogte gehouden wordt over de stand van zaken van de reserves en voorzieningen . De jaarlijkse dotatie aan de reserve personeel van € 200.000 is structureel sinds de raad in oktober 2022 een besluit daarover genomen heeft. Voorheen was het € 100.000 en sinds de begroting 2023 is dit structureel € 200.000.

Op de vraag van SAMEN1 welk voordeel de raad heeft bij het mandateren van het college voor vrijwel alle reserves antwoordt de burgemeester dat de raad, zoals gezegd, te allen tijde controlerend en kaderstellend blijft. Het is volgens de burgemeester een groot voordeel dat de raad het college en de ambtelijke organisatie op hun werkwijze en werkzaamheden kan controleren. Op de vraag van SAMEN1 of de raad risico loopt als een deel van de wettelijke taak wordt verlegd antwoordt de burgemeester dat te allen tijde risico gelopen wordt als gevraagd wordt om dit al dan niet goed te keuren.

Pagina 4 van 7

De burgemeester is, zoals bekend, werkzaam geweest bij de gemeente Roermond. Daar was dit ook volledig gemandateerd en lag de verantwoordelijkheid heel erg laag in de organisatie. In Roermond was nog een extra laag, namelijk de managementlaag. Op de vraag van Lokaal Actief of de slager dan niet zijn eigen vlees keurt, antwoordt de burgemeester (naast hetgeen ze eerder al geantwoord heeft over politieke gevoeligheden) dat het seniorenconvent er ook nog is om te wijzen op risico’s en politieke gevoeligheden. De heer Degens (ambtenaar) licht toe dat niet veel veranderd is aan de regelgeving van reserves en voorzieningen. Wat wel veranderd is, is de mogelijkheid om de algemene reserve structureel te kunnen inzetten als dekkingsmiddel. Dit is een vrij recente wijziging die ook vermeld staat in het stuk. Over de omvang van de reserve sociaal domein is al vaker gesproken. Tijdens raadsvergaderingen is vaker aangegeven dat geen inschatting gemaakt kan worden over wat nodig is om risico’s in het sociaal domein af te dekken. Daarom heeft het college nu besloten om deze reserve op te heffen. De buffer die daar beschikbaar voor is, is (afgezien van dekking binnen de begroting) de algemene reserve.

Met betrekking tot de vraag over welk bedrag de mandatering gaat, licht de heer Degens (ambtenaar) toe dat het laatste staatje van de bijlage de stand van de reserves op 1 januari 2023 weergeeft (de actuele situatie is nog niet bekend). De reserves die voorgesteld worden om te mandateren moeten bij elkaar opgeteld worden om het bedrag inzichtelijk te krijgen. Indicatief schat de heer Degens (ambtenaar) dat het om een bedrag van € 2 mln gaat, wat vergelijkbaar is met vigerende nota. Hij zegt toe dit na te rekenen en de vraag schriftelijk te beantwoorden. Mevrouw Honings (S1) wijst erop dat er nu onzekere tijden zijn. Het is als raad ook fijn om al mee te kunnen besluiten over zaken voordat ze worden uitgegeven, dan pas achteraf te constateren dat bijvoorbeeld € 2 mln is uitgegeven. In die zin vraagt SAMEN1 zich af wat het risico is voor de raad, omdat (zoals net ook werd gesteld) de raad verantwoordelijk blijft voor de kaderstellende en controlerende functie. Begrijpt ze het goed dat de raad wel de P&C stukken krijgt, maar niet meer vooraf mee kan besluiten en achteraf het geld al is uitgegeven? Iedere tegenvaller in het sociaal komt nu direct in het resultaat terecht. Mevrouw Honings (S1) vraagt of het wel verstandig is dat het college dit op zich neemt, terwijl dit duidelijk een rol is van de raad.

Mevrouw Honings (S1) begrijpt uit de beantwoording dat er op dit moment geen expliciete wetswijziging is die dit voorstel aandrijft, maar dat dit voorstel puur ambtelijk gekomen is vanuit het oogpunt dat de doorlooptijd gehinderd wordt. De burgemeester vindt het fijn dat SAMEN1 meedenkt over risico’s voor de organisatie. In de eerdere beantwoording heeft de burgemeester al aangegeven dat het veelal wettelijke taken zijn en dat het voorstel veelal enkel met de bedrijfsvoering te maken heeft. Sinds de burgemeester portefeuillehouder is, heeft ze nog geen voorbeeld gezien waarbij de reserve aangesproken moest worden. De burgemeester benadrukt nogmaals dat het voornamelijk bedrijfsvoering en wettelijke taken zijn die uitgevoerd moeten worden en het is bij iedereen bekend dat er steeds meer wettelijke taken aankomen (bijvoorbeeld de Spreidingswet). Er is inderdaad geen aanleiding voor dit voorstel door de wetswijziging. Dit heeft te maken met de doorlooptijd van de eigen proces-bestuurlijke besluitvorming.

