10. Bijlage 5 Ondernemingsplan HCL 2022

CONCEPT versie Bestuur HCL

Ondernemingsplan 2022

1

Coverfoto: Archiefdozen in depot, Maastricht

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@rhcl.nl

Locatie Heerlen Coriovallumstraat 9 6411 CA Heerlen +31 (0)45 560 44 01 info@rijckheyt.nl 2

Inhoud 1

Algemeen

5

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

5

1.2

Archiefbewaarplaatsen

5

2

Kerntaken van het HCL

7

2.1

Digitale duurzaamheid overheidsinformatie

7

2.2

Collectie op orde: duurzaam beheer

7

3

Beleidsvoornemens

8

3.1

Toezicht en advies

8

3.2

Archieven en collecties

8

3.3

Materieel- en depotbeheer / Atelier Materiele Verzorging

9

3.4

Toegankelijk maken

9

3.5

e-Archief

10

3.6

Dienstverlening en publieksbereik

10

3.7

Personeel en Organisatie

12

4

Begroting

13

4.1

Wettelijk kader

13

4.2

Missie, Doelen en Kernwaarden

14

4.3

Programma Historisch Centrum Limburg

14

4.4

Verslaglegging

15

4.5

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

15

4.6

Onderhoud kapitaalgoederen

17

4.7

Financiering

17

4.8

Bedrijfsvoering

17

4.9

Rechtmatigheid

17 3

4.10

Verbonden partijen

17

4.11

Organisatiegegevens

18

4.12

Baten en lasten met toelichting

19

4.13

Balans

23

4.14

Meerjarenraming 2023-2025 met toelichting

24

Bijlage

Overzicht DVO-partners HCL

26

4

1

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

In 2022 blijft de Gemeenschappelijke Regeling van het Historisch Centrum Limburg (GR HCL), gesloten op 12 december 2019, van kracht voor de drie aangesloten partners in deze GR; zijnde het Rijk en de gemeenten Heerlen en Maastricht. Aan het HCL zijn diverse werkzaamheden, taken en bevoegdheden overgedragen door de rijksoverheid en de beide gemeenten op het terrein van archiefbeheer en cultuurhistorie. De werkzaamheden en kernactiviteiten zullen voor 2022 niet wezenlijk veranderen, maar wel een grotere reikwijdte kennen in de regio vanuit twee locaties als archiefbewaarplaatsen. In 2022 wordt gewerkt aan de verdere integratie van het gemeentearchief Heerlen in beleid en organisatie van het HCL en de aankomende verhuizing naar de Christus Koningkerk. Extra focus ligt in 2022 op het verder ontwikkelen van deskundig beheer en opslag van digitale archiefbescheiden en het optimaliseren van digitale dienstverlening aan publiek en overheid. Daarnaast starten we bestuurlijke trajecten op met de diverse DVO-partners in het kader van mogelijke toetreding in 2023. De overheid is op alle bestuurslagen in omvorming naar een E-overheid. Dat heeft gevolgen voor de neerslag van overheidshandelen in digitale archivering. Deze omvorming zal de komende jaren zijn beslag moeten krijgen bij het HCL en bij de aangesloten overheidsorganisaties van het HCL1.

Dat betekent aanscherping van doelen, systeem- en werkprocessen. Ook heeft dit gevolgen voor het borgen en inzetten van (nieuwe) expertise in de vertaalslag naar vernieuwing van de bedrijfsvoering. De Provincie Limburg subsidieert Stichting Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) voor de acquisitie en beheer van particuliere archieven en collecties. Het SHCL kan in 2022 op basis van een vernieuwde (huur-) overeenkomst en onder voorwaarden en zeggenschap van het HCL, gebruik maken van het gebouw en de faciliteiten van HCL in de locatie in Maastricht.

1.2

Archiefbewaarplaatsen

Het HCL beheert twee archiefbewaarplaatsen: - Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7 - Locatie Heerlen, gelegen aan Coriovallumstraat 4 (Thermenmuseum) De gemeente Heerlen realiseert medio 2022 de nieuwe archiefbewaarplaats voor het HCL in de Christus Koningkerk, gelegen aan Zes Landenstraat in de wijk Vrieheide. Eind 2022 zal de verbouwing van de Christus Koningkerk worden afgerond en het gebouw gebruiksklaar worden opgeleverd. In het kerkgebouw, dat dateert van 1965, is dan een archiefbewaarplaats gerealiseerd die volledig zal voldoen aan de wettelijke eisen en ruimte biedt aan ca. 16 kilometer archief. Daarnaast zal er ook een goed geoutilleerde studiezaal en bijbehorende kantoren voor het personeel en de vrijwilligers in gebruik worden genomen. De gemeente Heerlen is eigenaar en blijft opdrachtgever van het verbouwingsproject. Dat laat onverlet dat dit in nauw overleg met het HCL zal gebeuren, aangezien het gehele complex na oplevering door het HCL op basis van de gesloten huurovereenkomst zal worden gehuurd.

1 Toetreden tot de GR HCL staat open voor lagere overheden (Gemeenten, Provincie, Waterschap en overige GR of

archiefverantwoordelijke overheidsorganisaties).

5

In de huidige archiefbewaarplaats in Heerlen bevindt zich ca. 8 kilometer aan archieven en collecties die na oplevering van de nieuwe archiefbewaarplaats verhuisd moeten worden. Deze verhuizing is een ingewikkelde en complexe operatie van zowel logistieke als administratieve aard die terdege voorbereid en nauwgezet uitgevoerd zal moeten worden. De kosten van deze logistieke operatie zijn voor rekening van de gemeente Heerlen, de coördinatie ervan ligt bij het HCL.

