10. Bijlage 6 Meerjarenbeleidsplan HCL 2021-2024

Sterk in de toekomst van het verleden MEERJARENBELEIDSPLAN HISTORISCH CENTRUM LIMBURG 2021-2024 VERSIE 11 DECEMBER 2020

2

1. INLEIDING Voor u ligt het strategisch beleidsplan van het Historisch Centrum Limburg voor de periode 2021-2024. Hierin schetsen wij ons nieuwe meerjarenperspectief met doelstellingen en prioriteiten. Duurzaamheid, regionalisering en organisatieontwikkeling zijn de prioriteiten die de koers in deze nieuwe periode bepalen. De ontwikkelingen in de archiefsector staan niet stil. De verdergaande digitalisering van overheden betekent dat digitaal archiveren actueler is dan ooit. Het voorstel voor de nieuwe Archiefwet brengt een veranderende dynamiek mee rond bijvoorbeeld het overbrengen van archieven.Veranderend gebruik van archief- en informatiebronnen vraagt om nieuwe vormen van dienstverlening. Duurzaam archief- en informatiebeheer en duurzame dienstverlening blijven daarom belangrijke prioriteiten, zodat (historische) bronnen nu en in de toekomst vindbaar zijn. Het versterken van de regionale positie van het HCL is een tweede speerpunt. Mede ingegeven door de verwachte terugtreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling, heeft het HCL de ambitie om dienstverlening aan te bieden aan meer, met name lokale, overheidsorganisaties. Het optimaal faciliteren van deze organisaties bij taken die voortvloeien uit de Archiefwet is het uitgangspunt, met het accent op digitaal archief- en informatiebeheer.

Daarnaast bestendigt het HCL zijn regionale rol door actief te blijven participeren in (Eu)regionale erfgoedprojecten en netwerken. Om de ingezette koers te ondersteunen ligt er de komende periode tevens een sterk accent op de interne organisatieontwikkeling. Het HCL ontwikkelt zich van aanbieder van archiefbronnen tot wendbare, proactieve informatiedienstverlener. Het beleid voor de komende jaren is een vervolg op de hoofdlijnen uit de vorige beleidsplannen. Deze plannen zijn versterkt met vernieuwde prioriteiten op basis van de hierboven geschetste accenten.

3

4

2. MISSIE,VISIE EN KERNWAARDEN MISSIE Het HCL verwerft en beheert archieven en collecties van Limburgse overheidsorganisaties en particulieren en stelt deze open en toekomstgericht beschikbaar om te blijven voorzien in de informatiebehoefte van zowel burgers als overheden. Het HCL ondersteunt archiefvormers in Limburg bij de ontwikkeling van hun informatiehuishouding. VISIE Het HCL beheert de Limburgse analoge en digitale archieven en collecties onder optimale omstandigheden, met als doel dat deze historische bronnen en informatie voor nu en in de toekomst wereldwijd vindbaar blijven. Het HCL helpt, ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie. KERNWAARDEN Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. •

We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken.

•

We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we er van overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen.

•

We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers.

•

We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.

5

6

3. PROFIEL VAN HET HCL Het HCL is een publiekrechtelijke organisatie (openbaar lichaam) op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, met als deelnemende overheden de gemeenten Maastricht en Heerlen en het Rijk (de minister van OCW). Het HCL heeft dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met de gemeenten Valkenburg aan de Geul, Beekdaelen, Brunssum, EijsdenMargraten, Gulpen-Wittem, Landgraaf, Meerssen, Simpelveld,Vaals en Voerendaal. Ook het Waterschap Limburg, de Provincie Limburg en de overheidsinstanties Het Gegevenshuis, GGD Zuid-Limburg, ISD BOL, ISD Kompas, Kredietbank Limburg en de Veiligheidsregio Zuid-Limburg zijn verbonden aan het HCL. Het HCL vormt met zijn archieven en collecties het geheugen van Limburg. Het HCL beheert momenteel circa 28,5 kilometer archief in de archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (6 km). Dit bevat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes en briefhoofden. Het HCL beheert twee archiefbewaarplaatsen: 1.

Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7

2.

Locatie Heerlen, gelegen aan Coriovallumstraat 9 (in het Thermenmuseum).

De gemeente Heerlen realiseert eind 2021 een nieuwe archiefbewaarplaats voor het HCL in de Christus Koning Kerk, gelegen aan Zes Landenstraat in de wijk Vrieheide.

