10. Bijlage 3 Jaarverslag 2021 ISD Kompas.pdf

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

23

2 4 Tabel TONK

3.4 Realisatie product zorg 2021 Tabel: bereik Kledingbank Ko mpas

Product zorg 1 2 3

bereik van aantal huishoudens dat zorg vraagt minimaal handhaven op hoogte vorig jaar aantal gezinnen dat gebruik maakt van kledingbank aantal aanvragen schuldhulpverlening kredietbank

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

B eekdaelen (Nuth+Schinnen)

Simpelveld

Vo erendaal

B egro o t 2021 Realisatie 2021 B egro o t 2021 Realisatie 2021 B egro o t 2021Realisatie 2021B egro o t 2021 Realisatie 2021

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

430 40

218 36

190 21

134 23

100 15

44 10

140 4

40 3

1 april 2022

24

2 5

4. Programma Bedrijfsvoering

4.1 Inleiding Bedrijfsvoering raakt alle programma’s. Het gaat immers om: • het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat iedereen weet wat er gedaan moet worden (plannen), • wat dat gaat kosten (begroten), • informatie over de kwaliteit en de voortgang (monitoren), • welke resultaten zijn behaald (verantwoorden), • helderheid over welke aanpassingen nodig zijn voor een volgende cyclus (verbeteren). Het is essentieel dat de wijze waarop wij onze bedrijfsvoering inrichten en verbeteren, past bij de wendbaarheid van onze primaire processen. Kompas wil enerzijds de stabiliteit handhaven – de basis op orde houden en op onderdelen verbeteren – en anderzijds die benodigde flexibiliteit creëren waar de continu veranderende omgeving om vraagt.

4.2 Onze ambities In het uitvoeringsprogramma 2021 waren de ambities: 1. De ‘basis op orde’ (continue proces van meten en verbeteren); 2. Verdergaande digitalisering; 3. Een versnelde invoering van ‘anders werken’; 4. Duurzame inzetbaarheid en zelfregie.

4.3 Resultaten 1. De basis op orde: continu proces van meten en verbeteren

Uitbreiding met Onderbanken

Om te zorgen voor een soepele overkomst van postcodegebied Onderbanken per 1 januari 2022 zijn de voorbereidingen getroffen onder eenzelfde structuur van een projectgroep en een vijftal werkgroepen als bij de overkomst van Schinnen. Daarbij waren naast medewerkers van Kompas ook medewerkers van ISD BOL en daar waar nodig van Beekdaelen aangesloten. De (3) medewerkers die vanuit ISD BOL bij ISD Kompas in 2020/2021 gedetacheerd waren, treden per 1 januari 2022 met een vast contract in dienst. Ook de medewerker met een tijdelijk contract stapt over naar Kompas.

Cao-ontwikkelingen

Eind 2020 zijn de onderhandelingen gestart voor de nieuwe CAO SGO 2021-2023. De onderhandelingen zijn meerdere keren gestaakt en waren eind 2021 nog steeds lopende.

Salarisverwerking

De salarisverwerking is middels een dienstverleningsovereenkomst (DVO) uitbesteed aan de gemeente Beekdaelen. Deze verzorgt op verzoek ook speciaal advies vanuit haar fiscale expertise.

Instroom, doorstroom en uitstroom

In 2021 zijn drie medewerkers (op eigen verzoek) uitgestroomd (2,89 fte). Er zijn 9 medewerkers ingestroomd met een arbeidscontract op structurele functies (7,62 fte). Daarvan is één medewerker in dienst getreden vanuit Beekdaelen, hij kreeg hier de status boventallig. 0,56 fte is ingestroomd vanuit het doelgroepenregister. Er is één medewerker doorgestroomd binnen de organisatie. Zowel de directeursfunctie is vast ingevuld als de coördinatorfunctie bij Rechtmatigheid. Op 31 december 2021 waren er 11 mannen en 26 vrouwen in dienst bij Kompas

