12 Bijlage 2 Bijgestelde begroting 2023.pdf
Tekst van het document
Bijstelling begroting 2023 concept
Voorlopige vaststelling in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 29 maart 2023. Voor te leggen aan de raden van de deelnemende gemeenten en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg per 30 maart 2023. Definitief vast te stellen in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 12 juli 2023.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
2
Inhoudsopgave
A. Inleiding .............................................................................................................................4 1. Algemeen .......................................................................................................................4 2. Het Gegevenshuis, missie en visie .................................................................................5 3. Organisatie .....................................................................................................................5 4. Ontwikkelingen ...............................................................................................................6 B. Beheer van Het Gegevenshuis ..........................................................................................8 Taakvelden ingevolge het BBV ...........................................................................................8 Controle en verantwoording ................................................................................................8 C. Financieel ..........................................................................................................................9 1.
De bijgestelde begroting 2023 .......................................................................................9
1.1
Toelichting op de lasten van de bijgestelde begroting 2023.........................................11
1.2
Toelichting op de baten in de bijgestelde begroting 2023 ............................................14
1.3
Overzicht van baten en lasten, totaal en verdeeld naar de taakvelden ........................16
1.4
Risico’s........................................................................................................................18
D. Verplichte paragrafen.......................................................................................................19 Ad 1. Lokale heffingen ..........................................................................................................19 Ad 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing..................................................................19 Ad 3. Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................................22 Ad 4. Financiering ................................................................................................................22 Ad 5. Bedrijfsvoering ............................................................................................................28 Ad 6. Verbonden partijen ......................................................................................................28 Ad 7. Grondbeleid ................................................................................................................28 Ad 8. Taakstellingen, ombuigingen en/of bezuinigingen .......................................................28 Ad 9.
Openbaarheidsparagraaf ............................................................................................28 Bijlage A ...............................................................................................................................29 Bijlage B ...............................................................................................................................34 Bijlage C ...............................................................................................................................35 Lijst afkortingen ....................................................................................................................36
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
3
A. Inleiding 1. Algemeen Voor 2023 werd de begroting vastgesteld op basis van voorcalculatie met behulp van de toen bekende gegevens en cijfers (februari 2022). Voor de indexering werd gebruik gemaakt van het bij de opmaak laatst bekende prijsindexpercentage bruto binnenlands product (1,8%). Mede door de oorlog in Oekraïne zijn we afgelopen jaar geconfronteerd met een ongekende inflatie die met regelmaat dubbele cijfers kende. De totale lasten van Het Gegevenshuis worden voor drie kwart gedeelte veroorzaakt door het benodigde budget voor salarissen. Bij de opmaak van deze bijgestelde begroting is er sprake van een principe-akkoord met betrekking tot de cao 2023. Voor Het Gegevenshuis betekent dit een stijging van de post salarissen met ruim 8%. De bijdrage van de deelnemers zal voor de bestaande producten en diensten evenwel maar 2% hoeven te stijgen ten opzichte van de primaire begroting (3,8% ten opzichte van 2022). Dit is het effect van efficiëncyvoordeel als gevolg van schaalvergroting (toetreding Gulpen-Wittem), nieuwe diensten (mutatiedetectie WOZ) en de inzet van de eigen ontwikkelde BORapplicatie. Naast de stijging van de post salarissen zijn er nog ontwikkelingen die tot bijstelling nopen: -
-
-
De gemeente Gulpen-Wittem is toegetreden per 1 januari 2023 en neemt per direct een groot aantal producten af. Verdere toename van de afname van producten is in de loop van 2023 te verwachten. Het Gegevenshuis heeft een nieuw product ontwikkeld: mutatiedetectie WOZ. BsGW vraagt aan de gemeenten om een mutatiedetectie uit te laten voeren op het WOZ-bestand. Dit is een afspraak tussen BsGW en de gemeenten die gemaakt is bij de overgang van waarderen op gebruikersoppervlakte. Dit werd steeds uitbesteed aan een extern bedrijf. Het Gegevenshuis coördineerde dit voor haar deelnemers. Vanaf 2023 gaat Het Gegevenshuis dit zelf uitvoeren voor haar deelnemers. De lasten en opbrengsten die hiermee samenhangen worden in deze bijgestelde begroting opgenomen. Overigens voor de gemeenten betekent dit de kosten voor de mutatiedetectie zullen dalen ten opzichte van het uitbesteden aan de markt. Wel zijn er incidentele kosten voor de inrichting, maar die zijn in de meeste gevallen binnen twee jaar ‘terug verdiend’. Het beheer van grijs en groen gebeurt per 2023 met een nieuw softwarepakket dat in eigen beheer ontwikkeld is. Dit betekent ook een (beperkte) daling van de bijdrage van de deelnemers. Los van de salarissen zijn de overige kosten sterker gestegen door de inflatie dan 1,8% opgenomen in de primaire begroting.
Met name bij softwarepakketten zijn stijgingen van ca 10% meer regel dan uitzondering. Voor alle duidelijkheid: deze bijgestelde begroting is gebaseerd op de werkelijke kosten conform de contracten die Het Gegevenshuis met externe leveranciers heeft afgesloten (dus geen overall hogere indexering). Een nieuwe bestemmingsreserve voor de aanbesteding, migratie en implementatie ICT wordt gevormd met een deel van het positieve resultaat uit 2022.
Dit betekent dat de begroting 2023 dient te worden bijgesteld. De kleinere wijzigingen zullen worden toegelicht bij de financiële overzichten. Voor een begrotingswijziging geldt net als bij de primaire begroting dat deze ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen aan de Gemeenteraden en het Algemeen Bestuur van het Waterschap Limburg dient te worden gezonden voor hun zienswijze, waarvoor op basis van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen een termijn van 12 weken geldt. Het besluitvormingstraject bij Het Gegevenshuis is zodanig opgezet dat feitelijk 12 weken ruimte is tussen de voorlopige vaststelling door het AB en de definitieve vaststelling. Door strikte planning kan dit voor het zomerreces gebeuren. Daarna wordt de begrotingswijziging gezonden aan GS. De begroting van Het Gegevenshuis moet in totaliteit als een éénprogrammabegroting worden gezien. Er is bij deze uitvoeringsorganisatie geen sprake van verschillende programma’s die verschillende maatschappelijke, economische, sociale of culturele effecten beogen. De sturing op dit soort programma’s berust bij de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het Gegevenshuis levert een bijdrage aan de verantwoordelijken voor programma’s van de in de vorm van wettelijke uitvoeringstaken of het leveren van geo-data. Vanuit die optiek zijn de lasten en baten wel verdeeld naar de taakvelden als bedoeld in het BBV.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
4
2. Het Gegevenshuis, missie en visie Het Gegevenshuis ontzorgt (lokale) overheden op het gebied van het opzetten en het beheren van object- en ruimtegerelateerde (Basis-)registraties en geometrie, alsmede het daarmee samenhangende beeldmateriaal. Hiermee kunnen (lokale) overheden voldoen aan wettelijke verplichtingen op dit gebied en kunnen dienstverlening en bedrijfsvoering kwalitatief hoogwaardig en kosteneffectief worden uitgevoerd. Het Gegevenshuis is door de opdrachtgevende overheden tevens opgericht om innovatie in technologieën te vertalen naar de toepassing van object- en ruimtegerelateerde data in het publieke domein, waardoor Het Gegevenshuis een substantiële bijdrage kan leveren aan het imago van de regio en de regionale (economische) ontwikkelingen en bijbehorende werkgelegenheid. Als openbaar lichaam fungeert Het Gegevenshuis als shared service centre in het publieke domein en ligt de focus om continu te innoveren, de dienstverlening te verbeteren en lasten te reduceren. Het Gegevenshuis is een kwalitatief hoogwaardige en innovatieve uitvoeringsorganisatie die werkt op basis van dienstverleningsovereenkomsten met bijbehorende productbladen met duidelijk gedefinieerde kwaliteiten en kwantiteiten. Een en ander wordt onderstreept door het feit dat Het Gegevenshuis zowel ISO 9001 als ISO 27.001 gecertificeerd is.