6

2

Kerntaken van het HCL

Het HCL vormt met zijn archieven en collecties het geheugen van Limburg. Het HCL beheert momenteel circa 28,5 kilometer archief in de archiefbewaarplaatsen in Maastricht (22,5 km) en Heerlen (8 km). Dit bevat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes en briefhoofden. Kerntaken Conform de gemeenschappelijke regeling zijn de kerntaken van het HCL de volgende: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatieen archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek. Speerpunten In het Beleidsplan HCL 2021 – 2024 zijn de prioriteiten opgenomen die leidend zijn voor de uitvoering van onze kerntaken zoals vastgelegd in de GR van het HCL.

De focus ligt op de “basis op orde” om duurzaam beheer en ontsluiting van zowel analoge als digitale archieven mogelijk te maken. In onze toezichts- en adviestaken richten we ons op modern informatiebeheer. Voor de aangesloten verantwoordelijke overheidsorganisaties bouwen wij in goede onderlinge samenwerking met de archiefvormer verder aan een e-depot faciliteit en bijbehorende dienstverlening. Voor historisch geïnteresseerden, onderzoekers en de recht- en bewijszoekende burger maken wij onze unieke, van grote cultuurhistorische waarde zijnde collectie verder toegankelijk door digitalisering. Als openbare en publieksgerichte organisatie zetten we daarnaast sterk in op verbetering van onze digitale dienstverlening en vernieuwing van de bedrijfsvoering en het organisatiebeleid

2.1

Digitale duurzaamheid overheidsinformatie

Er is urgentie gemoeid met de zorg voor duurzaam informatiebeheer en de realisatie van het e-depot. Een van de grootste uitdagingen is het duurzaam raadpleegbaar houden van digitaal archief. Bij uitbreiding is dit ook een uitdaging voor het garanderen van de openbaarheid van bestuur en op langere termijn de mogelijkheid om historisch onderzoek mogelijk te houden. Het HCL zal in samenwerking met de aangesloten partners een passende e-depot2 functionaliteit realiseren.

2.2

Collectie op orde: duurzaam beheer

Om archieven en collecties nu en in de toekomst wereldwijd digitaal beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen. Hiermee borduren we voort op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd en sluiten we aan bij de speerpunten zoals verwoord in het Meerjarenbeleidsplan 2021 -2024. Het op orde brengen omvat zowel de materiele zorg van de archieven en collecties in Heerlen en Maastricht, als de registratie en het ontsluiten. Dit betekent dat de bewaaromstandigheden van de archieven in de depots worden verbeterd en archiefstukken indien nodig worden herverpakt. Metadata zal verder worden gestandaardiseerd en aangevuld en deels kunnen niet geïnventariseerde archieven worden ontsloten. 2

'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. '

7

3

Beleidsvoornemens

3.1

Toezicht en advies

Uitvoering wettelijke taken Een van de wettelijke taken van het HCL is het toezicht houden op de archieven die zich bevinden bij de aangesloten overheidsorganisaties en (nog) niet zijn overgebracht naar een van onze archiefbewaarplaatsen. In 2021 hebben we de toezicht- en adviesprocessen verder geüniformeerd en gestandaardiseerd. Dit heeft ertoe geleid dat we onder andere afgesproken hebben dat we bij iedere aangesloten organisatie eens in de twee jaar een uitgebreide inspectie zullen uitvoeren. Dit betekent dat we in 2022 bij de helft van onze partners een inspectieonderzoek zullen doen. We continueren onze deelname aan de strategische informatie overleggen (SIO’s) en tactische informatie overleggen (TIO’s) bij onze partners. Op die manier kunnen we tijdig onze toezichthoudende of adviserende rol spelen. De Archiefwet 1995 eist dat overheden hun archieven na 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaats en openbaar maken. We verwachten in 2022 van verschillende overheidsorganisaties nieuwe analoge archiefblokken. Vanuit onze kerntaak zullen we deze overbrengingen vanuit het HCL begeleiden. Daarnaast zullen we met de aangesloten organisaties verder gaan met de ontwikkeling van ons e-depot, zodat we ook digitale archieven duurzaam kunnen blijven bewaren. Het streven is om in 2022 de eerste gemeentelijke digitale archieven op te kunnen nemen.

Er wordt al enige tijd gewerkt aan de actualisering van de Archiefwet en onderliggende regelingeving. Op dit moment is nog niet duidelijk wanneer de nieuwe wet in werking zal treden en wat daar de consequenties voor het HCL en zijn deelnemers zijn. We zullen de ontwikkelingen nauwlettend volgen, zodat we de bij ons aangesloten organisaties hier zo goed over kunnen informeren en adviseren. Relatiebeheer aangesloten overheidsorganisaties Het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de rijksinstellingen geschiedt door de landelijke Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie), als onderdeel van het ministerie van OCW. Vanuit het HCL ligt de bemoeienis met deze partners (zoals bijvoorbeeld de Rechtbank Limburg en de Universiteit Maastricht) met name op het vlak van actief relatiebeheer. We zullen dit in 2022 voortzetten om toekomstige overbrengingen soepel te laten verlopen. Sinds 2021 is dit relatiebeheer uitgebreid met een accountmanagementrol ten opzichte van de huidige deelnemers en DVO-partners. Met het oog diverse aflopende dienstverleningsovereenkomsten in 2023, ligt in 2022 de focus op het consolideren van de dienstverlening aan de huidige partners en het aanbieden van diensten aan potentiële nieuwe partners. Een overzicht van aangesloten overheidsorganisaties bij het HCL is opgenomen in de bijlage.

3.2

Archieven en collecties

Om de archieven en collecties digitaal aan te kunnen leveren op manieren die gebruikers verwachten, is het noodzakelijk de fysieke collecties verder op orde te brengen – voortgaand op de inspanningen die de vorige beleidsperiode al zijn geleverd. Het op orde brengen omvat zowel de metadata als de materiële zorg van de archieven en collecties. Dit betekent onder meer dat de bergingen in de depots in Heerlen en Maastricht worden geoptimaliseerd en dat materialen waar nodig worden herverpakt. De metadata worden verder gestandaardiseerd en aangevuld. 8

Mijnarchieven Om de lokale en regionale focus op de Limburgse mijnhistorie blijvend te ondersteunen komt het HCL met een concreet plan om de mijnarchieven bij realisatie van de nieuwe archiefbewaarplaats in Heerlen aldaar een bestemming te geven.