7

8

TAKEN Conform de Gemeenschappelijke Regeling HCL (2019) zijn de taken van het HCL de volgende: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek. ORGANISATIE Het HCL bestaat uit: • Directievoering (directeur) • 3 inhoudelijke afdelingen: – Afdeling Toezicht en Advies /Relatiebeheer Overheid – Afdeling Archieven en Collecties – Afdeling Dienstverlening en Publiekszaken • Ondersteunende afdeling Bedrijfsvoering Binnen deze organisatiestructuur werkt het HCL projectmatig samen in interdisciplinaire teams. Totdat de nieuwe archieflocatie in Heerlen is gerealiseerd, wordt de archiefdienst van het HCL in Heerlen als een zelfstandige afdeling beschouwd. Het doel is om in deze beleidsperiode het personeel te laten opgaan in de bestaande afdelingenstructuur.

Het HCL kent een ondernemingsraad bestaande uit drie leden, waarbij er gestreefd wordt naar twee vertegenwoordigers van locatie Maastricht en één vertegenwoordiger van locatie Heerlen.

9

10

NETWERKPARTNERS Het HCL is een deskundige en betrouwbare partner voor overheden die zijn aangesloten bij de gemeenschappelijke regeling (GR), DVO-partners en de organisaties en instellingen in onze netwerken. Het HCL fungeert als expertise- en kenniscentrum voor archiefvormers. Het HCL maakt deel uit van het landelijke netwerk van RHC’s met het Nationaal Archief en het netwerk van archiefdiensten in Limburg (KVAL).Verder is het HCL vertegenwoordigd in tal van archief- en Erfgoednetwerken, zowel landelijk als provinciaal en Euregionaal. Het HCL is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Om de digitale archieven en collecties met een zo groot mogelijk publiek te delen stelt het HCL deze beschikbaar via onder meer WieWasWie, Wat Staat Daer?, Netwerk Oorlogsbronnen/ Oorlogslevens, Limburgcollectie, Europeana, Charterbank Nederland en Archieven.nl.

11

12

WIJZIGING ARCHIEFWET Naar verwachting zal in 2021 de gewijzigde Archiefwet in werking treden, met daarin enkele ingrijpende wijzigingen. Dit zijn met name het verkorten van de overbrengingstermijn en de verplichte aanwijzing van een provincie-, gemeente- en waterschapsarchivaris. Het HCL volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover. TERUGTREDEN RIJK UIT DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Het Rijk heeft aangekondigd met ingang van 2024 terug te treden uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, waaronder het HCL. In het voorstel voor de gewijzigde Archiefwet is voorzien in een mogelijkheid om het beheer van de (analoge) rijkscollectie te delegeren aan de regionale historische centra, waarbij de financiering door het Rijk blijvend wordt gecontinueerd. Het HCL gebruikt de komende periode om de koers vanaf 2024 te bepalen, in samenspraak met de partners in de GR en de partners in het landelijke netwerk van RHC’s. Vanwege het terugtreden van het Rijk zoekt het HCL actief nieuwe, regionale partners om de basis van de GR te verbreden dan wel tot nieuwe dienstverleningsovereenkomsten te komen. Het HCL e-Depot maakt onderdeel uit van de landelijke infrastructuur van het Nationaal Archief en de samenwerkende RHC’s.

In verband met het uittreden van het Rijk na 2024 kiest het HCL rond het e-Depot vooralsnog voor een tweesporenbeleid. Als eerste spoor zal het HCL alternatieven voor een e-Depotfunctionaliteit voor lokale overheden initiëren. Daarnaast wordt in deze beleidsperiode door de RHC’s en het Nationaal Archief bekeken of en in welke vorm de samenwerking rondom het rijks e-Depot kan worden voortgezet na 2024.

13

14

5. SPEERPUNTEN HCL 2021-2024 Het HCL continueert de inhoudelijke beleidskeuzes die zijn vastgelegd in de visies Dienstverlening en e-Archief uit de beleidsperiode 2017-2020 en nog altijd actueel zijn vanuit de nationale strategie voor digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed. De daarin geformuleerde speerpunten met betrekking tot digitale dienstverlening en digitaal archief- en informatiebeheer worden in de periode 2021-2024 voortgezet. Op het gebied van organisatie en bedrijfsvoering zet het HCL in op het versterken van de basis, het komen tot een lerende organisatie en de verdere integratie van de locaties Heerlen en Maastricht. 5.1 DESKUNDIGE SAMENWERKINGSPARTNER Het HCL versterkt zijn positie door actief samen te werken met regionale en lokale overheden en deze optimaal te faciliteren bij taken die voortvloeien uit de Archiefwet. Het producten- en dienstenaanbod van het HCL is gericht op het ‘ontzorgen’ van deze overheden en biedt hen zo een duidelijke meerwaarde. Het HCL is een deskundige en betrouwbare partner en fungeert als expertise- en kenniscentrum voor archiefvormers. Speerpunt daarbij is het digitaal archief- en informatiebeheer, met name het inrichten van het e-Depot en advisering op complexe archief- en informatiebeheervraagstukken.