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

25

2 6

Tabel: Verdeling mannen en vrouwen op leeftijdsklasse in aantallen en in fte Leeftijdsklassen op 31-12-2021 Totaal Mannen Vrouwen Leeftijdsklasse Aantal FTE % Totaal Aantal FTE % totaal Aantal FTE % totaal <=24 1 1 3,10% 0 0 0,00% 1 1 3,10% 25 t/m 34 jaar 5 5 15,51% 1 1 3,10% 4 4 12,41% 35 t/m 44 jaar 8 7,44 23,08% 5 4,72 14,64% 3 2,72 8,44% 45 t/m 54 jaar 14 11,81 36,64% 3 3 9,31% 11 8,81 27,33% 55 t/m 64 jaar 9 6,98 21,66% 2 2 6,21% 7 4,98 15,45% >=65 0 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Totaal

37

32,23 100,00%

11

10,72

25,83%

26

21,51

66,74%

Er is een redelijke verdeling te zien over leeftijdsklassen. Het hoogste percentage vinden we in de leeftijdsklasse vrouwen van 45 t/m 54.

Ziekteverzuim en ongevallen

Binnen Kompas wordt voor de begeleiding van medewerkers samengewerkt met de bedrijfsarts(en) van de arbodienst. In 2021 zijn na evaluatie enkele aanvullende afspraken gemaakt, waaronder een grotere keuze uit bedrijfsartsen en contactmogelijkheden vanuit werkgever. Ook hebben wij een nieuw verzuimprotocol en een praktische ziek- en hervatmeldingsprocedure beschreven. Ons ziekteverzuim bedroeg in 2021 3,11 procent. Dat is ruim 3 procent lager dan het verzuim in 2020 (6,53 procent). Een mogelijke verklaring hiervoor is het vele thuiswerken. Dit lijkt met Covid-19 samen te hangen. Men lijkt zich minder snel ziek te melden als men thuiswerkt; daarnaast infecteren medewerkers elkaar waarschijnlijk ook minder door het gebrek aan fysiek contact. De (landelijke) verwachting was dat door Covid-19 het ziektepercentage juist zou stijgen. Van de 3,11 procent is: • 1,77 lang verzuim (langer dan 42 dagen), waarop we weinig invloed hebben (chronische klachten) • 0,71 middellang verzuim (tussen 8 en 42 dagen) • 0,63 procent lang verzuim (minder dan 8 dagen))

Tabel: Verloop verzuim Kompas 2017-2021

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

26

2 7

De ziektefrequentie (het gemiddeld aantal meldingen per medewerker) is met 1,04 gelijk gebleven (2020: 1,13). Dat betekent gemiddeld dat een medewerker zich één keer per jaar ziekmeldt. Er vonden geen zwangerschapsverloven plaats in 2021. Twee medewerkers hadden ouderschapsverlof. Er waren geen ongevallen.

Bedrijfsveiligheid en agressie

Het protocol Grensoverschrijdend gedrag is geüpdatet en aangepast naar de nieuwe situatie van Kompas met meer locaties. De organisatie van een eigen interventieteam is moeilijk gebleken. De voorkeur gaat uit om hier samen in op te trekken met gemeente Beekdaelen. Dit wordt meegenomen in de DVO met gemeente Beekdaelen. De training voor leden van het interventieteam en de training ordegesprekken zijn in verband met Covid-19 uitgesteld naar 2022.

Klachten over gedrag medewerkers

De klachtenprocedure is op dezelfde manier ingericht als bij gemeenten en andere sociale diensten. Een werkzoekende kan een klacht indienen tegen het gedrag en houding van een medewerker. In 2021 zijn er 6 klachten ingediend waarvan 3 niet-ontvankelijk (bezwaar in plaats van klacht). Eén klacht bleek bij doorvragen en nader onderzoek ook te gaan om een inhoudelijk bezwaar, klager wilde iets anders horen dan de medewerker kon vertellen en bleef ontevreden over de geboden oplossingen. De twee ‘echte’ klachten (één tegen een participatiecoach en één tegen een casemanager) bleken te berusten op miscommunicatie. De klachtenbehandelaar heeft deze grotendeels mondeling met betrokken partijen opgelost en schriftelijk bevestigd. Klagers worden altijd gewezen op de mogelijkheid om een vervolgklacht bij de Nationale Ombudsman in te dienen. Hier is door geen van de klagers gebruik van gemaakt.