3.3

Materieel- en depotbeheer / Atelier Materiele Verzorging

Restauratie Het HCL heeft de ambitie om wederom projecten aan te vragen bij het conserveringsprogramma Metamorfoze, een nationaal programma voor het Behoud van het Papieren Erfgoed. Hiermee kunnen restauratieopdrachten voor 70 procent van de totale kosten worden gefinancierd. Naast het indienen van nieuwe projectvoorstellen zal in 2022 de inventarisatie van het ‘Militair Gezag Limburg’ worden afgerond waarna een aanvang wordt genomen met de conservering en digitalisering van dit archief binnen het programma Metamorfoze. Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) Het HCL voert op basis van een overeenkomst met het Nationaal Archief werkzaamheden uit in een atelier in de gebouwen van de Belastingdienst in Heerlen, voor de materiële voorbereiding van de papieren rijkscollectie voor grootschalig digitaliseren. Het HCL ziet toe op de scholing en begeleiding van de medewerkers die daar werkzaam zijn.

3.4

Toegankelijk maken

Door een grote groep vrijwilligers, onder coördinatie van een vaste medewerker, worden sinds 1999 alle akten van de Burgerlijke Stand Limburg nader ontsloten. Alle gegevens behorende bij een geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte worden in databases ingevoerd en door middel van de eigen website (rhcl.nl / archieven.nl) en het landelijke platform wiewaswie.nl aan het publiek getoond en doorzoekbaar gemaakt. Het nader toegankelijk maken van de akten loopt in 2022 onverminderd door. Parallel aan het indiceringswerk van de Burgerlijke Stand werkt een groep vrijwilligers aan het nader toegankelijk maken van de zogeheten ‘Memories van Successie’: een overzicht van de baten en lasten van een nalatenschap. Naar verwachting gaan we in 2021 aan de slag met memories uit o.a. België en Duitsland (na afronding van de Nederlandse memories). Ten slotte blijven we in 2022 met vrijwilligers en vaste medewerkers werken aan tal van projecten. Binnen het werkpakket Collectie op orde zal dit jaar veel aandacht worden geschonken aan het ontsluiten van nog niet geïnventariseerde overheidsarchieven en particuliere archieven. Digitaal Oorkondenboek Limburg Het Digitaal Oorkondenboek Limburg is een – nog op te richten – databank van charters en oorkonden in Limburgse archieven van vóór 1300.

Oorkonden van voor 1300 zijn van groot belang voor de bestudering van de middeleeuwse geschiedenis van Limburg. Het doel is de publicatie van kwetsbare oorkonden in een modernkritische vorm. Het HCL digitaliseert daartoe 360 oorkonden uit haar collectie. HCL-Bibliotheek en Limburg Collectie De samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Maastricht, Centre Céramique (de stadsbibliotheek van Maastricht), het SHCL en het Limburgs Museum wordt bestendigd. De samenwerking zal zich met name richten op realisatie van toegankelijkheid tot de “Limburgcollectie” op basis van Linked Open Limburg (LOL). Daarnaast zal in 2022 het bibliotheekbeleid worden geëvalueerd en onderzocht worden op welke wijze het beste invulling kan worden gegeven aan de bibliotheek, die nu op twee locaties berust. 9

3.5

e-Archief

Doorontwikkeling e-Archief HCL De speerpunten uit onze beleidsvisie 2021 – 2024 blijven in 2022 van kracht: - Het inrichten van integraal digitaal beheer van de collectie en toekomstig digitaal gevormd archief; - Het verbeteren van het gebruiksgemak van dat archief; - Versteviging van ons beleid aangaande open data en hergebruik. Op basis van het Informatieplan 2018 en de daaruit voortvloeiende I&A-opgaven werken we ook in 2022 projecten uit m.b.t. het optimaliseren van ons informatiemanagement. MAIS-Flexis en Databeheer Het project Collectiebeheersysteem (CBS) op orde wordt in 2022 voorgezet. De belangrijkste doelen zijn het op orde krijgen van een juiste registratie en beschrijvingen en het nader toegankelijk maken van de onder HCLbeheer vallende collecties en archieven. Hierdoor worden de vindbaarheid van archieven vergroot en de data en metadata van archieven (bijv. inventarissen) klaargemaakt om te kunnen voldoen aan moderne principes zoals ‘Open Data’ en de uitwisseling met andere websites zoals het Archives Portal Europe (APE). Daarnaast zal worden gewerkt aan de integratie van de MAIS-databases van de archiefbewaarplaatsen Maastricht en Heerlen. Scanprojecten In het verlengde van het programma Digitale Taken Rijk (DTR) werken we verder aan de realisatie van duurzaam beheer- en toegang tot de (decentrale) rijkscollectie.

Er wordt in 2022 doorgewerkt aan nieuwe tranches van notariële archieven. Na het inrichten van een eigen scanstraat in oktober 2021 is het streven om op locatie Maastricht in 2022 honderd meter archieven te digitaliseren en online beschikbaar te stellen. Naast het vergroten van het online aanbod zal in de loop van 2022 de digitale dienstverlening aan overheden worden verbeterd door het inrichten van scanning on demand faciliteiten, waarbij archiefdossiers gedigitaliseerd en digitaal worden terug geleverd. Historisch-topografische Atlas en fotocollectie Het beschrijven van de historisch-topografische atlas, kaarten, prenten en foto’s kent in 2021 voortzetting. Tekeningen, prenten en foto’s worden beschreven, gedigitaliseerd en ingelezen in het collectieregistratiesysteem Atlantis en getoond in de HCL Beeldbank.

