11. Raadsvoorstel 25-27 Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg (HCL)

ADVIES AAN GEMEENTERAAD Zaak Vertrouwelijkheid Afdeling Datum besluit college B&W Portefeuillehouder Financiële consequenties

0965214092/214094 Openbaar Bedrijfsvoering 27 mei 2025 S.C.J. Scheepers N.v.t.

ONDERWERP

Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL)

BESLISPUNT Ontwerpbesluit I De gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot: 1. toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. Ontwerpbesluit II De gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot: 2. wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet.

OVERLEG GEVOERD MET (ADVIES INGEWONNEN BIJ) Contractmanagers HCL Boels Zanders Advocaten Beleidsadviseur Financiën Concernjurist Portefeuillehouder

SAMENVATTING In het eerste kwartaal van 2025 is de zienswijzeprocedure m.b.t. het ontwerpbesluit GR HCL doorlopen. Tijdens de openbare raadsvergadering van 27 maart 2025 heeft de Raad besloten geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerpbesluit van de GR HCL en om deze te wijzigen na toetreding en na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. In de AB-vergadering van 18 april 2025 heeft het algemeen bestuur van HCL positief geadviseerd over zowel de inhoud van de reactienota als het te doorlopen vervolgtraject. De gemeente Simpelveld kan zich vinden in de door HCL voorgestelde aanpassingen in de ontwerpregelingen voor toetreding tot en wijziging van de GR HCL. Deze instemming is gebaseerd op een zorgvuldige beoordeling van de ingediende zienswijzen en de voorgestelde wijzigingen, die naar onze mening bijdragen aan een correct geformuleerde regeling. Met het bijgaande voorstel vraagt het college aan de raad toestemming voor de toetreding tot en wijziging van de GR HCL. Het verlenen van toestemming is noodzakelijk voordat het college kan besluiten tot toetreding en wijziging van de regeling, zoals bepaald in artikel 61, lid 4 van de Wet

D0965214092/214094

Pagina 1 van 7

gemeenschappelijke regelingen. Het is de bedoeling, bij positief raadsbesluit, dat de toetreding van het college per 1 januari 2026 geëffectueerd kan worden.

INLEIDING In het eerste kwartaal van 2025 is de zienswijzeprocedure m.b.t. het ontwerpbesluit GR HCL doorlopen. De gemeenteraden van Beek, Voerendaal en het algemeen bestuur van het waterschap Limburg hebben zienswijzen ingediend. Ook het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft een aantal wijzigingen voorgesteld. Naar aanleiding van de ingediende zienswijzen en wijzigingen zijn de ontwerpregelingen (zie bijlagen 1,2 en 3) aangepast conform het voorstel, zoals beschreven in de “Reactienota” van 10 april 2025 (zie bijlage 4). Deze reactienota is opgesteld door Boels Zanders Advocaten en is op 10 april 2025 ambtelijk besproken met de juristen van de gemeenten en het waterschap. Nu de zienswijzen zijn ontvangen en verwerkt vraagt het college de raad toestemming te willen verlenen om in te mogen stemmen met de voorgenomen toetreding en wijziging.

WET- EN REGELGEVING Artikel 61 en 95 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

STRATEGISCHE VISIE / BELEIDSPROGRAMMA Programma 0 : Bestuur.

RELATIE MET BESTAAND BELEID / EERDERE VOORSTELLEN Zaak 204044 : Ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake GR Historisch Centrum Limburg.

OVERWEGINGEN Stand van zaken Als gevolg van de in het eerste kwartaal van 2025 doorlopen zienswijzeprocedure, is het proces tot toetreding en wijziging van de regeling van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in een nieuwe fase beland. Context De gemeente Simpelveld is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de GR HCL. Op dit moment heeft de gemeente Simpelveld een DVO met HCL op basis waarvan de diensten van het HCL worden afgenomen. Middels toetreding tot de GR zijn diensten onder gunstigere voorwaarden af te nemen. Zo worden o.a. adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. Los van het voorgaande, speelt tevens het volgende. Inmiddels is bekend dat er ook een wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van deze wijziging van de Archiefwet zal de minister van OCW als deelnemer uit

D0965214092/214094

Pagina 2 van 7

de GR HCL uittreden. Daarvoor is opnieuw een wijziging van de GR HCL vereist. De wijziging van de Archiefwet vindt zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats. Nu er binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over het HCL op stapel staan en om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is er in samenspraak met het ministerie van OCW voor gekozen om de beide trajecten via één procedure aan de gemeenteraad voor te leggen. De GR waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt (Ontwerpbesluit II), is zodoende de eindversie. Voor de periode van 1 januari 2026 tot 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995. Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de huidige deelnemers (gemeente Heerlen, gemeente Maastricht en het ministerie van OCW) als de gemeenten en het waterschap die voornemens zijn toe te treden uitvoerig zijn betrokken. Onderzoek toetreding GR HCL De GR HCL is een beleidsarme regeling met vrijwel uitsluitend uitvoerende taken.