Het onderscheidend vermogen van Het Gegevenshuis zit enerzijds in de integrale benadering van (basis)registraties in administratieve en geometrische zin en waar mogelijk en relevant bij te dragen aan datagestuurd beleid, - uitvoering en – dienstverlening door de deelnemers, anderzijds in het vermogen om nieuwe ontwikkelingen, nieuwe technologieën, nieuwe bedrijfs-voeringconcepten van lagere overheden en nieuwe vormen van (publieke) dienstverlening toepasbaar aan te bieden (uiteraard via de gemeentelijke portal). Nieuwe producten, nieuwe diensten en nieuwe afnemers vloeien hieruit voort. Voor alles geldt dat de levering van producten en diensten de marktconformiteitstoets moet doorstaan. Het Gegevenshuis fungeert als ware het in een profit-organisatie, solide en betrouwbaar. Hierbij staat evenwel de status, verplichtingen en (wettelijke) verantwoording als openbaar lichaam voorop.
3. Organisatie Per 1 juli 2015 hebben de gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Simpelveld en Voerendaal de gebiedsonafhankelijke gemeenschappelijke regeling opgericht en per die datum werden alle rechten, plichten, goederen en personeel overgenomen van de GBRD/BAG-Geo, onderdeel van de Stadsregio Parkstad Limburg. Per 1 januari 2016 is de gemeente Schinnen toegetreden, per 1 januari 2017 het Waterschap Limburg en per 1 januari 2018 de gemeente Eijsden-Margraten. Per 1 januari 2019 is de gemeente Vaals toegetreden en als gevolg van de gemeentelijke herindeling de gemeente Beekdaelen. Per 1 april 2020 is de gemeente Sittard-Geleen toegetreden. Per 1 januari 2023 is de gemeente Gulpen-Wittem toegetreden. Het Algemeen Bestuur van Het Gegevenshuis wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het aantal stemmen is gerelateerd aan de bijdrage aan Het Gegevenshuis en de bijdrage is gebaseerd op de afname van producten en diensten. Hiertoe wordt jaarlijks een dienstverleningsovereenkomst met iedere deelnemer apart afgesloten met daarbij behorende productbladen waarin per product de te leveren kwaliteiten, doorlooptijden en lasten zijn bepaald. Het aantal stemmen per deelnemer is terug te vinden in de bijlage.
Het Gegevenshuis is dan ook een typische uitvoeringsorganisatie, waarbij de deelnemers de rol van opdrachtgever en Het Gegevenshuis de rol van opdrachtnemer vervult. Behoudens de uitvoering van de BGT staat het de deelnemers vrij om de soort en omvang van de af te nemen producten te bepalen. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over de bestede middelen. De directeur van Het Gegevenshuis is onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur belast met de leiding van de uitvoeringsorganisatie en met de zorg over de juiste taakvervulling. Er zijn twee afdelingshoofden die voor de operationele sturing zorgen.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
5
Ondersteunende functies op het gebied van de PIOFAH-taken zijn voor een belangrijk deel belegd bij de deelnemende gemeente dan wel worden op ad hoc basis ingehuurd. Voor financiën, informatiemanagement en privacy zijn 1,8 fte in eigen dienst. Daar waar bedrijfsvoeringstaken zijn uitbesteed, hebben deze medewerkers een regierol.
4. Ontwikkelingen Algemeen m.b.t. huidige werkzaamheden Het coronavirus heeft ervoor gezorgd dat het thuiswerken met een andere dimensie definitief is geland in kantoororganisaties. Dat geldt voor de deelnemers en ook voor Het Gegevenshuis. Met oog voor het snijpunt van werknemers- en werkgeversbelang werd een regeling hybride werken en vergaderen ingevoerd, waarbij het uitgangspunt is dat medewerkers tenminste voor de helft van hun diensttijd ook fysiek aanwezig zijn op het kantoor in Landgraaf. Zolang het belang van Het Gegevenshuis niet in het geding is, zijn medewerkers flexibel om te komen tot een goede afstemming tussen privé en werk. Dit in samenhang met andere instrumenten draagt bij aan de vitaliteit van medewerkers en daarmee aan de duurzame inzetbaarheid. Niet onbelangrijk in de tijd van schaarste op de arbeidsmarkt die ook Het Gegevenshuis raakt. De vervulling van vacatures wordt steeds lastiger en creatieve oplossingen zijn nodig om de dienstverlening jegens de deelnemers conform dienstverleningsovereenkomst te kunnen blijven vervullen. Bij de uitvoering van het hybride en flexibel werken en bij het boeien en binden van medewerkers is pijnlijk duidelijk geworden dat het verouderde kantoorconcept en de reeds lang afgeschreven inrichting eerder remmend dan ondersteunend werkt en totaal niet past bij de innovatieve organisatie die Het Gegevenshuis is en wil zijn.
Samenhangende objectenregistratie (SOR) en 3D De samenhangende objectenregistratie zoals ooit bedoeld om landelijk via wet in te voeren, lijkt geen vervolg te krijgen. Maar dat betekent niet dat het gedachtegoed van de integrale objectregistratie is losgelaten. Integendeel: in februari 2023 heeft de VNG gelanceerd: Van SOR naar BAM, waarbij BAM staat voor Beter Anders Minder en waar sterk ingezet wordt op de verbetering van de gemeentelijke geo-bedrijfsvoering met procesoptimalisatie van de verschillende basis- en kernregistraties. BAM kent een verdeling in richting geven, stappen zetten en anders sturen en bij bestudering van de inhoud is de conclusie dat de richting naadloos aansluit bij de richting die Het Gegevenshuis volgt. De te zetten stappen zijn deels al door Het Gegevenshuis gezet en anders sturen ziet sterk op samenwerking, waarbij Het Gegevenshuis als schoolvoorbeeld in het land mag worden gezien. In BAM wordt ook aandacht gegeven aan de invoering van het kunnen weergeven van de registraties in 3 dimensies. Ook daarin loopt Het Gegevenshuis voorop. In 2022 werd succesvol een pilot digital twin afgerond waarbij tevens onderzoek werd gedaan naar de inwinning en het beheer van 3D-data. Dit onderzoek krijgt een verdieping in 2023 en wordt op onderdelen een blauwdruk gemaakt van de toekomstig benodigde organisatie en medewerkers.