Bedrijfshulpverlening en EHBO

Wij vinden een veilige werkomgeving belangrijk. Jaarlijks volgen ongeveer 20 medewerkers de herhalingstraining Levensreddende handelen. Een aantal nieuwe medewerkers hebben de training ook gevolgd. Onze medewerkers zijn in staat in voorkomende gevallen levensreddend te kunnen optreden.

HRM-gesprekscyclus

Medewerkers en leidinggevenden zijn er inmiddels aan gewend geraakt om op regelmatige basis in gesprek te zijn over resultaten, ambities en ontwikkeling. Resultaten worden meer en meer in teamverband besproken. In 2021 zijn er nieuwe afspraken gemaakt over een andere passender gesprekscyclus, die in 2022 vorm gaat krijgen. De meeste voortgangsgesprekken hebben plaatsgevonden via MS-teams, de beoordelingsgesprekken hebben in december plaatsgevonden met de medewerkers die nog kunnen groeien in salaris.

Wet Banenafspraak

De overheid beoogt met de banenafspraak de creatie van 6.500 banen voor mensen met een arbeidsbeperking. Een inventarisatie door een jobcarver van het WSP in 2018 leidde tot een beschikbare functie van circa 0,6 fte voor iemand uit het doelgroepenregister. Het gestelde quotum voor 2021 was met 2,56% voor onze organisatie 0,715 fte gemiddeld op jaarbasis. Dit hebben wij met 1,58 fte ruim gehaald. Eén persoon uit het doelgroepenregister ging bij Kompas aan de slag in de functie die uit de jobcarving is ontstaan (Scanner Uitkeringsadministratie). Daarnaast is één persoon uit het doelgroepenregister geplaatst op een reguliere functie.

(Digitale) communicatie

Kompas vindt transparantie en dus communicatie belangrijk. Communicatie vindt steeds meer digitaal plaats; deel noodgedwongen door Covid-19 maar ook deels omdat wij de voordelen ervan inzien. Ook communicatie met werkzoekenden vindt in de tijd van Covid-19 meer digitaal plaats, uiteraard waar mogelijk. Kompas investeert structureel in het optimaliseren van communicatiemiddelen en digitale communicatie. Er zijn, vaak relatief goedkope, middelen en applicaties aangeschaft c.q. ingericht om communicatie digitaal te kunnen aanbieden, zoals LaPosta, een e-mailingprogramma voor nieuwsbrieven, Vimeo voor filmpjes, iBabs voor vergaderstukken en besluitvorming, de Swyx app (de

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

27

2 8

telefooncentrale van Beekdaelen via een app op de telefoon) en dergelijke. Het vergaderen via MSteams zijn de medewerkers van Kompas inmiddels goed gewend. Werkzoekenden en minima hebben in 2021 voor het eerst een e-mailing ontvangen: de nieuwsbrief van juli is voor het eerst digitaal verstuurd in plaats van per post. Ook de uitnodigingen voor Elk Kind Telt mee en de Speelgoedbeurs-en winkel zijn digitaal verspreid. Daarnaast attendeerden wij werkzoekenden op artikelen en berichten op onze websites via Linkedin en de facebookpagina’s van de Kompas-gemeenten. Berichten die ‘need to know’ waren, zoals een gerichte informatie aan de overgekomen werkzoekenden uit Schinnen of de mogelijkheden voor ondernemers deelden wij zowel digitaal (website en de digitale ondernemerskrant van Voerendaal) als fysiek in persoonlijke brieven en/of de reguliere huis-aan-huisbladen. De bedoeling is om steeds meer digitaal te delen en steeds minder fysiek. Daarbij houden wij er uiteraard rekening mee dat een deel van onze werkzoekenden minder digitaal vaardig is en daar hulp bij nodig heeft, of waarmee we op een andere manier moeten blijven communiceren. Kompas communiceert zoveel als mogelijk op B1-niveau, het niveau waarop het merendeel van de bevolking teksten kan lezen en begrijpen.