De keuze voor een lichte gemeenschappelijke regeling voor het HCL is ingegeven vanuit de beperkte complexiteit van een tamelijk specifieke taak van het HCL (archiveren). De toetreding tot de GR biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van kwaliteitsverbetering voor de middellange termijn van de dienstverlening en het beheer van archieven. Door gebruik te maken van de brede expertise en middelen van het HCL en de deelnemers, kan Simpelveld profiteren van verbeterde audit- en controlefuncties op het gebied van de toepassing van de Archiefwet, evenals de ontwikkeling van een e-Depot. Door samen te werken met HCL en de deelnemende partijen kunnen we op de langere termijn schaalvoordelen behalen bij inkoop-/aanbestedingstrajecten m.b.t. bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe technieken, middelen en/of diensten. Met de invoering van de nieuwe Archiefwet in 2027, is het essentieel dat Simpelveld zich voorbereidt op de veranderingen die deze wet met zich meebrengt. De nieuwe wet vereist onder andere een snellere overbrenging van archieven en strengere regels voor openbaarheid. Toetreding tot de GR HCL kan helpen bij het voldoen aan deze nieuwe eisen en het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van digitale informatie. In een werkgroep van ambtelijke afgevaardigden van de huidige DVO klanten van HCL zijn de risico’s benoemd en geanalyseerd.

Tevens is een onderzoek naar de financiële stabiliteit van HCL uitgevoerd (bijlage 5,6 7 en 8). Het toetreden tot de GR HCL biedt voor Simpelveld een hoge mate van ontzorging op het gebied van het beheer, beschikbaar stellen en toezicht van informatie. Financieel gezien zijn de opties van een 4-jarige of 8- jarige DVO duurder dan toetreden tot de GR HCL. De belangrijkste verschillen tussen toetreden tot de GR of het aangaan van een DVO zijn: • Financieel voordeel bij partner GR. Een DVO is, zeker op de lange termijn en met het oog op het e-Depot, financieel ongunstiger dan partnerschap. Partners ontvangen meer diensten en ondersteuning tegen een gunstiger tarief. a. Partner in de regeling ontvangt jaarlijks 150 uur beheer-, toezicht- en adviesdiensten wat reeds in de bijdrage zit. DVO moet minimaal 100 uur afnemen. Deze kostenpost wordt apart berekend bij de structurele jaarlijkse kosten. b. DVO partner betaalt risico-opslag voor analoog en digitaal archief: - 25% risico-opslag voor e-Depot diensten; - 25% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op strekkende meterprijs archief bij 4-jarig DVO;

D0965214092/214094

Pagina 3 van 7

•

• • • • •

- 10% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op strekkende meterprijs archief bij 8-jarig DVO. Bepaalde diensten vallen buiten een DVO maar wel binnen de taakuitvoering voor partners in de GR: a. Materiële verzorging van overgebrachte analoge archieven. b. Duurzame toegankelijkheid. c. Verwerving van particulier archief. d. Mogelijkheid tot uitplaatsing van archief. Geen invloed op beleidsmatige koers HCL voor DVO-partners en bij tactische en operationele afwegingen zal partner in GR voorrang krijgen. Geen ruimte voor maatwerk in een DVO. In elk geval een standaard looptijd van minimaal vier jaar en maximaal acht jaar. In het geval van partnerschap in de GR wordt het HCL gegevensverantwoordelijk in het kader van de AVG. In het geval van een DVO blijft de gegevensverantwoordelijkheid bij de DVOpartner. Toetreding tot de GR betekent een hogere mate van ontzorgen. Beheer en beschikbaar stellen van het overgebrachte archief en toezicht op het niet-overgebracht archief worden immers gedelegeerd. Een DVO valt strikt genomen onder de aanbestedingsregels en toetreding tot de GR niet.

Gevraagd besluit: verlenen van toestemming Zoals hiervoor ook is vermeld, wordt gevraagd om toestemming te verlenen tot toetreding en wijziging van de GR HCL. Het verlenen van toestemming is noodzakelijk voordat het college kan besluiten tot toetreding en wijziging van de regeling, zo volgt uit artikel 61 lid 4 van de toepasselijke Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is de bedoeling dat de toetreding van het college per 1 januari 2026 geëffectueerd kan worden.

OPTIES Wanneer er gekozen wordt voor het niet toetreden tot de GR HCL, dan wordt er overgegaan tot het met elkaar aangaan van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dezelfde diensten kunnen afgenomen worden, maar tegen hogere kosten. In de paragraaf Financiële Aspecten staat dit verder uitgewerkt. De gemeenteraad kan enkel weigeren om toestemming te verlenen wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Dat is een zware maatstaf. Ten aanzien van deze weigeringsgronden is van belang dat het voorstel tot toetreding en wijziging van de regeling is voorbereid door een externe jurist met veel kennis over het onderwerp gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast zijn de juristen van de gemeenten, het waterschap en het ministerie van OCW uitvoerig betrokken bij het traject, waardoor de weigeringsgrond strijd met het recht is ondervangen. De weigeringsgrond "strijd met het algemeen belang" kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de regeling onvoldoende rechtszeker is of als de mogelijke financiële gevolgen van het voorstel voor het waterschap onvoldoende ondervangen zijn. Ook het – in het geheel – niet en niet gemotiveerd opvolgen van zienswijzen kan een reden zijn om de gevraagde toestemming te onthouden. Mocht de gemeenteraad besluiten om de toestemming te onthouden, dan kan toetreding tot de GR HCL niet plaatsvinden.