Strategische pijler groei Groei blijft één van de pijlers van de strategische agenda. Groei dient verantwoord te zijn. Het uitgangspunt is en blijft dat de overeengekomen dienstverlening met de huidige deelnemers nimmer in het gedrang mag komen. Groei wordt nagestreefd door primair nieuwe toetreders en secundair uitbreiding van producten en diensten bij de huidige deelnemers. Voor 2023 en volgende jaren is de opdracht om acquisitie te doen bij deelnemers ten noorden van Sittard-Geleen. Uitbreiding van producten en diensten bij de huidige deelnemers vindt nog op relatief kleine schaal plaats, maar met het product mutatiedetectie is er toch sprake van een redelijke uitbreiding die de beoogde voordelen voor de deelnemers brengt. Strategische pijler innovatie Per 2023 kan Het Gegevenshuis met een in eigen beheer ontwikkelde applicatie de deelnemers beter en vooral efficiënter ondersteunen met het databeheer van het grijs en groen. Vooral het volledig maken van bestanden en het actualiseren biedt veel meerwaarde voor de gemeentelijke beheerders, niet alleen bij de dagelijkse uitvoering van hun taken, maar ook bij aanbestedingen en meerjarenplannen. Daarnaast is gebiedsgebonden afstemming van plannen in de openbare ruimte beter te managen.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
6
Zoals hiervoor al aangegeven, worden er diverse onderzoeken gedaan naar het toekomstig kunnen gebruiken van 3D-data. Daarnaast vinden er ook experimenten plaats om in een virtuele digitale 3D leefomgeving simulaties en voorspellingen te doen. Hiervoor wordt de term digital twin gebezigd. Ontwikkelingen in den lande worden op de voet gevolgd en Het Gegevenshuis neemt ook deel aan landelijke werkgroepen over dit thema. Het gebruik van geodata in de diverse domeinen wordt steeds verder ontwikkeld, veelal samen met de (beleids)verantwoordelijke medewerkers van de deelnemers. Bij het sociaal domein en zeker bij milieu en klimaatvraagstukken is een toename van de vraag bij deelnemers waarneembaar. Voor grensoverschrijdende beleids- en uitvoeringstaken zijn in opdracht van Parkstad Limburg de eerste stappen richting samenwerking met de stad Aken gezet. En tenslotte zullen ook verdere stappen worden gezet richting samenhangende objectenregistratie via het regieportaal samen met BsGW en zal actief worden deelgenomen aan activiteiten en programma’s van het eerder genoemde BAM van de VNG.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
7
B. Beheer van Het Gegevenshuis Taakvelden ingevolge het BBV Een gemeenschappelijke regeling dient te voldoen aan de eisen van het BBV. In een programmabegroting geeft de gemeente of de gemeenschappelijke regeling aan wat ze willen bereiken, hoe ze dat gaan doen en hoeveel geld daarvoor wordt uitgetrokken. Bij hetgeen men wil bereiken gaat het om maatschappelijke, economische, sociale, of culturele effecten. In zoverre zou een programmabegroting voor een organisatie als Het Gegevenshuis enigszins gekunsteld overkomen. Het is immers een uitvoeringsorganisatie die levert aan de gemeentelijke afdelingen en functionarissen die sturing geven aan de programma’s als hiervoor bedoeld. Het is niet aan Het Gegevenshuis om te bepalen welke maatschappelijke of economisch effecten worden beoogd noch om verantwoording te nemen voor de uitvoering daarvan. Dit is en blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. Het Gegevenshuis levert hiervoor ondersteuning. In feite wordt de programmabegroting bepaald door de optelsom van de gesloten dienstverleningsovereenkomsten met bijbehorende productbladen. Hierin staat wat Het Gegevenshuis moet bereiken in elk begrotingsjaar van welke kwaliteit en met welke doorlooptijden en hiervoor stellen de deelnemers de middelen beschikbaar op basis van een transparante voorcalculatie.
Wat dan nog rest is de strategische agenda van Het Gegevenshuis die rust op de pijlers groei en innovatie. In de inleiding zijn de ontwikkelingen in dit kader opgenomen. Als deze ontwikkelingen tot positieve besluitvorming leiden, krijgen deze ook weer hun vertaling in de dienstverleningsovereenkomsten en bijbehorende productbladen en volgt de structurele beheersituatie. Bij Het Gegevenshuis is sprake van een hoofdtaak: het beheren van geo-data van object- en ruimtegerelateerde (basis)registraties. Het uitvoeren van deze taken vloeit voort uit de wettelijke verplichtingen binnen het stelsel van basisregistraties (b.v. BAG, BGT, Wkpb) dan wel uit het ondersteunen van beleid, uitvoering en publieke dienstverlening bij overheidstaken, zoals grijs, groen en riool. In het nieuwe BBV is sprake van een verdeling in taakvelden. De BAG en de BGT zijn één op één te koppelen aan taakvelden, maar dat geldt niet voor alle basisregistraties. Het geo-databeheer is volgens de beschrijvingen te koppelen aan het taakveld 040 Overhead. Dit betekent dan ook dat alle uitvoeringstaken die Het Gegevenshuis behartigt en niet rechtstreeks aan een taakveld te koppelen zijn, worden ondergebracht in het taakveld 040.
De (bijgestelde) begroting kent de volgende taakvelden: 040 Overhead 210 Verkeer en vervoer (databeheer grijs) 570 Openbaar groen (databeheer groen) 720 Riolering (databeheer statische rioolgegevens) 810 Ruimtelijke ordening (beheer BGT) 830 Wonen en bouwen (beheer BAG) Voor de uitvoering van deze taken worden 3 hoofdactiviteiten onderscheiden: het inwinnen, het beheren en het uitleveren/informeren. Kernkwaliteit van Het Gegevenshuis is de integrale benadering van deze hoofdactiviteiten. Als een landmeter een gebied, gebouw of objecten gaat inmeten of als er sprake is van een bouwvergunning, dan is die inwinning zodanig opgezet dat meteen de data voor alle (basis-)registraties beschikbaar komen. Dit is uiteraard efficiënt, maar belangrijk is dat met deze kernkwaliteit tevens de belangrijke uitgangspunten gerealiseerd kunnen worden: actuele, juiste en volledige geo-data in de bestanden. De kans dat in 2 (basis-)registraties verschillende data voorkomen (toch een behoorlijk probleem in Nederland) wordt hiermee sterk gereduceerd. Met het toewerken naar een integrale objectenregistratie zet Het Gegevenshuis sterk in op uniforme en actuele data in alle registraties. Voor wat betreft het betrekken van de WOZ wordt nauw samengewerkt met BsGW.
Controle en verantwoording Zoals eerder aangegeven, vormen de dienstverleningsovereenkomsten en bijbehorende productbladen de kern van de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer. Deze kern heeft alleen maar zin als opdrachtnemer periodiek en transparant over de overeengekomen prestaties en aantallen rapporteert. Afgesproken is om deze dienstverleningsovereenkomsten en de productbladen twee keer per jaar met de contractmanagers te evalueren en te actualiseren. Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
8
C. Financieel Algemeen De begroting 2023 is vastgesteld en gebaseerd op voorcalculatie op basis van de feitelijk in te zetten middelen behorende bij de eigen ontwikkelde kengetallen op het moment van de opmaak van de begroting. De ontwikkelingen in hoofdlijnen die nopen tot bijstelling van de begroting 2023 zijn in hoofdstuk A.1 benoemd. Voor de leesbaarheid worden ze hier nog eens opgenomen: - De salarissen stijgen; voor Het Gegevenshuis betekent het principe-akkoord ruim 8% stijging.. - De gemeente Gulpen-Wittem is toegetreden per 1 januari 2023 en neemt per direct een groot aantal producten af. Verdere toename van de afname van producten is in de loop van 2023 te verwachten. - Het Gegevenshuis heeft een nieuw product ontwikkeld: mutatiedetectie WOZ. BsGW vraagt aan de gemeenten om een mutatiedetectie uit te laten voeren op het WOZ-bestand. Dit is een afspraak tussen BsGW en de gemeenten die gemaakt is bij de overgang van waarderen op gebruikersoppervlakte. Dit werd steeds uitbesteed aan een extern bedrijf. Het Gegevenshuis coördineerde dit voor haar deelnemers. Vanaf 2023 gaat Het Gegevenshuis dit zelf uitvoeren voor haar deelnemers. De lasten en opbrengsten die hiermee samenhangen worden in deze bijgestelde begroting opgenomen. Overigens voor de gemeenten betekent dit de kosten voor de mutatiedetectie zullen dalen ten opzichte van het uitbesteden aan de markt.