E-DEPOT Het bieden van een goede, toegankelijke en duurzame toegang tot overheidsinformatie is een belangrijke maatschappelijke waarde. De producten en diensten die het HCL voor een e-Depotfunctionaliteit levert, worden daarom doorontwikkeld. Na de pilots in 2017-2020 wordt in de komende beleidsperiode een technisch operationeel e-Depot gerealiseerd met de bijbehorende dienstverlening. In het e-Depot worden zowel digitale archieven van zorgdragers

15

16

als reeds gedigitaliseerde archieven en collecties beheerd. De kennis over het e-Depot wordt breed in de organisatie geborgd. ADVISERING DIGITAAL ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER Het HCL ontwikkelt zich verder als dé adviseur voor de aangesloten overheidsorganisaties waar het complexe archief- en informatiebeheervraagstukken betreft. Bij het HCL aangesloten organisaties kunnen over alle aspecten van het moderne archief- en informatiebeheer om advies vragen om te bepalen of en in hoeverre zij voldoen aan de in de Archiefwet gestelde eisen. De insteek is hierbij steeds: samen onderzoeken en samen antwoorden vinden die aansluiten bij de behoeften van de (gemeentelijke) organisaties. 5.2 DUURZAME DIGITALE DIENSTVERLENING Naast de dienstverlening aan de overheden in de regio blijft het HCL zijn dienstverlening aan de gevarieerde groep van informatiezoekers ontwikkelen. De al ingezette omslag naar digitale dienstverlening wordt verstevigd door het continue vergroten van het online aanbod en het verbeteren van de doorzoekbaarheid van de archieven en collecties. Het HCL draagt de komende jaren bij aan de opbouw van de Limburgcollectie, waarin de collectiehoudende instellingen in de provincie samenwerken aan het verbinden, verrijken en verduurzamen van hun collecties.

DIGITAAL TERUGLENEN VAN ARCHIEFDOSSIERS Het HCL constateert dat de vraag vanuit de overheden naar jonger archief uit hun eigen overgebrachte archief toeneemt en verwacht dat deze trend zal doorzetten. Om op dit veranderende gebruik in te spelen levert het HCL zijn dienstverlening aan overheden digitaal. Archiefdossiers worden zoveel mogelijk op aanvraag gedigitaliseerd en digitaal teruggeleverd (“digitale pijpleidingenservices”).

17

18

COLLECTIE OP ORDE Om de archieven en collecties digitaal aan te kunnen leveren op manieren die gebruikers verwachten, is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen – voortgaand op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd. Het op orde brengen omvat zowel de metadata als de materiële zorg van de archieven en collecties. Dit betekent onder meer dat de bergingen in de depots in Heerlen en Maastricht worden geoptimaliseerd en dat materialen waar nodig worden herverpakt. De metadata worden verder gestandaardiseerd en aangevuld. VERBETEREN DOORZOEKBAARHEID Mede ingegeven door de toetreding van Heerlen wordt de website van het HCL vernieuwd. De nieuwe site ondersteunt ook de digitale diensten die het HCL ontwikkelt en biedt gebruikers de mogelijkheid om de archieven en collecties van de locaties Maastricht en Heerlen online te doorzoeken. Het laagdrempelig zoeken en vinden van archiefbronnen staat daarbij centraal (zichtbaar, bruikbaar, houdbaar). CONTINU VERGROTEN VAN HET ONLINE AANBOD Het HCL blijft zijn archieven en collecties digitaliseren, om het online aanbod steeds uit te breiden. De vraag van gebruikers is het vertrekpunt, wat betekent dat materialen waar de meeste vraag naar is als eerste worden gedigitaliseerd. Dit zijn met name genealogische basisbronnen en beeldmateriaal zoals foto’s, prenten en kaarten.

Daarbij worden twee sporen gevolgd: grootschalige scanning van veel geraadpleegde archieven en collecties van zowel de vestigingen Maastricht als Heerlen en het digitaliseren op basis van klantvraag (scanning on demand). Het HCL realiseert de scanfaciliteiten die nodig zijn om zowel scanning on demand als de grootschaligere scanning mogelijk te maken.