Om een dergelijke situatie te voorkomen, zijn de ingediende zienswijzen, zoals ook volgt uit de Reactienota, dan ook serieus beoordeeld en waar mogelijk in het thans voorliggende voorstel verwerkt.

D0965214092/214094

Pagina 4 van 7

PERSONELE ASPECTEN N.v.t.

FINANCIËLE ASPECTEN Het verlenen van toestemming voor het toetreden tot de gemeenschappelijke regeling heeft financiële consequenties. Er zijn financiële voordelen om toe te treden tot de regeling i.r.t. de huidige DVO. De meterprijs van het analoge archief en de vaste vergoeding van het eDepot zijn 10-25% hoger voor een DVO partner dan een partner in de regeling. Tevens hoeft een partner in de regeling geen kosten te betalen voor de jaarlijkse 150 uren toezicht en advies, terwijl de DVO partner die wel betaalt. Dat vloeit voort uit het feit dat op de kosten van de GR (die gebaseerd zijn op daadwerkelijke kosten voor de taakuitvoering) worden verhoogd met een risico-opslag voor DVO partners. Deelnemers in de regeling dragen immers structureel en duurzaam bij aan de investeringen die nodig zijn voor de langere termijn (denk aan e-depot ontwikkeling, gebouwenbeheer, digitale dienstverlening) en lopen ook de risico’s. DVO partners kopen deze risico’s af door zich slechts kortlopend te committeren en verleggen dat risico naar de GR. Deze risico’s worden vanaf 1-1-2026 doorbelast. Afhankelijk van de keuze toetreden tot de GR HCL of de diensten afnemen bij HCL op basis van een DVO, geldt onderstaande bijdrage c.q. kosten. Opgenomen in de begroting is reeds een bedrag van € 50.000.

De bedragen behorende bij de gemaakte keuze zullen worden verwerkt in de begroting 2026 en de meerjarenbegroting van Gemeente Simpelveld. Totalen Partner (toetreden) in de regeling

2026

2027

2028

€ 69.308

€

€

DVO (4 jaar)

€ 100.851

€ 103.877

€ 106.993

DVO (8 jaar)

€ 90.456

€

€

€

71.387 93.169

73.529 95.964

2029

2030

Cumulatief.

€

75.735

€ 78.007

€

435.256

€ 110.203

€ 113.509

€

633.347

€ 101.808

€

568.060

98.843

AANBESTEDING N.v.t.

COMMUNICATIE N.v.t.

EVALUATIE N.v.t.

D0965214092/214094

Pagina 5 van 7

VERVOLG / PLANNING De planning van het vervolgtraject, in het geval dat gekozen wordt voor toetreding tot de GR HCL, ziet er concreet als volgt uit: Tijdlijn

Procedurestap

Mei – juli 2025

Toestemmingsprocedure bij raden en AB van het waterschap

September 2025

Getekend collegebesluit tot toetreding tot GR HCL

Oktober 2025 – december 2025

Voorhangprocedure bij het Rijk

1 januari 2026

Toetreding tot HCL (Ontwerpbesluit I)

In 2026

Collegebesluit tot wijziging GR HCL als gevolg van wijziging Archiefwet en uittreding Rijk

1 januari 2027 (waarschijnlijk)

Inwerkingtreding wijziging HCL (Ontwerpbesluit II)

BIJLAGEN 1 2 3 4 5 6 7 8

Doorlopende tekst ontwerpovergangsregeling na zienswijzen (1 januari 2026) (ID: 214097) Ontwerpwijzigingsregeling na zienswijzen (1 januari 2027) (ID: 214098) Doorlopende tekst ontwerpwijzigingsregeling na zienswijzen (1 januari 2027) (ID: 214099) Reactienota zienswijzen (ID : 214096) Ondernemingsplan HCL 2022 (ID: 214101) Meerjarenbeleidsplan HCL 2021-2024 (ID: 214102) Vragen organisaties over toetreding (ID: 214100) Onderzoek financiële stabiliteit HCL incl. risico matrix HCL (ID : 214523)

D0965214092/214094

Pagina 6 van 7

BESLISPUNT Ontwerpbesluit I De gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot: 1. toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Simpelveld tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. Ontwerpbesluit II De gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot: 2. wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris,

De burgemeester,

De heer G.H.J. Hollands

Mevrouw S.C.J. Scheepers

D0965214092/214094

Pagina 7 van 7