Wel zijn er incidentele kosten voor de inrichting, maar die zijn in de meeste gevallen binnen twee jaar ‘terug verdiend’. - Het beheer van grijs en groen gebeurt per 2023 met een nieuw softwarepakket dat in eigen beheer ontwikkeld is. Dit betekent ook een (beperkte) daling van de bijdrage van de deelnemers. - Los van de salarissen zijn de overige kosten sterker gestegen door de inflatie dan 1,8% opgenomen in de primaire begroting. Met name bij softwarepakketten zijn stijgingen van ca 10% meer regel dan uitzondering. Voor alle duidelijkheid: deze bijgestelde begroting is gebaseerd op de werkelijke kosten conform de contracten die Het Gegevenshuis met externe leveranciers heeft afgesloten (dus geen overall hogere indexering). - Een nieuwe bestemmingsreserve voor de aanbesteding, migratie en implementatie ICT wordt gevormd met een deel van het positieve resultaat uit 2022. - Ondanks de verwachte forse stijging van salarissen als gevolg van een nieuwe cao en de enorme inflatiecijfers, zal de bijdrage van de deelnemers maar 2% per product hoeven te stijgen ten opzichte van de primaire begroting. Dit is het effect van efficiëncyvoordeel als gevolg van schaalvergroting (toetreding Gulpen-Wittem), nieuwe diensten (mutatiedetectie WOZ) en de inzet van de eigen ontwikkelde BOR-applicatie. De totale stijging/inflatie ten opzichte van 2022 bedraagt 3,8%.
Verder zijn ook kleine wijzigingen in de voorcalculatie meegenomen. Een en ander betekent dat de begroting aan zowel de lasten- als de batenkant moet worden aangepast op de onderdelen personeel, ondersteuning bedrijfsvoering en software en aan de batenkant op de onderdelen bijdrage deelnemers en bijdrage derden moet worden aangepast.
1.
De bijgestelde begroting 2023 2023 primair
2023 bijgesteld
€ €
4.307.380 € 4.307.380 €
4.691.017 4.691.017
€ €
4.177.280 € 40.111 €
4.550.528 40.136
€
80.000 €
90.366
€ € € €
4.681.029 -9.988 9.988 -
Begroting Lasten Personeel, PIOFAH, Software, Inhuur Totaal Baten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Subsidie Provincie informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning Totaal Geraamd totaal saldo van baten en lasten Aanwenden reserve ICT Structureel en reëel evenwicht Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
€ € € €
4.297.391 -9.988 9.988 -
9
Incidentele lasten en baten Incidentele lasten zijn ervoor inhuur derden voor de na-ijlende effecten steenkolenwinning in het kader van het informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning. Incidenteel omdat dit een project is met een doorlooptijd van vier jaren, gestart in 2019 en aflopende op 1 september 2023. De kosten van Het Gegevenshuis worden volledig via subsidie gedekt. Dus tegenover de lasten staat hetzelfde bedrag als baat wegens de subsidie van de provincie. In de loop van 2023 zal een besluit genomen moeten worden over een vervolg van het informatiecentrum. Door de gemeente Simpelveld is een incidentele opdracht gegeven voor bestandsoptimalisatie bij de data voor beheer openbare ruimte. Tegenover de lasten staan uiteraard evenredig baten in de zin van extra bijdrage door deze gemeente. De migratie van de bestanden van Gulpen-Wittem leidt tot eenmalige kosten. Uiteraard worden deze kosten één op één bij deze gemeente in rekening gebracht. Aan de inrichting van de software en processen voor het uitvoeren van het nieuwe product mutatiedetectie WOZ zijn eenmalige kosten verbonden bij de leverancier en de inhuur van externe expertise. De incidentele lasten worden volledig vergoed door de deelnemers die dit product structureel gaan afnemen. Tenslotte zijn afschrijvingen incidentele lasten die gedekt worden door het aanwenden van de reserve ICT.
Incidentele lasten en baten Lasten Inhuur expertise na-ijlende effecten steenkolenwinning en ondersteuning informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning Afschrijvingen Inhuur productie voor incidentele opdracht Simpelveld Incidentele software lasten Gulpen-Wittem Eenmalige lasten mutatiedetectie Totaal Baten Subsidie Provincie informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning Vergoeding Simpelveld voor incidentele opdracht Overige initiële kosten Gulpen-Wittem Mutatiedetectie eenmalige kosten Totaal Saldo incidentele baten en lasten Aanwenden reserve ICT Structureel en reëel evenwicht
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
2023 bijgesteld €
90.366
€ € € € €
9.988 16.302 24.562 65.594 206.812
€ € € € € € € €
90.366 16.302 24.562 65.594 196.824 -9.988 9.988 -
10
1.1 Toelichting op de lasten van de bijgestelde begroting 2023 Lasten Het Gegevenshuis
2023 primair
2023 bijgesteld
Personeel Salarissen totaal Vorming opleiding Wagenpark/reiskosten Overige personeelskosten Arbo-verstrekkingen personeel Kosten medezeggenschap Totaal personeel
€ € € € € € €
2.950.674 71.260 40.860 23.632 3.174 7.935 3.097.535
€ € € € € € €
3.039.085 75.977 40.860 29.834 3.174 7.935 3.196.865
Ondersteuning bedrijfsvoering Huisvesting, facilitaire diensten, ICT/KA Applicaties bedrijfsvoering Facilities, randapparatuur buiten contracten Totaal bedrijfsvoering
€ € € €
503.497 13.018 30.540 547.055
€ € € €
485.027 29.830 30.780 545.637
Licentiekosten bedrijfsapplicaties Afschrijvingen Stelpost innovatie Totaal software
€ € € €
322.441 9.988 39.259 371.688
€ € € €
385.009 9.988 39.259 434.256
Inhuur derden Productie (regulier) Productie (privacy en informatie) Inhuur i.v.m. uitvoering strategische agenda Inhuur trainees en detachering Inhuur expertise na-ijleffecten (incidenteel) Accountant P&O/Boekhouding Archivering Totaal inhuur derden
€ € € € € € € € €
45.000 8.000 37.831 80.000 16.928 57.624 9.162 254.546
€ € € € € € € € €
64.037 8.000 65.520 161.602 90.366 16.928 56.315 14.935 477.703
Onvoorzien
€
36.556
€
36.556
Totaal
€
4.307.380
Software
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
€ 4.691.017
11
Personeel Lasten Het Gegevenshuis
2023 primair
Personeel Salarissen totaal Vorming opleiding Wagenpark/reiskosten Overige personeelskosten Arbo-verstrekkingen personeel Kosten medezeggenschap Totaal personeel
€ 2.950.674 € 71.260 € 40.860 € 23.632 € 3.174 € 7.935 € 3.097.535
2023 bijgesteld
Verschil
€ 3.039.085 € € 75.977 € € 40.860 € € 29.834 € € 3.174 € € 7.935 € € 3.196.865 €
88.410 4.717 6.202 99.330
De salarissen zijn aangepast aan het principe cao-akkoord met ruim 8%. De post vorming en opleiding is ten opzichte van de primaire begroting bijgesteld. Dit bedrag is gebaseerd op 2,5% van de salarislasten. Daarnaast is een gedeelte van de formatieve ruimte verschoven naar inhuur derden. Dit omdat als vacatureruimte wordt ingevuld met detacheringen van medewerkers van deelnemers en door de inzet van trainées, hetgeen feitelijk gebeurd, de kosten op inhuur derden drukken in plaats van de post salarissen. De post overige personeelskosten heeft betrekking op de werkkostenregeling. Deze landelijk geldende regeling bepaalt dat maximaal 1,18% van het totale fiscale loon belastingvrij kan worden ingezet voor vergoedingen aan medewerkers, zoals bijdrage vakbondscontributie, kerstpakketten, afdelingsuitstapjes, etentjes e.d. In 2023 is wederom de vrije ruimte verhoogd naar 3% voor de eerste € 400.000,van de loonsom. De posten voor het wagenpark/reiskosten, arbo-verstrekkingen personeel en kosten medezeggenschap zijn ongewijzigd. Ondersteuning bedrijfsvoering Lasten Het Gegevenshuis
2023 primair