19

20

PROEFTUIN DIGITALE DIENSTEN Het HCL experimenteert met nieuwe vormen van dienstverlening om vragen van gebruikers die de historische archieven en collecties willen raadplegen zoveel mogelijk digitaal te behandelen. Het HCL onderzoekt hoe digitale dienstverlening efficiënt kan worden ingericht tot leidend dienstverleningsproces. 5.3 TOEKOMSTBESTENDIGE ORGANISATIE De inhoudelijke beleidsspeerpunten brengen veranderingen met zich mee voor zowel organisatie als medewerkers.Voor de komende beleidsperiode zijn de volgende speerpunten geformuleerd: • Inspelen op veranderingen (lerende organisatie) • basis op orde • integratie locatie Heerlen Daarin wordt nauw samengewerkt met de ondernemingsraad vanuit de eigen te onderscheiden verantwoordelijkheden voor de organisatie. LERENDE ORGANISATIE Veranderprocessen zijn leerprocessen. Zonder te leren kan er geen verandering plaatsvinden. Het HR-beleid wordt daarom ingericht conform de principes van ‘een lerende organisatie’: leren door te doen en te delen, gebruik te maken van elkaars kracht, het stimuleren van samenwerking en medewerkersbetrokkenheid, het realiseren van een verbetercultuur en sturing op basis van bijbehorend leiderschap. Het HCL voert bijpassende HR-instrumenten in, waaronder een competentiegericht functie­ gebouw, ‘Het Goede Gesprek’ als beoordelingssystematiek en een actief scholingsbeleid.

Medewerkers worden actief betrokken bij de continue verbetercyclus van het HCL, onder meer door het houden van periodieke medewerkersonderzoeken en het samen borgen van de hierin gesignaleerde verbeterpunten.

21

22

BASIS OP ORDE Op elkaar kunnen vertrouwen en weten wie waarvoor aanspreekbaar is, zijn voorwaardelijk voor de open organisatiecultuur waar het HCL voor staat. Hiervoor moet de basis op orde zijn, zowel in de primaire processen als de bedrijfsvoeringsprocessen. De belangrijkste processen worden daarom beschreven, met aandacht voor de koppelvlakken (overdrachtsmomenten) tussen de afdelingen, taken, rollen en verantwoordelijkheden. Vernieuwde protocollen en handleidingen worden opgesteld en met alle medewerkers gedeeld, zodat voor iedereen duidelijk is wat er van elkaar verwacht mag worden. Het intranet van het HCL is daarbij een belangrijk informatie- en communicatiekanaal. Ook wordt de informatiehuishouding van het HCL doorontwikkeld. INVLECHTING LOCATIE HEERLEN Ook bij de invlechting van het team van locatie Heerlen staan het elkaar versterken en van elkaar leren centraal, met ieders sterke kanten als vertrekpunt.Verschuiven van activiteiten en integratie van medewerkers in teams vinden plaats op logische momenten. Het HCL verkent hoe de balans kan worden gevonden tussen locatiegebonden werken, locatie-onafhankelijk werken en werken op afstand en wat de impact daarvan is op organisatieontwikkeling, teamontwikkeling en samenwerking. Invlechting van de locatie Heerlen heeft raakvlakken met alle aspecten van bedrijfsvoering.

Naast de personele component vereist met name de integratie van (ICT-)infrastructuren de nodige aandacht. Op logistiek gebied is de verhuizing van de huidige archiefbewaarplaats naar de Christus Koningkerk, voorzien voor laatste kwartaal 2021, een belangrijke mijlpaal. De voorbereiding van deze verhuizing zal een groot beroep doen op de betrokken medewerkers.

23

24

6. FINANCIËN STRUCTURELE BIJDRAGEN Het budget van het HCL wordt voor een belangrijk deel gevormd door structurele bijdragen van de partners in de GR: de gemeenten Maastricht en Heerlen en het Rijk. Het Rijk heeft aangegeven dat het voornemens is de structurele rijksbijdrage voor behoud en beheer van de rijkscollectie in Limburg ongewijzigd te handhaven wanneer het Rijk de GR verlaat en de bevoegdheden aan de GR HCL overdraagt. DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMSTEN Met diverse decentrale overheden in Limburg zijn overeenkomsten opgesteld voor dienstverlening op archieftaken. In de overeenkomsten zijn de jaarlijkse financiële bijdragen vastgelegd. PROJECTSUBSIDIES Het HCL maakt voor (grote) publieks-, inventarisatie- en conserveringsprojecten (zoals bijvoorbeeld Metamorfoze) gebruik van mogelijkheden bij steunfondsen en subsidieverstrekkers, zowel in Nederland als in Europa. INVESTERINGEN Tegenover de inkomsten staan structurele personele en materiële kosten. Alvorens gemeenten of andere lokale overheden kunnen aansluiten op het e-Depot moet worden geïnvesteerd in de aanschaf en inrichting. In deze beleidsperiode speelt tevens de verdere opbouw van digitale dienstverlening met de bijbehorende investeringen in de daarvoor benodigde infrastructuur.