3.6

Dienstverlening en publieksbereik

Vernieuwing website De websites van het RHCL en Rijckheyt zijn aan vernieuwing toe. In 2021 is gestart met de voorbereidingen voor een nieuwe HCL-brede website. De vernieuwde website wordt eind 2022 gerealiseerd. De vernieuwingspunten punten voor deze website zijn: het centraal stellen van de zoekfunctie en het aanbieden van meer digitale toegangen en digitale bronnen. Ook zullen we ons richten op het ontwikkelen van digitale handleidingen voor archiefonderzoek. Onze communicatie blijft in 2022 gericht op het voor een breed publiek aantrekkelijke maken van de zichtbaarheid en vindbaarheid van onze archieven en collecties, waarbij de focus wordt gelegd op het gehele werkgebied van het HCL. Naast de website gebruiken wij verschillende nieuwsbrieven voor doelgroepen en sociale media (voornamelijk via Facebook en Instagram). Studiezalen In de studiezalen op locatie Heerlen en Maastricht blijven we inzetten op verbetering en optimalisering van de digitale faciliteiten, met name de mogelijkheid voor bezoekers om de verschillende gegevensdragers (papier, 10

films, fiches) voor eigen gebruik zelf te kunnen digitaliseren. In 2022 zal de nieuwe faciliteit voor het d.m.v. fotografie digitaliseren van kwetsbaar en veelvormig materiaal vol in bedrijf komen. Hiermee kunnen nieuwe soorten collecties (zoals charters en kwetsbare affiches) voor het publiek digitaal beschikbaar worden gemaakt. Lokale samenwerking in Maastricht In samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Maastricht, Centre Céramique en het Limburgs Geschieds- en Oudheidkundig Genootschap (LGOG) worden diverse activiteiten afgestemd en mogelijke publieksprojecten (zoals HistoBistro) uitgevoerd. Het HCL en Centre Céramique werken gezamenlijk aan de Culturele Biografie. Daarnaast zal de samenwerking in het kader van Erfgoed Beweegt worden voortgezet. In Erfgoed Beweegt werkt het HCL samen met de Sint-Servaasbasiliek, Stichting Maastricht Vestingstad, Stichting Science and Industry, Meet Maastricht en Stichting Maastrichtse Componisten. Het doel is het Maastrichts erfgoed over het voetlicht te brengen door samen evenementen te organiseren en zowel het Nederlandstalige als het Engelstalige (expat-)publiek van de verschillende partners te wijzen op initiatieven op de verschillende deelgebieden, zoals militair, religieus, industrieel en muzikaal erfgoed.

Beide samenwerkingsgroepen zullen de krachten bundelen om tot een gezamenlijke Maastrichtse agenda voor de Maand van de Geschiedenis (oktober) te komen. Samenwerking in de provincie Het HCL levert bijdragen of ondersteuning aan de inhoudelijke samenwerking met provinciale erfgoedorganisaties, zoals bijvoorbeeld het SHCL, de Coöperatie Erfgoed Limburg (CEL) en het LGOG. Middels de samenwerking kan ervoor worden gezorgd dat het erfgoed in stand wordt gehouden, wordt verrijkt en onder de aandacht wordt gebracht bij het publiek. Ook in 2022 zullen er gezamenlijke publieksprojecten worden ontplooid, vergelijkbaar met de ‘erfgoedweekenden’. De evenementen van alle leden en partners van CEL worden gepresenteerd en gedeeld via de online Erfgoedagenda Limburg. De directeur van het HCL is adviseur voor het CEL-bestuur en is tevens in de hoedanigheid als externe vertegenwoordiger voor het HCL direct betrokken bij diverse initiatieven op het gebied van erfgoedsamenwerking in de provincie en in de Euregio. Nationale samenwerking Het HCL is deelnemer aan het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB, oorlogsbronnen.nl). Dit netwerk, dat wordt gefaciliteerd vanuit het NIOD, beheert een nationaal publieksportal waar geïnteresseerden centraal alle relevante Nederlandse WO2-oorlogsbronnen kunnen terugvinden en (voor zover digitaal beschikbaar) kunnen doorzoeken.

In 2021 zal het project voor de totstandkoming van de Limburgse satellietsite van het Netwerk Oorlogsbronnen worden afgerond. Hierop worden de resultaten getoond van de provinciale inventarisatie van bronnen over Limburg en Limburgers in de Tweede Wereldoorlog uit archieven en collecties binnen en buiten de provincie. De samenwerking met andere Regionaal Historische Centra in het project Wat Staat Daer? zal worden gecontinueerd. In dit project werkt een groeiend aantal RHC’s in Nederland en Vlaanderen samen. Op de gelijknamige website kunnen onderzoekers oefeningen doen om verschillende soorten oud schrift te leren lezen, met aandacht voor regionale verschillen. Internationale samenwerking Het HCL werkt nauw samen in de Euregio met de archiefinstellingen en de directeur van het HCL is vertegenwoordigd in het directieoverleg van de rijksarchieven in Noordrijn-Westfalen, België en Luxemburg. Ook werkt het HCL nauw samen met de Erfgoedinstellingen in de Euregio Noord via het samenwerkingsverband van de Niederrhein-Akademie en in Vlaanderen en Nederland via het samenwerkingsverband van het ANV voor de beide Limburgen. HCL neemt deel in Europese projecten en is, bij monde van de directeur, lid van de International Council Of Archives en het samenwerkingsverband ICARUS. Het Europese project CREARCH wordt in 2021 naar verwachting worden afgerond. 11

3.7

Personeel en Organisatie

De inhoudelijke beleidsspeerpunten brengen grote veranderingen met zich mee voor zowel organisatie als medewerkers. Om als organisatie toekomstbestendig mee te kunnen groeien met deze veranderingen dient zowel in de primaire processen als in de organisatiebrede bedrijfsvoering de basis op orde te zijn. Voor 2022 is de verhuizing van de archiefbewaarplaats in Heerlen van het Thermenmuseum naar de Christus Koningkerk een natuurlijke aanleiding om een diversiteit aan (werk)processen te herijken en verder te harmoniseren. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor informatiemanagement. Waar nodig, zal daarnaast externe expertise worden ingezet. Een veranderende organisatie vereist een lerende organisatie. Zonder te leren kan er geen verandering plaatsvinden. Het HR-beleid wordt daarom in 2022 verder ingericht conform de principes van ‘een lerende organisatie’ waarbij wordt gewerkt met bijpassende HR-instrumenten, zoals een competentiegericht functiegebouw, ‘Het Goede Gesprek’ als beoordelingssystematiek en een actief scholingsbeleid. Medewerkers worden gestimuleerd bij te dragen aan de ontwikkeling van zowel hun werk als de organisatie, onder andere via het periodieke medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).