Ondersteuning bedrijfsvoering Huisvesting, facilitaire diensten, ICT/KA Applicaties bedrijfsvoering Facilities, randapparatuur buiten contracten Totaal bedrijfsvoering
€ € € €
503.497 13.018 30.540 547.055
2023 bijgesteld € € € €
485.027 29.830 30.780 545.637
Verschil
€ € € €
-18.470 16.812 240 -1.418
De post ondersteuning bedrijfsvoering is begroot op basis van voorcalculatie. De lasten voor de ICT zijn verlaagd, vanwege de lagere bijdrage voor Parkstad-IT. In de applicaties bedrijfsvoering is een nieuwe applicatie opgenomen die de bedrijfsprocessen digitaal ondersteund. Daarnaast is hier het softwareprogramma voor FME opgenomen die eerder onder software viel. Software Lasten Het Gegevenshuis Software Licentiekosten bedrijfsapplicaties Afschrijvingen Stelpost innovatie Totaal software
2023 primair € € € €
322.441 9.988 39.259 371.688
2023 bijgesteld € € € €
385.009 9.988 39.259 434.256
Verschil
€ € € €
62.568 62.568
De bijgestelde begroting is gebaseerd op de werkelijke lasten van de leveranciers met indexaties variërend van 3,7% tot 12%. Daarnaast zijn er incidentele lasten voor de toetreding van de gemeente Gulpen-Wittem die één op één doorbelast worden.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
12
De gemeente Heerlen heeft voor grijs en groen niet de door Het Gegevenshuis ontwikkelde applicatie gebruikt, maar een applicatie voor Sweco. De hiermee samenhangende kosten (€ 57.863,-) zijn opgenomen bij de licentiekosten en zullen één op één doorbelast worden aan de gemeente Heerlen. Inhuur derden Lasten Het Gegevenshuis Inhuur derden Productie (regulier) Productie (privacy en informatie) Inhuur i.v.m. uitvoering strategische agenda Inhuur trainees en detachering Inhuur expertise na-ijleffecten (incidenteel) Accountant P&O/Boekhouding Archivering Totaal inhuur derden
2023 primair € € € € € € € € €
45.000 8.000 37.831 80.000 16.928 57.624 9.162 254.545
2023 bijgesteld € € € € € € € € €
64.037 8.000 65.520 161.602 90.366 16.928 56.315 14.935 477.703
Verschil
€ € € € € € € € €
19.037 27.689 161.602 10.366 -1.309 5.773 223.158
De inhuur derden is hoger voor de inhuur van een externe projectleider op het nieuwe product mutatiedetectie (daar staat een incidentele bijdrage van de deelnemers tegenover). Daarnaast wordt formatieruimte gebruikt voor de inzet van trainees en door deelnemers gedetacheerde medewerkers. Omdat dit een structureel karakter heeft, zijn deze medewerkers nu opgenomen bij de inhuur derden en evenredig bij de post salarissen in mindering gebracht. Voor de inhuur expertise na-ijleffecten is € 90.366,- het resterende budget van de voor vier jaar ontvangen subsidie van € 80.000,- per jaar. Hetzelfde bedrag is opgenomen bij de baten subsidie van de Provincie. In 2023 zal een besluit genomen moeten worden omtrent de structurele toekomst van het informatiecentrum en de rol van Het Gegevenshuis hierbij. De post personeel en organisatie is aangepast conform de werkelijke lasten die verwacht worden voor 2023. Verder zien we nog een bijstelling bij de post inhuur archivering. Dit heeft te maken met o.a. de herstructurering van de netwerkmappen en het opstellen van een meta-dataschema. Onvoorzien De post onvoorzien is niet bijgesteld en blijft op € 36.556,-.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
13
1.2 Toelichting op de baten in de bijgestelde begroting 2023 Baten Het Gegevenshuis Bijdrage deelnemers Bijdrage Beekdaelen Bijdrage Brunssum Bijdrage Eijsden-Margraten Bijdrage Gulpen-Wittem Bijdrage Heerlen Bijdrage Kerkrade Bijdrage Landgraaf Bijdrage Simpelveld Bijdrage Sittard-Geleen Bijdrage Vaals Bijdrage Voerendaal Bijdrage Waterschap* Bijdrage deelnemers ad hoc opdrachten Totaal bijdrage deelnemers
2023 primair
2023 bijgesteld
Verschil
475.940 € 147.860 € 290.638 € 197.940 € 1.333.690 € 153.285 € 270.690 € 156.705 € 988.589 € 130.553 € 188.340 € 119.588 € 96.710 € 4.550.528 €
25.151 9.127 22.094 197.940 8.153 3.006 18.805 14.794 47.985 14.676 9.171 2.345 373.248
Aandeel 2023 primair bijgesteld 11% € 475.940 3% € 147.860 7% € 290.638 0% € 197.940 32% € 1.333.690 4% € 153.285 6% € 270.690 3% € 156.705 23% € 988.589 3% € 130.553 4% € 188.340 3% € 119.588 100% € 4.453.818 € 96.710 € 4.550.528
Aandeel bijgesteld 11% 3% 7% 4% 30% 3% 6% 3% 22% 3% 4% 3% 100%
€ 450.788 € € 138.733 € € 268.544 € € - € € 1.325.537 € € 150.280 € € 251.884 € € 141.911 € € 940.604 € € 121.382 € € 173.664 € € 117.243 € € 96.710 € € 4.177.280 €
Bijdrage deelnemers Bijdrage deelnemers Bijdrage Beekdaelen Bijdrage Brunssum Bijdrage Eijsden-Margraten Bijdrage Gulpen-Wittem Bijdrage Heerlen Bijdrage Kerkrade Bijdrage Landgraaf Bijdrage Simpelveld Bijdrage Sittard-Geleen Bijdrage Vaals Bijdrage Voerendaal Bijdrage Waterschap* Bijdrage deelnemers Bijdrage deelnemers ad hoc opdrachten Totaal bijdrage deelnemers
2023 primair € 450.788 € 138.733 € 268.544 € € 1.325.537 € 150.280 € 251.884 € 141.911 € 940.604 € 121.382 € 173.664 € 117.243 € 4.080.570 € 96.710 € 4.177.280
*Let op: voor het Waterschap Limburg is in deze bijgestelde begroting het bedrag opgenomen exclusief btw. De bijdrage inclusief btw bedraagt in de primaire begroting € 121.116,- en de bijgestelde begroting € 123.979,Alle structurele lasten worden toegerekend naar de producten en diensten waarvoor voor elk product/dienst een apart productblad is opgesteld. Sommige lasten, zoals personeel primaire proces en software- of licentiekosten zijn rechtstreeks toe te rekenen aan een product of dienst. Sommige lasten, met name de lasten voor ondersteuning bedrijfsvoering worden via een verrekensleutel toebedeeld aan de producten en diensten. Incidentele lasten worden niet in de kostprijs van de producten en diensten meegenomen. Per product of dienst zijn met de deelnemers afspraken gemaakt over de te hanteren onderlinge verdeelsleutel. Zo worden bijvoorbeeld de lasten van het product BAG tussen de deelnemers die dit product afnemen, verdeeld op basis van het aantal verblijfsobjecten en de BGT op basis van het aantal hectaren bebouwd.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
14
Voor het Waterschap Limburg is een apart productblad gemaakt omdat de te maken lasten voor het beheer van de BGT voor het waterschap een andere dimensie kent dan voor het gemeentelijk beheer van de BGT. Omdat Het Gegevenshuis de lasten begroot op basis van voorcalculatie en bij de bijgestelde begroting veelal definitieve inkoopprijzen zijn opgenomen, kan het niet anders dan dat vanwege de cao-verhoging en indexering de bijdrage omhoog bijgesteld worden. Door efficiencywinst met extra baten voor het product mutatiedetectie WOZ en de baten van de nieuwe deelnemer Gulpen-Wittem, hoeft de bijdrage met slechts 2% geïndexeerd te worden ten opzichte van de primaire begroting. LET OP: De totale bijdrage kan meer dan 2% hoger zijn, maar dit is dan een gevolg van het feit dat er meer producten worden afgenomen ten opzichte van de primaire begroting, zoals het product mutatiedetectie. In de bijlage is de bijdrage per deelnemer per product opgenomen, waar dit duidelijk zichtbaar is. Het beheer van grijs en groen gebeurt per 2023 met een nieuw softwarepakket dat in eigen beheer ontwikkeld is. Dit betekent ook een (beperkte) daling van de bijdrage van de deelnemers. De korting Sweco die in de primaire begroting was voorzien voor gemeenten die een combinatie van de producten riool, grijs en groen afnemen, vervalt omdat dit niet meer aan de orde is.