Pagina 5 van 7

Mevrouw Honings (S1) begrijpt de wettelijke taken, maar dat is het overgrote deel van de programmabegroting en wettelijke taken kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd. De vraag is hoezeer het argument stand houdt dat dat de reden is om dit aan het college te mandateren. De burgemeester heeft een zeer actueel voorbeeld over de Spreidingswet (opvang van statushouders, asielzoekers, Oekraïners). De gemeente wordt bijvoorbeeld geacht om vóór 1 mei 2024 aan te geven of de gemeente al zover is om onderdak te bieden aan deze doelgroepen en vóór 1 juli 2024 moet de burgemeester al een toelichting geven op het proces om deze mensen onderdak te geven. Bij dit proces is de doorlooptijd heel belangrijk om tot besluitvorming te kunnen komen. Met dit voorstel geeft de raad het college meer bewegingsruimte. Mevrouw Honings (S1) begrijpt dit maar daarvoor is, voor zover bekend, geen reserve gevormd. Ze begrijpt alleen niet waardoor dit kan hinderen bij het type reserves die er nu staan (los van de genoemde doelgroep). De heer Degens (ambtenaar) licht toe dat bij het opstellen van de begroting in november naar het komend jaar gekeken wordt, ingeschat wordt welke werkzaamheden op de gemeente afkomen en op welke reserves de gemeente wil inzetten. Daar kan de raad vervolgens iets over vinden.

Zoals de burgemeester heeft gezegd, wordt het bestuur soms enigszins overvallen met zaken die niet voorzien waren, of is een inschattingsvergissing gemaakt. Als dat niet in de begroting is opgenomen zou gewacht moeten worden tot het volgende P&C document, of tot een raadsvergadering om met een uitvoerende taak waarvan het college vooraf inschat dat de raad het daarmee eens zou zijn (anders is het politiek gevoelig), verder te gaan. Door deze mandatering is het college bevoegd om aan de slag te gaan, zit de voortgang erin en wordt het college niet gehinderd door het volgen van processen. De heer Degens (ambtenaar) denkt dat een goede voortgang van zaken in het belang van de burgers en in het voordeel van iedereen is. De heer Bremen (S1) denkt dat de Spreidingswet het perfecte voorbeeld is waarbij SAMEN1 problemen voorziet als het college gemandateerd wordt. Als iets politiek gevoelig is, dan is het wel de Spreidingswet. De raad zou verwachten dat daarmee teruggekomen wordt en niet dat het college die beslissing zelf neemt. De burgemeester antwoordt dat dat een juiste constatering is. Mevrouw Honings (S1) merkt op dat de reserves zich er juist voor lenen om bepaalde middelen wat beter te trekken en juist die besluitvorming van de raad te vragen vanwege politieke gevoeligheid, of omdat de raad daar iets meer grip op wil hebben.

De heer Degens (ambtenaar) antwoordt dat de algemene reserve het meest essentieel is en daarvoor is de raad altijd aan zet. AGENDEREN VAN HET VOORSTEL VOOR DE RAADSVERGADERING De fractie SAMEN1 gaat niet akkoord hiermee. De fracties BurgerBelangen, LEEFBAAR, CDA en Lokaal actief gaan wel akkoord hiermee. De voorzitter constateert dat het voorstel met 8 stemmen voor en 2 stemmen tegen doorgaat naar de raad.

Pagina 6 van 7

8. Raadsvoorstel 2e Begrotingswijziging 2023 GR WOZL en GR WSP AGENDEREN VAN HET VOORSTEL VOOR DE RAADSVERGADERING De fracties SAMEN1, BurgerBelangen, LEEFBAAR, CDA en Lokaal Actief gaan unaniem akkoord hiermee. 9. Sluiting vergadering De voorzitter sluit de vergadering om 20.50 uur.

De griffier,

De voorzitter,

De heer bc. F.G. Simons

Mevrouw D. Honings

Pagina 7 van 7