Dit MTO wordt in 2022 voor de tweede keer uitgevoerd en is een belangrijk instrument om verbeterpunten te signaleren, te bespreken en in de vorm van verbeteracties gezamenlijk op te pakken. Invlechting van de locatie Heerlen heeft raakvlakken met alle aspecten van bedrijfsvoering. Naast de personele component vereist met name de integratie van (ICT-)infrastructuren de nodige aandacht. Op logistiek gebied is in de tweede helft van 2022 de verhuizing van de huidige archiefbewaarplaats naar de Christus Koningkerk een belangrijke mijlpaal. De voorbereiding van deze verhuizing zal een groot beroep doen op de betrokken medewerkers.

12

4

Begroting

4.1

Wettelijk kader

1.

Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in de gemeente Maastricht.

2.

Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (de minister), de gemeente Maastricht en de gemeente Heerlen (de gemeenten) bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen.

3.

Aan het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen: a. De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. Het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d. Het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

4.

Het HCL voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

5.

De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

6.

De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.

7.

De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het HCL luiden de bijdragen, vanwege de minister en de raden van de gemeenten, zoals vastgesteld in de bijlage bij de GR.

8.

De bijdrage van de minister wordt jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeenten wordt dienovereenkomstig aangepast.

9.

De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

13

4.2

Missie, Doelen en Kernwaarden

Missie Het HCL verwerft en beheert archieven en collecties van Limburgse overheidsorganisaties en particulieren en stelt deze open en toekomstgericht beschikbaar om te blijven voorzien in de informatiebehoefte van zowel burgers als overheden. Het HCL ondersteunt archiefvormers in Limburg bij de ontwikkeling van hun informatiehuishouding. Visie Het HCL beheert de Limburgse analoge en digitale archieven en collecties onder optimale omstandigheden, met als doel dat deze historische bronnen en informatie voor nu en in de toekomst wereldwijd vindbaar blijven. Het HCL helpt, ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie. Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers. • We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant.

4.3

Programma Historisch Centrum Limburg

Houdbaar, vindbaar en zichtbaar Op basis van nationale digitale strategie richt het HCL zich op digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. Enerzijds worden toegangen en indexen in toenemende mate als open data aangeboden, anderzijds kan de dienstverlening nog niet altijd volledig online plaatsvinden. Het waarborgen van privacy en het respecteren van auteursrecht brengt soms belemmeringen met zich mee. Onderzocht wordt in hoeverre dan toch online mogelijkheden geboden kunnen worden aan de individuele verzoeker. In 2022 worden door middel van het inrichten van een eigen scanstraat de bestaande faciliteiten voor digitalisering van analoge archieven en scanning on demand op locatie uitgebreid, zodat de online publieksdienstverlening verder kan worden geoptimaliseerd. Nieuwe archiefbewaarplaats in Heerlen De huidige archiefbewaarplaats van Rijckheyt, gevestigd in het Thermenmuseum te Heerlen, wordt in opdracht van de gemeente omgeruild voor een nieuwe locatie: de gerenoveerde Christus Koningkerk in de wijk Vrieheide. Gekoppeld aan deze verhuizing zullen een aantal nu nog gescheiden infrastructuren, systemen en processen worden geharmoniseerd, waaronder de ICT-infrastructuur en de financieel-administratieve procesgang. Transitie HCL De impact van zowel de toetreding van Rijckheyt als de herijking van de primaire processen richting digitalisering op de organisatie is groot.

Om als organisatie toekomstbestendig te zijn en te blijven wordt ook in 2022 nog stevig op het transitieproces ingezet. Dit proces zal ook in de komende jaren de werkzaamheden van het HCL op een veelheid van terreinen, zowel binnen het primair proces als binnen de ondersteunende taken in de algemene bedrijfsvoering, sterk beïnvloeden.

14

Bestuurlijke en wettelijke wijzigingen De archiefsector is volop in beweging, niet alleen op het gebied van digitalisering maar ook qua wettelijke ontwikkelingen. De wijziging van de Archiefwet heeft gevolgen voor de RHC’s in Nederland en vraagt van het HCL een nieuwe bestuurlijke inrichting vanwege het bestuurlijke terugtreden van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling van het HCL. Zowel in het beleidsplan 2021 – 2022 als in de meerjarenbegroting vormen de implicaties van deze ontwikkelingen een belangrijk contextueel kader dat onder voortdurende aandacht van het algemeen bestuur en directie staat. In 2022 zullen de processtappen en financiële gevolgen van deze bestuurlijke verandering nader zijn uitgewerkt.

4.4

Verslaglegging

In de GR HCL (artikel 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.

4.5

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Conform artikel 1 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2021 € 554.817. Dit betreft 12% van de deelnemersbijdragen in het HCL. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: - Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; - Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; - Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers en DVO-partners; - Wijzigingen in de GR; - Calamiteiten ten aanzien van het gebouw; - Aanpassingen aan de CAO; - WW-verplichtingen.

EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Op de volgende pagina zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.