De gemeente Simpelveld heeft in 2022 opdracht gegeven om de bestanden grijs en groen te actualiseren. Dit is een incidentele opdracht. In het verleden is de korting Sweco niet juist doorgevoerd bij de bijdrage riool van de gemeente Simpelveld. In de bijgestelde begroting 2023 is dit gecorrigeerd. Vanaf 2023 heeft het Gegevenshuis de contracten van de gemeente Heerlen met betrekking tot Sweco overgenomen. Deze lasten worden doorbelast. De bijdrage voor het beheer grijs en groen en riool is voor de gemeente Gulpen-Wittem gebaseerd op een half jaar. De bijdrage van de gemeente Heerlen voor het product landmeten werd verder verlaagd omdat de trend van het afnemen van minder uren zich ook in 2022 heeft doorgezet. Bijdrage ad hoc opdrachten deelnemers Deelnemers die niet structureel een bepaald product of bepaalde dienst afnemen, geven wel soms op ad hoc basis opdracht voor een dergelijk product of dienst. Hierbij gaat het veelal om incidentele landmeetopdrachten, het inmeten van huisaansluitingen riool, het vervaardigen van thematische kaarten, het laten uitvoeren van GIS-analyses, of het laten actualiseren en opwerken van bepaalde bestanden. Overige baten Overige baten Bijdragen derden Subsidie Provincie informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning Totaal overige baten
€
2023 primair 40.111 €
2023 bijgesteld 40.136
€ €
80.000 € 120.111 €
90.366 130.502
Bij de overige baten zien we een minimale bijstelling bijdrage derden. Daarnaast is hier de subsidie opgenomen die Het Gegevenshuis ontvangt voor het informatiecentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning. Dit is het resterende budget tot 1 september 2023. Bijdragen derden Bijdrage derden Brandweer Parkstad Mijnwater BSGW Overige opdrachtgevers Totaal bijdrage derden Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
2023 € 3.211 € 1.589 € 2.530 € 17.739 € 15.042 € 40.111
2023 bijgesteld € € € € € €
3.211 1.589 2.530 17.739 15.067 40.136
15
Verder zien we dat in structurele zin diensten worden afgenomen door de Brandweer, Parkstad Limburg, Mijnwater B.V. en het gebruik van de KaartViewer door BsGW. Aanwending reserve ICT Mutaties reserve
2023 primair 9.988 9.988
€ €
Aanwenden reserve ICT Totaal
€ €
2023 bijgesteld 9.988 9.988
Ter dekking van de afschrijvingslasten 2023 van de aangeschafte software wordt de (doel)reserve ICT voor een bedrag van € 9.988,- aangewend. Dit verandert in de bijgestelde begroting niet. Uitgangpunt is dat de reserve ICT wordt afgebouwd en dat in de toekomst de kosten voor rente en afschrijvingen rechtstreeks naar de producten worden toegerekend.
1.3 Overzicht van baten en lasten, totaal en verdeeld naar de taakvelden Totalen taakvelden lasten baten
€ €
2023 primair 4.307.380 4.297.391
geraamd totaal saldo
€
-9.988
€
-9.988
onttrekkingen aan reserves
€
9.988
€
9.988
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Taakveld 040 Overhead lasten baten
€ €
2023 primair 1.524.176 1.524.176
€ €
2023 bijgesteld 1.190.010 1.190.010
geraamd totaal saldo
€
-
€
-
onttrekkingen aan reserves
€
-
€
-
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Taakveld 210 Verkeer en vervoer (databeheer grijs) lasten baten
€ €
2023 primair 125.774 125.774
€ €
2023 bijgesteld 170.987 170.987
geraamd totaal saldo
€
-
€
-
onttrekkingen aan reserves
€
-
€
-
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
€ €
2023 bijgesteld 4.691.017 4.681.029
16
Taakveld 570 Openbaar groen (databeheer groen) lasten baten
€ €
2023 primair 113.472 113.472
€ €
2023 bijgesteld 160.040 160.040
geraamd totaal saldo
€
-
€
-
onttrekkingen aan reserves
€
-
€
-
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Taakveld 720 Riolering (databeheer statische rioolgegevens) lasten baten
€ €
442.995 438.001
€ €
584.502 579.508
geraamd totaal saldo
€
-4.994
€
-4.994
onttrekkingen aan reserves
€
4.994
€
4.994
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Taakveld 810 Ruimtelijke ordening (BGT) lasten baten
€ €
2023 primair 1.121.532 1.116.538
€ €
2023 bijgesteld 1.403.511 1.398.517
geraamd totaal saldo
€
-4.994
€
-4.994
onttrekkingen aan reserves
€
4.994
€
4.994
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Taakveld 830 Wonen en bouwen (BAG) lasten baten
€ €
2023 primair 979.428 979.428
€ €
2023 bijgesteld 1.181.968 1.181.968
geraamd totaal saldo
€
-
€
-
onttrekkingen aan reserves
€
-
€
-
structureel en reëel evenwicht
€
-
€
-
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
2023 primair
2023 bijgesteld
17
1.4
Risico’s
Er zijn in de loop van 2023 een tweetal besluiten te nemen waarvan bij de opmaak van deze begroting de financiële consequenties nog niet (geheel) bekend zijn. ICT-dienstverlening Het onderzoek naar de toetreding tot Parkstad IT in relatie tot de nog onzekere koers van Parkstad IT naar een nieuwe rechtsvorm en het dienstverleningsconcept, is voor het Algemeen Bestuur aanleiding geweest om in afwachting van besluitvorming van deze koers tevens onderzoek te doen naar mogelijke ICT dienstverlening door andere partijen. Hiertoe werd een markconsultatie uitgevoerd. Daaruit is gebleken dat een marktpartij een beter bij de strategische agenda van Het Gegevenshuis aansluitende dienstverlening kan leveren dan Parkstad IT. Voor wat betreft de structurele kosten blijkt uit de marktconsultatie dat deze in de lijn zitten met de huidige kosten. Echter er is wel sprake van incidentele kosten. Dit zijn de kosten voor de ondersteuning van de uitvoering van de Europese aanbesteding en de kosten voor de migratie van Parkstad IT naar een marktpartij en de eenmalige implementatiekosten bij een marktpartij. Deze eenmalige kosten worden geraamd voor de IT op € 125.000,- en voor de telefonie op € 39.000,-, totaal € 169.000,-. Om dit bedrag te kunnen dekken is het resultaat van de jaarrekening voor dit bedrag bestemd als bestemmingsreserve.
De kosten die nog niet in beeld zijn bij de opmaak van deze jaarrekening zijn de eenmalige kosten die samenhangen met de ontvlechting van de huidige situatie bij Parkstad IT. Het Algemeen Bestuur heeft opgedragen om met Parkstad IT hierover overleg te plegen. Als ook deze ontvlechtingskosten berekend zijn, kan het Algemeen Bestuur een definitief besluit nemen om al dan niet tot aanbesteding over te gaan en waar aan de orde ook via bijstelling van de begroting dit besluit met bijbehorende incidentele kosten voor zienswijze aan de raden van de deelnemende gemeenten c.q. het Algemeen Bestuur van het waterschap. Huisvesting Voor het realiseren van de strategische agenda wordt inmiddels op alle onderdelen meerjarenbeleid gevoerd. Zo is er een personeelsbeleidsplan, een informatiebeleidsplan, wordt de richting van ICT bepaald, zijn er kwaliteitsmanagementsystemen operationeel (ISO 9001 en 27001) en wordt stelselmatig gewerkt aan groei en innovatie. Wat nog ontbreekt is een huisvestings-/werkplekconcept die de uitvoering van dit beleid ondersteund. Het huidig concept en inrichtingscomponenten is voor wat betreft de verkeersruimten ingericht voor de onderwijsbegeleidingsdienst in de jaren negentig van de vorige eeuw en de kantoren met in hoofdzaak de toen al verouderde kantoortuinconcepten in 2007 voor de Gemeenschappelijke Belasting- en Registratiedienst van Parkstad Limburg.