In 2021 zijn alle brochures voor werkzoekenden herschreven, waardoor de informatie die zij tijdens het intakegesprek ontvangen ook laagdrempeliger en toegankelijker is geworden. Alle standaardbrieven ondergaan momenteel opnieuw een uitgebreide screening en worden eveneens zo nodig herschreven naar B1-teksten. Dit project loopt in 2022 door. In 2021 heeft Kompas een aantal digitale informatiebijeenkomsten voor leden van colleges en raden georganiseerd. De reden om deze bijeenkomsten digitaal te organiseren waren de beperkingen rond Covid-19. Merkbaar was dat digitaal overleggen en bijeenkomen meer ingebed raakt. Wij hadden veel overleg met de Cliëntenraad van Kompas, die zichzelf in 2020 ontbonden heeft en in 2021 een doorstart heeft gemaakt met voornamelijk nieuwe leden. Bij Kompas staat ook interne communicatie hoog in het vaandel: iedere afdeling heeft haar afdelingsoverleg en eens per maand is er een ‘groot werkoverleg’ waarbij alle medewerkers aanwezig zijn. Ook deze waren in 2021 nog voornamelijk via MS-teams. Met het hybride werken blijft het vele digitaal communiceren bestaan. Men werkt daar waar het werk het meest efficiënt gedaan kan worden, de ene keer op locatie, de andere keer thuis. De communicatie moet daarop zijn afgestemd.

Er zijn uiteraard redenen om te (blijven) kiezen voor een live ontmoeting, denk bijvoorbeeld aan de begeleiding van werkzoekenden of sociale redenen. 2. Verdergaande digitalisering

Digitalisering klantdossiers

De overgang naar digitale klantdossiers is afgerond. Alle gegevens die nodig zijn voor ons werk, van ID bewijzen tot beschikkingen, worden nu opgeslagen in het digitale dossier van de klant. Bij de presentatie in 2020 van het door de archiefinspecteur opgemaakte rapport is ook een lijst van aanbevelingen opgenomen. De aanbevelingen zijn in 2021 overgenomen in een plan van aanpak. Dit plan wordt op dit moment uitgevoerd.

Digitale dienstverlening

Kompas biedt dienstverlening via haar website www.isd-kompas.nl. Maandspecificaties, jaaropgaven en wijzigingsformulieren staan in de beveiligde omgeving “MijnKompas” van de cliënt. De formulieren worden meer en meer in deze beveiligde omgeving ondergebracht, met name alle aanvragen en formulieren van het team Zorg. In november is de eerste “bulk” aanvraag vereenvoudigd door een aantal stappen te digitaliseren. Van ongeveer de helft van het klantenbestand zijn de e-mailadressen bekend. Hierdoor is het mogelijk een aantal “nice to know”-berichten via de e-mail te versturen, bijvoorbeeld berichten over de kinderkledingbank, speelgoedbeurs, de informele nieuwsbrief. Dit leverde in 2021 een aantoonbare stijging van het aantal aanvragen c.q. bezoekers op. Alleen de uitnodiging voor de eigen kledingbank is nog fysiek verstuurd. Bij elke fysieke mailing worden de cliënten uitgenodigd hun e-mailadres door te geven.

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

28

2 9 Website en digi-toegankelijkheid

In het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid is bepaald dat websites en mobiele apps van Nederlandse overheidsinstanties moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Kompas voldoet aan de toegankelijkheidseisen. Gedurende het jaar doen wij minimaal 4 steekproeven op digi-toegankelijkheid. Daarnaast wordt elke nieuw geplaatste inhoud gecontroleerd op digi-toegankelijkheid én op duidelijke taal en begrijpelijke structuur voor de werkzoekenden. Daarmee borgen wij onze digi-toegankelijkheid.

