20. Raadsvoorstel 25-21 Financiële stukken GR Solido IT

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965211740/212595 Openbaar Bedrijfsvoering 6 mei 2025 S.C.J. Scheepers Met het huidige inzicht vallen de begrote bedragen van Solido IT voor 2025 e.v. binnen de begroting van gemeente Simpelveld.

ONDERWERP

Begroting 2026 met meerjarenraming 2027-2029 en bijgestelde begroting 2025 van GR Solido IT.

BESLISPUNT Kennis te nemen van de begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025 van Solido IT; 2. Een positieve zienswijze kenbaar te maken aan het Algemeen Bestuur van Solido IT ten aanzien van de begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025. 1.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) Contractmanagers van Solido IT Beleidsadviseur Financiën

SAMENVATTING Solido IT levert in één werkgang twee documenten aan: de begroting 2026 met meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025. Bijgestelde begroting 2025 Na vaststelling van de begroting 2025 hebben zich een aantal wijzigingen voorgedaan, waarvoor een bijgestelde begroting 2025 is opgesteld. De bijdrage van Simpelveld in de bijgestelde begroting 2025 van Solido IT betreft € 572.481 in plaats van de initiële begroting 2025 € 509.039. In de begroting van Simpelveld is voor 2025 rekening gehouden met een bedrag van € 574.220. Deze wijzigingen hebben onder andere te maken met te weinig opgenomen personeelslasten in de primaire begroting 2025, te weinig opgenomen licentiekosten en daadwerkelijke kosten voor af te sluiten verzekeringen. Meer details zijn uitgewerkt in de Financiële Paragraaf.

D0965211740/212595

Pagina 1 van 7

Begroting 2026 Op basis van de genoemde bedragen in de begroting 2026 e.v. van Solido IT en gemeente Simpelveld is geconstateerd dat we binnen de opgenomen bedragen blijven. Er is al rekening gehouden met de investering van het vervangen van afgeschreven laptops en telefoons.

INLEIDING De gemeenschappelijke regeling Solido IT ontzorgt (lokale) overheden in Zuid Limburg op het gebied van IT, biedt hiertoe een totaalpakket om als IT bondgenoot van haar deelnemers op te treden. Solido IT zorgt ervoor dat overheden op een zo efficiënt mogelijke wijze beschikbaar en betrouwbaar zijn voor haar burgers. Solido IT neemt overheden mee naar morgen, als strategisch partner, werkt vanuit collegialiteit en vertelt als toegankelijk expert precies wat nodig is. Solido IT is klantgericht en wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering. Uitvoeringsorganisatie Solido IT is een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij de deelnemers de rol van opdrachtgever hebben en Solido IT de rol van opdrachtnemer. Deelnemers laten de dienstverlening op IT-gebied uitvoeren door Solido IT. Deelnemers De huidige deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Solido IT zijn: • Gemeente Beekdaelen; • Gemeente Brunssum; • Gemeente Heerlen; • Gemeente Kerkrade; • Gemeente Landgraaf; • Gemeente Simpelveld; • Gemeente Voerendaal; • Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Verder is er sprake van een 20-tal klanten (waaronder Historisch Centrum Limburg, ISD-BOL, het Gegevenshuis, ISD-Kompas en Werk voor Heerlen) waaraan Solido IT op IT-gebied dienstverlening verricht.

WET- EN REGELGEVING Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Gemeenschappelijke regeling Solido IT

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA Programma 0 : Bestuur en ondersteuning

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN Zaak 191577, Treffen Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT (Solido IT).

D0965211740/212595

Pagina 2 van 7

OVERWEGINGEN Solido IT heeft de begroting 2026 met meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025 opgemaakt en legt deze voor aan de Raad, die hierover zijn zienswijze kan geven. Bijgestelde begroting 2025 Per 1 januari 2025 is Solido IT overgegaan van een centrumregeling naar een openbaar lichaam. Hiermee voert Solido IT sinds 1 januari jl. ook een eigen administratie en maakt zij geen onderdeel meer uit van de begroting van de gemeente Heerlen. De begroting 2025 was gebaseerd op de indexering van de gewijzigde begroting 2024. Inmiddels is het april 2025 en kan Solido IT op basis van een eigen administratie een scherper inzicht en getrouwer beeld geven van de werkelijkheid middels deze gewijzigde begroting 2025. Solido IT heeft deze gewijzigde begroting 2025 gebaseerd op de werkelijke formatie, werkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen, de huidige contractbepalingen en de werkelijke afschrijvingen.

Begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 Zoals eerder aangegeven is Solido IT per 1 januari 2025 overgegaan van een centrumregeling naar een openbaar lichaam. Deze begroting is daarmee de eerste meerjarenbegroting van Solido IT als zelfstandige entiteit. In de begroting 2026 zijn geen majeure beleidswijzigingen aangebracht ten opzichte van de gewijzigde begroting 2025. Ravijnjaar Het jaar 2026 is door de gemeenten omschreven als het Ravijnjaar. Een jaar met onzekerheid over Rijksinkomsten met een grote bezuinigingsopgave. Daarin passen geen grote extra uitgaven. Solido IT is, net als aan de andere gemeenschappelijke regelingen, gevraagd om 5% te bezuinigen. Het grootste deel van de begroting van Solido IT bestaat uit diensten/producten die de deelnemers afnemen. Dat betekent dat Solido IT daar alleen op kan bezuinigen als de afnamevraag minder wordt. Vooralsnog neemt deze echter ieder jaar toe (meer gebruikers, devices, terrabytes enz.). Tegelijkertijd kan de dienstverlening van Solido IT er met nieuwe technische toepassingen ook toe bijdragen dat gemeenten zelf geld kunnen gaan besparen. In de begroting geeft Solido IT een overzicht van de bezuinigingen die al meegenomen zijn en vermeldt vervolgens in de meerjarenraming niet alleen de risico’s maar ook de kansen waar Solido IT nog mogelijkheden zie voor besparingen die nog niet in de begroting zijn opgenomen.

Bij het opstellen van deze begroting lopen er een aantal verzoeken tot toetreding aan de gemeenschappelijke regeling Solido IT. Deze verzoeken en de gevolgen ervan zijn (met een verdiscontering van de slagingskans) meegenomen bij de bezuinigingen in de begroting 2026. Het toetreden van nieuwe deelnemers zorgt niet alleen voor een steviger IT fundament van Solido IT in Zuid Limburg maar ook voor meer samenwerkingsmogelijkheden tussen deelnemers. Daarnaast zorgt het voor een bredere verdeling van de overheadkosten over meer deelnemers wat een positief effect kan hebben op de hoogte van de individuele deelnemersbijdrage. In het eerder genoemde Ravijnjaar is dit een positieve bijkomstigheid. Nieuwe kostenverdeelsystematiek De afgelopen jaren is er diverse malen aangegeven dat de PxQ kostenverdelingssystematiek onduidelijk, ondoorzichtig, (administratief) onbeheersbaar en (op onderdelen) subjectief was. Dit heeft ertoe geleid dat het Algemeen Bestuur aan Parkstad IT de opdracht heeft gegeven om onder begeleiding van een externe specialist een eenvoudige, transparante, uitlegbare en beheersbare kostenverdelingsmethodiek te ontwikkelen.

De oude systematiek, die ook nog is gebruikt voor de primitieve begroting 2025, bleek onduidelijk, ondoorzichtig en -op onderdelen-subjectief. Daarom is een nieuwe eenvoudigere, transparantere en

D0965211740/212595

Pagina 3 van 7

beter uitlegbare systematiek ontwikkeld die daarnaast ook oog heeft voor de strategie van Solido IT. Met deze nieuwe systematiek (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 20 februari 2025) borgen we continuïteit en bedrijfszekerheid van de IT dienstverlening van Solido IT.

Uitgangspunt in deze nieuwe systematiek is dat generieke kosten die ten behoeve van het functioneren van Solido IT als zodanig en het leveren van basisdienstverlening worden gemaakt, worden verdeeld met als verdeelsleutel het aantal gebruikte accounts. Specifieke kosten die worden gemaakt ten behoeve van één specifieke deelnemer worden 1 op 1 doorbelast. Als telmoment voor afgenomen licenties, terrabytes opslag, hardware enz. wordt aangehouden 1 januari t-1 (primitieve begroting) en 1 januari t (gewijzigde begroting). Voor de totale lasten en baten heeft deze nieuwe systematiek geen gevolgen. Nivellering Tijdens de doorrekeningen van het nieuwe verrekenmodel heeft de externe specialist vastgesteld dat een wijziging van de verrekeningssystematiek weliswaar op totaalniveau geen verandering met zich meebrengt, maar voor iedere deelnemer financiële gevolgen heeft die al tot uiting komen in het lopende jaar. Met de samenwerkingsgedachte in het achterhoofd is vervolgens in overleg met de deelnemers besloten dat de verschillen die voortvloeien uit de overstap naar het nieuwe verrekenmodel gezamenlijk gedragen moeten worden. In dit verband is door de externe specialist per deelnemer becijferd wat de financiële impact per deelnemer is en is voorgesteld om de financiële impact voor 50% mee te nemen in het lopende jaar.