15

EMU-saldo (x € 1.000)

Realisatie 2019 1.104

Realisatie 2020 917

Begroting 2021 872

Begroting 2022 999

Begroting 2023 512

Begroting 2024 682

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen.

Netto schuldquote Netto schuldquote, gecorrigeerd voor verstrekte leningen Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

Realisatie 2019 <0 <0

Realisatie 2020 <0 <0

Begroting 2021 <0 <0

Begroting 2022 <0 <0

Begroting 2023 <0 <0

Begroting 2024 <0 <0

6,93 0,25 0

4,55 0,20 0

7,13 0,17 0

8,01 0,12 0

9,20 0,12 0

10,23 0,13 0

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsrisico Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.

Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

16

4.6

Onderhoud kapitaalgoederen

Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt zij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe zij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De huidige archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in het Thermenmuseum, wordt onderhouden voor rekening en risico van Heerlen. Voor huur en onderhoud van de toekomstige archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in de Christus Koningkerk, is het HCL vanaf een jaar na ingebruikname een jaarlijkse vergoeding aan Heerlen verschuldigd.

4.7

Financiering

Gekoppeld aan de herziening van de GR in het kader van de toetreding van Heerlen, is in 2021 een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierdoor dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk te worden beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2021 wordt een bedrag van € 4.102.525 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000.

4.8

Bedrijfsvoering

Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde directeur. Het HCL kent vier afdelingen (Publiek en Dienstverlening, Archieven en Collecties, Toezicht en Advies, en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten.

4.9

Rechtmatigheid

In de GR HCL (GR HCL artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen.

4.10

Verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag 17

dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.

4.11

Organisatiegegevens

Statutaire naam : Vestigingsplaats : Rechtsvorm : Locaties :

Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Coriovallumstraat 9, 6411 CA Heerlen

Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges B&W bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door mevrouw drs. L. Wiggers. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur (op 1 april 2021) Naam

Namens

AB

DB

M.L.L. Segers

Rijk

Voorzitter

Voorzitter

J.M.T. Teunissen

Rijk

Lid

J.J.M. Aarts

Maastricht

Lid

H.W.M. Jongen

Maastricht

Lid

J.M.M. Clemens

Heerlen

Lid

A. Keulen

Heerlen

Lid

Lid

Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

18

4.12

Baten en lasten met toelichting Jaarrekening

Begroting

Begroting

2020

2021

2022

Lumpsum Rijk

1.232.262

1.213.000

1.257.000

Lumpsum Rijk – Huisvesting

1.743.141

1.750.000

1.778.000

Lumpsum Gemeente Maastricht

974.000

987.000

994.000

Lumpsum Gemeente Heerlen

805.045

800.000

821.000

4.754.448

4.750.000

4.850.000

Opbrengsten

Bijdragen lumpsum GR-partners Programmabijdrage e-Depot

155.329

155.000

0

DVO-opbrengsten Provincie Limburg

428.419

434.000

438.000

DVO-opbrengsten overheden

518.089

512.000

1.184.000

Opbrengsten diensten derden

53.415

0

22.000

Bijdrage SHCL

87.143

96.000

92.000

Publieksinkomsten

7.363

8.000

7.000

5

0

0

- egalisatierekening afkoop huurverplichtingen

47.254

47.000

47.000

- egalisatierekening aanpassing huurvergoeding

3.818

4.000

4.000

6.055.283

6.006.000

6.644.000

Personeelskosten

3.170.912

3.171.000

3.813.000

Huurkosten

406.148

407.000

415.000

Financiële baten Overige baten (vrijval uit voorzieningen):

Totaal opbrengsten Kosten

Huisvestingskosten

319.587

377.000

352.000

Onderhoudskosten

633.498

510.000

516.000

ICT kosten

134.393

122.000

200.000

Licentiekosten software

93.534

111.000

79.000

Bestuurskosten

210

1.000

1.000

Organisatiekosten

135.055

94.000

71.000

Kosten archieven en collecties

29.102

19.000

9.000

Kosten publiek en dienstverlening

51.835

64.000

71.000

605

0

0

0

93.000

0

Afschrijvingskosten

87.021

95.000

110.000

Financiële lasten incl. kosten leningen

4.435

4.000

2.000

Kosten projecten Kosten invlechting Rijckheyt

Overige lasten: - egalisatierekening groot onderhoud gebouwen

687.727

751.000

797.000

- egalisatierekening huurverplichtingen CKK

360.000

187.000

360.000

0

0

-152.000

Totaal kosten

6.114.062

6.006.000

6.644.000

Resultaat

-/- 58.779

0

0

- bestedingen uit bestemmingsreserve DTR-geld

19

In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. 1. Bijdragen lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de GR HCL met vanaf 2020 toevoeging van de Gemeente Heerlen, inclusief een begrote prijscompensatie van jaarlijks 1%. De uiteindelijke prijscompensatie voor het Rijk wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de uiteindelijke prijscompensatie voor de andere deelnemers is gelijk aan de ontwikkeling van het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI-indexcijfer). 2. Programmabijdrage e-Depot De ingangsdatum voor de lumpsum voor het e-Depot wordt individueel door de partners in de Regeling vastgesteld; de inspanning en kosten daarbij ook. Tot en met 2021 is hier het tijdelijke programmageld DTR voor de Rijkscollectie in opgenomen. In voorbereiding op de beoogde uittreding van het Rijk uit de diverse GR’en en RHC’s worden deze rijksmiddelen ten behoeve van de digitalisering van de rijkscollectie vanaf 2022 gealloceerd bij het Nationaal Archief in plaats van bij de afzonderlijke RHC’s, zodat deze inkomsten voor 2022 en verder niet meer in de (meerjaren)begroting zijn opgenomen. 3. DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012.

archiefbeheer,

conform

de

4. DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL voor overheden wordt verzorgd. Vanaf 2021 worden hier ook de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit het project Atelier Materiële Voorbereiding (AMV) aan toegevoegd. Dit project met een looptijd van 7 jaar voert het HCL in opdracht van het Nationaal Archief uit en voorziet in de materiële voorbereiding van delen van de rijkscollectie ten behoeve van verdere digitalisering. 5. Bijdrage SHCL De bijdrage SHCL omvat een vergoeding voor de exploitatiekosten gerelateerd aan de inhuizing van het SHCL in het gebouw van het HCL. 6. Vrijval voorzieningen Dit betreft een jaarlijkse vrijval van opbrengsten uit gedane huurdersinvesteringen gekoppeld aan de inhuizing van het SHCL, alsook een jaarlijkse vrijval van in het verleden te hoog vastgestelde huur betreffende het gebouw gelegen aan de Pieterstraat te Maastricht. 7. Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a. personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het HCL. b. inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c. de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.

Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen van de projecten en dienstverlening aan derden. Vanaf 2020 zijn hier ook de personele kosten opgenomen van de medewerkers die in dienst van het HCL zijn getreden als gevolg van de toetreding van Heerlen. Vanaf 2021 zijn hier ook de personele kosten opgenomen van de medewerkers die per 1 januari 2021 in dienst van het HCL zijn getreden als gevolg van de continuering van het AMV-project in opdracht van het Nationaal Archief.

20

8. Huurkosten De huurkosten betreffen de huurkosten van het complex gelegen aan de Sint Pieterstraat te Maastricht. 9. Huisvestingskosten Vanaf 2020 omvatten de huisvestingskosten tevens de met de gemeente Heerlen overeengekomen vergoeding voor huisvesting van de HCL-medewerkers werkzaam in de archiefbewaarplaats gelegen in het Thermenmuseum te Heerlen. 10. Onderhoudskosten De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van het in 2021 geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding, welke onderdeel uitmaakt van de begrotingspost Lumpsum Rijk – Huisvesting. 11. ICT kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte materiële kosten voor ICT, met uitzondering van de kosten van software en licenties. Vanaf 2022 worden in deze post ook de ICT- kosten ten behoeve van de totstandkoming van een eigen e-depot faciliteit opgenomen. 12. Organisatiekosten De post Organisatiekosten omvat de algemene organisatiekosten. 13.

Kosten archieven en collecties De post Kosten archieven en collecties betreft de directe materiële kosten verbonden aan het archiefbeheer. 14. Kosten publiek en dienstverlening De post Kosten publiek en dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. 15. Overige lasten De post Overige lasten betreft de lasten die betrekking hebben op dotaties aan voorzieningen. Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjaren eigenaar-onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert zij jaarlijks de niet-aangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen. In 2020 is daarnaast de Egalisatierekening huurverplichtingen CKK ingericht. In het tweede kwartaal van 2022 is de verhuizing van de huidige archiefbewaarplaats in Heerlen naar de Christus Koningkerk (CKK) voorzien, die van de gemeente Heerlen zal worden gehuurd. Hiertoe is in 2021 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar. Vanaf het tweede kwartaal van 2023 bedragen de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud € 360.000. Tot die periode worden door Heerlen geen kosten in rekening gebracht voor huur en onderhoud van zowel de huidige archiefbewaarplaats als de toekomstige archiefbewaarplaats.

Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 worden de uitgespaarde huurkosten over de jaren 2020 t/m eerste kwartaal 2023 toegevoegd aan de post Egalisatierekening huurverplichtingen CKK. Vanaf het tweede kwartaal van 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van € 117.000 uit deze voorziening vrij. 21

Vanaf 2022 ontvangt het HCL geen incidentele rijksmiddelen meer ten behoeve van de uitvoering van de digitalisering van de rijkscollectie. De inspanningen van het HCL zullen zich tot uittreding van het Rijk richten op het inrichten van een eigen e-depot voorziening. De daarmee samenhangende personele lasten zullen worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden.

22

4.13

Balans

Realisatie

Prognose

Prognose

Prognose

ultimo 2020

ultimo 2021

ultimo 2022

ultimo 2023

0

0

0

0

Materiële vaste activa

279.000

203.000

270.000

196.000

Financiële vaste activa

0

0

0

0

279.000

203.000

270.000

196.000

BALANS Activa

Vaste activa Immateriële vaste activa

Totaal vaste activa Vlottende activa Voorraden

Passiva

8.000

8.000

8.000

8.000

Vorderingen

1.269.000

300.000

300.000

300.000

Liquide middelen

4.280.000

5.749.000

6.503.000

7.052 000

Totaal vlottende activa

5.557.000

6.057.000

6.811.000

7.360.000

Totaal activa

5.836.000

6.260.000

7.081.000

7.556.000

Eigen vermogen

1.157.000

1.043.000

848.000

935.000

Voorzieningen

3.357.000

4.317.000

5.383.000

5.821.000

Schulden op lange termijn

100.000

50.000

0

0

Schulden op korte termijn

1.222.000

850.000

850.000

800.000

Totaal passiva

5.836.000

6.260.000

7.081.000

7.556.000

23

4.14

Meerjarenraming 2023-2025 met toelichting Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

Lumpsum Rijk

1.257.000

1.270.000

1.282.000

1.295.000

Lumpsum Rijk Huisvesting en Onderhoud

1.778.000

1.796.000

1.814.000

1.832.000

Lumpsum Gemeente Maastricht

994.000

1.004.000

1.014.000

1.024.000

Lumpsum Gemeente Heerlen

821.000

829.000

838.000

846.000

4.850.000

4.899.000

4.948.000

4.997.000

438.000

442.000

447.000

451.000

DVO-opbrengsten overheden

1.184.000

1.218.000

1.238.000

1.250.000

Opbrengsten diensten derden

22.000

22.000

23.000

23.000

Bijdrage SHCL

92.000

93.000

94.000

95.000

Publieksinkomsten

7.000

7.000

8.000

8.000

- egalisatierekening afkoop huurverplichtingen

47.000

24.000

0

0

- egalisatierekening aanpassing huurvergoeding

4.000

4.000

4.000

4.000

0

88.000

117.000

117.000

6.644.000

6.797.000

6.879.000

6.945.000

Personeelskosten

3.813.000

3.724.000

3.737.000

3.812.000

Huurkosten

415.000

423.000

432.000

440.000

Huur CKK Heerlen

0

270.000

367.000

375.000

Huisvestingskosten

352.000

356.000

360.000

365.000

Opbrengsten

Bijdragen lumpsum GR-partners DVO-opbrengsten Provincie Limburg

Overige baten (vrijval uit voorzieningen):