Het huidig huisvestings- en kantoorconcept weerspiegelt op geen enkele wijze dat in het gebouw een innovatieve geodata-organisatie gehuisvest is en werkt contraproductief om invulling te geven aan de strategische agenda. Daarnaast heeft in het kader van het hybride werken en de krapte op de arbeidsmarkt het belang van een inspirerende werkomgeving aan kracht toegenomen. Het Algemeen Bestuur heeft in haar vergadering van 4 november 2022 vorenstaande bevestigd en heeft aangegeven op basis van een nader uit te werken plan een besluit te nemen omtrent de herinrichting van het gebouw. Gelet op de financieel onzekere situatie in het algemeen, heeft het Algemeen Bestuur bepaald dat dit in ieder geval niet in 2023 tot een hogere bijdrage van de deelnemers mag leiden. Het is de bedoeling dat in de loop van 2023 plannen met bijbehorende financiële consequenties worden opgemaakt. Op basis hiervan zal het Algemeen Bestuur een besluit nemen en zullen de financiële consequenties via begrotingswijziging voor zienswijze worden voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten c.q. het Algemeen Bestuur van het waterschap.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
18
D. Verplichte paragrafen In het Besluit Begroting- en Verantwoording staat aangegeven dat in de Programmabegroting ten minste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid De paragrafen “lokale heffingen” en “grondbeleid” zijn op Het Gegevenshuis niet van toepassing, omdat Het Gegevenshuis niet wordt gefinancierd door heffingen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen worden hieronder toegelicht.
Ad 1. Lokale heffingen Niet van toepassing.
Ad 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het Gegevenshuis is een openbaar lichaam als bedoeld in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen en is verplicht in de begroting en jaarstukken de risico’s te vermelden die de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling kunnen beïnvloeden. Bij het opstellen van de begroting en de jaarstukken moet met deze voorzienbare en kwantificeerbare risico’s rekening worden gehouden. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het Gegevenshuis is een uitvoeringsorganisatie die ten behoeve van de deelnemers wettelijke taken uitvoert in het kader van het stelsel van basisregistraties: (geo-)data worden ingewonnen, beheerd en weer uitgeleverd. Met deelnemers en afnemers worden vooraf afspraken gemaakt over de hoeveelheden en kwaliteiten van producten en diensten die in dit kader worden geleverd. Hieraan is gekoppeld een transparante voorcalculatie die de hoogte van de bijdrage van de deelnemers bepaalt. Dit alles is vervat in een dienstverleningsovereenkomst met productbladen. Het Gegevenshuis levert alleen vooraf overeengekomen producten en diensten waar de bijdrage van de deelnemer tegenover staat.
Dit maakt ook de risicobenadering van Het Gegevenshuis enigszins afwijkend ten opzichte van de meeste andere gemeenschappelijke regelingen. Weerstandscapaciteit gaat over de dekkingsmiddelen en -mogelijkheden waarover de dienst kan beschikken om niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) af te dekken, waarbij de weerstandscapaciteit in redelijke verhouding dient te staan tot de risico’s waarvoor geen voorziening is gevormd. De kans dat er sprake is van niet begrote, onvoorziene lasten (risico’s) is op basis van de inrichting en werkwijze van Het Gegevenshuis klein. Tegenover alle te leveren producten en diensten staan baten in de zin van bijdragen van de deelnemers. Alle lasten worden toegerekend naar deze producten en diensten via voorcalculatie op basis van ervaringsgegevens. Daar waar deze laatste ontbreken wordt een risicomarge in de prijs per product/dienst opgenomen. Mocht er desondanks nog sprake zijn van onvoorziene lasten (risico’s) dan dragen de deelnemers naar rato van de afname van het desbetreffend product of dienst bij aan deze onvoorziene lasten. Dit stelt het bij een gemeenschappelijke regeling op te bouwen weerstandsvermogen in een geheel ander daglicht. De oprichters hebben niet de bedoeling gehad om onvoorziene tekorten te voldoen via een weerstandsvermogen, maar via het bijstorten op basis van de feitelijke afname van producten en diensten.
Dit vloeit ook voort uit het feit dat Het Gegevenshuis als een shared service centre functioneert en dat de pakketten van afname van producten en diensten per deelnemer zelf is samen te stellen (behalve de verplichte afname van de BGT). Uiteraard zijn hieraan voorwaarden gekoppeld via de gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomsten.
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
19
Zo komen bijvoorbeeld risico’s voor Het Gegevenshuis bij een afname van producten en diensten te liggen bij de deelnemer die hiertoe besluit. Bovendien zullen alleen structurele verplichtingen worden aangegaan of medewerkers in vast dienstverband worden genomen als hier via een dienstverleningsovereenkomst structurele afname van producten en diensten tegenover staan. Bij incidentele afname van producten en diensten zal er altijd gewerkt worden met huur van applicaties en licenties en inhuur van personeel. Algemene reserve De deelnemers aan Het Gegevenshuis zijn verantwoordelijk voor een eventueel overschot of tekort in een bepaald jaar naar rato van de afname van producten en diensten en de daaraan gekoppelde bijdrage. Daar waar sprake is van een reserve is dit een door het Algemeen Bestuur gelabelde reserve (bestemde reserve), maar géén algemene reserve. In de eerder aangegeven systematiek is hier ook geen noodzaak voor. Reserve ICT-investeringen De reserve ICT-voorziening is ooit gevormd bij de overgang van Parkstad naar Het Gegevenshuis en was bedoeld voor het kunnen voldoen van de kosten van rente en afschrijving van de landmeetapparatuur en software.
Als er nieuwe software of apparatuur werd aangeschaft, meestal samenhangende met de invoering van nieuwe producten of diensten of uitbreiding daarvan, werden de incidentele kosten voor aanschaf incidenteel bij de afnemers in rekening gebracht en deze gestort in de reserve ICT-investeringen zodat vanuit die reserve in meerjarenperspectief de rente en afschrijving kon worden voldaan. In 2018 heeft het Algemeen Bestuur bij de bijgestelde begroting besloten dat in 2018 de laatste storting in de ICT-reserve zal plaatsvinden. Deze reserve zal daarna worden afgebouwd en de kosten die samenhangen met software en apparatuur zullen dan direct ten laste worden gelegd van producten en diensten. Reserve aanbesteding, migratie en implementatie ICT Het onderzoek naar de toetreding tot Parkstad IT in relatie tot de nog onzekere koers van Parkstad IT naar een nieuwe rechtsvorm en het dienstverleningsconcept, is voor het Algemeen Bestuur aanleiding geweest om in afwachting van besluitvorming van deze koers tevens onderzoek te doen naar mogelijke ICT dienstverlening door andere partijen. Hiertoe werd een markconsultatie uitgevoerd. Daaruit is gebleken dat een marktpartij een beter bij de strategische agenda van Het Gegevenshuis aansluitende dienstverlening kan leveren dan Parkstad IT.