De bijdrage van Simpelveld in de bijgestelde begroting 2025 betreft € 572.481 , inclusief nivelleringsmethodiek, in plaats van de initiële begroting 2025 € 509.039. In de begroting van Simpelveld is voor 2025 rekening gehouden met een bedrag van € 574.220. De verdeling van de bijdrage over de deelnemers vindt plaats op basis van een nieuwe kostenverdeelsystematiek zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 20 februari 2025. Afspraak is dat voor 2025 met een overgangsregeling (nivellering) gewerkt wordt.

OPTIES N.v.t.

PERSONELE ASPECTEN N.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN Bijgestelde begroting 2025 Voor de wijzigingen tussen de primaire begroting 2025 en de gewijzigde begroting 2025 zie blz. 1 van de gewijzigde begroting 2025. Enkele belangrijke wijzigingen zijn: -

Salarissen en sociale lasten In de begroting 2025 is, doordat de gewijzigde begroting 2024 was geïndexeerd, slechts een half jaar budget opgenomen voor zowel de inkoopadviseur als de projectleider (0,5 fte op jaarbasis) hoewel er voor beide posities een akkoord was voor een volledig jaar. Voor

D0965211740/212595

Pagina 4 van 7

-

-

beide functionarissen moet in 2025 dan ook met een volledig jaarsalaris worden gewerkt (verschil 1 fte op jaarbasis). Op basis van de verwachtingen rondom het stijgen van de kosten van de secundaire arbeidsvoorwaarden heeft een bijstelling plaatsgevonden. Uitgangspunt hierbij zijn de ervaringen gedurende de afgelopen jaren. Licenties Financiële impact van het nieuw driejarig Microsoft contract: Vanwege het feit dat dit contract tussen 2022-2024 vaste prijzen kende, is de prijsverhoging hoger dan de ingeschatte norm. Dit is een eenmalig effect. De prijzen zijn nu wederom voor drie jaar vastgezet waarmee deze prijzen daarmee voor de komende drie jaar weer (nagenoeg) gelijk blijven. Enige uitzondering is de E3-licentie die in 2026 nog met 1% wordt verhoogd. Deze daadwerkelijke stijging is meegenomen in de begroting 2026. Verzekeringen De kosten voor verzekeringen blijken bij het daadwerkelijk zelf afsluiten fors hoger dan initieel ingeschat bij de start van het verzelfstandigingstraject. Dit heeft te maken met marktomstandigheden en achterhaalde uitgangspunten.

De bijdrage van Simpelveld in de bijgestelde begroting 2025 betreft € 572.481, inclusief nivelleringsmethodiek, in plaats van de initiële begroting 2025 € 509.039. In de begroting van Simpelveld is voor 2025 rekening gehouden met een bedrag van € 574.220.

Begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 De begroting 2026 van Solido bevat de volgende bijdragen voor Gemeente Simpelveld:

Bijdrage Gemeente Simpelveld cf. meerjarenraming Solido IT

Ontwerpbegroting 2026 € 562.731

MJR 2027

MJR 2028

MJR 2029

€ 582.492

€ 607.431

€ 636.970

Op basis van de genoemde bedragen in de begroting 2026 e.v. van Solido IT en gemeente Simpelveld is geconstateerd dat we binnen de opgenomen bedragen blijven. In deze begroting is al rekening gehouden met de tot nu toe mogelijke bezuinigingen. De belangrijke factoren hierin zijn: - personeelskosten (niet opvullen functies) - licentiekosten & ict-diensten - afschrijvingen en vervangingsbeleid - toegerekende rente De bezuinigingen in combinatie met een aantal nieuwe klanten zorgen ervoor dat de initiële begroting 2026 bijna 2 miljoen euro omlaag kan. Dit is een verlaging van 3% ten opzichte van de gewijzigde begroting 2025.

AANBESTEDING N.v.t.

D0965211740/212595

Pagina 5 van 7

COMMUNICATIE N.v.t.

EVALUATIE N.v.t.

VERVOLG / PLANNING Behandeling voorstel in commissievergadering 3 juni 2025; Behandeling voorstel in raadsvergadering 19 juni 2025; Verzenden brief met zienswijze 23 juni 2025; Vaststellen begroting door Algemeen Bestuur van Solido IT 26 juni 2025.

BIJLAGEN 1 2 3 4

Bijgestelde begroting 2025 (ID: 212317) Begroting 2026 en meerjarenraming (ID: 212318) Brief aan de gemeenteraden (ID: 212316) Brief zienswijze (ID: 212692)

D0965211740/212595

Pagina 6 van 7

BESLISPUNT 1. Kennis te nemen van de begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025 van Solido IT; 2. Een positieve zienswijze kenbaar te maken aan het Algemeen Bestuur van Solido IT ten aanzien van de begroting 2026 en meerjarenraming 2026-2029 en de bijgestelde begroting 2025. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris,

De burgemeester,

De heer G.H.J. Hollands

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965211740/212595

Pagina 7 van 7