25

26

Tenslotte wordt in deze beleidsperiode de integratie van de archieforganisatie van de Gemeente Heerlen in de GR HCL afgerond, waaronder het verhuizen van de archiefbewaarplaats in Heerlen van het Thermenmuseum naar de Christus Koningkerk in het laatste kwartaal van 2021. Deze drie uitdagingen vereisen forse investeringen, waarvoor zowel in begroting als vanuit voorzieningen en reserves middelen dienen te worden vrijgemaakt. Uitgangspunt van het financiële kader van het HCL is dat het in zijn kosten kan voorzien door de structurele bijdragen van partners, de inkomsten uit dienstverleningsovereenkomsten en door subsidies en voorzieningen/reserves. Jaarlijkse begrotingen zijn in principe sluitend. FEITEN EN CIJFERS Archieven en collecties: 28,5 kilometer. Medewerkers: 50 fte. Ruim 50 vrijwilligers zijn werkzaam voor het HCL. Scans van archiefstukken: 1.894.972 (stand december 2020). Afbeeldingen in beeldbank: 162.843 items. Ruim 200.000 bekeken pagina’s op de website in 2020. Een uitgebreid cijfermatig overzicht is te vinden in onze jaarverslagen via www.rhcl.nl/jaarverslagen.

27

28

ILLUSTRATIES Alle afbeeldingen zijn afkomstig uit de beeldbank van het Historisch Centrum Limburg. Omslag

Mijnwerkers op weg naar Staatsmijn Emma, 1949. Collectie DSM, ID: PR4081

Pag. 2

Sloop schoorsteen Staatsmijn Emma, juli 1986. Collectie DSM, ID: CPR73830

Pag. 4

Appels plukken in Mechelen, augustus 1952. Collectie Frans Lahaye, ID: 8.6590.109

Pag. 6

Christus Koningkerk Heerlen, juli 1965. Collectie DSM, ID: PR25041

Pag. 8

Verplaatsbare verkeerslichtinstallatie bij Markt Maastricht, juni 1960. Collectie GAM, nr. 23286

Pag. 10

Zicht op de Oude Minderbroederskerk in Maastricht, 1905. Collectie GAM, nr. 16609

Pag. 12

Het glaspaleis in het centrum van Heerlen, 1965 Collectie DSM, ID: PR24025

Pag. 14

Joegoslaven aan de bar van gezellenhuis De Egge in Brunssum, 1963. Collectie DSM, ID: PR19789

Pag. 16

Vrachtwagen met bruinkool in Eygelshoven, 1953. Collectie DSM, ID: CB5412

Pag. 18

Royal Theater in Heerlen, omstreeks 1950. Collectie 328-003, nr. 6107

Pag. 20

Stoomlocomotief bij Staatsmijn Emma, 1955. Collectie DSM, ID: CPR82017

Pag. 22

Boksende jeugd in woonwagencentrum bij Maastricht, begin jaren 50. Collectie GAM, nr. 9919

Pag. 24

Verkeerspolitie op kruising Spoorweglaan - Duitse poort in Maastricht, 1959 Collectie GAM, nr. 488

Pag. 26

Een groep huisvrouwen viert vakantie in Valkenburg, juli 1964. Collectie DSM, ID: PR22108

Pag. 28

Landelijk tafereel voor boortoren in Herkenbosch, 1955. Collectie DSM, ID: PR7955

29

COLOFON Dit meerjarenbeleidsplan is in opdracht van Lita Wiggers, directeur HCL, opgesteld doorBrigit Hoomans, Hoomans InformatieAdvies, 06-46590233, brigit@hoomansinformatieadvies.nl en tot stand gekomen met brede consultatie van directeur, MT-leden en medewerkers van het HCL. Deze versie is 11 december 2020 opgeleverd. Vormgeving en druk: 5NUL8 Grafische Producties, Berg en Terblijt