Informatiebeveiliging en privacy

Kompas werkt continue aan de bewustwording rondom het verantwoordelijk omgaan met privacygevoelige informatie bij iedereen die toegang heeft tot (cliënt)dossiers. Kompas heeft in dit kader een functionaris gegevensbescherming (extern), een privacy officer (rol) en CISO (rol). Bij elk werkoverleg staat gegevensverwerking op de agenda en er vindt maandelijks een check plaats op het gebruik van Suwinet. Door het gebruik van de Privacy Workspace portal houden we grip op alle verwerkingen van persoonsgegevens. In 2021 hebben geen datalekken plaatsgevonden. Door een externe auditor is onderzoek gedaan naar de opzet en het bestaan van maatregelen en procedures gericht op de beveiliging van de Suwi diensten van ISD Kompas. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de auditor, van een Third Party Mededeling (TPM). Deze TPM is zonder op- of aanmerkingen op de genomen maatregelen en gebruikte procedures afgegeven.

Project doorontwikkeling stuur-, management- en verantwoordingsinformatie

Afgelopen jaar is een definitieve stap gezet in de doorontwikkeling van managementinformatie. Voor Doelmatigheid en Rechtmatigheid zijn dashboards ontwikkeld waar de actuele stand van zaken voor een groot deel van onze aandachtgebieden zichtbaar is. De verantwoordingsinformatie en voor Bedrijfsvoering komt deze verbeterslag nog. Met de geplande aanschaf van een nieuw boekhoudpakket verwachten we ook hier flinke stappen te zetten. 3. Een versnelde invoering van ‘anders werken’ (hybride werken) Omdat er veel voordelen zijn aan thuiswerken is een binnen Kompas werkgroep gevormd om te onderzoeken hoe we na Covid-19 op een goede manier kunnen blijven thuiswerken, in combinatie met werken op kantoor. Vooruitlopend op het hybride werken, zoals wij het ‘anders werken na Corona’ noemen, hebben wij onze medewerkers gefaciliteerd in mobiel werken (gsm, laptop) en het inrichten van een thuiswerkplek, inclusief een vergoeding van 2 euro netto per thuiswerkdag voor energie- en internetkosten. Wij liepen hierbij –vanuit goed werkgeverschap- vooruit op de Cao. Bij hybride werken horen afspraken voor een goede samenwerking. Deze zijn gemaakt door vanuit de werkgroep hybride werken input te verzamelen om de voordelen van het thuiswerken benutten en de nadelen op te lossen. 4. Duurzame inzetbaarheid en zelfregie

Balans werk en privé

Een groot voordeel van Covid-19 is dat de balans werk en privé voor de meeste medewerkers door het deels thuiswerken in orde is. Er zijn weinig medewerkers die een disbalans ervaren, maar er is wel voortdurend aandacht voor vanuit de leiding. Binnen de teams is continue aandacht voor het thuiswerken en eventuele nadelen die dit voor sommige medewerkers met zich meebrengt. Wij komen tot maatwerkoplossingen waar nodig. Hybride werken staat op de agenda van elk intern overleg.

Vitaliteit

Vanwege Corona en de onmogelijkheden voor sporten en andere vitaliteitsfaciliteiten is in 2021 niet speciaal ingezet op dit soort vitaliteitsvoorzieningen. Het programma van 2020 is nog niet volledig opgebruikt, zodra het weer kan zetten wij het restant in. Vergoedingen voor sportabonnementen vanuit het IKB zijn gewoon gecontinueerd.