Voor wat betreft de structurele kosten blijkt uit de marktconsultatie dat deze in de lijn zitten met de huidige kosten. Echter er is wel sprake van incidentele kosten. Dit zijn de kosten voor de ondersteuning van de uitvoering van de Europese aanbesteding en de kosten voor de migratie van Parkstad IT naar een marktpartij en de eenmalige implementatiekosten bij een marktpartij. Deze eenmalige kosten worden geraamd voor de IT op € 125.000,- en voor de telefonie op € 39.000,-, totaal € 169.000,-. Met een deel van het resultaat uit 2022 is hiervoor een nieuwe bestemmingsreserve gevormd. Indicatoren Aan de hand van de volgende indicatoren kan een beeld gegeven worden van de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis. De solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio betreft de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen op de balans. Op basis van de solvabiliteit kan worden beoordeeld of de organisatie in staat is om op korte en lange termijn te voldoen aan haar betalingsverplichtingen. Solvabiliteitsratio Eigen vermogen Totaal vermogen Solvabiliteitsratio
€ €
01-01-2023 315.631,1.376.604,22,93%
Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
€ €
01-01-2024 175.771,1.236.744,14,21%
€ €
01-01-2025 165.784,1.226.758,13,51%
€ €
01-01-2026 165.784,1.226.758,13,51%
20
Vanaf 1 januari 2023 wordt er gefactureerd op basis van voorschotten om de liquiditeit te verhogen. Doordat Het Gegevenshuis geen algemene reserves kent en door het afbouwen van de reserves ICT zal het eigen vermogen van Het Gegevenshuis echter niet toenemen. Dit is een bestuurlijk besluit. De netto schuldquote (NSQ) Een goed aanvullende indicator om de hoogte van de schulden van een organisatie te beoordelen is de netto schuld als aandeel van de baten (netto schuldquote). De netto schuld betreft de totale schuld met in mindering de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet t.b.v. de publieke zaak. Omdat dit per organisatie sterk kan verschillen is het raadzaam de netto schuld te gebruiken. De hoogte van de baten bepaalt in belangrijke mate hoeveel schulden een organisatie kan dragen. Hoe hoger het inkomen des te meer schuld een organisatie kan aangaan. Dit kengetal uitgedrukt in procenten wordt de netto schuldquote genoemd. Netto schuldquote 01-01-2023 Schulden -/vorderingen Baten voor bestemming reserves
01-01-2024
01-01-2025
01-01-2026
€
-520.989
€
-520.989
€
-520.989
€
-520.989
€
4.681.029
€
4.750.198
€
4.981.078
€
5.223.272
Netto schuldquote
11,13%
10,97%
10,46%
9,97%
In meerjarig perspectief wordt niet verwacht dat de netto schuldquote toeneemt, aangezien Het Gegevenshuis geen langlopende leningen gaat afsluiten. Structurele exploitatieruimte Het financiële kengetal structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de (structurele) vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Daarnaast geeft het ook aan of een organisatie in staat is om structurele tegenvallers op te vangen, dan wel of er nog ruimte is voor nieuw beleid. Het Gegevenshuis begroot op basis van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomsten en productbladen. Elk jaar vindt een afrekening plaats met de deelnemers, waardoor Het Gegevenshuis weinig reserves kent. De vaststelling van het kengetal structurele exploitatieruimte in % gaat als volgt: ((B-A) + (D-C)) / (E)*100% A: structurele lasten (gerealiseerd totaal van lasten); B: structurele baten (gerealiseerd totaal van baten); C: totaal structurele toevoegingen aan de reserves; D: totaal structurele onttrekkingen aan de reserves; E: gerealiseerd totaal van de baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Structurele exploitatieruimte 2023
2024
2025
2026
structurele lasten
€
4.484.205,-
€
4.733.097
€
4.981.078
€
5.223.272
structurele baten totaal structurele toevoegingen aan de reserves totaal structurele onttrekkingen aan de reserves gerealiseerd totaal van de baten structurele exploitatieruimte
€
4.484.205,-
€
4.733.097
€
4.981.078
€
5.223.272
€
0,-
€
0,-
€
0,-
€
0,-
€
9.988,-
€
6.772,-
€
0,-
€
0,-
€
0,-
€
0,-
€
0,-
€
0,-
0,22%
0,14%
0%
0%
Voor de jaren 2023 t/m 2026 worden verder weinig incidentele lasten en/of baten verwacht. Bijstelling begroting 2023, versie 2.0
21
Belastingcapaciteit Op basis van de begroting dragen de deelnemers bij in de kosten van de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis. Het Gegevenshuis heft géén belastingen. De indicator “belastingcapaciteit” is dan ook niet van toepassing.
Ad 3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gegevenshuis heeft bij haar formele start per 1 juli 2015 alle goederen en contracten overgenomen van de GBRD/BAG-Geo. Voor wat betreft het wagenpark betreft het auto’s via een leaseconstructie. In de begroting is voorzien in de kosten voor het onderhoud. De overgenomen (kantoor)inventaris was ook al afgeschreven. Hardware wordt via dienstverleningsovereenkomst afgenomen van Parkstad IT waar een jaarlijkse vergoeding tegenover staat. De te activeren investeringen zijn beperkt tot de landmeetkundige apparatuur en bijbehorende software en alle overige applicaties. Hiervoor is een reserve opgenomen (zie ook resultaat ICT-reserve). In de toekomst zullen de afschrijvingskosten rechtstreeks aan de producten en diensten worden toegerekend en zal afbouw van de ICT-reserve plaatsvinden. Alle kosten die Het Gegevenshuis maakt, worden toegerekend naar de te leveren producten en diensten conform dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen. Dit geldt ook voor de kapitaalgoederen. Zo worden de kosten voor apparatuur en het wagenpark volledig toegerekend. Hiermee wordt dus steeds voorzien in de onderhoudskosten van de kapitaalgoederen. Bij verandering in de omvang b.v. bij uitbreiding of de hoogte van de kosten b.v. bij vervanging, verandert dus naar evenredigheid ook de bijdrage voor de afnemers.
Vandaar dat ook jaarlijks de dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen worden vastgesteld alvorens de begroting kan worden opgemaakt.
Ad 4. Financiering Algemeen De in januari 2001 in werking getreden Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) verplicht een gemeenschappelijke regeling om een financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening op te nemen. Voor Het Gegevenshuis is de financieringssystematiek dat de deelnemers een voorschot per kwartaal betalen, gebaseerd op de totale bijdrage conform begroting/dienst-verleningsovereenkomst. Betalingen werden tot 2022 verricht door de gemeente Landgraaf, aan welke gemeente de financiëleen salarisadministratie en het uitvoeren van het betalingsverkeer is uitbesteed. Hiervoor is destijds een rekening courant verhouding ontstaan tussen Het Gegevenshuis en de gemeente Landgraaf. Sinds 2022 werkt Het Gegevenshuis op basis van voorschotnota’s, om zodoende zelf over liquide middelen te beschikken. De hoogte van de voorschotnota’s en de datum van verzending is gericht op het steeds over voldoende liquide middelen te kunnen beschikken. Hierdoor is de rekening courantpositie met de gemeente Landgraaf volledig vereffend. Risicobeheer Met risico’s worden bedoeld renterisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitenrisico’s, koersrisico’s en debiteurenrisico’s. Om het risico in algemene zin in te perken dient de uitvoering van de financieringsfunctie alleen de publieke taak.
Het beheersen van risico’s komt tot uitdrukking via het gebruik van de instrumenten kasgeldlimiet en renterisiconorm. Beide instrumenten hebben tot doel het renterisico te begrenzen dat verbonden is aan de financiering door middel van korte en lange schuld. Renterisico op vlottende schuld Om het renterisico op de netto vlottende schuld te beheersen mogen gemeenschappelijke regelingen voor hun financieringsbehoefte niet onbeperkt kort geld aantrekken. Het aantrekken van kort geld is normaliter goedkoper dan lang geld, maar is ook sterker aan fluctuaties onderhevig. De maximaal toegestane netto vlottende schuld wordt bepaald door de zogenaamde kasgeldlimiet. Onder kasgeldlimiet wordt verstaan het bedrag dat maximaal als kasgeld mag worden opgenomen. Voor 2023 bedraagt de kasgeldlimiet voor Het Gegevenshuis: a. Omvang van de programmabegroting per 01-01-2023: € 4.691.017 b. Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage: 8,20% Toegestane kasgeldlimiet voor 2023 (a) x (b): € 384.663