- egalisatierekening huurverplichtingen CKK Totaal opbrengsten Kosten

Onderhoudskosten

516.000

833.000

552.000

800.000

ICT kosten

200.000

204.000

208.000

212.000

Licentiekosten software

79.000

81.000

82.000

84.000

Bestuurskosten

1.000

1.000

1.000

1.000

Organisatiekosten

71.000

72.000

74.000

75.000

Kosten archieven en collecties

9.000

9.000

10.000

10.000

Kosten publiek en dienstverlening

71.000

72.000

74.000

75.000

Afschrijvingskosten

110.000

84.000

59.000

50.000

2.000

2.000

1.000

1.000

797.000

489.000

779.000

539.000

360.000

90.000

0

0

-152.000

-152.000

-126.000

0

6.644.000

6.558.000

6.610.000

6.839.000

0

239.000

269.000

106.000

0

239.000

269.000

106.000

0

0

0

0 24

Financiële lasten incl. kosten leningen Overige lasten: - dotaties aan egalisatierekeningen: - groot onderhoud gebouwen - bijdrage huurverplichtingen CKK Heerlen - bestedingen uit bestemmingsreserve: - DTR-gelden Totaal kosten Resultaat (vóór bestemming) •

toe te voegen aan bestemmingsreserve afbouw project AMV

Resultaat (na bestemming)

Toelichting op de meerjarenraming. 1.

Ten aanzien van indexatie van kosten en opbrengsten is er voorzichtigheidshalve van uit gegaan dat de autonome kosten jaarlijks stijgen met 2%, terwijl aan de opbrengstenkant wordt uitgegaan van een jaarlijkse prijscompensatie van 1%.

2.

Er wordt uitgegaan van een stopzetting van de jaarlijkse programmabijdrage e-Depot (DTR-gelden) vanuit het Rijk vanaf 2022.

3.

Dekking van de integratiekosten van Heerlen vindt plaats vanuit de exploitatie. De kosten van verhuizing van de archiefbewaarplaats Heerlen van het Thermenmuseum naar de CKK, voorzien voor tweede kwartaal 2022, worden conform afspraak gedragen door Heerlen. Tot en met het eerste jaar na ingebruikname van de CKK is conform afspraak met Heerlen geen vergoeding verschuldigd voor huur en onderhoud van de archiefbewaarplaats Heerlen. Vanaf tweede kwartaal 2023 bedragen de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud € 360.000. Hiertoe is een tienjarige huurovereenkomst gesloten. Ter gedeeltelijke dekking van deze kosten worden in de jaren 2020 t/m 1e kwartaal 2023 de uitgespaarde huurkosten ondergebracht in een Egalisatierekening bijdrage huurverplichtingen CKK Heerlen, welke gedurende de tienjarige huurovereenkomst in jaarlijks gelijke bedragen vrijvalt.

4.

Ten aanzien van de personeelskosten wordt voorzien dat deze in de periode 2022-2025 gelijk zullen blijven. De groei van de autonome kosten van zittend personeel zal worden gecompenseerd door het niet volledig vervangen van medewerkers die met pensioen gaan en door herijking van inzet van bestaande medewerkers. Waar mogelijk zal daarbij worden gekeken naar het realiseren van synergieeffecten tussen de archieflocaties in Maastricht en Heerlen.

5.

De onderhoudskosten betreffen de kosten van onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, en zijn gekoppeld aan het meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

6.

De ICT kosten betreffen de ICT-kosten inclusief de ICT-kosten gekoppeld aan een eigen e-depot voorziening.

7.

De Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen betreft een voorziening gekoppeld aan het meerjarenonderhoud aan de archiefbewaarplaats te Maastricht. De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening wordt bepaald door het saldo van de van het Rijk ontvangen bijdrage voor onderhoud en de voorziene onderhoudskosten zoals voortkomend uit het MJOP met de bijbehorende beheerskosten.

8.

Vanaf 2022 ontvangt het HCL geen incidentele rijksmiddelen meer ten behoeve van de uitvoering van de digitalisering van de rijkscollectie. De inspanningen van het HCL zullen zich tot uittreding van het Rijk richten op het inrichten van een eigen e-depot faciliteit. De daarmee gepaarde personele lasten worden onttrokken uit de in het verleden opgebouwde bestemmingsreserve DTR-gelden.

9.

Het project AMV kent een looptijd van 7 jaar, over de periode 2021-2027. Ter dekking van mogelijke afvloeiingskosten van de ten behoeve van het project werkzame medewerkers bij niet-continuering van het project na 2027, dient uit de positieve resultaten voortvloeiend uit dit project in de periode 20212027 een Bestemmingsreserve afbouw project AMV te worden gevormd ter omvang van de maximale afvloeiingskosten van de betrokken medewerkers. Dit bedrag bedraagt uitgaande van de huidige wetgeving € 1.106.000.

25

Bijlage

Overzicht DVO-partners HCL

Gemeente Beekdaelen Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden- Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Landgraaf Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg aan de Geul Gemeente Voerendaal Gemeenschappelijke Regeling Gegevenshuis Gemeenschappelijke Regeling GGD Zuid Limburg Gemeenschappelijke Regeling ISD BOL Gemeenschappelijke Regeling ISD Kompas Gemeenschappelijke Regeling Kredietbank Limburg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Provincie Limburg Waterschap Limburg

26