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

29

3 0 Leren en ontwikkelen

Continue leren is niet alleen belangrijk voor het functioneren van de medewerker en de kwaliteit van onze dienstverlening. Het is ook belangrijk voor de medewerker zelf, omdat het de inzetbaarheid op arbeidsmarkt (de zogenaamde employability) en de vitaliteit vergroot. Kortom, leren is van groot belang voor de duurzame inzetbaarheid. Wij investeren zowel in deskundigheidsbevordering als in persoonlijke ontwikkeling, zowel ten behoeve van de eigen organisatie als organisaties in de regio. Het gaat hierbij om formeel leren zoals opleidingen via open inschrijving of in-company trainingen. Een voorbeeld van zo’n in-company training is de (opfris)cursus voor B1 schrijven, bestaande uit een webinar en een e-learning op maat, die elke medewerker heeft gevolgd. Ondanks dat veel klassikale opleidingen nog steeds afgelast werden, hebben een aantal medewerkers een eigen opleiding gevolgd. Deels omdat taken veranderden, maar ook een deel vanuit een eigen ontwikkelingsbehoefte, bijvoorbeeld om nieuwe taken naar zich toe te trekken. Het opleidingsbudget van 2% van de loonsom is zelfs enigszins overschreden. Opvallend is dat de digitale trainingen vanuit het e-learning-platform maar weinig afname vinden. Gerichte trainingen zijn gewilder.

Normaliter investeren wij naast formeel leren ook in sociaal leren (bijvoorbeeld intervisie) en informeel leren op de werkplek, door (tijdelijk) neventaken te verrichten of mee te draaien in een project. Dit is ook in 2021 nog steeds gebeurd, bijvoorbeeld deelname van medewerkers in projecten als het hybride werken, dashboard, uitbreiding Kompas en inburgering.

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

30

3 1

Gebruikte afkortingen en definities AMW Awb AOW Bbz Bbz light BKR BUIG Cao SGO CBS CKI CRvb DAO DGR DVO ELIPS FIP GO GR Grib HRM IKB IMK KWIZ LKS LO P&C Participatiewet PRO ROF Suwinet TONK Tozo TW VNG VSO VSO VWN Wajong

WAO Wgs WIA Wmo Wnra WW Wsm WSP Parkstad ZMR ZMP

Algemeen Maatschappelijk Werk Algemene wet bestuursrecht Algemene Ouderdomswet Besluit bijstandverlening zelfstandigen Bbz met tijdelijk versoepelde voorwaarden Bureau Krediet Registratie Bundeling Uitkeringen Inkomensvoorziening Gemeenten Collectieve Arbeidsovereenkomst Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties Centraal Bureau voor de Statistiek Centraal Krediet Informatie systeem Centrale Raad van beroep Duurzaam Arbeidsongeschikt Doelgroepenregister Dienstverleningsovereenkomst Einde Lening Inburgeringsplicht Frequent, Intensief en Persoonlijk Groot Overleg Gemeenschappelijke Regeling Groeien in Beekdaelen (samenwerkingsverband algemeen maatschappelijk werk) Human Resource Management Individueel Keuze Budget Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf Bureau voor onderzoek, advies en informatiemanagement in het sociaal domein Loonkostensubsidie Lokaal Overleg Planning en Control Vangnet van de sociale zekerheid in Nederland (voorheen Wet Werk en Bijstand) Praktijkonderwijs Rechtmatigheid Onderzoeksformulier Via Suwinet Services kunnen overheidsorganisaties gegevens van burgers en bedrijven digitaal bij elkaar opvragen en naar elkaar sturen Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers Toeslagenwet Vereniging van Nederlandse Gemeenten Voortgezet Speciaal Onderwijs Voortgezet Speciaal Onderwijs Vluchtelingenwerk

Nederland De Wajong-uitkering is er voor mensen die op jonge leeftijd een langdurige ziekte of handicap hebben gekregen. Zij die structureel geen arbeidsvermogen hebben ontvangen de Wajong-uitkering van de gemeenten. Jonggehandicapten die wel arbeidsvermogen hebben komen sinds 1 januari 2015 naar de gemeenten. Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering Wet gemeentelijke schuldhulpverlening Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen - arbeidsongeschiktheidsuitkering Wet maatschappelijke ondersteuning Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Werkeloosheidswet uitkering Wettelijk sociaal minimum Werkgevers Servicepunt Parkstad Limburg Project Zichtbaar Maatschappelijk Rendement van de Kompas-gemeenten. Zichtbaar Maatschappelijk Participeren

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

31

3 2

ISD Kompas | Jaarverslag 2021

1 april 2022

32